ENTREVISTA

1.- ¿Cuál es su nombre? José Juan Méndez Galarza

2.- ¿Cuál es su edad? 55 años

3.- ¿Cuál es el nombre de su negocio? Vinatería “El Gallito”.

4.- A qué se dedica su negocio: Vinatería.

5.- ¿Qué tipo de productos vende? Principalmente, Bebidas Alcohólicas, refrescos,

frituras, dulces, cigarros, vasos, cerillos, encendedores, entre otros.

6.- ¿Cuántos empleados tiene? Solo 2 ayudantes por el momento.

7.- ¿Cómo maneja la información de su negocio?

Mande a realizar un macro en Excel para el control de información, en el guardo

todo, aunque a veces si no se guardan los cambios del archivo se puede perder
bastante información.

8.- ¿Quién o quiénes son los encargados de las ventas? Yo, siempre estoy en la
caja atendiendo a las personas que llegan a comprar.

9.-¿Maneja algún registro de las personas que llegan a su negocio a comprar?

Únicamente se genera un ticket en cada compra realizada, el ticket contiene

únicamente el nombre de la persona, la lista y el monto de los artículos, el
subtotal, el total más IVA, la cantidad con la que se paga, la cantidad que se
regresa de cambio y la fecha de compra. El ticket es generado manualmente, con
una plantilla de Excel, pero únicamente se elabora e imprime el ticket al momento,
no se registra nada de las ventas.

10.- ¿Cuál es la forma en la que controlan el registro de sus productos?

Los voy clasificando según el precio y el año de conserva en una libreta o a veces
en una tabla en Word y lo imprimo para que este a la vista de los clientes.
11.-¿Qué modalidades usan para archivar la información?

La mayoría de las veces en una libreta realizamos las listas y la cuenta y otras
veces dependiendo del tiempo y si no hay muchos clientes intentamos realizar lo
anterior en una hoja de Excel.

12.- ¿De qué forma organiza la obtención de mercancía? Tengo proveedores que
vienen a mi negocio cuando noto que necesito mucha mercancía, otras veces
tengo que salir a buscar mercancía a diferentes lugares cuando algo se me
termina, generalmente no me doy cuenta de que algo se terminó hasta que algún
cliente lo solicita y al buscar el producto me doy cuenta de que ya no tengo y salgo
a buscar más para vender y que no me quede sin ese producto, aunque al
momento pierda esa venta.

13-¿Cómo organiza los gastos mensuales de la empresa?

Cuando termina el día, entre los mis ayudantes y yo contamos el dinero generado
por las ventas, les pago su día de trabajo; y al finalizar el mes cuento del cuaderno
todos los gastos e ingresos y pago lo que hay que pagar.

14-¿Cómo y cuándo hace los pedidos a los proveedores?

Cuando veo que falta algo o hay poco, llamo al proveedor encargado de eso y le
hago el pedido, cuando faltan pocas unidades sale uno de mis empleados a
comprar lo que falta a algún establecimiento comercial cercano o cuando no hay
clientes voy yo.

15.- ¿Quiénes son sus clientes frecuentes? Personas adultas, Jóvenes mayores
de 18 años y a veces personas de la tercera edad.

16.- ¿Maneja promociones para el público?

Si los sábados y domingos, dependiendo de la hora y las bebidas menos y más

vendidas.

