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Dirección Supply Chain

Manual Proveedores Nacionales – CD BSF Lurín Febrero 2,014

MANUAL PROVEEDORES NACIONALES


CENTRO DE DISTRIBUCION BSF LURIN
SUPERMERCADOS PERUANOS S.A.

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Manual Proveedores Nacionales – CD BSF Lurín Febrero 2,014

Contenido

I. INTRODUCCION.................................................................................................................... 3
II. PRESENTACION GERENCIA DE GESTIÓN DE PROVEEDORES NACIONALES. .................... 4
1) MISION.................................................................................................................................. 4
2) CARTA A NUESTROS PROVEEDORES .................................................................................. 5
III. REQUERIMIENTOS OPERACIÓN CENTRO DE DISTRIBUCION BSF LURIN .................... 6
1) UBICACION CD BSF LURIN................................................................................................... 6
2) INGRESO DE PROVEEDORES AL CD BSF LURIN ................................................................. 6
3) TURNO Y HORA DE INGRESO .............................................................................................. 8
4) DOCUMENTOS INDISPENSABLES PARA LA ENTREGA DE MERCADERÍA ......................... 8
(ALMACENAJE Y FLUJO CONTINUO) .......................................................................................... 8
IV. REQUERIMIENTOS DE EMPAQUE Y ROTULADO ........................................................... 9
1) CARACTERISTICAS FISICAS DEL EMPAQUE ........................................................................ 9
2) ROTULACION DE PALLET Y BULTOS ................................................................................. 11
2.1) ROTULACIÓN DE BULTO ..................................................................................................... 11
2.2) ROTULACION DE PALLET.................................................................................................... 12
3) PALETIZADO DE LA MERCADERIA .................................................................................... 13
4) ARMADO DE PALLET .......................................................................................................... 14
4.1) ALMACENAJE ...................................................................................................................... 14
4.2) FLUJO CONTINUO............................................................................................................... 15
V. RECHAZO DE MERCADERIA ............................................................................................... 16
VI. CITAS - Agendamiento ................................................................................................... 17
VII. REQUERIMIENTO DE TRANSPORTE.............................................................................. 18
VIII. DEVOLUCION DE PALLETS............................................................................................. 18
IX. PENALIDADES Y SERVICIOS ADICIONALES .................................................................. 19
1) TARDANZA A LA CITA Y OTROS ........................................................................................ 19
2) SERVICIO DE USO DE MONTACARGA ............................................................................... 20
3) SERVICIO DE PALETIZADO ................................................................................................. 20
X. TARIFA SERVICIOS CD BSF LURIN ..................................................................................... 21

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I. INTRODUCCION

El presente Manual de Proveedores Nacionales responde a la necesidad de


Supermercados Peruanos S.A. de contar con un documento estándar en donde
sea posible transmitir los requerimientos a nuestros proveedores en el marco de
las necesidades definidas por SPSA. En este sentido, en éste documento
encontrarán el conjunto de requerimientos y condiciones de los envíos
(entregas de proveedor en CD Lurín), que desde el punto de vista operacional
nos ayudará a obtener una mayor visibilidad, y a su vez nos permitirá que el flujo
de mercadería a través de los Centros de Distribución y tiendas sea mucho más
eficiente.

Esperamos que nuestros proveedores nos apoyen totalmente cumpliendo con


dichos requerimientos y condiciones detallados en este Manual de Proveedores
Nacionales. En este contexto, por favor, asegúrese de haber leído y
comprendido por completo nuestro Manual antes de enviarnos mercadería.
Ante cualquier duda o consulta, favor escribirnos a la siguiente dirección de
correo electrónico: proveedores@spsa.com.pe

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II. PRESENTACION GERENCIA DE GESTIÓN DE PROVEEDORES


NACIONALES.

En el marco del plan de mejora continua definido por SPSA, la Dirección Supply
Chain ha creado la Gerencia De Gestión de Proveedores Nacionales, con el
espíritu de mantener y fortalecer la relación comercial con nuestros
proveedores. En este contexto, ésta unidad será la responsable del desarrollo,
definición y comunicación de los requerimientos para optimizar las operaciones
a lo largo de la cadena de suministros de SPSA.

1) MISION

“Asegurar el cumplimiento de los requerimientos definidos en el Manual de


Proveedor Nacional, y velar por una correcta relación entre SPSA y nuestros
proveedores”.

