i

La factura electrónica y las implicaciones de su implementación en Colombia. Caso de

estudio: Escuela Militar de Cadetes José María Córdova

Nelsy Arroyo Suarez

Código: 4402174

Universidad Militar Nueva Granda

Facultad de Ciencias Económicas

Dirección de Posgrados

Especialización en Finanzas y Administración Pública

Bogotá D.C

2021
 ii

Tabla de contenido

Resumen.......................................................................................................................................... iii
Abstract ........................................................................................................................................... iv
1. Introducción. ............................................................................................................................ 1
2. Pregunta problema ................................................................................................................... 3
3. Objetivos.................................................................................................................................. 3
3.1. Objetivo general. ............................................................................................................. 3
3.2. Objetivos específicos........................................................................................................ 3
4. Marco teórico........................................................................................................................... 4
5. Conclusiones.......................................................................................................................... 17
6. Bibliografía ............................................................................................................................ 19
 iii

Resumen

En el presente documento escrito a manera de ensayo, se realiza una aproximación

entorno a la realidad conceptual y práctica de la facturación electrónica en Colombia. Para ello,

se exhibe de forma descriptiva la evolución normativa de la reglamentación al artículo 616-1 del

Estatuto Tributario Nacional, donde se consigna la interpretación conceptual de la facturación

electrónica, identificando la evolución desde la concepción como documento equivalente a la

factura hasta convertirse en obligatoria su emisión y ser la única como documento válido en las

transacciones económicas. A su vez, el presente ensayo pretende identificar la evolución

normativa que ha permitido la implementación de la facturación electrónica, realizando un

análisis sobre el proceso de implementación al interior de la Escuela Militar de Cadetes ¨José

María Córdova¨ (ESMIC), describiendo las implicaciones y las ventajas de su utilización.

Finalmente, se plantea la importancia para la eficiencia institucional que trae consigo la

implementación de la facturación electrónica.

Palabras clave: Facturación electrónica, Escuela Militar, Implementación, Proveedor

tecnológico, DIAN.
 iv

Abstract

In this document written as an essay, an approach is made around the conceptual and

practical reality of electronic invoicing in Colombia. To this end, the normative evolution of the

regulations to article 616-1 of the National Tax Statute is exhibited in a descriptive way, where

the conceptual interpretation of electronic invoicing is recorded, identifying the evolution from

conception as a document equivalent to the invoice until its issuance becomes mandatory and be

the only one as a valid document in economic transactions. In addition, this essay aims to

identify the regulatory evolution that has allowed the implementation of electronic invoicing,

carrying out an analysis of the implementation process within the Military School of Cadets

"José María Córdova" (ESMIC), describing the implications and advantages of its use. Finally,

the importance for institutional efficiency that the implementation of electronic invoicing brings

is raised.

Keywords: Electronic invoicing, Military School, Implementation, Technology provider,

DIAN.
 1

1. Introducción.

El siglo XXI está caracterizado como la era de la información y las comunicaciones, el

uso de dispositivos electrónicos es un común diario en la vida de los colombianos. El mundo y

por ende la empresa y los organismos del estado han comenzado un proceso de migración hacia

la digitalización de la información, es ahí donde se desenvuelven las estrategias gubernamentales

de gobierno digital, de tal manera que el reciente Plan Nacional de Desarrollo “un pacto por

Colombia un pacto por la equidad” propone incluir en su artículo 147 un componente de

“transformación digital” en diversas entidades públicas a nivel nacional, dicha transformación a

su vez debe guardar características de los lineamientos emitiditos haciendo uso de una

combinación de las tecnologías de las comunicaciones en el quehacer de la administración

pública en virtud de lograr una mayor eficiencia y control.

En ese orden de ideas, se entiende que el principal objetivo de la implementación del

sistema de facturación electrónico es mitigar la evasión de impuestos, por consiguiente

aumentar la capacidad institucional de control fiscal aumentando así las posibilidades de

inspección y vigilancia por parte de los organismos estatales, ante ello, resulta altamente

pertinente ahondar en el estudio de la implementación obligatoria de la facturación electrónica,

identificar las ventajas, los requisitos y demás temas conexos caracterizados de actualidad,

debido a que después de existir por muchos años disposiciones normativas que le daban vida

jurídica, solo hasta el año 2019 se concretó la materialización de la misma logrando una

adopción real y obligatoria debido a la existencia de sanciones debido a su no implementación.