17.- ¿Cuál es el problema o la necesidad que usted considera que tiene? Me

gustaría tener un mejor control en el inventario, precios, cuenta y dinero de mi
negocio, a veces pierdo ventas considerables por que no sabia que ya no tenia un
producto sino hasta que el cliente lo solicita y no lo tengo, por otro lado, al no
contar con el detalle de cada venta realizada a veces las cuentas no son correctas
y por ello no puedo saber con exactitud el porcentaje de ganancias, además
siempre tardo bastante generando los tickets de compra por que prácticamente los
hago manualmente en la computadora, por ultimo algunos clientes me preguntan
que si tengo algunas bebidas o refrescos y no puedo saberlo en el momento sino
hasta que un ayudante verifica que haya los productos solicitados, también a
veces las listas de precios se maltratan o conforme se cambian los precios se
quedan desactualizadas y tengo que volver a realizarlas en su totalidad,
finalmente me gustaría tener un control de todos los movimientos tanto de ventas,
gastos, stock e inventario de los productos de manera estadística y las sumas de
dinero por ventas diarias, mensuales y anuales en tiempo real, quizá si ocupase
otra cosa les comentaría para que me lo realizaran, finalmente me gustaría contar
en mi negocio con servicio a domicilio ya que algunos clientes prefieren no
conducir hasta el establecimiento o les queda muy lejos caminando.

18.- ¿Qué tipo de información maneja en su negocio? Únicamente el dinero de

ventas, el stock de productos, precios e inevntario.

19.- ¿Cada cuándo actualizan la información del negocio?

Cada que se acaba un producto, o cuando se hace el contado del dinero de las
ventas diarias o la cuenta total mensual y también se anota el pago de los
servicios del local.

20.-¿Cuáles son los servicios y aparatos electrodomésticos necesarios para el

funcionamiento de su negocio?

- Luz.
- Agua.
- Refrigeradores.
- Computadora e Impresora.
- Internet.
20.- ¿Qué funcionalidades o características le gustaría que su sistema tenga para
solventar su problema?

- Control de inventario y Stock: para saber cuando ya no tengo productos o

los productos que están próximos a terminarse o saber si todavía tengo
productos.
- Datos estadísticos relevantes: para darme cuenta cuando se está
vendiendo mucho un producto, cual no se esta vendiendo y cual ya está
próximo a caducarse o ya se caducó, y a partir de eso generar mis ofertas.
- Pedidos: Me gustaría que mis clientes tuviesen la forma de realizar un
pedio que contenga una lista de todo lo que van a comprar y yo poder
mandarla con alguno de mis ayudantes o que simplemente pase a recoger
su pedido al negocio sin esperar no hacer filas.
- Calculo de cuenta: Me gustaría que el sistema tenga un apartado donde
pueda ver en cualquier momento las sumas de dinero generadas por ventas
en cualquier fecha y sus acumulados en días, meses y años en cualquier
momento.
Búsqueda de productos: Me sería muy útil una opción para buscar
productos por precio o por nombre fácilmente sin tener que buscarlos en
una lista muy extensa.
Lista de productos: Me gustaría que el sistema tenga la posibilidad de
mostrar la lista de productos y sus precios y que a partir de estos se pueda
simplemente elegir y apilar los productos que van a ser comprados por los
clientes en su ticket para ya no realizarlo manualmente.
Tickets: Me gustaría que los tickets contengan en orden los productos que
se eligieron para comprar de la lista de productos, sus precios individuales,
subtotal y total más IVA de manera que sea muy rápido sacar un ticket y
realizar la venta.
Notificaciones: Me gustaría tener notificaciones de datos importantes como
bajas ventas en algún producto, o productos agotados.
Promociones: Me gustaría tener un apartado que genere promociones a
partir de cualquier producto o los productos con menos y más ventas.
Almacenamiento: Me gustaría que el sistema almacenara los datos de todo
mi negocio de forma automática sin que tenga que guardar los cambios
manualmente como en Exel, además que a veces se va la luz
repentinamente y pues necesito que no se pierdan los datos que se estaban
procesando hasta ese momento.
Gestión de inventario: Me gustaría registrar, eliminar, actualizar y borrar
productos tanto de stock como de la lista de los precios, así como vender o
 registrar mis productos con algún lector de código de barras o QR, para que
sea más rápido el proceso de apilacion de productos en el ticket.
Gestión de proveedores: Me gustaría gestionar y controlar la mercancía de
cada uno de mis proveedores por separado (agregar, eliminar, modificar y
actualizar proveedores, así como agregar, eliminar, borrar y actualizar
nuevos artículos de mercancía al inevntario, al stock y a la lista de
productos), para saber cuántos y cuales productos me esta vendiendo cada
uno y cuanto tengo que pagar.
Interfaz flexible e intuitiva: me gustaría que el sistema tenga una vista
(interfaz) entendible, ya que yo y mi ayudante solo tenemos el conocimiento
básico de la computadora.
Pagos con medios bancarios electrónicos: me gustaría aceptar pagos de
mis clientes o realizar transferencias de cambio a mis clientes o
transferencias de mis pagos de servicios desde del sistema.
Cancelación de compra: a veces los clientes cancelan una compra y me
gustaría que pudiera reingresar los productos que fueron parte de una
cancelación para que vuelvan a estar disponibles en el inventario y en stock
para su venta de manera automática.
21.- ¿Cuál es el grado de conocimiento en el uso de computadoras de usted y sus
empleados? Solo yo y mi primer ayudante sabemos usarla, bueno el uso básico.
22.- ¿Quiénes o quien estarían usando el sistema o serian usuarios del sistema?
Únicamente yo y uno de mis ayudantes.
23.-¿Qué funciones podrían realizar y a que apartados tendrían acceso los
usuarios en el sistema?
- Mi ayudante solo deberá poder vender.
- Yo necesito poder ver todos los apartados.
24.-¿Algo más que quiera aportar y no hayamos tratado?
Si me gustaría que el sistema sea muy intuitivo (entendible, flexible de manejar) y
que pueda funcionar con o sin internet ya que a veces falla mucho, además que el
sistema se pueda instalar en mi computadora actual, ya que es un poco viejita.
 ANÁLISIS DE ENTREVISTA

