Es responsable de diversas tareas administrativas relacionadas con el proyecto, la

cuales pueden incluir la documentación, la organización de reuniones, el manejo

del presupuesto del proyecto y el uso de habilidades de gestión del tiempo para
ayudar al equipo a mantenerse encaminado.
El administrador de proyectos es el “primer colaborador” del gerente de proyectos.
Su objetivo es facilitarle el trabajo, y a medida que ayude a que el proyecto
avance, ganara valiosa experiencia en la gestión de proyectos que puede servirle
para crecer profesionalmente.
Las responsabilidades de un administrador de proyectos suelen ser impredecibles,
pero hay algunas tareas que se repiten en todos los proyectos. Por lo que es
recomendable que si se va a postular para ese puesto el asegurarse de que se
cuenta con las habilidades necesarias para poder hacerse cargo de esas tareas.
Algunas de las responsabilidades que suelen repetirse son:

Seguimiento de tareas
Una parte importante del trabajo de un administrador de proyectos es supervisar el
plan del proyecto. Mientras que el gerente de proyectos se asegura de que todos
los miembros del equipo contribuyan al progreso del proyecto, el administrador del
proyecto está a cargo de hacer un seguimiento de las tareas individuales.
Supervisan cuidadosamente el cronograma del proyecto y reciben actualizaciones
a nivel de la tarea por parte de los miembros del equipo sobre cada una de las
tareas. Si identifican que hay riesgo de no cumplir con una fecha límite, se lo
notifican al gerente de proyectos.
Algunos proyectos tienen cientos de tareas, por lo que, para hacer el seguimiento
se requiere la dedicación del equipo y una comunicación abierta entre el gerente y
el administrador. También es fundamental contar con una fuente central de
referencias para toda la información del proyecto, como una herramienta de
gestión de proyectos. De ese modo, todo el equipo puede trabajar a partir de la
misma fuente y ver exactamente quién hace qué y para cuándo.

Documentación del proceso

La gestión de proyectos implica mucho papeleo y un gerente no siempre tiene la
disponibilidad para encargarse él mismo de toda la documentación. Se necesitan
de habilidades duras que se requieren para realizar los documentos del proceso,
completar los formularios, comunicarse con los clientes y tomar notas. Puede
parecer un trabajo muy ajetreado, pero la documentación que gestionan como
administrador es fundamental para el éxito del proyecto.
Necesitaran de habilidades organizativas excepcionales para encargarse de estas
tareas y contribuir de manera positiva al desempeño del proyecto.

Gestión del presupuesto y los recursos

A menudo están a cargo de hacer el seguimiento de los gastos para un proyecto
determinado y de supervisar el plan de gestión de recursos de un equipo. Mientras
que el gerente de proyectos asigna los recursos y facilita las transacciones para
las necesidades del proyecto, el administrador del proyecto se encarga de
controlar todo el proceso para garantizar que el proyecto se mantenga dentro del
presupuesto.
Por ejemplo, si el administrador del proyecto nota un gasto excesivo mientras un
proyecto está en curso, puede notificarlo al gerente de proyectos para que pueda
tomar las medidas necesarias y determinar dónde ajustar el plan del proyecto y
reducir los gastos.

Organización de las reuniones

Los gerentes definen la estructura de las reuniones, mientras que los
administradores generalmente se encargan de organizarlas. Las reuniones son
fundamentales para el flujo de trabajo del proyecto. Las reuniones periódicas
pueden promover la colaboración en equipo y garantizar que haya una
comunicación abierta entre los diferentes roles del equipo.
Además de colocar las reuniones en el calendario, el administrador del proyecto
será el responsable de tomar las notas. Después de cada reunión, esta persona
se encargará de enviar las notas de la reunión y las acciones pendientes y se
asegurará de que todos en el equipo estén listos para trabajar de inmediato.

Importancia de la Administración
La importancia de la administración radica en que es una institución indispensable
en la sociedad. Organiza elementos de forma en que permiten observar su
relevancia, no solo para las empresas con finalidad de lucro, sino para la sociedad
en su conjunto y para todo individuo que hace parte de ella.
En pocas palabras, se administra todo y, generalmente, cuando se hace bien, los
beneficios se difunden entre quienes se conforman como partes interesadas,
miembros de una familia, en el caso de un hogar, clientes y empleados (entre
otros) en el caso de las empresas o todos los ciudadanos de un país, en el caso
de los gobiernos nacionales; o en los casos en que no se hace bien, los perjuicios.
Es decir, una administración de alto desempeño y en continuo mejoramiento
puede alcanzar el progreso y el desarrollo de la sociedad permanentemente.