Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Facultad de Ingeniería
Centro Universitario Campus Jutiapa

CARRERA
Ingeniería Industrial

CURSO
Administración Industrial II

CATEDRATICO

Lic. Victor Eleazar Aguilar Aguilar

INTEGRANTES
Marlon Daniel Gudiel Revolorio (4612 – 21 – 8740)
Antonio Luis Fernando Aguilar Reyes ( 4612 – 21 – 10403)
Keneth Eduardo Castillo Martínez ( 4612 – 21 – 5824)
MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y PUESTOS

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 INDICE
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................. 2
II. ANTECEDENTES ....................................................................................................................... 3
III PROPÓSITO................................................................................................................................ 4
IV: ESTRUCTURA ORGÁNICA (Directorio) .............................................................................. 5
V. ORGANIGRAMA GENERAL. .................................................................................................... 6
VI. ELEMENTOS ............................................................................................................................. 7
VISIÓN ........................................................................................................................................... 7
MISIÓN........................................................................................................................................... 7
VALORES DE MEGA FERRO S.A .............................................................................................. 7
OBJETIVOS .................................................................................................................................. 8
General: ....................................................................................................................................... 8
Específicos: ................................................................................................................................. 8
FUNCIONES ...................................................................................................................................... 9
1. ÁREA GERENCIAL ................................................................................................................ 10
2. ORGANIGRAMA DEL AREA GERENCIAL. ....................................................................... 11
MISIÓN: ....................................................................................................................................... 12
OBJETIVOS: ................................................................................................................................ 12
DESCRIPCION DEL ÁREA: ....................................................................................................... 12
RESPONSABILIDAD DEL ÁREA: ............................................................................................ 12
GERENTE GENERAL ................................................................................................................. 13
ASESOR FINANCIERO ............................................................................................................ 14
 INTRODUCCIÓN
En la actualidad las organizaciones a nivel mundial se mueven mediante procesos y nace la
necesidad de controlar cada proceso para que este se desarrolle de una manera eficiente por
lo que es importante el control interno aplicado a manuales de organización y puestos que
garantice la óptima operación y desarrollo de las actividades de los empleados de la empresa
MEGA FERRO S.A, así como servir de apoyo para la mejora de la organización.

En el presente son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que
deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa, conteniendo la
descripción de actividades y los puestos o unidades administrativas que intervienen,
precisando su responsabilidad y participación. Con el presente Manual de Procedimientos
puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades y procesos
programados en orden lógico y en un tiempo definido.

Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se
presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida,
en la estructura orgánica de la empresa, o bien en algún otro aspecto que influya en la
operatividad de este, con el fin de cuidar su vigencia operativa.

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 II. ANTECEDENTES
MEGA FERRO S.A., apertura su primera tienda hace aproximadamente 22 años, en un área
de 120 metros cuadrados, donde solo se contaba con una pequeña bodega en la parte trasera
un local principal de atención al cliente con estacionamiento muy reducido que limitaba al
cliente para poder recoger los productos directamente. Se inició con la aportación de capital
de varios socios, todos ellos familiares y un local comercial. Se inició con un camión
pequeño para reparto y dos trabajadores, sin embargo, a la semana ya eran cuatro trabajadores
y dos camiones; con respecto a los productos que se vendían era complicado el despacho a
domicilio, pues, aunque se contaba con un chofer y un ayudante por vehículo, el ayudante
debía ingeniárselas para poder entregar el producto con eficiencia debido a la magnitud de
los productos que se ofrecían y su dificultad de descarga.

El crecimiento fue notorio porque transcurrido un mes fueron 8 personas contratadas, se logró
comprar más transporte para despacho, sin embargo, por capacidades bajas de capital, los
vehículos que era utilizado, después de dos meses de uso se volvieron obsoletos de tal manera
que se tomó la decisión de venderlos como chatarra. Ocho meses después se ampliaron las
instalaciones a 250 metros cuadrados, adquiriendo un lote vecino. Un año más tarde, la
empresa cambia su ubicación, a un área más adecuada y espaciosa, la cual cuenta con área
de carga, descarga y parqueo con amplia capacidad.

En el año 2002, dos años después de su inicio, la empresa ya se encontraba en etapa de

crecimiento, logra la apertura de la primera sucursal ubicada en el departamento de
Chiquimula, la cual se inició con lo necesario y mínimo de personal debido a ciertas
precauciones establecidas en la realización del estudio de mercado.

