Actividad 8 - Estableciendo las funciones 1

ACTIVIDAD 8 - ESTABLECIENDO LAS FUNCIONES

ELABORADO POR:

CLAUDIA MARCELA CAMINO I.D. 100063568

ERICA PATRICIA MOLINA HERRERA I.D. 100063239
YENY KATHERINE CETINA I.D. 100063566

TUTOR
HAROLD MONTES

PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL
PROGRAMA DE PSICOLOGÍA
UNIVERSIDAD IBEROAMÉRICA
AÑO 2022
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El objetivo del presente Manual es: Determinar las funciones de las personas comprendidos en
la estructura organizacional y precisar las interrelaciones entre los niveles jerárquicos y
funcionales tanto internas como externas, permitiendo a su vez que el personal conozca con
claridad las funciones y atribuciones que se le han asignado; además facilita el proceso de
inducción de personal, relativo al conocimiento de las funciones asignadas en los casos de
ingreso o desplazamientos de personal (rotación, destaque, traslado, reubicación y otras
acciones).
Por tal razón a continuación, se describirán el manual de funciones para un cargo directivo y
uno de cargo operativo correspondiente a la empresa NATUR SANAR H.N.N.

Manual de funciones cargo directivo empresa NATUR SANAR H.N.N:

Identificación del cargo

Nombre del cargo
Ubicación del cargo
Nivel jerárquico
Número de personas a cargo
Propósito
Funciones
Gerente y representante legal
Dirección ejecutiva
Directiva
6
Descripción del cargo
Ejercer representación legal de la empresa NATUR SANAR
H.N.N, así como ejecutar labores de orientación estratégica,
administrativa y financiera; definir las políticas
institucionales, adaptar planes, programas, proyectos y
directrices generales para la administración del factor
humano, recursos técnicos, económicos y financieros, esto
con el propósito de lograr cumplir con los objetivos
estratégicos que la empresa tiene. Por otra parte, deberá
suscribir los actos administrativos y contratos, dirigir y
controlar las actividades administrativas y operativas,
evaluar y controlar el funcionamiento general de la empresa.
- Dirigir la empresa de acuerdo a los lineamientos
estratégicos de la empresa.
- Diseñar políticas administrativas para la formulación,
ejecución y control de lo ejecutado en la empresa.
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- Representar a la empresa en los eventos, reuniones, foros

y demás convocados por personas u organizaciones a
nivel nacional o internacional.
- Velar por el crecimiento del patrimonio material y
económico de la empresa.
- Gestionar planes y programas para la administración de
la empresa.
- Cumplir y hacer cumplir las normas, estatutos y
decisiones de la empresa.
- Diseñar planes correctivos y de mejora continua que se
evidencian en las auditorias.
- Desarrollar objetivos, estrategias y actividades para la
mejora del clima laboral, salud ocupacional,
capacitaciones y entrenamiento del personal.
- Revisión de trámites oficiales y control de gastos y
costos.
- Velar por la utilización de los recursos técnicos,
financieros y factor humano.
- Liderar el proceso administrativo en cada uno de los
departamentos de la empresa.
- Expedir manuales de funciones, requisitos y
procedimientos administrativos y operativos.
- Administrar el factor humano, dando autorización y
seleccionando la contratación personal que sea necesario
para el desarrollo misional de la empresa
- Suscribir contratos y convenios que sean necesarios para
el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.
- Velar por el presupuesto y cumplimiento de las metas
establecidas en los convenios, actuando como ordenador
del gasto.
- Supervisar los departamentos de contabilidad, ventas y
atención al cliente.
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- Designar representantes de la empresa en otras

