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REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS


@CCED-E
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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Contenido
1. INTRODUCCIN .................................................................................................. 5
1.1 Introduccin ........................................................................................................ 7
1.2 Requisitos (Hardware / Software). ....................................................................... 8
1.3 Conceptos Bsicos. ............................................................................................ 9
2. INICIO DE LA APLICACIN ................................................................................... 10
2.1 Acceso a la Aplicacin ...................................................................................... 13
2.2 La Interfaz Principal .......................................................................................... 16
3. CONFIGURACIN DE LA APLICACIN ................................................................ 18
3.1 Estructura Orgnica .......................................................................................... 20
Creacin de Unidades Orgnicas........................................................................ 23
Asignacin de Usuarios y Roles a un Puesto/Cargo ........................................... 25
3.2 Oficinas de Registro. ......................................................................................... 29
3.3 Tipos de Transporte. ......................................................................................... 35
3.4 Tipos de Soporte ............................................................................................... 37
3.5 Tipos de Relacin entre Terceros y Expedientes .............................................. 39
3.6 Actuaciones ...................................................................................................... 41
3.7 Legislacin ........................................................................................................ 44
3.7.1 Pestaa Leyes ........................................................................................... 45
3.7.2 Buscar una Ley .......................................................................................... 47
3.7.3 Asociar Textos Legales a una Ley. ............................................................. 47
3.8 Tipos de Documentos a Aportar ........................................................................ 52
3.9 Asuntos y Modalidades ..................................................................................... 55
3.9.1 Dar de Alta un Asunto. ............................................................................... 57
3.9.2 Dar de Alta una Modalidad ......................................................................... 62
3.9.3 Asociar Documentos a Imprimir a Asuntos y Modalidades. ........................ 65
3.9.4 Asoc. Docs. a Aportar por el Interesado a Asuntos y Modalidades. ............ 69
3.9.5 Asociar Legislacin Aplicable a Asuntos y Modalidades. ............................ 72
3.9.6 Asociar a Registro electrnico .................................................................... 74
3.9.7 Configuracin del Catlogo de Asuntos y Modalidades .............................. 78
3.9.8 Listados de Asuntos y Modalidades ........................................................... 81
3.10 Parmetros de Implantacin ........................................................................... 85
3.10.1 Configuracin por Defecto ........................................................................ 86
3.10.2 Interesados / Terceros.............................................................................. 87
3.10.3 Sellado ..................................................................................................... 88
3.10.4 Parmetros Generales ............................................................................. 89
3.10.5 Otros Parmetros ..................................................................................... 94
3.11 Usuarios y Permisos ..................................................................................... 100
Autorizar a un Usuario el acceso a una Oficina ................................................. 101
Quitar la autorizacin de acceso de un usuario a una oficina. ........................... 102
Filtrar por elemento seleccionado ..................................................................... 102
3.12 Entidades Registrales Externas .................................................................... 103
Creacin de Entidades Registrales Externas .................................................... 103
Instituciones ...................................................................................................... 105
Unidades Orgnicas.......................................................................................... 106
4. GESTION DIARIA ................................................................................................. 109
4.1 Registrar Entradas .......................................................................................... 111

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Cabecera .......................................................................................................... 112


Pestaa Interesados / Asuntos.......................................................................... 114
Destino: Otra Administracin: ............................................................................ 120
Pestaa Documentos / Transporte .................................................................... 121
Justificante de Entradas .................................................................................... 127
4.2 Registrar Salidas ............................................................................................. 128
Cabecera .......................................................................................................... 129
Pestaa Interesados / Asuntos.......................................................................... 131
Pestaa Destinos .............................................................................................. 137
Pestaa Documentos / Transporte .................................................................... 138
Justificante de Salidas ...................................................................................... 142
4.3 Adjuntar Documentacin Escaneada .............................................................. 144
Integracin de Accede con FirmaDoc................................................................ 144
Adjuntar Documentos a las anotaciones ........................................................... 146
Adjuntar Documentos a las anotaciones: Escaneo directo ................................ 152
Consulta de Documentos asociados a las Anotaciones .................................... 153
4.4 Modificar Anotaciones ..................................................................................... 157
4.5 Anulacin de Anotaciones ............................................................................... 163
4.6 Desanular Anotaciones ................................................................................... 167
4.7 Relacionar Anotaciones .................................................................................. 171
4.8 Bsqueda - Consulta de Interesados y Terceros ............................................. 177
Bsqueda de Interesados ................................................................................. 178
Bsqueda de Terceros ...................................................................................... 180
4.9 Acceso y Uso del Catalogo de Asuntos y Modalidades ................................... 183
Uso del Campo Palabras de Bsqueda ........................................................... 186
4.10 Reserva de Nmeros. ................................................................................... 189
Grabar una Anotacin Reservada ..................................................................... 194
4.11 Ventanilla nica ............................................................................................ 198
4.12 Edictos .......................................................................................................... 206
4.13 Notificacin por Subsanacin. ....................................................................... 214
5. CONSULTAS E INFORMES ................................................................................. 220
5.1 Consulta de Anotaciones. ............................................................................... 222
Pestaa Criterios de Seleccin ......................................................................... 223
Pestaa Relacin de Anotaciones..................................................................... 225
5.2 Impresin ........................................................................................................ 231
Listados de detalle agrupado por: ..................................................................... 231
Listados de Redistribucin ................................................................................ 233
Resmenes Numricos ..................................................................................... 234
6. LIBROS OFICIALES DE REGISTRO .................................................................... 237
6.1 Libro General de Entradas. ............................................................................. 239
6.2 Libro General de Salidas. ................................................................................ 244
6.3 Libro de Entradas por Oficina .......................................................................... 245
6.4 Libro de Salidas por Oficina ............................................................................ 246
6.5 Libro de Entradas por Unidad Orgnica .......................................................... 247
6.6 Libro de Salidas por Unidad Orgnica ............................................................. 248
7. Buzn de Redistribucin ....................................................................................... 249
7.1 Diferencias entre registro normal y registro redistribuido ........................................ 251
7.2 Registradores y tramitadores. ............................................................................... 252
7.3 Estados de una anotacin .................................................................................... 254
7.4 Activar mdulo de Redistribucin ........................................................................ 255

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7.4.1 Asignar usuarios y roles a las unidades orgnicas ................................................ 256


7.4.2 Redistribucin a los Puestos/Cargos ............................................................ 259
7.4.3 Funcionamiento del Buzn de Redistribucin ..................................................... 262
7.4.4. Gestin de Anotaciones Rechazadas.......................................................... 273
7.5. Gestin de Minutas ........................................................................................ 275
7.5.1. Activacin del Mdulo ................................................................................. 276
7.5.2. Generacin de Minutas ............................................................................... 277
7.5.3. Minutas en el Tramitador............................................................................. 290
8. EJERCICIOS REGISTRALES .............................................................................. 295
8.1 Apertura de Ejercicios ..................................................................................... 297
Apertura de Ejercicios Manual........................................................................... 297
Apertura de Ejercicios Automtica .................................................................... 298
8.2 Cierre de Ejercicios a una fecha...................................................................... 299
Cierre de un Ejercicio ........................................................................................ 300

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1. INTRODUCCIN

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En este captulo veremos los siguientes apartados:

1.1 Introduccin
1.2 Requisitos (Hardware / Software).
1.3 Conceptos Bsicos.

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1.1 Introduccin
Registro de Entrada / Salida es una herramienta que permite gestionar de forma centralizada
todo el flujo de entrada / salida de documentacin que se realiza en los registros administrativos
de entrada y salida de la Administracin Pblica permitiendo la realizacin de las tareas de estas
oficinas de una manera gil y completa.
Para el desarrollo de esta herramienta se ha tenido en cuenta toda la normativa vigente y
especificaciones relativas a estos procedimientos en la administracin, por ello la aplicacin
recoge los datos indicados en el articulo 38 de la ley 30/92 de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn modificada por la ley
4/99.
La aplicacin Registro de Entrada / Salida permite realizar entre otras las siguientes
operaciones:
Envo de anotaciones a cualquier punto de una estructura orgnica multinivel.
Creacin de mltiples oficinas.
Registro, Modificacin y Anulacin de anotaciones de Entradas y Salidas.
Consultas de Anotaciones por mltiples criterios.
Impresin de listados de anotaciones agrupados por diferentes criterios.
Impresin de resmenes numricos.
Impresin de Libros de Registro.
Reserva de nmeros.
Sellado de Anotaciones.
Adjuntar Documentacin escaneada a las anotaciones.
Apertura y Cierre de ejercicios.
Creacin y Mantenimiento de un Catalogo de Asuntos y Modalidades para recoger toda
la casustica de solicitudes y procesos a tratar en la entidad.
Creacin de entidades registrales externas para Ventanilla nica.
Notificaciones por Subsanacin de las anotaciones.
Mdulo de Redistribucin.
Mdulo de Minutas.
Mantenimiento de tablas bsicas (Tipos de transporte, tipos de soporte, tipos de
documentos a aportar).
Mantenimiento de Textos Legales.

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1.2 Requisitos (Hardware / Software).


La aplicacin al estar desarrollada con tecnologa web cliente/servidor se necesita para su
instalacin una maquina servidora, que ser donde se instale la aplicacin y unos puestos
clientes conectados en red a esta mquina servidora para acceder a la aplicacin.

Requisitos de Hardware
Servidor: Se necesita un equipo con las suficientes caractersticas tcnicas para soportar con
fiabilidad el nmero estimado de accesos concurrentes que va a soportar.

Red: Se necesita conectividad con Internet con ancho de banda suficiente para el nmero de
accesos previstos, adems de ser muy recomendable la presencia de medidas de seguridad
(cortafuegos).
Usuarios: En los equipos de los usuarios no se necesitan requisitos particulares salvo los
suficientes para un navegador web y estar conectado en red a la mquina servidora.

Requisitos de Software
Servidor: En el servidor necesitamos un Sistema Operativo, un Gestor de Bases de Datos y un
Servidor de Aplicaciones Web.
Sistema Operativo: Cualquiera que pueda soportar una mquina virtual de java
(Microsoft 2000/2003/XP, Linux o Unx, Solaris...)
Gestor de Bases de Datos: Oracle 8.1.x +, SQLServer 7.x + o PostgreSQL 8.x +
Servidor de Aplicaciones Web: Apache Tomcat 4.1.x +, BEA Weblogic 8.x + y OAS
10 (Oracle Aplication Server)

Usuarios: Aunque la aplicacin se ha probado en los navegadores mas usados (Internet


Explorer, Nestcape/Mozilla y Opera), obteniendo unos resultados de rendimiento y usabilidad
bastante aceptables recomendamos Internet Explorer 5.5+ que es el nico que ha obtenido unos
resultados 100% satisfactorios.

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1.3 Conceptos Bsicos.


Antes de continuar conviene tener en cuenta el significado de los siguientes conceptos bsicos:

Oficina de Registro General: Tienen consideracin de oficina de registro general aquellas


oficinas que ejercen funciones de recepcin y remisin de solicitudes, escritos y
comunicaciones para una o varias Unidades Orgnicas. Toda entidad registral tendr una nica
Oficina de Registro General, aunque tambin pueda tener Oficinas de Registro Auxiliares que
dependan de esta. Toda Unidad Orgnica tendr asignada una Oficina de Registro.

Oficinas de Registros Auxiliares. Tienen esta consideracin aquellas que, ejerciendo idnticas
funciones y para los mismos rganos administrativos que la oficina de registro general, se
encuentran situadas en dependencias diferentes de aquella. De cada oficina de registro general
podrn depender varias oficinas de registro auxiliares.
Las oficinas de registros auxiliares remitirn copia de la totalidad de los asientos que practiquen
a la correspondiente oficina de registro general, siendo esta ltima la que ejerce las funciones de
constancia y certificacin en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la
recepcin o remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones.

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2. INICIO DE LA APLICACIN

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En este captulo veremos los siguientes apartados:


2.1 Acceso a la Aplicacin.
2.2 La Interfaz Principal.
La aplicacin Registro de Entrada y Salida @ccede forma parte de un conjunto de aplicaciones
desarrolladas para la Administracin Pblica, a este conjunto de aplicaciones se accede desde un
escritorio virtual, denominado escritorio, que realiza la funcin de men principal de este
conjunto de aplicaciones.
Para acceder al escritorio seguiremos los siguientes pasos:

1. Abriremos el navegador que tengamos instalado en nuestro equipo (Internet Explorer,


Netscape, Mozilla,...)
2. En la barra de direccin introducir la direccin http para acceder al escritorio:

3. Introduciendo la direccin aparecer la siguiente ventana:

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Introduciremos el usuario y la contrasea y pulsaremos el botn , accediendo


de esta manera al escritorio:

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2.1 Acceso a la Aplicacin


Cuando accedemos por primera vez a la aplicacin hay que abrir el ejercicio registral sobre el
que vamos a trabajar y definir una Oficina de Registro para poder trabajar sobre ella.
Para realizar estos procesos seguiremos los siguientes pasos:
1. Situados en el escritorio pulsamos sobre el icono para acceder a la aplicacin de
Registro de Entrada y Salida.
2. Lo primero que hay que hacer es abrir un ejercicio registral, por tanto una vez que se ha
pulsado sobre el botn anterior aparecer la siguiente ventana:

3. Pulsamos sobre el botn para abrir el ejercicio (Ver el apartado 7


EJERCICIOS REGISTRALES).

4. Automticamente aparecer la siguiente ventana:

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Para empezar a trabajar con la aplicacin es necesario tener creada como mnimo una
oficina registral.

5. Desde esta ventana vamos a crear una oficina registral, para ello en el campo Cdigo
introducir 1, en el campo Descripcin introducir: REGISTRO GENERAL, marcar el
check del campo Registro General, en el campo Visualizar Contador introducir 1
General, en el campo Efecto de las anotaciones registradas por esta oficina
introducir 1 Todas las anotaciones tienen efecto registral y para finalizar pulsar el
botn .

Observar que directamente accedemos a la interfaz principal de la aplicacin:

Nota: Hay que tener en cuenta que cuando estemos introduciendo datos en cualquier formulario de la
aplicacin para pasar de un campo a otro hay que usar la tecla intro o la tecla tabulador.

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Una vez realizados estos pasos tendremos una configuracin mnima para empezar a
trabajar con la aplicacin, para profundizar mas sobre los Ejercicios Registrales y las
Oficinas de Registro (Ver los apartados 7. EJERCICIOS REGISTRALES y 3.2 Oficinas
de Registro).
La prxima vez que se acceda a la aplicacin entraremos directamente en la interfaz
principal.

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2.2 La Interfaz Principal


La interfaz principal consta de una serie de apartados informativos que veremos a continuacin:

Este es el escudo de la entidad, el cual es parametrizable.

Aqu se visualiza lo siguiente: fecha y hora del sistema y


nombre del usuario con el cual nos hemos conectado a la
aplicacin. Adems picando en el botn usuario se
configurar la impresin por usuarios.

Este campo indica la oficina registral en la que estamos


trabajando. Tiene la funcionalidad de ser un cuadro de
ayuda para seleccionar la oficina registral con la que
queremos trabajar. Aparecern para ser elegidas aquellas
para las que el usuario tenga permisos.

Este campo indica el ejercicio en el que estamos trabajando. Tiene la


funcionalidad de ser un cuadro de ayuda para seleccionar el ejercicio con el que
queremos trabajar. Aparecern para ser elegidos aquellos que se encuentren
abiertos.

Desde esta opcin accederemos a un submen con las siguientes opciones:


Registrar Entrada, Registrar Salida, Reserva de nmeros, Modificar anotaciones,
Cierre a una fecha y Apertura de Ejercicios. (Ver Captulos 4. GESTION DIARIA
y 7. EJERCICIOS REGISTRALES.)
.

Desde esta opcin accederemos a un submen con las siguientes opciones: Consulta de
anotaciones, Impresin y Ventanilla nica, Consulta de respuestas y Edictos, esta
opcin se men se podr usar si en los parmetro tenemos activada la opcin Activar
Edictos. (Ver Captulos 5. CONSULTAS E INFORMES y 4.11. Ventanilla nica,).

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Desde esta opcin podremos imprimir los libros oficiales de entrada y salida,
adems de libros de entrada y salida por oficina, y los libros de entrada y salida
por unidad orgnica. (Ver Captulo 6. LIBROS OFICIALES).

Desde esta opcin accederemos al buzn de redistribucin, mediante el cual se


podr reenviar la anotacin a otro destino, tramitar la anotacin y archivar esta.
Esta opcin de men se podr usar si en los parmetros tenemos activa la opcin
de men Utilizar Modulo de Redistribucin. Adems podremos acceder a la
opcin de men Motivos de Rechazo y Mdulo de Minutas, que tambin habr
que activarlo desde los parmetros. . (Ver Captulo 7. REDISTRIBUCIN)

Desde esta opcin accederemos al mantenimiento de Oficinas de Registro y


Entidades Registrales Externas. (Ver Captulo 3 CONFIGURACION DE LA
APLICACION).

Desde esta opcin accederemos al mantenimiento de las siguientes tablas


auxiliares: Tipos de Trasportes, Tipos de Soportes, Tipos de Documentos a aportar,
Tipos de Relacin (Tercero / Expediente), Actuaciones, Asuntos y Modalidades,
Legislacin y Configuracin de Acceso al Catalogo de Asuntos. (Ver Captulo 3
CONFIGURACION DE LA APLICACION).

Desde esta opcin accederemos a las siguientes opciones de configuracin de la


aplicacin: Parmetros, Usuarios y Permisos, Cambiar perfil, Carga del Catlogo de
Asuntos e Implantacin. (Ver Captulo 3 CONFIGURACION DE LA
APLICACION).

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3. CONFIGURACIN DE LA APLICACIN

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Para un correcto funcionamiento de la aplicacin es necesario realizar una serie de procesos


previos, que iremos viendo en los siguientes apartados:

3.1 Estructura Orgnica


3.2 Oficinas de Registro.
3.3 Tipos de Transporte.
3.4 Tipos de Soporte.
3.5 Tipos de Relacin entre Terceros y Expedientes.
3.6 Actuaciones.
3.7 Legislacin.
3.8 Tipos de Documentos a Aportar.
3.9 Asuntos y Modalidades.
3.10 Parmetros de Implantacin.
3.11 Usuarios y Permisos.
3.12 Entidades Registrales Externas.

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3.1 Estructura Orgnica


En este apartado vamos a explicar como crear la Estructura Orgnica de la Entidad, para ello
vamos a definir los siguientes conceptos.

Estructura Orgnica: Es una estructura de rbol por entidad y se corresponde con la estructura
real y legal que representa a la entidad.

Unidad Orgnica: Seran cada uno de los elementos de la estructura orgnica, cada uno de
estos elementos es de un tipo catalogado (rea, Departamento, puesto/cargo,....) existiendo una
diferencia considerable entre el tipo puesto/cargo y todos los dems.

Puesto/Cargo: Es un puesto de trabajo dentro de la estructura orgnica destinado a ser ocupado


por uno o varios usuarios simultneamente, adems depende siempre de una unidad orgnica de
tipo diferente a puesto/cargo. Existen dos tipos de puesto/cargo:

Registrador: Es un puesto de trabajo, el cual se encargar de elaborar anotaciones del


registro y distribuirlas en primera instancia al destino o destinos que le correspondan,
adems de distribuir aquellas que le hayan sido devueltas.

Tramitador: Se encargar de tramitar las anotaciones, de rechazarlas al origen, de


enviarlas a otro destino o de archivar la anotacin.

En el siguiente organigrama podemos ver un ejemplo de Estructura Orgnica en una entidad:

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La Estructura Orgnica a usar en la aplicacin registro se debe de definir en la aplicacin


Administrador de Aplicaciones, ya que es comn a todas las aplicaciones accede. Para ello
seguiremos los siguientes pasos:

1. Entrar en la aplicacin Administrador de Aplicaciones desde el escritorio:

2. Ir a la siguiente opcin de men Estructura Organizativa > Estructura Orgnica, tal


y como indica la siguiente captura:

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3. Aparecer la siguiente ventana:

4. En esta ventana deberemos de elegir primero la Organizacin y Entidad para la cual


queremos crear la estructura orgnica:

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Creacin de Unidades Orgnicas


Vamos a crear la Unidad Orgnica AREA DE URBANISMO. Para ello nos situaremos en la
Pestaa Unidades Orgnicas y empezaremos a rellenar los siguientes campos:

1. Unidad Orgnica: Indicaremos el cdigo y descripcin de la unidad orgnica que


vamos a crear.
Introducir 1 y AREA DE URBANISMO.

2. Depende de: En este campo se indica de que unidad orgnica depende la unidad
orgnica que estamos dando de alta.
No introducir nada.

3. Orden: En este campo se incluye el orden en que queremos que aparezca la unidad
orgnica que estamos creando con respecto a las de su mismo nivel. Actualmente el
orden se crea automticamente, no hay que indicarla.
Introducir 1.

4. Delega en: En el caso de que se quiera que otra unidad orgnica herede todos los
permisos de la unidad orgnica que estamos creando habr que indicarlo en este campo.
No introducir nada.

5. Tipo de Unidad: Indicar el Tipo de Unidad Orgnica que estamos creando (rea,
Cargo virtual, Departamento, puesto/cargo,...).
Introducir rea.

6. Estado: Indicar la situacin (Alta o Baja) de la Unidad Orgnica.


Introducir Alta.

7. Fecha de Alta: Se indicar la Fecha de Alta de la unidad orgnica.


Introducir la fecha actual.

8. Fecha de Baja: Se indicar la fecha en la que la Unidad Orgnica pasa a situacin de


baja.
No introducir nada.

9. Una vez rellenados todos los datos pulsar en . Observar como la Unidad
Orgnica creada aparece en el espacio de la izquierda:

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De esta manera se irn creando todas las unidades orgnicas que forman la estructura orgnica
de la entidad.

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Asignacin de Usuarios y Roles a un Puesto/Cargo


Tal y como definimos anteriormente, un Puesto de Trabajo es una Unidad Orgnica del tipo
puesto/cargo.

Estas unidades orgnicas estn destinadas a ser ocupadas por uno o mas usuarios con un rol o
roles determinados, de manera que al asociar un usuario a un puesto/cargo le sern asignados
todos los roles asociados al puesto/cargo. Los puestos/cargos son las nicas unidades
orgnicas a las que se le pueden asociar usuarios y roles.

Partiendo de la siguiente estructura orgnica:

Aquellas Unidades Orgnicas que son puesto/cargo se diferencian de las dems en que tienen
el siguiente icono:
Asignaremos al puesto de trabajo REGISTRO el rol REGISTRADOR y despus le
asignaremos el usuario ADMIN, para ello seguiremos los siguientes pasos:

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1. Seleccionar con el ratn el puesto/cargo de la estructura orgnica al que le queremos


asociar un rol.

2. Entrar en la pestaa Roles donde aparecern todos los roles que se pueden asociar al
puesto/cargo que tenemos seleccionado:

3. Seleccionar el rol que le queremos asignar al puesto/cargo seleccionado y pulsar el


botn. Observar como la situacin del rol pasa de N (Rol no asignado) a A (Rol
asignado):

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De manera que al puesto de trabajo REGISTRO se le ha asignado el rol


REGISTRADOR, ahora a todos los usuarios que asignemos al puesto de trabajo
REGISTRO adoptarn el rol REGISTRADOR.

4. Entrar en la pestaa Usuarios, donde se encontrarn todos los usuarios que tienen
permisos para entrar en alguna aplicacin en la Organizacin y Entidad
seleccionadas:

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5. Seleccionar el usuario para el que queremos dar acceso al puesto de trabajo y pulsar en
el botn . Observar como la situacin del usuario pasa de N (No tiene acceso) a
A (Si tiene acceso):

Al asignar el usuario ADMIN al puesto/cargo REGISTRO este adopta todos los


roles asignados al puesto de trabajo REGISTRO.

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3.2 Oficinas de Registro.


En este apartado vamos a crear las oficinas de registro de nuestra entidad.
Las oficinas de registro ejercen las funciones de recepcin y remisin de solicitudes, escritos y
comunicaciones.
Toda Entidad Registral dispone de al menos una Oficina de Registro, ya vimos en el apartado
2.1 Acceso a la Aplicacin que para empezar a trabajar con la aplicacin necesitamos como
mnimo una oficina de registro. En el caso de que hubiese ms de una, slo una de ellas har la
funcin de Registro General mientras que las dems oficinas sern Oficinas Auxiliares.
Para acceder a la ventana de mantenimiento de Oficinas Registrales iremos a la siguiente opcin
de men Estructura Organizativa > Oficinas de Registro, tal y como indica la siguiente
captura:

Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 29 de 300


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En la tabla que aparece en esta ventana se encuentran todas las Oficinas Registrales de la
entidad, en ella podemos observar como est creada la que realizamos en el apartado 2.1 Acceso
a la Aplicacin.
Desde esta ventana podremos:

Dar de alta nuevas oficinas de registro.


Eliminar aquellas que no necesitemos.
Modificar los datos de aquellas que tenemos creadas.
Limitar los asuntos y modalidades para cada oficina registral.

Vamos a realizar un ejemplo de cmo dar de alta una oficina registral auxiliar, para ello
seguiremos los siguientes pasos:

1. Cdigo: Introducir el cdigo alfanumrico que identifique a la oficina.


Introducir: RAUX.

2. Descripcin: Introducir la descripcin o nombre de la oficina.


Introducir: REGISTRO AUXILIAR 1

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3. Registro General: Si marcamos este check la oficina que estamos creando ser la
oficina de registro general, y todas las dems sern auxiliares. Siempre hay un registro
general y todas las dems oficinas son auxiliares, por tanto solo podremos marcar este
check en una de las oficinas que creemos.
En nuestro ejemplo no lo marcaremos

4. Visualizar contador: Con este parmetro se indica si queremos visualizar el contador


general, el contador de la oficina o ambos. Este parmetro afecta a todo lo que sea
visualizacin de nmeros de las anotaciones en toda la aplicacin (listados, resultados
de consultas, registro de anotaciones, justificantes,...) de manera que visualizaremos el
contador que se haya elegido en este parmetro.
Introducir: 1 General.

5. Efecto de las Anotaciones: Este parmetro sirve para especificar el efecto que tienen
las anotaciones registradas por esta oficina, sus valores son los siguientes:

Todas las anotaciones tienen efecto registral: Si elegimos esta opcin todas las
notaciones registradas con esta oficina tendrn efecto registral, por tanto el check
Efecto Registral, que aparece cuando vamos a dar de alta una anotacin, aparecer
marcado y deshabilitado, para que no sea posible su modificacin.

Ninguna anotacin tiene efecto registral: Si elegimos esta opcin todas las
anotaciones registradas con esta oficina no tendrn efecto registral, por tanto el
check Efecto Registral, que aparece cuando vamos a dar de alta una anotacin,
aparecer desmarcado y deshabilitado, para que no sea posible su modificacin.

Por defecto las anotaciones tienen efecto registral: Si elegimos esta opcin las
anotaciones podrn tener efecto registral o no, pero por defecto si tendrn, por tanto
el check Efecto Registral, que aparece cuando vamos a dar de alta una anotacin,
aparecer marcado y habilitado, para que sea posible su modificacin.

