Microsoft Access:

Relacionar Tablas y Creación de Consultas:

Antes de crear las relaciones entre las tablas de nuestra base de datos, debemos tener
identificado el campo único en cada una de las tablas., es decir, cada tabla debe tener
un campo con su clave principal.
Vamos a recordar:
Clave Principal:
Cada una de las tablas en nuestra base de datos debe tener seleccionada la clave principal en uno
de sus campos. Se pone clave principal al campo con datos únicos que tenga la tabla.

Por ejemplo: En una tabla de clientes tenemos los siguientes campos:

Rut/ID Nombre Ciudad

Rut: sería el campo de dato único (no podemos tener a 2 clientes distintos con un mismo
número de Rut)

Nombre: no podría ser un campo único, puede que varios clientes tengan el mismo nombre

Ciudad: Tampoco podría ser un campo único, varios clientes de seguro van a vivir en una
misma ciudad.

Tenido creada las tablas cada una con su clave principal, ahora podemos relacionar
nuestras tablas (si tiene dudas de como insertar la clave principal a una tabla, revise el
material de estudio de la semana 1)

Relacionar Tablas:
Teniendo nuestro archivo abierto, vamos a relacionar las tablas existentes. En este caso
son 3 tablas que tenemos en nuestro archivo.
Vamos a hacer clic en Herramientas de la base de datos:
Haga clic en Relaciones:

Nos direccionará a la pestaña Diseño y aparecerá un cuadro con las tablas existentes en
la base de datos, en este caso
• Autos Vendidos
• Clientes
• Revisiones
Si no se abriera este recuadro con las tablas, nosotros lo podemos “llamar” haciendo clic
en Mostrar Tabla.
Vamos a agregar las 3 tablas haciendo doble clic en cada una.
Ahora tendremos la siguiente vista con las 3 tablas en el diseño de la Relaciones:

Si nos aparece solo algunos campos de una tabla y queremos que se vean todos los
campos, solo debemos posicionar nuestro mouse en la esquina inferior derecha de la
tabla, (se verá como una flecha de 2 puntas) presionar el mouse y arrastrarlo hacia
abajo para que nos muestre todos los campos.
Podemos mover las tablas con nuestro mouse en la posición que deseemos. Al
posicionar nuestro mouse en una tabla, nuestro mouse o cursos aparecerá como una
flecha en blanco

Vamos a relacionar la tabla Clientes con la tabla Autos Vendidos:

Nos posicionamos con el mouse en el campo Codigo → luego arrastramos con el mouse
hasta la tabla Autos vendidos en el campo Código de cliente, luego soltamos el
mouse.
Aparecerá el cuadro de dialogo: Modificar relaciones
Podemos elegir Exigir integridad referencial
¿Qué es integridad referencial?
Es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurar que las relaciones entre los
registros de las tablas relacionadas son válidas y así se evitará borrar o cambiar datos
de manera accidental.
Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access que no nos
deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el
registro relacionado en la tabla principal. Es decir, no puedo vender un auto (en tabla
autos vendidos) a un cliente inexistente en mi tabla de clientes.
Si es un nuevo cliente, tendré que ingresar los datos de ese cliente (en mi tabla de
clientes), para luego realizar la venta (ingresar la venta a la tabla de Autos vendidos)
Actualizar en cascada los campos relacionados: Permite que cuando se cambio un valor
en el campo principal de una tabla de forma automática se cambie ese valor en los
registros relacionados de la tabla secundaria.
Entre estas 2 tablas relacionadas (con integridad referencial) por el campo Codigo y
Código Cliente, automaticamente Access pone el numero 1 (en la tabla clientes) porque
es el dato único, no hay 2 codigos iguales y el signo de infinito ∞ porque un codigo puede
estar repetido en la tabla de autos vendidos “infinitamente”, es decir puedo vender varios autos
a un mismo cliente.

Entonces, vamos a suponer que ingresamos mal el rut de un cliente: Vamos a suponer
que el rut ingresado en la tabla de clientes es:
Rut: 111222-0
Y así también está ingresado en nuestra tabla de autos vendidos en las “3”
oportunidades que este cliente nos ha comprado un vehículo.
Si tenemos la relación entre ambas tablas con integridad referencia y además con
actualización en cascada, vamos a poder realizar el cambio del rut del cliente (111222-0
a su rut real 111222-k) mediante una consulta donde hará el cambio de rut en ambas
tablas.

