Buenos Aires, Lunes 2 de noviembre de 2020

Informe preliminar:

Señores Jefes de M.E.B. & D.

De nuestra consideración:

De acuerdo a los datos obtenidos en la entrevista realizada en sus oficinas, con acta de
reunión Nº 1/09 el día 2 de Noviembre de 2020, nuestro departamento de análisis a detectado
diversas cuestiones a verificar en lo que respecta al sistema actual.

Durante el proceso de relevamiento de datos, se han detectado puntos a tener en

cuenta y posibles modificaciones para efectuar con mayor eficiencia las tareas y objetivos
propuestos por la compañía, como ser:

Coordinación de directivas hacia el gerente, vendedora, cadete y contador.

Necesidad de mejorar el control sobre interrupciones de tareas, planteo y registro de

prioridades.

Necesidad de informatizar operaciones productivas (stock, existencia de materiales),

comerciales (ventas, pedidos), administrativas (manejo de formularios y
documentación de personal) y sistemas de turnos.

Se sugiere un sistema de comunicación interno.

En relación a lo antes mencionado se sugiere considerar la posibilidad de informatizar

los procesos para así obtener mayor cantidad de información y control sobre el circuito
productivo y así brindar servicios ordenadamente a sus clientes.

Básicamente se obtienen y sugieren las siguientes propuestas en base a la información

obtenida, claro está, es plausible de modificación ya que se considera la necesidad de obtener
detalles omitidos en este análisis y se encuentran abiertas a sugerencias y propuestas por la
jefatura de la mencionada compañía.

Implementación de sistema informático para ventas, comunicación interna, control de

actividades, control de prioridades, sistema de turnos y reportes de situación de la
operatoria diaria.

Planteo de organigrama.

Registro de facturación, pedidos y actividad contable.

Registro de las tareas, interrupciones y prioridades de las mismas.

Listados de proveedores y clientes por tipo (común, gran cliente).

Estadísticas y consultas para la toma de decisiones.

A partir de la información obtenida se detalla:

Objetivos:

- Optimizar el funcionamiento del sector de ventas y compras de la empresa a través de la

implementación de un sistema informático.

Ventajas observadas:

- El proceso de compras de la empresa se presenta organizado y documentado mediante

formularios (nota de pedido, informe de recepción, factura de compra, legajo de compras,
órdenes de pago).

-Mismo proceso para cualquier forma de pago, ya sea con pago en efectivo o pago con tarjeta.

Desventajas observadas:

- El sistema funciona manualmente, lo cual requiere diariamente los controles de los

vencimientos de las facturas.

Soluciones propuestas:

- Informatización del sistema a través de un programa que gestione el ingreso de la

mercadería y lo integre con el proceso de ventas.

- Creación de un sistema de stock que contemple ingresos, egresos, e informe faltante

mínimos para la creación de una nota de pedido.

- Control automático de los vencimientos de las facturas de proveedores con la

posibilidad de generar informes, clasificación por fecha y por importe.

Datos importantes no relevados:

- Funcionamiento del sistema de stock de mercadería.

- Cantidad de personal involucrado en las tareas.

- Definición de jerarquías involucradas de la empresa para realizar organigrama.

- Definición de tiempos de tareas mensuales de contaduría.

- Ausencia de datos de comunicación interna en la compañía.