DECRETO No.

001 DE FECHA 02 DE ENERO DE 2020 “POR MEDIO DEL CUAL SE

AJUSTA Y EXPIDE EL MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES PARA LOS EMPLEOS DE LA PLANTA DE PERSONAL DEL NIVEL
CENTRAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE OCAÑA, DEPARTAMENTO NORTE DE
SANTANDER”.

Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales

I. Identificación del Empleo
Nivel: Asistencial
Denominación del Empleo Auxiliar Administrativo
Código: 407
Grado: 17
Dependencia: Donde se ubique el empleo.
Clasificación del empleo Carrera administrativa
Cargo del Jefe Inmediato Quien ejerza la supervisión inmediata

II. Área Funcional – TODAS LAS DEPENDENCIAS

III. Propósito Principal

Realizar labores de oficina caracterizadas por el predominio de actividades manuales o

tareas de simple ejecución que implican las actividades de apoyo y complementación de
las tareas propias de los niveles superiores, apoyando planes, programas y proyectos
desarrollados en la administración central, teniendo en cuenta la normatividad vigente y
las políticas de la entidad.

IV. Descripción de las Funciones Esenciales

1. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a
facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.

2. Utilizar adecuadamente los recursos tecnológicos con los que cuenta la Alcaldía
para el logro de la mayor eficacia y eficiencia de las funciones a cargo de la
dependencia a la cual sea asignado.

3. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y

financiero y responder por la exactitud de los mismos.

4. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos,

elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la
entidad.

5. Tomar y transcribir dictados de notas, memorandos, informes, Redactar oficios y

correspondencia de conformidad a las instrucciones recibidas.

Palacio Municipal de Ocaña, Norte de Santander - Carrera 12 N.º 10-42 Código Postal 546552
Conmutador 5636300 EXT. -103 www.ocana-nortedesantander.gov.co
Secretariageneral@ocana-nortedesantander.gov.co
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6. Ejecutar las tareas de archivo de correspondencia y documentos que maneje la

dependencia a la cual sea asignado.

7. Ejecutar y recibir llamadas telefónicas transmitiendo y transcribiendo los mensajes

correspondientes.

8. Atender al público para Orientar a los usuarios y suministrar la información que les
sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.

9. Responder por la seguridad de elementos, documentos y registros de carácter

manual mecánico u electrónico y adoptar mecanismos para su conservación y
buen uso.

10. Responder por el inventario de elementos y equipos a su cargo, así como del
aseo, orden y respeto de su puesto de trabajo.

11. Efectuar diligencias externas, como entrega de correspondencia, documentos o

demás, cuando las necesidades del servicio lo requieran.

12. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato inherentes a su cargo de
acuerdo al área de trabajo realizar funciones y actividades de manera específica
que le sean asignadas por su superior inmediato.

V. Conocimientos Básicos o Esenciales

1. Técnicas de Archivo
2. Gestión Documental
3. Sistemas de Información - ofimática
4. Técnica de Secretariado
5. Régimen de Administración Municipal
6. Plan de Desarrollo Municipal
7. Atención al Usuario y Ciudadano.

VI. Competencias Comportamentales

Comunes Por Nivel Jerárquico
 Aprendizaje continuo
 Orientación a Resultados
 Manejo de la Información
 Orientación al usuario y al
 Relaciones Interpersonales
ciudadano
 Colaboración
 Compromisos con la Organización
 Trabajo en equipo
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 Adaptación al cambio
 Desarrollo de la empatía
 Comunicación efectiva
 Planificación del trabajo

VII. Requisitos de Formación Académica y Experiencia

Formación Académica Experiencia

Diploma de bachiller Diez (10) meses de experiencia laboral

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