0

Tabla de Contenidos

I. DESCRIPCIÓN Pág. 2

II. INGRESO DE TAREAS Pág. 2

III. CREACIÓN DE NUEVAS TAREAS Pág. 3

IV. GESTIÓN DE TAREAS Pág. 4,5,6

V. TAREAS DE SEGUIMIENTO Pág. 7

VI. REASIGNACIÓN DE TAREAS Pág. 8

VII. EJECUCIÓN DE LA TAREA DE SEGUIMIENTO Pág. 9

VIII. JERARQUÍAS DE USUARIOS Pág. 10

IX. INDICADORES DE SEGUIMIENTO Pág. 11

X. INDICADORES DE NEGOCIO Pág. 11

1
I. DESCRIPCIÓN

El módulo Tareas permite gestionar a los clientes de manera más ordenada y eficiente, ya que
cuenta con la trazabilidad de todos los eventos relacionados a las tareas diarias con los clientes
o con los equipos de trabajo inmobiliarios que tienen interacción con la plataforma.

Podrás generar tareas automáticas de seguimiento de clientes y tareas específicas para cada
ejecutivo de ventas o para cualquier miembro de la empresa.

II. INGRESO DE TAREAS

Para acceder al módulo de tareas, debes ir al menú “General” que se encuentra en la barra
izquierda del sistema y seleccionar Tareas.

Se mostrará la siguiente pantalla, en donde se podrá:

1. Ingresar tareas desde cualquier parte del sistema, presionando el botón “Nueva Tarea”.
2. Buscar tareas por tipo: Todos, General o Seguimiento.
3. Buscar tareas por categoría: llamada, reunión, agenda, informar, seguimiento, etc.
4. Buscar tareas dentro de un rango de fechas determinadas por la fecha límite para su
ejecución.
5. Visualizar las tareas que han sido reasignadas de un usuario a otro.
6. Buscar las tareas que tienen fecha límite para hoy, presionando el botón “Hoy”.
7. Mostrar los resultados de los filtros aplicados, para la visualización de tareas en el listado.

2
8. Ir a la vista de registros en el listado de tareas según su estado: Nuevas a tiempo/atrasadas,
En ejecución a tiempo/atrasadas, Rechazadas, Finalizadas.
9. Ver el listado de tareas.
10. Ingresar una palabra en el buscador para acotar el resultado de la búsqueda.
Nota: dentro de la lista de tareas, en la columna “Asociaciones” se muestra un acceso directo a
la ficha del cliente, a la ficha del producto y a la cuenta corriente, la que será visible sólo si la
tarea está asociada a un cliente o producto respectivamente.
III. CREACIÓN DE NUEVAS TAREAS
Todos los usuarios del sistema tienen permiso para crear tareas, sin embargo, sólo los usuarios
con atributo de “Supervisor” podrán crear tareas que se pueden asignar a otros usuarios.
Todas las tareas serán reportadas al supervisor designado para cada proyecto mediante
“notificaciones y alertas”. Esto se configura en el menú de jerarquía, explicado en el punto VIII
de este manual.
Para crear una tarea, debes presionar el botón y seguir los siguientes pasos:

1. Asociado a: puedes crear una tarea relacionada a un cliente o a un producto, presionando

el check correspondiente. Para un cliente, debes digitar el nombre, presionar buscar y el
resultado estará en el filtro de la derecha. Para un producto, se selecciona a través del árbol
Proyecto – Etapa – Subagrupación.
2. Categoría: puedes clasificar la tarea dentro de una de las categorías que ofrece el sistema.
Esto te permitirá hacer estadísticas y búsquedas más acotadas. Además, genera un texto
como prefijo en el título de la tarea en creación (salvo en la categoría “Otros”). Ej: Si
seleccionas la categoría “Agendar”, el título de la tarea por defecto comenzará de forma
automática con el texto “Agendar”.
3. Título: debes ingresar el asunto de la tarea. Ej: Reunión con Jefe de Ventas.