En el ordenamiento jurídico colombiano desde la promulgación de la Constitución de

1991, se crearon disposiciones que hacían posible la implementación de un sistema de

facturación de carácter electrónico, es el caso de la Ley 223 de 1995 en su artículo 37, donde se
 2

hace una modificación al estatuto tributario sobre la factura y sus equivalentes, incluyendo entre

ellos la facturación electrónica, asimismo, se ubica el Decreto 1094 de 1996 y el Decreto

reglamentario 1165 de 1996, los cuales dentro de su contenido versaban sobre la posibilidad de

organizar electrónicamente la información de las facturas de carácter electrónica principalmente

como un documento equivalente a la factura.

La factura electrónica en Colombia inicio formalmente en el año 2015 con la publicación

del Decreto 2242 DIAN Colombia. En este se establecen las condiciones de expedición e

interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal

(Morantes y Carvajal, 2018).

Son diversos los campos teóricos sobre los cuales se puede esbozar un análisis entorno a

las implicaciones de la aplicación obligatoria de la facturación electrónica, es posible hacer un

abordaje desde lo jurídico, lo económico y lo social, por ende en el presente ensayo se hará una

conjugación de elementos conceptuales y de relevancia con el objetivo de agrupar

sustancialmente la investigación, se iniciara con la identificación de la normatividad en materia

tributaria que versa sobre la facturación electrónica y la trae a la vida jurídica como un mandato

de carácter obligatorio, posterior a ello, se analizara el proceso de implementación y por último

se indagara de forma descriptiva cual ha sido la eficiencia de la implementación de la facturación

electrónica.
 3

2. Pregunta problema

¿Cuáles son las implicaciones de la implementación de la factura electrónica en la

Escuela Militar de Cadetes José María Córdova?

3. Objetivos

3.1. Objetivo general.

Analizar el proceso de implementación de la factura electrónica en Colombia, caso

Escuela Militar de Cadetes ¨José María Córdova¨ (ESMIC) en el periodo 2020 -2021

3.2. Objetivos específicos.

• Revisar la normatividad tributaria en Colombia

• Describir el proceso de implementación de la facturación electrónica de ESMIC

• Determinar las ventajas y desventajas de la factura electrónica en la ESMIC

 4

4. Marco teórico.

Para el caso colombiano, la factura es un documento probatorio de una transacción

comercial, se caracteriza por develar la relación entre dos o más entidades en un proceso de

compra y venta, según el artículo 772 del código de comercio colombiano, se define la factura

como un título valor en el cual está la existencia de una relación entre un vendedor o prestador de

servicio y un comprador o beneficiario del servicio, advierte el artículo que no es legal la

emisión de factura a bienes no entregados o servicios no prestados.

En este orden de ideas, la factura es un elemento transversal y clave tanto para las

entidades comerciales, de servicios e industriales, ya que este es la herramienta o instrumento

pertinente para organizar los ingresos y los egresos, pero a su vez es un documento donde se

evidencian las responsabilidades tributarias a las que están sujetas los emisores o receptores del

documento.

La primera definición de la facturación electrónica tuvo origen en el Decreto 1094 de

1996, por medio del cual se crean disposiciones que reglamentan el artículo 616 del estatuto

tributario el cual indica: “Entiéndase por factura electrónica el documento computacional que

soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje

estándar universal denominado Edifact de un computador a otro”. (Decreto 1094, 1996, p. 1).

Pese a la existencia de una primera definición y una posibilidad manifiesta en el

ordenamiento jurídico colombiano sumado a una constante evolución en la concepción de

facturación electrónica guiada principalmente por las disposiciones que reglamentan el artículo

616-1 del estatuto tributario (ET) se ubica el Decreto 1929 de 2007, quien da una definición en el

marco de un mayor despliegue tecnológico y demás normas posteriores, Asimismo, se identifica

un conjunto normativo de actualización y reglamentación sobre el artículo. En Colombia durante

 5

los últimos 5 años se han producido 3 reformas tributarias, tales como la Ley 1819 de 2016, Ley

1943 del 2018, y la Ley 2010 del 2019 conocida como la ley de crecimiento económico, estas

disposiciones se encuentran en función del saneamiento fiscal y de la implementación de

estrategias fiscales para mejorar la captación de los ingresos tributarios que componen el

presupuesto general de la nación, entre ellas, se ha visto una evolución de contenido normativo

referente a la implementación de la facturación de carácter electrónico, ideada desde la

perspectiva gubernamental como una estrategia para mejorar los índices de captación

impactando el presupuesto de ingreso.

Si bien ha existido una evolución conceptual y normativa sobre la facturación electrónica,

es en la aplicabilidad de la ley de crecimiento económico de 2019 quien aterriza de forma

definitiva la obligatoriedad de la implementación, ya que previamente se habían hecho esfuerzos

pero no había sido posible su implementación, entre las razones es factible ubicar las falencias en

la adquisición tecnológica de las entidades colombianas y la falta de voluntad para revertir el

orden jurídico y procedimental construido hasta entonces.

