Código EX-FT-003

Versión 19

Pereira, 29 de Agostol del 2022

Cotización No. 538/2022
Señores
FUNDACIÒN UNIVERSITARIA AREA ANDINA
Atte. Santiago vargas
La Ciudad

Nombre del Evento: Grados N° de asistentes: 1200 pax

Fecha Inicio: 05-nov-22 Fecha Terminación: 05-nov-22

SUBTOTAL CON
ÁREAS DÍAS VALOR UNITARIO SUBTOTAL DESCUENTO TOTAL SIN IVA
DESCUENTO

Salòn Risaralda ( tipo auditorio ) 1,00 12.837.510 12.837.510 20% - 2.567.502 $ 10.270.008

SUBTOTAL 12.837.510 $ (2.567.502) $ 10.270.008

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
SUBTOTAL CON
CONCEPTO CANT DÍAS VALOR UNITARIO SUBTOTAL DESCUENTO TOTAL SIN IVA
DESCUENTO
Ayudas Audiovisuales ( Video Beam ,
Pantlla 4 x3, Sonido, Computador y 2 1 1,00 $ 2.300.000 $ 2.300.000 - $ 2.300.000
Micrófonos Inalambricos )

$ - - $ -

SUBTOTAL $ 2.300.000 $ - $ 2.300.000

SUBTOTAL CON
ALIMENTACIÓN / BEBIDAS CANT DÍAS VALOR UNITARIO SUBTOTAL DESCUENTO TOTAL SIN IVA
DESCUENTO
$ - - $ -

Observacion: SUBTOTAL $ - $ -

RESUMEN VALORES A PAGAR TOTAL SIN IVA

Valor Áreas antes de IVA $ 10.270.008

Valor Servicios Complementarios antes de IVA $ 2.300.000

Valor Alimentación y Bebidas antes de IVA $ -

SUBTOTAL $ 12.570.008

IVA 19% $ 2.388.302

TOTAL MAS IVA $ 14.958.310

Atentamente,

Director(a) Expofuturo Ejecutivo Comercial

Diana Milena Ballesteros Lopez Andrés Hdo.López R.

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Versión 18

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Cámara de Comercio de Pereira, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, solicita su autorización para que de manera
libre, previa, expresa y voluntaria permita el tratamiento de datos personales. Tal autorización permitirá a la Cámara de Comercio de Pereira, recolectar, transferir,
almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, de acuerdo con el Procedimiento para el tratamiento de los datos personales.

En el evento en que se soliciten datos sensibles, es decir, aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, usted no
está en la obligación de autorizar su tratamiento. Los titulares podrán ejercer en cualquier momento su derecho de conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de
sus datos personales y/o revocar su autorización, comunicándose con el Oficial de Protección de Datos Personales, cargo desempeñado por Vannesa Pulido Estrada,
escribiendo a la dirección de correo protecciondatos@camarapereira.org.co o llamando al 3403030 ext. 4030.
Sí No
* "EXPOFUTURO, con el fin de brindar un servicio integral a sus clientes, ofrece los servicios complementarios de alimentos (refrigerios, desayunos, almuerzos, cenas,
pasabocas, snacks, estaciones de café, bebidas entre otros), ayudas audiovisuales (pantallas led, pantallas de lona, sonido, luces, video beam, micrófonos, raiders
técnicos, entre otros), mobiliario (tarimas, sillas, mesas, manteles, salas loft, lonch, atriles, trimallas, panelería, carpas, techos, entre otros), publicidad (backings,
boletería, señalización, pórticos, entre otros), registro (equipos, personal), personal logístico, aseo, vigilancia, y el servicio de internet, canal de dicado entre otros
deberán ser contratados directamente con Expofuturo, quien cuenta con proveedores evaluados y calificados bajo el procedimiento interno que garantiza calidad,
cumplimiento, responsabilidad, acompañamiento y agilidad en el servicio.