Por defecto las anotaciones no tienen efecto registral: Si elegimos esta opcin las
anotaciones podrn tener efecto registral o no, pero por defecto no tendrn, por
tanto el check Efecto Registral, que aparece cuando vamos a dar de alta una
anotacin, aparecer desmarcado y habilitado, para que sea posible su modificacin.

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Estos son los campos obligatorios para crear una oficina de registro, los dems campos
(Domicilio y Entidad Registral) son opcionales.

6. Asuntos limitados: Si marcamos este check, a la oficina que estamos creando le vamos
a poder limitar los asuntos y modalidades en la siguiente pestaa: Asuntos limitados.
7. Entidad Registral: En este campo introducir la Entidad Registral de la que va a
depender la Oficina Registral que estamos creando. (Campo no obligatorio).

8. Una vez rellenados los datos pulsar el botn .

9. Observar como la nueva oficina que hemos creado aparece en la tabla superior:

Ahora vamos a asignarle a la oficina auxiliar los asuntos y modalidades limitados


accediendo a la siguiente pestaa:

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Una vez situados en esta pestaa, accederemos al catlogo de asuntos y modalidades


a travs del botn . Seleccionando el asunto y las modalidades correspondientes:

Listado de Oficinas Registrales


Para imprimir un listado de Oficinas Registrales pulsaremos el botn .

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3.3 Tipos de Transporte.


En esta ventana se permiten dar de alta los distintos tipos de transporte usados en el envo y
recepcin de documentacin.
Para acceder al mantenimiento de Tipos de Transporte iremos a la opcin de men Tablas
Auxiliares > Tipos de Transporte:

Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 35 de 300


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Desde esta ventana podremos:

Dar de alta nuevos Tipos de Transportes.


Eliminar aquellos que no necesitemos.
Modificar los datos de aquellos que tenemos creado.
Hacer Generen acuses de recibo.

Para dar de alta un nuevo tipo de transporte seguiremos los siguientes pasos:

1. Cdigo: Introducir el cdigo alfanumrico que identifique al Tipo de Transporte. (Campo


Obligatorio).
Introducir: 1.

2. Descripcin: Introducir la descripcin del Tipo de Transporte. (Campo Obligatorio).


Introducir: CORREO

3. Una vez rellenados los campos pulsar el botn

4. Observar como el nuevo Tipo de Soporte que hemos creado aparece en la tabla superior:

Listado de Tipos de Transportes


Para imprimir un listado de Tipos de Transportes pulsaremos el botn .

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3.4 Tipos de Soporte


En esta ventana se permiten dar de alta los distintos tipos de soporte en los cuales pueden ir los
documentos.
Para acceder al mantenimiento de Tipos de Soporte iremos a la opcin de men Tablas
Auxiliares > Tipos de Soporte:

Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:

Desde esta ventana podremos:


Dar de alta nuevos Tipos de Soporte.

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Eliminar aquellos que no necesitemos.


Modificar los datos de aquellos que tenemos creados.

Vamos a dar de alta un nuevo Tipo de Soporte, para ello seguiremos los siguientes pasos:

1. Cdigo: Introducir el cdigo alfanumrico que identifique al Tipo de Soporte. (Campo


Obligatorio).
Introducir: 1.

2. Descripcin: Introducir la descripcin del Tipo de Soporte. (Campo Obligatorio).


Introducir: SOPORTE MAGNETICO

3. Control de copias selladas: si marcamos este check se llevar un control de las copias
selladas a los terceros de la documentacin presentada por estos en los registros de
entrada.

4. Una vez rellenados los campos pulsar el botn

5. Observar como el nuevo Tipo de Soporte que hemos creado aparece en la tabla
superior:

Listado de Tipos de Soporte.


Para imprimir un listado de Tipos de Soporte pulsaremos el botn .

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3.5 Tipos de Relacin entre Terceros y


Expedientes
En esta ventana se permiten dar de alta los distintos tipos de relaciones que pueden existir entre
un Tercero y el expediente que presenta en el registro de entrada.
Para acceder al mantenimiento de Tipos de Relacin entre Terceros y Expedientes ir a la
opcin de men Tablas Auxiliares > Tipos de Relacin (Tercero / Expte.):

Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 39 de 300


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Desde esta ventana podremos:

Dar de alta nuevas Relaciones (Tercero / Expediente).


Eliminar aquellas que no necesitemos.
Modificar los datos de aquellas que tenemos creadas

Vamos a dar de alta un nuevo tipo de Relacin (Tercero / Expediente), para ello vamos a seguir
los siguientes pasos:
1. Cdigo: Introducir el cdigo numrico que identifique al Tipo de Relacin.
Introducir: 1.

2. Descripcin: Introducir la descripcin o nombre del Tipo de Relacin.


Introducir: TITULAR.

3. Una vez rellenados los datos pulsar el botn .

4. Observar como la nueva relacin que hemos creado aparece en la tabla superior:

Listado de Tipos de Relacin


Para imprimir un listado de Tipos de Relacin entre Terceros y Expediente pulsar el botn

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 40 de 300


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3.6 Actuaciones
Las actuaciones permiten indicar una agrupacin especial de entradas. As por ejemplo, cuando
se reciben las ofertas presentadas para una determinada contratacin, se podra crear una
actuacin denominada Contratacin operarios ayuntamiento y facilitar as la elaboracin de
certificados por el responsable del registro correspondiente.

Para acceder al mantenimiento de Actuaciones iremos a la opcin de men Tablas Auxiliares >
Actuaciones:

Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 41 de 300


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Desde esta ventana podremos:

Dar de alta nuevas Actuaciones.


Eliminar aquellas que no necesitemos.
Modificar las propiedades de aquellas que tenemos creadas.

Vamos a dar de alta un nuevo tipo de Actuacin, para ello vamos a seguir los siguientes
pasos:

1. Cdigo: Introducir el cdigo numrico que identifique a la Actuacin. (Campo


Obligatorio).
Introducir: 1.

2. Descripcin: Introducir la descripcin o nombre de la Actuacin que estamos dando de


alta. (Campo Obligatorio).
Introducir: AUTORIZACION.

3. Fecha Inicio y Fecha Fin: Estos dos campos delimitan temporalmente el alcance de una
actuacin determinada, de manera que cuando realicemos una anotacin de entrada y
seleccionemos una actuacin, la fecha de entrada de esa anotacin debe estar
comprendida entre las fechas inicial y final de la actuacin que hemos seleccionado.
(Campos no obligatorios).

4. Una vez rellenados los datos pulsar el botn

5. Observar como la nueva actuacin que hemos creado aparece en la tabla superior:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 42 de 300


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Listado de Actuaciones
Para imprimir un listado de Actuaciones pulsaremos el botn .

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 43 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

3.7 Legislacin
La aplicacin permite el mantenimiento de un archivo de textos legales, el cual puede ser usado
por el usuario para consultas sobre normativas o especificaciones tcnicas.
Adems estos textos pueden asociarse a asuntos y modalidades (Ver Apartado 3.9.5 Asociar
Legislacin Aplicable a Asuntos y Modalidades).
Para acceder al mantenimiento de estos textos legales iremos a la siguiente opcin de men
Tablas Auxiliares > Legislacin. Ver la siguiente imagen:

Pulsando sobre esta opcin aparece la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 44 de 300


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En esta ventana existen dos pestaas: Leyes y Textos Legales Asociados. Hay que tener en
cuenta que una Ley puede tener asociado uno o varios Textos Legales Asociados y que un Texto
Legal Asociado pertenece a una nica Ley.

3.7.1 Pestaa Leyes


Desde la pestaa Leyes podremos realizar las siguientes funciones:

Dar de alta Leyes.


Modificar Leyes.
Eliminar Leyes

Esta pestaa se divide en dos partes; una para buscar leyes ya existentes y otra para dar de alta
nuevas leyes.

Para dar de alta una nueva Ley tendremos que ir realizando los siguientes pasos:

1. Acceder a la pestaa Leyes.


2. Rellenar los campos que se encuentran debajo de la tabla (Ver imagen):

Referencia Legal: Introducir la referencia legal de la Ley que vamos a dar de alta.
(Campo Obligatorio).
Introducir: D 204 / 97

Descripcin corta: Introducir una descripcin abreviada de la ley que estamos


introduciendo, esta es la que sale despus en la tabla. (Campo Obligatorio).
Introducir: REGULACION ALTAS IAE.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 45 de 300


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Fecha de Entrada en Vigor: Se introducir la fecha de entrada en vigor de dicha ley.


(Campo no obligatorio).

Rango: En este campo se introduce el rango que se concede a la normativa legal que
vamos a introducir (Convenio, Decreto Ley, Decreto Legislativo, Ley, Ley Orgnica,
Ordenanza Municipal, Ordenanza Fiscal Municipal, Reglamento, Reglamento Orgnico
Resolucin). (Campo no obligatorio).
Introducir: Ley

Situacin: Alta o Baja. Si esta de alta si se podr usar en la aplicacin, en caso de que
est de baja no se podr usar en la aplicacin. (Campo Obligatorio).
Seleccionar: Alta

Fecha de Situacin: Fecha en la que se ha introducido la situacin del campo anterior.


(Campo Obligatorio).
Introducir la fecha actual.

Descripcin Extendida: Introducir una descripcin ms extendida de la normativa


legal que vamos a introducir (Campo no obligatorio).
Introducir: Ley de Regulacin de Altas en IAE.

3. Pulsar el botn .

4. Observar como la nueva Ley creada aparece en la rejilla de la parte superior:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 46 de 300


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3.7.2 Buscar una Ley


Si lo que queremos es buscar una ley que ya se encuentra dada de alta tendremos que usar los
campos que se encuentran por encima de la tabla como criterios de bsqueda (Ver imagen):

Y despus pulsar el botn .

Veamos un ejemplo:

1. Introducir en el cuadro de texto Descripcin la palabra REGULACION y pulsar el


botn

2. Observar como aparece en la tabla la normativa que creamos en el punto anterior.

Una vez que hemos creado la normativa legal podremos asignarle textos legales asociados:

3.7.3 Asociar Textos Legales a una Ley.


En este apartado vamos a ver como asociar Textos Legales a las Leyes.

Para realizar un ejemplo prctico aadiremos un texto legal a la ley que creamos en el apartado
anterior, para ello seguiremos los siguientes pasos:

1. Para asociar textos legales a una Ley habr que seleccionar primero una normativa legal
en la pestaa Leyes, por tanto nos situamos en la pestaa Leyes, introducimos la
palabra IAE en el campo Descripcin y despus pulsamos el botn .

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 47 de 300


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2. Seleccionar con el ratn la ley que creamos anteriormente:

3. Seguidamente pulsar con el ratn en la pestaa Textos legales asociados, y aparecer la


siguiente ventana:

Esta ventana nos avisa que no existe en este momento ningn texto legal asociado a la
ley que hemos escogido, pulsar en el botn para acceder a la pestaa
Textos Legales Asociados.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 48 de 300


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La estructura de esta ventana es la misma que la de la pestaa leyes, es decir, los cuadros de
texto que se encuentran por encima de la caja son criterios de bsqueda para buscar textos de
una ley en concreto que nos marcan los campos deshabilitados Ley y Descripcin.

Desde esta ventana podremos:

Dar de alta nuevos textos legales.


Modificar textos ya existentes.
Eliminar textos legales.

Para dar de alta un texto legal se rellenarn los cuadros de texto que se encuentran por debajo
de la tabla:
1. Referencia: Introducir un nmero que nos servir de identificador. (Campo
Obligatorio).

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 49 de 300


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Introducir: 1

2. Orden: Introducir la Orden que regula este texto. (Campo no Obligatorio).


Introducir: 204

3. Captulo: Introducir el captulo de esta orden al cual hace referencia el texto. (Campo
no Obligatorio)
Introducir: 9

4. Materia que Regula: Introducir la materia que regula el texto que vamos a crear.
(Campo no Obligatorio)
Introducir: SOLICITUD DE ALTAS EN IAE

5. Palabras de Bsqueda: Introducir palabras de bsqueda separadas por espacios o por


comas para localizar este texto legal cuando usemos los campos de bsqueda. (Campo
no Obligatorio)
Introducir: SOLICITUD, IAE

6. Texto Legal: En este campo introduciremos la ruta del documento fsico donde vaya
redactado todo el texto legal. Para introducirlo usaremos el botn .Este
texto debe de tener formato rtf. (Campo no obligatorio)

7. Pulsar el botn .

8. Observar como el texto legal que hemos creado se carga en la tabla superior:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 50 de 300


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Para todos aquellos textos legales a los cuales se le haya asignado un archivo fsico en
formato .rtf aparecer el siguiente icono en la rejilla: (Marcado con crculo rojo). De
manera que para visualizar el texto legal habr que hacer doble clic sobre el registro.

Para cambiar un archivo en formato .rtf asociado a un texto legal tendremos primero
que quitar la relacin existente mediante el botn y relacionar el nuevo archivo en
formato .rtf mediante el botn .

Listado de Textos Legales


Para imprimir un listado de Textos Legales agrupado por Leyes pulsaremos el botn

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 51 de 300


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3.8 Tipos de Documentos a Aportar


La aplicacin permite un mantenimiento de Tipos de Documentos a Aportar, los cuales se
podrn usar despus a la hora de dar de alta anotaciones.

Para acceder al mantenimiento de Tipos de Documentos iremos a la opcin de men Tablas


Auxiliares > Tipos de Documentos:

Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:

Desde esta ventana podremos:

Dar de alta nuevos Tipos de Documentos.


Eliminar aquellos que no necesitemos.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 52 de 300


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Modificar las descripciones de aquellos que tenemos creados.

Para dar de alta un nuevo Tipo de Documento, hay a seguir los siguientes pasos:

1. Cdigo: Introducir el cdigo alfanumrico que identifique al Tipo de Documento.


(Campo Obligatorio).
Introducir: 4.

2. Descripcin: Introducir la descripcin o nombre del Tipo de Documento que estamos


dando de alta. (Campo Obligatorio).
Introducir: Documento Nacional de Identidad. .

3. Pulsar el botn y observar como la nueva actuacin que hemos creado


aparece en la tabla superior:

Todos los cambios que realizamos en este mantenimiento se vern reflejados en el


mantenimiento de tipos de documentos del Administrador de Aplicaciones para Tipos de
Documentos sin plantillas asociadas.

Listado de Tipos de Documentos


Para imprimir un listado de Actuaciones pulsaremos el botn .

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 53 de 300


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Integracin con FirmaDoc


En el caso de que la aplicacin se encuentre integrada con FirmaDoc ocurrir que al dar de alta
un Tipo de Documento a Aportar:

Si este no existe en FirmaDoc, se dar de alta automticamente en FirmaDoc y se


integrar automticamente con accede para ser usado al aportar documentacin a las
anotaciones.

Si en FirmaDoc existe ya un tipo de documento con el mismo cdigo lo que se


realizar ser la integracin automtica con el documento creado en accede para ser
usado al aportar documentacin a las anotaciones.

El cdigo del Tipo de Documento tiene que ser alfanumrico. Si metemos un cdigo
numrico aparecer el siguiente aviso:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 54 de 300


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3.9 Asuntos y Modalidades


El sistema permite crear un catlogo de asuntos y modalidades mediante el cual se pueden
normalizar los procedimientos ms usuales a tratar en la entidad. A estos asuntos/modalidades
se les pueden asociar una serie de atributos (base legal, documentos a aportar y documentacin)
que complementarn la informacin de estos asuntos/modalidades.
Para acceder al mantenimiento de Asuntos y Modalidades ir a la opcin de men Tablas
Auxiliares > Asuntos y Modalidades > Mantenimientos, tal y como indica la captura
siguiente:

Una vez que pulsemos con el ratn nos aparecer la ventana siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 55 de 300


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Como podemos observar esta ventana dispone de cuatro pestaas, mediante las cuales podemos
realizar las siguientes operaciones:

Datos Generales: Esta ventana sirve para el mantenimiento de las propiedades mas generales
de los asuntos y modalidades, desde aqu podremos:
Dar de alta nuevos asuntos y modalidades.
Modificar las propiedades de los que estn ya creados.
Eliminar aquellos que no vayamos a usar.

Docs. a Imprimir: Desde esta ventana se pueden consultar y especificar los documentos a
imprimir que pueden ir asociados a un asunto o modalidad (alegaciones, solicitudes,
notificaciones,...). Podremos aadir o quitar documentos y especificar si se asocia a anotaciones
de entrada, de salida o ambas.

A aportar por el interesado: Desde esta ventana se podrn especificar los documentos a
aportar por el interesado (transferencias, contratos, alegaciones,...) asociados a un determinado
asunto y modalidad.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 56 de 300


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Legislacin Aplicable: Desde esta ventana se podrn asociar textos legales a los asuntos y
modalidades. (Ver Apartado 3.7 Legislacin)

Registro electrnico:

3.9.1 Dar de Alta un Asunto.


Antes de empezar a ver como se dan de alta los asuntos y modalidades hay que tener en cuenta
que toda modalidad va asignada siempre a un nico asunto, y que este puede tener varias
modalidades.

Vamos a ver como se da de alta un asunto mediante un ejemplo:

Nos situamos en la pestaa Datos Generales y empezamos a rellenar la ficha:

1. Asunto: Este campo dispone de dos cuadros de texto, en el primero introducimos el


cdigo numrico del asunto y en el segundo introducimos una breve descripcin del
asunto. (Campo obligatorio).
Introducir: 1, ALTA EN IAE.

2. Una vez rellenados los campos del asunto pulsamos tabulador y observamos como el
cursor pasa al campo observaciones pasando por alto los campos de modalidad, esto es
debido a que primero tenemos que tener creado un asunto al que poder asociar una
modalidad. Ver imagen siguiente:

Cuando estamos dando de alta un


asunto el campo modalidad no se
encuentra activo

3. Observaciones: Rellenamos el campo observaciones con alguna aclaracin que


queramos hacer sobre ese asunto en concreto. (Campo no obligatorio).

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Introducir: SOLICITUD DE ALTA EN IMPUESTO DE ACTIVIDADES


ECONOMICAS.

4. Extracto, Explicacin: Aqu podemos introducir otro texto aclaratorio. Recomendamos


que este campo se quede vaco cuando estemos dando de alta un asunto, y lo rellenemos
cuando demos de alta una modalidad. (Campo no obligatorio).

5. Palabras de bsqueda: Aqu introduciremos, separadas por un espacio por comas, la


relacin de palabras por las que queremos que busque este asunto en la ventana
CATALOGO DE ASUNTOS Y MODALIDADES. (Campo no obligatorio).
Introducir: IAE ALTA SOLICITUD

6. Unidad Orgnica: Introduciremos la Unidad Administrativa en la que se va a iniciar el


expediente en el caso de que en el registro de entrada introduzcamos este asunto.
(Campo obligatorio).
Introducir: REA DE INTERIOR

7. Inicia Expediente. La aplicacin puede enlazarse con otra aplicacin externa dedicada
al mantenimiento de expedientes, de manera que si marcamos este check el asunto
iniciar un expediente en dicha aplicacin externa. En nuestro ejemplo no lo
marcaremos.

8. En Tipo de Anotacin a la que se aplica: definimos si el asunto ser un asunto solo de


anotaciones de entrada, de salida o de ambas. Por defecto aparece marcada la opcin
entrada.
Dejar marcada la opcin de Entradas.

9. Incluir Asunto: El cual tiene la siguiente funcionalidad:

Marcado: Al rellenar una anotacin asociada al Asunto / Modalidad el campo


Extracto Explicacin se rellenar con:

Extracto del Asunto / Extracto de la Modalidad

Desmarcado: Al rellenar una anotacin asociada al Asunto / Modalidad el


campo Extracto Explicacin se rellenar con:

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Extracto de la Modalidad

10. Fecha de Alta: Introducimos la fecha en la cual damos de alta el asunto. (Campo no
obligatorio).

11. Fecha de Modificacin: En caso de que modifiquemos en un futuro las propiedades de


este asunto podremos poner la fecha de modificacin. (Campo no obligatorio).

12. Plazo para Resolver: En este campo se indicar el periodo de tiempo que tiene la
entidad para resolver una anotacin del asunto/modalidad elegido.

Para indicarlo disponemos de tres campos, en el primero de ellos introduciremos una


cantidad numrica, mientras que en el otro indicaremos el cdigo de la unidad temporal
que indicamos en el siguiente campo, la unidad temporal se refiere a la cantidad
numrica indicada (meses, das naturales, das hbiles, ejercicio o ao natural o sin
plazo. Introducir: 30 3 das hbiles

13. Efectos del Silencio Administrativo: En este campo se indicar el resultado que tendr
el echo de que la entidad no se pronuncie a dictar una resolucin o bien la resolucin no
se encuentre dentro del Plazo para Resolver indicado en el paso anterior. Sus posibles
valores son:

Positivo
Negativo
Sin Efectos
Caducidad

Introducir: Positivo

14. Situacin: Introduciremos la situacin en la que se encontrar el asunto:

Alta: El asunto esta activo en este momento, es decir, se podr usar en la


aplicacin.
Baja: El asunto no esta activo en este momento, es decir, no se podr usar en la
aplicacin. Adems todas las modalidades asociadas tendrn situacin de baja.

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(Campo obligatorio).
Introducir: Alta.

15. Fecha de Situacin: Cuando cambiemos la situacin del asunto podremos introducir
una fecha en la que se realiza el cambio de situacin. (Campo no obligatorio).

16. Usuario: Este campo es meramente informativo ya que indicar al usuario que realiz
la modificacin o el alta del asunto o modalidad.

17. Instrucciones: Este campo nos permite asociar el asunto/modalidad con un archivo.
Este apartado se ha creado con la intencionalidad de que un usuario pueda asociar al
asunto un documento donde se explican las instrucciones a seguir por el usuario con ese
asunto.

Con el botn podremos buscar el archivo, el botn nos permite


eliminar el archivo asociado y el siguiente botn nos muestra el archivo asociado al
ausnto/modalidad.
En este momento la ventana debe presentar este aspecto:

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Pulsar el botn y aparecer la siguiente ventana:

Pulsando el botn se completa el proceso.

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3.9.2 Dar de Alta una Modalidad


Una vez que hemos dado de alta un asunto vamos a dar de alta a una modalidad de ese asunto:

1. Asunto: Introducimos el cdigo del asunto sobre el que queremos crear una modalidad
y pulsamos la tecla tabulador. (Campo obligatorio).
Introducir 1 que es el cdigo del asunto que creamos anteriormente.

2. Observaremos que la ficha se ha rellenado con los datos del cdigo de asunto que
hemos introducido, pulsemos la tecla tabulador hasta llegar al campo Modalidad.

3. Modalidad: Este campo dispone de dos cuadros de texto, en el primero introducimos el


cdigo numrico de la modalidad y en el segundo introducimos una breve descripcin
de la modalidad. (Campo obligatorio).
Introducir: 11, Actividades Profesionales

4. Observaciones: Rellenamos el campo observaciones con alguna aclaracin que


queramos hacer sobre esa modalidad en concreto y pulsamos la tecla tabulador o intro.
(Este campo es opcional).

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Introducir: SOLICITUD DE ALTA EN IAE (Actividades Profesionales)

5. Extracto/Explicacin: Aqu podemos introducir otra observacin pero teniendo en


cuenta que el valor de este campo aparecer cuando estemos dando de alta una
anotacin de entrada o salida (depender del tipo) en el campo Extracto, Explicacin.
(Este campo es
opcional pero se aconseja rellenarlo, ya que ser obligatorio cuando realicemos una
anotacin de entrada o de salida).

Introducir: SOLICITUD DE ALTA EN IAE (Actividades Profesionales)

6. En los dems campos introduciremos los mismos valores que se introdujeron


anteriormente, es decir, dejaremos los dems campos tal y como estn:

7. Una vez rellenos todos los campos necesarios pulsamos en y aparecer


la siguiente ventana:

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Pulsando el botn se completa el proceso.

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3.9.3 Asociar Documentos a Imprimir a Asuntos y


Modalidades.
Los asuntos y modalidades pueden llevar una serie de documentos a imprimir asociados de
manera que a la hora de realizar la anotacin registral nos de la opcin de imprimir
cualquiera de los documentos asociados al asunto que hacemos referencia.

Por ejemplo el asunto Licencia de Obra puede llevar asociado el documento Certificado
de Solicitud de Licencia de Obras y a la hora de realizar una anotacin registral que lleve
asociada ese asunto, nos de la opcin de imprimir ese certificado.

Para realizar estas asignaciones pulsaremos con el ratn en la pestaa Docs. a imprimir de
la ventana Mantenimiento de Asuntos y Modalidades:

Nos aparecer la siguiente ventana:

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Vamos a asignar documentos a imprimir al asunto y modalidad que creamos anteriormente, para
ello vamos a seguir los siguientes pasos:

1. En el campo Asunto introducir el nmero 1 y pulsar la tecla tabulador, observar que


automticamente se carga el campo siguiente descripcin.

2. En el campo Modalidad introducir el nmero 11 y pulsar la tecla tabulador, observar


que tambin se carga automticamente el campo descripcin de la modalidad.

3. Tipo de Documento: Los documentos se clasifican en tipos, y dentro de cada tipo se


encontrarn una serie de documentos disponibles. Pulsemos en el botn y observar
que aparece el siguiente cuadro de ayuda:

(Los pasos 1 y 2 tambin se podran haber realizado pulsando el botn , mediante el cual se accede al
catlogo de asuntos y modalidades y haber buscado la modalidad y el asunto que necesitamos) (Ver
Apartado 4.8 Acceso y Uso del Catlogo de Asuntos y Modalidades)

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4. Seleccionamos uno de los tipos de documentos, por ejemplo el que tiene de cdigo
ANOT_HISTORICO, para seleccionarlo hacer doble clic con el ratn pulsar una
vez con el ratn y despus pulsar el botn .

5. Observemos que el campo Tipo de Documento se ha cargado con el que hemos elegido
y la tabla Documentos disponibles se ha cargado con los documentos de ese tipo.

5. Ahora para aadir uno de estos documentos simplemente tenemos que pulsar con el
ratn en el que queramos y pulsar el botn

6. Observar como aparece el que hemos seleccionado en la tabla Documentos asociados


para imprimir:

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En el caso de que queramos quitar alguno de los documentos asociados tendremos que hacer el
proceso inverso, es decir, picar en la tabla Documentos asociados para imprimir en el
documento que queramos quitar y pulsar despus en el botn .

Observar que tambin disponemos de los botones que sirven para previsualizar
las plantillas.

Consulta de Docs. a imprimir asociados a un Asunto o


Modalidad
Mediante esta ventana tambin podemos consultar los documentos a aportar que tiene asociados
un asunto o modalidad determinado.
Simplemente seleccionaremos un asunto y modalidad, y si resulta que ya tienen asociados
documentos a aportar estos aparecern directamente en la caja Documentos a aportar por el
interesado.