La ley de crecimiento económico entre sus disposiciones normativas de carácter

reformistas, concibe la necesidad de la utilización de las plataformas tecnológicas como

herramientas eficientes para mejorar el control contra la evasión de impuestos, sobre todo del

impuesto al valor agregado IVA, ya que muchas transacciones se estaban realizando sin el

debido soporte haciendo mucho más factible que se presentara el fenómeno de evasión tributaria,

por ello, la intervención de la entidad encargada de vigilar se trasladó al mismo instante del

suceso económico soportado en la factura, y obligando gracias al poder de la ley a las entidades a

modificar sus hábitos y adaptarse a un nuevo proceso en sintonía a la modernización efectuada

gracias a las tecnologías de las comunicaciones.

 6

Posterior a la promulgación de la reforma tributaria, se emite el Decreto 358 del 5 de

marzo del 2020, disposición normativa que crea una nueva reglamentación a los artículos

511,615, 616-1,616-2,616-4,617,618, 618-2 y 771-2 del Estatuto Tributario, donde se encuentra

el articulo referente a la factura y la mención a la facturación electrónica.

Entre ellos el parágrafo 1, donde se indica un elemento relevante para la implementación

de la facturación electrónica, como es la necesidad de un proceso de validación de expedición,

dicha validación se efectúa según la disposición por la Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales - DIAN o por un proveedor tecnológico debidamente autorizado, es decir, con la

nueva reglamentación se crea un nuevo proceso para hacer de la factura un documento veraz e

íntegro, ya que para su exigibilidad debe poseer un visto bueno, una validación por la entidad

encargada del control fiscal.

La misma disposición reseñada (Decreto 358 del 5 de marzo del 2020) señala los casos

donde es factible la ocurrencia de sucesos o error, es decir, emite concepto sobre el deber hacer

cuando no pueda llevarse a cabo dicho proceso de validación debido a problemas de tipo

tecnológicos o comunicacionales bajo la responsabilidad de la DIAN, se estipula, que es posible

la emisión y entrega de facturas sin validación, para ello:

La factura se entenderá expedida con la entrega del adquiriente y deberá ser enviada a la

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN o proveedor autorizado para su

validación dentro de 48 horas contadas a partir del momento en que se solucionen los

problemas tecnológicos (…) (Decreto 358, 2020).

La facturación electrónica es un proceso que se aplica a la mayoría de operaciones

comerciales o transacciones económicas, por ende se aplica en los hechos económicos

relacionados con compra y venta tanto de bienes como de servicios, y es perfectamente

 7

aplicables a hechos económicos realizados al interior de las entidades tales como la liquidación

de nómina, o en el caso del cumplimiento de responsabilidades como el pago de impuestos a las

entidades correspondientes, sumado a ello, en la disposición normativa se establece a manera de

parágrafo transitorio que “a partir del 1 de enero de 2020, se requerirá factura electrónica para la

procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles” (Decreto 358, 2020).

Con la entrada en vigencia del Decreto 358 del 2020 se dio a la vida jurídica una serie de

disposiciones normativas de carácter reglamentarias entorno al uso de la facturación electrónica

incursionando nuevos elementos como es el uso de proveedores tecnológicos para la generación

de facturas electrónica y el trámite de validación ante la DIAN, es decir, ahora, en cada

movimiento transaccional emitido por la empresa, la DIAN como máximo órgano de control

fiscal tiene acceso y valida la información consignada, constatando el cumplimiento de los

requisitos de la factura contemplados en el estatuto tributario y revisando la adecuada

implementación de las responsabilidades tributarias manifiestas en el documento.

Posterior a la publicación del Decreto 358 del 2020 antes referenciado, caracterizado este

como trascendental en la materialización de la facturación electrónica, se emitieron otras

disposiciones en virtud de aclarar, modificar y reglamentar el uso de la facturación electrónica,

entre ellas, se encuentra la Resolución 042 del 2020 emitida por la DIAN el día cinco (5) de

mayo, donde se plantea el contenido teórico y práctico, entorno a los sistemas de facturación, se

identifica y se desarrollan los proveedores tecnológicos, se enuncia la metodología de registro de

la factura electrónica de venta como título valor y se expide el anexo técnico de factura

electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación, tales

como lo reseñado en artículos 6 y 7, los cuales hacen referencia a los sujetos, obligados y no

obligados a emitir factura electrónica, articulo que se desarrolla conforme a lo dispuesto en el

 8

Decreto 1625 de 2016, en la disposición se identifica que son obligados aquellos con

responsabilidades tributarias, como los responsables de IVA, responsables del impuesto al

consumo, las personas identificadas como comerciantes bajo la ley, aquellos que ejercen

profesiones liberales o presten sus servicios, o enajenen bienes de carácter agrícolas y no sean

legalmente excluidos de la responsabilidad, también son responsables los contribuyentes

inscritos en el régimen simple y aquellos importadores o comerciantes a consumidores finales,

por otro lado, en la disposición se identifica como no responsables al sector financiero o

bancario, a las personas naturales, a las cooperativas de ahorro, fondos de empleados, las

empresas de transporte público urbano, entre otros.