En 2004, se logró una alianza estratégica con Pinturas Comex, expandiéndose esta empresa
en el municipio de Jalapa. Tres años más tarde, en el 2007 se apertura en Jalapa con una
mejor disponibilidad de recursos financieros y activos fijos, mejorando así la seguridad en la
introducción del mercado Jalapaneco.

Actualmente existen 5 puntos de ventas, contando con 87 colaboradores, distribuidos de la

siguiente manera: 60 en el área de ventas, 7 en el área de Proyectos y Prefabricados y 20
como personal rotativo.

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 III PROPÓSITO
El presente manual de organización y puestos de la empresa MEGA FERRO S.A. tiene como
propósito dar a conocer las responsabilidades de cada una de las áreas que la conforman, es
un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles
jerárquicos que conforman esta organización. Su consulta permite identificar con claridad las
funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad
de funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los elementos
para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones.

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 IV: ESTRUCTURA ORGÁNICA (Directorio)
Gerente General (002REO)
Asesor Financiero (Staff) (0167AS)
Gerente Administrativo (003AG)
Encargado de Transporte (004EDT)
Encargado de Compras (005EDC)
Encargado de Contabilidad (006ECON)
Encargado de Inventario (007EDI)
Gerente de Ventas (OO8GDV)
Encargado de Tienda (009EDT)
Bodegueros (010BOD)
Auxiliar de Bodega (011AUX)
Pilotos de Transporte Liviana (012PTL)
Piloto de Transporte Pesado (013PTP)
Facturadores (014FAC)
Seguridad (015SEG)
Mantenimiento y Limpieza (016MYL)
Vendedores Ruteros (017VRU)
Gerente de Proyectos y Prefabricados (018GPP)
Personal de Prefabricado (019PDP)
Dibujante (020DIB)
Personal de Obras (021PDO)
Encargado de Diseño y Publicidad (022EDP)

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 V. ORGANIGRAMA GENERAL.

Gerente General

Asesor Financiero

Gerente de Encargado de
Gerente Gerente de
Proyectos y Diseño y
Administrarivo Ventas
Prefabricados Publicidad

Encargado de Encargado de Vendedores

Prefabricados
Transporte Tienda Ruteros

Encargado de Mantenimineto y
Bodeguero Facturadores Seguridad Dibujante
Compras Limpieza

Encargado de Auxiliar de Personal de

Contabilidad Bodega Obras

Pilotos de
Encargado de
Transporte
Inventario
Liviano

Pilotos de
Transporte
Pesado

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 VI. ELEMENTOS

VISIÓN
Ser reconocidos como distribuidores y detallistas lideres en proveer soluciones completas en
materiales de ferretería, productos de línea industrial y semi-industrial, complementarios y
de calidad creando valor económico a través de la búsqueda de la excelencia y su expansión
en el mercado guatemalteco.
MISIÓN
Proveer soluciones con materiales y herramientas de alta calidad para la construcción,
manejando un surtido completo y permanente que permita llegar a los clientes con un servicio
oportuno de alta calidad a un precio competitivo, ofreciendo la mejor atención posible a sus
clientes a través de un personal altamente capacitado, eficiente y responsable.
VALORES DE MEGA FERRO S.A
✓ RESPONSABILIDAD: En el desempeño de nuestras funciones nuestros clientes,
son la razón de ser de la empresa
✓ LEALTAD: Estamos comprometidos con la empresa en todo momento, con los
objetivos y metas en forma definida y constante.
✓ HONESTIDAD: Ser transparentes con nuestros clientes y en cada uno de los
procesos a ejecutar.
✓ RESPETO: El respeto por los demás tanto con el equipo que labora para nosotros,
como con nuestros clientes.
✓ TRABAJO EN EQUIPO: Desempeñando roles claros frente a la consecución de
un objetivo común.

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OBJETIVOS

General:
✓ Incrementar el número de sucursales creando nuevos puntos de venta en el mercado
para obtener un mayor
Específicos:
✓ Desarrollar un plan de ventas más agresivo para aumentar nuestro número de
clientes de manera exponencial.
✓ Realizar un estudio de mercado para identificar puntos estratégicos de venta.
✓ Brindar un excelente servicio a nuestros clientes haciéndolos sentir que son parte de
nuestra gran familia.

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FUNCIONES
GERENCIA GENERAL:
Área responsable de la dirección y representación legal de la empresa, del establecimiento
de políticas generales, definición de objetivos y metas organizacionales, del crecimiento de
la empresa a corto y largo plazo y es el área responsable de la efectiva administración de
recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

ÁREA ADMINISTRATIVA:
Área de la empresa que ayuda a operar de forma eficiente y efectiva actividades cotidianas
proporcionando estructuras esquematizadas y procesos a otros colaboradores. A través de
esta área se enlazan todos los departamentos para conseguir un proceso mas eficiente que nos
ayude a conseguir las metas de la empresa.