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2) CARTA A NUESTROS PROVEEDORES

Estimado Proveedor,

A través de la historia de nuestra compañía, la relación establecida con


nuestros proveedores ha sido un aspecto fundamental para el desarrollo y
crecimiento de la compañía. Esta relación, ha sido construida en base a la
confianza, apoyo y compromiso ético en el desarrollo del negocio. En este
sentido, el presente documento “Manual de Proveedores Nacionales para
CD BSF Lurín”, ha sido elaborado para definir el conjunto de requerimientos
y condiciones que permitan mantener una óptima relación comercial entre
SPSA y nuestros proveedores. Esta herramienta, tiene su origen en la
necesidad de adaptarnos a las exigencias del mercado y nuestros clientes.
Asimismo, nos permitirá mejorar nuestra operación logística, y de esta forma
agilizar el flujo de mercadería entre los centros de distribución y nuestras
tiendas.

Por lo anteriormente expresado, esperamos que nuestros proveedores nos


apoyen totalmente, cumpliendo con dichos requerimientos y condiciones
detalladas en el presente documento. Ante cualquier duda o consulta,
escribanos a la siguiente dirección e-mail: proveedores@spsa.com.pe

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III. REQUERIMIENTOS OPERACIÓN CENTRO DE DISTRIBUCION BSF


LURIN

1) UBICACION BSF CD BSF LURIN

Carretera Nueva Panamericana Sur Km 38.5 Grupo F Sector N1 Lote 12


Zona rústica Punta Hermosa, Lurín Lima.

2) INGRESO DE PROVEEDORES AL CD BSF LURIN

a. DOCUMENTOS

Para el ingreso de todos los proveedores al CD Lurín tienen que contar


obligatoriamente con la siguiente documentación vigente:

 DNI.
 Brevete.
 Tarjeta de propiedad.
 Tarjeta de circulación del MTC.
 Soat.

b. EQUIPO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA TRANSPORTISTA

Deben contar con el equipo de seguridad en perfecto estado, se indican a


continuación:

 Casco de seguridad.
 Identificación del Proveedor (chaleco y/o uniforme que identifique al
proveedor durante la permanencia en el CD)
 Botas con punta de acero.
 Conos de seguridad.
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 Cada camión deberá tener tacos o cuñas de 20 a 30 cm para las llantas


de cada lado, a fin de evitar movimientos no esperados del
transporte.

c. EQUIPO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA CUADRILLAS

 Casco de seguridad.
 Botas con punta de acero.

Sin estos implementos, el Proveedor no ingresará a las instalaciones de


SPSA y perderá la cita programada.

d. ASPECTO PERSONAL DE CUADRILLAS

 Vestimenta: pantalón largo, torso cubierto, pies cubiertos con


zapatos de seguridad y chaleco de identificación con elementos
reflectantes (seguridad industrial).
 Presentarse en forma correcta: aseo personal (rasurado, cabello
corto, uñas cortas, etc).
 Queda totalmente prohibido el uso de shorts, sandalias, polos manga
cero y/o bivirís.

e. REGLAMENTACION CD BSF LURIN

 Los choferes están autorizados a comer y/o beber solamente en el


interior de su vehículo o fuera de las instalaciones de Bodegas San
Francisco (BSF), manteniendo así las instalaciones y patio de
maniobras limpios.
 No está permitido el uso de calentadores o encender fuego.

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 Está Prohibido fumar dentro de las instalaciones de Bodegas San


Francisco (BSF).
 Si necesita un momento de descanso, deberá realizarlo dentro de su
vehículo.
 Botar la basura en los recipientes señalados para tal efecto.

3) TURNO Y HORA DE INGRESO

Cada proveedor cuenta con una Ventana Horaria (día y hora de entrega) fija.
La hora programada de la cita tiene una tolerancia máxima de 15 minutos en
las instalaciones de SPSA y previo aviso al Área de Seguridad de SPSA.
En caso llegue fuera de esta tolerancia, la mercadería sólo podrá ingresar con
Servicio Extraordinario, previa coordinación con el Centro y dependiendo de
su capacidad.
Si el proveedor acepta ingresar fuera de horario, se le facturará
automáticamente a fines de mes según las tarifas vigentes (ver Tarifa de
Servicios Extraordinarios).

El ingreso al recinto de BSF Lurín debe ser con 30 minutos de anticipación.

Para confirmar la cita, el proveedor deberá hacerlo a través del Portal de


Proveedores B2B. Todos los proveedores están obligados a generar la cita.

