STD Modulo Usuario Funcionalidades 2021

Manual de Usuario
Sistema Trámite Documentario

Sistema de Trámite Documentario STD
Contenido
1. INTRODUCCIÓN .........................................................................................................3
2. ROLES Y PERMISOS .................................................................................................3
2.1. Jefe ..............................................................................................................................3
2.2. Secretaria ...................................................................................................................3
2.3. Coordinador ...............................................................................................................3
2.4. Profesional .................................................................................................................3
3. ACCESO AL SISTEMA...............................................................................................4
3.1. Preferencias ..............................................................................................................5
3.2. Preferencia de vista .................................................................................................5
3.3. Aviso por correo electrónico ..................................................................................7
3.4. Contraseña ................................................................................................................7
4. OPCIONES DEL SISTEMA .......................................................................................8
4.1. Menú Principal (Vertical / Horizontal) .................................................................8
4.2. Leyenda ......................................................................................................................9
4.3. Barra de Acciones del Formulario ........................................................................9
4.4. Barra de Herramientas ............................................................................................9
4.5. Buscar Hoja de Ruta .............................................................................................10
4.6. Búsqueda avanzada ..............................................................................................11
4.7. Crear etiquetas de seguimiento ..........................................................................11
4.8. Pre Visualizar una Hoja de Ruta sin que se recepcione ...............................12
5. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA ....................................................................13
5.1. Nuevo........................................................................................................................13
5.1.1. Documento T.U.P.A ...........................................................................................13
5.1.2. Documento Externo ...........................................................................................19
5.1.3. Documento Interno ............................................................................................24
5.2. Bandeja de Documentos ......................................................................................27
5.2.1. Documentos Emitidos .......................................................................................28
5.2.1.1. Enviados ...............................................................................................................28
5.2.2. Documentos Recibidos .....................................................................................28
5.2.2.1. Todos los pendientes ..........................................................................................29
5.2.2.2. Por recibir ...........................................................................................................29
5.2.2.3. Por Atender ........................................................................................................30
5.2.2.4. Derivados .............................................................................................................31
5.2.2.5. Suspendidos.........................................................................................................31
5.2.2.5. Atendidos o Finalizados ......................................................................................32
5.3. Acciones sobre la Hoja de Ruta ..........................................................................32
5.3.1. Adjuntar Archivo ...................................................................................................32
1
5.3.2. Modificar Observación..........................................................................................33
5.3.3. Añadir Comentario ................................................................................................33
5.3.4. Generación de Documento de Respuesta ...........................................................34
5.3.5. Impresión de Cargo ...............................................................................................35
5.3.6. Impresión de Instrucción ......................................................................................36
5.3.6.1. Reinserción a la Bandeja de Control de Impresión de Cargo ...........................36
5.3.7. Reiterar una Hoja de Ruta ....................................................................................37
5.3.8. Control de Impresión de Cargo ............................................................................37
5.3.9. Historial de Impresión ...........................................................................................39
5.3.10. Control de Correlativos del área ..........................................................................40
5.3.11. Paso 10...................................................................................................................42
5.4. Acciones para Gestionar un Documento: .........................................................43
5.4.1. Atender ..................................................................................................................43
5.4.2. Derivar ...................................................................................................................44
5.4.3. Asignar ...................................................................................................................46
5.4.4. Adjuntar archivos al Derivar y/o Asignar .............................................................47
5.4.5. Suspensión .............................................................................................................49
5.5.5.1. Levantar Suspensión ...........................................................................................50
5.4.6. Finalizar:.................................................................................................................51
5.5. Acciones en Bloque ...............................................................................................52
5.5.1. Derivar en bloque..................................................................................................52
5.5.2. Atender en bloque: ...............................................................................................52
5.5.3. Finalizar en bloque: ...............................................................................................53
5.5.4. Recepcionado en bloque ......................................................................................53
5.5.5. Devolver seleccionados ........................................................................................54
5.6. Otras Opciones: ......................................................................................................54
5.6.1. Anexar ....................................................................................................................55
5.6.2. Acumular ...............................................................................................................58
5.6.3. Modificar Asunto...................................................................................................59
5.6.4. Asignar o cambiar clasificaciones .........................................................................60
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1. INTRODUCCIÓN
La Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General, en sus artículos 117 al
125, establece disposiciones referidas a la recepción documental y al registro de ingreso y
salida de escritos que debe seguir cada unidad general de recepción documental, trámite
documentado o mesa de partes de las entidades de la Administración Pública.
La gestión documental institucional se efectuará de acuerdo a la normatividad que le resulte
aplicable y a los sistemas y procesos administrativos vigentes; protegiendo la integridad,
preservación y conservación documental, así como brindando un servicio de calidad al
ciudadano.
El trámite documentario es considerado un proceso muy importante dentro de cualquier
institución o entidad, ya que permite organizar y controlar la documentación recibida,
producida y transferida. En ese sentido, la importancia de contar con un sistema que
permita el manejo automatizado e integrado, optimizando la gestión de los expedientes.
El sistema de Trámite Documentario comprende la recepción, registro, derivación,
distribución, seguimiento y control de los documentos internos y externos que se tramitan
en este Ministerio con el fin de darle una mayor celeridad y eficacia, permite administrar su
información, controlar y realizar un seguimiento de los mismos, con el fin de poder
determinar si fue atendido en su oportunidad,
El STD establece la automatización del proceso de trámite documentario, permite la
emisión de reportes por bandeja de pendientes por áreas (enviados, derivados, por
atender, etc.), pendientes por responsables, derivaciones, por tipo de procedimiento, entre
otros.
2. ROLES Y PERMISOS
A continuación se describen los principales roles del Sistema de Trámite Documentario:
2.1. Jefe
Usuario de mayor jerarquía que tiene la responsabilidad de la Unidad Orgánica. Es

necesario que cada Unidad Orgánica (UO) tenga un usuario con dicho rol debido a que toda
derivación siempre es destinada al jefe de la UO.
2.2. Secretaria
El rol secretaria permite al usuario acceder a la bandeja del jefe de área, tiene privilegios
similares al perfil jefe, adicionalmente, se le ha otorgado permisos para el control de
correlativos del área, realizar las ordenes de pedido para remitir documentación al courier,
acceder a las bandejas del personal de la UO, realizar acciones en bloque para recepcionar
y derivar más de una hoja de ruta.
2.3. Coordinador
Usuario con privilegios básicos, como atender, devolver, finalizar, derivar hojas de ruta entre
coordinadores y dentro de la UO en el mismo nivel, así como asignar hojas de ruta a
profesionales dentro de su área. Adicionalmente puede realizar acciones para suspender
una hoja de ruta y acumular hojas de ruta.
2.4. Profesional
El rol profesional permite acceder a privilegios mínimos en el sistema, como, atender,

devolver, finalizar. El profesional únicamente puede derivar al responsable de su área. No
tiene habilitados permisos adicionales.
3
3. ACCESO AL SISTEMA
Para acceder al sistema deberá ingresar al navegador de internet Chrome y en el

recuadro de la dirección electrónica ingresar la siguiente dirección:
http://stdv2.mtc.gob.pe/tramite/ es necesario contar con un usuario, contraseña y perfil
asignado.
Al ingresar a la aplicación la primera página que observa es la validación de acceso, en la

cual deberá ingresar el Usuario y la Contraseña correspondiente, así como completar el
CAPTCHA. Si los datos ingresados no son los correctos el sistema le mostrará un “mensaje
de error” como se muestra a continuación:
Nota: La contraseña de acceso al sistema es un dato personal e intransferible, siendo responsabilidad del
usuario su confidencialidad, se recomienda realizar el cambio de contraseña en el primer acceso.
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3.1. Preferencias
Permite personalizar el color para la vista de la interfaz y seleccionar los campos que requiere
visualizar. Esta opción contiene: Preferencia de vista, Aviso por correo electrónico y Contraseña.
Permite cambiar el color de la interfaz del sistema, mediante los siguientes pasos:
a. Dar clic en Colores.
El sistema desplegará una lista para seleccionar el color que prefiere.