3
4. Fecha Inicio y Fecha Límite: tiempo que se debe designar para la ejecución de la tarea. Si
una tarea no es ejecutada en este tiempo, será marcada con estado de atraso, lo que
además gatillará alertas al mismo usuario responsable y al supervisor a cargo.
5. Asignar a: si tienes perfil supervisor, podrás asignar la tarea a los distintos usuarios que
estén en el sistema.
6. Reportar a: como la tarea debe tener un superior al cual se le reporte la gestión de ésta, se
debe definir al “supervisor” al cual se le notificará el estado de avance, cambios y atrasos
que se registren en el flujo de realización de la tarea . Para los usuarios que dentro de un
mismo proyecto o que dentro de los proyectos asignados en sus permisos de sistema,
tengan más de un supervisor a cargo, deberán seleccionarlo y marcarlo en el listado que se
mostrará en el selector “Reportar a” al momento de crear la tarea. Si el usuario creador de
la tarea no tiene un supervisor a cargo, la opción de “Reportar a”, le será asignada a sí mismo
como única opción disponible.
7. Detalle: puedes ingresar una explicación de la tarea.
8. Crear: debes presionar el botón crear, para que la tarea quede generada y guardada en el
sistema.
Además podrás crear tareas desde las siguientes secciones del sistema:
- Ficha del cliente y del producto
- Reserva
- Promesa
- Cuenta Corriente
Todas las tareas quedarán asociadas directamente al cliente.

IV. GESTIÓN DE TAREAS

Una vez creada la tarea, es necesario realizar la gestión correspondiente. Para esto, cuando la
tarea es creada desde el mismo módulo, al finalizar la creación, el usuario es automáticamente
direccionado al detalle de la tarea para que la pueda ejecutar. Otra opción es ir directamente al
menú de Tareas y desde ahí, identificar la tarea específica en el listado y ejecutarla. La tercera
opción es llegar al detalle de la tarea directamente desde la barra de notificaciones y alertas, en
donde el aviso está linkeado a la tarea relacionada.

4
Al abrir el detalle, la información de la tarea se despliega hacia abajo, aquí podrás visualizar las
opciones que te permitirán ejecutar la tarea:

1. Ejecutar: con esta acción la tarea cambia de estado “Nueva” a “En ejecución”. Esto genera
una notificación al supervisor. Cuando finalizas la tarea debes marcar si la tarea fue
finalizada con éxito o sin éxito. La tarea cambia de estado a Finalizada y queda en la
categoría de “A tiempo”
2. Rechazar
3. Ingresar comentario: puedes registrar cualquier nota durante el flujo de realización de una
tarea. El texto, el usuario y la fecha de esta acción serán visibles en el registro “Historial” de
la tarea en donde fue ingresado.
4. Ver historial: se muestra el detalle de cada tarea, los registros de cambios de estado,
reasignaciones de usuario, envío de mail y comentarios.
5. Enviar Mail: podrás enviar mail desde el detalle de una tarea. También puedes adjuntar
archivos.

Algunas consideraciones:
 Se pueden seleccionar como destinatarios a usuarios del sistema (a sus correos registrados
en GCI) además de “Otros destinatarios” donde el usuario puede ingresar destinatarios
múltiples agregando casillas de correo separadas por punto y coma.
 El envío de mail soporta un tamaño máximo de adjuntos de 20 MB por cada correo emitido.
 El remitente del correo es una dirección de mail “noreply” del sistema.
 Dentro del cuerpo del correo se envía el dato del usuario que está enviando el mail desde el
sistema.
 En el registro del Historial de la tarea, para el evento del envío del mail, sólo se almacena la
fecha de envío, el asunto, usuario que envía, mail de destinatario y nombre de los adjuntos.
Los archivos adjuntos incluidos en un envío de mail, no se respaldan de forma física en el
sistema.
 No existe una limitante en la cantidad de correos a emitir sobre el registro de una tarea.

