Pgina 1 : GUIA RAPIDA DE REPARTO 2008

NDICE________________________________________________________________2

PRESENTACIN_________________________________________________________3

1.TU CENTRO DE TRABAJO: LA UNIDAD DE REPARTO________________________4

2.TIPOS DE CORRESPONDENCIA_________________________________________5

3.TU JORNADA DE TRABAJO____________________________________________7

3.1.Inicio de jornada....................................................................................7

3.2.Tareas antes del reparto.........................................................................7

3.3.Tareas durante el reparto......................................................................11

3.3.1.Cmo proceder con la correspondencia ordinaria...........................11

3.3.2.Cmo proceder con la correspondencia registrada.........................12

3.4.Tareas despus del reparto....................................................................18

4.TABLA RESUMEN. 20

ANEXOS 21

GLOSARIO REPARTO22

DE

CUADRO RESUMEN DE PRODUCTOS SICER.25

AVISOS RECIBO.26

DE

AVISOS LLEGADA.28

DE

Pgina 2 : Presentacion

PRESENTACIN

Esta gua pretende ayudarte en la incorporacin a tu puesto de trabajo, esperamos te sea de ayuda en los primeros das que son los ms difciles.

Trata de una manera sencilla los procesos de trabajo del Cartero y la normativa de entrega de cada producto. Te dar una idea general de qu debes hacer tu primer da de trabajo. Despus poco a poco irs aprendiendo todos los detalles y peculiaridades de la distribucin.

El texto de este documento procede de otros manuales existentes, de aportaciones de grupos de mejora y de la experiencia compartida y aportada por tantos otros de tus nuevos compaeros.

Pgina 3 : La unidad de reparto

1. TU CENTRO DE TRABAJO: LA UNIDAD DE REPARTO

Para que tengas una idea de dnde estas dentro de la organizacin, el circuito del correo es el siguiente:

La Unidad de reparto ordinario es la encargada de distribuir eficientemente los envos recibidos, y devolver la informacin requerida, segn el tipo de envo, sobre el resultado de la entrega.

Cada Unidad de reparto tiene designada una zona de influencia. Los cdigos postales, que son cdigos de 5 cifras establecidos por Correos, facilitan la separacin de los envos segn su destino y zonas de distribucin.

Cada cdigo postal est compuesto por un nmero determinado de secciones. Una seccin es la zona o conjunto de calles que se encarga de repartir un cartero.

Pgina 4 : Tipos de correspondencia

2. TIPOS DE CORRESPONDENCIA

En tu trabajo te encontrars con una serie de productos que tendrs que repartir y que, a efectos de distribucin, se pueden clasificar de la siguiente manera:

CORRESPONDENCIA ORDINARIA

Es la que generalmente se deposita en buzones y se entrega con las garantas de rapidez y seguridad que ofrece Correos. Los productos que circulan bajo esta modalidad son:

Cartas y tarjetas Postales(llamada Lnea Bsica).

Impresos, publicorreo, peridicos y publicaciones peridicas(llamado Lnea Econmica).

Dentro de la correspondencia ordinaria est la correspondencia internacional(IPC), que se clasifica separada, se firma y aunque se deposita en casilleros domiciliarios, se lleva a reparto tambin separada del resto de correspondencia ordinaria para darle mayor seguridad. Tiene prioridad en el reparto.

Dentro de la correspondencia ordinaria tienen prioridad tambin los envos de lnea bsica, los peridicos y publicaciones peridicas.

CORRESPONDENCIA REGISTRADA

Son aquellos productos que ofrecen adems de la garanta general un mayor control en todo el proceso(admisin, curso y entrega).Tienen un cdigo de barras para su seguimiento y siempre se reciben y entregan bajo firma.

Certificados, notificaciones.

Giros: Son envos de dinero, la cantidad a pagar al destinatario viene en el impreso(en metlico un giro puede entregarse en domicilio hasta 300).

Reembolsos: Envos cuya entrega al destinatario se realiza previo abono del importe reembolsable, que aparece en el anverso del envo.

Postal Expres, paquete azul y paquete postal.

Postal Exprs Prisma Nacional.

El aviso de recibo es un servicio adicional, por lo que cualquiera de estos productos puede llevarlo.

Pgina 5 : Envios registrados

A continuacin detallaremos qu debes hacer con cada uno de los productos antes, durante y despus del reparto.

Pgina 6 : Jornada de trabajo

3. TU JORNADA DE TRABAJO

3.1. Inicio de jornada

Entras en tu puesto de trabajo segn el horario establecido en la Unidad. Lo primero que debes hacer es firmar tu entrada en las hojas destinadas a tal fin. Despus debers pasar por tu Seccin para hacerte una idea de cmo puede ir tu jornada. Es posible que all tengas ya correspondencia para el reparto de ese da.

3.2. Tareas antes del reparto

A primera hora de la jornada llega la ruta con la correspondencia que habr que clasificar y repartir ese da.

Con la correspondencia que llega a la Unidad realizamos la recepcin y descarga separando la correspondencia segn su modalidad. Una vez realizada la descarga se procede a la apertura de los contenedores y despachos recibidos, colocando cada uno en su puesto

correspondiente(registrada, bsica, econmica, IPC, clasificada a seccin, etc.). Al realizar esta operacin tendrs especial cuidado en comprobar las etiquetas de estos contenedores, tanto para cerciorarte del tipo de producto que contiene como para asegurar que corresponden con nuestro centro de distribucin.

El siguiente paso a realizar es la clasificacin general que consiste en separar la correspondencia en tantas casillas como secciones haya en la Unidad de Reparto. Esta clasificacin se realiza en diferentes puestos segn las diferentes lneas de producto: bsica, econmica, registrada, IPC. Separando dentro de cada lnea tambin por formatos. Como ayuda a esta tarea estn los listados de clasificacin general.

La

correspondencia

registrada

debe

grabarse

en

el

sistema

informtico

SGIE,

que

confeccionar automticamente las Hojas de Reparto.

Para ello, una vez clasificada la correspondencia registrada por secciones, debers revisar y clasificar los envos registrados de tu seccin antes de que el responsable de su grabacin los introduzca en el sistema SGIE. La clasificacin de los envos debes realizarla siguiendo la lista

de embarrie y tendrs que adherir una etiqueta blanca con cdigo de barras a los envos que no lleven ningn cdigo de barras que corresponda al nmero de origen del envo

Una vez finalizada la Clasificacin general y recogido el correo ordinario que corresponde a tu seccin (levantar monteras), habrs finalizado las tareas colectivas previas al reparto; pasars a tu Seccin, donde proceders a realizar el encasillado de la

correspondencia. El encasillado consiste en clasificar las cartas separndolas por calles y nmeros, siguiendo el orden marcado en el casillero de tu seccin que deber estar previamente rotulado.

Pgina 7 : Encasillado

En la seccin existe un plano de encasillado que marca el modo de realizar esta clasificacin. Es conveniente que te asegures que este plano es efectivamente el de tu seccin aunque en las nuevas mesascasillero es suficiente con la rotulacin.

Realizar el encasillado lo mejor posible es importante ya que de ello depende la eficiencia del trabajo posterior. Tras esta clasificacin realizars el embarriado, que consiste en ir sacando de los casilleros los envos y colocarlos en paquetes por nmeros o portales, ordenando un paquete detrs de otro segn el recorrido del reparto en la calle. Para no perder el orden puede ayudarte el numerar los paquetes. Es importante en este momento detectar los envos sujetos a Reenvo1.

Para hacer un buen embarriado es importante seguir la lista de embarrie ya que te va a indicar el orden en que realizars el recorrido. Para colocar los envos en la bolsa de alcance o en el carro de reparto/cofre, hay que colocar los en orden inverso al recorrido, es decir, el ltimo a repartir en el fondo de manera que el paquete de ms arriba sea el primero del recorrido.

La siguiente tarea a realizar es confeccionar la bolsa/saca de alcance (oruta). sta te servir para no tener que regresar a la Unidad a por el resto de correspondencia que no cabe en el carro de reparto/cofre de moto. La preparacin de esta bolsa es la siguiente:

- La correspondencia que debas entregar en la primera parte de tu recorrido, la llevars en el carro de reparto/cofre de moto, el resto ser lo que debes introducir en la bolsa/saca, depositando en el fondo lo ltimo que vayas a repartir.

-A esa bolsa/saca le ponemos una etiqueta indicando el n de la Seccin y el lugar donde est el buzn (calle), es muy importante, para que la persona encargada de depositar las bolsas/sacas en los buzones de ruta sepa a qu buzn pertenece (normalmente las bolsas llevan las etiquetas puestas, pero has de comprobar que corresponden a tu seccin).