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3.9.4 Asoc. Docs. a Aportar por el Interesado a Asuntos


y Modalidades.
Los asuntos y modalidades pueden llevar una serie de Documentos a Aportar por el
Interesado asociados, como pueden ser: D.N.I., Liquidaciones, Transferencias, Cartas de
pago,....
Tambin podremos controlar que estos documentos sean obligatorios de presentar a la hora de
realizar la anotacin registral o no, de manera que a la hora de realizar la anotacin registral nos
avise si no hemos aportado alguno de los documentos obligatorios.
Por ejemplo la modalidad ACTIVIDADES PROFESIONALES del asunto ALTA EN IAE puede
llevar asociado el documento Documento Nacional de Identidad
Para realizar estas asignaciones pulsaremos con el ratn en la pestaa A aportar por el
Interesado de la ventana Mantenimiento de Asuntos y Modalidades:

Nos aparecer la siguiente ventana:

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Para asignar el documento Documento Nacional de Identidad al asunto y modalidad que se


cre anteriormente, hay que seguir los siguientes pasos:

1. En el campo Asunto introducir el nmero 1 y pulsar la tecla tabulador, observar que


automticamente se carga el campo siguiente (descripcin).

2. En el campo Modalidad introducir el nmero 11 y pulsar la tecla tabulador, observar


que tambin se carga automticamente el campo descripcin de la modalidad y que
tambin se carga la tabla Documentos Disponibles con todos los documentos que se
pueden asociar a la modalidad:

3. Para asociar el Documento Nacional de Identidad pulsamos con el ratn sobre l y


despus pulsamos el botn .El documento aparece ahora en la tabla
Documentos asociados para imprimir.

Los pasos 1 y 2 tambin se podran haber realizado pulsando el botn , mediante el cual se accede al
catlogo de asuntos y modalidades y haber buscado la modalidad y el asunto que necesitamos) (Ver
Apartado 4.8 Acceso y Uso del Catlogo de Asuntos y Modalidades

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En el caso de que se quiera quitar algunos de los documentos asociados se tendr que realizar el
proceso inverso, es decir, picar en la tabla Documentos asociados para imprimir en el
documento que queramos quitar y pulsar despus en el botn

Si queremos que el documento sea obligatorio debemos marcar el check que se encuentra a la
derecha de cada documento en la tabla Documentos Asociados:

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3.9.5 Asociar Legislacin Aplicable a Asuntos y


Modalidades.
Los asuntos y modalidades pueden llevar Legislacin Aplicable asociada, es decir, a cada uno
de los asuntos y modalidades se le pueden asignar textos legales (Convenios, Decretos,
Ordenanzas, Reglamentos...) de manera que el usuario puede tener en la aplicacin un archivo
de leyes para usar como consulta.

Para realizar estas asignaciones pulsaremos con el ratn en la pestaa Legislacin Aplicable de
la ventana Mantenimiento de Asuntos y Modalidades:

Nos aparecer la siguiente ventana:

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Para asignar el Texto Legal Solicitud de Altas en IAE a la modalidad Actividades


Profesionales del asunto Altas en IAE que se cre anteriormente hay que seguir los
siguientes pasos:

1. En el campo Asunto introducir el nmero 1 y pulsar la tecla tabulador, observar que


automticamente se carga el campo siguiente (descripcin).

2. En el campo Modalidad introducir el nmero 11 y pulsar la tecla tabulador, observar


que tambin se carga automticamente el campo descripcin de la modalidad.

3. Los siguientes campos (Ley, Descripcin, Materia que regula y Palabras de bsqueda)
son criterios de bsqueda de textos legales.
En el campo Descripcin introducir: IAE y pulsar el botn .

4. Observamos como aparecen en la tabla Textos Legales Disponibles todos los textos
legales que contienen la cadena que hemos introducido en el campo descripcin.

5. Para aadir o asignar alguna de ellas al asunto y modalidad que hemos elegido la
seleccionaremos pulsando sobre ella con el ratn y pulsando despus sobre el botn

6. Observaremos que el texto legal que hemos escogido aparece ahora en la tabla textos
legales asociados.

El repositorio de estos textos legales asociados se encuentra en la misma aplicacin (Ver


Apartado 3.8 Legislacin).

Los pasos 1 y 2 tambin se podran haber realizado pulsando el botn , mediante el cual se accede al
catlogo de asuntos y modalidades y haber buscado la modalidad y el asunto que necesitamos) (Ver
Apartado 4.8 Acceso y Uso del Catlogo de Asuntos y Modalidades)

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3.9.6 Asociar a Registro electrnico

Desde la pestaa Registro electrnico vamos a habilitar un asunto y modalidad para el registro
telemtico. Para poder acceder a esta pestaa es necesario que el Asunto y Modalidad sean del
tipo Web o Ambos, por lo que al dar de alta el asunto en la pestaa Datos generales hay que
rellenar el campo Tipo de Asunto con Web o Ambos:

Una vez que tengamos el asunto dado de alta como web o ambos podremos acceder a la pestaa
Registro electrnico:

Desde esta pestaa podremos marcar una serie de check para el asunto/modalidad que tengamos
seleccionada en la primera pestaa; cada uno de estos check tienen la siguiente funcionalidad:

Impedir Documentos sin Tipo:


El check desmarcado: Si dejamos este check desmarcado, en los registros electrnicos
que se realizan desde el portal, los ciudadanos pueden aportar los tipos de documentos

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que le indique la entidad, tales como DNI, nota simple, certificados, etc. Adems de
cualquier otro tipo de documento que el ciudadano crea conveniente.
El check marcado: Con este check marcado el ciudadano slo podr aportar los tipos de
documentos que la entidad indique.

Ocultar Descripcin de la Solicitud:


El check desmarcado: Como veremos ms adelante, la entidad puede cumplimentar
parte de la descripcin de la solicitud que realiza el ciudadano, para orientar de esta
forma el proceso de registro, como por ejemplo en el caso de una licencia de obra,
podra indicar: Tipo de Obra: Ubicacin del Solar: Metros Cuadrados: etc. De
esta forma el ciudadano sabe qu tipo de informacin se le solicita para cada trmite, no
obstante cuando una modalidad en concreto lleva asociada una plantilla de captura de
datos desarrollada desde Firmadoc, esta informacin no es necesaria, ya que la plantilla
contiene los campos con los datos que se le solicitan al ciudadano.
El check marcado: Por tanto al marcar este parmetro evitamos que el campo
descripcin de la solicitud aparezca en el portal, ya que en caso contrario estaramos
mostrando informacin redundante.

Modalidad Oculta para el Usuario:


El check desmarcado: En portal existen una serie de trmites que ofrecen informacin
en tiempo real sobre los datos que obran en las bases de datos de las entidades, sobre
esta informacin los ciudadanos pueden solicitar su modificacin, expedicin de
certificados, etc. creando por tanto una solicitud al departamento que gestione ese tipo
de informacin, como por ejemplo:
- Solicitud de Certificado de Pago creara una solicitud en el departamento de Gestin
Tributaria
- Solicitud de Alta de Habitantes, creaca una peticin en el departamento de Estadstica
- Registro de Facturas, realizara la incorporacin de una facutara electrnica en la
aplicacin de Sicalwin.

El check marcado: Si adems de generar esas peticiones queremos que se genere un


registro de entradas en la oficina de registro general del ayuntamiento, podremos
realizar la asociacin entre peticiones y modalidades, de esta forma la aplicacin guiar

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al ciudadano para que realice un registro de entrada, adems de una peticin. En el


momento de realizar esa asociacin, podemos marcar este parmetro para que la
modalidad no aparezca como un trmite de retgistro electrnico ya que se encuentra
asociado a una peticin de otras aplicaciones.

Permitir Mltiples Interesados:


El check marcado: Mediante este parmetro marcado permitiremos que para la
modalidad que estemos creando un usuario del portal del ciudadano pueda realizar un
asiento registral electrnico asociado a varias personas.
El check desmarcado: En caso de que no estuviera marcado slo podra realizar el
registro para dos interesados, que seran un titular y un representante.

Genera Anotacin Registral:


El check marcado: Con este parmetro marcado indicamos que una determinada
modalidad genere un asiento registral con su correspondiente nmero de entrada en
registro, sin embargo existirn trmites que no conlleven la asignacin de un nmero de
entrada, aunque si se emitirn un justificante.
El check desmarcado: Cuando lo dejemos desmarcado la modalidad no generar un
asiento registral.
Permitir Omitir Documentos Obligatorios:
El check marcado: Mediante este parmetro indicamos si permitimos que un ciudadano
al realizar una presentacin telemtica pueda obviar la presentacin de documentos que
tengan el carcter de obligatorios. Tenemos tres opciones:
- Definir un funcionamiento genrico para todas las modalidades. Esto lo haremos desde
el mdulo de extranet.
- Indicar que s se pueden obviar adjuntar documentos obligatorios en un determinado
trmite
- Indicar que no se pueden dejar de adjuntar documentos obligatorios.

**Cuando un habitante haya dejado de aportar alguna documentacin obligatoria, el sistema


le recordar que le falta documentacin por aportar cuando entre de nuevo en el registro
electrnico.

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El check desmarcado: Al dejar desmarcado es parmetro un ciudadano tendr que


presentar la documentacin que se requiera como obligatoria.

Descripcin de la Solicitud:
En este campo indicamos la informacin que le solicitamos al ciudadano, en el caso de
que lo dejemos en blanco, en el portal se publicar esa modalidad con el contenido que
haya puesto en el campo extracto/explicacin de la pestaa Datos generales:

Texto Explicativo para el ciudadano:


En este campo indicamos informacin adicional al ciudadano para que sepa de que se
trata ese trmite en concreto, como por ejemplo, para la modalidad desperfectos en la
va pblica podemos indicarle, mediante esta solicitud usted podr indicarnos los
desperfectos que observe en la va pblica de su municipio, tales como daos en el
mobiliario urbano, parques y jardines, etc.

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3.9.7 Configuracin del Catlogo de Asuntos y


Modalidades
El Catalogo de Asuntos y Modalidades es una herramienta muy til dentro de la aplicacin, ya
que nos permitir:

Obtener una visin en forma de rbol de toda la estructura de Asuntos, Modalidades


y Plantillas existentes en nuestra aplicacin.
Buscar los Asuntos y Modalidades mediante palabras clave. Estas palabras clave se
definen a la hora de crear los asuntos y modalidades. (mirar el apartado anterior dar
de alta un asunto).
Personalizar la ventana en lo que se refiere a pestaas y botones para automatizar
procesos frecuentes.

Antes de empezar a usar el 'Catalogo de Asuntos y Modalidades' hay que ver como se crean las
pestaas y los botones dentro de estas. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

1. Ir a la opcin de men Tablas Auxiliares > Configuracin de Acceso al Catlogo tal


y como indica la imagen siguiente:

2. Pulsando con el ratn aparecer la siguiente ventana:

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3. Vamos a crear una nueva pestaa (podremos crear hasta 10) con 3 botones (podremos
crear hasta 10 botones por pestaa).

4. Texto de la Pestaa: Introducir el ttulo que tendr la pestaa: Introducir: GENERAL.

5. Descripcin del grupo de asuntos: Texto descriptivo de los asuntos que se incluirn en
esta pestaa.
Introducir: ASUNTOS VARIOS.

6. Ahora nos situaremos en el campo Descripcin del botn 1 e introduciremos el nombre


del botn 1: SOLICITUDES.

7. Introducir en el campo Palabras de bsqueda del botn 1 aquellas palabras separadas


por coma por las que debe buscar en el catalogo de asuntos: SOLICITUD

8. Realizaremos los pasos 6 y 7 para los botones 2 y 3 con los siguientes valores:

Botn 2 Descripcin: ESTADSTICA


Palabras de bsqueda: PADRN, CERTIFICADO
Botn 3 Descripcin: IBI

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Palabras de bsqueda: IBI, INMUEBLES.


De manera que la ventana nos quedar al final de todos estos pasos de la siguiente manera:

9. Pulsar el botn y despus el botn para salir de la


ventana. Se ha creado una primera configuracin del catlogo de asuntos y modalidades
que se podr ir ampliando a medida que vaya haciendo falta.

Tenemos que tener en cuenta que desde esta ventana podremos realizar las siguientes acciones:

Eliminar pestaas y botones ya creados.


Dar de alta nuevas pestaas y botones.
Modificar pestaas y botones ya creados.

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3.9.8 Listados de Asuntos y Modalidades


Este mdulo sirve para sacar listados referentes a asuntos/modalidades, plantillas,
documentos a aportar y textos legales, en funcin de unos criterios de bsqueda y agrupados
por una serie de campos.

Para entrar en este mdulo entraremos en la siguiente opcin de men: Tablas Auxiliares >
Asuntos y Modalidades > Listados tal y como indica la captura siguiente:

Pulsando en esta opcin de men entraremos en la siguiente ventana:

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Esta ventana consta de dos pestaas Criterios de Seleccin y Listados, mediante las cuales
indicaremos los criterios de bsqueda y seleccionaremos el listado a sacar respectivamente.

Criterios de Seleccin
En esta pestaa seleccionaremos los criterios de seleccin en funcin de los cuales sacaremos un
listado u otro. Los criterios de seleccin que se pueden usar son los siguientes:

N de Asunto Desde Hasta: Se indicarn los cdigos de asuntos desde/hasta necesarios


como criterios de seleccin.

N de Modalidad Desde Hasta: Se indicarn los cdigos de modalidades desde/hasta


necesarios como criterios de seleccin.

Unidad Orgnica: Se indicar la Unidad Orgnica a la que pertenecen los asuntos como
criterio de seleccin.

Palabras de Bsqueda: Las palabras introducidas en este campo buscarn en los campos
descripcin del asunto y descripcin de la modalidad aquellas en las que se encuentren las
palabras introducidas. Se puede introducir ms de una palabra separadas por espacio.

Tipo de Anotacin a la que se aplica: Filtrar por el campo Tipo de anotacin a la que se
aplica de los asuntos/modalidades. Por defecto est marcada la opcin Entradas.

Situacin: Filtrar por el campo Situacin de cada asunto modalidad. Por defecto se
encuentra marcada la opcin Altas.

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Listados
Al entrar en esta pestaa visualizaremos lo siguiente:

Desde esta ventana podremos imprimir los siguientes listados:

Listados de Asuntos y Modalidades agrupado por:


Listado General.
Unidad Orgnica.
Plantillas.
Tipos de Documentos a Aportar.

Listados de Tipos de Documentos a Aportar agrupado por:


Asunto / Modalidad.
Unidad Orgnica y Asunto / Modalidad.

Listados de Plantillas agrupado por:


Tipo de Plantilla.
Asunto / Modalidad.
Unidad Orgnica y Asunto / Modalidad.

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Listados de Textos Legales agrupado por:


Asunto / Modalidad y Referencia Legal.
Unidad Orgnica, Asunto / Modalidad y Referencia Legal.

Ejemplo
Vamos a sacar un Listado General de Asuntos y Modalidades de todos aquellos que contengan
la palabra ASUNTO en la descripcin de su asunto o modalidad. Para ello seguimos los
siguientes pasos:

1. En la pestaa Criterios de Seleccin en el campo Palabras de Bsqueda introducimos


ASUNTO.

2. Pulsando en accedemos a la pestaa Listados donde seleccionamos la


opcin Listado General de Asuntos y Modalidades y pulsamos en
apareciendo la siguiente ventana:

En caso de que queramos que aparezca en el listado el escudo de la entidad marcaremos el


siguiente parmetro:

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3.10 Parmetros de Implantacin


En este apartado vamos a definir una serie de parmetros para configurar la aplicacin en base
a nuestras necesidades. La existencia de estos parmetros consigue que la aplicacin alcance un
alto grado de dinamismo y adaptabilidad a multitud de circunstancias y condiciones de uso.
Para acceder a los Parmetros de Implantacin iremos a la siguiente opcin de men:
Instalacin > Parmetros tal y como indica la captura siguiente:

Una vez que pulsemos con el ratn aparecer la ventana siguiente:

Esta ventana la podemos dividir en los siguientes apartados:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 85 de 300


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3.10.1 Configuracin por Defecto


En este apartado podemos definir una serie de parmetros por defecto, para que cada vez que
rellenemos una anotacin aparezcan ya rellenos. Estos son los siguientes:

Tipo relacin: Relacin que tiene el interesado con la anotacin que se va a realizar.
Aparecern los valores que se encuentren dados de alta en el mantenimiento de Tipos de
Relacin (Tercero/Expediente). (Ver Apartado 3.5 Tipos de Relacin entre Terceros y
Expedientes).
Este campo se puede dejar vaco y rellenarlo cada vez que realicemos una anotacin.

Provincia: Provincia de destino del interesado. Se podr elegir cualquiera de las provincias
espaolas.
Este campo se puede dejar vaco y rellenarlo cada vez que realicemos una anotacin.

Municipio: Poblacin de destino del interesado. Se podr elegir cualquier poblacin en funcin
de la provincia elegida en el apartado anterior.
Este campo se puede dejar vaco y rellenarlo cada vez que realicemos una anotacin.

Tipo de Documento: Documento que aporta el interesado para su identificacin. Se podr


elegir entre los creados en el mantenimiento de Tipos de Documentos de la aplicacin Terceros
y Territorio.
Este campo se puede dejar vaco y rellenarlo cada vez que realicemos una anotacin.

Firma VU: desde este campo se indica la persona y el cargo que firma las Comunicaciones a
entidades de una ventanilla nica.

Firma de edicto: en este campo se indica por defecto la persona y el cargo que va a firmar las
Cartas de Respuesta de los edictos.

Idioma tipo documento: aqu se indicar que idioma por defecto van a tener los documentos a
aportar por un interesado en un registro. Al cargar este campo los tipos de documentos sern
obligatorios en el registro.

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3.10.2 Interesados / Terceros.


Pasamos a describir algunos parmetros referentes a los Interesados y a los Terceros.

Utilizar Interesados de Registro como Repositorio: Todos los interesados que se van
asociando a las anotaciones se van archivando internamente en base de datos, de manera que s
marcamos este parmetro podremos reutilizar los datos de estos en anotaciones posteriores.

Conectado con el Mdulo Central de Terceros: La aplicacin permite conectarse a un


repositorio externo de terceros, teniendo marcado este check se habilitan los campos siguientes
(Proveedor, Fuente de Datos, Integrar con Terceros y Buscar primero en Terceros) para
seleccionar el mdulo de terceros que queremos usar.
Proveedor: Mediante este campo seleccionaremos el proveedor del mdulo central de
terceros.
Fuente de Datos: Mediante este campo seleccionaremos la fuente de datos.

Integrar con Terceros: Si tenemos marcado est parmetro se habilitar la funcionalidad de


que todos los interesados que se vayan asociando a las anotaciones dadas de alta se darn de alta
como Terceros.
Al marcar este parmetro se habilitarn en la aplicacin las siguientes funcionalidades:

Cuando rellenemos una anotacin se convertirn en obligatorios los campos


Domicilio, Municipio y Provincia.
El interesado se dar de alta en Terceros en el caso de que la combinacin de
Documento y Nombre (Nombre y Apellidos en el caso de Interesados
Normalizados) no exista en Terceros.
La direccin asociada se dar de alta en terceros como un domicilio no-
normalizado.

Buscar primero en Terceros: Por defecto la aplicacin cuando desde registrar entradas/salidas
o desde la consulta de anotaciones entramos a buscar interesados busca primero en el archivo
interno de interesados y despus en el Mdulo Central de Terceros. Si marcamos este check
invertimos este orden de bsqueda, es decir, busca primero en Terceros y despus en los
Interesados.

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Utilizar Entidades Registrales como Interesados: Si tenemos marcado est parmetro se


habilitar, en la ventana de Registro de Entrada y Salida un botn que nos permite acceder
a la ventana de Mantenimiento de Entidades Registrales para seleccionar una entidad y cargarla
en la anotacin como interesado.

Estando en esta ventana seleccionamos la entidad deseada haciendo doble click sobre ella o
seleccionndola y picando en el botn .
Una vez grabada la anotacin, le entidad usada se grabar como Interesados.

Hay que recalcar que cada vez que realicemos una modificacin en cualquiera de los parmetros
vistos anteriormente deberemos de pulsar el botn .

3.10.3 Sellado
En este apartado configuraremos el sellado de anotaciones en la aplicacin.

Activar sellado de documentos: Si tenemos marcado este check habilitaremos la posibilidad


de sellar documentos en la aplicacin.

Coordenadas (X, Y): Rellenando las coordenadas delimitaremos la posicin (x, y) en la cual
aparecer el sello dentro del documento.

Directos a Impresora (Servidor): Con este parmetro activado, cuando sellemos algn
documento se imprimir directamente sin una previsualizacin del sello.

Si pulsamos en este botn se inician las impresoras selladoras asignadas


a los usuarios.

Hay que recalcar que cada vez que realicemos una modificacin en cualquiera de los parmetros
vistos anteriormente deberemos de pulsar el botn .

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 88 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Nmero de copias: En este campo se indicar el nmero de copias a imprimir cada vez que se
imprima el sello.
Escudo: Este parmetro marcado permitir visualizar el Escudo de la entidad impreso con el
sello. Si lo dejamos desmarcado no se imprimir el escudo junto con el sello.

Si pulsamos este botn aparecer un documento pdf con la previsualizacin


del sello dentro del documento.

3.10.4 Parmetros Generales

Pasamos a describir algunos parmetros generales de la aplicacin. Para acceder a ellos hay que
ir a la pestaa Parmetros.

Permitir modificar fecha y hora en anotaciones: Este parmetro aparecer marcado por
defecto, en el caso de que lo desmarquemos no se podr realizar ninguna modificacin de fecha
y hora en ninguno de los siguientes sitios de la aplicacin: Registrar Entrada/Salida, Modificar
Anotaciones y Rellenar Anotaciones Reservadas, en todos estos sitios aparecer el check para
modificar la fecha y hora de las anotaciones desmarcado y deshabilitado.

Interesados Normalizados: Este parmetro se ha incluido en la aplicacin con el objetivo de


que todos los interesados que se vayan dando de alta en la aplicacin al ir dando de alta las

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 89 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

anotaciones se encuentren normalizados, es decir, se incluyan por separado los campos


Nombre, Primer Apellido y Segundo Apellido.

Al marcar o desmarcar este check aparecer una ventana de aviso:

Si el parmetro est marcado se habilitarn las siguientes funcionalidades:

En todas las ventanas de Registrar Entradas/Salidas se incluirn los campos Primer


Apellido y Segundo Apellido:

Convirtindose el campo Primer Apellido en obligatorio.


En todas las ventanas de Criterios de Seleccin de Anotaciones tambin se incluirn
estos dos nuevos campos:

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En los Criterios de Bsqueda de Interesados tambin se incluirn estos dos nuevos


campos:

En caso de que este parmetro no se encuentre marcado, todas estas ventanas aparecern como
antes.

Permitir introducir datos de destino en salidas: Si tenemos marcado este check se podrn
introducir datos de destino en las salidas que realicemos, el botn que nos permite introducir
estos datos se encontrar habilitado, en caso contrario el botn se encontrar inhabilitado.

Abrir nuevos ejercicios automticamente: Con este check marcado ocurre que en el momento
en que entremos en otro ao, es decir, la fecha del sistema cambie a otro ao, y vayamos a
registrar una anotacin nos dar automticamente la posibilidad de abrir el nuevo ejercicio. (Ver
Apartado 7.1 Apertura de Ejercicios).

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Permitir mltiples destinos en anotaciones: Si marcamos este check podremos enviar una
anotacin de entrada a ms de un destino. Una vez que se marque este check no hay
posibilidades de volver a desmarcarlo. (Ver Apartado 4.1 Registrar Entradas).

Visualizar Escudo: Si se marca este parmetro ocurrir que el parmetro Escudo, que se
encuentra en todas las ventanas de la aplicacin donde se intenta imprimir algo, aparecer
marcado.

Permiso de consulta para todas las oficinas: Este parmetro marcado permite al usuario
conectado a la aplicacin consultar anotaciones de todas las oficinas dadas de alta en la entidad,
independientemente de s el usuario tiene permisos para ellas o no.
Si est desmarcado el usuario conectado a la aplicacin solo podr consultar anotaciones de
oficinas para las cuales tenga permisos.

Activar sellado de tiempo externo: este parmetro marcado har que al grabar una anotacin
se coger la fecha y hora de un servidor externo al equipo de los usuarios.

Consulta Extendida:
Si marcamos este check, en las consultas de anotaciones y en modificar anotaciones, la
pestaa Generacin de informes se ver de forma horizontal. (Ver el apartado de
Consultas de Anotaciones).
Si el check lo dejamos desmarcado la pestaa de Generacin de informes se ver como
siempre.

Limpiar Criterios de Bsqueda en Interesados: Si marcamos este parmetro cuando


entremos en la ventana de los criterios de seleccin de interesados aparecern todos los criterios
de seleccin limpios, mientras que si lo dejamos desmarcado aparecern como hasta ahora, es
decir, rellenos con los datos que hayamos introducido en la ventana de registrar entrada/salida.

Campo Oficina Registral obligatorio en consultas: Si marcamos este parmetro en la


consulta de anotaciones ser obligatorio especificar una oficina registral para realizar la

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consulta. Si lo dejamos desmarcado este campo no ser obligatorio en la consulta de


anotaciones, de manera que se podrn consultar anotaciones de distintas oficinas.

Permitir introducir datos de origen en entradas: Si tenemos marcado este check se podrn
introducir datos de origen en las entradas que realicemos, el botn que nos permite introducir
estos datos se encontrar habilitado, en caso contrario el botn se encontrar inhabilitado.

Ayuda de Nombres y Domicilios: Si marcamos este parmetro se habilitar la funcionalidad de


que cuando introduzcamos un documento en el campo habilitado para ello en la ventana de
registrar entradas/salidas y se pulse tabulador o intro ocurrir que:
Si existe mas de una combinacin distinta del campo nombre y apellidos y del campo
direccin en el archivo de interesados o en la base de datos de terceros aparecer una
ventana como la siguiente:

Esta ventana est compuesta por dos pestaas (Interesados y Terceros), de manera que en cada
una de ellas nos encontraremos todas las combinaciones distintas existentes de nombres y
domicilios que existen en Interesados y Terceros.

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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Para traernos a la ventana de registro de entrada / salida alguna de ellas haremos doble clic o la
seleccionaremos y pulsaremos el botn Aceptar. Si existe solamente una nica combinacin
del campo nombre y domicilio y del campo direccin en el repositorio de interesados o en la
base de datos de terceros se traer los datos directamente a la ventana de registro entrada /
salida.

Si lo dejamos desmarcado ocurrir que cuando introduzcamos un documento en el campo


habilitado para ello en la ventana de registro de entradas o salidas y se pulse en tabulador se
traer los datos en la parte del interesado de la ltima anotacin introducida para ese mismo
documento.

Integrado con SGE: Marcar este parmetro en el caso de que queramos integrar la aplicacin
de Registro con un Sistema Gestor de Expedientes.
Enviar a SGE anotaciones sin Asuntos/Modalidad
Asuntos/Modalidad de SGE admite redistribucin

Permitir envo a Puestos / Cargos: Este parmetro marcado permitir el envo a todas las
unidades orgnicas asignadas a un puesto / cargo.

Idioma obligatorio:

Si marcamos este check, al registrar anotaciones hay que indicar el idioma de la


documentacin a aportar. El campo Idioma es obligatorio.
Si lo dejamos desmarcado no ser un campo obligatorio al registrar anotaciones.