4) DOCUMENTOS INDISPENSABLES PARA LA ENTREGA DE MERCADERÍA


(ALMACENAJE Y FLUJO CONTINUO)

PARA LA FACTURACIÓN.

 Orden de compra vigente.


 Factura (Emisor, Adquiriente, Sunat).
 Guías de Remisión (Emisor, Destinatario y Sunat).

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Los documentos se presentan en la Oficina de Registro de Compras


en Higuereta: Av. Tomás Marsano 2975, Esq. Av. Aviación y Ovalo de
Higuereta, Santiago de Surco (debajo del Gold Gym – 2do piso).

PARA LA RECEPCIÓN:
 Copia de Factura Emisor (legible) que consigne el Nro. de la
Orden de Compra.
 En el CD sólo se quedará la copia de SUNAT de la Guía.
 Guía de Pallets correctamente numeradas (obligatorio para
todas las entregas)

IV. REQUERIMIENTOS DE EMPAQUE Y ROTULADO

1) CARACTERISTICAS FISICAS DEL EMPAQUE

La calidad del empaque (Caja Máster, Bolsa u otros) juega un papel


fundamental en el estado en que llega la mercadería a las tiendas. En este
sentido, la calidad a utilizar en el embalaje primario y secundario debe ser
resistente a la manipulación y transporte de la mercadería.

Las cajas deben venir siempre cerradas.

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CAJAS DE CARTÓN EMBALAJE TERMOCONTRAÍBLE


El cartón u otro material deben ser Es recomendable que el pack tenga una
resistentes al manipuleo y transporte de la base de cartón. Esto ayuda al manipuleo
mercadería. Deben estar selladas con interno, permite un mejor deslizamiento
cintas de embalaje y/o grapas, siempre sobre rodillos, una mejor estiba, y mayor
que no dañen la mercadería o su envase resistencia y protección de la mercadería.
de presentación. No deben contener
ninguna información que NO corresponda
al artículo a entregar.

MERCADERIA FRAGIL

El embalaje debe proteger el producto para que pueda soportar el traslado y


manipuleo sin dañarse.
Se debe colocar una leyenda que indique “Mercadería Frágil”.
Ejemplos: espejos, vajillas, cerámicos, electrodomésticos, etc.

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2) ROTULACION DE PALLET Y BULTOS

Es obligatoria que la mercadería enviada tenga la siguiente información


legible:

2.1) ROTULACIÓN DE BULTO

 Nombre del Proveedor.


 Marca del producto.
 Descripción del producto.
 Cantidad de unidades internas (UxB).
 Fecha de Vencimiento.
 Código de barras de la caja en formato DUN 14
(Legible, en una cara lateral, visible, que permita
la lectura del escáner).
 EAN 13 (no obligatorio).
 Fecha y/o Número de Lote de Producción.

Ejemplo de Rotulado de Bulto


DESCRIPCION: NECTAR DURAZNO BELLS UN1L
CANTIDAD: 12 UND.
FECHA VENCIMIENTO: 31/12/2013
DUN 14:

EAN 13:

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2.2) ROTULACION DE PALLET

 Nombre del proveedor o marca del producto.


 N° de Orden de Compra al cual pertenece.
 Descripción del producto.
 Cantidad de bultos.
 Fecha de Vencimiento.
 DUN14 (Números y código de barra) legible.
 EAN 13 (no obligatorio).
 Fecha y/o Número de Lote de Producción.
 No está permitido embalar mercadería en cajas de otras
marcas.

Ejemplo de Rotulado de Pallet

NOMBRE DEL PROVEEDOR: BELLS

ORDEN DE COMPRA: 7100999999

DESCRIPCION DEL PRODUCTO: NECTAR DURAZNO BELLS UN1L

CANTIDAD DE BULTOS: 50 BULTOS X 12 UNDS

FECHA DE VENCIMIENTO: 31/12/2013

DUN 14:

EAN 13:

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3) PALETIZADO DE LA MERCADERIA

La mercadería debe ser obligatoriamente entregada paletizada, con una


altura máxima (incluyendo el pallet – desde el piso):

 Flujo Continuo: 1.80 m.


 Almacenamiento: 1.60 m.

Los pallets deben ser de tipo estándar de madera, doble entrada, con
medidas: 1 m x 1.20 m x 0.15 m y de peso aproximadamente 40 kg.

Además considerar lo siguiente:

 Los bultos no deben sobresalir del pallet.