5
Barra de Notificaciones y Alertas
Sirve para mostrar al usuario responsable y al supervisor, los movimientos y cambios de estado de
las tareas que se encuentran registradas.
Esta barra está ubicada en la parte superior derecha de la pantalla.

a. Notificaciones: el módulo cuenta con las siguientes notificaciones:

· Creación de tareas (usuario supervisor)

· Cambios de estado/finalización de tareas (usuario supervisor)
· Asignación de tareas (sólo responsable designado)
· Reasignación de tarea (usuario reasignado y usuario original responsable)
· Rechazo de una tarea (usuario creador de la tarea y supervisor)
· Finalización de una tarea (usuario creador/supervisor)
· Seguimientos a realizar (usuario supervisor y asignado/responsable para el caso de
las reasignaciones en el seguimiento)
Al momento de recibir una notificación en la barra, puedes hacer click sobre la notificación y
te llevará directo a la tarea. Esta tarea quedará eliminada de la lista de notificaciones. Si
deseas eliminar todas las notificaciones mostradas en la barra, debes hacer click sobre
“Eliminar todas las Notificaciones”. Este proceso de eliminación de avisos es irreversible.

6
b. Alertas: el módulo cuenta con las siguientes alertas:

- Atraso de una tarea (usuario supervisor y usuario responsable)

- Seguimientos atrasados (usuario supervisor y usuario responsable)
Las alertas de atrasos y no cumplimiento de tareas mostradas en este ítem, se gatillan en el
momento en que se vence el plazo límite definido para la ejecución de la tarea. Estas alertas
no se pueden eliminar directamente del listado y sólo desaparecerán de forma automática
cuando la tarea asociada es finalizada por parte del usuario responsable.

V. TAREAS DE SEGUIMIENTO

Los seguimientos que se realizan desde la ficha del cliente, al momento de evaluarlo,
generan una tarea automática de tipo seguimiento, la cual será visible dentro del módulo,
con la posibilidad de realizar su gestión directamente desde ahí (seguimiento/re contacto o
aborto) o de la forma habitual desde la ficha de cliente , ya que al momento de generar el re
contacto del cliente asociado a esta tarea, ésta queda ejecutada/finalizada de forma
automática, dando origen a una nueva tarea, cuyo plazo límite estará determinado por la
fecha en que se programe el nuevo contacto a realizar con ese cliente.

7
 El detalle de una tarea de seguimiento, en la lista de tareas, se podrá visualizar de la
siguiente forma:

Se muestran los datos de contacto del cliente, el proyecto asociado al seguimiento, la fecha
del contacto agendado, más datos de relevancia a la gestión como la razón de compra o la
expectativa, además del comentario del seguimiento anterior, que te permitirá tener una
lectura clara del estado del seguimiento del cliente en particular .
En la vista del historial (Ver Historial) se ofrece una tabla con el detalle completo de los
seguimientos del cliente relacionado a la tarea.

VI. REASIGNACIÓN DE TAREAS GENERALES Y DE SEGUIMIENTO (solo para usuario

supervisor)
El usuario “Supervisor” a cargo de un equipo de trabajo tiene la facultad de poder “Reasignar”
una tarea de seguimiento (o una del tipo “General) de un usuario a otro. Para lo anterior, en
la vista del “Supervisor” se ofrece la posibilidad de realizar la reasignación de una tarea de
forma individual o masiva:
a. Reasignación “Individual” de una tarea (General o de Seguimiento): debes presionar el
botón “Reasignar”, se abrirá una modal en donde puedes seleccionar al nuevo responsable,
agregar un comentario y definir una nueva fecha límite.
En el listado de “Nuevo responsable” solo se muestran a los usuarios habilitados para la
reasignación, es decir, los que cumplen la condición de tener permisos en el proyecto al cual
corresponde el seguimiento que se está reasignando.

b. Reasignación “Masiva” de tareas (General o de Seguimiento): podrás realizar la

reasignación masiva de tareas de un grupo de usuarios a otro, es decir, puedes seleccionar
varias tareas de distintos usuarios y reasignárselas a un nuevo usuario responsable, ya sea
por acción de no cumplimiento, como ejemplo o por ausencia laboral, vacaciones, etc.

