Código EX-FT-003

Versión 21
Vigencia 27/10/2022

Pereira, 10 de noviembre 2022

Cotización No. 307/2022
Señor
JAIRO GIRALDO RIOS
Ciudad

Nombre del Evento: Grados N° de Asistentes: 600

Fecha Inicio: 30 de noviembre 2022 Fecha Terminación: 30 de noviembre 2022
Fecha sujeta a confirmación*

SUBTOTAL CON
ÁREAS DÍAS VALOR UNITARIO SUBTOTAL DESCUENTO TOTAL SIN IVA
DESCUENTO
Salón Risaralda 2 0,50 6.124.404 3.062.202 20% - 612.440 $ 2.449.762

SUBTOTAL 3.062.202 $ (612.440) $ 2.449.762

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
SUBTOTAL CON
CONCEPTO CANT DÍAS VALOR UNITARIO SUBTOTAL DESCUENTO TOTAL SIN IVA
DESCUENTO
Sonido y 2 micrófonos inalámbricos 1 1,00 $ 800.000 $ 800.000 - $ 800.000

SUBTOTAL $ 800.000 $ - $ 800.000

Observacion: SUBTOTAL $ - $ - $ -

RESUMEN VALORES A PAGAR TOTAL SIN IVA

Valor Áreas antes de IVA $ 2.449.762

Valor Servicios Complementarios antes de IVA $ 800.000

SUBTOTAL $ 3.249.762

IVA 19% $ 617.455

TOTAL MAS IVA $ 3.867.216

Atentamente,

Director(a) Comercial Ejecutivo de Cuentas

Diana Milena Ballesteros Lopez Daniel Gutiérrez Isaza

Página 1 de 3
 Código EX-FT-003
Versión 21
Vigencia 27/10/2022

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

______ He leído, entiendo y autorizo los términos del tratamiento de datos descritos.

Al seleccionar el checkbox anterior, autorizo de forma previa, expresa e informada a la Cámara de Comercio de Pereira con NIT 891.400.669-6, en su calidad de
Responsable del tratamiento para que recopile los datos personales que suministro, los almacene en sus bases de datos y en general realice su tratamiento con el
fin de que la entidad: • Realice todo lo relacionado con la presente cotización. • Envíe información considerada de mi interés sobre los beneficios, eventos,
capacitaciones, programas y demás actividades vía telefónica, correo postal, correo electrónico, mensajes de texto y/o por medio de aplicaciones de mensajería
instantánea (WhatsApp). • Tramite mis peticiones, sugerencias, quejas y reclamos presentados y atienda los requerimientos de autoridades en ejercicio de sus
funciones. • Comparta mis datos con terceros (encargados interno o externos) para realizar las actividades con la presente cotización y también con los aliados
involucrados en el fondeo, desarrollo, planeación y ejecución de estas. • Comparta mis datos con aquellos que soliciten, adquieran, obtengan y/o compren bases
de datos administradas y/o creadas por la entidad. • Atienda los requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones. • Los mantenga con fines históricos,
de control y/o estadísticos.

Como titular de la información declaro conocer que (i) en caso de hacer entrega de datos sensibles por medio de este formulario, conozco que es de carácter
facultativo, y que de forma expresa autorizo a la Cámara de Comercio de Pereira realice su tratamiento para los fines ya informados; (ii) que he leído las políticas
de Tratamiento de Datos Personales disponibles en el sitio web https://www.camarapereira.org.co/es/tratamiento-datos-personales; y que (iii) mis derechos
consagrados en las normas los podré ejercer mediante solicitud al correo electrónico protecciondatos@camarapereira.org.co.

VIGENCIAS Y PAGOS

1. Vigencia económica de la propuesta es de quince (15) días calendario.

2. El bloqueo definitivo de la fecha se realiza con la aprobación de la cotización / propuesta comercial a través de notificacin formal, firma de la cotización o
compromiso de reserva. El anticipo económico deberá ser acordado comercialmente.

3. Para aperturar la orden de servicio / contrato y autorizar el ingreso del personal de logistica para el montaje del evento, el evento deberá estar pago en su
totalidad.

4. El pago(s) deberá realizarse directamente en la cuenta de ahorros número 115 758 254 02 - CÓDIGO CONVENIO 45351 de BANCOLOMBIA a
nombre de la CÁMARA DE COMERCIO DE PEREIRA o en las cajas ubicadas en la sede principal administrativa de la Cámara de Comercio de Pereira ubicada
en la carrera 8 N° 23 - 09 Local 10. Deberá informarse al asesor comercial del pago realizado a través de corre electrónico y anexará copia de la transferencia o
recibo, según el caso.