VIGENCIAS Y PAGOS
1. Vigencia económica de la propuesta es de quince (15) días calendario.
2. El bloqueo definitivo de la fecha se realiza con la aprobación de la cotización / propuesta comercial a través de notificacin formal, firma de la cotización o compromiso
de reserva. El anticipo económico deberá ser acordado comercialmente.

3. Para aperturar la orden de servicio / contrato y autorizar el ingreso del personal de logistica para el montaje del evento, el evento deberá estar pago en su totalidad.

4. El pago(s) deberá realizarse directamente en la cuenta de ahorros número 115 758 254 02 - CÓDIGO CONVENIO 45351 de BANCOLOMBIA a nombre de la
CÁMARA DE COMERCIO DE PEREIRA o en las cajas ubicadas en la sede principal administrativa de la Cámara de Comercio de Pereira ubicada en la carrera 8 N° 23 -
09 Local 10. Deberá informarse al asesor comercial del pago realizado a través de corre electrónico y anexará copia de la transferencia o recibo, según el caso.

5. Una vez aprobada la cotización / propuesta comercial, deberán remitirse los siguientes documentos al asesor comercial para la elaboración del contrato u orden de
servicio:
- RUT (vigencia no inferior a 30 días)
- Cédula del Representante Legal / persona natural
- Certificado de Existencia y Representación Legal.
OBLIGACIONES DEL ORGANIZADOR DEL EVENTO
* Gestionar los permiso(s) ante de Secretaria de Gobierno, según normatividad y presentar el documento respectivo para la apertura del evento.
* El organizador debera garantizar la presencia de un organismo de socorro con ambulancia, según normatividad.
* Plan de contingencia V/B DOPAD para el evento, según normatividad.
* Asumirá los costos relacionados con los permisos requeridos para la realización del evento.

* Contratar los organismo(s) de socorro y personal de socorro correspondientes que deben estar presente antes - durante y después del evento, según corresponda.

* Disponer de Personal logística para la operación del evento.

* El personal para actividades de aseo y vigilancia deberán ser contratados con los proveedores del Centro de Convenciones y Exposiciones Expofuturo.
* El contratante deberá presentar el plano de montaje y distribución antes de la reunión operativa para su aprobación y antes de realizar el montaje.
* ESTÁ PROHIBIDO BLOQUEAR u OBSTACULIZAR los accesos de ingreso o de salida de emergencia dal área contratada, por temas de seguridad y evacuación.

CLAÚSULAS CONTRACTUALES
* La exclusividad del espacio esta determinada por el bloqueo y pago de todo Expofuturo. De lo contrario teniendo en cuenta que somos un centro de eventos y
convenciones se podran tener eventos en simultanea en los diferentes salones y/o espacios.
* La comercialización del parqueadero, Mall de comidas es exclusivo de EXPOFUTURO, ya que se tienen contratos vigentes de sesión comercial con terceros, EL
ARRENDATARIO NO PODRÁ limitar la venta, EL ARRENDATARIO no podrá vender alimentos, ni bebidas en el recinto.
* Los parqueaderos tienen capacidad haSta para 500 vehiculos y 100 motos, no está incluido en las áreas. Cada asistente debe realizar el pago correspondiente por día
en caso de utilizar el parqueadero de acuerdo al tiempo de estadía.
* Todo personal que ingrese a las instalaciones de EXPOFUTURO para la realización de montajes y apoyo logístico deberá presentar el carnet de ARL y manejo en
alturas, en caso de ser requerirlo.
* No se permite la ubicación de elementos en el techo o paredes, ni se permite la perforación de estos. La instalación de elementos solo podrá hacerse en las cerchas
metálicas destinadas para este uso; la instalación es responsabilidad del arrendatario y los daños ocasionados deberán ser asumidos por EL ARRENDATARIO a órdenes
de la Cámara de Comercio de Pereira.
* La seguridad, logística y aseo durante el montaje, evento, y desmontaje son responsabilidad del arrendatario. El control del ingreso es responsabilidad del arrendatario;
el cual debe ubicar personal en la puerta principal y trasera de ingreso al recinto.
* Los daños generados en el montaje, desarrrollo del evento o el desmontaje, deberan ser cancelados por el arrrendatario antes de retirarse de las instalaciones; o en
caso tal, serán facturados a su nombre para su cancelación.
* Los cambios de montaje y horarios después de realizado el montaje previamente acordado, podrán generar un costo adicional al valor contratado, determinado por el
número de logisticos, horario extendido y/o acuerdos comeciales.
* EL ARRENDATARIO desde ya conoce y se compromete que para todos los efectos legales deberá cumplir con todos los demás requisitos legales en materia laboral
respecto a sus empleados, contratistas y/o subcontratistas.