Lleva la bolsa a la zona de salida para que la recoja el rutero.

Ver glosario de trminos al final de la gua.

Pgina 8 : Reenvio postal

A continuacin debers efectuar las peticiones de Reenvo postal de tu seccin. Para ello, tu Jefe te habr facilitado los sobres colectores y las etiquetas de las peticiones que vayan dndose de alta, asimismo podr facilitarte unos testigos para que te sea ms sencilla la localizacin de estos envos. Diariamente durante el embarriado debes detectar estos envos y separarlos. Debes reenviar la correspondencia al nuevo domicilio, an cuando tengas un nico envo. Tu Jefe te ir informando sobre las altas y bajas que se vayan produciendo.

Continuemos con el trabajo previo al reparto dentro de tu Unidad. Ya hemos clasificado, embarriado, confeccionado la bolsa/saca de alcance, llenado el carro de reparto/cofre de moto, y efectuado las peticiones de reenvo. Ahora debers recoger los envos registrados (giros, reembolsos, certificados, etc) y la Correspondencia I.P.C., para ello es necesario firmar el nmero de envos y la cantidad de dinero que recibes.

Junto con los envos registrados recibirs las Hojas de Reparto que imprime SGIE, donde figuran los envos registrados para tu seccin ordenados segn el recorrido. Los envos que no tenan cdigos de barras y hayas etiquetado con la etiqueta blanca, los anotars en el asiento correspondiente con los datos identificativos del destinatario y domicilio, nmero de origen y procedencia (es importante para no perder el rastro del envo). Puedes recibir relaciones de certificados para aquellos destinatarios que reciban muchos envos y se hayan dado de alta previamente en SGIE.

Por ltimo, antes de salir al reparto recuerda que debes recoger lo siguiente:

Llave del buzn de ruta.

Llaves de los buzones nmero 1.

Avisos de llegada sellados (el sello es la ubicacin de la oficina donde se pueden retirar

los envos que avises por ausencia del destinatario en horas de reparto).

Plano de recorrido.

Si procede, ttulo de transporte o llaves del vehculo.

Bolgrafo.

Pgina 9 : Trucos

Hay varios trucos para que recuerdes donde tienes que entregar un certificado o un envo IPC, por ejemplo:

-Poner una gua (trozo de papel) en el paquete de correspondencia ordinaria en el lugar que ocupara este envo si fuese ordinario, de manera que cuando llegues a esa calle o nmero sepas que ah tienes que entregar un certificado.

Dar la vuelta a la carta ordinaria anterior a la direccin en donde se entregara el certificado, para que al verla te recuerde que tienes que entregarlo.

Son ayudas para conseguirlo, seguro que pronto tendrs tu propio mtodo.

Pgina 10 : Tareas

3.3. Tareas durante el reparto

A la hora de realizar el reparto de la correspondencia seguirs el plano de recorrido, en l aparecen las calles y los nmeros correspondientes a tu Seccin.

Para acceder a los portales al llamar debes identificarte como personal de Correos. Por ejemplo, Buenos das, soy el cartero, traigo un certificado.

3.3.1.

Cmo

proceder

con

la

correspondencia

ordinaria

Debes procurar que el carro est custodiado mientras depositas la correspondencia.

Esto evitar posibles quejas y que al da siguiente el cliente las deje otra vez en tu buzn. Es preferible que repartas CALIDAD a CANTIDAD, en poco tiempo podrs hacer las dos cosas.

Antes de salir de cada portal acurdate de abrir el buzn N1, deposita las cartas en su buzn correcto, si son para devolver gurdalas para llevarlas de vuelta a la Unidad.

Cuando vayas acabando con el reparto de la correspondencia que traas en el carro/cofre, estars cerca del buzn de ruta. Recoge la correspondencia que habas preparado en la bolsa/saca de ruta. Si es saca, el llevarlos atados numerados te ayudar a organizarlos. Cercirate de que la puerta del buzn se quede cerrada y que no te has dejado la llave puesta,

gurdala, pues debes entregarla en la Unidad al regreso del reparto. Esta llave la recoges diariamente bajo firma y eres responsable de ella.

Pgina 11 : Los grandes exitos del reparto

LOS

GRANDES

XITOS

DEL

REPARTO

Identificarte

como

personal

de

Correos.

Comprobar que el envo corresponde con la calle, nmero, planta y puerta donde tienes que realizar la entrega.

Asegurarte de que los datos del destinatario corresponden con los que figuran en el casillero (nombre, piso,...). Si los datos identificativos del destinatario no figuran en el buzn, Los envos no se devuelven, se depositan en el buzn correspondiente, Si al da siguiente los encuentras en el buzn N1 proceders a su devolucin. Siempre ha de intentarse la entrega.

Si la correspondencia no cabe en el casillero debido a su volumen, intentaremos la entrega al Destinatario explicndole el motivo. Si no es posible su entrega confeccionaremos un Aviso de Llegada(M4) y lo dejaremos en el buzn, llevando el envo de vuelta a la Unidad, Consignando

en el reverso la causa, fecha y firma. Se entregar al responsable de la Unidad de Reparto Para que lo pase a la Unidad de Entrega en oficina.

Nunca dejes envos encima de los casilleros, crea una mala imagen de Correos y de tu profesionalidad.

Si la direccin es correcta, pero no coincide el nombre, la depositars en el buzn (solamente procederemos a devolver la correspondencia cuando estemos seguros que es correcto proceder de esta forma). Si no existiese esa direccin, ni la posibilidad de comprobar si es un error, la llevars a la Unidad para su devolucin.

3.3.2. Cmo proceder con la correspondencia registrada

Los envos registrados se entregan siempre en mano, en el domicilio del destinatario, a l o alguna persona autorizada2 que resida en el mismo, siempre que el destinatario o remitente no haya ordenado lo contrario.

Debes identificar a la persona a quien haces la entrega y su relacin con el destinatario pidindoles u documento oficial de identificacin (D.N.I., tarjeta de residencia, etc.) y anotndolo en la Hoja de Reparto, en el asiento correspondiente al envo en cuestin,

En la descripcin de cada producto registrado te indicaremos a quin se considera persona

autorizada.

Pgina 12 : Entrega

Despus pides al cliente que firme y que ponga la fecha. Si el envo lleva etiqueta con cdigo de barras, la firma se recoge en la etiqueta. Esta etiqueta hay que desprenderla y pegarla en la Hoja de Reparto de SGIE.

Si el destinatario de un envo certificado no figura en el buzn, pero figura su nmero de vivienda, intentaremos su entrega y no procederemos a su devolucin automticamente.

Si el destinatario se encuentra ausente y no fuese posible su entrega se confeccionar un Aviso de llegada (M4)3, rellenando ste con todos los datos requeridos en l (n, fecha, procedencia, remite, destinatario, tipodeproducto, etc.). Se dejar el aviso en el buzn y llevaremos el objeto a nuestra Unidad, donde se entregar al encargado de la liquidacin junto con la Hoja de Reparto, previa firma, para que lo pase a la Unidad de Entrega en Oficina.

Los Avisos de llegada informan al destinatario de la ubicacin de la oficina donde debe dirigirse para retirar el envo que se le ha avisado, de los horarios de la misma y del tiempo de permanencia del envo sen dicha Oficina segn el tipo de producto (para certificados es de 15das, acuerdos especiales

O notificaciones 7 das) por lo que debes asegurarte de cumplimentar correctamente los datos de producto y modalidad y que esos, y todos los dems datos, sean legibles.

A la hora de la entrega debes

Pgina 13 : Entrega fallida

En caso de entrega fallida, indicars en el AR4 la causa, pondrs la fecha, firma e identificacin sin despegarlo del envo. Segn el tipo de envo se quedar pendiente de un nuevo intento o pasar a la Unidad de Lista, el responsable de la liquidacin en SGIE te ayudar.

En la actualidad el cliente puede contratar un servicio prcticamente a medida, en cuanto a condiciones de entrega del envo al destinatario, por ello, te puedes encontrar certificados y notificaciones que difieren en cuanto a plazos de entrega, intentos de reparto y formato de presentacin.

No te preocupes, esto lo aprenders poco a poco con la ayuda de tu jefe que te facilitar toda la informacin que necesites para una correcta entrega de todos los envos. Si tienes dudas durante el reparto, es preferible llevar de vuelta el envo a la Unidad para que te expliquen la operativa antes que entregarlo de forma incorrecta, como ya hemos dicho antes, es preferible que repartas CALIDAD a CANTIDAD, en poco tiempo podrs hacer las dos cosas.