 La mercadería en pallets debe entregarse con strech film suficiente para
evitar el movimiento y/o caídas de los bultos que la componen.
 El apilado de la carga máxima por pallet no debe ser mayor de 1000
kilos. Y debe sustentarse según el RM 375- 2008 -TR: “Norma Básica de
Ergonomía y de Procedimiento de Evaluación de Riesgo Di-ergonómico”
en protección a las personas que manipulan los productos.
 El embalaje debe proteger íntegramente el producto.
 Los bultos deben entregarse cerrados (sellados) y en buen estado.

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 El empaque debe tener la resistencia necesaria, según la naturaleza del


producto.
 Los pallets entregados que no sean estándar, no serán devueltos.

4) ARMADO DE PALLET

4.1) ALMACENAJE

Cada pallet enviado a Almacenaje debe cumplir con las siguientes


condiciones:

 El pallet debe ser mono producto (un solo producto por pallet).
 Un pallet debe incluir solamente mercadería de una Orden de Compra.
 El pallet debe encontrarse correctamente rotulado y que cumpla con las
medidas logísticas adecuadas: alturas, número de camas, bultos x pallet.

Paletizado de Almacenaje (mono producto)

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4.2) FLUJO CONTINUO

Cada pallet enviado a Flujo Continuo debe cumplir con las siguientes
condiciones:

 El pallet puede ser mono o multi producto.


 Si el pallet es mono producto, debe entregarse como en el caso de
Almacenaje.
 Si el pallet es multi producto, debe entregarse la mercadería utilizando el
concepto de torre (productos apilados en forma vertical y separados por
código).
 El pallet debe encontrarse correctamente rotulado.

Paletizado de Flujo Continuo (Multi producto)

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V. RECHAZO DE MERCADERIA

Posibles motivos de rechazo:

 El Producto no cumple con los estándares de calidad, según su


naturaleza.
 El transporte no ofrece protección a la mercadería frente a las
condiciones climatológicas (polvo, lluvia, heces de aves, rayos solares,
etc). Todas las unidades de transporte deberán encontrarse en
adecuadas condiciones de higiene y mantenimiento, que permitan
asegurar la calidad del producto y evitar la contaminación cruzada
(plagas, suciedad, oxido, materiales ajenos como llantas, conos de
seguridad, objetos de uso personal).
 Cuando no coincide el DUN 14. y EAN 13. El proveedor debe mantener
actualizado su maestro de artículos con el área de Abastecimiento de
SPSA.
 La fecha de vencimiento del producto es mayor a 1/3 de su vida útil. Por
ejemplo el tiempo de vida útil de un snack es de 90 días:

Se acepta Se rechaza

30 días 60 días

1/3 2/3

Para este caso, si el snack se entrega dentro de los primeros 30 días de su


vida útil; se aceptará, de otro modo si el snack se entrega pasados los 30
días de su vida útil; se rechaza.

 La Unidad por Bulto (UxB) no coincide con el sistema SPSA


 Producto no solicitado en Orden de Compra.

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 Cuando el proveedor llegue con una Orden de Compra que no se


encuentra programada.
 Cuando la mercadería no llegue paletizada.
 Cuando el bulto no se encuentre correctamente rotulado (no registra
cantidad de unidades, Fecha de Vencimiento, DUN 14, etc).
 Para el caso de Almacenaje, cuando la mercadería venga en un mismo
pallet con 2 o más Lotes de Producción y/o Fechas de Vencimiento

VI. CITAS - Agendamiento

Para entregar la Mercadería en el CD Lurín, se debe confirmar la cita a través del


Portal B2B de Proveedores de SPSA, con 24 horas de anticipación.

Procedimiento:
 Solicitar cita por el Portal B2B
 CD confirmará cita
 Enviar el ASN: Packing List donde se detalla la Orden de compra,
Sku, Lote, Vencimiento, Cantidad a despachar en unidades.
(Revisar Manual que se encuentra en el Portal)

El proveedor debe considerar los siguientes puntos:

 El proveedor debe respetar la hora programada de su cita, la tolerancia


por tardanza es de 15 minutos, después de ello sólo será atendido previa
coordinación con el CD.
 La recepción de mercadería es según la hora programada (Ventana
Horaria), no por orden de llegada.
 El proveedor debe entregar la mercadería en la Fecha de Entrega que
indica la Orden de Compra que debe coincidir con su día de Ventana
Horaria.
 El proveedor deberá ingresar al recinto 30 minutos antes de su cita
programada.
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VII. REQUERIMIENTO DE TRANSPORTE

Los camiones deben tener una altura de 1.30 metros (+-20 cm) del piso al
muelle, esto con la finalidad de facilitar la descarga utilizando el nivelador y la
tras-paleta hidráulica en caso sea necesario.