instituciones y/o sucursales.
- Cumplir con las funciones determinadas en los
Estatutos.
- Otras que le sean asignadas por la junta directiva.
Requisitos del cargo
Estudios Título profesional en administración de empresas,
mercadeo, finanzas, comercios internacionales, ingeniería
industrial.
Experiencia Cuatro (4) años en el manejo gerencial y administrativo o en
cargos similares.
Aptitudes, actitudes y/o - Capacidades comunicativas asertivas escritas y verbales.
habilidades - Capacidades de liderazgo y trabajo en equipo.
- Habilidades para resolver problemas y tomar decisiones.
- Habilidades para planear, programar, coordinar,
controlar y evaluar su trabajo.
- Actitudes y comportamiento de servicio, compañerismo,
colaboración, tolerancia, compromiso y adaptación.
Competencias básicas - Conocimientos avanzados en software para el
procesamiento de textos y la realización de hojas de
cálculo y presentaciones.
- Conocimiento en el uso de software administrativo y
contable.
- Conocimiento y manejo adecuado acerca de políticas
gubernamentales, en lo que se refiere al desarrollo
económico, comercio laboral y financiero.
- Nivel de inglés avanzado (C1- C2).
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Manual de funciones cargo operativo empresa NATUR SANAR H.N.N:

Identificación del cargo

Nombre del cargo Servicio al cliente personalizado y call center
Ubicación del cargo Operativo
Área Departamento de atención al cliente
Número de personas a cargo 0
Descripción del cargo
Propósito Ejecutar la atención al cliente por medio de un servicio
continuo y eficaz que permita mejorar las condiciones tanto
de la empresa como de la población, así como plantear bases
objetivas para vincular de manera objetiva la dirección
estratégica y las finanzas de la empresa, así como aumentar
el control de ventas e ingresos. Por otro lado, asesorar al
cliente, utilizando medios y técnicas al alcance para
conseguir que el cliente adquiera el producto y servicio
ofrecido.
Funciones - Atender al cliente de forma presencial, telefónica o
virtual.
- Promover y apoyar las ventas de la empresa.
- Atención y asesoramiento a clientes sobre los productos.
- Actualizar la información del cliente en el sistema.
- Brindar información de interés al cliente.
- Procesar los pedidos de los clientes.
- Almacenar y mover los productos según el orden de
llegada y fecha de vencimientos.
- Impulsar la compra de los productos ofrecidos en la
empresa en las diferentes sucursales.
- Ejecutar, gestionar, administrar y controlar el desarrollo
de las operaciones.
- Formular productos para mejorar la salud del cliente.
- Atender las PQRS de los clientes.
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- Recoger los datos de los incidentes presentados por los

clientes y los resueltos.
- Realizar encuestas de satisfacción.
- Gestionar facturación de los productos vendidos.
- Recibir pedidos y dar respuesta pronta y oportuna a las
inquietudes o solicitudes del cliente.
- Cumplir con las funciones determinadas en los
Estatutos.
- Otras que le sean asignadas por la junta directiva.
Requisitos del cargo
Estudios Bachiller académico con cursos o diplomados en atención al
cliente o título profesional en áreas afines de la medicina
alternativa.
Experiencia Un (1) año de experiencia en servicio al cliente, en entornos
de oficina y apoyo administrativo.
Aptitudes, actitudes y/o - Habilidades de comunicación oral, gestual, escrita y
habilidades escucha activa.
- Manejo de plataformas para control de inventarios.
- Contar con valores tales como la empatía, perseverancia,
amabilidad, paciencia, resiliencia y responsabilidad.
- Capacidad de trabajo en equipo.
- Ser una persona proactiva.
- Habilidades comerciales.
- Resolución de problemas y capacidad de trabajar bajo
presión.
Competencias básicas - Conocimientos avanzados en ofimática.
- Nivel medio de inglés (B1 – B2).
- Conocimientos en productos naturales y
fitoterapeúticos. (fito: plantas terapéuticas: terapias).
- Conocimientos de medicamentos Homeopáticos.
- Conocimientos de productos Bio – cosméticos.
- Conocimientos en alimentos naturales y saludables.
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Los procesos misionales de la compañía NATUR SANAR H.N.N, son la compra y

venta de productos y la comercialización de los mismos.