Ver cumplimentacin en Anexo.

Pgina 14 : Tipos de envio registrados

Vamos a hacer un breve repaso por algunos de los distintos tipos de envos registrados:

NOTIFICACIONES

Se diferencian por que la palabra notificacin debe estar en el anverso, junto al membrete y/o en el Aviso de Recibo. Son certificados que tienen un carcter oficial especificado por el remitente que lo enva, Juzgados, Ayuntamientos, etc. Tienen dos intentos de entrega y prcticamente todas tienen Aviso de Recibo. La entrega al destinatario sigue el mismo patrn que el certificado normal, teniendo en cuenta que el Aviso de Recibo ha de ser cumplimentado por el destinatario o receptor del envo, desprendido y llevado a la Unidad para su tratamiento.

Si en el primer intento no puedes realizar la entrega, traeras la notificacin devuelta a la unidad de reparto especificando en el lugar indicado (Hoja de Reparto y tambin Aviso de Recibo) la incidencia por la cual no has podido efectuar la entrega.

Se efectuar un segundo intento dentro de los tres das siguientes, y si tampoco puedes realizar la entrega, debes adems de especificar en la Hoja SGIE y en el Aviso de Recibo el motivo de no entrega, confeccionar un Aviso de Llegada indicando la fecha, y hora en que has intentado su entrega, tipo de producto y modalidad y de ms datos, y depositar dicho aviso de llegada en el buzn del destinatario.

REEMBOLSOS

Son aquellos envos certificados que se entregan bajo firma, cobrando la cantidad especificada por el remitente en la cubierta del envo. Comprobaremos antes de Salir de la Unidad que la cantidad que indica la hoja de Reparto coincide con la del envo, si no se lo comunicaremos al responsable.

Previamente a su entrega, cobraremos la cantidad total del importe que figura en la hoja de Reparto. El dinero siempre lo cobrars en METALICO, no aceptes talones o similar.

Lo entregars con las mismas formalidades que los certificados en general, recogiendo la firma en la hoja de reparto y en su caso en el Aviso de Recibo.

Los reembolsos circulan de dos formas, sin documentacin, donde toda la informacin est ya en SGIE, o con multihoja (M11R). En este ltimo caso, en la entrega separaremos el original del multihoja del envo y la traeremos junto con el dinero a la Unidad, para su posterior entrega a la persona responsable.

Pgina 15 : Comprobar el contenido

El destinatario podr comprobar el contenido del envo antes de aceptarlo slo si en la cubierta del envo figura la autorizacin del remitente, si es carta, paquete postal u objeto precintado no podr comprobarse su contenido (esta opcin solo se da en algunos envos de venta por correo).

GIROS

Son pagos que se realizan a travs de Correos a personas fsicas o jurdicas, pueden ser en metlico o mediante cheque. Al igual que la correspondencia certificada los recibirs y entregars bajo firma. Su entrega se realiza en el domicilio del destinatario, tanto en cheque como en metlico, siempre que en este ltimo caso no supere la cantidad de 300 euros.

Antes de realizar el pago, pediremos al destinatario el D.N.I, Pasaporte u otro documento vlido, para comprobar su identidad, lo anotaremos en el impreso de giro y en la hoja de reparto. El destinatario nos firmar en la Hoja de Reparto, en el impreso de giro y pondr la cantidad recibida en letras y cumplimentar el Aviso de Recibo en caso de llevarlo.

Cuando el pago no se realice al propio destinatario la persona que lo reciba debe ser mayor de edad y estar autorizada por escrito y adems de realizar el proceso correspondiente, deber constatar el nombre en el impreso de giro y en la Hoja de Reparto.

Realizado el pago se desprende del impreso de giro el taln para el destinatario donde vienen los datos del remitente e importe del giro y se entrega al receptor de envo.

Pgina 16 : Giros internacionales

A veces, los giros internacionales pueden llevar la indicacin de Pagar en propia mano. En este caso, nicamente se puede pagar al destinatario, an cuando ste haya autorizado por escrito a una tercera persona.

Pgina 17 : Tareas despues del reparto

3.4. Tareas despus del reparto

De vuelta a la Unidad hay una serie de operaciones que debes realizar con los envos que no has podido entregar.

1.

Envos registrados: Debes separarlos de la siguiente manera antes de entregrselos al

responsable de la liquidacin en SGIE:

Devueltos: Debes estampar el sello de DEVUELTO sobre la direccin del

destinatario sin invalidar el cdigo de barras para su tratamiento posterior. Si no tienen Aviso de Recibo debes estampar el sello de incidencias o pegatina de causas de devolucin CN15 tanto envos nacionales como internacionales en el anverso del sobre, indicando el motivo de devolucin del envo, pondrs adems tu nmero de seccin, firma y fecha. Si tienen Aviso de Recibo, las causas de devolucin vienen detalladas en el mismo, para que marques la que corresponda.

Avisados: Tienes que anotar en el reverso del envo o en el Aviso de

Recibo el motivo de la no entrega, la fecha y hora del intento de entrega, tu firma y tu seccin. En la Hoja de Reparto tambin se anotar el motivo y la hora. Estos envos pasan a la Oficina para su entrega en Lista.

En depsito: Para un 2 intento de entrega: En el envo, igual que en el

caso de los avisados tienes que anotar el motivo de la no entrega, la fecha y hora del intento de entrega, tu firma y tu seccin. En la Hoja de Reparto el motivo y la hora. Se entregan por separado para volverlos a sacar dentro de los tres das siguientes.

Debes realizar el siguiente balance para la liquidacin en la Hoja de Reparto, anotando el nmero de envos de cada situacin y, en el caso de giros y reembolsos, sumando los importes en cada caso, as como el importe total a devolver al responsable de la liquidacin:

En el caso de reembolsos cobrados, entregars el original del multihoja en caso de tenerlo y, de los giros pagados entregars los talones de oficina.

Pgina 18 : Avisos de recibo

2.

Avisos

de

Recibo:

Debes

revisar

que

se

han

cumplimentado

todos

los

datos

correspondientes a la entrega (tanto del primer como segundo intento) y estampar el sello de la Unidad, con tu nmero de identificacin y firma. Debes separar los Avisos de recibo SICER del resto (se diferencian principalmente porque en los ARSICER pone Devolver a Centro de Control de Notificaciones o Certificados y llevan siempre cdigo de barras):

Los Avisos de Recibo SICER los entregars junto con los envos registrados

a responsable de SGIE para su liquidacin.

El resto de ARs se cursan en el mismo da, asegrate de que todos los

datos estn cumplimentados.

3.

Correspondencia ordinaria.

Devoluciones: Se acta igual que con la correspondencia registrada, es

decir, debes estampar el sello de DEVUELTO sobre la direccin del destinatario y el sello de incidencias o pegatina de causas de devolucinCN15 en el anverso del sobre, indicando el motivo de devolucin, pondrs adems tu n seccin, firma y fecha.

Pgina 19 : Tabla resumen

4. TABLA RESUMEN

TAREAS

NO OLVIDES ?Firmar la entrada en la hoja de firmasTRABAJOCOLECTIVO

Inicio de Jornada

entrada/ salida. ?Pasar por seccin.

Recepcin de ?Descarga y apertura de los distintos contenedores

(correspondencia ordinaria, registrada, IPC). Ruta ?Colocar los contenedores en los puestos de clasificacin segn productos y formatos Clasificacin General Preparacin Previa

?Clasificacin de la correspondencia por secciones.

?Comprobar y embarriar envos registrados para suTRABAJOINDIVIDUAL deintroduccin de barras de origen. ?Clasificar tu seccin segn el plano de encasillado y/o rotulacin de la mesa. ?Embarriar la correspondencia. ?Efectuar las peticiones de Reenvo postal. en SGIE.

Envos SGIE Etiquetar los envos que no lleven etiqueta o cdigo

Tareas Previas?Preparar primero la ruta y luego el carro de al Reparto reparto/cofre de moto. ?Firmar y recoger llave del buzn de alcance. ?Recoger envos registrados y dinero, y anotar datos en los envos que hayamos etiquetado, en la Hoja de Reparto. Recoger los envos IPC. Firmar la hoja de firmas

?Revisar que no quede nada de lo debes sacar a reparto: Avisos de

Pgina 20 : Glosario de reparto

GLOSARIO DE REPARTO

AVISOS DE LLEGADA (M4): Es un documento que sirve para avisar a los destinatarios que tienen un certificado, giros u otro envo registrado que no ha podido ser entregado en su domicilio. Debes cumplimentar todos los datos con letra clara y legible y embuzonarlo en el mismo momento del intento fallido.