3.10.5 Otros Parmetros


Para acceder a estos parmetros hay que acceder a la pestaa Otros Parmetros.

Edictos y Notificaciones: (Ver Apartado 4.11 Edictos y Apartado 4.12 Notificaciones por
Subsanacin)

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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Redistribucin:
Utilizar Modulo de Redistribucin: Se habilitar el mdulo de redistribucin.
Utilizar Mdulo de Minutas: Se habilitar el mdulo de minutas.
Mostrar usuarios Registradores a Tramitadores: Este parmetro va a permitir que un usuario
tramitador pueda o no ver el usuario registrador que le ha enviado la anotacin.
Marcado: el tramitador cuando consulte el histrico de una anotacin podr ver el
usuario registrador que le ha enviado la anotacin.
Desmarcado: el tramitador cuando consulte el histrico de las anotaciones no podr ver
que usuario registrador ha enviado la anotacin.

Estado en destinos: Si ste parmetro est marcado, har que las anotaciones registradas
quedan Archivadas o En Trmite, segn la opcin escogida:

0 Archivada: El funcionamiento de este parmetro con esta opcin es el siguiente:

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1. Al enviar una anotacin a una unidad orgnica sin puesto/cargo, la anotacin va a


quedar en situacin Archivada en esa unidad orgnica.

2. Al enviar una anotacin a una Unidad orgnica con puesto/cargo, pero esto no tiene
ningn usuario asignado, la anotacin quedar en situacin Archivada.

3. Al enviar una anotacin a una unidad orgnica con un puesto/cargo y usuarios asignados, la
anotacin va a quedar en situacin Pendiente

-3 En Trmite: Al seleccionar esta opcin aparece la siguiente ventana de aviso

Y su funcionalidad ser la siguiente:


1. Al enviar una anotacin a una Unidad Orgnica sin puesto/cargo, la anotacin va a quedar en
situacin 'Archivada' en esa unidad orgnica.

2. Al enviar una anotacin a una Unidad orgnica con puesto/cargo, pero esto no tiene ningn
usuario asignado, la anotacin quedar en situacin En Trmite. Si esta unidad orgnica tiene
varios puestos/cargos la anotacin quedar En Trmite en el primer puesto/cargo que se haya
dado de alta.

3. Al enviar una anotacin a una unidad orgnica con un puesto/cargo y usuarios asignados, la
anotacin va a quedar en situacin Pendiente

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 96 de 300


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Permiso de consulta para tramitadores y Permisos de Gestin para


Tramitadores:

Se ha habilitado la funcionalidad de que un Tramitador tenga los permisos de consulta y


gestin limitados por los parmetros. Estos parmetros no afectarn al reenvo de
anotaciones ni al registrador.

En cada uno de estos parmetros tenemos las siguientes opciones a elegir:

0. Anotaciones de mi unidad: con este parmetro el usuario Tramitador en Gestin y


Consulta slo podr ver las anotaciones que hay en mi unidad orgnica y en la
unidad padre.

1. Anotaciones de mi unidad y de todas sus dependientes: el tramitador slo podr


trabajar en Gestin con las anotaciones que hayan en su unidad orgnica, en todas
las que dependan de ellas y en su unidad padre. Para la Consulta sucede lo mismo.

2. Anotaciones de mi unidad y de sus inmediatamente superiores: el tramitador en


Gestin y Consulta slo podr ver y trabajar con las anotaciones que tenga su
unidad orgnica y las que se encuentren por encima de ella.
3. Todas: en Gestin el tramitador slo podr trabajar con las anotaciones que hayan
dentro de su misma unidad, las inmediatamente superiores y todas sus dependientes.
Y en Consultas podr ver todas las anotaciones enviadas a cualquier unidad
orgnica; podr consultar todas las unidades de la estructura orgnica.

Notificaciones:

Notificaciones por subsanacin: este parmetro cuando est marcado genera una
anotacin de salida relacionada con la entrada que estemos dando de alta.
Marcado: aparecer en la ventana Anotacin con efecto registral el botn
Notificacin:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 97 de 300


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Al picar en l aparecer la siguiente ventana de aviso:

Si pinchamos en el botn confirmar aparecer la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 98 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Unidad orgnica en salidas: en este campo indicaremos la unidad orgnica que va a tener
como origen la anotacin de salida que se va a generar. Este es un campo obligatorio para
activar el parmetro Notificacin por subsanacin.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 99 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

3.11 Usuarios y Permisos


Mediante este apartado veremos como dar autorizaciones a los distintos usuarios para que
puedan acceder a las distintas oficinas creadas en la entidad.

Para gestionar los permisos de los usuarios iremos a la siguiente opcin de men: Instalacin >
Usuarios y Permisos, tal y como indica la captura siguiente:

Pulsando con el ratn accederemos a la siguiente ventana:

Tabla de Oficinas
Registrales
Tabla de Usuarios
y Grupos

Tabla de Asignacin de
Usuarios a las oficinas.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 100 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Como podemos observar en esta ventana se encuentran tres tablas:

Tabla de Usuarios y Grupos: En esta tabla se encuentran todos los Usuarios que
tienen permisos para entrar en la aplicacin.
Tabla de Oficinas Registrales: En esta tabla se encuentran todas las Oficinas
Registrales que se encuentran dadas de alta en la aplicacin.
Tabla de Asignacin: En esta tabla se realizan las asignaciones de cada usuario a sus
oficinas.

Autorizar a un Usuario el acceso a una Oficina


Vamos a dar permisos al Usuario Administrador para que pueda acceder a la Oficina
REGISTRO GENERAL, para ello hay que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar con el ratn el usuario Administrador en la tabla de Usuarios y Grupos.

2. Seleccionar con el ratn la oficina REGISTRO GENERAL en la tabla de Oficinas


Registrales.

3. Pulsar en el botn .

4. Observar como en la caja de asignaciones aparece ahora que el usuario Administrador


tiene permisos para entrar en la oficina REGISTRO GENERAL:

En el caso de que el usuario tenga permisos para conectarse a ms de una oficina, se podr
configurar una de ellas para que el usuario entre por defecto cada vez que entre en la aplicacin.
Para realizar esto se tendr que marcar el check Defecto en la Tabla de Asignacin.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 101 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Quitar la autorizacin de acceso de un usuario a una


oficina.
Para quitar la autorizacin de acceso a una oficina a un usuario determinado habr que
seleccionar el registro correspondiente en la tabla de Asignaciones y pulsar el botn

Filtrar por elemento seleccionado


Tanto debajo de la Tabla de Usuarios y Grupos como debajo de la tabla de Oficinas existe este
check que, si lo marcamos, filtra el contenido de la Tabla de Asignacin en funcin de lo que
tengamos marcado en las dos tablas superiores.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 102 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

3.12 Entidades Registrales Externas


La aplicacin permite crear un mantenimiento de Entidades Registrales Externas, de manera que
se puedan dar de alta anotaciones dirigidas a organizaciones externas.

Creacin de Entidades Registrales Externas


Para dar de alta una entidad registral externa en la aplicacin ir a la siguiente opcin de men:
Estructura Organizativa > Estructura de Entidades Registrales > Entidades Registrales,
tal y como indica la siguiente captura:

Pulsando con el ratn accederemos a la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 103 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Para dar de alta una entidad registral externa seguiremos los siguientes pasos:

1. Cdigo: Este campo se completa automticamente al dar de alta la entidad registral, por
eso se encuentra deshabilitado.

2. Nombre: Introducir el nombre de la Entidad Registral Externa. (Campo Obligatorio).


Introducir: AYUNTAMIENTO DE VALENCIA

3. Domicilio: Introducir el domicilio de la Entidad Registral Externa. (Campo


Obligatorio).
Introducir: PZA. DE ESPAA, S/N

4. Provincia: Introducir la provincia de la entidad registral externa. . (Campo


Obligatorio).
Introducir: 46 VALENCIA

5. Municipio: Introducir el municipio de la entidad registral externa. (Campo


Obligatorio).
Introducir: 250 VALENCIA

6. Cdigo Postal: Introducir el Cdigo Postal del domicilio de la Entidad Registral


Externa. (Campo no obligatorio).
No introducir nada.

7. Correo electrnico: Introducir el correo electrnico de contacto de la Entidad Registral


Externa. (Campo no obligatorio).
No introducir nada.

8. Telfono: Introducir el telfono de contacto de la Entidad Registral Externa. (Campo no


obligatorio).
No introducir nada.
9. Fax: Introducir el Fax del contacto de la Entidad Registral Externa. (Campo no
obligatorio).
No introducir nada.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 104 de 300


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10. C.I.F.: Introducir el CIF de la Entidad Registral Externa. (Campo no obligatorio).


No introducir nada

Pulsar en el botn para dar de alta la Entidad Registral Externa. Estas Entidades
Registrales Externas ya se pueden usar a la hora de dar de alta una anotacin, pero tambin
podemos asociar estas entidades registrales a Unidades Orgnicas que a su vez pertenecen a
Instituciones.

Instituciones
Para crear una Institucin iremos a la siguiente opcin de men: Estructura Organizativa >
Estructura de Entidades Registrales > Instituciones, tal y como indica la siguiente captura:

Entrando en la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 105 de 300


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Para dar de alta una entidad registral externa seguiremos los siguientes pasos:

1. Cdigo: Introducir el cdigo alfanumrico que identifique a la Institucin. (Campo


Obligatorio).
Introducir: 7

2. Nombre: Introducir el nombre oficial de la Institucin. (Campo Obligatorio).


Introducir: DIPUTACIN DE VALENCIA

3. Descripcin: Introducir una descripcin mas extensa del nombre de la entidad. (Campo
No Obligatorio).
No introducir nada.

Pulsar en el botn y observar como se da de alta la nueva Institucin:

Unidades Orgnicas
Para crear una Unidad Orgnica iremos a la siguiente opcin de men: Estructura
Organizativa > Estructura de Entidades Registrales > Unidades Orgnicas, tal y como
indica la siguiente captura:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 106 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Entrando en la siguiente ventana:

Para dar de alta una Unidad Orgnica seguiremos los siguientes pasos:

1. Institucin: Toda Unidad Orgnica depende de una Institucin que tendremos que
crear previamente, por ello lo primero que hay que hacer es elegir la Institucin:
Elegiremos la creada anteriormente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 107 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Cdigo: No ponemos nada. El cdigo se asigna automticamente segn el que


corresponda.

2. Entidad Registral: Toda Unidad Orgnica debe de asociarse a alguna de las Entidades
Registrales creadas. Elegiremos la creada anteriormente.
Introducir: 17 AYUNTAMIENTO DE VALENCIA

Observar como los campos, Domicilio, Provincia y Municipio se rellenan con los
valores de la Entidad Registral, de manera que no cambiaremos ningn campo.

3. Nombre: Indicamos el nombre de la unidad orgnica que estamos creando.


Introducir: AYUNTAMIENTO DE VALENCIA

4. Institucin: Introducimos la institucin de la que depende la entidad registral que


estamos utilizando.

5. Situacin: Indicaremos si est en Alta o Baja.

Y ahora pulsaremos en para dar de alta la Unidad Orgnica:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 108 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4. GESTION DIARIA

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 109 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En este apartado y en el siguiente vamos a ver como se realizan en la aplicacin las tareas
diarias de una oficina de registro. En este apartado vamos a ver los siguientes puntos:

4.1 Registrar Entradas.


4.2 Registrar Salidas.
4.3 Adjuntar Documentacin Escaneada.
4.4 Modificar Anotaciones.
4.5 Anulacin/Desanulacin de Anotaciones.
4.6 Relacionar Anotaciones.
4.7 Bsqueda Consulta de Interesados y Terceros.
4.8 Acceso y Uso del Catlogo de Asuntos y Modalidades.
4.9 Reserva de Nmeros.
4.10 Ventanilla nica.
4.11 Edictos.
4.12 Notificacin por Subsanacin

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 110 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4.1 Registrar Entradas


En este apartado vamos a ver como realizar entradas en el registro, para ello iremos a la
siguiente opcin de men: Gestin Diaria > Registrar Entrada, tal y como indica la captura
siguiente:

Una vez que pulsemos con el ratn aparecer la ventana siguiente:

Vamos a crear una anotacin de entrada de ejemplo siguiendo los siguientes pasos:
Dividiremos la ventana en partes para una mejor comprensin del proceso:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 111 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Cabecera

En esta seccin tenemos los siguientes campos:

1. Fecha Hora de Entrada: (dd/mm/aaaa) (hh:mm).


Este campo se puede usar de dos formas diferentes dependiendo de s tenemos marcado
o no el check que existe a la izquierda. Veamos las dos posibilidades:

a) Check marcado: En este caso los campos de fecha y hora pasarn a ser activos
para ser modificados, de manera que cuando pulsemos el botn aceptar para
registrar la anotacin esta se registrara con la fecha y hora que marquen estos
campos.

b) Check desmarcado: En este caso los campos fecha y hora pasarn a estar
desactivados, mostrando la fecha y hora actual, de manera que cuando pulsemos
el botn aceptar para registrar la anotacin esta se registrar con la fecha y hora
actual del sistema.

Hay que tener en cuenta que en los dos casos la fecha que introduzcamos deber ser
mayor o igual a la fecha de la ltima anotacin registrada y menor o igual a la fecha del
sistema.
Para nuestro ejemplo vamos a dejar el check desactivado.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 112 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

2. Fecha Hora de Presentacin: (dd/mm/aaaa) (hh:mm). Aqu habr que introducir la


fecha en la cual el tercero presenta la documentacin que se va a dar de entrada en la
Oficina de Registro.
Esta fecha debe de ser siempre menor o igual a la Fecha Hora de Entrada. (Campo
no obligatorio).

3. Asociar al Expediente: En el caso de que queramos asociar la anotacin que vamos a


dar de alta a un expediente ya creado se introducir la referencia de ese expediente.
(Campo no obligatorio).

4. Efecto Registral: Este parmetro tiene la siguiente funcionalidad:

Marcado: Si lo marcamos la anotacin registral que estamos rellenando tendr


Efecto Registral.
No Marcado: Si no lo marcamos la anotacin registral que estamos rellenando
no tendr Efecto Registral, es decir, no tendr ninguna validez legal.

La situacin por defecto de este parmetro depender del valor que tenga el parmetro
Efecto de las anotaciones registradas por esta Oficina (Ver apartado 3.2 Oficinas de
Registro).
En nuestro ejemplo lo vamos a marcar para que la anotacin tenga Efecto Registral.

Despus de rellenar los campos de la cabecera nos encontramos que la ventana tiene tres
pestaas:

Interesados / Asuntos: En esta ventana se introducirn los datos de los interesados


(Tipo de Documento, Nombre, Domicilio,...) y los datos relativos al asunto (asunto,
modalidad, extracto...).
Destino: En esta pestaa se introducirn los datos de destino de la anotacin, que puede
ser la propia entidad (Unidad Orgnica) u Otra Administracin (Unidad
Institucional, Unidad Orgnica, Entidad Registral,...) y los Datos de Origen.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 113 de 300


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Documentos / Transporte: En esta pestaa se introducirn los datos de transporte en


los que ha llegado la anotacin al registro, el tipo de soporte en el que se presenta la
anotacin y los documentos que se adjuntan a la anotacin.

Pestaa Interesados / Asuntos


Esta pestaa la podemos dividir a su vez en dos partes: Interesados y Asuntos.

Interesados

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 114 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En primer lugar vamos a describir los botones que se encuentran en la cabecera de esta seccin:

Por cada anotacin podremos asociar uno o ms interesados, de


manera que mediante esta paginacin podremos introducir los
dems interesados.

Con estos botones iremos del primer interesado al ltimo o


viceversa.

viceversa.
.
Pulsando este botn se accede a la ventana de seleccin de terceros.

Al pulsar este botn accederemos a la ventana de Mantenimiento de Entidades


Registrales Externas

Si pulsamos este botn los campos de esta seccin recuperarn los valores de su situacin inicial,
es decir, la pantalla aparecer tal y como estaba cuando la abrimos.

Si pulsamos este botn se rellenarn todos los campos de la seccin Interesados con los valores
de la ltima anotacin introducida

Pasemos ahora a ver los campos de esta seccin:

Tipo de Documento: Es el documento mediante el cual se identifica al interesado, podr ser


cualquiera que se encuentre dado de alta en la aplicacin Terceros/Territorio, pero por defecto
ya vienen algunos dados de alta con la instalacin: Sin Documento, NIF, Pasaporte, Tarjeta de
Residencia u Otro.
Se puede especificar un valor por defecto para que no lo tengamos que rellenar cada vez que
realicemos una anotacin (ver apartado 3.10.1 Configuracin por Defecto).
Introducir: N.I.F.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 115 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Documento: Este campo depende totalmente del campo anterior, por ello nos podemos
encontrar las siguientes posibilidades:

1. Si el tipo de documento elegido es N.I.F. en este campo tendremos que introducir


obligatoriamente un N.I.F (8 dgitos + 1 letra) correcto.
Al introducir los 8 dgitos y pulsar la tecla tabulador el sistema nos muestra la letra
correcta de esos 8 dgitos.

2. Si el tipo de documento elegido es SIN DOCUMENTO el campo Documento aparecer


inactivo, con lo que no podremos introducir nada en ese campo.

3. Si el tipo de documento elegido es OTRO podremos introducir cualquier cadena de 25


caracteres alfanumricos.

4. Si el tipo de documento elegido es C.I.F. habr que introducir un CIF correcto.

En definitiva lo que hay que introducir en el campo documento depende de las caractersticas
del Tipo de Documento elegido. El mantenimiento de estas caractersticas se encuentra en la
aplicacin TERCEROS/TERRITORIO.
En este campo introduciremos el siguiente NIF: 25987412B

Nombre o Razn Social / Domicilio: En estos dos campos introduciremos el nombre o Razn
Social del interesado que presenta la documentacin en la oficina registral y su domicilio. El
campo Nombre o Razn Social es obligatorio.
Introducir MARIA DEL MAR SNCHEZ
Provincia / Municipio: En estos dos campos introduciremos la provincia y el municipio de
procedencia del interesado (Campos no obligatorios).
Para estos dos campos se pueden especificar unos valores por defecto para que no lo tengamos
que rellenar cada vez que realicemos una anotacin (Ver apartado 3.10.1 Configuracin por
Defecto).
Introduciremos: Provincia: SEVILLA y Poblacin: ECIJA.

Cdigo Postal: Introduciremos el Cdigo Postal de la poblacin introducida anteriormente.


(Campo no obligatorio).

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 116 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Introduciremos: 41400

Correo Electrnico / Telfono: En estos dos campos introduciremos un correo electrnico y un


telfono de contacto del interesado. (Campos no obligatorios).

Tipo de Interesado: En este campo introduciremos la relacin que tiene el interesado con la
documentacin que ha presentado en la Oficina Registral. Los posibles valores para este campo
son los que se encuentran en el mantenimiento de Tipos de Relacin (ver apartado 3.5 Tipos
de Relacin entre Terceros y Expedientes), pero por defecto vienen estos tres con la instalacin:
Titular, Representante y Otros.

Se puede especificar un valor por defecto para que no lo tengamos que rellenar cada vez que
realicemos una anotacin (Ver Apartado 3.10.1 Configuracin por Defecto).
Introducir: TITULAR.

Asuntos

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 117 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En la cabecera de esta seccin nos encontramos los siguientes botones:

Si pulsamos este botn se rellenarn todos los campos de la seccin Asuntos con los valores de
la ltima anotacin introducida.

Si pulsamos este botn se borrarn todos los campos de la seccin Asuntos, incluidos los campos
Unidad Administrativa y Unidad Tramitadora que se rellenan desde la pestaa Destino.

En esta seccin tenemos los siguientes campos:

Asunto y Modalidad: En estos dos campos se introducir el asunto y la modalidad al cual hace
referencia la anotacin que se est realizando. El asunto y la modalidad que se introduzca en
estos campos debe de formar parte del Catlogo de Asuntos y Modalidades (Ver el apartado 3.9
Asuntos y Modalidades) al cual accederemos pulsando el botn (Ver el Apartado 4.8
Acceso y Uso del Catalogo de Asuntos y Modalidades). (Este campo no es obligatorio).

En el caso de que el asunto que tengamos que introducir tenga asociada una nica modalidad
ocurrir lo siguiente: al introducir el cdigo del asunto y pulsar la tecla enter o tabulador cargar
de forma inmediata su modalidad asociada, en caso de que tenga ms de una modalidad
deberemos especificar tambin el cdigo de la modalidad.

Extracto, Explicacin: En este apartado se introducir una breve descripcin del asunto que se
va a tratar. (Campo obligatorio).
Introducir: Peticin de certificado de empadronamiento individual.

Actuacin: Introducir la actuacin correspondiente a la anotacin que estamos introduciendo.


(Ver apartado 3.6 Actuaciones). (Campo no obligatorio).

Observaciones Internas: Introducir observaciones internas que puedan hacer falta al usuario.
(Campo no obligatorio).

Por defecto aparece esta opcin marcada:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 118 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Unidad Orgnica: Introduciremos la Unidad Orgnica de destino de la anotacin registral que


estamos dando de alta.

Para rellenar este campo podemos hacerlo directamente, si sabemos el cdigo, introducindolo y
pulsando en tabulador o utilizando la ayuda de la estructura registral, para ello pulsaremos en el
botn , apareciendo la siguiente ventana:

En esta aparecer toda la estructura orgnica de la entidad con todas sus Unidades Orgnicas.
Para seleccionar una Unidad Orgnica de destino en concreto haremos doble clic sobre ella o la
seccionaremos y pulsaremos en el botn . (Campo Obligatorio).

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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Para buscar la unidad orgnica podemos filtrar, rellenamos el campo cdigo o descripcin o
ambos y picamos en el botn

En nuestro ejemplo vamos a marcar el check de Destino: La Propia Entidad:


Introducir: rea de Interior.

Cuando marquemos como destino el Externo pasaremos a la pestaa:

Destino: Otra Administracin:

Si escogemos Otra Administracin podremos enviar la anotacin a otra Administracin


diferente a la que pertenece nuestra Oficina Registral.

Especificar los Datos de Origen (No obligatorio)


Cuando realicemos una anotacin y esta venga de otra Administracin o de otra Unidad
Administrativa o Tramitadora de la misma entidad podemos especificar estos datos de origen.
Para ello pulsaremos el botn y accederemos a la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 120 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En esta ventana tendremos que especificar que Unidad Orgnica de la misma entidad o que
Administracin distinta a la nuestra es el origen de la anotacin que estamos dando de alta.
Una vez rellenos los datos de origen pulsar el botn .
Observar que ahora el check Datos en Registro de Origen aparece marcado, este check indica
lo siguiente:
Si aparece marcado quiere decir que los datos de origen estn rellenos.
Si aparece desmarcado quiere decir que los datos de origen estn vacos.

Pestaa Documentos / Transporte

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 121 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En esta pestaa especificaremos el Tipo de Transporte que se ha usado para hacer llegar la
anotacin a la Oficina de Registro y los tipos de documento que adjunta el interesado, para ello
dividiremos la ventana en dos partes:

Tipo de Transporte

En esta seccin tenemos los siguientes campos:


Datos de transporte:
Tipo: Elegiremos el tipo de transporte que se ha usado para hacer llegar la anotacin a la
Oficina Registral de un cuadro de ayuda, para gestionar este cuadro de ayuda Ver el apartado
3.3 Tipos de Transporte. (Campo no obligatorio).

Referencia de Transporte: Introduciremos el n de transporte. (Campo no obligatorio).

Fecha: Introduciremos la fecha del transporte. (Campo no obligatorio).


Portal del ciudadano:
Medio de Respuesta: Este campo se completar cuando el registro realizado sea telemtico.
Hay dos posibles respuestas la registro, o por Correo ordinario o a travs del Portal del
ciudadano.

Documentos que se adjuntan

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 122 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Desde esta pestaa se proceder a indicar los documentos que adjunta el interesado. En la
cabecera de esta seccin tenemos los siguientes botones:

Podremos introducir ms de un documento mediante esta paginacin.

Si pulsamos este botn eliminaremos el documento que tenemos ahora mismo en pantalla.

Si pulsamos este botn se repetirn todos los documentos de la ltima anotacin


introducida

Si pulsamos este botn se escanearn de forma automtica los documentos que estn en el
escner, y al grabar el registro quedar asociado a la anotacin.

Si pulsamos este botn aparecer un ficha para completar con los datos de la anotacin, una vez que
la aceptemos se procesarn las plantillas asociados a los documentos adjuntados a la anotacin.

Despus nos encontramos los siguientes campos:

Tipo de Documento: Introduciremos el tipo de documento que aporta el interesado. Este


documento lo elegiremos de un cuadro de ayuda, en el cual aparecern todos los Tipos de
Documentos dados de alta en el mantenimiento de Documentacin a Aportar. (Ver Apartado
3.8 Tipos de Documentos a Aportar)

Observaciones: Introducir observaciones que puedan hacer falta. (Campo no obligatorio).

Numero / Referencia: Introduciremos el Nmero o Referencia del tipo de documento que


hemos introducido.
Si por ejemplo en el campo Tipo de Documento hemos introducido Documento Nacional de
Identidad en este campo deberemos de introducir el nmero del Documento Nacional de
Identidad. (Campo no obligatorio).

Fecha Documento: En este campo deberemos introducir la fecha del documento que hemos
introducido. (Campo no obligatorio).

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 123 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Idioma: En este campo se indicar el idioma en el que se presenta la documentacin adjunta.


Este campo se puede poner como obligatorio o tenerlo relleno por defecto desde los parmetros.

Tipo de Soporte: En este campo deberemos introducir el Tipo de Soporte en el cual


presentamos el documento. Este Tipo de Soporte se elige de un cuadro de ayuda. Para gestionar
este cuadro de ayuda (Ver el apartado 3.4 Tipos de Soporte). (Campo no obligatorio).

Documentos a aportar asociados a Asuntos y Modalidades.


Existen Documentos a aportar asociados a Asuntos y Modalidades, tal y como vimos en el
apartado 3.9.3 Asociar Documentos a Aportar por el Interesado a Asuntos y Modalidades.

Estos documentos se cargan en la tabla Documentos Requeridos (Catalogo Asuntos):

Esta tabla consta de cuatro campos:


Cdigo del documento.
Descripcin.
Ap.: Si marcamos el check adjuntaremos el documento.
Obl.: Nos indica si el documento es obligatorio o no.

Para aportar estos documentos simplemente tendremos que marcar el check correspondiente del
documento que vayamos a aplicar en la columna Ap., una vez marcado el documento se cargar
automticamente en el campo Tipo de Documento que vimos anteriormente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 124 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Una vez que tenemos todos los campos rellenos pulsamos el botn apareciendo
la siguiente ventana:

Donde nos encontramos con la siguiente informacin:

Titulo: El titulo nos dir si la anotacin tiene efecto registral o no.

Ejercicio: Nos indica el ejercicio al que pertenece esta anotacin registral.

Nmero: Nmero de registro general que se le ha asignado a esta anotacin.

Fecha: Fecha en formato (dd/mm/aaaa) en la cual se realiza la anotacin.