Ejemplo, para poder crear la relación con integridad referencial debemos tener de esta
manera creado los campos a relacionar:
 Tabla de Clientes:
Campo: código de cliente → Tipo de dato es: Numero →

Propiedad de campo → Tamaño del campo: Doble

Y en la Tabla Autos Vendidos:

Campo: código de cliente → Tipo de dato es: Numero →

Propiedad de campo → Tamaño del campo: Doble

Supuesto: Somos una empresa que vende vehículos.

Tenemos una tabla de clientes, con todos los datos de nuestros clientes, donde el
campo principal será el Rut del cliente (en nuestro ejemplo tiene nombre de código
del cliente), ese es el dato único, es en éste campo donde creamos la clave
principal. (no podemos tener 1 rut o codigo de cliente para 2 clientes)

Tenemos una tabla de Autos Vendidos, donde ingresamos las ventas de vehículos.
Dentro de los campos de la tabla “Autos Vendidos” tenemos el campo Codigo de
Cliente (rut) para identificar quién de nuestros clientes compró cada vehículo. Por lo
tanto el campo Codigo de cliente en esta tabla (de autos vendidos) no puede ser el
campo principal (si lo pusieramos como campo principal, solo podrías vender 1 solo
vehículo a cada cliente, porque es dato único, no se puede repetir)

Como tenemos en ambas tablas un campo llamado Codigo de Cliente, y ese campo tiene
el mismo tido de dato Número y el mismo Tamaño del campo Doble quiere decir que
estamos hablando de un campo que si se puede relacionar con integridad referencial.

Hacemos clic en botón crear.

Todas las tablas deben estar relacionadas.
Para terminar, debemos cerrar las relaciones con la X

Ahora Access nos pregunta:

Elegimos Sí, y Access vuelve a la vista principal:

Tipos de Consultas parte 1:
Tipos de consultas con sus respectivas variables:

Consultas de selección: Nos muestran datos específicos de una tabla o varias

tablas, para ello utilizamos los criterios que se necesiten.
Una vez que ejecutemos la consulta creada, Access crea, podemos modificarla. Las
consultas de selección generan una tabla lógica, y cada vez que la ejecutamos (o abrir)
la consulta, Access vuelve a “calcular” y entregarnos los datos que en ese momento
tengan las tablas.
Tipos de consultas de selección:
Consulta simple: Hacemos clic en pestaña Crear y luego elegimos Diseño de
consulta:

Nos mostrará el siguiente cuadro, done debemos seleccionar cada tabla que necesitemos
haciendo doble clic.
Agregue una tabla, luego la otra y cierre: Visualizará lo siguiente:
Está en vista de diseño de la consulta1→ Tiene las 2 tablas en el diseño → Ahora debe
elegir los campos de las tablas que va a necesitar:

En la Tabla Autos
vendidos, hacemos clic en
el campo MARCA:
Automáticamente en la
rejilla QBE nos aparece en
Campo: Marca y en Tabla:
Autos vendidos.

Rejilla QBE

Rejilla QBE:
Campos: de las tablas

Tabla: Muestra de que tabla sacamos los campos

Orden: si queremos que los resultados nos muestren en orden ascendente o

descendente.

Mostrar: Se muestran los resultados.

Criterios: debemos poner los criterios que necesitemos. En este caso queremos
que nos muestre Marca, nos mostrará todas las marcas, pero también podemos
pedir que solo nos muestre una marca en específico, o 2 marcas, o todas las
marcas menos una.

O: Esta fila y todas las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Ahora en la Tabla de Clientes, haga clic en el campo Marca y aparecerá ese campo en
la rejilla QBE:
Ahora debe ejecutar la consulta (estamos en la vista de diseño de la consulta)
Haga clic en ejecutar

Y Access nos dirige a la vista de la consulta:

Aquí nos muestra todas las marcas que

tenemos en la tabla de Autos vendidos (lo
muestra igual que en la tabla).

