UNCa-FACEYA-Carreras de CPN y Licenciatura

Cátedra: Administración Básica

PARA TENER EN CUENTA CUANDO SE DISEÑAN LOS CURSOGRAMAS

1. Ver los sectores que intervienen para determinar la cantidad de

columnas.

2. No olvidar que las referencias se colocan en el lado derecho superior del

símbolo y el número de actividad en el lado superior izquierdo del
símbolo.

3. Los sectores externos a la empresa u organización que se está

diseñando se colocan en los extremos (a la derecha o a la izquierda).

4. El diseño es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en general,

salvo que exista un retroceso en el procedimiento.

Lo que circula en los diagramas es información.

Ubicación de los símbolos

En razón de las necesidades de diagramación, los símbolos pueden

ocupar en el cursograma una posición inicial, media o final, según que se
presenten las siguientes condiciones:
A) La posición del símbolo será inicial cuando no llegue al mismo
ninguna línea, pero si partan de él una o más líneas.
B) Cuando está ubicado en posición media, el símbolo puede recibir una
línea de traslado y de él puede partir una o más líneas.
C) Símbolo final es aquél al que llega una línea de entrada pero del que
no sale ninguna.
Las posiciones posibles de cada uno, son:

Símbolos Inicial Medio Final

Operación   

Control 

Demora 

Archivo Transitorio   

Archivo Definitivo   

Destrucción X 

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Alternativa 

Formulario u otro soporte de información



Proceso no representado   

Traslado


Desglose


Conector  

DESCRIPCION GENERAL DE CADA PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

COMPRAS – PAGOS – VENTAS - COBRANZAS

Compras: se inicia cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento de

bienes y/o servicios de la empresa u organización y culmina en la recepción de
los bienes y/servicios y registración de la compra.

COMPRAS A CREDITO

SECTOR QUE
ACTIVIDADES MAS IMPORTANTES DOCUMENTOS EMITE LA
DOCUMENTACION
Pedido de Materiales Sectores Varios
1. Detección de la necesidad de Compra
Solicitud de Compra Almacenes
2. Selección de Proveedores y Pedido de
Pedido de Cotización Compras
Cotización
Planilla de Análisis de
Compras
3. Cotizaciones de Proveedores y Cotizaciones
Adjudicación
Informe de Cotización Compras

4. Emisión de la Orden de Compra Orden de Compra Compras

Remito Proveedor
5. Recepción de la Mercadería y/ó Servicio
Informe de Recepción Recepción

6. Registración Contaduría

Pagos: se encuentra relacionado con el procedimiento administrativo de

compras. Tiene inicio en el momento en que se controla la obligación pendiente
de cancelación (vencimiento de la cuota a pagar por la compra de bienes y/o

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servicios) hasta que el pago se hace efectivo mediante la entrega de los

valores al acreedor o proveedor, se recibe la constancia del pago (recibo
emitido por el acreedor o proveedor) y se efectúa la registración del pago
realizado.

PAGOS A PROVEEDORES

SECTOR QUE
ACTIVIDADES MAS IMPORTANTES DOCUMENTOS EMITE LA
DOCUMENTACION

1. Recepción de la Factura del Proveedor Factura Proveedor

Orden de Pago Contaduría

2. Liquidación de Pago
Comprobantes de
Contaduría
Retenciones Impositivas

3. Emisión del Cheque Cheque Tesorería o Caja

Recibo Proveedor
4. Pago
Tesorería o Caja

5. Registración Contaduría

Ventas: inicia en la solicitud del cliente y recepción del pedido, hasta la entrega
del bien o la prestación del servicio y la registración de la venta en los libros
contables.

VENTAS A CREDITO

SECTOR QUE
ACTIVIDADES MAS IMPORTANTES DOCUMENTOS EMITE LA
DOCUMENTACION

Pedido del Cliente Cliente

1. Recepción del Pedido
Nota de Pedido Vendedor

Administración de
2. Aprobación del Crédito
Ventas / Créditos

3. Preparación del Pedido. Remito Almacenes

4. Despacho de la Mercadería Hoja de Ruta Expedición

5. Facturación Factura Contaduría

6. Registración Contaduría

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Cobranzas: este procedimiento administrativo comprende desde el momento

en que se detecta que un crédito está en condiciones de ser cobrado y hasta
que los valores percibidos ingresan en la empresa u organización, por los
cuales se entrega al cliente el comprobante respectivo. Luego se efectúa la
registración de la cobranza.