AVISO DE RECIBO (A.R.)oM35plus: Se trata de un servicio adicional de cualquier envo certificado. Consiste en un impreso que viene adherido a estos envos y que se devuelve al remitente cumplimentado para darle informacin sobre el resultado de la entrega. En el momento del intento de entrega al destinatario deberemos recoger todos los datos requeridos como prueba de haberse efectuado la misma.

BUZN DEPSITO (RUTA O ALCANCE): Es un buzn de color verde, colocado estratgicamente a lo largo del recorrido para acercarte la correspondencia a ese punto. Tendrs una llave del mismo. Vendrn sealados en el plano de recorrido.

BUZN N1: Es un buzn que se encuentra en cada portal (el primero), como uno ms de los casilleros domiciliarios, donde los destinatarios depositan la correspondencia mal embuzonada (dispondrs de una llave universal para poder vaciar su contenido).

BUZONEO: Se define con este trmino la accin de introducir la correspondencia en los casilleros domiciliarios de los destinatarios.

CORRESPONDENCIA I.P.C: Correspondencia internacional ordinaria procedente de pases adheridos al acuerdo IPC y sujeta a unos plazos de entrega especficos. Se recoge bajo firma aunque no es necesario anotarla. Se reparte como el resto de correspondencia ordinaria y hay que intentar entregar toda, pero si queda algo sin repartir, al regreso debe entregarse al responsable para su control, por ello no debe mezclarse con el resto de a correspondencia ordinaria.

DESPACHO: Conjunto de correspondencia certificada que viaja junto con la relacin detallada de los envos, dentro de un sobre o bandeja.

EMBARRIADO: Tarea que consiste en ordenar la correspondencia de tu Seccin, haciendo paquetes por nmeros o portales, segn el itinerario que sigues en reparto.

ENVIOS CON VALOR DECLARADO: Correspondencia acogida a un seguro especial que dar lugar a una indemnizacin en caso de extravo o deterioro, esta indemnizacin ser igual a la cantida declarada por el remitente. Tambin se entrega bajo firma, como el resto de envos registrados.

GIROS:Sonpagosqueserealizanapersonasoentidadesenmtalicooencheque.

HOJA DE REPARTO: Documento dnde aparecen anotados los envos registrados (certificados, notificaciones, giros, reembolsos, etc.) de tu seccin y donde se recoge la firma del destinatario o se adhiere la etiqueta de cdigo de barras con la firma del destinatario.

HOJA DE FIRMAS: Documento que imprime Sera de donde aparece un resumen del nmero de envos y dinero entregado a cada seccin para el reparto. En ella cada cartero debe firmar la recepcin antes de salir a reparto.

Pgina 21 : Hoja de firmas

HOJA DE FIRMAS ENTRADA/SALIDA: Listado de nombres donde se recoge todo el personal que presta servicio en la Unidad y se registra la asistencia diaria al trabajo.

LISTA DE EMBARRIE: Se trata de una relacin de todas las direcciones de una seccin ordenadas segn su entrega, para preparar la correspondencia a distribuir una vez clasificada en nuestra mesa y que coincide con el itinerario a seguir, de manera que embarriando correctamente, te va guiando en el recorrido. Cada seccin tiene su propia lista de embarrie.

LISTADO DE CLASIFICACION GENERAL: Listado de todas las calles que se reparten desde esa Unidad de Reparto y la seccin a la que pertenecen. Sirven de ayuda para la clasificacin general a seccin.

MONTERAS:Sonlosmontonesdecorrespondenciapertenecientesacadaunadelasseccionesqueprovi enendelaclasificacingeneraldelosenvos.Sunombresedebeaqueestaclasificacinserealizabaenm esasgrandesysegenerabaunmontnporcadaunadelassecciones.

NOTIFICACIN: Envo registrado con carcter oficial especificado en el sobre por el remitente que lo enva (Juzgados, Ayuntamientos, etc.). Tiene dos intentos de entrega a domicilio y lleva aviso de recibo.

PLANO DE ENCASILLADO: Indica cmo se dividen los casilleros a la hora de clasificar los envos en la mesa del cartero (seccin). Debe seguir un orden para facilitar el posterior embarriado y mientras ms dividido est te ser ms fcil embarriar posteriormente la correspondencia.

PLANO DE RECORRIDO: Es un plano de la zona de reparto, figuran las calles de tu Seccin, los buzones verdes y el itinerario a seguir, tambin pueden detallarse ayudas para facilitarte el reparto (Ej. se accede por detrs, medio de transporte que te lleva a la seccin, etc.).

REEMBOLSO: Envos que se entregan al destinatario previo abono de una cantidad que aparece en la cubierta del mismo.

REENVO POSTAL: Es un servicio de reexpedicin de correspondencia mediante el cual un destinatario que ha cambiado de direccin sigue recibiendo sus envos, previa solicitud y pago de la tarifa correspondiente, an cuando stos vayan dirigidos a su domicilio anterior. Se enva la correspondencia dirigida a su antigua direccin a la nueva, mediante sobres colectores la ordinaria (segn la cantidad y el tamao de los envos) y siempre individualmente la registrada; adhiriendo una etiqueta con la nueva direccin tanto en el sobre colector como en los envos cursados individualmente. No se efectan reexpediciones que no hayan sido previamente contratadas.

RUTA: Correspondencia que se prepara en la saca de ruta o bolsa de alcance, para recoger durante el recorrido de reparto.

RUTERO: Persona encargada de llevar las rutas (saca de ruta o bolsa de enlace o bolsa de alcance) al buzn depsito o alcance.

SACA DE RUTA O BOLSA DE ALCANCE: Son bolsas/sacas donde depositas la correspondencia ordinaria que no te cabe en el carro/cofre para su posterior reparto. Hay un encargado de distribuirlas, el rutero, l lo dejar en tu buzn de ruta para que la recojas durante el recorrido.

Pgina 22 : Seccion

SECCIN: Es el territorio (fraccin de distrito o cdigo postal) que se asigna a un cartero para la entrega de correspondencia. En algunas zonas tambin se denomina barrio o sector.

SGIE: (Sistema de Gestin Integral de Envos) es un sistema informtico de registro de envos que facilita la localizacin informtica (situacin) de stos en todo momento. Reemplaza al anterior sistema de gestin de envos, SERADE (Sistema de Envos Registrados Admisin Distribucin y Entrega).

SICER: Sistema informtico de seguimiento y control de envos registrados de grandes clientes que suministra retorno de informacin al remitente mediante medios electrnicos.

Pgina 23 : Cuadro resumen de productos SICER

GUA RPIDA PARA EL REPARTO

CUADRO RESUMEN DE PRODUCTOS SICER

Notificaciones informatizadas y Productos Registrados

Cmara Comercio

Pgina 24 : Avisos de recibo

AVISOS DE RECIBO

Ejemplo Aviso de Recibo de Notificacin NT:

Ejemplo Aviso de Recibo integrado en sobre de Notificacin NT: Datos entrega Datos receptor Sello de fechas

Pgina 25 : Avisos de recibo II

Pgina 26 : Cumplimentacion de avisos de llegada

AVISOS DE LLEGADA

Cumplimentacin de Aviso de Llegada

Antes de salir a reparto, cumplimentar los siguientes datos:

Durante el reparto, EN EL MOMENTO en que se comprueba que no es posible la

entrega se cumplimentan los siguientes datos:

Nota Importante sobre la confeccin de los Avisos de Llegada

�

Solamente se confeccionar un Aviso por destinatario. Para una misma

direccin y distintos destinatarios, se confeccionar un aviso de llegada para cada producto y destinatario.

�

Si un mismo destinatario recibe varios envos y se trata del mismo producto y

modalidad, podrn incluirse en el mismo aviso, especificndose los nmeros de

Pgina 27 : Embuzonado Pgina 27 : Embuzonado

NDICE________________________________________________________________2

PRESENTACIN_________________________________________________________3

1.TU CENTRO DE TRABAJO: LA UNIDAD DE REPARTO________________________4

2.TIPOS DE CORRESPONDENCIA_________________________________________5

3.TU JORNADA DE TRABAJO____________________________________________7

3.1.Inicio de jornada....................................................................................7

3.2.Tareas antes del reparto.........................................................................7

3.3.Tareas durante el reparto......................................................................11

3.3.1.Cmo proceder con la correspondencia ordinaria...........................11

3.3.2.Cmo proceder con la correspondencia registrada.........................12

3.4.Tareas despus del reparto....................................................................18

4.TABLA RESUMEN. 20

ANEXOS 21

GLOSARIO REPARTO22

DE

CUADRO RESUMEN DE PRODUCTOS SICER.25

AVISOS RECIBO.26

DE

AVISOS LLEGADA.28

DE

PRESENTACIN

Esta gua pretende ayudarte en la incorporacin a tu puesto de trabajo, esperamos te sea de ayuda en los primeros das que son los ms difciles.

