MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CANCHIS

GERENCIA DE GESTION AMBIENTAL

“Año del Bicentenario del Perú: 200 Años de Independencia”

CARTA N° 003-SACC-SGRSyAV-GGA-MPC-2022

A : Blga. ELIA QUISPE CRUZ

SUB GERENTE DE GESTION DE RESIDUOS SOLIDOS Y AREAS VERDES

DE : SAMUEL ARONI CCALTA

ASUNTO : INFORME DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS CONFORME AL

TERCER PRODUCTO

Referencia : CONTRATO N° 625-2022-MPC/SGLSG

FECHA : Sicuani, 03 de noviembre de 2022

Mediante el presente; tengo el agrado de dirigirme a Ud. con la

finalidad de informar cada una de las actividades realizadas Según a mis términos de
referencia TDR, en cumplimiento al contrato N° 625-2022-MPC/SGLSG,
CONSOLIDAR LOS ARCHIVOS Y DOCUMENTOS DE LA SUB GERENCIA DE
RESIDUOS SOLIDOS Y AREAS VERDES.

TERCER PRODUCTO:
 Realizar la clasificación, ordenamiento y conservación cronológico de los
documentos en archivo de requerimientos de bienes y servicios, conformidades
de bienes y servicios existentes del año 2022.
 Realizar la clasificación, ordenamiento y conservación cronológico de los
documentos en archivos de informes emitidos y recibidos, así como también de
oficios, cartas, memorándum, resoluciones, directivas y solicitudes existentes del
año 2022.
 Realizar la clasificación, ordenamiento y conservación cronológico de los
documentos en archivos del combustible (petróleo – gasolina) los vales y actas
existentes del año 2022.
 Elaboración del consolidado de los archivos de requerimientos de bienes y
servicios, conformidades de bienes y servicios del año 2022.
 Elaboración del consolidado de los archivos de informes emitidos y recibidos, asi
como también de oficios, cartas, memorándum, resoluciones, directivas y
solicitudes del año 2022.
 Elaboración del consolidado de los archivos del combustible (petróleo – gasolina)
los vales y actas del año 2022.
 Otras actividades encomendadas por el jefe inmediato.

Sin otro particular, es cuanto informo para su conocimiento y los fines que vea
por conveniente.

 Adjunto medios de verificación en los siguientes anexos.

Atentamente.

--------------------------------------------
SAMUEL ARONI CCALTA
DNI N° 76560018
 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CANCHIS
GERENCIA DE GESTION AMBIENTAL
“Año del Bicentenario del Perú: 200 Años de Independencia”

INFORME DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS CONFORME AL TERCER

PRODUCTO

I. INTRODUCCIÓN

Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la

búsqueda y localización de los documentos.
Organización es el método por el cual se preparan los documentos para facilitar la
ubicación y manejo de los mismos.
Se debe asignar un espacio en nuestro lugar de trabajo, para la conservación de los
documentos, el cual debe ser de fácil acceso, a la vez la consolidación es el proceso
por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie
documental de acuerdo con un criterio preestablecido. Podemos ordenar
los documentos de acuerdo al orden cronológico (por fecha de inicio), de la más
antigua a la más reciente.
Por ejemplo, si tiene un orden cronológico adecuado, la documentación se podrá
visualizar de la manera más rápida y sencilla.
II. OBJETIVOS:
OBJETIVO GENERAL:
 Cumplimiento de todas las actividades de acuerdo a los términos de referencia TDR
y las actividades encomendadas por el jefe inmediato.
 Cumplimiento de la consolidación de archivos y documentos administrativos de los
años 2019-2020-2021 y 2022 de Sub Gerencia de Gestión de Residuos Sólidos y
Áreas Verdes, con el fin de cumplir con las actividades y metas planificadas para el
año 2022.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
 Realizar la clasificación, ordenamiento y conservación cronológico de los
documentos en archivo de requerimientos de bienes y servicios, conformidades de
bienes y servicios existentes del año 2022.
 Realizar clasificación, ordenamiento y conservación cronológica de los documentos
en archivos de informes emitidos y recibidos, así como también oficios, cartas,
memorándum, resoluciones, directivas y solicitudes existentes del año 2022.
 Clasificación, ordenamiento y conservación cronológico de los documentos en
archivos del combustible (petróleo – gasolina) los vales y actas existentes del año
2022.
 Realizar Consolidado de los archivos del combustible (petróleo – gasolina) los vales
y actas del año 2022.
 Otras actividades encomendadas por el jefe inmediato.
 Elaboración de conformidad de Bienes.
 Seguimiento de documentos.