COBRANZAS

SECTOR QUE
ACTIVIDADES MAS IMPORTANTES DOCUMENTOS EMITE LA
DOCUMENTACION

1. Organización de la Cobranza Listado de Cobranzas Cobranzas

Cobranzas o
2. Cobro y emisión del Recibo Recibo
Cobrador
Planilla de Ingresos o
Caja o Tesorería
Caja
3. Control de Valores y Documentación
Boleta de Deposito Caja o Tesorería

4. Control de Documentación y Registración Contaduría

Fuente: Bibliografía: “Sistemas Administrativos” Técnicas y Aplicaciones. Autor Gilli, Juan José y otros.

Documentación necesaria en los Procedimientos Administrativos

Procedimiento Administrativo de Compras

Solicitud de Compras (SC)

Almacenes confecciona la Solicitud de Compras (SC) y envía al sector de

Compras.
Este formulario consiste en el pedido de compra de bienes o servicios
efectuada por una persona autorizada al departamento compras.
Contenido del formulario:
- Fecha
- Datos de la Organización que debe estar preimpreso (razón social,
domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)
- Sección emisora
- Cantidad del articulo solicitado
- Denominación del articulo solicitado
- Código del articulo
- Fecha de entrega requerida
- Observaciones
- Stock disponible
- Proveedor habitual
- Firma del responsable autorizado a realizar el pedido

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- Firma del responsable que recibe el pedido.

- Los formularios se encuentran prenumerados.

Pedido de Cotización (PC)

Consiste en la solicitud por escrito y en forma simultánea de cotización de

precios y demás condiciones a varios proveedores potenciales. Esto evita que
la elección del proveedor quede librada al criterio personal del encargado de
compras.
Contenido del formulario:
- Fecha
- Datos de la Organización que debe estar preimpreso (razón social,
domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)
- Sección emisora
- Proveedor Consultado
- Datos del proveedor consultado (razón social, domicilio, etc.)
- Cantidad del articulo solicitado
- Denominación del articulo solicitado
- Fecha de entrega requerida
- Condiciones de pago (contado, clase de financiamiento, descuentos,
bonificaciones, etc.)
- Solicitud de muestras en caso de ser necesario.
- Número de la Solicitud de compras de la organización
- Firma del responsable de la organización
- Firma del responsable que recibe el pedido
- Los formularios se encuentran prenumerados

Cotización (C)

Consiste en la cotización o informe de precios de los artículos solicitados

mediante el pedido de cotización enviado por la organización. Este formulario
es emitido por el proveedor.
Contenido del formulario:
- Fecha
- Datos del proveedor que emite la cotización (Preimpreso: razón social,
domicilio, etc.)
- Datos de la Organización (razón social, domicilio, telef., etc.)
- Cantidad del artículo solicitado
- Denominación del artículo solicitado
- Precio unitario de los artículos
- Precio total de los artículos
- Fecha de entrega
- Mantenimiento de oferta
- Condiciones de pago (contado, clase de financiamiento, descuentos,
bonificaciones, etc.)
- Solicitud de muestras en caso de ser solicitada.
- Número del pedido de cotización de la organización
- Firma del proveedor
- Firma del responsable que recibe la cotización
- Los formularios se encuentran prenumerados

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Planilla de Análisis de Cotizaciones (PC)

Para la selección de la mejor oferta suele resultar conveniente confeccionar

una planilla de análisis de cotizaciones. La tabulación de los datos en una
planilla permite tener un resumen útil de las cotizaciones presentadas por los
proveedores. Algunas empresas optan por la utilización de un ejemplar de la
Solicitud de Compras para efectuar el seguimiento en lugar de la planilla
mencionada.
En la misma planilla, o por separado, se indicará la adjudicación, con la firma
del funcionario responsable.
Contenido del formulario:
- Fecha
- Datos de la Organización (Debe estar preimpreso: razón social,
domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)
- Número de la Solicitud de Compras y Pedido de Cotización
- Cantidad del artículo solicitado
- Denominación del artículo solicitado
- Precio sugerido por cada proveedor
- Precio unitario seleccionado de los artículos
- Fecha de entrega
- Mantenimiento de oferta
- Condiciones de pago (contado, clase de financiamiento, descuentos,
bonificaciones, etc.)
- Muestras en caso de ser presentadas.
- Firma del responsable autorizado a confeccionar la planilla
- Los formularios se encuentran prenumerados

Orden de Compra (OC)

La adjudicación se formaliza mediante la emisión de la Orden de Compras.