Este establecimiento es un negocio pequeño, sin embargo, es necesario el control,

gestión y automatización de las acciones que lleva a cabo diariamente de manera
manual. El negocio Vinatería “El Gallito”, requiere de un sistema capaz de
gestionar y controlar los siguientes elementos: Cuenta, Inventario, Capital, Stock e
Inventario, Lista de Productos y los Proveedores así como la estadística necesaria
para la identificación de productos con estadísticas negativas o no favorables para
el negocio, además de automatizar la forma de registrar la información referente a
la mercancía, precios, ventas, gastos, subtotales y el total en un lapso
determinado de tiempo y la posibilidad de consultar dicha información en cualquier
momento, por otro lado requiere la creación de usuarios con diferentes privilegios
y permisos de acceso a funcionalidades y vistas del sistema.

A lo largo de la entrevista se pudo identificar los siguientes requerimientos,

funcionalidades o características con las que debe de contar el sistema:

- Control de inventario y Stock

- Datos estadísticos relevantes
- Pedidos
- Calculo de cuenta
- Búsqueda de productos
- Lista de productos
- Tickets
- Notificaciones
- Promociones
- Almacenamiento
- Gestión de inventario
- Gestión de proveedores
- Interfaz flexible e intuitiva
- Guardado automático de archivos
- Instalación con los requerimientos mínimos de hardware.
 - Usabilidad en modo ON Y OFFLINE.
- Pagos con medios bancarios electrónicos
- Cancelación de compra
Así mismo se logró identifica los actores, usuarios y sus privilegios.

Actores

- Dueño del negocio.

- Vendedor.
- Cliente.

Usuarios del sistema

- Administrador.
- Vendedor.

Privilegios de usuarios

- Administrador: Acceso total a todos los apartados y funcionalidades del

sistema.
- Vendedor: Acceso únicamente a listado de productos y precios,
posibilidad de realizar ventas, posibilidad de cobrar y regresar cambio,
así como de la cancelación de una compra.

Asimismo, se requiere diseñar el sistema con una garantía de seguridad referente

a el almacenamiento de los datos (guardado automático) derivado de los factores
externos como la falta de energía eléctrica repentina o la caída del servicio de
internet.

Finalmente se requiere que el sistema cuente con los métodos de pago más
populares o usados además del cobro en efectivo y que cuente con una interfaz
de usuario intuitiva ya que el sistema será usado por personas con el
conocimiento básico en el manejo de la computadora.