cuando y como implementar

una OGP
Una Oficina de Gestión de Proyectos,
también llamada PMO es una unidad
organizacional diseñada para planear, dirigir
y controlar el desarrollo de proyectos.
Trabaja para estandarizar y economizar los
recursos y sirve como fuente de
documentación en la práctica de la gestión
de proyectos.
La creación de una PMO se
realiza preferiblemente desde los
inicios de la empresa, ya que
con ella existe una probabilidad
de mayor éxito en los proyectos
y en la rentabilidad.
Antes de crear una PMO se debe tener en cuenta lo
siguiente:
•Determinar los problemas, barreras y factores de éxito
que afectan la implementación de una PMO.
•Determinar el alcance y las responsabilidades de la
PMO dentro de diferentes niveles de la organización.
•Planear e implementar la oficina orientada a los
proyectos.
•Fijar objetivos para cumplir en menos de 6 meses.
•Obtener el apoyo de la alta gerencia y de la
organización en general.
•Preparar el plan de contratación y presupuesto de
acuerdo a las necesidades.
Pasos para crear una
oficina de gestión de
proyectos en tu
organización
1. Establecer la visión y la estrategia de la Oficina
de Gestión de Proyectos.
Como primer paso se deben establecer las metas de
la PMO, las estrategias y los objetivos que se tienen
planeados cumplir. Muchos de estos puntos van de la
mano de las decisiones estrategias de la
organización.
2. Planificar una guía para la ejecución de la PMO.
Aparte de las funciones, las estrategias y la visión de la
PMO, se debe incluir una bitácora del tiempo en la cual
se estipulan los tiempos de las actividades, un plan de
comunicación con los principales patrocinadores e
involucrados en la gestión y una definición de roles de
los participantes.
3. Definir prioridades.
Una PMO se caracteriza por que tiene un conjunto de pequeños
proyectos dentro de una organización, es importante definir las
prioridades para cada uno de estos, de modo que se puedan ir
desarrollando paulatinamente. Al inicio, las responsabilidades de
una PMO son administrativas (elaboración de cronogramas,
minutas de reunión, bitácora de problemas), y posteriormente se
avanza hacia el desarrollo de estratégicas (uso y transferencia de
recursos humanos, administración de proyectos).
4. Facilitar el trabajo colaborativo.
Es prioridad para la PMO buscar y descubrir
continuamente experiencias en cada proyecto y
transportarlas entre sí, es decir, que todos los
proyectos se relacionen y que las personas que
están en cada uno interactúen de igual manera.
5. Ayudar a los proyectos particulares.
Como Oficina de Gestión, la PMO debe estar
pendiente de todos los proyectos para
apoyarlos en las situaciones de emergencia
que tengan, especialmente con transferencia
de conocimientos o de recursos.
6. Mantener y hacer funcionar los
recursos eficientemente.
Todas las actividades de la PMO deben ser
controladas por documentos y estipulaciones
registradas, ya que facilita el monitoreo para
medir los procesos de la oficina y tomar
diferentes acciones frente a los resultados
generados.
En general, una Oficina de Gestión de Proyectos
permite entregar a la organización procesos
ligeros, fáciles de entender y fáciles de operar. De
esta forma se pueden economizar y estandarizar
todos los procesos de la gestión de proyectos y
mantener una documentación óptima de cada uno
de ellos.