Reglamento y Manual de Operaciones

de las Academias Administradas por el

Centro Nacional de Innovación Tecnológica

Agosto 2007
Versión 1.0
A continuación unas líneas de las funciones de las áreas administrativas y de
gestión de las academias del Centro Nacional de Innovación Tecnológica. Se
identifican áreas críticas relacionadas con el desarrollo de los cursos, procesos de
registro o inscripción de los participantes de los cursos, seguimiento y control de
los participantes, evaluación, estadísticas, control de asistencia de profesores,
pagos y procesos administrativos, entre otros.

Se requiere por tanto organizar la Coordinación de Formación y Capacitación del

CENIT en correspondencia a los requerimientos de las siguientes áreas: Control
de Estudios, Gestión de Cursos; también la Gestión Administrativa por parte del
personal de Appoyo Administrativo, así como la relación con la Dirección de
Operaciones en las actividades de Soporte Técnico.

Esta es una propuesta de reglamento de una “Academia Tipo”, en donde se

detallan los objetivos de cada una de las áreas enumeradas anteriormente, y un
modelo de gestión que facilite su funcionamiento. Así mismo, se incluye un manual
para instructores y otro para los estudiantes, sobre los procedimientos que
deberán seguirse durante el desarrollo de los cursos.

PROPUESTA DE REGLAMENTO DE UNA ACADEMIA TIPO

Coordinación de Formación y Capacitación

[Definición, propósito, y responsabilidades de esta Coordinación]

De la Coordinación de Control de Estudios

1. La Unidad de Control de Estudios de la Academia es la unidad encargada de

velar por el cumplimiento de normas establecidas que regulan los procesos de
admisión, avance, permanencia y certificación de los participantes de la
Academia.
2. La Unidad de Control de Estudios de la Academia es la responsable de
planificar, programar y ejecutar las actividades correspondientes a los procesos
de pre-registro, admisión, inscripción, control de estudios y certificaciones.

3. Corresponde a la Unidad de Control de Estudios:

a) Organizar, mantener actualizados y custodiar los registros del movimiento

administrativo de los participantes activos, inactivos y egresados.

b) Atender las solicitudes de información relativas al control de estudios, como

son los procesos de inscripciones, emisión de constancias y certificados,
entre otros.

c) Emitir los reportes estadísticos al inicio y cierre de cada curso.

d) Llevar un registro por cada curso de los montos ingresados por concepto de
servicios académicos, tramitados a través de la Unidad.

e) Presentar a la Unidad de Gestión de Cursos un Informe de Actividades

ejecutadas para cada cursos, lapso o período.

f) Trabajar conjuntamente con la Unidad de Gestión de Cursos en la

preparación del calendario anual.

4. Es función exclusiva de la Unidad de Control de Estudios atender y procesar,

dentro de los lapsos establecidos por el calendario académico, las solicitudes
de:

a) Retiros de estudientes de la Academia

b) Ingresos y Reingresos

c) Traslados desde, y hacia, otras sedes de la Academia

d) Constancias

e) Preinscripciones

f) Certificaciones

g) Aquellas otras que le sean asignadas por la Coordinación de Formación y

Capacitación y la Dirección de Educación del CENIT.

Unidad de Gestión de Cursos

[Definición, propósito, y responsabilidades de esta Coordinación]

Apoyo Administrativo

[Definición, propósito, y responsabilidades de esta Coordinación]

Soporte Técnico

[Definición, propósito, y responsabilidades de esta Coordinación]

MANUAL DE OPERACIONES DE LAS ACADEMIAS
A continuación una idea para el manual de operaciones de la Academia de
Software libre, en el que se detallan algunos procedimientos que deberán seguir
instructores y participantes de los cursos.

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer la normativa que ayude al cumplimiento de los objetivos de la

Academia de Software Libre, determinando la forma operativa para las personas
que desempeñan funciones académicas y administrativas; y la que rige para los
instructores y participantes.