Esta sería una consulta del tipo Simple (y de

una sola tabla).
Cerramos la consulta y la guardamos. Access pregunta ¿Desea guardar los cambios
en el diseño de la consulta consulta1!? Debemos hacer clic en SI
Luego pregunta: Guardar como?
Debemos escribir el nombre que le vamos a poner
a la consulta, en este caso pondremos: Consulta
simple, y hacer clic en aceptar.

Ahora Access nos lleva a la vista principal:

Donde nos muestra las tablas, y ahora también las consultas:

Consulta multitabla (y con criterios):

Ahora vamos a crear una consulta que nos muestre de tabla Autos vendidos: Marca y
Color. De la tabla Clientes: la Comuna y Nombre del cliente
Al ejecutarla nos mostrará todos los datos:

Además, en el campo Comuna, aplicaremos el criterio: “Las Condes”

para que nos muestre solo los de la comuna de Las Condes. Debe
hacer clic en Ver y elegir Vista de Diseño: Se abrirá la vista de
diseño de la consulta.

Ahora en el campo comuna, escriba el criterio “Las Condes”

Ahora Ejecutamos la consulta, y la guardamos con el nombre Consulta multitabla con
criterio:

Consulta de Resumen:
Vamos a crear una nueva consulta donde pediremos que nos muestre:
El promedio de precio de los autos de la marca Citroen
Para ello debemos crear una nueva consulta, y en vista de diseño tener a la tabla Autos
Vendidos. Luego elegir los campos:
Campo: Marca Criterio: Citroen
Campo: Precio Criterio: Función (para obtener el promedio de precio)
Campo: Precio Criterio: Función (para obtener el precio mas alto)
Campo: Precio Criterio: Función (para obtener el precio mas bajo)
Campo: Patente Criterio: Función (para obtener la cantidad de autos vendidos de esa marca)
Explicación: Campo Precio: Promedio de precio, y otros cálculos. Por lo que
debemos “llamar” a la fila de Totales (que se incluirá en la rejilla QBE) Ahora
podemos visualizar la fila Total (agrupar por) En Agrupar por, podemos
seleccionar la función que necesitamos.
Eliminar un campo: Pusimos un campo precio demás. Eliminaremos el primer campo
precio (porque no lo vamos a utilizar)
Nos posicionamos en el primer campo precio en la parte superior del campo (nuestro
cursor será una flecha en negro), hacemos clic con la parte izquierda de mouse, y se
podrá de color negro ese campo. Luego debe hacer clic con la parte derecha del mouse
y elija la opción cortar.

Eliminaremos los campos que no utilizaremos.

Nos quedaremos con los siguientes campos:
Campo: Marca Criterio: Citroen
Campo: Precio Criterio: Función (para obtener el promedio de precio)
Campo: Precio Criterio: Función (para obtener el precio más alto)
Campo: Precio Criterio: Función (para obtener el precio más bajo)
Campo: Patente Criterio: Función (para obtener la cantidad de autos vendidos de esa marca)
Ejecutar, la consulta y verá los resultados:

Ahora vamos a arreglar el ancho de la columna con el promedio de precio para que nos
muestre todo el nombre del encabezado. Debemos posicionar nuestro cursor con el
mouse entre la segunda y tercera columna, nos aparecerá una flecha en negro. Ahora
debemos hacer clic y arrastrar hacia la derecha para dejar el ancho que necesitemos:

Ahora se puede visualizar todo el nombre:

Guardaremos la consulta con el nombre: Consulta 2

Cambiar el nombre de una consulta: Nos posicionamos en la consulta a la que
queremos cambiar el nombre, hacemos clic con la parte derecha del mouse, y elegimos
de la lista la opción “Cambiar nombre”. Luego escribimos el nombre que deseamos

En este caso le pondremos de nombre: Consulta de Resumen

Cambiar el nombre de un encabezado de una consulta:

ramos a posicionar nuestro cursor justo antes de la P (Patente, el

nombre del campo) y sin “tocar” el nombre del campo, escribiremos el
texto que deseamos, en este ejemplo pondremos Cantidad Vendidos y
luego debemos poner dos puntos:

Se verá así: Cantidad Vendidos:Patente

Ejecutamos la consulta, y se verá así:

Nombremos a la consulta: Consulta simple y Guardar.