A su vez, es posible ubicar otras resoluciones de la DIAN que resultan ser importantes

para la implementación de la facturación electrónica, como es el caso de la Resolución

N°000013 del 11 de febrero del 2021, por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de

facturación electrónica haciendo relación con el papel de trabajo, soporte del pago de nómina vía

electrónica.

La aplicación de la facturación electrónica en pleno proceso de convergencia hacia las

Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, tuvo repercusión sobre aquellos que

están obligados a llevar contabilidad, toda vez que se enfrentaron a dos procesos

complementarios en virtud de mejorar el manejo y trámite de la información financiera y

tributaria. El proceso de implementación de estándares internacionales concibió unos tiempos

diferenciados para los grupos asignados según la clasificación empresarial, en la aplicación del

proceso de preparación, transición y aplicación plena, en la etapa de preparación tuvo lugar para

los grupos 1 y 3 en el año 2013, y para el grupo 2, en el año 2014, la etapa de transición, que se

considera la más traumática debido a la adaptación de las políticas contables, tuvo ocurrencia
 9

para los grupos 1 y 3 en el año 2014 y para el grupo 2 el año 2015, y la última etapa, la de

aplicación plena tuvo lugar para los grupos 1 y 3 en el año 2015 y para el grupo 2 en el año 2016.

La diferencia temporal en los procesos se da gracias a las características particulares de

las entidades identificadas en un grupo, los cuales relacionan características en la ley de

convergencia, la Ley 1314, y según esta providencia se clasifican de la siguiente manera:

Pertenecen al grupo 1, las entidades que sean emisoras de valores, sean entidades de

interés público, entidades activos totales superiores a treinta mil (30.000) SMMLV o entidades

con planta de personal superior a doscientos (200) trabajadores. Pertenecen al grupo 2, todas las

entidades que no cumplan los requisitos para pertenecer al grupo 1, y que a su vez estas

entidades posean activos totales por entre quinientos (500) y treinta mil (30.000) SMMLV o

que tengan planta de personal entre once (11) y doscientos (200) trabajadores y en el grupo 3 se

ubican las personas naturales que reúnan los requisitos consignados en el artículo 499 del

estatuto tributario nacional y las microempresas que tengan activos totales excluyendo la

vivienda por un valor máximo de quinientos (500) SMMLV o que posean planta de personal no

superior a los (10). (Ley 1314, 2009, Decretos Nacionales 2420, 2015 y 2496, 2015)

Dado los plazos de convergencia a la fecha actual se infiere que todas las entidades

obligadas a llevar contabilidad tienen el deber de revelar información financiera en concordancia

con los lineamientos emitidos por la Ley 1314 de 2009, reglamentada por el Decreto 2450 del

2015 y considerando todo el contenido de modificaciones planteado por los estándares

internacionales a la hora de la medición, presentación y revelación de información.

La implementación de la facturación electrónica en el marco del surtido el proceso de

adaptación a los estándares internacionales desde la administración pública se espera las mejorías

en un proceso de fiscalización a las transacciones o hechos económicos cometidos en aquellos

 10

obligados a facturar y llevar contabilidad sobre todo en los reportes sobre el impuesto al valor

agregado, impuesto con mayor tasa de evasión fiscal, esta fiscalización espera mejorarse debido

a la necesaria comparación entre los registros contables y el monto reportado, en caso de haber

diferencias, los contribuyentes estarán obligados a la realización de conciliaciones de índole

fiscal que posibiliten la justificación de la diferencia. Esto indica que, si bien los estándares

internacionales dictaban disposiciones entorno al que hacer contable y la revelación de la

información financiera, esta información debía estar en sintonía con la presentación de la

información tributaria tanto, que es necesario la práctica de conciliaciones contables- tributarias

para la presentación unificada de la información.