MANUAL PARA INSTRUCTORES

ACTIVIDAD PREVIA DEL INSTRUCTOR AL INICIO DEL MODULO

Previo al inicio de cada curso el instructor:

1. Revisar el contenido del presente Manual.
2. Confirmar con el Coordinador Académico la fecha, hora y lugar en que se
desarrollarán las reuniones de coordinación, tanto antes del inicio del curso
como durante el transcurso del mismo.
3. Asistir a la reunión de coordinación previa al inicio del curso; todos los
instructores de cada área temática, asistirán para:
a. Revisar y actualizar, su ficha de antecedentes personales;
b. Confirmar el horario de clases y las salas asignadas;
c. Acordar la información que dará a los participantes en la primera
sesión de clases;
d. Revisar el programa de estudios del área temática, los apuntes y
material de apoyo disponible;
e. Definir el calendario de reuniones previa al período de pruebas de
evaluación;
 f. Aclarar cualquier duda respecto al presente manual.
4. Llenar y entregar a la Coordinación Académica el plan de utilización de los
recursos tecnológicos necesarios para el desarrollo del curso, tales como
laboratorios, video beam, servicios, elementos activos de red, entre otros.
5. Revisar en el repositorio de recursos la existencia del material didáctico
necesario para el desarrollo del curso.
6. Planificar el desarrollo de su área temática, teniendo en consideración:
a. Que el calendario académico contempla la siguiente distribución del
tiempo: [Describir la distribución de tiempo teniendo en cuenta, las
horas dedicadas en aulas, horas dedicadas a laboratorios y talleres,
horas dedicadas a la evaluación]
b. Que de las 4 semanas de clases (20 sesiones) debe:
c. Utilizar la última sesión anterior a la de evaluaciones para repaso;
d. Considerar que contará con 20 sesiones efectivas de clases, para el
desarrollo del curso.
e. Contemplar si requerirá recuperar clases que no se efectúen por
feriados, conforme lo indique el calendario académico.

DESARROLLO DE UNA SESION DE CLASE

Para el desarrollo de una sesión de clases, el instructor seguirá el siguiente

procedimiento:

Antes de la sesión:
1. Presentarse 5 minutos antes del inicio de clases en la Coordinación
Académica.
2. Confirmar en la misma Coordinación la sala asignada para la sesión.
3. Firmar el libro de clases y retirar el material de apoyo.
4. Verificar que la sala se encuentre en condiciones aptas, e informar en la
Coordinación cualquier inconveniente para que se proceda a corregirlo o a
cambiar la sala asignada.
Durante la sesión:
1. Dar cumplimiento al horario de inicio y término de la sesión.
2. Destinar al área temática el tiempo asignado a la sesión.
3. Negar la autorización de ingreso a la sala a los participantes que lleguen
después de transcurridos 10 minutos de la hora programada de inicio de la
sesión.
4. Registrar la asistencia de los participantes. El instructor no podrá obviar el
control de la asistencia clase a clase.

Al término de la sesión:
1. Actualizar el libro de clase, en caso de ser necesario.
2. En caso de sesiones de recuperación, agregar una fila en su hoja de asistencia
e indicar la fecha en que se realiza la sesión, la de RECUPERACION.
3. En caso de una sesión realizada en REEMPLAZO de otro instructor, indicar
junto a la firma el área temática, el aula, la fecha y el instructor a quien se
reemplazo. A su vez la Coordinación dejará constancia en la hoja de asistencia
del instructor reemplazado, el que dicha sesión fue realizada por otro instructor.
4. Si el instructor se ve imposibilitado de asistir a la clase siguiente, deberá seguir
el procedimiento de INASISTENCIAS DEL INSTRUCTOR.

DESARROLLO DE LA PRIMERA SESION DE CLASE

Durante la primera sesión de clase del curso el instructor deberá al menos:

1. Presentarse a sí mismo e indicar el área temática que va a dictar.
2. Informar a los participantes respecto a:
a. Requisitos para la aprobación en cuanto a puntos de evaluación y de
examen final;
b. Atraso máximo con que permitirá el ingreso a la sala de clase (10
minutos máximo);
c. Sistemas de evaluación estipulados,
 d. Normas para la presentación de proyectos, y tareas;
e. Normas respecto a presentación;
f. Programa del curso;
g. Bibliografía del curso;
h. Recomendación de tutoriales y documentación sobre el área temática
disponible en la Web;
i. Nombre del Coordinador Académico.
3. Forma de control y registro de la asistencia.
4. Leer la lista del aula y la fecha de emisión de la misma, para que el participante
se entere si tiene problemas en su asignación de carga académica.
5. El participante que no aparece en la lista del curso podrá verificar en la
Coordinación de Control de Estudios, si su inscripción tiene algún problema.