VENTAS

 Programación de visita al cliente.

 Atención de mostrador o visita al cliente.
 Consulta de disponibilidad de productos.
 Asesoría técnica.
 Cotización de productos para clientes.
 Seguimiento de las cotizaciones.
 Orden de Pedido.
 Facturación.

COMPRAS
 Determinar productos a comprar.
 Selección proveedor.
 Pedido a proveedores.

METAS DE VENTAS.
 Generación informe de ventas.

 Revisión estadística de ventas.

 Fijación meta de ventas.

 Seguimiento meta de ventas.

 Conocimiento de productos.

 Asesoría y capacitación de ventas.

 Tramitación de asesoría muy especializada para clientes.

Actividad 8 - Estableciendo las funciones 8

Para NATUR SANAR H.N.N la implementación de un manual de procedimientos para

su área de venta es de gran importancia para su crecimiento y desarrollo día a día. El manual
permitirá llevar un mejor control de cada una de las actividades realizadas por el personal que
participa en todo el ciclo de ventas.
MANUAL DE PROCESOS
ÁREA DE VENTAS
Objetivo, alcance y marco legal NATUR SANAR H.N.N

OBJETIVO GENERAL
Optimizar las actividades diarias en la Distribuidora, direccionar al personal para
que realicen las tareas asignadas evitando duplicidad, y el procedimiento de ventas de
mercadería siga un proceso lógico y con la documentación necesaria para obtener
excelentes resultados.

ALCANCE
El presente manual será puesto en práctica diariamente que participa en
las actividades que se realizan dentro del flujo de venta de mercadería, desde los
vendedores, hasta el personal de logística, además las actividades relacionadas a esta área
también estarán controladas por el manual.

MARCO LEGAL
•Código de Trabajo del Ecuador.
•Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos
Complementarios.
•Normas Internacionales de Auditoria
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NATUR SANAR H.N.N MANUAL DE PROCESOS

1.IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Venta.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Efectuar la comercialización de los productos.

1.4 GENERALIDADES. Vender los productos de la empresa implica el buscar los

clientes y efectuar negocios factibles que conlleven hacia la comercialización del producto.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de los productos.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas de venta o remisiones.
 Formato de pedido.

1.7 RIESGOS:
 Realizar negociación con clientes que no cuenten respaldo económico.
 Realizar visitas infructuosas a los clientes.
 No identificación de las oportunidades de negocio.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de planilla de visitas.
 Seguimiento de las visitas.
 Análisis del alcance de la meta de ventas
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

VENTA Código
Nº Procedimiento Área Responsable
Orden Responsable
1 Atención de mostrador (venta de Atención al Asesor Comercial
contado) cliente
2 Consulta disponibilidad de los Atención al Asesor Comercial
productos cliente
3 Asesoría Técnica Atención al Asesor Comercial
cliente
4 Cotización de productos para Atención al Asesor Comercial
clientes cliente
5 Seguimiento de las cotizaciones Atención al Asesor Comercial
cliente
6 Pedido Atención al Asesor Comercial
cliente
7 Seguimiento del pedido Atención al Asesor Comercial
cliente
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Referencias Bibliográficas

Quero, C. A. Y. (2009). Recuperado de la base de datos E-libro.

Torres, L. J. L., & Jaramillo, N. O. L. (2014). Diseño y análisis del puesto de trabajo :
Herramienta para la gestión del talento humano. Recuperado de la base de datos E-
libro.

Alles, M. A. (2010). Selección por competencias. Recuperado de la base de datos E-libro.

Carvajal, J. C., Delgado, A. L. E., & Vanegas, G. M. (Eds.). (2013). Psicología organizacional.
Recuperado de la base de datos E-libro.

https://repositorio.utp.edu.co/server/api/core/bitstreams/b6eb8f07-d93c-4d52-a3ee-
11badee3d1c3/content
https://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/1796/13/UPS-GT000261.pdf