Manual Compras Nacionales

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SAP BUSINESS ONE:

ADMINISTRACIÓN
INDICE DE CONTENIDO
Generalidades .............................................................................................................. 1
Introducción .............................................................................................................. 1
Objetivo ..................................................................................................................... 1
Alcance ..................................................................................................................... 1
Pedido de solicitud compras ......................................................................................... 2
Creación del pedido ..................................................................................................... 6
Registro de entrada de mercancía ............................................................................... 9
Factura por servicios .................................................................................................. 11
Factura por artículos................................................................................................... 15
Revisión de informes .................................................................................................. 18
Libro de compras ........................................................................................................ 20
Flujogramas................................................................................................................ 21
Compras ................................................................................................................. 22
Manual de procedimientos SAP Business One: Administración
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Generalidades
Introducción
Los procesos y procedimientos del área de administración conforman uno de los elementos
principales del desarrollo de las actividades de Corporación Damasco, C.A., a tal efecto
debe ser plasmado en manual práctico sirva como mecanismo de consulta permanente por
parte de todo usuario que dentro de sus actividades se encuentra como herramienta
principal el sistema administrativo SAP Business One.
En el presente Manual de Procedimientos se detalla paso a paso los procesos a seguir para
determinadas áreas como lo son: finanzas, compras y contabilidad. Su funcionalidad se
centra en permitir que todas las tareas y procedimientos que conforman un proceso sean
totalmente claros y específicos para su ejecución.
Objetivo
Orientar al usuario para el adecuado registro y ejecución de los procesos a llevar a cabo en
el sistema.
Alcance
El presente documento aplica para la manipulación, aprovechamiento, controlar y hacer
seguimiento de la información financiera registrada y procesada dentro del sistema.
La información aquí contenida es estrictamente CONFIDENCIAL y propiedad exclusiva de KLK SISTEMAS, C.A., no puede ser divulgada o transmitida a
personas distintas a la sociedad sin la previa aprobación por escrito de la Organización.
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Pedido de solicitud compras
Para crear una solicitud de compra diríjase al módulo de Compras – Proveedores >
Solicitud de compra.
En la ventana que se abrirá seleccione la sucursal.
Seleccione el artículo que desee comprar o los servicios solicitados al proveedor.
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En caso de ser por articulo el sistema le mostrará la lista de artículos a comprar.
En caso de que sea por servicio el Sistema le mostrará la cuenta de mayor al cual
generará el gasto. Coloque la descripción del servicio.
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Seleccione el posible proveedor de dicha compra.
Coloque la cantidad a requerir, el monto del artículo, y se asigna el proyecto a imputar.
En caso de que no exista el proyecto se procede a la creación, seleccione la opción Nuevo
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Una vez asignados todos los datos necesarios, pulse en Agregar y ver.
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Creación del pedido
Para crear una solicitud de compra diríjase al módulo de Compras – Proveedores >
Pedido.
Seleccione el proveedor y sucursal.
En la misma ventana, en la esquina inferior derecha haga clic en Copiar de y seleccione

Oferta de compras.
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El Sistema mostrará todas las ofertas de compras que existen. Seleccione la oferta que
corresponde al pedido.
Emergerá una ventana donde debe seleccionar Arrastrar todos los datos y luego haga clic
Finalizar.
En caso de requerir solo ciertos artículos debe seleccionar la opción Configurar, hace click
en Siguiente y selecciona el artículo que desee copiar al documento y la cantidad, luego
Finalizar
El Sistema traerá los artículos solicitados y luego haga clic Crear.
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Registro de entrada de mercancía
Cuando la mercancía ya es recibida se registra por entrada de mercancía. Entre al

módulo de Compras – Proveedores > Entrada de mercancías.
En la ventana siguiente ubique el nombre del proveedor y seleccione la sucursal.
En la misma ventana, en la esquina inferior derecha haga clic en Copiar de y seleccione

Pedidos.
El sistema arrojará todos los artículos y cantidades solicitados. Debe verificar que los
artículos que aquí se muestran sean los mismos que se recibieron, luego haga clic en
Agregar y ver para crear.
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Factura por servicios
Ingrese a Módulo de Compras - Proveedores > Factura de proveedores.
Seleccione el nombre del Proveedor.
En caso de no existir, haga clic en Nuevo y registre un Socio de negocios.
En la creación del socio de negocios se debe llenar estrictamente el código que debe
ser el RIF o cédula , sea persona natural o jurídica sin guiones ni espacios o
caracteres especiales , nombre de la razón social, Grupo, Moneda que debe ser
Monedas (Todas), .
Página 12 de 36
En la pestaña de Dirección, debe colocar nombre a la dirección Pago a Fiscal, luego los datos deben cargarse
en el siguiente orden:
Calle/número, Nombre de dirección 2 y luego Nombre de dirección 3
Página 13 de 36
En caso de ser contribuyente especial, debe ir a la pestaña de Finanzas, se tilda Sujeto a retención, selecciona
Código IVA permitido y asigna el Código de retención que corresponda:
Luego se procede al registro del documento, rellene los siguientes campos: Número de
factura en el campo No.Ref.del acreedor, Número de control, Fecha del documento,
Seleccione la sucursal.
1 3
4 2
Seguidamente, haga clic en Impuestos Venezuela.