INASISTENCIA DEL INSTRUCTOR A UNA SESION DE CLASE

En caso de inasistencia del instructor a una sesión, el procedimiento a seguir será

el siguiente:

Inasistencias previstas:

1. El instructor deberá coordinar con otro instructor como suplente, informando al

Coordinador Académico. El suplente será otro instructor de la misma área
temática. Habiéndose nominado un suplente el procedimiento será el siguiente:
a. El instructor llenará un formulario de programación de inasistencia
programada, que será entregada a la Coordinación Académica;
b. La Coordinación Académica autorizará al suplente;
2. Si no es factible el suplente, se reprogramará la sesión de clase para otra
oportunidad, para lo cual el instructor seguirá el siguiente procedimiento:
a. Consultar en la Coordinación Académica la disponibilidad de aulas,
horarios para recuperar la clase;
 b. Comunicar a la Coordinación la ausencia prevista y reservar sala para la
clase de recuperación;
c. Comunicar al curso la suspensión de la sesión y la fecha, hora y sala en
que se recuperará;
d. Omitir la firma en la fila correspondiente a la sesión suspendida de su
hoja de asistencia e indicar la fecha a RECUPERARSE; y,
e. Agregar una fila en su hoja de asistencia e indicar la fecha en que se
realizará la sesión de RECUPERACION.

Ausencias imprevistas:

1. El instructor avisará telefónicamente a la Coordinación Académica.

2. En caso de mensaje enviado con terceros, la Coordinación Académica
confirmará telefónicamente.
3. La clase será suspendida al transcurrir 15 minutos de atraso.
4. La Coordinación Académica registrará la ausencia en la hoja de asistencias del
Instructor.
5. El instructor seguirá el procedimiento establecido para la recuperación de la
sesión de clases.

ATRASOS DEL INSTRUCTOR EN EL INICIO DE UNA SESION DE CLASE

En caso de atraso del instructor a una sesión de clase, el procedimiento será el

siguiente:
1. Ninguna sesión de clase podrá iniciarse con más de 15 minutos de atraso.
2. Los atrasos por parte del instructor serán debidamente registrados en su hoja
de asistencia.
3. Para recuperar la sesión se procederá de acuerdo a lo establecido.....

DISEÑO DE PRUEBAS DE EVALUACION Y EXAMENES

[Escribir sobre el diseño y aplicación de las distintas formas de evaluación,
tomando en consideración:
a. Evaluación 100% objetiva
b. Puntuación y ponderación
c. Derechos de participante a la presentación de la prueba. Asistencia a
clases, entrega de proyectos, etc...
d. Base de datos de preguntas por objetivos por área temática, propuestas
para su crecimiento
e. Modelo de aplicación (Número de preguntas, tiempo, etc....) y corrección
(ponderación por pregunta) de las pruebas
f. Para responder (Tiempo, fechas y horas), corrección (fechas y horas), actas
(Fecha y hora de entrega a la coordinación académica), publicación de
notas (fechas y horas)
g. Formato de Pruebas, Hojas de Respuestas, Actas finales, formulario,
transcripción al sistema, control de estudios
]

APLICACIÓN DEL EXAMEN

Generalidades:
En la aplicación del examen podrá participar cualquiera de los instructores de la
Academia, quienes solo supervisarán el desarrollo del mismo:

Antes del examen:

1. La Coordinación Académica confirmará la lista de participantes por área
temática que tienen derecho a la presentación de las pruebas de evaluación.
Se requiere la nómina de los participantes con derecho a examen y de aquellos
que requieren autorización especial para su ingreso al aula por asuntos
administrativos o académicos. ;
2. Los instructores del área temática, al menos 15 minutos antes del examen,
pasarán por la Coordinación Académica para:
 a. Firmar su hoja de asistencia;
b. Informarse respecto a cambios de sala, grupos, etc.
c. Revisar el material entregado para la evaluación, para confirmar que sea
el correcto.
3. Las aulas estarán preparadas cinco minutos antes de la prueba. Se requerirá:
a. Ingresar a los participantes previa confirmación mediante presentación
de la cédula de identidad;
b. Registrar en la lista la asistencia o inasistencia del participante al
examen;
c. [Escribir sobre el exámen en línea, o sobre el exámen en papel]