Hora: Hora en formato (mm/ss) en la cual se realiza la anotacin.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 125 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En la tabla Formularios asociados al asunto se cargarn los formularios que llevan asociados
el asunto o modalidad que hemos escogido. (Ver apartado 3.9.3 Asociar Documentos a imprimir
a Asuntos y Modalidades.

Si pulsamos este botn realizaremos el sellado de la documentacin presentada mediante


una selladora electrnica.

Si teniendo seleccionada una plantilla en la tabla Formularios asociados al asunto


pulsamos este botn aparecer el documento que tenemos sealado.

Pulsando este botn podremos imprimir un justificante de entrada en registro para el


interesado en formato pdf.

Pulsando este botn se abre una ventana para adjuntar documentos. (Ver el punto 4.3
Adjuntar documentacin)

Pulsando este botn se cierra esta ventana y termina el proceso de dar de entrada una
anotacin registral.

En el caso de que intentemos registrar una anotacin en la cual no hemos aportado un


documento obligatorio la aplicacin nos avisar con la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 126 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Si pulsamos el botn registraremos la anotacin de entrada sin el documento


obligatorio, y si pulsamos en el botn podremos modificar la anotacin de
nuevo.

Justificante de Entradas
Por cada entrada registrada se pueda sacar un justificante en el cual ir toda la informacin
referida a la anotacin rellenada. Para visualizar o imprimir este justificante hay que pulsar
sobre el botn apareciendo el siguiente justificante en formato PDF:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 127 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4.2 Registrar Salidas


En este apartado se ver como registrar salidas en el registro, para ello hay que acceder a la
siguiente opcin de men: Gestin Diaria > Registrar Salida. Tal y como indica la captura
siguiente:

Una vez que pulsemos con el ratn aparecer la siguiente ventana:

Observar que el ttulo de la ventana cambia de color con respecto al registro de entradas:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 128 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En todas las ventanas de la aplicacin que haga referencia a anotaciones de salida se ha


cambiado el color de la etiqueta del ttulo para diferenciarlo de las ventanas que hacen
referencia a anotaciones de entrada.
Estas ventanas en las que cambia el color son: (Registrar Salida, Modificar Anotacin de Salida,
Ver Anotacin de Salida, Reserva de Salidas, Libro de Salidas,...)
Vamos a crear una anotacin de salida de ejemplo siguiendo los siguientes pasos, dividiendo la
ventana en partes para una mejor comprensin del procedimiento:

Cabecera

En esta parte tenemos los siguientes campos:

1. Fecha Hora de Salida: (dd/mm/aaaa) (hh:mm).


Este campo se puede usar de dos formas diferentes dependiendo de s tenemos marcado
o no el check que existe a la izquierda. Veamos las dos posibilidades:

a) Check marcado: En este caso los campos de fecha y hora pasarn a ser activos, de
manera que cuando pulsemos el botn aceptar para registrar la anotacin esta se
registrara con la fecha y hora que marquen estos campos.

b) Check desmarcado: En este caso los campos fecha y hora pasarn a estar
desactivados, mostrando la fecha y hora actual, de manera que cuando pulsemos

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 129 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

el botn aceptar para registrar la anotacin esta se registrar con la fecha y hora
actual del sistema.

Hay que tener en cuenta que en los dos casos la fecha que introduzcamos deber
ser mayor o igual a la fecha de la ltima anotacin registrada y menor o igual a la
fecha del sistema.

Para nuestro ejemplo vamos a dejar el check desactivado.

2. Asociar al Expediente: En el caso de que queramos asociar la anotacin que vamos a


dar de alta a un expediente ya creado se introducir la referencia de ese expediente.
(Campo no obligatorio).

3. Efecto Registral: Este parmetro tiene la siguiente funcionalidad:

Marcado: Si lo marcamos la anotacin registral que estamos rellenando tendr


Efecto Registral.
No Marcado: Si no lo marcamos la anotacin registral que estamos rellenando
no tendr Efecto Registral, es decir, no tendr ninguna validez legal.

La situacin por defecto de este parmetro depender del valor que tenga el parmetro
Efecto de las anotaciones registradas por esta Oficina (Ver apartado 3.2 Oficinas de
Registro).
En nuestro ejemplo lo vamos a marcar para que la anotacin tenga Efecto Registral.

Despus de rellenar los campos de la cabecera nos encontramos que la ventana tiene tres
pestaas:

Interesados / Asuntos: En esta ventana se introducirn los datos de los interesados


(Tipo de Documento, Nombre, Domicilio,...) y los datos relativos al asunto (asunto,
modalidad, extracto...).

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 130 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Destinos: En esta pestaa se introducirn los datos de destino en el caso de que vaya
dirigida a otra Unidad Orgnica de la propia entidad o a otra Administracin.

Documentos / Transporte: En esta pestaa se introducirn los datos de transporte en


los que ha llegado la anotacin al registro y los documentos que se adjuntan a la
anotacin.

Pestaa Interesados / Asuntos


Esta pestaa la podemos dividir a su vez en dos partes: Interesados y Asuntos.

Interesados
En esta seccin se introducirn los datos del interesado al cual va dirigida la anotacin de salida.

En primer lugar vamos a describir los botones que se encuentran en la cabecera de esta seccin:

Cada anotacin puede ir dirigida a ms de un interesado.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 131 de 300


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Con estos botones iremos del primer interesado al ltimo o


viceversa.

viceversa.
. botn se accede a la ventana de seleccin de terceros
Pulsando este

Pulsando este botn se accede a la ventana del mantenimiento de


entidades externas. Desde aqu podremos seleccionar una entidad y
cargarla en la ventana de registro.

Pulsando este botn borraremos de la ventana de registro de salidas los datos del interesado
seleccionado en este momento.

Si pulsamos este botn se rellenarn todos los campos de la seccin Interesados con los
valores de la ltima anotacin introducida.

Pasemos ahora a ver los campos de esta seccin:

Tipo de Documento: Es el documento mediante el cual se identifica al interesado, podr ser


cualquiera que se encuentre dado de alta en la aplicacin Terceros/Territorio, pero por defecto
ya vienen algunos dados de alta con la instalacin: Sin Documento, NIF, Pasaporte, Tarjeta de
Residencia u Otro.
Se puede especificar un valor por defecto para que no lo tengamos que rellenar cada vez que
realicemos una anotacin (Ver apartado 3.10.1 Configuracin por Defecto).
Introducir: N.I.F.

Documento: Este campo depende totalmente del campo anterior, por ello nos podemos
encontrar las siguientes posibilidades:

1. Si el tipo de documento elegido es N.I.F. en este campo tendremos que introducir


obligatoriamente un N.I.F (8 dgitos + 1 letra) correcto.
Al introducir los 8 dgitos y pulsar la tecla tabulador el sistema nos muestra la letra
correcta de esos 8 dgitos.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 132 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

2. Si el tipo de documento elegido es SIN DOCUMENTO el campo Documento aparecer


inactivo, con lo que no podremos introducir nada en ese campo.

3. Si el tipo de documento elegido es OTRO podremos introducir cualquier cadena de 25


caracteres alfanumricos.

4. Si el tipo de documento elegido es C.I.F. habr que introducir un CIF correcto.

En definitiva lo que hay que introducir en el campo documento depende de las caractersticas
del Tipo de Documento elegido. El mantenimiento de estas caractersticas se encuentra en la
aplicacin TERCEROS/TERRITORIO.
En este campo introduciremos el siguiente NIF: 25987412B

Nombre o Razn Social / Domicilio: En estos dos campos introduciremos el nombre o Razn
Social del interesado al cual va dirigida la anotacin de salida y su domicilio. El campo
Nombre o Razn Social es obligatorio.
Introducir MARIA DEL MAR SNCHEZ en el campo Nombre o Razn Social.

Provincia /Municipio: En estos dos campos introduciremos la provincia y el municipio del


interesado (Campos no obligatorios).
Para estos dos campos se pueden especificar unos valores por defecto para que no los tengamos
que rellenar cada vez que realicemos una anotacin (Ver apartado 3.10.1 Configuracin por
Defecto).
Introduciremos: Provincia: SEVILLA y Poblacin: ECIJA.

Cdigo Postal: Introduciremos el Cdigo Postal de la poblacin introducida anteriormente.


(Campo no obligatorio).
Introduciremos: 41400

Correo Electrnico / Telfono: En estos dos campos introduciremos el correo electrnico y el


telfono de contacto del interesado. (Campos no obligatorios).

Tipo de Interesado: En este campo introduciremos la relacin que tiene el interesado con la
documentacin que ha presentado en la Oficina Registral. Los posibles valores para este campo

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 133 de 300


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son los que se encuentran en el mantenimiento de Tipos de Relacin (Ver apartado 3.5 Tipos
de Relacin entre Terceros y Expedientes), pero por defecto vienen estos tres con la instalacin:
Titular, Representante y Otros.
Se puede especificar un valor por defecto para que no lo tengamos que rellenar cada vez que
realicemos una anotacin (Ver Apartado 3.10.1 Configuracin por Defecto).
Introducir: TITULAR.

Asuntos

En la cabecera de esta seccin nos encontramos los siguientes botones:

Si pulsamos este botn se rellenarn todos los campos de la seccin Asuntos con los valores de
la ltima anotacin introducida.

Si pulsamos este botn se borrarn todos los campos de la seccin Asuntos, incluido el campo
En esta Unidad
seccinOrgnica
tenemosque
lossesiguientes campos:
rellena desde la pestaa Origen.

Asunto y Modalidad: En estos dos campos se introducir el asunto y la modalidad al cual hace
referencia la anotacin que s esta dando de alta. El asunto y la modalidad que introduzcamos
en estos campos debe de formar parte del Catalogo de Asuntos y Modalidades (Ver el apartado

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 134 de 300


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3.9 Asuntos y Modalidades) al cual accederemos pulsando el botn (ver el apartado 4.8
Acceso y Uso del Catalogo de Asuntos y Modalidades). (Este campo no es obligatorio).

Extracto, Explicacin En este apartado se introducir una breve descripcin del asunto que se
va a tratar. (Campo obligatorio).
Introducir: Certificado de empadronamiento individual.

Actuacin Introducir la actuacin correspondiente a la anotacin que estamos introduciendo.


(Ver apartado 3.6 Actuaciones). (Campo no obligatorio).

Observaciones Internas Introducir observaciones internas que puedan hacer falta al usuario.
(Campo no obligatorio).

Unidad Orgnica: Introduciremos la Unidad Orgnica de destino de la anotacin registral que


estamos dando de alta.

Para rellenar este campo podemos hacerlo directamente, si sabemos el cdigo, introducindolo y
pulsando en tabulador o utilizando la ayuda de la estructura registral, para ello pulsaremos en el
botn , apareciendo la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 135 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En ella aparecer toda la estructura orgnica de la entidad con todas sus Unidades Orgnicas.
Para buscar la unidad orgnica podemos filtrar, rellenamos el campo cdigo o descripcin o
ambos y picamos en el botn .
Para seleccionar una Unidad Orgnica de destino en concreto haremos doble clic sobre ella o la
seccionaremos y pulsaremos en el botn .
(Campo Obligatorio).
Introducir: rea de Interior.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 136 de 300


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Pestaa Destinos

Esta pestaa es optativa, en ella se pueden indicar los datos de destino.


Especificar los Datos de Destino (No obligatorio)
Cuando realicemos una anotacin de salida y esta tenga como destino una Unidad Orgnica de
la propia entidad u otra Administracin Pulsando en aparecer la siguiente
ventana:

En esta ventana tendremos que especificar que Unidad Orgnica de la misma entidad o que
Administracin distinta a la nuestra es destino de la anotacin de salida que estamos dando de
alta.

Una vez rellenos los datos de destino pulsar el botn .

Observar que ahora el check Datos en Registro de Destino aparece marcado, este check indica
lo siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 137 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Si aparece marcado quiere decir que los datos de destino estn rellenos.
Si aparece desmarcado quiere decir que los datos de destino estn vacos.

Pestaa Documentos / Transporte


En esta pestaa se introducirn los datos de transporte que se usarn para enviar la anotacin a
su destino y los documentos que se adjuntan a la anotacin:

Dividiremos la ventana en dos partes:

Tipo de Transporte

En esta seccin tenemos los siguientes campos:

Tipo: Elegiremos el tipo de transporte que se usar para hacer llegar la anotacin a su destino
de un cuadro de ayuda, para gestionar este cuadro de ayuda (Ver el apartado 3.3 Tipos de
Transporte. (Campo no obligatorio).

Referencia de Transporte: Introduciremos el n/referencia de transporte. (Campo no


obligatorio).

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 138 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Fecha: Introduciremos la fecha del transporte. (Campo no obligatorio).


Portal del ciudadano:
Medio de Respuesta: Este campo se completar cuando el registro realizado sea telemtico.
Hay dos posibles respuestas la registro, o por Correo ordinario o a travs del Portal del
ciudadano.
Tipo de Respuesta: este campo se activar cuando el medio de respuesta es Web; si
desplegamos la ayuda de este campo podremos optar por las siguientes opciones.

Documentos que se adjuntan

Desde esta pestaa se proceder a indicar los tipos de documentos que se aaden a la anotacin.
En la cabecera de esta seccin tenemos los siguientes botones:

Podremos introducir ms de un documento mediante esta paginacin.

Si pulsamos este botn eliminaremos el documento que tenemos ahora mismo en pantalla.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 139 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Si pulsamos este botn se repetirn todos los documentos de la ltima anotacin introducida

Despus nos encontramos los siguientes campos:

Tipo de Documento: Introduciremos el tipo de documento que aporta el interesado. Este


documento lo elegiremos de un cuadro de ayuda, en el cual aparecern todos los Tipos de
Documentos dados de alta en el mantenimiento de Documentacin a Aportar. (Ver Apartado
3.8 Tipos de Documentos a Aportar)

Observaciones: Introducir observaciones que puedan hacer falta. (Campo no obligatorio).

Numero / Referencia: Introduciremos el Nmero o Referencia del tipo de documento que


hemos introducido.
Si por ejemplo en el campo Tipo de Documento hemos introducido Documento Nacional de
Identidad en este campo deberemos de introducir el nmero del Documento Nacional de
Identidad. (Campo no obligatorio).

Fecha Documento: En este campo deberemos introducir la fecha del documento que hemos
introducido. (Campo no obligatorio).

Idioma: En este campo se indicar el idioma en el que se presenta la documentacin adjunta.


Este campo se puede poner como obligatorio o tenerlo relleno por defecto desde los parmetros.

Tipo de Soporte: En este campo deberemos introducir el Tipo de Soporte en el cual


presentamos el documento. Este Tipo de Soporte se elegir de un cuadro de ayuda. Para
gestionar este cuadro de ayuda (Ver el apartado 3.4 Tipos de Soporte). (Campo no obligatorio).

Una vez que tenemos todos los campos rellenos pulsamos el botn y aparecer
la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 140 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Donde nos encontramos con la siguiente informacin:

Ttulo: El ttulo nos dir si la anotacin tiene efecto registral o no.

Ejercicio: Nos indica el ejercicio al que pertenece esta anotacin registral.

Nmero: Nmero de registro general que se le ha asignado a esta anotacin.

Fecha: Fecha en formato (dd/mm/aaaa) en la cual se realiza la anotacin.

Hora: Hora en formato (mm/ss) en la cual se realiza la anotacin.


En la tabla Formularios asociados al asunto se cargarn los formularios que llevan asociados
el asunto o modalidad que hemos escogido. (Ver apartado 3.9.3 Asociar Documentos a imprimir
a Asuntos y Modalidades.

Pulsando este botn podremos imprimir un justificante de salida en registro para el


interesado en formato pdf.
Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 141 de 300
MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009
Si pulsamos este botn realizaremos el sellado de la documentacin mediante una
selladora electrnica.

Si teniendo seleccionada un formulario en la tabla Formularios asociados al


asunto pulsamos este botn aparecer el documento que tenemos sealado.

Pulsando este botn se abre una ventana para adjuntar documentos. (Ver el punto 4.3
Adjuntar documentacin)

Pulsando este botn se cierra esta ventana y termina el proceso de dar salida a una
anotacin registral.

Marcando este check cuando imprimamos un justificante o un sello aparecer el


escudo de la entidad. Si lo dejamos desmarcado no se ver el escudo.

Justificante de Salidas
Por cada salida registrada se pueda sacar un justificante en el cual ir toda la informacin
referida a la anotacin rellenada. Para visualizar o imprimir este justificante hay que pulsar
sobre el botn apareciendo el siguiente justificante en formatoPDF:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 142 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 143 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4.3 Adjuntar Documentacin Escaneada


La aplicacin permite la posibilidad de adjuntar documentos escaneados a las anotaciones.
Cuando hablamos de documentos nos referimos a cualquier archivo fsico que tenga alguno de
los formatos mas usuales: .pdf, .xls, .doc, .ppt, .rtf, .txt, .jpg, .gif, .bmp, .tif, .png,... Estos
documentos deben de estar dados de alta previamente en el gestor documental FirmaDoc.
Para poder acceder a estos documentos que se encuentran en FirmaDoc necesitamos
previamente integrar el Registro ACCEDE con FirmaDoc.

Integracin de Accede con FirmaDoc


Para integrar accede con FirmaDoc habr que seguir los siguientes pasos:

1. Ir a la aplicacin Administrador de Aplicaciones a la opcin de men Configuracin


> Licencias de Uso:

Nota: FirmaDoc es un aplicativo que puede hacer las funciones de Gestor Documental, software de Firma
Electrnica Avanzada y Sistema Gestor de Expedientes.
2. En esta ventana seleccionar en la parte superior la aplicacin que queremos integrar con
FirmaDoc e ir a la pestaa Estructura de la Informacin:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 144 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

3. Seleccionar la Organizacin y Entidad para la cual esa aplicacin la queremos


integrar con FirmaDoc:

4. Marcar el parmetro Integrado con FirmaDoc y pulsar en . Aparecer


la siguiente ventana informando de que ha terminado el proceso:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 145 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Adjuntar Documentos a las anotaciones


Una vez que hemos integrado la aplicacin registro con FirmaDoc vamos a adjuntar
documentacin fsica a una anotacin. Partiendo de que ya tenemos los documentos a usar
dados de alta en FirmaDoc hay que seguir los siguientes pasos:

1. Registrar una anotacin de entrada en la cual seleccionemos algn Tipo de Documento,


hay que tener en cuenta que para poder asociar documentos a una anotacin sta debe
de tener asociado los tipos de documentos de los documentos que queremos asociar. En
nuestro ejemplo adjuntaremos el tipo de documento: Documento Nacional de Identidad:

2. Dar de alta la anotacin pulsando en y aparecer la ventana del registro


de la anotacin:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 146 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

3. En esta ventana, al estar la aplicacin integrada con FirmaDoc, aparece el botn


. Al pulsarlo aparecer la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 147 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4. Esta ventana consta de dos pestaas Criterios de Seleccin y Resultado.Cada vez


que entremos en esta ventana accederemos a la pestaa Resultado directamente, en la
cual aparecern los documentos asociados a los Tipos de Documentos seleccionados
en la anotacin que todava no han sido asociados a ninguna anotacin.
Seleccionar el dni_16557494 con el ratn y observar como el documento se puede
previsualizar a la derecha:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 148 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

La p estaa Resultado siempre va a mostrar los documentos asociados a la anotacin


junto con los documentos resultantes de los criterios de seleccin introducidos en la
pestaa Criterios de Seleccin.

En la pestaa Criterios de Seleccin aparecern los siguientes criterios de bsqueda


para localizar documentos:

Nombre en FirmaDoc: Nombre que tiene el documento dado de alta en FirmaDoc.

Fecha de Alta (Desde Hasta): Fecha en la que se ha dado de Alta el documento


en FirmaDoc.

Nombre Fsico: Nombre fsico del documento dado de alta en FirmaDoc

Formato: Extensin del archivo dado de alta en FirmaDoc (.doc, .xls, pdf,...)

Fecha de Modificacin (Desde Hasta): Fecha de ltima modificacin del


documento.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 149 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En la ventana aparecen los siguientes botones:

Al pulsarlo se limpiaran todos los criterios de seleccin introducidos.

Al pulsarlo aquellos documentos que se encuentren seleccionados en ese


momento.

Al pulsarlo aparecern en la pestaa Resultado aquellos documentos


coincidentes con los criterios de seleccin introducidos.

Cierra la Ventana.

Al pulsarlo extraeremos el fichero seleccionado en ese momento.

Para nuestro ejemplo seleccionamos el documento 1 y pulsamos en .


Apareciendo la siguiente ventana:

5. Pulsar en y despus en los botones hasta volver a la


ventana del registro de entradas.
Al picar en este botn aparecer una ventana en la que podremos
insertar ficheros.

La ventana es la siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 150 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Una vez dentro rellenaremos los siguientes campos:


Tipo de Documento: aqu pondremos el tipo de documento que vamos a insertar.
Introducir: DNI Documento Nacional de Identidad
Nombre: En este campo pondremos el nombre del fichero a insertar.
Introducir: dni
Ruta: para rellenar este campo pulsaremos el botn para buscar el fichero
que queremos. Una vez lo encontremos lo insertaremos y en este campo aparecer la
ruta en la que se encuentra.
Para dar de alta el fichero pulsaremos el botn y se aadir este
documento a FirmaDoc asociado al tipo de documento seleccionado.
Una vez que se terminen de dar de alta todos los documentos se pulsar el botn
cerrar para volver a la ventana de 'Adjuntar Documentos', donde aparecern los
documentos que acabo de dar de alta asociados a cada uno de sus tipos de documentos y
marcados, indicando que estn asociados a la anotacin, a falta de pulsar el botn
'Alta/Modificar' para ser asociados a la anotacin.
Habr que tener en cuenta lo siguiente: en la ventana de 'Insertar Ficheros' no se podr
realizar ninguna modificacin, solo se podrn dar de alta archivos en FirmaDoc y

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 151 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

eliminar aquellos que acabamos de dar de alta en la ventana sin haber salido todava de
ella, por lo que el asociar los documentos a la anotacin debe de realizarse cuando se
pulse el botn 'Cerrar'.

Al pulsarlo accederemos a una ventana en la que podremos escanear


documentos y asociarlos a la anotacin en el mismo instante.

Adjuntar Documentos a las anotaciones: Escaneo


directo
Se ha habilitado la funcionalidad de escaneo directo de documentos desde la pestaa
Documentos/Transporte. Para poder usar esta funcionalidad se deber tener seleccionado un
tipo de documento en la pestaa Documentos/Transporte:

Una vez que tenemos seleccionado un tipo de documento pulsaremos en el botn , de


manera que se escanear directamente el documento que en ese momento tengamos introducido
en el escner y se asociar a la anotacin en el momento de que la registremos.

Para configurar la calidad del escaneo por usuario se ha habilitado un nuevo parmetro en el
mantenimiento de usuarios y grupos en el administrador de aplicaciones denominado Calidad
de escaneo, con dos posibles valores: Escala de Grises y Calidad Normal:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 152 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Consulta de Documentos asociados a las Anotaciones


Para consultar los documentos asociados a las anotaciones realizaremos los siguientes pasos:

1. Desde el modulo de Consulta de Anotaciones introducir los criterios de seleccin,


necesarios para localizar la anotacin de la cual se quieran ver sus documentos
asociados, y pulsar en :

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 153 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

2. En la rejilla donde se muestra el resultado de la consulta aquellas anotaciones que


tengan documentos relacionados aparecern con el icono (marcado en color rojo).

3. Para visualizar los documentos relacionados hacer doble clic sobre el registro en la
rejilla, apareciendo la siguiente ventana:

4. En la parte superior de esta ventana se encuentra una paginacin para poder visualizar
los distintos documentos que tiene asociada la anotacin, y por cada documento
podemos observar el Tipo de Documento y Nombre de Documento:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 154 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

5. Para extraer alguno de los documentos adjuntos pulsar en el botn ,


apareciendo la siguiente ventana:

6. Pulsando en aparecer la siguiente ventana para indicar la ruta y nombre


del archivo antes de guardarlo:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 155 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

El formato en el que se guarda el archivo es en formato comprimido .zip, por lo que tendremos
despus que descomprimir el archivo para visualizar el archivo extrado.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 156 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4.4 Modificar Anotaciones


Para modificar anotaciones ya realizadas accederemos a la siguiente opcin de men Gestin
Diaria > Modificar Anotaciones, tal y como aparece en la siguiente captura:

Pulsando con el ratn nos aparecer la siguiente ventana:

Esta ventana consta de dos pestaas: Criterios de Seleccin y Relacin de Anotaciones.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 157 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

La pestaa Criterios de Seleccin sirve para introducir los criterios de seleccin de las
anotaciones que estamos buscando.

Todos los campos de esta ventana son criterios de seleccin para la bsqueda de anotaciones
para modificar. Para realizar un ejemplo de bsqueda seleccionaremos todas las anotaciones
tanto de entrada como de salida que se hayan producido entre las fechas 20/02/2008 y
05/03/2008.

1. Seleccionaremos el check Todas.

2. En el campo Fecha Desde introduciremos 23/10/2008 y en el campo Fecha Hasta


introduciremos 27/10/2008.

3. Pulsar el botn

4. Observar que pasamos automticamente a la pestaa Relacin de Anotaciones, donde


se nos muestra el resultado de nuestra consulta:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 158 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

5. Para modificar una de estas anotaciones deberemos de seleccionarla con el ratn en la


rejilla y pulsar el botn . . Mientras no seleccionemos una anotacin que
se pueda modificar este botn no se activar.

6. Nos aparecer la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 159 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Esta ventana es igual que la que se usa para dar de alta una anotacin, en ella se
realizarn las modificaciones pertinentes.

Mediante la siguiente etiqueta:


Se sabe que anotacin se est modificando.

En el campo Nombre o Razn Social vamos a introducir: JUAN GUTIERREZ, en vez


del nombre que existe ahora mismo.

7. Pulsar el botn y observar que aparece la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 160 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Todas las modificaciones que hagamos llevaran asociada una diligencia que explicar el
motivo de la modificacin. Esta diligencia se deber escribir obligatoriamente en esta
ventana.
Introducir: Modificacin de la anotacin por cambio de nombre del interesado.

8. Una vez rellenada la diligencia pulsar el botn y aparecer la ventana de


anotacin registral:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 161 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

9. Pulsaremos otra vez el botn y terminaremos el proceso de


modificacin de una anotacin.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 162 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4.5 Anulacin de Anotaciones


Para anular anotaciones hay que acceder a la siguiente opcin de men Gestin Diaria >
Modificar Anotaciones, tal y como aparece en la siguiente captura:

Pulsando con el ratn nos aparecer la siguiente ventana:

Esta ventana consta de dos pestaas: Criterios de Seleccin y Relacin de Anotaciones.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 163 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

La pestaa Criterios de Seleccin sirve para introducir los criterios de seleccin de las
anotaciones que estamos buscando.

Todos los campos de esta ventana son criterios de seleccin para la bsqueda de anotaciones
para anular. Para realizar un ejemplo de bsqueda seleccionaremos todas las anotaciones tanto
de entrada como de salida que se hayan producido entre las fechas 20/02/2006 y 05/03/2006.

