Retroalimentación para los Usuarios, Captura de Datos Efectiva y

Eficiente y Codificación
En el diseño de software es importante mantener comunicación fluida con el usuario, la
retroalimentación es la que permite enviar información y recibir respuesta por parte del
que la recibe o sea: usuario envía información, software le envía una respuesta.

¿Qué es la retroalimentación?
Es un mecanismo de control de los sistemas dinámicos por el cual una cierta proporción de
la señal de salida se redirige a la entrada, y así regula su comportamiento.

La retroalimentación en el diseño de formularios es la que damos

luego de validar lo que el usuario ingresa.

Razones por las cuales la retroalimentación se vuelve inútil

1. Cuando la retroalimentación es inoportuna: o sea que se le avisa al usuario muchisismo

tiempo despues de que este ya ha procesado el error, por ejemplo, avisar un mes

Material facilitado por Ing. Gerardo Josué Portillo (gerardo.portillo@uth.hn)

 deespues al usuario que las facturas ingresadas no contaban con el inventario suficiente
de mercaderías para ser procesadas.
2. Cuando la retroalimentación es demasiado abundante (demasiadas excepciones para
manejar): se lanza una avalancha de advertencias al usuario, o los mensajes de
retroalimentación retrasan el trabajo de un usuario.

Razones por las que es necesaria la retroalimentación

1. Decir al usuario que la entrada se ha aceptado (campo): por ejemplo en un cuadro de
texto, se escribe el código de un producto y el sistema muestra el nombre de dicho
producto en caso de existir:

2. Decir al usuario que la entrada es correcta (campo): por ejemplo cuando se hace clic en
el botón aceptar de un formulario de facturación y le decimos al usuario que la factura
se ha procesado correctamente.
3. Decir al usuario que la entrada es incorrecta (campo): por ejemplo cuando se hace clic
en el botón aceptar de un formulario de facturación y decir al usuario que hace falta
escribir el nombre del cliente y por lo tanto no se puede procesar la factura.
4. Avisar que el proceso tardará o habrá un retraso: por ejemplo se va a ejecutar un cierre
diario entonces el sistema avisa que dicho proceso va a tardar, entonces el usuario sabrá
que dicha acción tomará algo de tiempo.

Captura de Datos Efectiva y Eficiente

Para que un sistema pueda funcionar de forma óptima y apoyar a la toma de decisiones con
la información que éste recibe es importante tomar en cuenta desarrollar controles para
capturar dicha información, a continuación se numeran una seria de tips que puede servir
para dicho fin.

Lineamientos para una captura de datos efectiva y eficiente

1. ¿Qué se debe capturar?: Si Basura entra: Basura sale
2. Que la computadora haga el resto: cálculos y automatización
3. Evitar cuellos de botella y pasos adicionales
4. Diseñar un buen formulario
5. Elegir un método de entrada de datos: lector de códigos, tarjeta, etc.

Asegurar la Calidad de los Datos a través de la validación de la entrada

1. Prueba de Datos Perdidos: por ejemplo solicitar campos obligatorios
2. Prueba de Longitud de Campo Correcta: revisar si un campo que debe tener por lo
menos 4 caracteres.

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3. Prueba de la clase o composición: revisar un campo que permita solo letras o solo
números
4. Prueba de rango o racionalidad: por ejemplo revisar un campo que solo permita escribir
un número entre 1 y 100 o un campo que tenga un máscara para escribir una fecha
como día/mes/año.
5. Prueba de Comparación con los datos almacenados: ¿producto existe? O verificar si el
código del nuevo producto ya está duplicado.
6. Creación de códigos de autovalidación: por ejemplo un Captcha, o escribir el monto de
una operación a efectuar.

Los Captcha que se suelen preguntar en internet para asegurarse que lo que se hace es
voluntario con una de las formas más conocidas de autovalidación.

Codificación Efectiva
La codificación es el proceso de poner datos ambiguos o demasiado largos en unos cuantos
dígitos o letras que se puedan introducir fácilmente.

¿Porque Codificar?
1. Dar seguimiento a algo
2. Clasificar la información
3. Ocultar la información
4. Revelar la información
5. Solicitar la acción apropiada
En las siguientes páginas se explica cada uno de ellos.

