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Arch Ivo
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Los archivos
administrativos. Normas básicas de instalación de documentos.
El acceso a la información contenida en los archivos públicos
Reservados todos los derechos. No está permitida la reproducción total o parcial en ningún tipo
de soporte, sin permiso previo y por escrito del titular del copyright
©: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. Consejería de Administraciones Públicas.
Escuela de Administración Regional
Sumario
1. El archivo de documentos
1.1. Para qué archivamos
1.2. El concepto de archivo
1.3. Diferencias entre un almacén de papel y un archivo de
documentos
1.4. El sistema de archivos en las Administraciones públicas
2. Los archivos administrativos
2.1. El Archivo de Oficina
2.1.1. Definición
2.1.2. Documentos a archivar
2.1.3. Tareas en el archivo de oficina
2.1.4. Documentos que ya no son útiles
2.2. El Archivo Central
2.2.1. Definición
2.2.2. Funciones: especial referencia a las transferencias y los
préstamos
3. Normas básicas de instalación de documentos
4. El derecho de acceso de la ciudadanía a la información contenida
en los archivos públicos
5. El documento, el expediente y el archivo electrónico
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1. El archivo de documentos
Por lo tanto, a continuación se enumeran las razones por los que hay que
archivar según las leyes en materia de archivos:
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Para poder garantizar estos derechos debemos tener los documentos
debidamente organizados con el fin de que puedan ser consultados por los
ciudadanos.
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- Expedientes relativos a la tramitación de los procedimientos asignados a
cada organismo o unidad administrativa.
- Expedientes personales.
- Documentos relacionados con la gestión presupuestaria.
- Cuantos informes, memorias y programas elabore la institución.
- Y todos aquellos documentos y expedientes que reflejen las actividades
desarrolladas por la institución en relación a las funciones que tiene
asignadas.
Es decir, forman parte del archivo los documentos que son únicos y
originales, porque ese documento es el único que existe para resolver un trámite
concreto. Por ejemplo, una “subvención a una Asociación de vecinos de Albacete
para el desarrollo de actividades infantiles en el barrio durante el verano del
2005”, es un documento único y se guardará el original, no las posibles fotocopias
que existan del expediente. Siguiendo con los ejemplos, un ejemplar del Boletín
Oficial del Estado de 2007, no es un documento único ya que es una publicación
con miles de ejemplares iguales.
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Cada persona conserva o eliminaCriterios únicos de conservación y
4.
lo que le parece oportuno. eliminación.
Es difícil encontrar y consultar un
Consulta y préstamo de la
5.
documento. documentación de forma ágil.
6. Todo el mundo puede acceder. Acceso para el personal autorizado.
Normas internas de tratamiento de
No hay normas de archivo ni de la documentación siguiendo las
7.
clasificación. directrices del archivo y cuadro de
clasificación corporativo.
Como es lógico, a medida que los expedientes van siendo tramitados (pierden
su vigencia administrativa) o disminuye la frecuencia de su consulta, van siendo
trasladados de los archivos de cada una de las oficinas o unidades
administrativas de las que está compuesta una institución, a un Archivo Central o
General.
Archivo Central.
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Archivos Intermedios e Históricos.
2.1.1. Definición
No hay que archivar todos los documentos que hay en la oficina, debemos
separar por un lado la documentación de apoyo informativo, que no forma parte
del archivo, de la documentación que si que forma parte del archivo que son
aquellos documentos que se producen en el ejercicio de la actividad de la unidad
administrativa.
- Textos legales.
- Boletines oficiales.
- Publicaciones (libros, revistas, folletos, etc.…).
- Copias de informes.
- Dossier de prensa.
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Esta documentación que no ha sido producida por la oficina y además no
es original, es decir, existen multitud de copias, se conserva sólo mientras sea
útil.
El gran volumen de documentos que forman parte de los archivos públicos son
los expedientes. Se entiende por expediente administrativo el conjunto
ordenado de documentos y actuaciones que sirven de fundamento y
antecedentes de una resolución administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutarla. Por lo tanto, el expediente administrativo está formado
por la agregación sucesiva de documentos, solicitudes, dictámenes, informes,
pruebas, diligencias y resoluciones. Estos documentos estarán siempre
rubricados y foliados por el órgano competente y pueden ser de dos tipos:
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- Expedientes no reglados: responden a asuntos cuya actuación no está
sometida a procedimiento administrativo y surten efectos con fines de
estadística, constancia o información. Por ejemplo, informes, memorias y
programas que tienen por objeto suministrar estudios y propuestas referentes
a una determinada competencia o materia de la Administración. También
existen informes que corresponden al ejercicio de la potestad discrecional de
la Administración, por ejemplo aquellas cuestiones que pertenecen al orden
público o de gobierno o afectan a la organización de los servicios generales.
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numérico, etc. Por ejemplo los expedientes personales se pueden ordenar
alfabéticamente.
Una vez que los documentos que forman parte del archivo ya no son útiles en
la oficina, pasan a la segunda etapa dentro del Sistema Archivístico, es el
momento de realizar la transferencia al Archivo Central o General. La Ley de
Archivos Públicos de Castilla-La Mancha establece que los archivos de oficina
custodiaran los documentos un plazo máximo de cinco años, transcurrido este
plazo los transferirán al archivo central que le corresponda.
2.2.1. Definición
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orgánica, dependerán en lo relativo a su funcionamiento de las directrices
técnicas, de la asistencia y de la inspección del órgano coordinador del sistema.
- Normas de transferencia.
- Normas de organización de archivos de oficina.
- Procedimiento de préstamo, consultas y acceso a los documentos.
- Sistemas de clasificación de expedientes en series documentales
(cuadros de clasificación).
Las transferencias.
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Hemos hablado a lo largo del tema de las transferencias de documentos, y
ahora vamos a concretar este procedimiento, que tiene una importancia
capital para que el sistema de archivos funcione, ya que garantiza el paso
de la documentación de un archivo a otro, de acuerdo con unas normas, de
forma que evita el colapso de las oficinas con documentos que no utilizan
con frecuencia impidiendo organizar los expedientes que se están
tramitando en ese momento.
De esta manera, se dice que los documentos que ya están tramitados han
entrado en una segunda etapa de su ciclo vital y es el momento de realizar
la transferencia al Archivo Central del organismo al que pertenece la oficina
o unidad administrativa.
ARCHIVO
CENTRAL
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El Archivo Central facilita el préstamo y la consulta de la documentación
transferida por las unidades administrativas u oficinas productoras de la
misma, siempre que la requieran con fines de tramitación o información
administrativa.
Reprografía.
No hay que olvidar que todos los documentos relacionados con un asunto
forman parte del expediente y deben ser instalados en la misma carpetilla
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de expediente en cuya portada se señalará el asunto, es decir el nombre
del expediente y el número por el que se identifica. En esta carpetilla
deben incluirse la correspondencia referente a ese asunto, guardándose
juntas la correspondencia de salida y de entrada referidas siempre al
expediente que se está tramitando.
Una vez que los expedientes han sido tramitados, por lo tanto van a ser
menos usados, aunque aún no han perdido la vigencia administrativa y
deben permanecer en la oficina, es conveniente que se pasen a cajas de
cartón que se conocen comercialmente como “cajas de archivo definitivo”.
Ahora pueden instalarse en un lugar más alejado de los puestos de
trabajo, dentro del área del servicio o de la unidad administrativa, se puede
habilitar un espacio con estanterías metálicas abiertas para instalar estas
cajas.
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imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales
expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la
solicitud.
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según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento
diferenciado”.
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autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los
documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los
usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías
previstas en la legislación de protección de datos.
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