1. Seleccionaremos el check Todas.

2. En el campo Fecha Desde introduciremos 20/10/2008 y en el campo Fecha Hasta


introduciremos 27/10/2008.

3. Pulsar el botn .

4. Observar que pasamos automticamente a la pestaa Relacin de Anotaciones, donde


se nos muestra el resultado de nuestra consulta:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 164 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

5. Para modificar una de estas anotaciones deberemos de seleccionarla con el ratn de la


tabla y pulsar el botn .

6. Aparecer la siguiente ventana donde tendremos que escribir una diligencia de


anulacin de forma obligatoria:

Introducir: Anulacin por duplicado de la anotacin y pulsar en

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 165 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

7. Aparecer la siguiente ventana:

8. Pulsando en se da por concluido el proceso.

9. Las anotaciones anuladas aparecern en la consulta de anotaciones con fondo de color


rojo, para diferenciarlas visualmente de las dems:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 166 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4.6 Desanular Anotaciones


Para desanular anotaciones hay que acceder a la siguiente opcin de men Gestin Diaria >
Modificar Anotaciones, tal y como aparece en la siguiente captura:

Pulsando con el ratn nos aparecer la siguiente ventana:

Esta ventana consta de dos pestaas: Criterios de Seleccin y Relacin de Anotaciones.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 167 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

La pestaa Criterios de Seleccin sirve para introducir los criterios de seleccin de las
anotaciones que estamos buscando.
Todos los campos de esta ventana son criterios de seleccin para la bsqueda de anotaciones
para anular. Para realizar un ejemplo de bsqueda seleccionaremos todas las anotaciones tanto
de entrada como de salida que se hayan producido entre las fechas 20/10/2008 y 27/10/2008.

10. Seleccionaremos el check Todas.

11. En el campo Fecha Desde introduciremos 20/10/2008 y en el campo Fecha Hasta


introduciremos 27/10/2008.

12. Pulsar el botn .

13. Observar que pasamos automticamente a la pestaa Relacin de Anotaciones, donde


se nos muestra el resultado de nuestra consulta:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 168 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

14. Para modificar una de estas anotaciones deberemos de seleccionarla con el ratn de la
tabla y pulsar el botn .

15. Aparecer la siguiente ventana donde tendremos que escribir una diligencia de
anulacin de forma obligatoria:

Introducir: Desanulacin por error al anular y pulsar en

16. Aparecer la siguiente ventana:

17. Pulsando en aparece la siguiente ventana

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 169 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

18. Pulsando en se da por concluido el proceso.

19. Las anotaciones desanuladas volvern a aparecer en la consulta de anotaciones con


fondo de color blanco.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 170 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4.7 Relacionar Anotaciones


La aplicacin permite relacionar anotaciones, es decir, que una anotacin por cualquier motivo
tenga que relacionarse con otra anotacin, ya sea por que es complemento de ella, respuesta a
ella o cualquier otro motivo.

Para relacionar la anotacin con la que estamos trabajando con otra anotacin seguiremos los
siguientes pasos:

1. En la ventana de registro pulsar sobre el botn .

2. Apareciendo la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 171 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

3. En esta ventana ser donde aparezca referencia a las anotaciones relacionadas:

Anteriores: Aparecern las anotaciones relacionadas con la actual que tengan


fecha y hora anterior a esta.

Posteriores: Aparecern las anotaciones relacionadas con la actual que tengan


fecha y hora superior a esta.

4. Para relacionar una anotacin podemos usar directamente los campos Tipo, Ejercicio
y Numero y pulsar en .

Tipo: Introducir el tipo de la anotacin que queremos relacionar. (E S)


Introducir: E

Ejercicio: Introducir el ejercicio al que pertenece la anotacin que vamos a


relacionar.
Introducir: 2008

Numero: Introducir el numero general de la anotacin que queremos relacionar.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 172 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

E. Registral: Si marcamos este check haremos referencia a la anotacin del


contador con efecto registral y si lo tenemos desmarcado haremos referencia a
la anotacin sin efecto registral.
Dejarlo marcado.

5. Pulsar en .

Observar como aparece la anotacin relacionada en la tabla Anteriores.


Otra forma de relacionar anotaciones es buscando la anotacin que queramos relacionar,
ayudndonos del botn .

Pulsando en aparecer la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 173 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En esta ventana introduciremos los criterios de seleccin necesarios


para buscar la anotacin que queramos relacionar.

En Nmero Desde introducir 26 y pulsar en .


Pasaremos a la pestaa Relacin de Anotaciones:

En esta ventana seleccionar la anotacin a relacionar y pulsar el botn

La anotacin seleccionada aparece en la primera ventana en los campos


Tipo, Ejercicio y Nmero dispuesta para ser relacionada:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 174 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Pulsando en relacionaremos la anotacin:

En esta ventana se encuentran los siguientes botones:

Seleccionando una anotacin y pulsando en este botn visualizaremos


toda la anotacin sin posibilidad de modificarla.

Pulsando en este botn se limpiar el contenido de los campos Tipo,


Ejercicio y Nmero.

Seleccionando una anotacin y pulsando en este botn quitaremos la


relacin de esa anotacin con la que estamos trabajando.

Pulsando en este botn relacionaremos la anotacin indicada en ese


momento en los campos E. Registral, Tipo, Ejercicio y Nmero.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 175 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Pulsando en este botn cerramos la ventana guardando los cambios que


se hayan producido.

Si se quieren cargar los datos de una anotacin relacionada a la anotacin que se est rellenando
hacer doble clic sobre el registro de la anotacin, de manera que se cerrar la ventana de
relacionar anotaciones y aparecer esta otra:

Si pulsamos en confirmar se cargarn los datos de la anotacin relacionada en la anotacin que


se est rellenando.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 176 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4.8 Bsqueda - Consulta de Interesados y


Terceros
Al dar de alta una anotacin en registro los datos de los interesados asociados se guardan
internamente en la base de datos de la aplicacin para poder ser reutilizados en posteriores
anotaciones, adems tambin podemos usar como interesados para anotaciones todos aquellos
terceros que se encuentren dados de alta en la aplicacin Terceros/Territorio.

Por tanto la aplicacin dispone de un modulo de Bsqueda-Consulta de datos de Interesados y


otro mdulo de Bsqueda Consulta de datos de Terceros.

Para poder usar uno u otro mdulo hay que tener marcados los parmetros Utilizar Interesados
de registro como Repositorio y Conectado con el Mdulo Central de Terceros
respectivamente. Estos parmetros se encuentran en los parmetros de la aplicacin (Ver el
Apartado 3.10.2 Interesados / Terceros).

Para acceder a cada uno de ellos desde la ventana de registro de entrada/salida hay que pulsar en
el botn :

Cuando se pulse sobre este botn buscar primero por defecto sobre el archivo de Interesados, a
no ser que tengamos marcado el parmetro Buscar primero en terceros en los parmetros de la
aplicacin (Ver el Apartado 3.10.2 Interesados / Terceros), si tenemos este parmetro marcado
la bsqueda la realizar primero en terceros.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 177 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Bsqueda de Interesados
Al pulsar el botn en la ventana de registro de entradas/salidas accederemos a la siguiente
ventana:

Los campos de esta ventana son criterios de bsqueda de interesados que se van dando de alta a
medida que se van registrando las anotaciones en la aplicacin registro.

Esta ventana consta de dos pestaas:

Criterios de Seleccin: En esta pestaa introducir los criterios de bsqueda que creamos
conveniente para localizar nuestro interesado y pulsar el botn

Interesados: Una vez que pulsemos el botn aceptar pasaremos a esta pestaa donde
aparecer el resultado de nuestra consulta.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 178 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Ejemplo: Introducir la palabra FRANCISCO en el campo Nombre y pulsar el botn


Aceptar, automticamente pasaremos a la pestaa interesados donde nos mostrar todos los
interesados que incluyen la palabra FRANCISCO en su nombre.

Si pulsamos con el ratn sobre uno de ellos visualizaremos sus principales datos en la parte baja
de la ventana (Tipo de Documento, Documento, Nombre, Correo Electrnico y Telfono), en la
parte baja de esta ventana existe una rejilla donde se cargarn todos los domicilios asociados a
este interesado.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 179 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Si queremos seleccionar uno de estos interesados para traerlo a la ventana de registro de


entrada/salida, haremos doble clic sobre el registro lo seleccionaremos con el ratn y
pulsaremos el botn .

En el caso de que el interesado tenga asociado ms de un domicilio habr que seleccionar el


domicilio que queremos para el interesado y despus pulsar en .

Bsqueda de Terceros
Si lo que queremos es buscar un Tercero del mdulo centralizado de Terceros y Territorio
para usarlo como interesado en la anotacin que estamos dando de alta pulsaremos en el botn
.

Al pulsar en este botn accederemos a la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 180 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En esta ventana los campos que existen en la parte superior son criterios de bsqueda. Al pulsar
en el botn mostrar en la tabla siguiente todos los Terceros cuyos datos
coincidan con los criterios de seleccin introducidos:

Si seleccionamos uno de estos Terceros se cargarn en la ltima sus direcciones dependientes:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 181 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Para traernos los datos de un tercero a la ventana de registro de entrada/salida hay que realizar
doble clic sobre el registro del Tercero o seleccionarlo y despus pulsar sobre el botn

.
En el caso de que el Tercero tenga mas de un domicilio asociado habr que seleccionar el
domicilio que nos queremos traer para el tercero y despus pulsar sobre el botn

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 182 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4.9 Acceso y Uso del Catalogo de Asuntos y


Modalidades

Al Catlogo de Asuntos se accede pulsando el botn que se encuentra situado a la derecha


del campo Asunto y Modalidad en las ventanas de los registros de entrada o salida.

Una vez pulsemos este botn aparecer la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 183 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Como podemos observar aparecen las pestaas y botones que creamos en el apartado 3.9.6
Configuracin del Catlogo de Asuntos y Modalidades.

Vamos a probar uno de los botones, para ello pulsar sobre el botn , observaremos
que el campo Asunto / Modalidad se rellena con el texto que introducimos en el campo
Palabras de bsqueda cuando creamos el botn. (Ver el apartado 3.9.6 Configuracin del
Catlogo de Asuntos y Modalidades en el punto 7) y que la tabla Asuntos se carga con todos los
asuntos que se encuentren en situacin de Alta que contengan la palabra SOLICITUD.

Nota: Si accedemos al catalogo de asuntos y modalidades desde el mantenimiento de asuntos y


modalidades nos mostrar todos los asuntos y modalidades tanto de baja como de alta, teniendo en
cuenta que los de baja los mostrar con fondo rojo:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 184 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Teniendo en cuenta que toda modalidad va asignada siempre a un nico asunto, y que este
puede tener varias modalidades, si seleccionamos uno de los asuntos ocurrir lo siguiente:
La tabla modalidades se cargar con todas las modalidades del asunto que hemos seleccionado.
Adems el campo Unidad Orgnica nos mostrar a que Unidad Administrativa pertenece el
asunto que hemos seleccionado.
Si seleccionamos con el ratn una modalidad se cargarn en la tabla inferior (en el caso de que
esa modalidad tenga plantillas asociadas) las plantillas de esa modalidad:

Para seleccionar una modalidad bastar con seleccionar con el ratn la modalidad deseada y
pulsar el botn . .

Tambin podemos usar el catlogo de asuntos y modalidades sin usar los botones y las pestaas,
es decir, usando los campos Palabras de bsqueda y Unidad Administrativa.
Si algn asunto o modalidad estn en situacin Baja, para poder verlas hay que marcar el check
. Una vez macado este check, al picar en buscar las bajas se vern en color
rosa:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 185 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Uso del Campo Palabras de Bsqueda


Para buscar asuntos y modalidades usando el campo Palabras de Bsqueda introduciremos en
este campo las palabras que creamos conveniente y aparecern todos los asuntos y modalidades
que contengan dichas palabras de bsqueda.

Hay que recalcar que la bsqueda se realiza tanto en las palabras de bsqueda que se definen
cuando se crea el asunto o modalidad como en el ttulo del asunto o modalidad.
En este campo se pueden usar una serie de caracteres especiales como son: el signo de sumar
(+) y las comillas , veamos su uso:

cadena: Si introducimos una frase o una cadena de palabras buscar todos los
asuntos y modalidades en los que aparezca esa frase o cadena de palabras de
forma literal.

Ejemplo: Si introducimos en el campo Asunto / Modalidad la cadena CONSURSO,


aparecern todos los asuntos y modalidades que incluyan esta cadena:

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cadena1 + cadena2: Usando el smbolo + se realizar una bsqueda tipo OR, es decir,
busca todos los asuntos y modalidades en los que aparezca cadena1 cadena2.

Ejemplo: Si se introduce en el campo Asunto / Modalidad lo siguiente: SOLICITUD +


CONCURSO, aparecern todos los asuntos y modalidades que incluyan la cadena
SOLICITUD CONCURSO:

cadena1 cadena2: En el caso de que introduzcamos las palabras simplemente separadas


por un espacio o separadas por comas se realizar una bsqueda tipo y, es decir, busca
todos los asuntos y modalidades en los que aparezca cadena1 y cadena2.

Ejemplo: Si se introduce en el campo Asunto / Modalidad lo siguiente: SOLICITUD


CONCURSO, aparecern todos los asuntos y modalidades que incluyan las cadenas
SOLICITUD y CONCURSO:

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Adems del campo Palabras de bsqueda podemos usar como criterio de bsqueda el campo
Unidad Orgnica.

Para hacer la bsqueda hay que introducir en el campo unidad orgnica, aquella unidad por la
que vamos a buscar. Una vez introducida pulsaremos el botn .Y a continuacin
veremos como se cargan los asuntos relacionados con esa unidad orgnica.

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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4.10 Reserva de Nmeros.


Debido a circunstancias especiales como puedan ser: falta de tiempo, trabajo atrasado.... el
usuario se puede ver en la necesidad de reservar nmeros, es decir, dejar un nmero de
anotaciones sin rellenar con sus respectivos nmeros reservados para poder ser rellenadas
cuando se necesite.

En primer lugar realizaremos la Reserva de nmeros, para ello vamos a seguir los siguientes
pasos:

1. Iremos a la siguiente opcin de men: Gestin Diaria > Gestin de Reservas >
Reserva de Nmeros tal y como aparece en la siguiente captura:

Pulsando con el ratn accederemos a la siguiente ventana:

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2. Tipo de anotacin: Introducimos una E o una S dependiendo de s las reservas sern de


anotaciones de entrada o de salida.
Introducir Entrada

3. Fecha y Hora: Introducir la fecha y hora con la cual queremos que se graben las
anotaciones que vamos a reservar, por defecto nos muestra la fecha y hora actual.
(Campos obligatorios)
Introducir: Fecha y hora actual.

4. Total de entradas a reservar: Introducir el numero de anotaciones que vamos a


reservar. (Campo obligatorio)
Introducir: 5

5. Explicacin / Diligencia: Introducir el motivo o explicacin por el cual se realiza la


reserva. (Campo no obligatorio).

Pulsar el botn y observar que aparece la siguiente ventana, donde aparecen: El


Total de Nmero Reservados y el Primer y ltimo Nmero de la reserva:

Pulsando el botn se termina el procedimiento.

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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Una vez que hemos realizado la reserva de nmeros vamos a proceder a grabar una anotacin
reservada, para ello vamos a seguir los siguientes pasos:

1. Iremos a la siguiente opcin de men: Gestin Diaria > Gestin de Reservas >
Gestin de Reservas, tal y como indica la siguiente captura:

Pulsando con el ratn accederemos a la siguiente ventana:

2. Desde esta ventana podremos gestionar todas las reservas creadas hasta el momento.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 191 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Si marcamos el check Entrada solo aparecern las reservas de anotaciones de entrada,


si marcamos el check Salida solo aparecern las reservas de anotaciones de salida, y si
marcamos el check Todas aparecern todas las reservas de anotaciones de entradas y
salidas.
Marcar el check Entrada.

Observar que en esta ventana nos encontramos dos pestaas:

Pestaa Reservas efectuadas: Desde esta ventana se podrn realizar las siguientes
acciones:

Visualizar todas las reservas de nmeros efectuadas: Mediante el campo


Seleccin seleccionaremos las reservas que queremos ver: o Todas o las
Pendientes, depender del check que marquemos.

Cerrar Reserva: Si seleccionamos una reserva y pulsamos el botn


esa reserva queda cerrada, es decir, ya no se podr grabar ninguna anotacin de
esa reserva.

Para realizar este proceso aparecer primero el siguiente mensaje:

Y al pulsar en Confirmar aparece la siguiente ventana

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 192 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En ella podremos elegir si las anotaciones pendientes de rellenar las queremos


Eliminar o Anular.

La diferencia entre Eliminar o Anular una anotacin es que si la eliminamos


podremos reutilizarla despus, mientras que si la anulamos aparecer como
Anulada en los libros de registro.

El campo Eliminar aparecer activo en el caso de que por encima de la


anotacin que queramos eliminar no haya ms anotaciones creadas.

El campo Diligencia en anotaciones (Motivo de Baja) es obligatorio, ser la


diligencia que aparecer en el Libro de Registro.

Pestaa Anotaciones a cumplimentar: Desde esta ventana se podrn realizar las


siguientes acciones, aunque previamente tendremos que haber seleccionado alguna de
las reservas en la pestaa Reservas efectuadas:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 193 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Grabar las entradas o salidas de las anotaciones reservadas.


Anular anotaciones cumplimentadas. Para realizar la anulacin es necesario rellenar el
campo Diligencia (Para anulacin de anotaciones).

Grabar una Anotacin Reservada


Para grabar una anotacin reservada hay que realizar los siguientes pasos:

1. Situarse en la pestaa Reservas efectuadas y seleccionar la reserva para la cual


queramos grabar una entrada:

2. Pulsar sobre la pestaa Anotaciones a cumplimentar, donde realizaremos la grabacin


de las entradas de esta reserva:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 194 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

3. Observar que aparecen todas las anotaciones reservadas y la situacin en la que se


encuentran todas ellas: Pendiente de Cumplimentar o Cumplimentada. Seleccionar una
de las anotaciones pendientes y pulsar el botn

4. Aparecer la ventana para rellenar la anotacin de entrada (ver el apartado 4.1


Registrar Entradas), una vez rellena volveremos otra vez a la pestaa Entradas a
cumplimentar donde la situacin de la anotacin que se ha rellenado ha pasado a
situacin Completada:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 195 de 300


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Anular una anotacin completada: para ello hay que seleccionar una anotacin completada
y seguir los siguientes pasos:
1. Primero tenemos que rellenar el campo Diligencia (Para anulacin de anotaciones).
2. A continuacin se pulsa el botn y se abrir la siguiente ventana:

3. Ahora pulsamos el botn Confirmar, y ya estar la anotacin anulada. Nos


aparece una ventana de aviso:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 196 de 300


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4.11 Ventanilla nica


Por Ventanilla nica entendemos el hecho de que se puedan presentar anotaciones dirigidas a
otra Administracin. La aplicacin permite esta funcionalidad, dado que a la hora de registrar
una entrada en la pestaa Interesados/Asunto podemos elegir como destino de la anotacin
Externo, pasando a la pestaa Destino: Otra Administracin:

Los valores que podremos introducir en estos campos para indicar la Administracin externa los
podremos elegir de los que estn dados de alta en sus mantenimientos (Ver apartado 3.12
Entidades Registrales Externas).

Justificante de Ventanilla nica


Cuando demos de alta una anotacin en la cual su destino sea Otra Administracin podremos
imprimir un justificante de ventanilla nica, para ello si al registrar una anotacin se ha indicado
como destino Otra Administracin al pulsar en el botn , aparecer la siguiente
ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 198 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Desde esta ventana podremos elegir entre sacar el Justificante de Entrada o el Justificante de
Ventanilla nica. Esta ventana solo aparecer en el caso de que el destino sea Otra
Administracin, en caso contrario aparecer automticamente el Justificante de Entrada.

Al seleccionar Justificante de Ventanilla nica y pulsar en aparecer el


justificante en formato pdf:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 199 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Para despus enviar mediante correo postal toda la documentacin recibida a las distintas
administraciones externas son necesarios una serie de listados e informes que controlen toda
esta informacin.

Para poder imprimir toda esta documentacin accederemos a la siguiente opcin de men:
Consultas e Informes > Ventanilla nica tal y como indica la siguiente captura:

Accediendo a la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 200 de 300


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Esta ventana consta de dos pestaas Criterios de Seleccin y Generacin de Informes


mediante las cuales indicaremos los criterios de seleccin sobre las anotaciones e imprimiremos
toda la documentacin referida al tema de ventanilla nica.

Criterios de Seleccin
Dado que las anotaciones que nos interesan en este apartado son aquellas anotaciones de entrada
cuyo destino sea otra administracin aparecen estos criterios marcados por defecto y
deshabilitados para que no se puedan modificar:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 201 de 300


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Versin 1.11.0
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Una vez indicados los criterios de seleccin, al pulsar el botn accederemos a


la pestaa Generacin de Informes:

Generacin de Informes

En esta ventana podremos imprimir la siguiente documentacin:

Asignacin de Expedientes: Justificantes de Ventanilla nica asociados a las anotaciones


resultantes de los criterios de seleccin indicados.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 202 de 300


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Versin 1.11.0
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Comunicacin a Entidades: Escrito en el cual se informa a cada Entidad Registral Externa y


en funcin de los criterios de seleccin elegidos de aquellas anotaciones que van dirigidas a
ellas y listado para la Oficina de Correos y Telgrafos en el cual se indica la relacin total de
anotaciones que se envan agrupadas por Entidad Registral Externa.
Hay que indicar el Cargo y Nombre de la persona que firma y enva la documentacin, este
dato se cargar por defecto si se ha indicado en los parmetros:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 203 de 300


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Acuses de Recibo: Acuses de recibo para cada entidad registral externa.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 204 de 300


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Etiquetas: En funcin de los criterios de seleccin indicados etiquetas indentificativas con los
datos postales de las entidades registrales externas para poder ser impresas y pegadas en los
sobres en los cuales se enva la documentacin. Estas etiquetas tienen medidas de (70 x 37
mm.).

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 205 de 300


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Versin 1.11.0
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4.12 Edictos
Se puede dar el caso de que se den de alta anotaciones de entrada provenientes de otras
Organizaciones externas, las cuales generen edictos para su publicacin en el tabln de
anuncios de la entidad.

Para activar esta funcionalidad en la aplicacin hay que ir a la siguiente opcin de men:
Instalacin > Parmetros y entrar en la pestaa Otros Parmetros:

En ella activar el parmetro Activar Edictos e indicar los siguientes parmetros:

Afectado: Dado que una anotacin que genera edicto proviene siempre de una organizacin
externa y hace referencia a un afectado, se deber de tener en cuenta que cuando se registre una
anotacin que habr que indicar al menos dos interesados:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 206 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Uno que ser el titular (ser aquel que tengamos marcado como TITULAR en el
parmetro Tipo de Interesado)
y otro que ser el afectado (ser aquel que tengamos marcado con el tipo de interesado
que indiquemos en este parmetro).

El tipo de interesado TITULAR viene por defecto dado de alta en la aplicacin, mientras que el
tipo de interesado AFECTADO hay que darlo de alta en el mantenimiento de tipos de
interesados. (Ver apartado 3.5 Tipos de Relacin entre Terceros y Expedientes).
Introducir: 4 AFECTADO.

Asunto / Modalidad: Para diferenciar aquellas anotaciones que generan edictos de todas las
dems las filtraremos por un asunto/modalidad determinado. Este asunto/modalidad lo
indicaremos en este parmetro.
Introducir: 5 Solicitud concurso viviendas/ 51 Solicitud concurso viviendas VPO

Justificante de Edictos
Cuando demos de alta una anotacin de entrada asociada al asunto/modalidad indicado
podremos imprimir un justificante de edictos, para ello si al registrar una anotacin se ha
indicado como destino Otra Administracin al pulsar en el botn , aparecer la
siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 207 de 300


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Desde esta ventana podremos elegir entre sacar el Justificante de Entrada o el Justificante de
Edicto. Esta ventana solo aparecer en el caso de que la anotacin este asociada al
asunto/modalidad seleccionado para los edictos visto anteriormente, en caso contrario aparecer
automticamente el Justificante de Entrada.

Al seleccionar Justificante de Edicto y pulsar en aparecer el justificante en


formato pdf:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 208 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
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Una vez que ha terminado el plazo de exposicin de los edictos en el tabln de anuncios de la
entidad es necesario comunicar a la organizacin externa este hecho, de manera que para poder
enviar mediante correo postal toda esta documentacin a las distintas administraciones externas
son necesarios una serie de listados e informes que controlen toda esta informacin.

Para poder imprimir toda esta documentacin accederemos a la siguiente opcin de men:
Consultas e Informes > Edictos (esta opcin de men solo se encontrar activa si tenemos
activado el mdulo de edictos desde los parmetros) tal y como indica la siguiente captura:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 209 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Accediendo a la siguiente ventana:

Esta ventana consta de dos pestaas Criterios de Seleccin y Generacin de Informes


mediante las cuales indicaremos los criterios de seleccin sobre las anotaciones e imprimiremos
toda la documentacin referida al tema de edictos.

Criterios de Seleccin
Dado que las anotaciones que nos interesan en este apartado son aquellas anotaciones de entrada
asociadas al asunto/modalidad indicado en los parmetros para edictos, aparecen estos criterios
marcados por defecto y deshabilitados para que no se puedan modificar:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 210 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Una vez indicados los criterios de seleccin, al pulsar el botn accederemos a


la pestaa Generacin de Informes:

Generacin de Informes

En esta ventana podremos imprimir la siguiente documentacin:

Asignacin de Expedientes: Justificantes de Edictos asociados a las anotaciones resultantes de


los criterios de seleccin indicados.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 211 de 300


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Cartas Respuesta: Escrito en el que por cada anotacin que genera edicto y en funcin de los
criterios de seleccin indicados se informa a la entidad registral externa de donde proviene la
anotacin que se le devuelve el edicto debidamente diligenciado transcurrido el plazo de
exposicin.
Hay que introducir el cargo y nombre de la persona que enva estas cartas. Tambin se puede
indicar la fecha, esta es un dato opcional:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 212 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Acuses de Recibo: Acuses de recibo haciendo referencia a cada anotacin que genera edicto en
funcin de los criterios de seleccin introducidos.

Etiquetas: En funcin de los criterios de seleccin indicados etiquetas indentificativas con los
datos postales de las entidades registrales externas para poder ser impresas y pegadas en los
sobres en los cuales se enva la documentacin. Estas etiquetas tienen medidas de (70 x 37
mm.).

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 213 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4.13 Notificacin por Subsanacin.


La notificacin por subsanacin es una funcionalidad incluida en la aplicacin registro e/s que
consiste en que cuando se registra una anotacin de entrada y falta por entregar documentacin
por parte del interesado se puede generar un escrito en el cual se le indica al interesado la
documentacin que le falta por entregar y el plazo de das que tiene para presentarla.

Esta notificacin va ligada a una anotacin de salida que quedar relacionada con la anotacin
de entrada que inicia el procedimiento.