5. Una vez aprobada la cotización / propuesta comercial, deberán remitirse los siguientes documentos al asesor comercial para la elaboración del contrato u orden
de servicio:
- RUT (vigencia no inferior a 30 días).
- Cédula del Representante Legal / persona natural.
- Certificado de Existencia y Representación Legal.

OBLIGACIONES DEL ORGANIZADOR DEL EVENTO

* Gestionar los permiso(s) ante de Secretaria de Gobierno, según normatividad y presentar el documento respectivo para la apertura del evento.

* El organizador debera garantizar la presencia de un organismo de socorro con ambulancia, según normatividad.

* Plan de contingencia V/B DOPAD para el evento, según normatividad.

* Asumirá los costos relacionados con los permisos requeridos para la realización del evento.

* Contratar los organismo(s) de socorro y personal de socorro correspondientes que deben estar presente antes - durante y después del evento, según
corresponda.

* Disponer de Personal logística para la operación del evento.

* El personal para actividades de aseo y vigilancia deberán ser contratados con los proveedores del Centro de Convenciones y Exposiciones Expofuturo.

* El contratante deberá presentar el plano de montaje y distribución antes de la reunión operativa para su aprobación y antes de realizar el montaje.

* ESTÁ PROHIBIDO BLOQUEAR u OBSTACULIZAR los accesos de ingreso o de salida de emergencia dal área contratada, por temas de seguridad y evacuación.

CLÁUSULAS CONTRACTUALES

* La exclusividad del espacio esta determinada por el bloqueo y pago de todo Expofuturo. De lo contrario teniendo en cuenta que somos un centro de eventos y
convenciones se podran tener eventos en simultanea en los diferentes salones y/o espacios.

* La comercialización del parqueadero y mall de comidas es exclusivo de EXPOFUTURO, ya que se tienen contratos vigentes de sesión comercial con terceros; EL
ARRENDATARIO NO PODRÁ limitar la venta, EL ARRENDATARIO no podrá vender alimentos, ni bebidas en el recinto.

* Los parqueaderos tienen capacidad hasta para 500 vehículos y 100 motos, no está incluido en las áreas. Cada asistente debe realizar el pago correspondiente
por día en caso de utilizar el parqueadero de acuerdo al tiempo de estadía.

* Todo personal que ingrese a las instalaciones de EXPOFUTURO para la realización de montajes y apoyo logístico deberá presentar el carnet de ARL y manejo en
alturas, en caso de ser requerirlo.

Página 2 de 3
 Código EX-FT-003

Versión 21

Vigencia 27/10/2022

* No se permite la ubicación de elementos en el techo o paredes, ni se permite la perforación de estos. La instalación de elementos solo podrá hacerse en las
cerchas metálicas destinadas para este uso; la instalación es responsabilidad del arrendatario y los daños ocasionados deberán ser asumidos por EL
ARRENDATARIO a órdenes de la Cámara de Comercio de Pereira.

* La seguridad, logística y aseo durante el montaje, evento, y desmontaje son responsabilidad del arrendatario. El control del ingreso es responsabilidad del
arrendatario; el cual debe ubicar personal en la puerta principal y trasera de ingreso al recinto.

* No se permitirá el cobro de los baños, este servicio deberá ser contratado directamente con EXPOFUTURO.

* Los daños generados en el montaje, desarrrollo del evento o el desmontaje, deberan ser cancelados por el arrrendatario antes de retirarse de las instalaciones;
o en caso tal, serán facturados a su nombre para su cancelación.

* Los cambios de montaje y horarios después de realizado el montaje previamente acordado, podrán generar un costo adicional al valor contratado, determinado
por el número de logisticos, horario extendido y/o acuerdos comeciales.

* EL ARRENDATARIO desde ya conoce y se compromete que para todos los efectos legales deberá cumplir con todos los demás requisitos legales en materia
laboral respecto a sus empleados, contratistas y/o subcontratistas.