ÁREA DE VENTA:
Área encargada de ventas de los productos en las diferentes tiendas que conforman la
empresa, como también de área logística de distribución y transporte de productos para la
entrega acordada con los clientes. Es el departamento de mayor importancia para la empresa,
ya que a través de su eficiencia en el área logística aumentaran las ventas.

AREA DE PROYECTOS Y PREFABRICADOS:

Área que se encarga de la ejecución y administración de los proyectos que son contratados
por nuestros clientes, esto conlleva la negociación, desarrollo de proyectos, cierre de contrato
y seguimiento de estos.

ÁREA DE PUBLICIDAD Y DISEÑO:

Área que se encarga de realizar labores de diseño y publicidad con el objetivo de promover
y expandir la marca de Mega-Ferro S.A. en la región, además se encarga de crear y mantener
la buena imagen de la empresa, sus productos y servicios tanto ante el publico en general
como ante los propios colaboradores.

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 PÁGINA 1-3
EMISIÓN 05/11/2022

1. ÁREA GERENCIAL

10
 PÁGINA 2-3
EMISIÓN 05/11/2022

2. ORGANIGRAMA DEL AREA GERENCIAL.

Gerente General

Asesor Financiero

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 PÁGINA 1–2
EMISIÓN 05/11/2022

MISIÓN:
✓ Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la empresa, siendo
responsable ante el Directorio por la gestión administrativa, técnica y financiera.
OBJETIVOS:
✓ Creación y puesta en marcha de planes de proyectos de licitaciones que permitan
extender el rango de operaciones de la empresa a nivel nacional.
✓ Capacitación de nuevos clientes y fidelización de los actuales.
✓ Organizar las atribuciones y responsabilidades de las unidades administrativas y
técnicas, que constituyen la estructura orgánica de la Empresa y del personal que la
conforman.

✓ Establecer el mayor grado de efectividad en la prestación del servicio de apoyo

logístico, para la seguridad, gestión de riesgos y la convivencia ciudadana en el
distrito guatemalteco.

DESCRIPCION DEL ÁREA:

Área responsable de la dirección y representación legal de la empresa, del establecimiento
de políticas generales, definición de objetivos y metas organizacionales, del crecimiento de
la empresa a corto y largo plazo y es el área responsable de la efectiva administración de
recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

RESPONSABILIDAD DEL ÁREA:

✓ Ejercer todas y cada una de las facultades otorgadas por la Ley General de Sociedades
y el Estatuto de la empresa.
✓ Proponer al Directorio de la empresa los proyectos necesarios para la correcta
conducción de la empresa, así como presentar los informes y reportes que le sean
requeridos.
✓ Desarrollar e implementar un sistema de gestión sustentado en la mejora continua.
✓ Establecer y mantener un óptimo sistema de evaluación y control, a fin de garantizar
el logro de los objetivos fijados, en las mejores condiciones de calidad, oportunidad
y manejo de costo.
✓ Representar a la Empresa ante las autoridades civiles, judiciales, militares,
eclesiásticas, organizaciones y la sociedad civil en general.

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 NOMBRE DEL CARGO
GERENTE GENERAL
I. IDENTIFICACIÓN CÓDIGO: GUDOO189
➢ TITULO DEL PUESTO: Gerente General
➢ UBICACIÒN ADMINISTRATIVA: Mantenimiento.
➢ INMEDIATO SUPERIOR: Ninguno
➢ SUBALTERNOS: Gerente Administrativo, Gerente de Ventas, Gerente de
Proyectos y Prefabricado, Encargado de Diseño y Publicidad.
II. DESCRIPCIÓN
➢ NATURALEZA DEL PUESTO

Responsable de dirigir, organizar, coordinar y supervisar las Actividades administrativas

y operacionales de la empresa. A demás, dirige la elaboración de los planes estratégicos
institucionales, los planes operativos anuales, los presupuestos, inversiones y los estados
financieros de la empresa.

➢ DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL PUESTO

• Atribuciones:
✓ Ejercer todas y cada una de las facultades otorgadas por la Ley General de
Sociedades y el Estatuto de la empresa.
✓ Proponer al Directorio de la empresa los proyectos necesarios para la correcta
conducción de la empresa, así como presentar los informes y reportes que le sean
requeridos.
✓ Desarrollar e implementar un sistema de gestión sustentado en la mejora continua.
✓ Establecer y mantener un óptimo sistema de evaluación y control, a fin de
garantizar el logro de los objetivos fijados, en las mejores condiciones de calidad,
oportunidad y manejo de costo.
✓ Representar a la Empresa ante las autoridades civiles, judiciales, militares,
eclesiásticas, organizaciones y la sociedad civil en general.