Los camiones deben ser con descarga posterior.


En el caso de camiones con descarga lateral, sólo se aceptarán previa
coordinación con el CD, y se cobrará por el Servicio de Uso de Montacargas
(Ver Tarifas).

VIII. DEVOLUCION DE PALLETS

Para la devolución se tendrá en cuenta la siguiente formula orientada a


mantener stocks mínimos dentro del CD BSF Lurín:

Dev. Neta = Dev. Bruta – Merma pallets – Stock promedio diario

En donde:
Dev. Neta:
Cantidad a devolver en cada entrega de mercadería del proveedor.

Dev. Bruta:
Cantidad pendiente de devolución.

Merma Pallets:
Cantidad de pallets que se deterioran por el uso normal de operación (Se
considera el 15% del promedio diario de ingreso si el proveedor ya tiene más
de 1 mes de entrega en el CD).

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Stock Promedio diario:


Cantidad que se tiene dentro del CD para cada proveedor por la rotación de
mercadería

IX. PENALIDADES Y SERVICIOS ADICIONALES

1) TARDANZA A LA CITA Y OTROS

 Almacenaje:

Es el servicio que se cobra cuando el proveedor pasó su tolerancia


máxima de 15 minutos. El costo de penalización por tardanza es de
S/.8.00 por paleta (en caso sea programado y coordinado el Servicio
Extraordinario).

 Flujo Continuo:

Es el servicio que se cobra cuando el proveedor pasó su tolerancia


máxima de 15 minutos. El costo de penalización por tardanza está en
función de la cantidad de bultos (en caso sea programado y coordinado
el Servicio Extraordinario).

1 a 100 bultos S/. 130.00


101 a 500 bultos S/. 250.00
Mas 500 bultos S/. 350.00

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 Incumplimiento de los elementos de Seguridad Industrial:

EL proveedor que despache en una Unidad Vehicular que incumpla los


requerimientos de SPSA, usando cuñas de medidas menores a lo
indicado, se penalizará con el importe de S/. 500.

2) SERVICIO DE USO DE MONTACARGA

Es el servicio que se brinda cuando la mercadería viene en unidades tipo


plataforma o descarga lateral, para lo cual es necesario el uso del
montacarga.
El costo es de S/. 80.00 por Hora y/o fracción.
Este servicio sólo se usa previa coordinación y aceptación del CD.
Si el proveedor trae la mercadería encimada (pallet encima de otro), también
se procederá al cobro por uso de montacarga.

3) SERVICIO DE PALETIZADO

Es el Servicio Excepcional cuando la mercadería viene sin paletizar y es


previamente coordinado al solicitar la cita. El costo de este servicio
excepcional de paletizado es de S/. 8.00 por pallet, siempre y cuando el
volumen sea menor a 3 pallets y/o 100 bultos. Si se acepta el servicio, el
proveedor debe contar en ese momento con una cuadrilla de acuerdo a la
cantidad de bultos a entregar. No pudiendo exceder de 30 minutos la
descarga de la mercadería.
En caso de requerir un jornalero para el paletizado, éste deberá ser
solicitado en la cita, a fin de que el CD programe los recursos necesarios
para hacer el paletizado; y se cobrara un jornal de S/. 56.00 por

jornalero.

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“Todos los montos indicados se están considerando sin incluir el IGV”.

 El proveedor de Flujo Continuo debe asegurar una Cuadrilla para la descarga


de su mercadería, en base a los bultos a despachar:

<= 200 Bultos 3 Personas


> 20 1 < 500 Bultos 4 Personas
> 500 Bultos 5 Personas y Uso de Montacarga en caso
sea necesario

X. TARIFA SERVICIOS CD BSF LURIN

Jornaleros Tarifa
1 Jornal de 8 Horas S/. 56.00
Hora extra S/. 7.00
Domingo – Feriado S/. 112.00
Almacenaje
Costo por Ubicación (M3) S/. 0.682
Costo por M2 S/. 15.50
Paletizado (por pallet) S/. 8.00
Servicio Extraordinario (fuera de cita) de atención S/. 8.00
por pallet
Flujo Continuo - Servicio Extraordinario
1 a 100 bultos S/. 130.00
101 a 500 bultos S/. 250.00
Mas 500 bultos S/. 350.00
Uso de montacargas(tarifa x hora): Almacenaje y S/. 80.00
Flujo Continuo

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