 Recepción de documentos.
 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CANCHIS
GERENCIA DE GESTION AMBIENTAL
“Año del Bicentenario del Perú: 200 Años de Independencia”

ARCHIVOS Y DOCUMENTOS DE LA SUB GERENCIA DEL AÑO 2022

Total
N° NOMBRE DEL ARCHIVADOR N° de Folios
archivadores
1 Requerimientos de servicios Del 1 al 467 2
Requerimientos de bienes 1
2 Conformidad de servicios Archivador 1: 144
2

3 Conformidad de Bienes 189 folios

1

4 Documentos Emitidos 547 folios 1

5 Documentos Recibidos Memorándum: 20 folios
Solicitud: 49 folios
Informes: 79 folios
Cartas: 64 folios
Oficios: 59 folios
2
Vales: 33 folios
Actas: 23 folios
Autorización: 2 folios
Convenio: 52 folios
Otros documentos: 40 folios
6 Documentos Varios 026 folios 1
7 Bienes: 100 folios 3
Informes recibidos de promotores
Servicios: 238 folios
8 Vales de combustibles y actas 537 folios 1
9 Campaña intercambia, programa de segregación 90 folios
en fuente y recolección selectiva de residuos 1
sólidos municipales.
10 Programa de segregación en fuente y recolección Memorándum: 20 folios
2
selectiva de residuos sólidos municipales.
11 Contratos, convenios y directivas 1
12 Campaña de acopio de RAEE 1
13 Acopio de Aceites usados 1
14 Meta 3: Implementación de un sistema integrado de
1
manejo de residuos sólidos.
TOTAL DE ARCHIVADORES 21
 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CANCHIS
GERENCIA DE GESTION AMBIENTAL
“Año del Bicentenario del Perú: 200 Años de Independencia”

CONCLUSIÓN:

La consolidación de documentos y/o datos es el proceso de combinar documentos

múltiples, limpiarlos y verificarlos, eliminando errores y almacenándolos en una sola
ubicación, como un almacén de datos o una base de datos para la búsqueda rápida al
momento de verificar la información.

RECOMENDACIONES:

 Utilizar una bodega temporal es la manera más segura, fácil y efectiva de

garantizar que todos tus documentos se conserven de forma correcta. Esto se
debe a que los almacenes se monitorean de forma correcta y
los documentos se resguardan en áreas resistentes
 Mantener un orden cronológico de los documentos del más antiguo a la más
reciente.
 Tener una matriz de consolidación de documentos para mantener un orden
adecuado y correcto.

REPORTE FOTOGRAFICO

Foto 1: Realizar la clasificación, ordenamiento y conservación cronológico de los

documentos en archivo de requerimientos de bienes y servicios, conformidades
de bienes y servicios existentes del año 2022.
 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CANCHIS
GERENCIA DE GESTION AMBIENTAL
“Año del Bicentenario del Perú: 200 Años de Independencia”

Foto 2: Realizar la clasificación, ordenamiento y conservación cronológico de los

documentos en archivos de informes emitidos y recibidos, así como también de
oficios, cartas, memorándum, resoluciones, directivas y solicitudes existentes del
año 2022.

 Foto 3: Realizar la clasificación, ordenamiento y conservación cronológico de los

documentos en archivos del combustible (petróleo – gasolina) los vales y actas
existentes del año 2022.
 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CANCHIS
GERENCIA DE GESTION AMBIENTAL
“Año del Bicentenario del Perú: 200 Años de Independencia”

Foto 4: Elaboración del consolidado de los archivos de requerimientos de bienes

y servicios, conformidades de bienes y servicios del año 2022.

Foto 5: Otras actividades encomendadas por el jefe inmediato.