b. Seleccionar el color de su preferencia.
3.2. Preferencia de vista
Esta opción permite seleccionar los campos que el Usuario requiera visualizar, para lo cual
seguirá los siguientes pasos:
a. En el bloque de PREFERENCIA EN VISTA DE ENVIADOS se muestra una lista de campos,

usted debe seleccionar el o los campos de su preferencia con un clic en cada casilla .
b. En el bloque de PREFERENCIA EN VISTA RECIBIDOS se muestra una lista de campos,
usted debe seleccionar el o los campos de su preferencia con un clic en cada casilla .
5
c. En el bloque de PREFERENCIA EN REGISTROS DE HOJAS DE RUTA se muestra una lista
de campos, usted debe seleccionar el o los campos de su preferencia con un clic en la casilla.
d. En el bloque de PREFERENCIA EN MENU se muestra las opciones para visualizar las barras
de menú, superior o izquierda, usted debe seleccionar el o los campos de su preferencia con
un clic en las casillas.
e. En el bloque de PREFERENCIA REFRESCAR BANDEJAS DE PENDIENTES AL SALIR

DEL FORMULARIO, usted debe seleccionar el campo con un clic en .
f. En el bloque de PREFERENCIA NÚMERO DE REGISTROS EN LISTAS debe seleccionar

los números de su preferencia.
g. En el bloque de PREFERENCIA BUSQUEDA muestra una lista de campos, usted debe

seleccionar el o los campos de su preferencia con un clic en .
h. En el bloque de FILTRO DE FECHA muestra una lista de campos, usted debe seleccionar el
o los campos de su preferencia con un clic en .
i. En el bloque de BOTON EXPORTAR debe seleccionar para activar esta opción.
j. En el bloque de INSTRUCCIONES POR DEFECTO PARA DERIVAR muestra una lista de

campos, usted debe seleccionar el o los campos de su preferencia con un clic en .
k.
l. En el bloque de INSTRUCCIONES POR DEFECTO PARA ASIGNAR muestra una lista de
campos, usted debe seleccionar el o los campos de su preferencia con un clic en .
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3.3. Aviso por correo electrónico
Esta opción permitirá recibir una alerta que llegará al buzón de correo electrónico del usuario
cada vez que se le derive para su atención correspondiente.
Para desactivar y evitar que le lleguen alertas al buzón de su correo sólo deberá quitar el check.
3.4. Contraseña
Esta opción permite cambiar la contraseña asignada por el Administrador del Sistema, para ello
se sigue la siguiente ruta: Opciones/Preferencias/Contraseña.
Para cambiar la contraseña se realizarán los siguientes pasos:

a. Ingresar nueva contraseña
b. Reescribir la contraseña.
c. Dar clic en el botón .
7
4. OPCIONES DEL SISTEMA
Sistema de Trámite Documentario está compuesto por un conjunto de opciones tal

como se muestra en la siguiente imagen.
ENTORNO GENERAL DEL STD
Barra de
Menú
horizontal Búsquedas
Barra de Barra de Acción

Menú del Formulario
vertical
Leyenda
4.1. Menú Principal (Vertical / Horizontal)
El Menú ubicado en la parte superior en posición horizontal e izquierda en posición vertical

de la ventana principal del sistema, incluye un conjunto de opciones, los cuales se detallan
a continuación:
NOMBRE DESCRIPCION
Nuevo Permite la creación de una nueva Hoja de Ruta (HR) de un
Documento TUPA, Documento Externo y Documento Interno,
según el perfil asignado al usuario.
Bandeja de Comprende las carpetas donde se almacenarán los
Documentos documentos y creados y recibidos en proceso de atención,
así como finalizados.
Documentos Muestra la lista de las HR creadas por el usuario y en los
Emitidos casos que corresponda, según perfil, las bandejas de Control
de correlativos del área y/o Control de impresión de cargo.
Documentos Muestra la lista de los pendientes a cargo del usuario.
Recibidos>Todo
s los Pendientes
Mensajería Permite la creación de una nueva hoja de envío, el despacho
y las notificaciones.
Preferencias Permite el cambio de contraseña, la personalización de la
apariencia de la interfaz del Sistema respecto a colores de
fondo, preferencias de vistas en las bandejas y selección de
alerta por correo electrónico.
Reportes Permite la consulta de reportes y de estadísticas.
Ayuda Permite mostrar la directiva, el manual de usuario y apoyo

interactivo.
Salir Permite salir del sistema.
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4.2. Leyenda
El sistema muestra una leyenda de símbolos que podrá encontrar al pie del listado de los
documentos.
Indica que el Documento es Urgente.
Indica que el Documento es Confidencial.
Indica que el Documento está pendiente de recibir.
Indica que el Documento fue revisado.
Indica que el Documento fue derivado.
Indica que el Documento fue atendido.
Indica que el Documento contiene un archivo digital adjunto.
Indica que existe Hoja de Ruta agrupada.
Indica que existe Hoja de Ruta con documento electrónico

firmado digitalmente.
Indica que existe Hoja de Ruta con documento electrónico por
firmar
4.3. Barra de Acciones del Formulario
Opciones que realiza el usuario: Recepcionar en bloque, Devolver en bloque, Crear etiquetas
para seguimiento de acuerdo al perfil.
4.4. Barra de Herramientas
La barra de Herramientas contiene los botones de procesos y reportes específicos se podrán

encontrar en las diferentes ventanas que tiene el Sistema de acuerdo a las funcionalidades que
el Usuario utilice.
Barra de Herramientas
Permite buscar información por Número del
Documento, Asunto, Remitentes, etc.
Permite salir del Sistema.
Permite salir de la ventana donde se encuentra.
Permite guardar los datos ingresados.
Permite mostrar el detalle del flujo.
Permite elimina el registro ingresado.
Actualiza o refresca datos. La lupa muestra una

ventana emergente para realizar filtros de
búsqueda.
Permite Buscar.
Calendario para el registro de fechas.
Acepta una alternativa seleccionada.
9
Permite genera un reporte en formato PDF.
Permite genera un reporte en formato Excel.
Indica que se trata del documento original.
Indica que se trata de una copia.
Permite derivar la Hoja de Ruta a un destinatario.

