INSTRUCTIVO SOLICITUD Y PRESTACION DEL

CÓDIGO:
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y/O
03-03-IS-05
REPARACIONES
GESTIÓN DE RECURSOS
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FISICOS, INFRAESTRUCTURA Y
SERVICIOS 01 1 de 4

TABLA DE CONTENIDO

1. REGISTROS Y FORMATOS.......................................................................................2
2. INSTRUCCIÓN............................................................................................................2
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................................4
4. CONTROL DE CAMBIOS...........................................................................................4
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PROCESO, PROCEDIMIENTO Y ACTIVIDAD AL QUE SE RELACIONA

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS E INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES DE LA ENTIDAD

1. REGISTROS

CLASE TITULO DEL DOCUMENTO CÓDIGO DISPOSICIÓN

Solicitud del Servicio de
Se conserva en medio
Formato Mantenimiento y/o Reparaciones 03-03-FR-02
electrónico y físico
Locativas

2. INSTRUCCIÓN

ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

Identificar las necesidades de mantenimiento y/o reparaciones
de las instalaciones locativas, de los bienes muebles y/o
01 equipos de comunicación, con el propósito de mantenerlos en
buen estado de funcionamiento y seguridad para los
funcionarios y el personal externo que ingresa al la unidad

Solicita el servicio de mantenimiento y/o reparaciones por USUARIO

escrito, verbal, telefónicamente o por medio del correo
electrónico, al responsable del proceso Gestión de recursos
02
físicos e infraestructura y servicios

NOTA: se sugiere preferiblemente la solicitud mediante el

Formato Solicitud de Servicio de Mantenimiento

Para el recibo de la solicitud se procede así:

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO Y
03  Si la solicitud es verbal o telefónica, convierte la
RESPONSABLE DEL
solicitud en documento diligenciando el Formato
AREA
Solicitud de Bienes y/o servicios (reparaciones y/o
trabajos), si el servicio lo requiere

ELABORÓ (Nombre, Firma y Cargo): REVISO Y APROBÓ (Nombre, Firma y Cargo):

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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

De acuerdo con la solicitud si se puede atender el servicio

con personal vinculado, se procede así:

 Planea, programa y prioriza las solicitudes, de acuerdo

con las necesidades reales, los recursos físicos y
humanos requeridos e imparte instrucciones al operario
encargado de acuerdo al servicio

Si no se puede atender el servicio:

 Solicitar telefónicamente el servicio a la empresa o al

supervisor contratista para que asignen al operario para
la prestación del servicio

 Una vez lleguen los operarios de la empresa contratista

se les entrega el formato solicitud del servicio

NOTA: El coordinador de la empresa contratista recibe la

solicitud de servicio aprobada y genera una orden de servicio
donde definirá materiales, recurso humano, herramienta y
equipo, con base en estos programará la ejecución de los
servicios requeridos por los usuarios

Para la Prestación del servicio se procede así:

 Se dirige al lugar indicado y realiza la labor asignada

 Si la realización del servicio requiere materiales, informa

al responsable del proceso CONTRATISTA
04
(TODERO)
 Entrega solicitud de Reparaciones y trabajos firmada
por el usuario al supervisor del contrato, como recibido
a satisfacción

ELABORÓ (Nombre, Firma y Cargo): REVISO Y APROBÓ (Nombre, Firma y Cargo):

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ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

AUXILIAR
Supervisa que los trabajos se realicen de conformidad con lo
ADMINISTRATIVO Y
05 estipulado en el contrato de prestación de servicios, realizando
RESPONSABLE DEL
recorridos de inspección
AREA

Elaborar certificación para posterior firma del Responsable del AUXILIAR

06
Proceso Gestión de Recursos ADMINISTRATIVO

Firmar certificación y enviar certificación y factura al proceso de RESPONSABLE DEL

07
gestión financiera para el pago correspondiente AREA

AUXILIAR
08 Archivar en la carpeta de servicios documentos como soporte
ADMINISTRATIVO

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

REFERENCIA ORIGEN
TIPO NUMERO AÑO DESCRIPCIÓN INTERNACIONAL NACIONAL DISTRITAL INTERNO

4. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
MODIFICACIÓN

ELABORÓ (Nombre, Firma y Cargo): REVISO Y APROBÓ (Nombre, Firma y Cargo):

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