Si la factura cumple con todo lo requerido del SENIAT ingrese el número de control, tipo
de documento e indique SI en Doc fiscal.
En caso de no cumplir con lo anterior coloque NO en Doc fiscal.
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Seleccione la cuenta del gasto de la factura, en el campo Cuenta de Mayor.
Indique su condición, si es exento o no en el campo Indicador de IVA.
Indique si es sujeto de retención para que el sistema emita el comprobante de retención.
Página 15 de 36
Ingrese el monto de la base imponible de la factura y automáticamente el sistema

calculará el IVA y el monto total del documento.
Factura por artículos
En caso de registrar factura por artículos debe seleccionar Copiar > Pedidos de entradas
de mercancía.
Seleccione la entrada que corresponde a esa factura.
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En la ventana siguiente seleccione Utilizar tipo de cambio actual desde la tabla “Tipo de
cambio” y Arrastrar todos los datos como se muestra a continuación:
Página 17 de 36
El sistema automáticamente trae el documento de entrada de mercancía, si todo esta

correcto con la factura procedes a registrarla.
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Revisión de informes
Ingrese al módulo de Compras > Informes de compras > Informe de solicitud de compra.
Seleccione la sucursal a revisar.
El sistema mostrará todas las partidas abiertas que tiene la sucursal seleccionada.
Página 19 de 36
Puede consultar de esa tienda todas las partidas abiertas, como facturas compras y
ventas, entregas, anticipos, pedidos entre otros.
Página 20 de 36
Libro de compras
Para generar el Libro de compras debe ir por el menú al módulo de Compras -

Proveedores > Informe de compras > Libro de compras.
Debe seleccionar la fecha deseada y luego haga clic en OK.
Seguidamente se abrirá una nueva ventana con el libro de compras.
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Flujogramas
Simbología utilizada
SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Indicador de inicio o fin de un

INICIO / FINAL
procedimiento.
Representar la ejecución de una o

ACCIÓN
más tarea o actividad dentro de un
PROCESO
procedimiento
Representa una actividad de decisión

DECISIÓN
o de conmutación.
Úsese para representar en un

diagrama de flujo una entrada o una
CONECTOR
salida de una parte de un Diagrama
INTERNO
de Flujo a otra dentro de la misma
página.
Representa el enlace de actividades

DOCUMENTO
en hojas diferentes el procedimiento
Representa cualquier tipo de

DOCUMENTO documento entre o salga del
procedimiento
Conecta símbolos señalando el

DIRECCIÓN
orden en que la línea de unión deben
DE FLUJO
realizarse
Página 22 de 36
Compras

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Pedido de solicitud compras ......................................................................................... 2

Creación del pedido ..................................................................................................... 6

Registro de entrada de mercancía ............................................................................... 9

Factura por servicios .................................................................................................. 11

Factura por artículos................................................................................................... 15

Revisión de informes .................................................................................................. 18

Libro de compras ........................................................................................................ 20

Pedido de solicitud compras

En la ventana que se abrirá seleccione la sucursal.

Seleccione el artículo que desee comprar o los servicios solicitados al proveedor.

En caso de ser por articulo el sistema le mostrará la lista de artículos a comprar.

Seleccione el posible proveedor de dicha compra.

Coloque la cantidad a requerir, el monto del artículo, y se asigna el proyecto a imputar.

En caso de que no exista el proyecto se procede a la creación, seleccione la opción Nuevo

Creación del pedido

Seleccione el proveedor y sucursal.

En la misma ventana, en la esquina inferior derecha haga clic en Copiar de y seleccione

El Sistema traerá los artículos solicitados y luego haga clic Crear.

Registro de entrada de mercancía

Cuando la mercancía ya es recibida se registra por entrada de mercancía. Entre al

En la ventana siguiente ubique el nombre del proveedor y seleccione la sucursal.

En la misma ventana, en la esquina inferior derecha haga clic en Copiar de y seleccione

Factura por servicios

Ingrese a Módulo de Compras - Proveedores > Factura de proveedores.

Seleccione el nombre del Proveedor.

En caso de no existir, haga clic en Nuevo y registre un Socio de negocios.

Calle/número, Nombre de dirección 2 y luego Nombre de dirección 3

Seguidamente, haga clic en Impuestos Venezuela.

Seleccione la cuenta del gasto de la factura, en el campo Cuenta de Mayor.

Indique su condición, si es exento o no en el campo Indicador de IVA.

Indique si es sujeto de retención para que el sistema emita el comprobante de retención.

Ingrese el monto de la base imponible de la factura y automáticamente el sistema

Factura por artículos

Seleccione la entrada que corresponde a esa factura.

El sistema automáticamente trae el documento de entrada de mercancía, si todo esta

Seleccione la sucursal a revisar.

Para generar el Libro de compras debe ir por el menú al módulo de Compras -

Seguidamente se abrirá una nueva ventana con el libro de compras.

Indicador de inicio o fin de un

Representar la ejecución de una o

Representa una actividad de decisión

Úsese para representar en un

Representa el enlace de actividades

Representa cualquier tipo de

Conecta símbolos señalando el

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