Permite finaliza la Hoja de Ruta.
Permite a los usuarios dar por atendido un
documento sin afectar la línea de flujo de la Hoja de
Ruta.
Permite suspender la Hoja de Ruta.
Permite editar el texto del asunto de una Hoja de
Ruta registrada.
Valida que el documento derivado contenga la
información completa.
Permite seleccionar la instrucción del documento.
Permite imprimir la instrucción.
Permite añadir algún comentario.
Otras Opciones:
Permite asignar una referencia al documento.
Permite acumular la hoja de Ruta.
Permite seleccionar documento según la
clasificación asignada.
Permite crear una clasificación.
Permite imprimir una Hoja de Ruta.
Permite cambiar la ubicación física del documento.
4.5. Buscar Hoja de Ruta
Permite realizar una búsqueda por el número de la hoja de ruta.
BÚSQUEDA DE HOJA DE RUTA

a. Ingresar el número de Hoja de Ruta a buscar.
b. Seleccionar el año correspondiente a la Hoja de Ruta.
c. Dar clic en el icono lupa para visualizar el detalle de la búsqueda.
En seguida el sistema muestra en la parte inferior de la ventana la búsqueda realizada.
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4.6. Búsqueda avanzada
La opción permite realizar una búsqueda avanzada de acuerdo a los siguientes:

En Asunto, En Observaciones, En Remitentes, En Digitales; además de la opción para
buscar en los números de documentos.
Ésta opción está conformada por los siguientes campos:
Filtros
Filtra la búsqueda por asunto.
Filtra la búsqueda por observaciones
Filtra la búsqueda por remitente.
Filtra la búsqueda por archivos digitales.
Permite salir de la búsqueda.
Permite filtrar sólo por números de documentos, puede
seleccionar la clase o tipo de documento.
Todas las clases: Seleccionar clase de documento.
4.7. Crear etiquetas de seguimiento

Para crear etiquetas de seguimiento debe seleccionar , ingresar una
descripción, asignar un color y dar clic en el botón
Seleccionar la etiqueta de su preferencia:
11
Luego de haber seleccionado una categoría de seguimiento:
4.8. Pre Visualizar una Hoja de Ruta sin que se recepcione
Para pre visualizar una Hoja de Ruta sin recepcionarla, debemos ubicar el documento
en la bandeja y presionar la lupa.
En seguida el sistema mostrará una ventana de pre visualización.
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5. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA

Las funcionalidades describen cada una de las opciones que tiene el Sistema de Trámite
Documentario (STD).
5.1. Nuevo
La opción contiene opciones para la creación de una Hoja de Ruta:
 Documento T.U.P.A
 Documento Externo
 Documento Interno
Estas sub-opciones se habilitarán según el perfil del Usuario que ingrese al Sistema.
Nota: Para toda creación de expedientes nuevos se deberá tener en cuenta que el sistema no permitirá
guardar un Tipo de Documento y Número de documento idéntico para generar una Hoja de Ruta (HR).
5.1.1. Documento T.U.P.A

Documento ingresado por Mesa de Partes cuyo trámite se encuentra regulado en el Texto Único
de Procedimientos Administrativos (TUPA) del MTC.
Se identifican debido a que tienen la letra “T” delante del número único de la Hoja de Ruta.
Para crear una Hoja de Ruta de un Documento T.U.P.A se sigue la ruta: Nuevo / Documento
T.U.P.A., tal como se muestra en la siguiente imagen.
Seleccionando dicha opción el sistema muestra la plantilla de una Hoja de Ruta que está
conformado por cinco secciones: Tipo de Procedimiento, Datos Generales, Datos del
Remitente, Movimientos y Lista de Destinatarios, como se muestra a continuación:
13
Pasos para crear un Nuevo Documento TUPA:
 Completar los campos de la sección Tipo de Procedimiento:
Estas secciones contienen los siguientes campos:
Tipo de Procedimiento
Se debe ingresar el código del procedimiento (Código de Unidad Orgánica, seguido del
número de orden del procedimiento), en el caso de no conocer el número debe dar clic en
el botón lupa e iniciar la búsqueda por el nombre del procedimiento. Al seleccionar el
procedimiento se cargaran los datos correspondientes.
14
Procedimiento Permite seleccionar el procedimiento al cual

(Obligatorio) pertenece el trámite.
Unidad Orgánica del Indica a que Unidad Orgánica pertenece el
Procedimiento procedimiento, es un dato por defecto.
Tipo de procedimiento Indica por defecto “Documento TUPA”
Tipo de evaluación Indica el tipo de evaluación
Tiempo máximo de Indica el tiempo máximo que se tiene para dar

estadía atención a un expediente, es un dato por defecto.
Fecha de vencimiento Fecha de vencimiento, es un dato por defecto.
Grupo de Requisitos Permite seleccionar los requisitos agrupados.
Permite seleccionar todos los requisitos.
Permite quitar la selección de los requisitos.
Fecha de depósito Fecha en que se realizó el depósito

(Condicional)
Número del voucher Número de Voucher de depósito

(Condicional)
Monto abonado Monto abonado

(Condicional)
Nota: Condicional.- Sólo en el caso de que el procedimiento requiera pago por derecho de trámite.
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 Completar los campos de la sección Datos Generales:
Datos Generales
Fecha y Hora de recepción Por defecto el sistema registrará la fecha y hora de

grabación de la Hoja de Ruta.
Prioridad Permite seleccionar la etiqueta para indicar la
importancia de un documento: Normal o Urgente. A la
vez éstos pueden ser de tipo Confidencial.
Fecha de documentación Por defecto el sistema registrará la fecha y hora de la
completa acción “Documentación Completa”.
Tipo de Documento Permite seleccionar el tipo de documento que origina
la HR: Acta, Autógrafas, Carta, Carta Notarial,
Conciliaciones, Oficio, Memorándum, Informe,
Notificación, Resolución, Solicitud, entre otros.
Número Espacio para ingresar el número del documento físico
(Obligatorio) que se ha recibido. En el caso de no tener número
para la Hoja de Ruta ingresar: S/N
Número de folios Espacio para indicar el número total de páginas que
(Obligatorio) contiene un expediente o documento.
Tipo de Sub documento Permite seleccionar el tipo de documento en caso de

(Opcional) documentación adicional.
(Opcional) adicional que se ha recibido.
Anexos Espacio para indicar o hacer referencia a otros
(Obligatorio) documentos que conforman el expediente o
documento principal.
Buscar asunto Selecciona el asunto predeterminado.
predeterminado
Asunto Espacio para indicar el tema o materia del
(Obligatorio) documento.
 Completar los campos de la sección Datos del Remitente:
Datos del Remitente:

Seleccione el tipo de Permite seleccionar el tipo de remitente, puede ser institución
remitente pública, institución privada, persona natural.
16
En caso de ser Institución Pública:
RUC Permite ingresar RUC.

Seleccione la Permite seleccionar el tipo de categoría de la entidad, pueden
categoría ser:
- Otras instituciones, Corte Superior, Gobierno Regional,
Hospital, Instituto, Ministerio. Universidad.
Razón Social Permite seleccionar la institución.
Permite ingresar la dirección de ubicación de la institución
Dirección pública.
Permite ingresar datos de ubicación física de la institución
Datos de Ubigeo pública: País, Departamento, Provincia Distrito.
En caso de ser Institución Privada:
RUC Permite ingresar RUC.