Para el caso de la Escuela Militar de Cadetes ¨José María Córdova¨ (ESMIC) se acogió a

las disposiciones emitidas por el Decreto 358 de marzo de 2020 y la Resolución 000042 de mayo

de 2020 y demás normatividad expedida por la DIAN en materia de facturación electrónica,

entre las cuales se indica que las entidades de Derecho Público tienen la obligatoriedad de

facturar electrónicamente entre ello, aquellos hechos económicos derivados de la venta de bienes

y/o prestación de servicios, por tal razón el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF)

Nación ha definido las funcionalidades incorporadas al módulo Derechos y Cartera que permitan

a las entidades llevar a cabo el proceso de facturación para la cual puedan generar, transmitir,

validar, expedir y recepcionar facturas electrónicas, emitir notas débitos y créditos.

Para iniciar a facturar electrónicamente se surte el procedimiento el cual inicia con la

expedición por la DIAN, del formulario 1876 donde se entrega la Resolución N°

18764007917743 el cual habilita a la escuela para la emisión de facturas electrónicas con el

prefijo EJ65 y cuya enumeración va desde el 1 hasta el 586, de forma simultánea, se produce
 11

una asociatividad de este prefijo con la plataforma OLIMPIA, por medio del Ministerio de

Hacienda con el fin de que SIIF Nación realice el proceso operativo permitiendo que

Las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación puedan:

i) Generar documentos de orden de consignación para que el usuario realice la

consignación del derecho; ii) Generar documento de recaudo de contado contra el

comprobante de consignación de un documento de orden de consignación, afectando el

presupuesto de ingresos y la contabilidad; iii) Gestionar los derechos generados a partir

de convenios interadministrativos; iv) Generar documentos de cobro para derechos

generados con plazo, afectando la clasificación de los ingresos y la contabilidad; v)

Definir condiciones de cartera y cobranzas; vi) Administrar cartera (intereses y otros

cargos, notas débito y/o crédito, con impacto en ingresos); vii)Administrar la cobranza

(pre jurídico, jurídico y acuerdos de pago). (Ministerio de Hacienda, 2020).

El proceso de implementación de facturación electrónica en la escuela, más allá de la

obligación manifiesta de carácter normativo, se dio bajo los argumentos de que con ello hay una

disminución en aquellos riesgos derivados de la pérdida y deterioro de la documentación física,

así como también la generación de buenas prácticas de gestión documental impactando en la

eficiencia administrativa y posee un valor agregado ya que la facturación electrónica se presenta

como una idea verde amigable con el medio ambiente debido a que incentiva la disminución de

la utilización de papel, además de ello, la implementación de la misma sirve como apoyo a los

organismos de inspección, vigilancia y control debido a que sus características facilitan la

realización de procesos de veeduría y fiscalización de una manera muchos más eficiente. Ante

ello, el acogimiento y desarrollo de la facturación electrónica fue todo un proceso de

implementación.
 12

El proveedor tecnológico denominado como OLIMPIA juega un papel importante en el

proceso operativo de aplicabilidad en la elaboración de la facturación electrónica, ya que este

suministra un software para administrar y gestionar de forma fácil y automatizada las facturas de

la entidad y sirve como intermediario entre SIIF Nación y la DIAN, a su vez este software ayuda

en el manejo de la información en todos sus niveles debido a su organización y múltiples

capacidades, una de las ventajas más notorias es la publicación constante de manuales de

funcionamiento y uso en virtud de realizar la autogestión, subsanar errores y sortear las

diferentes situaciones ante posibles irregularidades, como es el caso de fallos en el sistema.

El proceso de implementación necesita el despliegue de una estrategia organizacional por

medio de la cual se dio jornadas de capacitación formal, al personal administrativo y aquellos

interesados en la información, el proceso de capacitación se caracterizó por ser constante y

practico, es decir, no hubo una presencia solamente teórica, sino que lo técnico estuvo presente

como el eje transversal. El plan de capacitaciones hacia entidades que ejecutan el presupuesto

general de la nación iba principalmente dirigido a los individuos relacionados directamente con

la elaboración y recepción de la facturación, pero este se desarrolló de una forma amplia en la

institución con el fin de sintonizar al equipo administrativo.

La Administración del SIIF Nación definió la funcionalidad del módulo Derechos y

Cartera con el fin de permitir que las entidades públicas que generen ingresos puedan ejercer el

control y desarrollar la gestión administrativa y financiera del proceso de causación y recaudo de

sus rentas, a través de los ciclos básicos de operación antes mencionadas; los protocolos de

manejo de la información se establecieron por escrito en una serie de guías y manuales por

medio del Ministerio de Hacienda (Administración SIIF Nación).

 13

La Escuela Militar de Cadetes ¨José María Córdova¨ es una entidad vigilada por el

Ministerio de Educación, pero es una entidad ejecutora del presupuesto general de la nación

debido a su carácter militar. Según el articulo137 de la Ley 30 de 1992. Reconocimiento como

IES código ICFES 2113 la escuela militar es una institución Universitaria de naturaleza jurídica

pública. Sin embargo, sobre sus políticas contables y el manejo de la información financiera se

acoge a las del Ministerio de Defensa.