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Versión 18

CAMBIO DE FECHA / CANCELACIÓN DEL EVENTO

1. Si se da un cambio de fecha del evento por parte del ARRENDATARIO con ocho (8) días de anticipación a la fecha programada y aprobada, deberá estar sujeto a
disponibilidad de áreas del Centro de Convenciones de Pereira EXPOFUTURO y asumirá los gastos / costos extras en los que deba incurrir.
2. Si el evento no se realiza en la fecha indicada en la aprobación de la cotización sin justa causa y se informa con solo ocho (8) días de anticipación a la fecha
programada para el evento, no se realizará devolución del dinero que se haya depositado al momento de la cancelación del evento; sin embargo, podrá reprogramar una
nueva fecha teniendo como plazo un período de gracia de seis (6) a partir de la fecha de cancelación del evento y de acuerdo a la dispomibilidad del Centro de
Convenciones de Pereira EXPOFUTURO. Así mismo, incurrirá en los gastos / costos extras del caso.

3. En caso que el evento no se realice en la fecha indicada en la aprobación de la cotización por caso fortuito o fuerza mayor sustentada y verificable, se podrá devolver
hasta el 50% del dinero depositado al momento de lo sucedido; sin embargo, podrá reprogramarse una nueva fecha teniendo como plazo un período de gracia de seis (6)
a partir de la fecha de cancelación del evento y de acuerdo a la disponibilidad del Centro de Convenciones de Pereira EXPOFUTURO. Así mismo, incurrirá en los gastos
/ costos extras del caso.
4. Si dentro del plazo estipulado no se comunica la cancelación del evento, es decir, dentro de los siete (7) días posterior a la fecha programada para el evento, no se
reintegrará el dinero depositado a la fecha de cancelación del evento; sin embargo, podrá reprogramar una nueva fecha teniendo como plazo un período de gracia de seis
(6) a partir de la fecha de cancelación del evento y de acuerdo a la dispomibilidad del Centro de Convenciones de Pereira EXPOFUTURO. Así mismo, incurrirá en los
gastos / costos extras del caso.
5. Si la cancelación del evento se debe a la negación de permisos reglamentarios que debió gestionar el ARRENDATARIO, se devolverá solo el 80% del depósito que a
la fecha de cancelación del evento se haya consignado.
6. Cuando por razones o causas ajenas que afecten tanto al ARRENDATARIO como al ARRENDADOR (Cámara de Comercio de Pereira - Centro de Convenciones y
Exposiciones de Pereira EXPOFUTURO) que afecten el normal desarrollo del Centro de Convenciones y Exposiciones de Pereira EXPOFUTURO, se estudiará el caso y
se podrá devolver hasta el 50% del valor depositado a la fecha de lo sucedido.

ACEPTACIÓN DEL CLIENTE

Nombre: ____________________________________. CC: _____________________________ de ______________________________

Fecha: ____________________________________.
** Por favor comunicar al asesor comercial de la aceptación de la propuesta / cotización.

EL PRESENTE DOCUMENTO DEBERÁ CONSERVARSE EN UNA SOLA UNIDAD Y NO POR PÁGINAS. EN CASO DE REQUERIR SU IMPRESIÓN DEBERÁ
HACERLA DE MANERA COMPLETA.

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