Razón Social Permite selecciona la institución.
Permite ingresar la dirección de ubicación de la institución
Dirección privada.
Permite ingresar datos de ubicación física de la institución
Datos de Ubigeo privada: País, Departamento, Provincia Distrito.
17
Persona: Permite ingresar los siguientes datos personales: DNI,

Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres.
Dirección: Permite ingresar la dirección de ubicación de la persona
natural.
Datos de Ubigeo: Permite ingresar datos de ubicación física de la persona
natural: País, Departamento, Provincia Distrito.
Movimientos:
En esta sección se registra los flujos o derivaciones que se realizan en el documento
desde su creación hasta su finalización.
Automáticamente crea un registro con los datos del usuario que creará la Hoja de Ruta,
los datos que se generan son: unidad de destino, responsable, derivación, fecha estado,
instrucción, adjuntos, días y observaciones.
Permite ver el detalle del flujo
Nº Permite ver la cantidad de movimientos

Rem Permite ver la cantidad de remitentes
Unidad de destino Nombre de la Unidad Orgánica a donde pertenece el usuario
que crea la Hoja de Ruta.
Responsable Nombre del Usuario que crea la Hoja de Ruta.
Derivación Muestra la fecha de las derivaciones.
Fecha de estado Muestra la fecha de cambio de estado de la Hoja de Ruta.
Estado Situaciones de un documento por los que tiene que pasar
para ser atendido.
Instrucción Muestra la instrucción del documento: Su Atención,
Verificar, Revisar, Conocimiento y Fines, Preparar
Respuesta, Archivar, entre otros.
Adjuntos Son los anexos que forman parte de un expediente. Tener
en cuenta que el sistema solo se permite hasta 6 archivos
.doc .docx .pdf .xls .xlsx y el tamaño mínimo de cada archivo
es mayor a 0kb y máximo del archivo es de 10MB.
Días Es el total de días que tiene un documento desde que fue
derivado a un usuario.
Observaciones Comentarios que el usuario registra.
18
 Seleccionar destinatario(s):
Lista de Destinatarios
Permite seleccionar el o los destinatarios. Si conoce el código
de la Unidad Orgánica debe ingresarlo en la caja de texto
y luego presionar .
De lo contrario dar clic en el botón y seleccione las
unidades orgánicas.
Registro de Flujo: Luego de haber seleccionado la unidad orgánica el sistema

automáticamente crea un registro con los datos de la unidad de destino: Unidad
Orgánica, Responsable, Instrucción, Observación, Documento Original.
U.O Nombre de la Unidad Orgánica de Destino.

Responsable Es el jefe o responsable de la Unidad Orgánica.
Permite agregar o cambiar de instrucción, se pueden
seleccionar una o varias. Para agregar instrucciones debe
dar clic en y seleccionar las instrucciones de su
preferencia.
Instrucción Por defecto aparece “Acción Necesaria”. Si agrega más
instrucciones se visualizaran en este espacio.
Observación Comentario que el usuario registra.
Permite diferenciar entre el documento original y las
copias, se sabe que es copia cuando tiene este icono: .
Por defecto siempre la 1era unidad tendrá el icono:
Permite eliminar del registro la unidad orgánica

seleccionada.
Luego de haber completado la información requerida debe dar clic en el botón y

luego en los cuales se ubican en la parte superior e inferior del
documento.
Si sólo da clic en el documento puede estar siendo ingresado pero aún no está
listo para su derivación. Por eso es necesario dar clic en , luego de
aplicar esta opción el documento pasa a la condición de Documentación Completa y ya
estará habilitado para la derivación correspondiente.
5.1.2. Documento Externo
Documento proveniente de personas naturales, jurídicas, públicas o privadas, organismos

públicos y empresas del Estado, que han sido ingresados por Mesa de Partes los cuales no
están relacionados con un procedimiento administrativo establecido en el TUPA del MTC.
Se identifican debido a que tienen la letra “E” delante del número único de la Hoja de Ruta
Para crear la Hoja de Ruta de un Documento Externo se sigue los siguientes pasos: Nuevo/
Documento Externo, tal como se muestra en la siguiente imagen:
19
Seleccionando dicha opción el sistema muestra la plantilla de la Hoja de Ruta de un

Documento Externo que está conformado por cuatro secciones: Datos Generales, Datos del
Remitente, Movimientos y Lista de Destinatarios.
Pasos para crear un Documento Externo:
20
Datos Generales


predeterminado
Asunto Espacio para indicar el tema o materia del documento.
(Obligatorio)
Tiempo de estadía Indica el tiempo máximo que se tiene para dar atención
a un expediente, es un dato por defecto.
Fecha de vencimiento Fecha de vencimiento es un dato por defecto.
 Expedientes Externos NO TUPA:

Para el registro de expedientes externos del tipo NO TUPA se deberá seleccionar la
opción “Ver Sección Procedimiento”
21
A partir de ello se habilitará la sección de procedimiento a seleccionar. La sección de Tipo
de Procedimiento permitirá elegir de la misma manera que se realiza en el Tipo de
expediente TUPA.
Nota: La sección de no ser requerida podrá ser ocultada utilizando el botón de “Ocultar sección proc.”.
La sección de selección solo deberá mostrar registros de tipos NO TUPA para selección:
Una vez seleccionados se deberá mostrar la información en la sección de “Tipo de

Procedimiento”.
 Completar los campos de la sección Datos del Remitente:
Movimientos:
desde su creación hasta su finalización.
Automáticamente crea un registro con los datos del usuario que creará la Hoja de Ruta,
los datos que se generan son: unidad de destino, responsable, derivación, fecha estado,
instrucción, adjuntos, días y observaciones.
22

Unidad de destino Nombre de la Unidad Orgánica a donde pertenece el usuario
que crea la Hoja de Ruta.
Fecha de estado Muestra la fecha de cambio de estado de la Hoja de Ruta.
Estado Situaciones de un documento por los que tiene que pasar
para ser atendido.
Instrucción Muestra la instrucción del documento: Su Atención, Verificar,
Revisar, Conocimiento y Fines, Preparar Respuesta, Archivar,
entre otros.
Adjuntos Son los anexos que forman parte de un expediente. Tener en
cuenta que el sistema solo se permite hasta 6 archivos .doc
.docx .pdf .xls .xlsx y el tamaño mínimo de cada archivo es
mayor a 0kb y máximo del archivo es de 10MB.
Días Es el total de días que tiene un documento desde que fue
derivado a un usuario.
Permite seleccionar el o los destinatarios. Si
conoce el código de la Unidad Orgánica debe
ingresarlo en la caja de texto y luego
presionar . De lo contrario dar clic en el
botón y seleccione las unidades
orgánicas.