Trata de una manera sencilla los procesos de trabajo del Cartero y la normativa de entrega de cada producto. Te dar una idea general de qu debes hacer tu primer da de trabajo. Despus poco a poco irs aprendiendo todos los detalles y peculiaridades de la distribucin.

El texto de este documento procede de otros manuales existentes, de aportaciones de grupos de mejora y de la experiencia compartida y aportada por tantos otros de tus nuevos compaeros.

1. TU CENTRO DE TRABAJO: LA UNIDAD DE REPARTO

Para que tengas una idea de dnde estas dentro de la organizacin, el circuito del correo es el siguiente:

La Unidad de reparto ordinario es la encargada de distribuir eficientemente los envos recibidos, y devolver la informacin requerida, segn el tipo de envo, sobre el resultado de la entrega.

Cada Unidad de reparto tiene designada una zona de influencia. Los cdigos postales, que son cdigos de 5 cifras establecidos por Correos, facilitan la separacin de los envos segn su destino y zonas de distribucin.

Cada cdigo postal est compuesto por un nmero determinado de secciones. Una seccin es la zona o conjunto de calles que se encarga de repartir un cartero.

2. TIPOS DE CORRESPONDENCIA

En tu trabajo te encontrars con una serie de productos que tendrs que repartir y que, a efectos de distribucin, se pueden clasificar de la siguiente manera:

CORRESPONDENCIA ORDINARIA

Es la que generalmente se deposita en buzones y se entrega con las garantas de rapidez y seguridad que ofrece Correos. Los productos que circulan bajo esta modalidad son:

Cartas y tarjetas Postales(llamada Lnea Bsica).

Impresos, publicorreo, peridicos y publicaciones peridicas(llamado Lnea Econmica).

Dentro de la correspondencia ordinaria est la correspondencia internacional(IPC), que se clasifica separada, se firma y aunque se deposita en casilleros domiciliarios, se lleva a reparto tambin separada del resto de correspondencia ordinaria para darle mayor seguridad. Tiene prioridad en el reparto.

Dentro de la correspondencia ordinaria tienen prioridad tambin los envos de lnea bsica, los peridicos y publicaciones peridicas.

CORRESPONDENCIA REGISTRADA

Son aquellos productos que ofrecen adems de la garanta general un mayor control en todo el proceso(admisin, curso y entrega).Tienen un cdigo de barras para su seguimiento y siempre se reciben y entregan bajo firma.

Certificados, notificaciones.

Giros: Son envos de dinero, la cantidad a pagar al destinatario viene en el impreso(en metlico un giro puede entregarse en domicilio hasta 300).

Reembolsos: Envos cuya entrega al destinatario se realiza previo abono del importe reembolsable, que aparece en el anverso del envo.

Postal Expres, paquete azul y paquete postal.

Postal Exprs Prisma Nacional.

El aviso de recibo es un servicio adicional, por lo que cualquiera de estos productos puede llevarlo.

A continuacin detallaremos qu debes hacer con cada uno de los productos antes, durante y despus del reparto.

3. TU JORNADA DE TRABAJO

3.1. Inicio de jornada

Entras en tu puesto de trabajo segn el horario establecido en la Unidad. Lo primero que debes hacer es firmar tu entrada en las hojas destinadas a tal fin. Despus debers pasar por tu Seccin para hacerte una idea de cmo puede ir tu jornada. Es posible que all tengas ya correspondencia para el reparto de ese da.

3.2. Tareas antes del reparto

A primera hora de la jornada llega la ruta con la correspondencia que habr que clasificar y repartir ese da.

Con la correspondencia que llega a la Unidad realizamos la recepcin y descarga separando la correspondencia segn su modalidad. Una vez realizada la descarga se procede a la apertura de los contenedores y despachos recibidos, colocando cada uno en su puesto correspondiente(registrada, bsica, econmica, IPC, clasificada a seccin, etc.). Al realizar esta operacin tendrs especial cuidado en comprobar las etiquetas de estos contenedores, tanto para cerciorarte del tipo de producto que contiene como para asegurar que corresponden con nuestro centro de distribucin.

El siguiente paso a realizar es la clasificacin general que consiste en separar la correspondencia en tantas casillas como secciones haya en la Unidad de Reparto. Esta

clasificacin se realiza en diferentes puestos segn las diferentes lneas de producto: bsica, econmica, registrada, IPC. Separando dentro de cada lnea tambin por formatos. Como ayuda a esta tarea estn los listados de clasificacin general.

La

correspondencia

registrada

debe

grabarse

en

el

sistema

informtico

SGIE,

que

confeccionar automticamente las Hojas de Reparto.

Para ello, una vez clasificada la correspondencia registrada por secciones, debers revisar y clasificar los envos registrados de tu seccin antes de que el responsable de su grabacin los introduzca en el sistema SGIE. La clasificacin de los envos debes realizarla siguiendo la lista de embarrie y tendrs que adherir una etiqueta blanca con cdigo de barras a los envos que no lleven ningn cdigo de barras que corresponda al nmero de origen del envo

Una vez finalizada la Clasificacin general y recogido el correo ordinario que corresponde a tu seccin (levantar monteras), habrs finalizado las tareas colectivas previas al reparto; pasars a tu Seccin, donde proceders a realizar el encasillado de la correspondencia. El encasillado consiste en clasificar las cartas separndolas por calles y nmeros, siguiendo el orden marcado en el casillero de tu seccin que deber estar previamente rotulado.

En la seccin existe un plano de encasillado que marca el modo de realizar esta clasificacin. Es conveniente que te asegures que este plano es efectivamente el de tu seccin aunque en las nuevas mesascasillero es suficiente con la rotulacin.

Realizar el encasillado lo mejor posible es importante ya que de ello depende la eficiencia del trabajo posterior. Tras esta clasificacin realizars el embarriado, que consiste en ir sacando de los casilleros los envos y colocarlos en paquetes por nmeros o portales, ordenando un paquete detrs de otro segn el recorrido del reparto en la calle. Para no perder el orden puede ayudarte el numerar los paquetes. Es importante en este momento detectar los envos sujetos a Reenvo1.

Para hacer un buen embarriado es importante seguir la lista de embarrie ya que te va a indicar el orden en que realizars el recorrido. Para colocar los envos en la bolsa de alcance o en el carro de reparto/cofre, hay que colocar los en orden inverso al recorrido, es decir, el ltimo a repartir en el fondo de manera que el paquete de ms arriba sea el primero del recorrido.

La siguiente tarea a realizar es confeccionar la bolsa/saca de alcance (oruta). sta te servir para no tener que regresar a la Unidad a por el resto de correspondencia que no cabe en el carro de reparto/cofre de moto. La preparacin de esta bolsa es la siguiente:

- La correspondencia que debas entregar en la primera parte de tu recorrido, la llevars en el carro de reparto/cofre de moto, el resto ser lo que debes introducir en la bolsa/saca, depositando en el fondo lo ltimo que vayas a repartir.

-A esa bolsa/saca le ponemos una etiqueta indicando el n de la Seccin y el lugar donde est el buzn (calle), es muy importante, para que la persona encargada de depositar las bolsas/sacas en los buzones de ruta sepa a qu buzn pertenece (normalmente las bolsas llevan las etiquetas puestas, pero has de comprobar que corresponden a tu seccin).

Lleva la bolsa a la zona de salida para que la recoja el rutero.

Ver glosario de trminos al final de la gua.

A continuacin debers efectuar las peticiones de Reenvo postal de tu seccin. Para ello, tu Jefe te habr facilitado los sobres colectores y las etiquetas de las peticiones que vayan dndose de alta, asimismo podr facilitarte unos testigos para que te sea ms sencilla la localizacin de estos envos. Diariamente durante el embarriado debes detectar estos envos y separarlos. Debes reenviar la correspondencia al nuevo domicilio, an cuando tengas un nico envo. Tu Jefe te ir informando sobre las altas y bajas que se vayan produciendo.