* EXPOFUTURO, con el fin de brindar un servicio integral a sus clientes, ofrece los servicios complementarios de alimentación (refrigerios, desayunos, almuerzos,
cenas, pasabocas, snacks, estaciones de café, bebidas entre otros), ayudas audiovisuales (pantallas led, pantallas de lona, sonido, luces, video beam, micrófonos,
raiders técnicos, entre otros), mobiliario (tarimas, sillas, mesas, manteles, salas loft, lonch, atriles, trimallas, panelería, carpas, techos, entre otros), publicidad
(backings, boletería, señalización, pórticos, entre otros), registro (equipos, personal), personal logístico, aseo, vigilancia, y el servicio de internet (canal dedicado),
entre otros; los cuales deberán ser contratados directamente con Expofuturo, quien cuenta con proveedores evaluados y calificados bajo el procedimiento
interno que garantiza calidad, cumplimiento, responsabilidad, acompañamiento y agilidad en el servicio.

* Para efectos de los servicios complementarios de café en los eventos, se deja constancia de que Expofuturo ubicará las estaciones de café en los especios y
áreas autorizados para tal fin, previo acuerdo con sus proveedores autorizados; hecho que será aceptado expresamente con la firma de esta cotización por parte
del cliente.

* Para efectos de la contratación de servicios de sonido y mobiliarios del evento, EL ARRENDATARIO acepta contratar los servicios ofrecidos por los
proveedores avalados de acuerdo a las políticas internas del Centro de Convenciones EXPOFUTURO para cada evento específico. En este sentido, no podrá
condicionar la adquisición de estos servicios con empresas externas no aprobadas por EXPOFUTURO.

CAMBIO DE FECHA / CANCELACIÓN DEL EVENTO

1. Si se da un cambio de fecha del evento por parte del ARRENDATARIO con ocho (8) días de anticipación a la fecha programada y aprobada, deberá estar sujeto
a disponibilidad de áreas del Centro de Convenciones de Pereira EXPOFUTURO y asumirá los gastos / costos extras en los que deba incurrir.

2. Si el evento no se realiza en la fecha indicada en la aprobación de la cotización sin justa causa y se informa con solo ocho (8) días de anticipación a la fecha
programada para el evento, no se realizará devolución del dinero que se haya depositado al momento de la cancelación del evento; sin embargo, podrá
reprogramar una nueva fecha teniendo como plazo un período de gracia de seis (6) a partir de la fecha de cancelación del evento y de acuerdo a la dispomibilidad
del Centro de Convenciones de Pereira EXPOFUTURO. Así mismo, incurrirá en los gastos / costos extras del caso.

3. En caso que el evento no se realice en la fecha indicada en la aprobación de la cotización por caso fortuito o fuerza mayor sustentada y verificable, se podrá
devolver hasta el 50% del dinero depositado al momento de lo sucedido; sin embargo, podrá reprogramarse una nueva fecha teniendo como plazo un período de
gracia de seis (6) a partir de la fecha de cancelación del evento y de acuerdo a la disponibilidad del Centro de Convenciones de Pereira EXPOFUTURO. Así mismo,
incurrirá en los gastos / costos extras del caso.

4. Si dentro del plazo estipulado no se comunica la cancelación del evento, es decir, dentro de los siete (7) días posterior a la fecha programada para el evento,
no se reintegrará el dinero depositado a la fecha de cancelación del evento; sin embargo, podrá reprogramar una nueva fecha teniendo como plazo un período de
gracia de seis (6) a partir de la fecha de cancelación del evento y de acuerdo a la dispomibilidad del Centro de Convenciones de Pereira EXPOFUTURO. Así mismo,
incurrirá en los gastos / costos extras del caso.

5. Si la cancelación del evento se debe a la negación de permisos reglamentarios que debió gestionar el ARRENDATARIO, se devolverá solo el 80% del depósito
que a la fecha de cancelación del evento se haya consignado.

6. Cuando por razones o causas ajenas que afecten tanto al ARRENDATARIO como al ARRENDADOR (Cámara de Comercio de Pereira - Centro de Convenciones y
Exposiciones de Pereira EXPOFUTURO) que afecten el normal desarrollo del Centro de Convenciones y Exposiciones de Pereira EXPOFUTURO, se estudiará el caso
y se podrá devolver hasta el 50% del valor depositado a la fecha de lo sucedido.

ACEPTACIÓN DEL CLIENTE

Nombre: ____________________________________. CC: _____________________________ de ______________________________

Fecha: ____________________________________.
** Por favor comunicar al asesor comercial de la aceptación de la propuesta / cotización.

EL PRESENTE DOCUMENTO DEBERÁ CONSERVARSE EN UNA SOLA UNIDAD Y NO POR PÁGINAS. EN CASO DE REQUERIR SU IMPRESIÓN DEBERÁ HACERLA DE
MANERA COMPLETA.

Página 3 de 3