Permite agregar o cambiar de instrucción, se
pueden seleccionar una o varias. Para agregar
instrucciones debe dar clic en y seleccionar
las instrucciones de su preferencia.
Instrucción Por defecto aparece “Acción Necesaria”. Si
agrega más instrucciones se visualizaran en
este espacio.
Permite diferenciar entre el documento original y
las copias, se sabe que es copia cuando tiene
23
este icono: . Por defecto siempre la 1era unidad
tendrá el icono:
seleccionada.
Luego de haber completado la información requerida debe dar clic en el botón y

luego en los cuales se ubican en la parte superior e inferior del
documento. Si solo da clic en el documento puede estar siendo ingresado pero
aún no está listo para su derivación. Por eso es necesario dar clic en ,
luego de aplicar esta opción el documento pasa a la condición de Documentación Completa
y el documento se encontrará listo para la derivación correspondiente.
5.1.3. Documento Interno
Documento generado por un órgano del MTC para iniciar y/o continuar algún trámite.
Se identifican debido a que tienen la letra “I” delante del número único de la Hoja de Ruta.
Para crear una Hoja de Ruta debe ingresar a: Nuevo / Documento Interno, tal como se
muestra en la siguiente imagen.
Un Documento Interno tiene la siguiente estructura:
24
Pasos para crear un Documento Interno:
Datos Generales


predeterminado
Asunto Espacio para indicar el tema o materia del documento.
(Obligatorio)
Movimientos:
desde su creación hasta su finalización. Automáticamente crea un registro con los datos
del usuario que creará la Hoja de Ruta, los datos que se generan son: unidad de destino,
responsable, derivación, fecha estado, instrucción, adjuntos, días y observaciones.
25
Unidad de destino Nombre de la Unidad Orgánica a donde pertenece el

usuario que crea la Hoja de Ruta.
Fecha de estado Muestra la fecha de cambio de estado de la Hoja de

Ruta.
Estado Situaciones de un documento por los que tiene que

pasar para ser atendido.
Instrucción Muestra la instrucción del documento: Su Atención,

Verificar, Revisar, Conocimiento y Fines, Preparar
Respuesta, Archivar, entre otros.
Adjuntos Son los anexos que forman parte de un expediente.

Tener en cuenta que el sistema solo se permite
archivos .doc .docx .pdf .xls .xlsx y el tamaño mínimo
del archivo es mayor a 0kb y máximo del archivo es
de 10MB
Días Es el total de días que tiene un documento desde que

fue derivado a un usuario.
Permite seleccionar el o los destinatarios. Si
conoce el código de la Unidad Orgánica debe
ingresarlo en la caja de texto y luego
presionar . De lo contrario dar clic en el
botón y seleccione las unidades
orgánicas.

26

Permite agregar o cambiar de instrucción, se
pueden seleccionar una o varias. Para agregar
instrucciones debe dar clic en y seleccionar
las instrucciones de su preferencia.
Instrucción Por defecto aparece “Acción Necesaria”. Si
agrega más instrucciones se visualizaran en
este espacio.
Permite diferenciar entre el documento original y
las copias, se sabe que es copia cuando tiene
este icono: . Por defecto siempre la 1era unidad
tendrá el icono:
seleccionada.
Después de haber completado debe dar clic en y el documento pasará al Estado

Documentación Completa:
5.2. Bandeja de Documentos
La bandeja de documentos es el lugar donde se almacenan los expedientes recibidos de uno o

más destinatarios. En general, la bandeja de documentos es la ubicación por defecto donde se
reciben y guardan expedientes.
La bandeja de documentos está conformada por:
 Documentos Emitidos.
 Documentos Recibidos.
 Mensajería
27
5.2.1. Documentos Emitidos
Esta carpeta almacena los documentos creados por el usuario en la subcarpeta Enviados.
5.2.1.1. Enviados
El ingreso a la carpeta Enviados es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos/ Documentos

Emitidos / Enviados, tal como se muestra en la siguiente ventana:
5.2.2. Documentos Recibidos
Se almacenan los documentos recibidos por el usuario, están organizados en diferentes carpetas
de acuerdo al flujo de los mismos:
 Todos los pendientes

 Por recibir
 Por Atender
 Derivados
 Suspendidos
 Atendidos o finalizados
28
5.2.2.1. Todos los pendientes
Esta subcarpeta almacena todos los documentos que ingresados a la bandeja y que son
derivados del Usuario. El ingreso a la carpeta “Todos los pendientes” es siguiendo la ruta:
Bandeja de Documentos/ Documentos Recibidos / Todos los pendientes, como se muestra en la
siguiente ventana:
5.2.2.2. Por recibir
La carpeta “Por Recibir” contiene todos los Documentos que han sido ingresados en la bandeja
del Usuario y que están en espera para ser recepcionados. Seleccionando dicha opción se
mostrará la lista de los documentos que contiene la carpeta.
29
Para recibir los documentos que han sido derivados a un Usuario, se realizarán los siguientes
pasos:
Dar clic en el número de la Hoja de Ruta.

El sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta y automáticamente pasará a la carpeta “Por
atender”
Dar clic en el botón SALIR, el documento pasará a la carpeta “Por Atender” hasta recibir la
instrucción correspondiente.
5.2.2.3. Por Atender
La carpeta “Por Atender” contiene los documentos que han sido recepcionados por el Usuario y
30
que están pendientes de atención. El ingreso a la carpeta “Por Atender” es siguiendo la ruta:
Bandeja de Documentos / Documentos Recibidos/ Por Atender, como se muestra en la siguiente
ventana:
5.2.2.4. Derivados
Esta carpeta contiene todos los documentos que un Usuario ha derivado a una Unidad Orgánica
o asignado a un responsable dentro de su propia unidad, estos pueden estar en Proceso,
Atendidos o Finalizados.
En la parte superior de la ventana se puede apreciar un espacio de búsqueda, esta opción

permite ubicar documentos que fueron derivados en una fecha específica.
El ingreso a la carpeta “Derivados” es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos/Documentos

recibidos/ Derivados, como se muestra en la siguiente ventana:
5.2.2.5. Suspendidos
Esta opción muestra todos los documentos que fueron suspendidos, el ingreso a la carpeta
SUSPENDIDOS debe ingresar a: Bandeja de Documentos / Documentos
Recibidos/Suspendidos, como se muestra a continuación
31
5.2.2.5. Atendidos o Finalizados
Esta opción muestra todos los documentos que fueron atendidos o pasaron a ser finalizados, el
ingreso a la carpeta “Atendidos o finalizados” es siguiendo la ruta: Bandeja de Documentos/
Documentos Recibidos/ Atendidos o finalizados, como se muestra en la siguiente ventana:
5.3. Acciones sobre la Hoja de Ruta
5.3.1. Adjuntar Archivo
Podrá visualizar la sección de Archivos Adjuntos, luego de grabar la hoja de ruta. Si desea
adjuntar un archivo debe seguir los siguientes pasos:
Debe ubicarse en la sección Archivos Adjuntos. Hacer clic en el botón Seleccionar para elegir el
archivo que desea adjuntar.
Se pueden adjuntar hasta 6 archivos de tamaño mínimo mayor a 0kb y máximo de 10MB; tener
en cuenta que el sistema solo se permite archivos .doc .docx .pdf .xls .xlsx.
Cuando seleccione el archivo que se va adjuntar, el sistema activará y mostrará los botones
Transferir y Cancelar.
Permite enviar el documento digital a una base de datos donde quedará

almacenado.
Anula la carga del archivo que seleccionó.