Continuemos con el trabajo previo al reparto dentro de tu Unidad. Ya hemos clasificado, embarriado, confeccionado la bolsa/saca de alcance, llenado el carro de reparto/cofre de moto, y efectuado las peticiones de reenvo. Ahora debers recoger los envos registrados (giros, reembolsos, certificados, etc) y la Correspondencia I.P.C., para ello es necesario firmar el nmero de envos y la cantidad de dinero que recibes.

Junto con los envos registrados recibirs las Hojas de Reparto que imprime SGIE, donde figuran los envos registrados para tu seccin ordenados segn el recorrido. Los envos que no tenan cdigos de barras y hayas etiquetado con la etiqueta blanca, los anotars en el asiento correspondiente con los datos identificativos del destinatario y domicilio, nmero de origen y procedencia (es importante para no perder el rastro del envo). Puedes recibir relaciones de certificados para aquellos destinatarios que reciban muchos envos y se hayan dado de alta previamente en SGIE.

Por antes de salir al reparto recuerda que debes recoger lo siguiente:

ltimo,

Llave del buzn de ruta.

Llaves de los buzones nmero 1.

Avisos de llegada sellados (el sello es la ubicacin de la oficina donde se

pueden retirar los envos que avises por ausencia del destinatario en horas de reparto).

Plano de recorrido.

Si procede, ttulo de transporte o llaves del vehculo.

Bolgrafo.

Hay varios trucos para que recuerdes donde tienes que entregar un certificado o un envo IPC, por ejemplo:

-Poner una gua (trozo de papel) en el paquete de correspondencia ordinaria en el lugar que ocupara este envo si fuese ordinario, de manera que cuando llegues a esa calle o nmero sepas que ah tienes que entregar un certificado.

Dar la vuelta a la carta ordinaria anterior a la direccin en donde se entregara el certificado, para que al verla te recuerde que tienes que entregarlo.

Son ayudas para conseguirlo, seguro que pronto tendrs tu propio mtodo.

3.3. Tareas durante el reparto

A la hora de realizar el reparto de la correspondencia seguirs el plano de recorrido, en l aparecen las calles y los nmeros correspondientes a tu Seccin.

Para acceder a los portales al llamar debes identificarte como personal de Correos. Por ejemplo, Buenos das, soy el cartero, traigo un certificado.

3.3.1.

Cmo

proceder

con

la

correspondencia

ordinaria

Debes procurar que el carro est custodiado mientras depositas la correspondencia.

Esto evitar posibles quejas y que al da siguiente el cliente las deje otra vez en tu buzn. Es preferible que repartas CALIDAD a CANTIDAD, en poco tiempo podrs hacer las dos cosas.

Antes de salir de cada portal acurdate de abrir el buzn N1, deposita las cartas en su buzn correcto, si son para devolver gurdalas para llevarlas de vuelta a la Unidad.

Cuando vayas acabando con el reparto de la correspondencia que traas en el carro/cofre, estars cerca del buzn de ruta. Recoge la correspondencia que habas preparado en la bolsa/saca de ruta. Si es saca, el llevarlos atados numerados te ayudar a organizarlos. Cercirate de que la puerta del buzn se quede cerrada y que no te has dejado la llave puesta, gurdala, pues debes entregarla en la Unidad al regreso del reparto. Esta llave la recoges diariamente bajo firma y eres responsable de ella.

LOS

GRANDES

XITOS

DEL

REPARTO

Identificarte

como

personal

de

Correos.

Comprobar que el envo corresponde con la calle, nmero, planta y puerta donde tienes que realizar la entrega.

Asegurarte de que los datos del destinatario corresponden con los que figuran en el casillero (nombre, piso,...). Si los datos identificativos del destinatario no figuran en el buzn, Los envos no se devuelven, se depositan en el buzn correspondiente, Si al da siguiente los encuentras en el buzn N1 proceders a su devolucin. Siempre ha de intentarse la entrega.

Si la correspondencia no cabe en el casillero debido a su volumen, intentaremos la entrega al Destinatario explicndole el motivo. Si no es posible su entrega confeccionaremos un Aviso de Llegada(M4) y lo dejaremos en el buzn, llevando el envo de vuelta a la Unidad, Consignando en el reverso la causa, fecha y firma. Se entregar al responsable de la Unidad de Reparto Para que lo pase a la Unidad de Entrega en oficina.

Nunca dejes envos encima de los casilleros, crea una mala imagen de Correos y de tu profesionalidad.

Si la direccin es correcta, pero no coincide el nombre, la depositars en el buzn (solamente procederemos a devolver la correspondencia cuando estemos seguros que es correcto proceder de esta forma). Si no existiese esa direccin, ni la posibilidad de comprobar si es un error, la llevars a la Unidad para su devolucin.

3.3.2. Cmo proceder con la correspondencia registrada

Los envos registrados se entregan siempre en mano, en el domicilio del destinatario, a l o alguna persona autorizada2 que resida en el mismo, siempre que el destinatario o remitente no haya ordenado lo contrario.

Debes identificar a la persona a quien haces la entrega y su relacin con el destinatario pidindoles u documento oficial de identificacin (D.N.I., tarjeta de residencia, etc.) y anotndolo en la Hoja de Reparto, en el asiento correspondiente al envo en cuestin,

En la descripcin de cada producto registrado te indicaremos a quin se considera persona

autorizada.

Despus pides al cliente que firme y que ponga la fecha. Si el envo lleva etiqueta con cdigo de barras, la firma se recoge en la etiqueta. Esta etiqueta hay que desprenderla y pegarla en la Hoja de Reparto de SGIE.

Si el destinatario de un envo certificado no figura en el buzn, pero figura su nmero de vivienda, intentaremos su entrega y no procederemos a su devolucin automticamente.

Si el destinatario se encuentra ausente y no fuese posible su entrega se confeccionar un Aviso de llegada (M4)3, rellenando ste con todos los datos requeridos en l (n, fecha, procedencia, remite, destinatario, tipodeproducto, etc.). Se dejar el aviso en el buzn y llevaremos el objeto a nuestra Unidad, donde se entregar al encargado de la liquidacin junto con la Hoja de Reparto, previa firma, para que lo pase a la Unidad de Entrega en Oficina.

Los Avisos de llegada informan al destinatario de la ubicacin de la oficina donde debe dirigirse para retirar el envo que se le ha avisado, de los horarios de la misma y del tiempo de permanencia del envo sen dicha Oficina segn el tipo de producto (para certificados es de 15das, acuerdos especiales

O notificaciones 7 das) por lo que debes asegurarte de cumplimentar correctamente los datos de producto y modalidad y que esos, y todos los dems datos, sean legibles.

A la hora de la entrega debes de tener en cuenta si el envo tiene Aviso de Recibo o AR (cartulina adherida al envo). Si fuese as, el destinatario cumplimentar todos los datos solicitados en el A.R., lo desprenders y guardars para una vez en la Unidad, ponerle el sello de fechas, firmarlos y entregarlos al responsable.

Ver cumplimentacin en Anexo.

En caso de entrega fallida, indicars en el AR4 la causa, pondrs la fecha, firma e identificacin sin despegarlo del envo. Segn el tipo de envo se quedar pendiente de un nuevo intento o pasar a la Unidad de Lista, el responsable de la liquidacin en SGIE te ayudar.

En la actualidad el cliente puede contratar un servicio prcticamente a medida, en cuanto a condiciones de entrega del envo al destinatario, por ello, te puedes encontrar certificados y notificaciones que difieren en cuanto a plazos de entrega, intentos de reparto y formato de presentacin.

No te preocupes, esto lo aprenders poco a poco con la ayuda de tu jefe que te facilitar toda la informacin que necesites para una correcta entrega de todos los envos. Si tienes dudas durante el reparto, es preferible llevar de vuelta el envo a la Unidad para que te expliquen la operativa antes que entregarlo de forma incorrecta, como ya hemos dicho antes, es preferible que repartas CALIDAD a CANTIDAD, en poco tiempo podrs hacer las dos cosas.

Ver cumplimentacin en Anexo.

Vamos a hacer un breve repaso por algunos de los distintos tipos de envos registrados:

NOTIFICACIONES

Se diferencian por que la palabra notificacin debe estar en el anverso, junto al membrete y/o en el Aviso de Recibo. Son certificados que tienen un carcter oficial especificado por el remitente que lo enva, Juzgados, Ayuntamientos, etc. Tienen dos intentos de entrega y prcticamente todas tienen Aviso de Recibo. La entrega al destinatario sigue el mismo patrn que el certificado normal, teniendo en cuenta que el Aviso de Recibo ha de ser cumplimentado por el destinatario o receptor del envo, desprendido y llevado a la Unidad para su tratamiento.