Para iniciar el examen:

1. Distribuir los participantes en la sala de modo que permita su supervisión.

2. Hacer que el participante revise que sobre la mesa de trabajo sólo tenga
material autorizado.
3. Hacer que los participantes pongan nombre en cada una de las hojas que se
autentifiquen de acuerdo a la modalidad utilizada.
4. Recordar que no están autorizados a responder consultas.
5. Anotar en la pizarra la hora de inicio y la hora de término del examen.

Durante el examen:

1. No permitir la salida temporal del laboratorio durante el desarrollo del examen.

2. Registrar en la lista de participantes asignados por sala, la entrega del examen.
3. Controlar el tiempo asignado para responder la prueba de evaluación.

Después del examen:

1. Constatar el número de exámenes entregados, con el número de participantes

que acudieron a la presentación de la prueba.
2. Registrar en la lista de participantes asignados por sala, el nombre y la firma
del instructor que se encargó de supervisar el aula o laboratorio.
3. Entregar en la Coordinación Académica la lista de asistencia de participantes,
las hojas de respuestas, y los exámenes, para su corrección.
4. Entregar a la Coordinación Académica los Certificados Especiales de
Autorización de Ingreso a la Prueba que hayan presentado los participantes.

Corrección y entrega de calificaciones

1. La corrección de los exámenes deberá hacerse en un plazo de 1 día hábil a la

presentación de la prueba de evaluación, siguiendo el modelo de corrección
convenido.
2. La publicación de los resultados de la evaluación se hará en un plazo no mayor
de 1 día hábil.
3. Lo establecido en los numerales anteriores aplicará cuando las pruebas de
evaluación sean realizadas posterior a la fecha programada.
4. El instructor deberá emitir, y entregar el Acta de Fin de Curso, con los
resultados obtenidos por cada participante, a la Coordinación Académica,
debidamente firmada, sin enmiendas ni tachaduras.
5. Bajo ninguna circunstancia se podrá modificar la calificación obtenida por un
participante una vez terminado el proceso. Toda modificación se realizará a
través de actas para tal fin.
MODELO DE EVALUACION

La evaluación del rendimiento de los participantes se calculará a partir de su

actuación en los tres componentes: teoría, laboratorio y proyecto.

Evaluación de teoría

1. Se realizarán tantas evaluaciones en los momentos señalados en la

programación de actividades. Las calificaciones serán distribuidas de la
siguiente manera: xx puntos para la primera, yy puntos en la segunda, zz en la
final.
2. La Coordinación Académica será el custodio de las calificaciones de cada
prueba de evaluación, mientras que la Coordinación de Control de Estudios
mantendrá las actas finales de cada curso.

Evaluación de laboratorios y proyectos

La evaluación de las actividades de laboratorio deberá realizarse de forma

contínua.
Los proyectos por su parte se avaluarán sobre un producto funcionando.
Determinar si se hace de forma individual o por equipos de trabajo.

Aprobación de áreas temáticas y aprobación de módulos

1. La nota mínima de aprobación de un área temática imprescindible será de XX

sobre ZZZ;
2. La nota mínima de aprobación de cada área temática de laboratorios, será de
XX sobre ZZZ.
3. No habrá examen de reparación. De no aprobar el área temática, el
participante deberá repetir el curso en una próxima oportunidad. [Determinar si
debe repetir el nivel con todos sus componentes, o sólo el área temática
 reprobada. Esta diferencia podrá o no permitir distribuir el espacio de dos
formas diferentes]
4. [Explicar como se aprueban los niveles compuestos por varias áreas temáticas]

REGISTRO DE CALIFICACIONES

[Explicar como se hace el registro de notas, como llegan a Control de Estudios,

custodia, y la emisión de certificados sobre esas calificaciones]