Al dar clic en el botón “Transferir” el sistema mostrará el documento digital en la ventana de
“Información de los documentos descargados”, como se muestra en la siguiente imagen:
32
5.3.2. Modificar Observación
El permiso permite modificar la observación aún después de derivar el documento, mientras los
destinatarios no hayan recibido o abierto la hoja de ruta:
5.3.3. Añadir Comentario
Si desea añadir un comentario debe dar clic en “Añadir comentario” en la parte superior de la
Hoja de Ruta, como se muestra en la siguiente imagen:
El sistema mostrará la siguiente ventana, el usuario debe seleccionar el tipo: Análisis,

Comentario, Resolución y Otros, Luego ingresar el comentario y dar clic en GUARDAR.
33
5.3.4. Generación de Documento de Respuesta
Si desea generar un documento de respuesta desde su HR Interna con “Documento Original”,
debe dar clic en que se encuentra en la parte superior de la Hoja de
Ruta, como se muestra en la siguiente imagen:
El sistema mostrará la siguiente ventana, donde el usuario debe seleccionar el Tipo de

Documento a registrar, indicando además: Fecha del documento, Asunto, Número de folios de
carácter obligatorio y los campos de Anexos, Referencia, Observaciones y Creado por, todos
ellos de carácter opcional. Después de completar los datos debe seleccionar el botón “Grabar”.
Cuando seleccione el botón “Grabar”, el sistema asignará el número de correlativo al documento,

además activará y mostrará el botón “Destinatarios” que le permitirá agregar el usuario destino a
quien derivará el documento.
Debe ubicarse en el botón “Destinatarios” para elegir el usuario y/o los usuarios destino, así como
poder transferir los adjuntos que requiera el correlativo, como cada vez que procede a efectuar
una derivación, seleccionando el botón “Aceptar”. Tal como se muestra en la siguiente imagen:
34
Al dar clic en el botón “Aceptar” el sistema regresará a la Hoja de Ruta en proceso, con los datos
del correlativo que acabamos de crear, así como los movimientos correspondientes a la
derivación realizada, tal como se muestra en la siguiente imagen:
5.3.5. Impresión de Cargo

Si desea Imprimir el cargo desde la Hoja de Ruta en proceso, debe dar clic en
que se encuentra en la parte superior del documento, el cual se descargará como archivo .pdf y
se mostrará como la siguiente imagen:
35
5.3.6. Impresión de Instrucción
Si desea Imprimir la Instrucción debe dar clic en que se encuentra en la

parte superior del documento:
5.3.6.1. Reinserción a la Bandeja de Control de Impresión de Cargo
En caso de haber incluido por error algún documento dentro del cargo a imprimir, debemos
devolver dicho documento a la bandeja de control de cargo.
Ubicamos la hoja de Ruta de dicho documento que se incluyó por error y seleccionamos el icono
para reinsertar en la bandeja de control de impresión de cargo.
36
5.3.7. Reiterar una Hoja de Ruta
Debemos ubicarnos en la carpeta de derivados, seleccionar una Hoja de Ruta, Dar clic en Otras
opciones / Reiterativo.
Seleccionar el usuario a quien se enviará el reiterativo, finalmente dar clic en el botón Reiterar
derivación.
5.3.8. Control de Impresión de Cargo
Es una bandeja que se encuentra en la sección de los Documentos Emitidos, les corresponde
usar a los usuarios con perfil Mesa de Partes, esta bandeja contiene documentos que mesa de
partes ha derivado a las áreas, desde la cual se puede imprimir un cargo de dichos documentos
para que las áreas lo firmen al recibirlos físicamente.
Se muestra todos los documentos que han sido derivados, pero que aún no se les ha generado
el cargo respectivo.
Para generar el reporte se debe especificar la unidad orgánica de la que se desea ver los
documentos derivados. Es posible también definir el periodo de tiempo en el cual se realizó la
derivación correspondiente Fecha de inicio y Fecha de fin, finalmente se presiona .
Se pueden aplicar otros criterios de búsqueda:
37
Para la Impresión del cargo se deben seleccionar los documentos.
Si desea generar un reporte debe dar clic en
38
Todos los documentos incluidos desaparecen de la bandeja de Control de Impresión de Cargos
5.3.9. Historial de Impresión
Permite visualizar la siguiente información de las impresiones:

Hoja de Ruta, Fecha de creación, número de documento, remitente, derivado a, fecha de
derivación, observación del que deriva, quien deriva y quien imprime. Debe seleccionar la unidad
orgánica o ingresar el código, seleccionar el rango de fechas y dar clic en .
39
5.3.10. Control de Correlativos del área
Permite llevar un control de la secuencia de los documentos generados.
Visualización de Número por Tipo de Documento

Al ingresar al módulo de Control de numeración, el Sistema le mostrará el listado de los tipos de
documento que han sido numerados por el área, cada tipo con el correspondiente último
número generado, como se visualiza en la siguiente imagen:
En la columna Acciones se muestran los siguiente íconos:
Se usa para editar la información registrada.
Se usa para anular el documento.
Al hacer clic en el ícono Anular, el sistema mostrará un mensaje de confirmación, además

deberá ingresar un comentario, como se muestra en la siguiente imagen:
Para crear un nuevo número, seleccione el tipo de documento.
40
Luego dar clic en NUEVO.

El sistema mostrará la siguiente ventana donde debe ingresar lo siguiente:
Tipo de documento, Fecha de documento, Buscar asunto pre determinado, Asunto, Para
(Seleccionar institución o unidad orgánica), Atención (Mostrará el responsable del área en el caso
de haber seleccionado unidad orgánica), Referencia, Observaciones, Creado por, Número de
Hoja de Ruta y Año, también puede adjuntar un archivo.
En el caso de Hoja de Ruta, sirve para referenciar el correlativo a una Hoja de Ruta. De marcar
la casilla “Agregar el asunto del documento a la línea de flujo de la hoja de ruta referenciada.”, el
sistema mostrará el número de correlativo en la línea de movimiento de la HR.
41
Al hacer clic en Documento Interno, el número de documento y el asunto del correlativo se replican
en el documento interno.
En la siguiente imagen se muestra el Documento Interno.
5.3.11. Paso 10
Esta opción permite ingresar un documento externo a partir de un expediente TUPA que se
encuentre en estado En Proceso y/o en estado Suspendido, que requiera adicionar una
respuesta o una documentación pendiente por parte del administrado.
Para generarlo, se deberá ingresar al expediente TUPA y desde el expediente en curso pulsar el
botón “PASO 10” que se encuentra en la barra de opciones de la Hoja de Ruta.
Luego de dar clic en el botón “PASO 10”, el sistema mostrará la plantilla del registro del
expediente externo, pero esta vez con los datos de antecedente del expediente TUPA en curso,
al cual se le deberán añadir los datos para completar el registro, tales como: Tipo de Documento,
Número de documento, Número de folios, Asunto y clasificación si la tuviera.
Los datos del remitente serán referenciados desde el expediente TUPA, y tendrán la opción de
poder ser editables. Tal como se muestra en la siguiente imagen:
42
Al culminar de completar los datos de registro, se deberá proceder a guardar el expediente,

dándole clic al botón , para lo cual, el sistema le otorgará un nuevo número de trámite,
cuyo número de expediente será igual al del expediente TUPA de la raíz, diferenciándolo porque
tendrá agregado una letra al final del número del expediente.
Después de guardar el expediente, la Hoja de Ruta se visualizará en estado “Nuevo”. Para

proceder a completar su registro con éxito, se deberá ejecutar la opción . Con lo
cual, el expediente ya quedará disponible para su posterior derivación.
5.4. Acciones para Gestionar un Documento:
5.4.1. Atender
La opción de “Atendido” se utiliza en caso de derivaciones múltiples, ésta opción permite a los
usuarios dar por atendido un documento sin afectar la línea de flujo de la Hoja de Ruta con
derivación múltiple. Con esta finalización particular el documento se mantiene en proceso para
los demás usuarios hasta dar la atención correspondiente. Se tendrán en cuenta los siguientes
pasos:
a. Dar clic en la Hoja de Ruta por atender.
El sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta, con una barra de opciones que se muestra
en la parte superior del documento.
43
b. Dar clic en el botón
Debe dar clic en Atendido:
El sistema mostrará la ventana “Atendido”, para ingresar los datos correspondientes.