Dar seguimiento a algo

Asignar un número arbitrario al trabajo; por ejemplo el código de un cupón de descuento
que va correlativo, un número de factura que va correlativo, un código de cliente, etc.
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Hay dos tipos de códigos que pueden usarse para dar seguimiento a algo:

1. Códigos de Secuencia Simple: Es un número que se asigna a algo que necesita ser
numerado. Por lo tanto no tiene ninguna relación con los datos mismos, por ejemplo
los números de factura que van uno después de otro en incrementos de 1, vea la
imagen de abajo el campo FacturaID que muestra en número de una factura.

Los códigos de secuencia simple se utilizan:

a. Cuando desea eliminar la posibilidad de utilizar el mismo número.
b. Cuando requiere conocimiento de la secuencia en la que los conceptos entran
al sistema o el orden en que se desarrollan los eventos

2. Códigos de Derivación Alfabética: Son códigos utilizados para minimizar un error de

digitación como por ejemplo en un código de una cuenta contable, o el código de una
asignatura que va después de otra:

Observe como la clase Administración I tiene código ADE-0901 y la que le sigue es Administración con código ADE-
0902, estas llevan una secuencia simple que consisten en incrementar un dígito.

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Clasificación de la Información
Se usa para distinguir entre clases de conceptos, por ejemplo mediante códigos de
clasificación.

Los códigos de clasificación Se usan para distinguir un grupo de datos

que tienen características especiales con respecto a otro grupo:

Por ejemplo las categorías de productos que permiten por medio de

un número conocer a que especie pertenece cada uno.

Ocultar la Información
Los códigos se podrían usar para ocultar o disimular la información que no queremos que
los demás conozcan.

En la imagen se muestra un campo llamado Movimiento en cual coloca la misma información que sale en el campo SubTotal
pero disfrazándola con letras y sustituyendo los ceros con letras A y el punto con la letra W, esto se hace con el fin de que si
algún empleado mal intencionado cambia una cifra y conozca este mecanismo de seguridad entonces habrá forma de saber cuál
era el valor real que alguna vez tuvo este campo.

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Revelar Información
Los códigos se redactan para proporcionar información acerca de ellos y hacer más
significativa la entrada de datos.

El ejemplo más popular de este tipo de códigos son los códigos de barras ya que estos
permiten almacenar información sobre cuánto cuesta un producto, misma que el software
relacionado con el negocio que los usa sabe cómo revelar a través de un lector de código de
barras.

Por ejemplo vean su número de cédula hondureña, verán que en dicho número se revela
información relacionada con ustedes como ser el departamento y municipio donde fueron
inscritos al nacer, el año en que nacieron y el número correlativo que les tocó en ese año.

Otro ejemplo es su número de cuenta de UTH, para todos aquellos que se inscribieron a
partir del año 2011 dicho número indica la siguiente información:

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Solicitar la Acción Apropiada
Los códigos pueden utilizarse para dar instrucciones a las computadoras, por ejemplo en un
sistema para bancos llamados Ab@nks utilizado por diversas instituciones financieras en
Honduras se puede llegar
más rápido a sus funciones
mediante la digitación de
comandos en un cuadrito de
texto que aparece en la
parte izquierda de la
ventana principal del
programa, muchos de estos comandos son los que aparecen en la imagen.

Lineamientos Generales para la Codificación

1. Asegurarse que los códigos sean únicos: nunca dos artículos del mismo tipo deben
tener el mismo código.
2. Evite códigos confusos: no cree códigos enredados que sabe que nadie va a poder
memorizar o manejar.
3. Mantenga la uniformidad: los códigos deben mantener un molde o estándar que
haga que estos puedan relacionarse rápidamente con determinado elemento.
4. Haga códigos significativos: los códigos deben revelar información importante que
permita agilizar el trabajo de las personas relacionadas.
5. Permita la modificación de los códigos: los códigos deberán poder ser modificados
en caso de error en su digitación, pero una vez que un código se halla utilizado en
alguna transacción el mismo ya no deberá poder ser utilizado.

Material facilitado por Ing. Gerardo Josué Portillo (gerardo.portillo@uth.hn)