Este comprobante representa la demanda efectuada a un proveedor para que
suministre los materiales especificados en la misma.
Contenido del formulario:
- Fecha del pedido
- Datos de la Organización (Debe estar preimpreso: razón social,
domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)
- Datos del Proveedor seleccionado (razón social, domicilio, telef., etc.)
- Cantidad del artículo solicitado
- Denominación del artículo solicitado
- Precio unitario de los artículos solicitados
- Precio total de los artículos solicitados
- Fecha de entrega
- Mantenimiento de oferta
- Condiciones de pago (contado, clase de financiamiento, descuentos,
bonificaciones, etc.)
- Firma del responsable autorizado a confeccionar la orden
- Fecha y hora de envío de la orden
- Firma, fecha y hora del responsable que recibe la orden
- Los formularios se encuentran prenumerados

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Remito ( R)

Es el comprobante que emite la parte vendedora (proveedor) para entregar la

mercadería en el domicilio indicado por el comprador (empresa). Se utiliza para
detallar y acompañar las mercaderías y para comprobar su entrega (ya que
debe ser firmado de conformidad por quien recibe el envío).
El remito es importante para las dos partes que intervienen en el
procedimiento, a la parte vendedora le permite controlar las salidas de
mercaderías de almacén, al encargado del transporte le permite organizar y
controlar las entregas y al comprador de haber recibido la mercadería. Una vez
conformado el remito es la prueba de haber entregado lo vendido y del derecho
de cobrar mediante la emisión de la factura.
Contenido del formulario:
- Fecha
- Datos del Proveedor que emite el remito (Debe estar preimpreso: razón
social, domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)
- Cantidad del artículo del envío
- Denominación del artículo del envío
- Firma del responsable autorizado a confeccionar el remito
- Firma, fecha y hora del responsable que recibe el remito (conformidad)
- Los formularios se encuentran prenumerados

Informe de Recepción (IR)

Este formulario permite que el sector de Contabilidad de la empresa tenga la

certeza de que la mercadería ingresó, conozca la cantidad de unidades
recibidas y cuente con la aprobación de calidad.
Contenido del formulario:
- Fecha
- Datos de la Organización (Debe estar preimpreso: razón social,
domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)
- Sección que emite
- Nombre ó Razón Social del Proveedor que entrega la mercadería
- Número del Remito
- Número de Orden de Compra
- Cantidad del artículo del envío
- Denominación del artículo del envío
- Precio unitario de los artículos solicitados
- Precio total de los artículos solicitados
- Firma del responsable autorizado a confeccionar la planilla
- Los formularios se encuentran prenumerados

Factura (F)

Es el comprobante que emite la parte vendedora cuando entrega la mercadería

y luego de su envío con el correspondiente remito. La factura sirve como
detalle de lo vendido, para notificar o comunicar la deuda y el plazo en que

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debe pagarse, según lo pactado previamente. Cuando la venta es al contado

inmediato y teniendo presente el importe vendido (límite en el importe total de
la venta según normativa de DGI -Dirección General Impositiva-) se puede
hacer un simple ticket de la caja registradora.
La factura sirve de base para registrar contablemente la compra o venta en el
caso de ser a crédito, para actualizar la ficha de cuenta corriente.
Contenido del formulario:
- Fecha
- Identificación del emisor (Debe estar Preimpreso: Razón Social,
domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)
- Identificación del receptor
- Cantidad del artículo vendido
- Denominación del artículo vendido
- Precio unitario de los artículos vendidos
- Precio total de los artículos vendidos
- Condiciones de pago (contado, clase de financiamiento, descuentos,
bonificaciones, impuestos, etc.)
- Los formularios se encuentran prenumerados

Procedimiento Administrativo de Pagos

Orden de Pago (OP)

Es el comprobante mediante el cual se comunica al departamento Tesorería

que prepare el pago correspondiente de la/s factura/s del proveedor. Pueden
establecerse distintas modalidades de pagos, teniendo en cuenta aspectos de
índole financiero. Por tanto la Orden de Pago debe pasar a autorización del
nivel correspondiente
Contenido del formulario:
- Fecha
- Identificación del emisor (Debe estar Preimpreso: Razón Social,
domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)
- Identificación del beneficiario (según facturas con autorización de pago)
- Detalle de la factura
- Número de cheque
- Fecha del cheque
- Identificación del Banco
- Importe del cheque y pago correspondiente
- Detalle de descuentos, bonificaciones, impuestos, etc.
- Firma del funcionario responsable a confeccionar la planilla
- Los formularios se encuentran prenumerados