Para activar esta funcionalidad en la aplicacin hay que ir a la siguiente opcin de men:
Instalacin > Parmetros y entrar en la pestaa Otros Parmetros:

Activar el parmetro Notificaciones por Subsanacin.


Cada vez que se genere una notificacin por subsanacin a partir de una entrada se generar una
anotacin de salida relacionada con esta. En el campo Unidad Orgnica en Salidas
indicaremos la Unidad Orgnica de origen en la salida generada a partir de la entrada.

Para ver todo esto en la aplicacin seguiremos los siguientes pasos:

1. Crear una anotacin asociada a un asunto / modalidad que tenga documentos a aportar
asociados y asociar alguno de ellos, no todos. En nuestro caso de los tres documentos a
aportar que tiene el asunto/modalidad solo vamos a asociar uno de ellos:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 214 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

2. Pulsar en para dar de alta la anotacin, por tener documentos


obligatorios no aportados aparece la siguiente ventana de aviso:

3. Al pulsar en aceptar aparecer la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 215 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

4. Pulsar en el botn para generar la notificacin, aparecer la siguiente


ventana:

5. En esta ventana se informa de que se va a generar una anotacin de salida relacionada


con la entrada que acabamos de realizar, en la cual:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 216 de 300


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Los datos del interesado sern los mismos que los de la anotacin de entrada
con la que se encuentra relacionada.

La Unidad Orgnica de origen ser la indicada en los parmetros para activar


las notificaciones por subsanacin en la aplicacin.

En el campo Extracto / Explicacin ir el siguiente texto:

Notificacin por subsanacin de la anotacin E-<n de entrada>/<ejercicio>


(<extracto/explicacin de la entrada>)

Donde:
<n de entrada>: N de la anotacin de entrada relacionada.

<ejercicio>: Ejercicio al que pertenece la anotacin de entrada relacionada.

<extracto/explicacin de la anotacin de entrada>: Extracto/Explicacin de la anotacin


de entrada relacionada.

Al pulsar el botn aparecer la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 217 de 300


MANUAL
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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

En ella se hace referencia a la anotacin de salida generada, as como a los documentos


que faltan por aportar. El campo Documentos No Aportados es abierto, es decir, se
pueden quitar documentos no aportados o aadir alguno ms para que despus salga en
la notificacin.

6. Al pulsar en el botn aparecer la notificacin por subsanacin:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 218 de 300


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Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 219 de 300


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5. CONSULTAS E INFORMES

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 220 de 300


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En este apartado vamos a ver como hacer consultas sobre las anotaciones mediante criterios de
bsqueda y la generacin de informes para imprimir sobre estas consultas. En este apartado
vamos a ver los siguientes puntos.

5.1 Consulta de Anotaciones.


5.2 Impresin.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 221 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

5.1 Consulta de Anotaciones.


Para realizar una consulta de anotaciones iremos a la siguiente opcin de men: Consultas e
Informes > Consulta de Anotaciones, como podemos observar en la siguiente captura:

Una vez que pulsemos con el ratn aparecer la siguiente ventana:

Observamos como esta ventana consta de tres pestaas, las funciones que se pueden desempear
en las dos primeras pestaas (Criterios de Seleccin y Relacin de Anotaciones) ya las vimos
en el apartado 4.4 Modificar Anotaciones, de todas formas las veremos mas a fondo en este

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 222 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

apartado. La funcin de la pestaa Generacin de Informes la veremos en el siguiente apartado


5.2 Impresin.

Pestaa Criterios de Seleccin


Esta pestaa, como podemos observar, est formada por una serie de campos, estos campos
harn la funcin de criterios de bsqueda de las anotaciones que estamos buscando.

Los campos Ejercicio y Oficina sern obligatorios dependiendo del parmetro que tengamos
activado (3.10.4 Parmetro generales).

Para realizar una consulta simplemente habr que rellenar los campos que se necesiten para
realizar la seleccin y pulsar el botn .

Ejemplo:

Seleccionar todas las anotaciones tanto de entrada como de salida que se hayan producido entre
las fechas 14/10/2008 y 30/10/2008, para ello seguiremos los siguientes pasos:

1. Situados en la pestaa Criterios de Seleccin seleccionar el check todas.

2. En el campo Fecha Desde introducir 14/10/2008 y en el campo Fecha Hasta


introducir 30/10/2008.

3. Observar que el campo Ejercicio se encuentra relleno con el ejercicio que estamos
conectados en este momento:

4. Pulsar el botn .

5. Observar que pasamos automticamente a la pestaa Relacin de Anotaciones, donde


se nos muestra el resultado de nuestra consulta:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 223 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

As se vera esta pestaa si est el parmetro Consulta extendida marcado (ver en el punto3.10.4
Parmetros Generales).

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 224 de 300


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Pestaa Relacin de Anotaciones


La pestaa Relacin de Anotaciones muestra el resultado de nuestra consulta. Esta pestaa se
encuentra dividida en dos partes: Una Tabla donde se encuentran todas las anotaciones que
cumplen con los criterios seleccionados y una parte de Detalle donde teniendo seleccionada una
anotacin en la tabla anterior nos muestra los datos ms interesantes de esa anotacin
seleccionada (Datos del Interesado, datos del asunto a tratar en la anotacin y datos del destino).

Las columnas de la tabla nos dan la siguiente informacin sobre las anotaciones:

Tipo: E: Entrada o S: Salida.

Fecha y Hora: Fecha y Hora de la anotacin.

Numero: En este campo se mostrar o el nmero general de la anotacin o el nmero de la


oficina o ambos, depender del valor seleccionado en el campo Visualizar contador del
mantenimiento de las oficinas de registro para la oficina con la que estamos conectados.

I.: Numero de interesados de la anotacin.

Interesado: Nombre y Apellidos del interesado (en caso de tener mas de un interesado la
anotacin mostrar solo el primero.

U.O.: Numero de destinos a los que se le ha enviado la anotacin.


Origen / Destino: Unidad Orgnica de Destino o de Origen dependiendo de s es una anotacin
de Entrada o de Salida. En el caso de que la anotacin se haya enviado a ms de un destino estos
aparecern separados por -.

Aquellas anotaciones que se encuentren en situacin de baja aparecern con el fondo en un


color rosa para diferenciarlas de las anotaciones que estn de alta:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 225 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Aquellas anotaciones reservadas aparecern en color salmn:

Teniendo seleccionada previamente una anotacin podremos realizar las siguientes acciones:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 226 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Pulsando este botn se podr visualizar todo el contenido de la anotacin que


se encuentra seleccionada sin posibilidad de modificacin:

Pulsando este botn se podrn ver las anotaciones relacionadas que tiene la
anotacin seleccionada:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 227 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Pulsando este botn se podr ver el histrico de la anotacin seleccionada.


Entendiendo por histrico los cambios de estados y de destinos que ha
sufrido la anotacin.

Pulsando en el botn se podr imprimir el histrico de la anotacin:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 228 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 229 de 300


MANUAL
Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Pulsando este botn se podrn ver las modificaciones de la anotacin


seleccionada:

Pulsemos en la pestaa Generacin de Informes y pasemos al siguiente apartado 5.2 Impresin

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 230 de 300


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Versin 1.11.0
REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

5.2 Impresin
Una vez que hemos realizado una consulta la aplicacin permite generar e imprimir informes
sobre la consulta realizada. Una vez que pulsemos en la pestaa Generacin de Informes
aparecer la siguiente ventana:

En ella disponemos de los siguientes Listados y Resmenes numricos para visualizar e


imprimir:

Listados de detalle agrupado por:


Los listados de detalle agrupado por muestran la relacin de anotaciones que resultante segn
los criterios introducidos en la pestaa correspondiente:

Fecha y Nmero de Anotacin: Nos mostrar el resultado de nuestra consulta


ordenado por Fecha y por Nmero de Anotacin.
Interesado: Nos mostrar el resultado de nuestra consulta ordenado por Interesado.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 231 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Unidad Orgnica: Nos mostrar el resultado de nuestra consulta ordenado por Unidad
Orgnica. Este listado tiene la particularidad de que si una anotacin tiene ms de un
destino esta aparecer en cada uno de sus destinos.
Asunto y Modalidad: Nos mostrar el resultado de nuestra consulta ordenado por
Asunto y Modalidad.
Usuario: Nos mostrar el resultado de nuestra consulta ordenado por Usuario.
Acuse de recibo para salidas: Este check se activar cuando hayamos buscado
anotaciones de salidas. Aparecern los datos de los interesados de aquellas anotaciones
de salida que generen acuse de recibos:

Relacin para Correos y Telgrafos: Se activar este check cuando la bsqueda sea de
anotaciones de salidas. Con este check vamos a imprimir un documento en el que nos
muestra la relacin de correos y telgrafos de los interesados que aparecen el en acuse
de recibo.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 232 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Listados de Redistribucin
Estos listados aparecern slo si est activado el parmetro Utilizar mdulo de Redistribucin,
si no se trabaja con Redistribucin no aparecern estos check.

Destino y Estado de la redistribucin: Nos muestra un listado con los destinos y


estado de las anotaciones del buzn de redistribucin.
Reenvos a otras U.O: Al marcar este check nos aparecen los siguientes campos a
rellenar:

El listado a imprimir mostrar las anotaciones con el origen y destinos indicados en


estos campos.
Por Unidad Orgnica y Estado: Al marcar este check aparece el siguiente campo a
rellenar:

Con esta opcin imprimimos listados de las anotaciones del buzn en el estado indicado
en el campo anterior.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 233 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Resmenes Numricos
Por Oficina Registral: Nos muestra un resumen numrico (N de anotaciones de
entrada y salida, porcentajes,..) agrupados por Oficina Registral.

Por U. Orgnica / E. Registral: Nos muestra un resumen numrico (N de anotaciones


de entrada y salida, porcentajes,...) agrupados por Unidad Orgnica.

Por Asunto y Modalidad: Nos muestra un resumen numrico (N de anotaciones de


entrada y salida, porcentajes,...) agrupados por Asunto y Modalidad.

Destino y estado de la redistribucin: Nos muestra un resumen numrico (N de


anotaciones de entrada y salida, porcentajes,...) agrupados por destino y estado de la
redistribucin.

Reenvo a otras U.O: Nos muestra un resumen numrico (N de anotaciones de entrada


y salida, porcentajes,...) agrupados por anotaciones reenviadas a otras unidades
orgnicas.

Veamos algunos de ellos. Teniendo seleccionados una serie de anotaciones en el resultado de la


consulta de anotaciones entrar en la pestaa Generacin de Informes y seguir los siguientes
pasos:

1. Pulsar en la opcin Listado de detalle agrupado por: Unidad Orgnica

2. Pulsar en el botn y observar que aparece la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 234 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Desde esta ventana podremos elegir si queremos que imprima el informe en formato Horizontal
o Vertical. Marcar en Formato Horizontal y pulsar el botn .
Observar que aparece nuestro informe en formato PDF:

En esta pestaa existen adems los siguientes campos:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 235 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Ttulo del Informe: Todos los informes y resmenes numricos tienen un ttulo por defecto que
aparece en este campo, se puede cambiar el ttulo del documento usando este campo.

Escudo: Si marcamos este check aparecer en el informe el escudo de la entidad:

Hay que sealar que el escudo se configura en el administrador de aplicaciones (consultar al


administrador del sistema)

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 236 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

6. LIBROS OFICIALES DE REGISTRO

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 237 de 300


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REGISTRO de ENTRADA / SALIDA acced-e 14/08/2009

Los Libros de Registro dejan constancia de todas las anotaciones que entran o salen de la
entidad registral
En este apartado veremos como visualizar e imprimir estos Libros de Registro en los siguientes
puntos:

Libro General de Entradas.


Libro General de Salidas.
Libro de Entradas por Oficina.
Libro de Salidas por Oficina.
Libro de Entradas por Unidad Orgnica.
Libro de Salidas por Unidad Orgnica.

La informacin que aparece en todos los Libros de Registro es la siguiente:


Numero de Anotacin.
Asunto / Modalidad
Fecha y Hora de Anotacin
Origen
Explicacin.
Tercero.
Domicilio.
Municipio.
Provincia.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 238 de 300


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6.1 Libro General de Entradas.


Para acceder al Libro General de Entradas iremos a la siguiente opcin de men: Libros
Oficiales > Registro General > Libro General de Entradas, tal y como indica la captura
siguiente:

Pulsando con el ratn nos aparecer la siguiente ventana:

Desde esta ventana introduciremos los criterios de seleccin para visualizar el Libro de
Entradas. Vamos a verlo con un ejemplo:

Nos interesa ver el libro de entrada desde la anotacin 20 hasta la anotacin 110 del ejercicio
2008:

1. Fecha Desde: Introduciremos la fecha desde la cual queremos ver el Libro de Entradas.
En nuestro ejemplo lo dejaremos en blanco.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 239 de 300


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2. Fecha Hasta: Introduciremos la fecha hasta la cual queremos ver el Libro de Entradas.
En nuestro ejemplo lo dejaremos en blanco.

3. Numero Desde: Introduciremos el nmero de anotacin desde el cual queremos ver el


Libro de Entradas.
Introducir: 20.

4. Numero Hasta: Introduciremos el nmero de anotacin hasta el que queremos ver el


Libro de Entradas.
Introducir: 110.

5. Escudo: Si marcamos este check aparecer el escudo de la entidad en el Libro.


En nuestro ejemplo lo marcamos.

6. Mostrar Modificaciones: Si marcamos este check aparecern aquellas anotaciones que


hayan sufrido algn tipo de modificacin.
7. Imprimir desde la ltima anotacin ya impresa: Si marcamos este check aparecern
aquellas anotaciones a partir de la ltima impresa.
En nuestro ejemplo lo dejaremos en blanco

8. Indicar el primer nmero de pgina: En este campo se puede indicar el primer


nmero de las pginas que aparecern en el libro.

Los campos Imprimir desde la ltima anotacin ya impresa y Indicar el primer nmero de
pgina se usan para que en los libros de registro no queden espacios en blanco en las pginas,
aunque una parte del libro se imprima en un momento dado y otra en otro.

9. Pulsar el botn y observar que aparece la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 240 de 300


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Desde esta ventana podremos elegir si queremos que imprima el libro en formato vertical o en
formato horizontal. Sealar el formato vertical y pulsar el botn . Observar que
aparece el libro en formato vertical:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 241 de 300


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Anotaciones Anuladas: Las anotaciones anuladas aparecern en el Libro de Registro con su


nmero de anotacin, fecha y hora tachado y con la diligencia de la anulacin debajo de estas:

Anotaciones Reservadas: Las anotaciones reservadas aparecern en los Libros de Registro con
su nmero de anotacin y con la palabra RESERVADA en maysculas para diferenciarla del
resto:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 242 de 300


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Anotaciones Modificadas: Las anotaciones modificadas aparecern en los Libros de Registro


con su nmero de anotacin y con un asterisco entre parntesis justo al lado (*). Las
anotaciones modificadas las veremos si hemos marcado el check Mostrar Modificaciones antes
de pulsar imprimir :

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 243 de 300


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6.2 Libro General de Salidas.


Para acceder al Libro General de Salidas iremos a la siguiente opcin de men: Libros
Oficiales > Registro General > Libro General de Salidas, tal y como indica la captura
siguiente:

Pulsando con el ratn accederemos a la siguiente ventana:

La forma de proceder a partir de ahora es la misma que en el Libro de Entradas, (Ver apartado
6.1 Libro General de Entradas).

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 244 de 300


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6.3 Libro de Entradas por Oficina


En el caso de que la entidad disponga de ms de una oficina registral podremos sacar los libros
oficiales de entradas filtrados por oficina. Para ello iremos a la siguiente opcin de men:

Pulsando con ratn accederemos a la siguiente ventana:

Desde esta ventana introduciremos los criterios de seleccin para visualizar el Libro de Entradas
por Oficina.

Observar que la nica diferencia entre esta ventana y la ventana Libro de Entradas es el campo
Oficina de Registro mediante el cual seleccionaremos la Oficina de Registro para la cual
queremos sacar el Libro de Entradas, por lo dems la forma de proceder para visualizar e
imprimir el Libro es la misma que en el apartado 6.1 Libro General de Entradas.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 245 de 300


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6.4 Libro de Salidas por Oficina


En el caso de que la entidad disponga de ms de una oficina registral podremos sacar los libros
oficiales de salidas filtrados por oficina. Para ello iremos a la siguiente opcin de men:

Pulsando con ratn accederemos a la siguiente ventana:

Desde esta ventana introduciremos los criterios de seleccin para visualizar el Libro de Salidas
por Oficina.

Observar que la nica diferencia entre esta ventana y la ventana Libro de Salidas es el campo
Oficina de Registro mediante el cual seleccionaremos la Oficina de Registro para la cual
queremos sacar el Libro de Salidas, por lo dems la forma de proceder para visualizar e
imprimir el Libro es la misma que en el apartado 6.1 Libro General de Entradas.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 246 de 300


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6.5 Libro de Entradas por Unidad Orgnica


En el caso de que la entidad disponga de ms de una oficina registral podremos sacar los libros
oficiales de salidas filtrados por oficina. Para ello iremos a la siguiente opcin de men:

Pulsando con el ratn accederemos a la siguiente ventana:

Desde esta ventana introduciremos los criterios de seleccin para visualizar el Libro de Entradas
por Unidad Orgnica.

Observar que la nica diferencia entre esta ventana y la ventana Libro de Entradas es el campo
Unidad Orgnica mediante el cual seleccionaremos la Unidad Orgnica para la cual queremos
sacar el Libro de Entradas, por lo dems la forma de proceder para visualizar e imprimir el
Libro es la misma que en el apartado 6.1 Libro General de Entradas.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 247 de 300


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21/10/2008

6.6 Libro de Salidas por Unidad Orgnica


En el caso de que la entidad disponga de ms de una oficina registral podremos sacar los libros
oficiales de salidas filtrados por oficina. Para ello iremos a la siguiente opcin de men:

Pulsando con el ratn accederemos a la siguiente ventana:

Desde esta ventana introduciremos los criterios de seleccin para visualizar el Libro de Salidas
por Unidad Orgnica.
Observar que la nica diferencia entre esta ventana y la ventana Libro de Salidas es el campo
Unidad Orgnica mediante el cual seleccionaremos la Unidad Orgnica para la cual queremos
sacar el Libro de Salidas, por lo dems la forma de proceder para visualizar e imprimir el Libro
es la misma que en el apartado 6.1 Libro General de Entradas.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 248 de 300


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21/10/2008

7. Buzn de Redistribucin

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 249 de 300


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21/10/2008

En este apartado veremos como se trabaja en la aplicacin con el buzn de redistribucin.


Veremos los siguientes puntos:
7.1 Diferencias entre registro normal y registro redistribuido.
7.2 Registradores y Tramitadores.
7.3 Estados de una anotacin.
7.4 Activar mdulo de Redistribucin
7.4.1 Asignar usuarios y roles a las unidades orgnicas
7.4.2 Redistribucin a Puestos/Cargos
Asignar un Coordinador.
7.4.3 Funcionamiento del Buzn de Redistribucin
Reenviar la anotacin a una nueva Unidad orgnica.
Rechazar la anotacin.
Tramitar una anotacin.
Archivar una anotacin.
Realizar una salida con una Entrada.
7.4.4 Gestin de Anotaciones Rechazadas.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 250 de 300


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7.1 Diferencias entre registro normal y registro


redistribuido
Las diferencias fundamentales entre el registro normal y el registro redistribuido son las
siguientes:

Registro Normal: La anotacin se enva a 1 o n destinos, en el momento en que la anotacin


se registra se enviar a los destinos que se crea conveniente quedando archivada en estos
directamente.

RECAUDACION

E - 234

NEGOCIADO
DE MULTAS

Registro Redistribuido: La anotacin puede seguir un flujo entre las distintas unidades
orgnicas de la entidad, de manera que en el momento que en que la anotacin se registra se
puede enviar a 1 o n destinos, pero despus esta puede reenviarse a otros destinos
posteriormente:

PRIMER
ENVIO SEGUNDO
ENVIO

RECAUDACION GESTION
E - 234 TRIBUTARIA

NEGOCIADO
DE MULTAS

Este segundo envo se llama reenvo y tiene como destino otra unidad orgnica diferente a las
que tiene hasta ahora la anotacin.

El nmero de reenvos de una anotacin es ilimitado, pero siempre teniendo en cuenta que el
nuevo destino debe de ser distinto a cualquiera por los que ya ha pasado la anotacin.

El primer envo lo realiza siempre el registrador, que es el que da de alta la anotacin en el


registro de la entidad, mientras que los reenvos los realizarn los tramitadores.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 251 de 300


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7.2 Registradores y tramitadores.


Los registradores dan de alta las anotaciones de entrada en el registro, realizando el primer
envo, pudiendo adems modificar o eliminar anotaciones en circunstancias especiales.

Los tramitadores siempre dependen de una nica unidad orgnica, recibiendo en sus buzones
las anotaciones que les van llegando procedentes de los registros de la entidad. Estos slo
pueden modificar/anular salidas que estn relacionadas con su propia unidad orgnica.

RECAUDACION
GESTION
E - 234 TRIBUTARIA

NEGOCIADO
DE MULTAS

Tram1.
Neg.
multas

El tramitador Adm. Neg. Multas va a recibir todas las anotaciones que lleguen a la Unidad
Orgnica de la cual depende, en este caso el NEGOCIADO DE MULTAS.

En este grafico vemos como el tramitador Tram1. Neg. Multas recibe la anotacin procedente
del registro y posteriormente la reenva a otra Unidad Orgnica, en este caso GESTION
TRIBUTARIA.

Por tanto hay que definir que usuarios son los registradores y que usuarios son los que
asociamos a cada uno de los puestos tramitadores:

RECAUDACION
GESTION
E - 234 TRIBUTARIA

JGOMEZ
NEGOCIADO
DE MULTAS

CARMENG
Tram1.
Neg.
multas
Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 252 de 300
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Los tramitadores podrn:

- Reenviar las anotaciones a otros destinos.

- Rechazar las anotaciones a registro: Esto se produce cuando hay un error en el


envo por parte del registrador, de manera que el tramitador puede rechazar la
anotacin al registro. Cuando este hecho se produce, el registrador podr reenviar la
anotacin a otro destino correcto, volver a enviarla al mismo destino o eliminar ese
destino de la anotacin. Estos hechos no provocarn ninguna modificacin ni
alteracin en el estado en que la anotacin se encuentre en otros destinos.

RECAUDACION

E - 234
GESTION
TRIBUTARIA
JGOMEZ
NEGOCIADO
DE MULTAS

CARMENG
Tram1.
Neg.
multas

En este ejemplo vemos como la anotacin es enviada en un primer envo a las


unidades RECAUDACION y NEGOCIADO DE MULTAS, se produce un rechazo
desde el NEGOCIADO DE MULTAS y la anotacin es enviada desde el registro a
otro destino: GESTIN TRIBUTARIA.

- Tramitar Anotaciones: Entendemos por tramitar una anotacin el echo de que el


usuario tramitador ha empezado a gestionarla (est trabajando con la anotacin), es
decir, la anotacin pasa de estar en estado pendiente para esa unidad orgnica a
estar en estado En Trmite.

- Archivar anotaciones: Una anotacin es archivada en un destino cuando ha


terminado su proceso de tramitacin en dicho destino, cuando una anotacin se
archiva en un destino ya no puede ser tramitada, rechazada ni reenviada. Una
anotacin no queda archivada definitivamente hasta que no se encuentra archivada
en todos sus destinos.

- Registrar salidas: Los tramitadores pueden registrar salidas asociadas a las


anotaciones de entrada que tienen en sus buzones. Adems pueden registrar
anotaciones de salida, pero siempre teniendo como origen a la unidad orgnica de la
cual dependen.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 253 de 300


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7.3 Estados de una anotacin


En definitiva una anotacin pueden encontrarse en los siguientes estados:

- Pendiente: Una anotacin se encuentra en situacin pendiente en una unidad


orgnica mientras no empiece su proceso de tramitacin o sea reenviada/rechazada.

- En trmite: Una anotacin se encuentra en trmite por una unidad tramitadora


cuando ha empezado su proceso de tramitacin, una anotacin solo puede estar
tramitndose por una tramitadora al mismo tiempo en una unidad orgnica.

- Rechazada: Una anotacin es rechazada cuando se ha producido un error en el envo


por parte del registrador, de manera que podr ser reenviada por este a otro destino
correcto o ser eliminado ese destino de la anotacin.

- Archivada: Una anotacin se encuentra en situacin archivada cuando termina su


proceso de tramitacin en una unidad orgnica. Una anotacin no queda archivada
definitivamente hasta que no se encuentra archivada en todos sus destinos. Hasta
que una anotacin no es archivada definitivamente no puede ser capturada por el
SGE.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 254 de 300


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7.4 Activar mdulo de Redistribucin


Para empezar a trabajar con el mdulo de redistribucin en accede habr que marcar el
parmetro Utilizar mdulo de redistribucin el cual se encuentra en la siguiente opcin de
men: Instalacin > Parmetros, en la pestaa Otros parmetros, en el mdulo de
Redistribucin:

Al marcarlo y pulsar el botn todas las anotaciones registradas hasta ese


momento pasarn a situacin archivada, para que no aparezcan como pendientes en los
correspondientes buzones de redistribucin.

Una vez que se marque el uso de este modulo no se podr volver a la situacin anterior ya que el
parmetro queda marcado y deshabilitado:

Para trabajar con el buzn de redistribucin hay una serie de parmetro que se activarn o no
segn las necesidades de los usuarios. Ver 3.10.5 Otros parmetros, Redistribucin.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 255 de 300


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7.4.1 Asignar usuarios y roles a las unidades orgnicas


Para trabajar con el buzn de redistribucin, una vez que lo hayamos activado, hay que asignar
unos usuarios y unos roles a las unidades orgnicas. Para ello nos vamos a la aplicacin
Administrador de Aplicaciones, y en la opcin de men Estructura organizativa>Estructura
orgnica;

Pulsando aqu entramos en la siguiente ventana:

Una vez aqu vamos a asociar las unidades orgnicas a los usuarios y los roles, para ellos
nos vamos a guiar por la siguiente tabla de asignacin de usuarios a unidades orgnicas,
tramitadores y roles:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 256 de 300


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UNIDAD ORGNICA UNIDAD USUARIO ROL


TRAMITADORA
REGISTRO GENERAL ADMIN REGISTRADOR
REA DE ASUNTOS SOCIALES JMORIEL TRAMITADOR
ASUNTOS SOCIALES
AREA DE IMPUESTOS TRAM1 TRAMITADOR
ECONOMA-IMPUESTOS
URBANISMO Y MEDIO URBANISMO USUARIO1 TRAMITADOR
AMBIENTE
AREA DE JUVENTUD Y USUARIO2 TRAMITADOR
JUVENTUD Y DEPORTES DEPORTES
REA DE ASUNTOS SOCIALES JMORIEL TRAMITADOR
ASUNTOS SOCIALES
AREA DE IMPUESTOS TRAM1 TRAMITADOR
ECONOMA-IMPUESTOS

En la ventana del mantenimiento de la estructura orgnica seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar la organizacin y entidad:

Introducir: organizacin 0 y entidad 0

2. Seleccionamos una unidad tramitadora que sea puesto cargo para poder acceder a las pestaas
usuarios y roles:

Seleccionar: 51. Asuntos sociales


3. Una vez seleccionada accederemos a la pestaa Usuarios, donde seleccionamos un usuario

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 257 de 300


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Seleccionar: JMORIEL
4. Una vez seleccionado hay que pulsar el botn para darle permisos en esta unidad
orgnica.
5. Pasamos a la pestaa Roles y seleccionamos el rol que queremos para el usuario autorizado.
Una vez seleccionado pulsamos el botn . Seleccionar: TRAMITADOR.