c. Ingresar la observación.
d. Finalmente dar clic en el botón para guardar los cambios.
Nota: La instrucción que permite la atención es “Conocimiento”.
5.4.2. Derivar
Para derivar una Hoja de Ruta a una Unidad Orgánica se deben seguir los siguientes pasos:
a. En la sección Lista de destinatarios dar clic sobre el botón
44
El sistema presenta la ventana “Seleccione la Unidad Orgánica”, para su selección

correspondiente.
b. Seleccionar la Unidad Orgánica.
c. Dar clic en el botón
En seguida el sistema agrega el registro seleccionado en la ventana Lista de destinatarios.
d. Ingresar la instrucción de atención dando clic sobre el icono .
Seleccione las instrucciones para el movimiento, el cual permite elegir más de una instrucción
de acuerdo a la necesidad del usuario.
e. Seleccionar la instrucción para la U.O.

f. Ddar clic en el botón
45
g. Finalmente la Hoja de Ruta está lista para ser derivada y para ello deberá dar clic en el
botón
5.4.3. Asignar
Si la Hoja de Ruta será asignada a uno o más Responsables de la misma Unidad Orgánica del
Usuario que asigna deberá seguir los siguientes pasos:
a. Dar clic sobre el botón , el sistema mostrará una lista de responsables.
b. Se podrá seleccionar uno o más responsables:
c. Dar clic en el botón
46
Se agregará el registro con los Responsables seleccionados.
d. Ingresar instrucción de atención dando clic sobre el icono
El sistema muestra la ventana “Seleccione las Instrucciones para el movimiento”, el cual

permite elegir más de una Instrucción.
e. Seleccionar la instrucción para el especialista.

f. Dar clic en el botón
g. Finalmente la Hoja de Ruta está lista para ser derivada y para ello deberá dar clic en el
botón
5.4.4. Adjuntar archivos al Derivar y/o Asignar
En ambos casos, para adjuntar un archivo deberá seguir los siguientes pasos:
a. Dar clic sobre el botón
47
Se mostrará una ventana “Elegir archivos para cargar” donde deberá buscar y elegir el archivo
digital. Tener en cuenta que el sistema solo se permite hasta 6 archivos .doc .docx .pdf .xls
.xlsx y el tamaño mínimo es mayor a 0kb y máximo de 10MB
Nota: El Sistema permite cargar hasta 10 documentos digitales de 6 megabytes cada uno.
Transferir y Cancelar
Permite enviar el documento digital a una base de datos donde

quedará almacenado.
Anula la carga del archivo que se seleccionó.
Al Dar clic en el botón el sistema mostrará el documento digital en la ventana de

c. Finalmente la Hoja de Ruta está lista para ser derivada y para ello deberá dar clic en el
botón
48
5.4.5. Suspensión
Esta opción se utiliza para suspender temporalmente el trámite de un documento durante un

plazo determinado por no contar con la documentación completa. Teniendo en cuenta los
siguientes pasos:
a. Dar clic en la Hoja de Ruta por atender:
El sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta, con una barra de opciones que se muestra en
la parte superior del Documento.
El sistema mostrará la ventana “Suspender Hoja de Ruta”, para ingresar los datos
correspondientes.
c. Seleccionar el documento de suspensión.
d. Ingresar los campos (Número, máximo número de días en retornar respuesta y observación).
49
e. Finalmente dar clic en el botón “Suspender hoja de ruta” para guardar los cambios.
5.5.5.1. Levantar Suspensión
Para levantar la suspensión dar clic en el botón , que se visualiza en la parte

superior del documento, seguidamente el sistema mostrará una ventana “Levantar suspensión
de Hoja de Ruta”. A la pregunta “¿Está usted seguro que desea levantar la suspensión de la Hoja
de Ruta?” dar clic al botón . De lo contrario dar clic en el botón .
50
5.4.6. Finalizar:
Para finalizar un documento deberá seguir los siguientes pasos:
a. Dar clic en la Hoja de Ruta, por atender.
El sistema mostrará el documento que desea finalizar, para ello dar clic en el botón , el
cual se encuentra en la parte superior del documento.
Indicar el tipo de finalización e Ingresar los datos requeridos: Documento de finalización, Número,
Fecha, Documento que resuelve, Número, Razones del retardo y/o comentario de finalización,
Número de folios con el que se archiva, Lugar donde será archivado el expediente, seleccione
el/los documentos de respuesta. Finalmente dar clic en el botón y el documento
cambiará automáticamente su estado como Finalizado.
Nota: No podrá finalizar un documento si no se han completado los campos obligatorios de “Datos de
finalización”.
Nota: La finalización sólo procede si el usuario tiene asignado el documento en original, en caso de hojas
51
de ruta múltiples, todos los responsables en copia deben atender el documento primero, para que el último
usuario finalice.
Nota: La instrucción es Conocimiento.
5.5. Acciones en Bloque
5.5.1. Derivar en bloque
Esta opción permite derivar varios documentos de forma simultánea.

Desde la Bandeja “Todos los Pendientes”, “Por Recibir”, “Por Atender”.
Seleccionar Unidad Orgánica o asignar, adjuntar un archivo de ser el caso y finalmente clic en el
botón .
5.5.2. Atender en bloque:
Esta opción permite atender uno o varios documentos de forma simultánea.

Ingresar una observación para la atención y dar clic en el botón
52
5.5.3. Finalizar en bloque:
Esta opción permite finalizar uno o varios documentos de forma simultánea.

El sistema mostrará una ventana, en la cual debe seleccionar el Tipo de finalización, Documentos
de finalización y su respectivo número y fecha, Documento que resuelve y su respectivo número,
Razones del retardo y/o comentario de finalización, Número de folios con el que se archiva, Lugar
donde será archivado el expediente, finalmente dar clic en el botón .
5.5.4. Recepcionado en bloque
Esta opción permite recepcionar varios documentos de forma simultánea.

Desde la Bandeja “Todos los Pendientes”, “Por Recibir”
53
5.5.5. Devolver seleccionados
Esta opción permite devolver una o varias Hojas de Ruta.

