El ciclo de vida del proyecto

Es el conjunto de fases en que son divididos los proyectos para facilitar su gestión.
Esta división es realizada por los directores de proyectos.

Las organizaciones suelen identificar un conjunto de ciclos de vida específico para

emplearlo en sus proyectos. En el ciclo de vida de un proyecto se definen las
fases que vinculan el inicio del proyecto con su fin. Y esas fases son por ejemplo :
Inicio → Planificación → Ejecución → Cierre del proyecto.

Monitoreo
Fase de inicio de un proyecto

La fase de inicio es la primera fase de todo el ciclo de vida de gestión de un

proyecto. El objetivo de esta fase es definir el proyecto, desarrollar un argumento
comercial para él y obtener su aprobación. Durante este tiempo, el gestor de
proyectos puede hacer cualquiera de estas cosas:

 Realizar un estudio de viabilidad

 Crear un plan de ejecución del proyecto

 Identificar a las partes interesadas clave

 Seleccionar las herramientas de gestión del proyecto

Al final de esta fase, el gerente de proyectos debe tener una comprensión de alto
nivel del propósito, los objetivos, los requisitos y los riesgos del proyecto.

Fase de planificación

La fase de planificación es fundamental para crear una hoja de ruta del proyecto
que todo el equipo de trabajo del proyecto pueda seguir. Aquí es donde se
describen todos los detalles y se definen los objetivos para cumplir con los
requisitos establecidos por la organización.

Durante esta fase, los gestores de proyectos normalmente:

 Trazan un plan para el proyecto o cronograma

 Desarrollan un plan de recursos o presupuesto

 Definen objetivos y medidas de rendimiento

 Comunican las funciones y responsabilidades a los miembros del equipo

 Desarrollan flujos de trabajo

 Anticipan los riesgos y crean planes de contingencia

La siguiente fase (ejecución) generalmente comienza con una reunión inicial del
proyecto donde el gestor de proyectos describe los objetivos del mismo para todas
las partes interesadas involucradas. Antes de que tenga lugar esa reunión, es
fundamental que el gestor de proyectos haga lo siguiente:

1. Establecer el enfoque y las entregas: establece un objetivo común para

todos. Expón lo que debe hacerse y cuándo.

2. Identificar al equipo y establecer funciones: ¿Quién hace qué? Crea una

lista que lo detalle e incluye información de contacto para facilitar la
comunicación.

3. Desarrollar el plan inicial del proyecto: cuenta con un plan pero ultima

los detalles con tu equipo al inicio.

4. Definir indicadores para el éxito: ¿Cómo se medirá el proyecto? ¿Qué lo

hará exitoso? Establece las expectativas pronto.

5. Identificar riesgos y obstáculos potenciales: prepara al equipo para

posibles obstáculos y establece un proceso para que esos posibles
problemas puedan eliminarse rápidamente.

6. Establecer logística para la comunicación del equipo: ¿Cómo os

mantendréis actualizados mutuamente? Establece un proceso coherente
(reuniones diarias o semanales) y determina la tecnología para él.

7. Elegir el proceso de trabajo o la metodología de gestión de

proyectos: establece las prácticas recomendadas que seguirá tu equipo.

8. Decidir qué herramientas de gestión de proyectos usarás: asegúrate de

que todos tengan las herramientas adecuadas y sepan cómo usarlas.

9. Programar la reunión inicial: todo el equipo y las partes interesadas

deben asistir, incluso por videoconferencia o por teléfono.
 10. Establecer el programa y preparar las diapositivas para la
reunión: envía el programa antes de la reunión para que todos puedan
prepararse en consecuencia y proporciona las diapositivas después de la
reunión como referencia.

Fase de seguimiento o monitoreo de un proyecto

Esta fase tiene lugar paralelamente a la fase de ejecución. A medida que avanza
el proyecto, el gestor de proyectos debe asegurarse de que todas las partes
móviles se dirijan en la dirección correcta en todo momento y de manera
coordinada. Si es necesario realizar ajustes en el ciclo de vida del proyecto debido
a circunstancias imprevistas o un cambio de dirección, este sería el momento.

Durante la fase de seguimiento, los gerentes de proyectos pueden tener que hacer
lo siguiente

 Supervisar el cumplimiento del proyecto

 Actualizar el cronograma del proyecto

 Modificar la planificación del proyecto

CIERRE

Al final de esta fase, el cliente debe completar y aceptar todas las entregas
acordadas del proyecto.

Por lo general, la transición de una fase a otra dentro del ciclo de vida de un
proyecto implica alguna forma de transferencia técnica. Así, los entregables de
una fase son revisados para verificar su cumplimiento y son aprobados antes del
inicio de la siguiente fase.
Sin embargo, hay ocasiones en que una fase comienza antes de la aprobación de
los entregables de la fase anterior, especialmente cuando se identifica riesgos de
no hacerlo. Esta superposición de fases es conocida como ejecución rápida.
No existe una sola forma, única e incuestionable, de establecer el ciclo de vida de
un proyecto. Ciertamente hay organizaciones que han estandarizado todos sus
proyectos con un ciclo de vida único, pero han llegado a ello tras un proceso de
aprendizaje. Otras organizaciones tienen la flexibilidad de permitir al equipo de
dirección del proyecto definir el ciclo de vida más apropiado para el proyecto que
desarrollarán. 
¿Qué define el ciclo de vida de un proyecto?
El ciclo de vida del proyecto define:

 Cuál es el trabajo técnico a realizar en cada fase. Por ejemplo: ¿en qué
fase se debe realizar el trabajo de los geólogos?
 Cuándo deben ser generados los entregables de cada fase y cómo serán
revisados, verificados y validados cada uno de ellos
 Quién o quiénes son los involucrados en cada fase.
 Cómo realizar el control y aprobación de cada fase. Se puede contar con
descripciones muy generales o muy detalladas. Las muy detalladas suelen
incluir formularios, diagramas y listas de control.

¿Cuáles son las características comunes de los ciclos de vida?

Los ciclos de vida de los proyectos comparten algunas características comunes:

 Las fases suelen ser secuenciales y definidas por transferencia de

información técnica o transferencia de componentes técnicos.
 Los costos y el número del personal suelen ser bajos al comienzo; alcanzan
su nivel máximo en las fases intermedias y caen rápidamente cuando el
proyecto se acerca a su conclusión.
 Al inicio del proyecto son más altos el nivel de incertidumbre y las
posibilidades de no cumplir los objetivos. La certeza de concluir con éxito
aumenta conforme avanza el proyecto.
 El poder de los interesados para influir en las características finales y en el
costo del proyecto es más elevado al comienzo del mismo y decrece a
medida que avanza el proyecto.