Uno de los procesos fundamentales para la escuela es el proceso de devolución de

Impuesto al Valor Agregado (IVA), ya que al ser una entidad educativa caracterizada como no

responsable de IVA, el estado tendrá a su cargo un proceso de devolución, idea sostenida por el

Consejo de Estado (2007) “las Instituciones Estatales u Oficiales de Educación Superior tienen

derecho a la devolución del Impuesto a las Ventas que paguen por los bienes, insumos y

servicios que adquieran” a su vez, la jurisprudencia señalada indica que para que esto surta

efecto debe cumplir con:

La identificación de cada una de las facturas de adquisición de bienes, insumos y

servicios indicando el número de la factura, fecha de expedición, nombre o razón social y

NIT del proveedor, vendedor o quien prestó el servicio, valor de la transacción y el monto

del Impuesto a las Ventas pagado (Decreto 2627, 1993, art. 4).

Por lo anterior, para que se pueda surtir un buen proceso de devolución del IVA por

concepto de compra de suministros para la institución, el proceso de facturación debe guardar

integridad, relevancia y razonabilidad. Desde la parte administrativa se debe guardar la

capacidad y competencia para introducir de forma oportuna, las discriminaciones pertinentes y

los requisitos señalados en la ley, ya que de este ejercicio depende el buen desarrollo del proceso

de devolución y con ello se impacta en la percepción de los ingresos de la escuela.

 14

Al realizar una comparación en el desarrollo cotidiano administrativo, se observa que la

aplicación de la factura electrónica para la Escuela Militar de Cadetes, ha significado un cumulo

de ventajas competitivas, sobre todo en el área administrativa para la gestión documental, la

disponibilidad inmediata de la información para cuando los órganos directivo lo requieran, la

ventaja supone también la posibilidad de permitir un monitoreo constante de la percepción de los

ingresos y por ende hacer proyecciones financieras mucho más fidedignas. Elemento de suma

importancia sobre todo en el cumplimiento de las instrucciones emitidas por el Decreto 371 del

08 de abril del 2021 y la directiva presidencial 09 del 09 de noviembre de 2018, sobre los cuales

se edifica el plan de austeridad del gasto 2021 adoptado por la escuela, política que tiene como

propósito la consecución de la eficiencia y efectividad en el uso de los recursos públicos.

Posterior a ello la facturación electrónica por medio del monitoreo y la capacidad de

información instantánea, es posible observar el cumplimiento de las disposiciones consagradas

en la adopción de la política de austeridad del gasto, evitando así la generación de facturas para

eventos no estrictamente necesarios, regalos corporativos, el correcto suministro de tiquetes y la

debida justificación en la contratación del personal prestador de servicios.

La primera ventaja observable es la disminución del uso de insumos litográficos en

relación con el proceso de facturación dentro del Campus, lo cual de forma indirecta ayuda a la

conservación ambiental debido al menos consumo de papel generando una mejor adecuación del

manejo documental, ya que se disminuyen por completos los riesgos asociados al contenido y

tramite de la factura ya que al necesitar aprobación tanto de la DIAN, como del receptor, esta

debe tener todos los requisitos señalados desde su contenido hasta las formalidades. Para el caso

de la facturación física, la conservación de los archivos en físico ocupaba espacios que pueden

tener una mejor utilidad mejorando la eficiencia de la entidad. En otros aspectos, la facturación
 15

electrónica le ha permitido a la entidad tener garantía de integridad de la información conservada

en la factura, ya que hay una clara identificación de las partes y del contenido relacionado.

Desde lo institucional, estar en sintonía con las disposiciones gubernamentales y la

aplicabilidad de planes y programas, representa una ventaja que trasciende al aumento de la

confianza de la institución con su actuar administrativo. Desde la óptica de las instituciones de

gobierno, la escuela al aplicar la facturación electrónica se percibe como una entidad formidable

para realizar convenios interinstitucionales, lo cual representan finanzas en administración o la

ejecución presupuestal para la realización de proyectos. Elementos que impactan el rendimiento

financiero de la entidad.

Para Ramírez y Ballesteros (2012) durante el proceso de facturación se pueden generar

varios riesgos, entre los cuales se señalan: i) Riesgo de suplantacion de identidad; ii) riesgo de

adulteracion de la informacion iii) Riesgo de exposicion de la informacion, con la puesta en

marcha de un sistema de facturacion electronica la mitigacion de estos riesgos aumenta, ya que la

existencia de protocolos digitalizados exhibe confidencialidad, seguridad del contenido e

integridad en la validez del contenido, sobre todo en las declaraciones tributarias consignadas en

la factura.