Si en el primer intento no puedes realizar la entrega, traeras la notificacin devuelta a la unidad de reparto especificando en el lugar indicado (Hoja de Reparto y tambin Aviso de Recibo) la incidencia por la cual no has podido efectuar la entrega.

Se efectuar un segundo intento dentro de los tres das siguientes, y si tampoco puedes realizar la entrega, debes adems de especificar en la Hoja SGIE y en el Aviso de Recibo el motivo de no entrega, confeccionar un Aviso de Llegada indicando la fecha, y hora en que has intentado su entrega, tipo de producto y modalidad y de ms datos, y depositar dicho aviso de llegada en el buzn del destinatario.

REEMBOLSOS

Son aquellos envos certificados que se entregan bajo firma, cobrando la cantidad especificada por el remitente en la cubierta del envo. Comprobaremos antes de Salir de la Unidad que la cantidad que indica la hoja de Reparto coincide con la del envo, si no se lo comunicaremos al responsable.

Previamente a su entrega, cobraremos la cantidad total del importe que figura en la hoja de Reparto. El dinero siempre lo cobrars en METALICO, no aceptes talones o similar.

Lo entregars con las mismas formalidades que los certificados en general, recogiendo la firma en la hoja de reparto y en su caso en el Aviso de Recibo.

Los reembolsos circulan de dos formas, sin documentacin, donde toda la informacin est ya en SGIE, o con multihoja (M11R). En este ltimo caso, en la entrega separaremos el original del multihoja del envo y la traeremos junto con el dinero a la Unidad, para su posterior entrega a la persona responsable.

El destinatario podr comprobar el contenido del envo antes de aceptarlo slo si en la cubierta del envo figura la autorizacin del remitente, si es carta, paquete postal u objeto precintado no podr comprobarse su contenido (esta opcin solo se da en algunos envos de venta por correo).

GIROS

Son pagos que se realizan a travs de Correos a personas fsicas o jurdicas, pueden ser en metlico o mediante cheque. Al igual que la correspondencia certificada los recibirs y entregars bajo firma. Su entrega se realiza en el domicilio del destinatario, tanto en cheque como en metlico, siempre que en este ltimo caso no supere la cantidad de 300 euros.

Antes de realizar el pago, pediremos al destinatario el D.N.I, Pasaporte u otro documento vlido, para comprobar su identidad, lo anotaremos en el impreso de giro y en la hoja de reparto. El destinatario nos firmar en la Hoja de Reparto, en el impreso de giro y pondr la cantidad recibida en letras y cumplimentar el Aviso de Recibo en caso de llevarlo.

Cuando el pago no se realice al propio destinatario la persona que lo reciba debe ser mayor de edad y estar autorizada por escrito y adems de realizar el proceso correspondiente, deber constatar el nombre en el impreso de giro y en la Hoja de Reparto.

Realizado el pago se desprende del impreso de giro el taln para el destinatario donde vienen los datos del remitente e importe del giro y se entrega al receptor de envo.

A veces, los giros internacionales pueden llevar la indicacin de Pagar en propia mano. En este caso, nicamente se puede pagar al destinatario, an cuando ste haya autorizado por escrito a una tercera persona.

3.4. Tareas despus del reparto

De vuelta a la Unidad hay una serie de operaciones que debes realizar con los envos que no has podido entregar.

1.

Envos registrados: Debes separarlos de la siguiente manera antes de entregrselos al

responsable de la liquidacin en SGIE:

Devueltos: Debes estampar el sello de DEVUELTO sobre la direccin del

destinatario sin invalidar el cdigo de barras para su tratamiento posterior. Si no tienen Aviso de Recibo debes estampar el sello de incidencias o pegatina de causas de devolucin CN15 tanto envos nacionales como internacionales en el anverso del sobre, indicando el motivo de

devolucin del envo, pondrs adems tu nmero de seccin, firma y fecha. Si tienen Aviso de Recibo, las causas de devolucin vienen detalladas en el mismo, para que marques la que corresponda.

Avisados: Tienes que anotar en el reverso del envo o en el Aviso de

Recibo el motivo de la no entrega, la fecha y hora del intento de entrega, tu firma y tu seccin. En la Hoja de Reparto tambin se anotar el motivo y la hora. Estos envos pasan a la Oficina para su entrega en Lista.

En depsito: Para un 2 intento de entrega: En el envo, igual que en el

caso de los avisados tienes que anotar el motivo de la no entrega, la fecha y hora del intento de entrega, tu firma y tu seccin. En la Hoja de Reparto el motivo y la hora. Se entregan por separado para volverlos a sacar dentro de los tres das siguientes.

Debes realizar el siguiente balance para la liquidacin en la Hoja de Reparto, anotando el nmero de envos de cada situacin y, en el caso de giros y reembolsos, sumando los importes en cada caso, as como el importe total a devolver al responsable de la liquidacin:

En el caso de reembolsos cobrados, entregars el original del multihoja en caso de tenerlo y, de los giros pagados entregars los talones de oficina.

2.

Avisos

de

Recibo:

Debes

revisar

que

se

han

cumplimentado

todos

los

datos

correspondientes a la entrega (tanto del primer como segundo intento) y estampar el sello de la Unidad, con tu nmero de identificacin y firma. Debes separar los Avisos de recibo SICER del resto (se diferencian principalmente porque en los ARSICER pone Devolver a Centro de Control de Notificaciones o Certificados y llevan siempre cdigo de barras):

Los Avisos de Recibo SICER los entregars junto con los envos registrados

a responsable de SGIE para su liquidacin.

El resto de ARs se cursan en el mismo da, asegrate de que todos los

datos estn cumplimentados.

3.

Correspondencia ordinaria.

Devoluciones: Se acta igual que con la correspondencia registrada, es

decir, debes estampar el sello de DEVUELTO sobre la direccin del destinatario y el sello de incidencias o pegatina de causas de devolucinCN15 en el anverso del sobre, indicando el motivo de devolucin, pondrs adems tu n seccin, firma y fecha.

4. TABLA RESUMEN

TAREAS Inicio de Jornada

NO OLVIDES ?Firmar la entrada en la hoja de firmas entrada/ salida. ?Pasar por seccin. ?Descarga y apertura de los distintos contenedores (correspondencia ordinaria,

TRABAJOCO

Recepcin de Ruta registrada, IPC). ?Colocar los contenedores en los puestos de clasificacin segn productos y formatos Clasificacin General

?Clasificacin de la correspondencia por secciones.

Preparacin ?Comprobar y embarriar envos registrados para su introduccin en SGIE. TRABAJOIN Previa deEtiquetar los envos que no lleven etiqueta o cdigo de barras de origen. Envos SGIE ?Clasificar tu seccin segn el plano de encasillado y/o rotulacin de la mesa. ?Embarriar la correspondencia.

?Efectuar las peticiones de Reenvo postal. Tareas Previas al Reparto

?Preparar primero la ruta y luego el carro de reparto/cofre de moto.

?Firmar y recoger llave del buzn de alcance. ?Recoger envos registrados y dinero, y anotar datos en los envos que hayamos etiquetado, en la Hoja de Reparto. Recoger los envos IPC. Firmar la hoja de firmas ?Revisar que no quede nada de lo debes sacar a reparto: Avisos de llegada, plano De recorrido, llaves buzn N1, etc. ?Depositarcorrectamenteenvosenloscasillerosdomiciliarios.AbrirbuznN1.

Tareas Durante reparto

?Entregarendomiciliolosenvosregistrados,yaquellosenvosquenoentrenenelbuzn. el?Cumplimentar los Avisos de Recibo. ?Confeccionar Avisos de llegada cuando no sea posible la entrega y depositarlos en el buzn. ?Recoger el resto de la correspondencia en el buzn de alcance y continuar el reparto. ?Hacer balance de liquidacin (envos y dinero)

Tareas despus

?Devolucin a la persona responsable de la correspondencia registrada no delentregada y Avisos de Recibo Sicer para liquidar en SERADE.

reparto

?Proceder a la devolucin del correo ordinario y de los Acuses de Recibo. ?Realizar las tareas colectivas necesarias hasta el final de la jornada.

TRABAJOCO

Fin jornada

de

?Firmar en hoja de entrada y salida.

GLOSARIO DE REPARTO

AVISOS DE LLEGADA (M4): Es un documento que sirve para avisar a los destinatarios que tienen un certificado, giros u otro envo registrado que no ha podido ser entregado en su domicilio. Debes cumplimentar todos los datos con letra clara y legible y embuzonarlo en el mismo momento del intento fallido.