• Relación de Trabajo:
Por la naturaleza de sus funciones , deberá mantener relación estrecha con el supervisor
de Mantenimiento, con el jefe de mantenimiento y con los demás jefes de áreas para
cumplir con todo lo que se requiera dentro de las instalaciones de producción.

• Autoridad:
Toma de decisiones en lo correspondiente a la planeación, aprobación y coordinación en
lo referente a las actividades administrativas, comerciales, operativas y financieras de la
Empresa, siguiendo los estatutos.

• Responsabilidad:
Realizar visitas periódicas a las operaciones para mostrar apoyo a los diversos
departamentos, contando con Preparación, análisis y presentación de Licitaciones,
Planeación estratégica para una utilización óptima de los recursos de la compañía.

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 III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
A) Educación.
1. Título a nivel Universitario de Ingeniero Civil, Industrial, Administración de
Empresas.
B) Experiencia.
1. 5 años de experiencia en el cargo o posiciones similares.
C) Habilidades y destrezas.
1. Visión de negocios.
2. Orientación a Resultados.
3. Planificación estratégica.
4. Comunicación efectiva a todo nivel.
5. Liderazgo y voz de mando.
6. Dinámico.
7. Organizado.
8. Capacidad de Negociación.
9. Análisis y solución de problemas.
10. Capacidad para motivar al personal.
11. Buenas relaciones humanas.
D) Otros requisitos.
1. Conocimientos del idioma inglés.
2. Manejo de Herramientas Microsoft Office: Excel, Word, Power Point.

ASESOR FINANCIERO
Situación del puesto de trabajo en las empresas
Denominación del Asesor Financiero
puesto
Área/Departamento Económica-Financiera
Formación Reglada: Administración y Dirección de
Formación Empresas, Economía, Ciencias Empresariales
requerida Formación complementaria: Nivel alto de inglés, paquete
Office, herramientas informáticas específicas de gestión
financiera.
Experiencia Tres años
requerida
Dependencia Director/a de área
jerárquica
Puestos a su cargo 1 a 10 a su cargo

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 Datos del puesto de trabajo
Organizan, asesoran y gestionan los servicios de control presupuestario
Finalidad del y de contabilidad.
puesto
TAREAS PRESENCIALES: (todas las tareas se pueden realizar por
teletrabajo)

TAREAS REALIZADAS A TRAVÉS DEL TELETRABAJO:

• Planificar e implantar políticas y sistemas presupuestarios, de
Descripción de control y de cuentas y similares, y asesorar al respecto.
las funciones • Preparar y certificar estados financieros para presentarlos a la
especificas dirección, a los accionistas y a los organismos públicos o de otra índole.
• Preparar declaraciones tributarias, asesorar sobre problemas
fiscales y presentar alegatos o reclamaciones.
• Evaluar presupuestos y previsiones de utilidades o informar al
respecto.
• Realizar investigaciones financieras en caso de presuntos fraudes,
insolvencias y quiebras.
➢ Proactividad.
Competencias ➢ Capacidad analítica.
➢ Gestión del tiempo.
➢ Trabajo en equipo.
➢ Confidencialidad.
➢ Organización y planificación.
Sistema S.A.B + complementos + pluses + retribución en especie + variable
retributivo (según convenio y objetivos pactados).
La supervisión será directa y orientada a resultados.
En el momento de fijar los objetivos se tendrán en cuenta:
➢ La planificación e implantación de sistemas presupuestarios.
Sistema de ➢ Elaboración de declaraciones tributarias.
supervisión ➢ Evaluación de presupuestos y previsiones.
➢ La realización de investigaciones financieras en caso de quiebra.
Se llevará a cabo por el método de LAS ESCALAS GRÁFICAS para
evaluar el desempeño de las teletrabajadoras, mediante factores de
evaluación previamente definidos y cuantificados.
Los factores de valoración se relacionan con el grado de
Sistema de cumplimiento de objetivos individuales, la adecuación a las
evaluación competencias del puesto y los resultados globales obtenidos por la
organización.

Vías de Comunicación
E- Otros
Presencial Telefónica Videoconferencia
mail (especificar)
Clientes X X x x
Jefes X X x x
Compañeros X X x x
Subordinados X X X X

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