Cheque (CH)

En función de la Orden de Pago autorizada y la documentación respaldatoria,

se procede a emitir el cheque correspondiente. El cheque debe ser emitido
respetando las normas vigentes.
Tesorería colocará la primera firma al cheque y luego lo entregará junto con
toda la documentación (previa anulación de la misma con el sello de “Pagado”)

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y los comprobantes de retención de impuestos, al funcionario responsable que

controlará y firmará el cheque en segunda instancia.
Contenido del formulario:
- Fecha en que es librado el cheque
- Identificación del banco
- Número de cheque
- Identificación del beneficiario (según facturas con autorización de pago)
- Importe por el cual se emite el cheque
- Firmas y sellos de los funcionarios responsables

Recibo (Rbo.)

Es el comprobante mediante el cual se deja constancia del pago o cobranza

efectuada. En algunas organizaciones se utiliza recibos provisorios y
definitivos.
El recibo provisorio es el que utiliza el cobrador y, posteriormente el
departamento cobranzas emite el recibo definitivo. En realidad se trata de un
trámite innecesario puesto que el recibo provisorio tiene la misma validez que
un recibo definitivo.
Contenido del formulario:
- Fecha
- Identificación del emisor (Debe estar Preimpreso: Razón Social,
domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)
- Identificación del receptor
- Denominación del pago realizado y de la factura correspondiente
- Descuentos efectuados, retenciones impositivas y si se trata de un pago
parcial, de un pago a cuenta o pago total.
- Firmas y sellos emisor
- Los formularios se encuentran prenumerado

Procedimiento Administrativo de Ventas

Nota de Pedido o de Venta (NP)

Es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir los pedidos o

encargos verbales de calidad, cantidad y precio de mercaderías o servicios
solicitados por el cliente, con sus correspondientes condiciones de pago.
Contenido del formulario:
- Fecha
- Datos de la Organización (Debe estar Preimpreso: Razón Social,
domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)
- Sección emisora
- Cantidad del articulo solicitado
- Denominación del articulo solicitado
- Código del articulo
- Precio unitario del artículo solicitado
- Fecha de entrega requerida
- Condiciones de pago (contado, clase de financiamiento, descuentos,
bonificaciones, impuestos, etc.)
- Observaciones

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- Stock disponible
- Firma del cliente
- Firma del responsable de la venta
- Los formularios se encuentran prenumerados.

Remito (Ídem del Procedimiento Administrativo de Compras)

Factura (Ídem del Procedimiento Administrativo de Compras)

Procedimiento Administrativo de Cobranzas

Listado de Cobranzas (LC)

Es el formulario en el cual el departamento de Cobranzas detalla a los

cobradores las cobranzas que deben gestionar. Su emisión es diaria y su
contenido básico.
Contenido del formulario:
- Fecha
- Datos de la Organización (Deben estar preimpreso: razón social,
domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)
- Sección emisora
- Datos cumplimentados por el departamento de Cobranzas
. Datos del cliente (nombre, domicilio, telef., etc.)
. Número de la/s factura/s y/o documento/s a cobrar
. Importe
. Descuentos concedidos
. Importe neto a cobrar
- Datos a cumplimentar por el cobrador
. Descripción de los valores recibidos
. Número de recibo emitido
. Observaciones (en este punto el cobrador podrá señalar aquellos
aspectos que considere relevantes de su gestión e indicará, por ejemplo,
las circunstancias por las cuales el cobro no se hizo efectivo).
- Importe total de la cobranza
- Firma del cobrador
- Los formularios se encuentran prenumerados.

Recibo (Ídem del Procedimiento Administrativo de Pagos)

Planilla de Ingresos o de Caja (PI o PC)

Tesorería confecciona una Planilla de Ingresos o de Caja donde se asentarán

los ingresos habidos y se procederá a depositar los mismos en la cuenta
bancaria
Contenido del formulario:
- Fecha
- Datos de la Organización (Deben estar preimpreso: razón social,
domicilio, CUIT, Nº IB, Telef., etc.)

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- Sección emisora
- Número de la/s factura/s y/o documento/s a cobrados
- Descripción de los valores recibidos
- Importe cobrado
- Número de recibo emitido
- Importe total de la cobranza
- Firma del funcionario responsable
- Los formularios se encuentran prenumerados.

REFERENCIAS

Sistemas Administrativos – Técnicas & Aplicaciones.

Autor: Juan José Gilli

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