8
Para el caso de la reasignación masiva de seguimientos se debe tener en consideración de que el
nuevo usuario que se marca como responsable, debe contar con los permisos necesarios a los
proyectos a los que pertenecen los seguimientos que se le están reasignando, de lo contrario el
sistema no dejará realizar la acción.
Por defecto, la tarea reasignada de un usuario a otro, le será reportada al usuario supervisor que
genera la reasignación de ésta.
VII. EJECUCIÓN DE LA TAREA DE SEGUIMIENTO

Para ejecutar la tarea de seguimiento desde el módulo, debes presionar el botón “Realizar
Seguimiento”. Se abre una modal para ingresar los nuevos datos de seguimiento.
En el caso de que el seguimiento es “abortado”, se cancela la acción de un nuevo seguimiento, pero
de igual forma deja la tarea actual como “finalizada” con el detalle del motivo del aborto, en el último
comentario que será visible en el detalle e historial de esta tarea de seguimiento.
Como las tareas pueden ser asociadas a un cliente o a un producto dentro de un proyecto, estas se
podrán ver desde la ficha del cliente o producto respectivamente, en la pestaña “Tareas asociadas
al cliente/producto”.

9
Dentro de los datos que se muestran en este listado, destacan el título de la tarea asociada al cliente,
el usuario responsable, el estado de la tarea, la fecha límite y la columna de acciones que permite ir
directamente al módulo de tareas. Si existe una tarea pendiente, se muestra un indicador numérico
(globo rojo) en la pestaña de tareas, que alerta al usuario de que existe una gestión pendiente para
ese cliente.

VIII. JERARQUÍAS DE USUARIOS PARA TAREAS (Sólo para administradores de sistema)

Para poder definir los equipos de trabajo y los supervisores, existe un mantenedor de jerarquías. Se
encuentra ubicado en Administración/Proyectos/Jerarquías.
Esta herramienta le permite al Administrador del sistema, poder crear “Jerarquías”, las que no tienen
limitante de número ni de usuarios dentro del proyecto, sin embargo por cada jerarquía que se
agregue, el sistema permite definir sólo a un supervisor.

1. Lista de Jerarquías: se muestran las jerarquías creadas por el administrador, con los
supervisores y los usuarios a cargo.
2. Acciones: permite editar o eliminar una jerarquía.
3. Crear jerarquía: se levanta una modal que permite seleccionar dentro del listado de usuarios
del proyecto, al usuario supervisor y a sus usuarios a cargo. Una vez que se guardan las
jerarquías, se activan las alertas y notificaciones automáticamente.

10
 IX. INDICADORES DE SEGUIMIENTO

En la agenda del sistema, se encuentran los siguientes indicadores de seguimiento:

1. Clientes nuevos: muestra la asignación a un usuario, de un cliente que viene del cotizador
web o centralizador de portales GCI.
2. Seguimientos a realizar: muestra la lista de clientes cuya fecha de re-contacto por
seguimiento está fijada para el día en curso. Acá el usuario tendrá el detalle de esos registros
con la posibilidad de ir a la ficha del cliente para realizar la gestión de contacto o ir a ver
todos los registros.
3. Seguimientos atrasados: muestra los seguimientos no realizados por el usuario a la fecha
actual o al día seleccionado en el calendario.
En los tres casos, puedes abrir la ficha del cliente y hacer la gestión correspondiente.
Además, en la columna de último comentario, al posicionar el mouse sobre el ícono de comentario,
se muestra el texto ingresado en el último registro de seguimiento para ese cliente (evaluación).

X. INDICADORES DE NEGOCIO
En la agenda del sistema se encuentran los siguientes indicadores de negocio: reservas y
promesas inconclusas, las que pueden ser retomadas directamente desde el listado para su
finalización.

11
12