Ya est relacionada la unidad Asuntos sociales con el usuario JMORIEL y el rol TRAMITADOR,
por lo que ya puede trabajar este usuario en el buzn de redistribucin.
Haremos lo mismo con todas las unidades tramitadoras que tenemos en la tabla anterior.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 258 de 300


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7.4.2 Redistribucin a los Puestos/Cargos


Para que un registrador pueda enviar anotaciones a un Puesto/Cargo, tiene que estar activado
el parmetro correspondiente, para ello seguiremos los siguientes pasos:

1. Nos vamos a Instalacin>Parmetros, y en la pestaa parmetros activamos la opcin


Permitir envo a Puestos/Cargos:

2. picamos en y aparecer la siguiente ventana:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 259 de 300


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21/10/2008

3. Pinchamos en Aceptar, y ya podremos enviar anotaciones a los Puestos/Cargos.

Tambin podemos asignarle a un Puesto/Cargo el papel de Coordinador, para ello debe de


haber varios Puestos/Cargos dentro de una misma unidad orgnica.

Asignar un Coordinador:

El Coordinador se encargar de recibir las anotaciones y reenviarlas, dentro de su unidad, a


los distintos Puestos/Cargos y reas. Adems podr ver las entradas que reciben otras reas de
su unidad que estn por encima de l.
Un registrador no podr enviar una anotacin a ningn Puesto/Cargo cuando hay
seleccionado un coordinador en una unidad orgnica.
Para asignar un coordinador entramos en el Administrador de Aplicaciones y en la opcin de
men Estructura organizativa>Estructura orgnica aparece la siguiente ventana:

1. Seleccionamos un Puesto/Cargo.
2. Nos vamos a la pestaa Roles, y le asignamos un rol (TRAMITADOR), seleccionado
esta opcin y picando en el botn

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 260 de 300


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3. Ahora seleccionamos la pestaa Usuarios, donde asignamos un usuario para ese


Puesto/Cargo. Tenemos que marcar un usuario, picar en y marcar el campo
Coordinador :

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 261 de 300


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21/10/2008

7.4.3 Funcionamiento del Buzn de Redistribucin


Para que una unidad tramitadora tenga anotaciones en su buzn primeramente el registrador ha
tenido que registrar anotaciones con destino algunas de las unidades tramitadora.
Conectado como una unidad tramitadora, para acceder al modulo de redistribucin accederemos
a la siguiente opcin de men: Redistribucin > Buzn:

Y accederemos a la siguiente ventana:

Desde esta ventana seleccionaremos todas las anotaciones que han sido enviadas a la unidad
orgnica de la cual depende la unidad tramitadora a la que estamos conectados o a cualquiera de

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 262 de 300


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21/10/2008

sus inmediatamente superiores, sus dependientes o todas dependiendo de los parmetros


activados (Ver el punto 3.10.5 Otros parmetros, Redistribucin):

y que se encuentren en situacin pendiente:

Al pulsar en accederemos a la siguiente pestaa donde se mostrar el


resultado de la consulta:

Desde esta ventana se podrn realizar las siguientes acciones a las anotaciones recibidas:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 263 de 300


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21/10/2008

Reenviar la anotacin a una nueva unidad orgnica de destino:

Rechazarla a la oficina de registro, pulsando en el botn

Tramitarla. Pulsando el botn pondremos la anotacin en


situacin En Trmite.
Archivarla para la Unidad Orgnica en la que se est tramitando. La archivaremos
pulsando el botn .
Realizar una salida relacionada con la entrada, pulsando el botn .
Pulsando el botn , relacionaremos la anotacin con otras.
Se puede ver la anotacin con el botn .
Tambin podemos consultar el histrico de la anotacin con el botn
Si marcamos el check todas se llevarn a cabo las operaciones de
Archivar, Tramitar / Fin Tramitar o Rechazar en todas las anotaciones de la unidad. Una
vez marcado este check aparecer la siguiente ventana de aviso:

Reenviar la anotacin a una nueva Unidad Orgnica

Para realizar el reenvo de una anotacin se seguirn los siguientes pasos:

1. Seleccionar la anotacin a reenviar.

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2. En el campo Destino abajo a la derecha seleccionar la Unidad Orgnica de destino y


pulsar en el botn :

3. Aparecer la siguiente ventana para escribir una diligencia de reenvo:

Esta diligencia quedar guardada en el campo diligencia y podr ser consultada en


cualquier momento.
Introducir en este campo el siguiente texto: ENVIO AL AREA DE ECONOMIA y
pulsar el botn .

4. La anotacin desparecer de la bandeja de entrada y quedar pendiente para la nueva


unidad orgnica y archivada para la unidad orgnica que realiza el reenvo.

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Rechazar la Anotacin
Puede darse el caso de que una anotacin llegue a una unidad orgnica por error, en ese caso la unidad tramitadora
puede rechazar la anotacin a la oficina registral para que vuelva a ser reenviada a otra unidad orgnica.
Para realizar un rechazo se realizarn los siguientes pasos:

Seleccionar la anotacin a rechazar y pulsar el botn . Cuando pulsemos este botn


aparecer la siguiente ventana:

En ella se escribir la diligencia del rechazo, adems se puede poner un motivo de rechazo (campo
no obligatorio)

Esta diligencia quedar guardada en el campo diligencia y podr ser consultada en cualquier momento.
3. La anotacin desaparecer de la bandeja de entrada y quedar en situacin rechazada para la oficina que
realiz el envo.

4. Si marcamos el check vamos a rechazar todas las anotaciones que se encuentren en esa
unidad orgnica.

Motivo de Rechazo

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Conectado como una unidad registradora, para acceder al modulo de Motivo de rechazo accederemos a la siguiente
opcin de men: Redistribucin >Motivo de rechazo:

Accederemos a la siguiente ventana:

Una vez aqu podemos dar de alta distintos motivos por el que se rechaza una anotacin:
Cdigo: Introducimos un cdigo 2
Descripcin: introducir Corresponde a otra unidad tramitadora

Y pulsamos el botn . Veremos como el motivo pasa a la rejilla:

Para eliminar alguno de los motivos que se han dado de alta hay que pulsar el botn
y aparecer la siguiente ventana:

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Pulsamos el botn .

Pulsando el botn sacaremos un listado con todos los motivos de rechazo que hay dados de alta:

Tramitar una Anotacin


Para indicar que una anotacin se est tramitando o gestionando hay que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la anotacin a tramitar y pulsar el botn

2. En el momento en que se pulse este botn la anotacin pasar de situacin pendiente a situacin
Tramitando.

3. De manera que ya no aparecer como pendiente en la bandeja de entrada. Para localizar la anotacin habr
que ir a los criterios de seleccin y seleccionar en el criterio unidad orgnica la unidad tramitadora con la
que estamos conectados:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 268 de 300


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Y en la pestaa Respuesta indicaremos el estado de la anotacin:

4. De manera que al pulsar en el botn a aparecern las anotaciones que se estn tramitando
5. Para que una anotacin vuelva a pasar de situacin Tramitando a situacin Pendiente habr que
seleccionarla y pulsar el botn

6. Si marcamos el check vamos a Tramitar/Fin Tramitar todas las anotaciones que se


encuentren en esa unidad orgnica.

Archivar una Anotacin


Con el echo de archivar una anotacin en un destino determinado estamos indicando que la anotacin ya ha
terminado de tramitarse en ese destino, por lo que no podr ni reenviarse desde ese destino a otro, ni rechazarse ni
ponerse en situacin tramitando.

Para archivar una anotacin hay que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la anotacin a archivar y pulsar el botn

2. La anotacin quedar archivada para la unidad orgnica en la cual nos encontremos en ese momento .Para
que una anotacin quede archivada definitivamente tendr que encontrarse en situacin archivada en
todos sus destinos.

3. Si marcamos el check vamos a Archivar todas las anotaciones que se encuentren en esa unidad
orgnica.
Realizar una Salida relacionada con una Entrada
Desde el buzn de redistribucin se pueden realizar salidas directas, relacionadas con anotaciones en situacin
pendiente o tramitando en nuestro buzn.

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Para realizar salidas relacionadas con entradas en el buzn hay que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la anotacin de entrada a partir de la cual se quiere generar la salida.

2. Pulsar el botn .

3. Aparecer la siguiente ventana de aviso:

Indicndonos cual es la accin que vamos a realizar.

4. Pulsar en y aparecer la siguiente ventana para rellenar la anotacin de salida:

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5. Esta ventana del registro de salidas cargar los siguientes datos de la anotacin de entrada con la cual la
estamos relacionando:

- Tipo de Documento
- Documento
- Nombre o Razn Social.
- Provincia / Municipio
- Tipo de Interesado

6. Como origen aparecer seleccionada la Unidad Orgnica con la cual estamos conectados en ese momento.

7. Para terminar de rellenar la anotacin de salida habr que rellenar el campo Extracto, Explicacin
Introducir Resolucin de la Solicitud.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 271 de 300


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8. Pulsar el botn apareciendo la siguiente ventana de confirmacin de la anotacin de salida


que se acaba de generar:

9. Al cerrar esta ventana aparece la siguiente ventana de aviso que nos pregunta si queremos archivar la
anotacin de entrada a partir de la cual se ha generado la salida o la queremos dejar en situacin pendiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 272 de 300


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7.4.4. Gestin de Anotaciones Rechazadas

Las anotaciones rechazadas son devueltas al registro, de manera que el registrador al entrar en la opcin de men
del buzn de redistribucin podr consultar las anotaciones rechazadas a las oficinas que tenga permiso:

Pulsando en el botn se acceder a la pestaa Relacin de Anotaciones, donde aparecern todas


las anotaciones rechazadas:

Al seleccionar cualquiera de estos registros se cargarn en la parte inferior derecha de esta ventana los destinos en
los que la anotacin se encuentra en estado Rechazada:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 273 de 300


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El campo Modificar / Eliminar Destino se activa cuando el estado de la anotacin es Rechazada:

Al encontrarse este campo activo para las anotaciones rechazadas en una unidad orgnica se podr seleccionar: un
destino alternativo o el mismo destino o eliminar de la anotacin la unidad orgnica que la rechaza.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 274 de 300


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7.5. Gestin de Minutas


Con la gestin de minutas lo que se pretende es que haya un control por parte de la oficina registral de todas las
anotaciones que se envan a cada una de las unidades orgnicas y una posterior recepcin en las distintas unidades
orgnicas de estas minutas, de manera que se puedan validar las anotaciones recibidas en cada minuta
comparndolas con la documentacin fsica recibida. De manera que tendremos que tener en cuenta lo siguiente:

- Entenderemos por minutas relaciones de anotaciones registrales con destino una unidad orgnica
determinada.

- Una minuta estar compuesta de un nmero de anotaciones.

- Una anotacin podr pertenecer a una o a varias minutas dependiendo del nmero de destinos que tenga
asociada la anotacin.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 275 de 300


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7.5.1. Activacin del Mdulo


Para activar el mdulo de minutas ser necesario tener activado el modulo de redistribucin y marcar el parmetro
Utilizar Mdulo de Minutas en los parmetros de registro:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 276 de 300


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7.5.2. Generacin de Minutas


Se crear una nueva opcin de men en el apartado Redistribucin, la cual se llamar Gestin de Minutas y ser
la primera opcin del men, por encima de Buzn.

Esta opcin de men estar compuesta de cuatro pestaas: Generacin, Revisin, Estado e Impresin. De manera
que en el primer apartado se selecciona de que unidades orgnicas se van a generar/enviar las minutas, en el
segundo s podr revisar el numero de anotaciones asociadas a cada minuta, en el tercero se podr ver el estado
actual de cada minuta (enviada, recibida o recibida con errores) y en el cuarto se podr imprimir cualquiera de los
listados de la consulta de anotaciones para una minuta determinada seleccionada en el primer apartado.

Veamos las pantallas y su funcionamiento una a una:


Pestaa Generacin

Desde esta pestaa se podr ver de que unidades orgnicas hay anotaciones pendientes de enviar mediante minutas
y enviar dichas minutas. Para ello:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 277 de 300


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- Al entrar en esta ventana se cargar la rejilla central un registro por cada unidad orgnica que tenga
anotaciones pendientes de incluir en una minuta. Aparecer un check por cada minuta mediante el cual se
indicar si se enva esa minuta o no, el nombre de la unidad orgnica, nmero de anotaciones pendientes de
asociar a una minuta para esa unidad orgnica y anotaciones incluidas en la minuta que se pretende
generar. Solo aparecern unidades orgnicas que tengan anotaciones pendientes de incluir en una minuta.

- En la parte superior existen unos criterios de bsqueda que permiten filtrar las anotaciones a incluir en cada
una de las minutas por cada uno de los siguientes criterios:

o Fecha Hasta de Entrada de la anotacin.


o Hora hasta de Entrada de la anotacin.
o Unidad Orgnica

- Cada una de las minutas incluir el total de anotaciones pendientes de asociar a una minuta para la unidad
orgnica correspondiente, pero este nmero de anotaciones se puede revisar desde la pestaa Revisin (lo
veremos en el siguiente punto).

- Cuando se pulse en el botn Enviar se generar una minuta por cada uno de los registros que tenga
marcado el parmetro Enviar. Esta minuta se generar y se enviar al destino. Cada minuta ser
identificada con respecto a las dems por un cdigo que se generar automticamente, y por el ejercicio
registral, de manera que cuando se empiece un nuevo ejercicio registral el contador de minutas se reiniciar
y empezar de nuevo por el nmero 1.

- Despus de pulsar el botn enviar y una vez que se realice lo descrito en el apartado anterior aparecer un
mensaje de aviso como el siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 278 de 300


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Si marcamos el check Listados de anotaciones por minuta adems de generar y enviar las minutas a sus
destinos aparecern en pdf el listado que se encuentre marcado en la pestaa Impresin para cada una de
las minutas que se hayan generado y enviado.
Si marcamos el check Listado por Asunto/Modalidad aparecer un pdf con el listado de cada una de las
minutas que se hayan generado y enviado ordenados por Asunto/Modalidad.

Pesta Revisin
Al seleccionar una minuta en la pestaa anterior podemos acceder a la pestaa Revisin, mediante la cual se
podr modificar el nmero de anotaciones pertenecientes a la minuta.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 279 de 300


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21/10/2008

Desde esta pestaa podremos hacer lo siguiente:


En esta ventana aparecern marcados todos los registros, de manera que si desmarcamos alguno de ellos
este no se incluir en la minuta.

Para guardar los cambios y enviar la minuta pulsaremos el botn Enviar.

Despus de pulsar el botn enviar y una vez que se realice lo descrito en el apartado anterior aparecer un
mensaje de aviso como el siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 280 de 300


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21/10/2008

Una vez pulsado en el botn Aceptar volveremos a la pestaa Generacin donde no aparecer ya la
minuta que acabamos de enviar
Si marcamos el check Listados de anotaciones por minuta adems de generar y enviar las minutas a sus
destinos aparecern en pdf el listado que se encuentre marcado en la pestaa Impresin para cada una de
las minutas que se hayan generado y enviado.
Si marcamos el check Listado por Asunto/Modalidad aparecer un pdf con el listado de cada una de las
minutas que se hayan generado y enviado ordenados por Asunto/Modalidad.

Pestaa Estado
En esta pestaa veremos el estado en el que se encuentra cada una de las minutas que se han ido generando.
Estados posibles:

Enviada
Recibida
Recibida con incidencias
Corregida
Anulada

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Recibida: La minuta ya ha sido recibida por la unidad orgnica de destino.

Recibida /Incid.: La minuta ha sido aceptada por la unidad orgnica pero de ella se han devuelto una serie
de anotaciones, por lo tanto la minuta tiene anotaciones aceptadas por la unidad orgnica y otras
rechazadas. Si una minuta se encuentra en este estado al pulsar el botn Revisar se acceder al buzn del
registrador, donde se cargarn las anotaciones que no han sido aceptadas de esa minuta con la posibilidad
de cambiarle sus destinos o modificarlas para que sean incluidas en las prximas generaciones de minutas:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 282 de 300


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Tambin estando en este estado la minuta podemos pulsar el botn Eliminar. Al pulsar este botn todas
las anotaciones rechazadas pertenecientes a la minuta sern desligadas de esta, volviendo a estar
disponibles para se enviadas en la prxima generacin de minutas. Antes de hacer esta accin aparecer
una ventana de aviso como la siguiente:

Cuando minuta se encuentre en estado Recibida / Incid. nos vemos en la necesidad de ver que anotaciones
han sido aceptadas por el tramitador y cuales rechazadas.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 283 de 300


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21/10/2008

Para ello, en esta pestaa, al hacer doble clic sobre una minuta en este estado aparecer una ventana como
la siguiente:

Solo aparecer esta ventana al hacer doble clic sobre una minuta en estado Recibida / Incid., tanto si se
hace desde la parte que ve el registrador como si se hace desde la parte que ve el tramitador.

Enviada: La minuta ha sido enviada pero todava no ha sido recibida por la unidad orgnica. Si tenemos
una minuta en este estado podemos pulsar el botn Revisar de manera que al pulsarlo entraremos en la
pestaa Revisin con todas las anotaciones que componen esa anotacin de manera que en esta ventana
podremos revisar las anotaciones incluidas en la minuta por si queremos quitar alguna. Al pulsar en esa
pestaa en el botn Enviar se volver a enviar la minuta sin una nueva generacin.

- Tambin estando en este estado la minuta podemos pulsar el botn Eliminar. Al pulsar este botn todas
las anotaciones pertenecientes a la minuta sern desligadas de esta, volviendo a estar disponibles para se
enviadas en la prxima generacin de minutas. Antes de hacer esta accin aparecer una ventana de aviso
como la siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 284 de 300


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- Puede darse el caso de que una minuta se encuentre en estado Enviada, se pulse el botn Revisar o el
botn Eliminar y en ese mismo momento la minuta este siendo revisada por un tramitador. En este caso al
pulsar el registrador en Eliminar o Revisar debe de aparecer una ventana de alerta como la siguiente:

De manera que no deje realizar la accin hasta que el tramitador termine de revisar la minuta.

Los botones Revisar y Eliminar solo se activarn si marcamos una minuta en estado Enviada o
Recibida/Incid.

Corregida: Una minuta pasar al estado corregida cuando estando en estado Recibida/Incidencias se
modifican o cambian los destinos de todas las anotaciones rechazadas.

Botn Ver Histrico: Al seleccionar una minuta y pulsar este botn podemos ver todos los estados por los
que ha ido pasando la minuta en lo que ha la gestin de minutas se refiere:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 285 de 300


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21/10/2008

Al pulsar en esta ventana en el botn Imprimir aparecer la misma plantilla que aparece al sacar la consulta
Histrico de Minutas en el apartado siguiente:

El botn Ver Histrico solo se encontrar activo en el caso de que tengamos seleccionada una minuta.
Pestaa Impresin

Desde esta ventana se podrn imprimir algunos listados y resmenes para la minuta que se encuentre seleccionada
en la pestaa Estado.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 286 de 300


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21/10/2008

Listado de Anotaciones por Minuta: En este listado aparecern de cada minuta el listado de
anotaciones contenidas en ellas, el cual tendr el siguiente aspecto:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 287 de 300


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21/10/2008

En este listado habr un salto de pgina por cada nueva minuta.


Listado de Anotaciones por minuta y Asunto/Modalidad: En este listado aparecern cada minutas
ordenadas por el Asunto/Modalidad al que pertenecen, el cual tendr el siguiente aspecto:

Histrico de Minutas: En este listado aparecern por cada minuta los cambios de estado que
haya ido sufriendo, adems del puesto/cargo, usuario y fecha y hora en que se ha realizado:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 288 de 300


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21/10/2008

En esta ventana solo se encontrarn activos los siguientes botones de la parte inferior:

Escudo: Indicar si queremos que aparezca el escudo en los listados o no.

Imprimir: Imprimir el listado/resumen que tengamos seleccionado en ese momento.

Cerrar: Cerrar la ventana.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 289 de 300


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21/10/2008

7.5.3. Minutas en el Tramitador


Una vez que la minuta es enviada a una unidad orgnica el usuario tramitador de sta debe de
tener la opcin de aceptarla o de aceptarla parcialmente. De manera que cuando el usuario entre
en la opcin de men Redistribucin > Gestin de Minutas le aparecer la siguiente ventana:

Al entrar en esta ventana en el criterio Unidad Orgnica aparecer cargada por defecto la
unidad orgnica a la que pertenece el puesto/cargo con el que estamos conectados y en el
campo estado aparecer cargado el estado Pendiente, de manera que cuando se entre en esta
ventana aparecern aquellas minutas pendientes de gestionar para el tramitador que est
conectado en ese momento.

(El estado Pendiente en el tramitador equivale al estado Enviada para el registrador).

Los valores que podrn ser elegidos en el campo unidad orgnica sern los mismos que los que
se pueden elegir en el buzn del tramitador:

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21/10/2008

Al seleccionar una minuta en estado pendiente se podr pasar a la siguiente pestaa Gestin,
desde la cual se proceder a aceptar o rechazar las anotaciones que se crean conveniente.

Pestaa Gestin

Desde esta ventana se marcarn aquellas anotaciones que el usuario tramitador de por aceptadas
y desmarcar aquellas que quiera devolver o rechazar al registro.
Cuando se pulse el botn Tramitar o Archivar se producir lo siguiente:

1. Si no se ha desmarcado ninguna anotacin aparecer la siguiente ventana:

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21/10/2008

De manera que si se pulsa Confirmar pasarn todas estas anotaciones a ese


estado en esa unidad orgnica y si se pulsa Cancelar se abortar el proceso. Al
aceptar todas las anotaciones de la minuta esta pasar al estado Recibida.

2. Si se ha desmarcado alguna anotacin el mensaje que aparecer al pulsar alguno de


estos botones ser el siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 292 de 300


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21/10/2008

De manera que todas las anotaciones marcadas pasarn al estado Archivada o


En Tramite, segn lo que se haya pulsado, y las anotaciones desmarcadas pasarn
a ser rechazadas a la oficina de registro, con la obligatoriedad de escribir una
diligencia de rechazo para estas anotaciones. Al rechazar algunas anotaciones de la
minuta esta pasar al estado Aceptada Parcial.

Puede darse el caso de que una minuta se encuentre en estado Pendiente, se pulse en la pestaa
Gestin y en ese mismo momento la minuta este siendo revisada por un registrador. En este
caso al pulsar el tramitador en la pestaa Gestin debe de aparecer una ventana de alerta como
la siguiente:

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 293 de 300


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21/10/2008

De manera que no deje realizar la accin hasta que el registrador termine de revisar la minuta.

Pestaa Impresin
Desde esta ventana se podrn imprimir algunos listados y resmenes para la minuta que se
encuentre seleccionada en la pestaa Estado.

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21/10/2008

8. EJERCICIOS REGISTRALES

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 295 de 300


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21/10/2008

La aplicacin permite la clasificacin de las anotaciones en ejercicios registrales. Estos


ejercicios registrales se corresponden con aos naturales, as hablaremos de ejercicio 2004,
ejercicio 2005,...

En este apartado veremos los siguientes puntos:

8.1 Apertura de Ejercicios.


8.2 Cierre del Registro de un Ejercicio a una Fecha.

Acced-e Registro de Entradas y Salidas Pgina 296 de 300


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21/10/2008

8.1 Apertura de Ejercicios


Hemos comentado anteriormente que los ejercicios registrales se corresponden con los aos
naturales, por tanto la apertura de un nuevo ejercicio se har siempre a final de ao.
La apertura de ejercicios se puede realizar de dos formas: Manual y Automtica.

Apertura de Ejercicios Manual


Para abrir ejercicios manualmente iremos a la siguiente opcin de men: Gestin Diaria >
Apertura de Ejercicio, tal y como vemos en la siguiente captura:

Pulsando con el ratn aparecer la siguiente ventana:

Como el ltimo ejercicio abierto que tenemos es el 2008 nos da la opcin de abrir el siguiente
que es el 2009, pulsamos aceptar y ya tenemos el nuevo ejercicio abierto, a partir de ahora
tendremos dos ejercicios abiertos: el 2008 y el 2009.

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21/10/2008

Apertura de Ejercicios Automtica


Para abrir los ejercicios automticamente iremos a Instalacin > Parmetros de Implantacin
y marcaremos el check Abrir nuevos ejercicios automticamente, tal y como podemos
observar en la siguiente captura:

Con este check marcado ocurre que en el momento en que entremos en otro ao, es decir, la
fecha del sistema cambie a otro ao y vayamos a registrar una anotacin aparecer la siguiente
ventana de aviso en el momento de pulsar el botn :

Preguntndonos si queremos abrir el nuevo ejercicio, de manera que si pulsamos en


Quedar abierto el nuevo ejercicio.

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21/10/2008

8.2 Cierre de Ejercicios a una fecha.


Dentro de cada ejercicio se debe especificar una fecha de cierre de ese ejercicio, de manera que
no se podr introducir, ni modificar ni anular ninguna anotacin antes de dicha fecha de cierre.

Por ejemplo, si en el ejercicio 2007 sealamos como fecha de cierre el 20/02/2007 esto quiere
decir que no se podr realizar ninguna anotacin nueva o modificar una anotacin ya realizada
con fecha igual o anterior al 20/02/2007.

Para cambiar la fecha de cierre de un ejercicio iremos a la siguiente opcin de men: Gestin
Diaria > Cierre a una Fecha, tal y como aparece en la siguiente captura:

Pulsando con el ratn aparecer la siguiente ventana:

Vamos a realizar un ejemplo en el cual vamos a cambiar la fecha de cierre del registro de
entrada a 05/03/2007. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

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21/10/2008

1. Marcar el check entrada ya que vamos a cambiar la fecha de cierre de los registros de
entrada.

2. Cierre anterior: Este campo es meramente informativo y nos informa de cual es la


fecha de cierre actual.

3. Nueva fecha de cierre: En este campo introduciremos la nueva fecha de cierre.


Introducir: 05/03/2008.
4. Pulsar el botn y observar que el campo Cierre anterior cambia al
nuevo valor de la fecha de cierre que hemos introducido.

Hay que tener en cuenta que cuando modifiquemos la fecha de cierre la nueva fecha que
vayamos a introducir nunca puede ser menor a la fecha de cierre actual.

Cierre de un Ejercicio
Para cerrar definitivamente un ejercicio XXXX deberemos cerrar los registros de entrada y los
registros de salida a fecha 31/12/XXXX.
Es decir, si se quiere cerrar definitivamente el ejercicio 2005 s tendrn que cerrar los registros
de entrada y los registros de salida a fecha 31/12/2005.

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