AVISO DE RECIBO (A.R.)oM35plus: Se trata de un servicio adicional de cualquier envo certificado. Consiste en un impreso que viene adherido a estos envos y que se devuelve al remitente cumplimentado para darle informacin sobre el resultado de la entrega. En el momento del intento de entrega al destinatario deberemos recoger todos los datos requeridos como prueba de haberse efectuado la misma.

BUZN DEPSITO (RUTA O ALCANCE): Es un buzn de color verde, colocado estratgicamente a lo largo del recorrido para acercarte la correspondencia a ese punto. Tendrs una llave del mismo. Vendrn sealados en el plano de recorrido.

BUZN N1: Es un buzn que se encuentra en cada portal (el primero), como uno ms de los casilleros domiciliarios, donde los destinatarios depositan la correspondencia mal embuzonada (dispondrs de una llave universal para poder vaciar su contenido).

BUZONEO: Se define con este trmino la accin de introducir la correspondencia en los casilleros domiciliarios de los destinatarios.

CORRESPONDENCIA I.P.C: Correspondencia internacional ordinaria procedente de pases adheridos al acuerdo IPC y sujeta a unos plazos de entrega especficos. Se recoge bajo firma aunque no es necesario anotarla. Se reparte como el resto de correspondencia ordinaria y hay que intentar entregar toda, pero si queda algo sin repartir, al regreso debe entregarse al responsable para su control, por ello no debe mezclarse con el resto de a correspondencia ordinaria.

DESPACHO: Conjunto de correspondencia certificada que viaja junto con la relacin detallada de los envos, dentro de un sobre o bandeja.

EMBARRIADO: Tarea que consiste en ordenar la correspondencia de tu Seccin, haciendo paquetes por nmeros o portales, segn el itinerario que sigues en reparto.

ENVIOS CON VALOR DECLARADO: Correspondencia acogida a un seguro especial que dar lugar a una indemnizacin en caso de extravo o deterioro, esta indemnizacin ser igual a la cantida declarada por el remitente. Tambin se entrega bajo firma, como el resto de envos registrados.

GIROS:Sonpagosqueserealizanapersonasoentidadesenmtalicooencheque.

HOJA DE REPARTO: Documento dnde aparecen anotados los envos registrados (certificados, notificaciones, giros, reembolsos, etc.) de tu seccin y donde se recoge la firma del destinatario o se adhiere la etiqueta de cdigo de barras con la firma del destinatario.

HOJA DE FIRMAS: Documento que imprime Sera de donde aparece un resumen del nmero de envos y dinero entregado a cada seccin para el reparto. En ella cada cartero debe firmar la recepcin antes de salir a reparto.

HOJA DE FIRMAS ENTRADA/SALIDA: Listado de nombres donde se recoge todo el personal que presta servicio en la Unidad y se registra la asistencia diaria al trabajo.

LISTA DE EMBARRIE: Se trata de una relacin de todas las direcciones de una seccin ordenadas segn su entrega, para preparar la correspondencia a distribuir una vez clasificada en nuestra mesa y que coincide con el itinerario a seguir, de manera que embarriando correctamente, te va guiando en el recorrido. Cada seccin tiene su propia lista de embarrie.

LISTADO DE CLASIFICACION GENERAL: Listado de todas las calles que se reparten desde esa Unidad de Reparto y la seccin a la que pertenecen. Sirven de ayuda para la clasificacin general a seccin.

MONTERAS:Sonlosmontonesdecorrespondenciapertenecientesacadaunadelasseccionesqueprovi enendelaclasificacingeneraldelosenvos.Sunombresedebeaqueestaclasificacinserealizabaenm esasgrandesysegenerabaunmontnporcadaunadelassecciones.

NOTIFICACIN: Envo registrado con carcter oficial especificado en el sobre por el remitente que lo enva (Juzgados, Ayuntamientos, etc.). Tiene dos intentos de entrega a domicilio y lleva aviso de recibo.

PLANO DE ENCASILLADO: Indica cmo se dividen los casilleros a la hora de clasificar los envos en la mesa del cartero (seccin). Debe seguir un orden para facilitar el posterior embarriado y mientras ms dividido est te ser ms fcil embarriar posteriormente la correspondencia.

PLANO DE RECORRIDO: Es un plano de la zona de reparto, figuran las calles de tu Seccin, los buzones verdes y el itinerario a seguir, tambin pueden detallarse ayudas para facilitarte el reparto (Ej. se accede por detrs, medio de transporte que te lleva a la seccin, etc.).

REEMBOLSO: Envos que se entregan al destinatario previo abono de una cantidad que aparece en la cubierta del mismo.

REENVO POSTAL: Es un servicio de reexpedicin de correspondencia mediante el cual un destinatario que ha cambiado de direccin sigue recibiendo sus envos, previa solicitud y pago de la tarifa correspondiente, an cuando stos vayan dirigidos a su domicilio anterior. Se enva la correspondencia dirigida a su antigua direccin a la nueva, mediante sobres colectores la ordinaria (segn la cantidad y el tamao de los envos) y siempre individualmente la registrada; adhiriendo una etiqueta con la nueva direccin tanto en el sobre colector como en los envos cursados individualmente. No se efectan reexpediciones que no hayan sido previamente contratadas.

RUTA: Correspondencia que se prepara en la saca de ruta o bolsa de alcance, para recoger durante el recorrido de reparto.

RUTERO: Persona encargada de llevar las rutas (saca de ruta o bolsa de enlace o bolsa de alcance) al buzn depsito o alcance.

SACA DE RUTA O BOLSA DE ALCANCE: Son bolsas/sacas donde depositas la correspondencia ordinaria que no te cabe en el carro/cofre para su posterior reparto. Hay un encargado de distribuirlas, el rutero, l lo dejar en tu buzn de ruta para que la recojas durante el recorrido.

SECCIN: Es el territorio (fraccin de distrito o cdigo postal) que se asigna a un cartero para la entrega de correspondencia. En algunas zonas tambin se denomina barrio o sector.

SGIE: (Sistema de Gestin Integral de Envos) es un sistema informtico de registro de envos que facilita la localizacin informtica (situacin) de stos en todo momento. Reemplaza al anterior sistema de gestin de envos, SERADE (Sistema de Envos Registrados Admisin Distribucin y Entrega).

SICER: Sistema informtico de seguimiento y control de envos registrados de grandes clientes que suministra retorno de informacin al remitente mediante medios electrnicos.

GUA RPIDA PARA EL REPARTO

CUADRO RESUMEN DE PRODUCTOS SICER

Notificaciones informatizadas y Productos Registrados

Cmara Comercio

AVISOS DE RECIBO

Ejemplo Aviso de Recibo de Notificacin NT:

Ejemplo Aviso de Recibo integrado en sobre de Notificacin NT: Datos entrega Datos receptor Sello de fechas

AVISOS DE LLEGADA

Cumplimentacin de Aviso de Llegada

Antes de salir a reparto, cumplimentar los siguientes datos:

Durante el reparto, EN EL MOMENTO en que se comprueba que no es posible la

entrega se cumplimentan los siguientes datos:

Nota Importante sobre la confeccin de los Avisos de Llegada

�

Solamente se confeccionar un Aviso por destinatario. Para una misma

direccin y distintos destinatarios, se confeccionar un aviso de llegada para cada producto y destinatario.

�

Si un mismo destinatario recibe varios envos y se trata del mismo producto y

modalidad, podrn incluirse en el mismo aviso, especificndose los nmeros de

Origen de cada uno de ellos (TODOS)y la suma del nmero total de envos relacionados en el mismo aviso. Con productos distintos se

confeccionar aunque el destinatarioun Aviso de Llegada por cada producto, sea el mismo.

A continuacin se embuzona!

NDICE________________________________________________________________2

PRESENTACIN_________________________________________________________3

1.TU CENTRO DE TRABAJO: LA UNIDAD DE REPARTO________________________4

2.TIPOS DE CORRESPONDENCIA_________________________________________5

3.TU JORNADA DE TRABAJO____________________________________________7

3.1.Inicio de jornada....................................................................................7

3.2.Tareas antes del reparto.........................................................................7

3.3.Tareas durante el reparto......................................................................11

3.3.1.Cmo proceder con la correspondencia ordinaria...........................11

3.3.2.Cmo proceder con la correspondencia registrada.........................12

3.4.Tareas despus del reparto....................................................................18

4.TABLA RESUMEN. 20

ANEXOS 21

GLOSARIO REPARTO22

DE

CUADRO RESUMEN DE PRODUCTOS SICER.25

AVISOS RECIBO.26

DE

AVISOS LLEGADA.28

DE