Considerando el cumulo de elementos esbozados, es posible identificar que son multiples

las implicaciones que conlleva la implementacion de la facturacion electronica para la escuela

toda vez que desde el primer momento se genera un proceso de carácter organizacional, el cual

surte una serie de traumatismos que impactan en la eficiencia administrativa, tales traumatismos

se presentaron con mayor ahinco los primeros dos meses facturados, los cuales no permitieron

generar una debida contabilizacion, situacion que condujo a una falla en la afectacion de la

cuenta de ingresos y por consiguiente una incorrecta revelacion en el estado de situacion

 16

financiera, otro elemento que configuro el traumatismo administrativo de aplicación de un nuevo

proceso es la falta de talento humano que a la fecha era insuficiente, generando asi una

facturacion retrasada e inicialmente lento con la proporcion de lo efectivamente ingresado a

bancos, pero el traumatismo mas relevante tiene origen en la cotidianidad de la escuela ya que

por distintos convenios la entidad tiene la responsabilidad de realizar devoluciones de matriculas

a estudiantes y con la llegada de la facturacion electronica estas devoluciones han presentado una

gran afectacion ya que SIIF NACION aun no ha implementado la posibilidad de realizarle nota

credito a la factura para hacer la reduccion del ingreso y proseguir con el proceso.

Estos traumatisos tienen ocasión durante el proceso pedagogico por medio de

capacitaciones y el proceso de adaptacion a lo nuevo, posterior a ello, las ventajas a la hora de la

organización, efectividad y gestion de la informacion tiene incidencias en el ambiente laboral y

en la presentacion de informes, a la Escuela Militar le ha convenido la implementacion de la

facturacion electronica gracias a dos circunstancias, la primera se refiere a la capacidad de

monitoreo permanente sobre los movimientos de adquisicion de bienes o generacion de facturas

a arrendatarios y estudiantes, y en segundo momento se ha aumentado la confianza en la

informacion financiera de la entidad, generando un impacto positivo hacia las entidades de

control.
 17

5. Conclusiones

La Escuela Militar de Cadetes “José María Córdova” ha venido desarrollando una

ejemplar implementación de la facturación electrónica, considerando las Leyes, Decretos

Resoluciones y demás directrices emitidas por el gobierno nacional o autoridades competentes, si

bien durante el proceso de implementación se surtieron una serie de traumatismos o

inconvenientes de carácter organizacional, la dirección administrativa demostró una gran

capacidad para contener la situación anómala presentada y así generar una buena gestión, lo cual

permitió que se entrara de forma acelerada en la etapa de adaptación.

Con la implementación de la facturación electrónica la Escuela Militar posee mejor

control y monitoreo en virtud de dar cumplimiento a la eficiencia del manejo presupuestal

orientada por la política de austeridad del gasto, mejora en gran manera la gestión documental

debido a la digitalización de la información, así como la comunicación con quienes se tienen

relaciones económicas, principalmente quienes tienen en arriendo propiedades de la institución.

A manera de recomendación es factible plantear que la escuela necesita un estudio

técnico para conocer a profundidad el impacto económico que trae consigo la facturación

electrónica, donde se ponderen los egresos necesarios para garantizar la facturación de ese modo

y los beneficios que se generan debido a su uso, así como también determinar a ciencia cierta la

existencia de reducciones de costos o incremento de los mismos, esto con el fin de proyectar

soluciones integrales desde la dirección administrativa y financiera de la compañía.

Se recomienda realizar actualizaciones y capacitaciones constantes ante disposiciones

emitidas por las autoridades competentes, ya que es un proceso de constante innovación, y

muchas veces el equipo administrativo no tiene la capacidad de ser autodidacta, por ello, se
 18

necesita establecer en el plan anual de capacitaciones escenarios para trabajar temas relacionados

con la facturación electrónica.

A manera de recomendación se plantea la necesaria existencia de un control de carácter

interno para los ingresos facturados con el fin de justificar las diferencias que se presentan

disimiles con los bancos al momento de realizar conciliaciones, otro elemento importante para

garantizar el dinamismo en la aplicabilidad adecuada de la factura electrónica se hace pertinente

que el sistema SIIF Nación habilite la implementación de una herramienta que permita crear

terceros de una forma masiva, debido a las características particulares de la escuela, ya que la

creación de terceros de forma individual genera lentitud y traumatismo en el proceso de factura

 19

6. Bibliografía

Código de Comercio Colombiano [Código] (1971). Recuperado de:

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.html
Congreso de la República de Colombia. (20 de diciembre de 1995). Por la cual se expiden
normas sobre racionalización tributaria y se dictan otras disposiciones. Por la cual se
expiden normas sobre Racionalización Tributaria y se dictan otras disposiciones. [Ley
223 de 1995]. DO: 42.160. Recuperado de:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=
Congreso de la República de Colombia. (13 de julio de 2009). Por la cual se regulan los
principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de
información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el
procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su
cumplimiento. [Ley 1314 de 2009]. DO: 47.409. Recuperado de:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1314_2009.html
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional. (11 de febrero de 2021) Por la cual se implementa
y desarrolla en el sistema de facturación electrónica, la funcionalidad del documento
soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.
[Resolución No.000013 de 2021]. Recuperado de:
https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000013%2
0de%2011-02-2021.pdf
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional. (05 de mayo de 2020). Por la cual se desarrollan
los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura
electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica
de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación.
[Resolución 000042 del 2020]. Recuperado de:
https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000042%2
0de%2005-05-2020.pdf
Ejército Nacional de Colombia. (2021). Boletín N°8 Plan de austeridad del Gasto 2021.
Recuperado de:
https://www.dicoe.mil.co/recurso_user/doc_contenido_pagina_web/800130633_4/49919
6/boletin_n8_juridico_plan_austeridad_gasto_2021.pdf
 20

Escuela Militar de Cadetes “Jose Maria Cordova”. (2021). Conózcanos. Recuperado de:
https://www.esmic.edu.co/
Ministerio Hacienda. (2020). Guía de operación Factura electrónica, proceso de Recepción de
Facturas Electrónicas de Venta, Notas Débito y Notas Crédito. Recuperado de:
https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/ShowProperty?nodeId=%2FConexionConte
nt%2FWCC_CLUSTER-157563%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased
Ministerio de Hacienda. (2020). Módulo de derechos y cartera. Recuperado de:
https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/portal/SIIFNacion/pages_ciclodenegocios/p8
derechosycartera
Morantes, S., Carvajal, M. (2018) Implementación de la factura electrónica en Colombia a partir
del decreto 2242 de 2015, en las mipymes del barrio la merced de la ciudad de Cúcuta.
(Trabajo de grado de especialización, Universidad libre de Colombia). Recuperado de:
https://repository.unilibre.edu.co/bitstream/handle/10901/15441/IMPLEMENTACI%C3
%93N%20DE%20LA%20FACTURA%20ELECTR%C3%93NICA%20EN%20COLOM
BIA%20A%20PARTIR%20DEL%20DECRETO%202242%20DE%202015%2C%20EN
%20LAS%20MIPYMES%20DEL%20BARRIO%20LA%20MERCED%20DE%20LA%
20CIUDAD%20DE%20C%C3%9ACUTA.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Presidencia de la Republica. (21 de junio de 1996). Artículo 616-1 Por medio del cual se
reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario. [ Decreto 1094 de 1996].
Recuperado de:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=7457
Presidencia de la Republica. (28 de junio de 1996). Artículos 437-2, 615, 616-1, 616-2, 617, 618
618-2 por el cual se reglamentan los artículos 437-2, 615, 616-1, 616-2, 617, 618 618-2
del Estatuto Tributario. [Decreto 1165 de 1996]. Recuperado de: https://www.suin-
juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=123558
Presidencia de la Republica. (29 de mayo de 2007). Por el cual se reglamenta el artículo 616-
1 del Estatuto Tributario. [Decreto 1929 de 2007]. Recuperado de:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=25311
Presidencia de la Republica. (24 de noviembre de 2015). Por el cual se reglamentan las
condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de
 21

masificación y control fiscal. [Decreto 2242 de 2015]. Recuperado de:

http://www.suin.gov.co/viewDocument.asp?id=30033048
Presidencia de la Republica. (5 de marzo de 2020). Artículos 511, 615,616-1,616-2,616-4,
617,618, 618-2 Y 771-2. Por el cual se reglamentan los artículos 511, 615,616-1,616-
2,616-4, 617,618, 618-2 Y 771-2 del Estatuto Tributario, 26 de la Ley 962 de 2005 y 183
de la Ley 1607 de 2012 y se sustituye el capítulo 4 del título 1 de la parte 6 del libro 1 del
Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. [Decreto 358 del
2020]. Recuperado de:
https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/DECRETO%20358%20DEL%200
5%20DE%20MARZO%20DE%202020.pdf
Ramírez, F., Ballestero, M. (2012) Ventajas de la implementación de la facturación electrónica
en Colombia. (Trabajo de especialización, Universidad Piloto de Colombia Bogotá).
Recuperado de: http://polux.unipiloto.edu.co:8080/00000360.pdf