Desde la Bandeja “Todos los Pendientes”, “Por Recibir”
El sistema muestra la siguiente ventana, en la cual deberá ingresar la observación para la

devolución y dar clic en el botón .
Nota: El documento solo podrá ser devuelto si no ha sido recepcionado y después de 1 día de haber sido
asignado.
5.6. Otras Opciones:
Esta opción permitirá al usuario: Asignar referencia, Acumular, Modificar asunto y Asignar o
cambiar clasificación, Nueva Clasificación, Imprimir Hoja de Ruta, Cambiar ubicación física de
una Hoja de Ruta que se ha registrado, para ello realizará los siguientes pasos:
54
El sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta, con una barra de opciones que se muestran
Dar clic en el botón Otras opciones:
El sistema presentará las siguientes opciones:

 Anexar
 Asignar referencia
 Acumular
 Modificar Asunto
 Asignar o cambiar clasificación
 Nueva clasificación
 Imprimir Hoja de Ruta
 Cambiar ubicación física
5.6.1. Anexar
Para anexar un documento a una Hoja de Ruta, se sigue la siguiente ruta: Otras
opciones/Anexar, tal como se muestra a continuación:
55
a. Dar clic en el botón en Unidad Orgánica
b. Seleccionar la instrucción para la U.O. y dar clic en el botó ACEPTAR.
c. Luego deberá adjuntar el documento a anexar.

d. Dar clic en el botón aceptar.
56
Se muestra la ventana ELEGIR ARCHIVOS PARA CARGAR donde deberá buscar y elegir el
archivo digital.
e. Dar clic sobre el botón
Nota: El sistema permite cargar hasta 6 documentos digitales de máximo 10 megabytes cada uno.
“Transferir” y “Caneclar”.
Permite enviar el documento digital a una base de datos donde

quedará almacenado.
Anula la carga del archivo que se seleccionó.
Al Dar clic en el botón el sistema mostrará el documento digital en la ventana de

f. Finalmente dar clic en
57
5.6.2. Acumular
Esta opción permite acumular la Hoja de Ruta que es parte del mismo trámite y que ha sido
ingresada en momentos diferentes, para el cual se tendrá en cuenta los siguientes pasos:
a. Dar clic en la Hoja de Ruta.
El sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta, con una barra de opciones que se muestran
b. Dar clic en Otras opciones y luego seleccionar la opción Acumular.
Nota: Para la des acumulación el usuario deberá de enviar un correo electrónico al administrador del sistema,
indicando la Hoja de Ruta y el sustento, para realizar la des acumulación.
58
El sistema mostrará la ventana “Hoja de Ruta a donde se desea acumular la presente Hoja de
Ruta”, donde se ingresará los datos correspondientes.
c. Ingresar la Hoja de Ruta y el año, a donde acumular.

d. Finalmente dar clic en el botón “Aceptar” para guardar los cambios.
5.6.3. Modificar Asunto
Para modificar el asunto de un documento, tiene que seguir la siguiente ruta: Otras opciones/
Modificar asunto, tal como se muestra a continuación.
a. Dar clic en la Hoja de Ruta.
El sistema mostrará el detalle de la Hoja de Ruta, con una barra de opciones que se muestra en
la parte superior del documento.
b. Dar clic en el botón Otras opciones y seleccionar la opción Modificar Asunto.
59
El sistema mostrará la ventana “Modificar asunto”, para modificar el asunto en la Hoja de Ruta.
c. Dar clic en el botón “Aceptar” para guardar los cambios.
5.6.4. Asignar o cambiar clasificaciones
Esta opción permite asignar o cambiar la clasificación de un documento, se debe seguir la

siguiente ruta: Otras opciones / Asignar o cambiar clasificaciones, tal como se muestra a
continuación:
En seguida se muestra la ventana “seleccione la clasificación asignada” tal como se muestra a

continuación:
60
61

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Sistema Trámite Documentario

Usuario de mayor jerarquía que tiene la responsabilidad de la Unidad Orgánica. Es

El rol profesional permite acceder a privilegios mínimos en el sistema, como, atender,

Para acceder al sistema deberá ingresar al navegador de internet Chrome y en el

Al ingresar a la aplicación la primera página que observa es la validación de acceso, en la

a. Dar clic en Colores.

El sistema desplegará una lista para seleccionar el color que prefiere.

3.2. Preferencia de vista

a. En el bloque de PREFERENCIA EN VISTA DE ENVIADOS se muestra una lista de campos,

b. En el bloque de PREFERENCIA EN VISTA RECIBIDOS se muestra una lista de campos,

e. En el bloque de PREFERENCIA REFRESCAR BANDEJAS DE PENDIENTES AL SALIR

f. En el bloque de PREFERENCIA NÚMERO DE REGISTROS EN LISTAS debe seleccionar

g. En el bloque de PREFERENCIA BUSQUEDA muestra una lista de campos, usted debe

i. En el bloque de BOTON EXPORTAR debe seleccionar para activar esta opción.

j. En el bloque de INSTRUCCIONES POR DEFECTO PARA DERIVAR muestra una lista de

3.3. Aviso por correo electrónico

Para cambiar la contraseña se realizarán los siguientes pasos:

Sistema de Trámite Documentario está compuesto por un conjunto de opciones tal

ENTORNO GENERAL DEL STD

Barra de Barra de Acción

4.1. Menú Principal (Vertical / Horizontal)

El Menú ubicado en la parte superior en posición horizontal e izquierda en posición vertical

Ayuda Permite mostrar la directiva, el manual de usuario y apoyo

Indica que el Documento es Urgente.

Indica que el Documento es Confidencial.

Indica que el Documento está pendiente de recibir.

Indica que el Documento fue revisado.

Indica que el Documento fue derivado.

Indica que el Documento fue atendido.

Indica que el Documento contiene un archivo digital adjunto.

Indica que existe Hoja de Ruta agrupada.

Indica que existe Hoja de Ruta con documento electrónico

4.3. Barra de Acciones del Formulario

4.4. Barra de Herramientas

La barra de Herramientas contiene los botones de procesos y reportes específicos se podrán

Permite elimina el registro ingresado.

Actualiza o refresca datos. La lupa muestra una

Calendario para el registro de fechas.

Acepta una alternativa seleccionada.

Indica que se trata de una copia.

Permite derivar la Hoja de Ruta a un destinatario.

Permite cambiar la ubicación física del documento.

4.5. Buscar Hoja de Ruta

Permite realizar una búsqueda por el número de la hoja de ruta.

BÚSQUEDA DE HOJA DE RUTA

En seguida el sistema muestra en la parte inferior de la ventana la búsqueda realizada.

4.6. Búsqueda avanzada

La opción permite realizar una búsqueda avanzada de acuerdo a los siguientes:

Ésta opción está conformada por los siguientes campos:

Todas las clases: Seleccionar clase de documento.

4.7. Crear etiquetas de seguimiento

Seleccionar la etiqueta de su preferencia:

Luego de haber seleccionado una categoría de seguimiento:

4.8. Pre Visualizar una Hoja de Ruta sin que se recepcione

En seguida el sistema mostrará una ventana de pre visualización.

5. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA

5.1.1. Documento T.U.P.A

Pasos para crear un Nuevo Documento TUPA:

 Completar los campos de la sección Tipo de Procedimiento:

Estas secciones contienen los siguientes campos:

Procedimiento Permite seleccionar el procedimiento al cual

Tipo de evaluación Indica el tipo de evaluación