Alexandra Mesa Figueroa amesafiguer@uniminuto.edu.

co

Jhonatan Vergara Herrera jvergaraher@uniminuto.edu.co

Sussan Acero Verano saceroveran@uniminuto.edu.co

Estudiantes Corporación universitaria Minuto de Dios.

LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS

DE LA LOCALIDAD DE KENNEDY
Resumen  

Este investigación estudia la experiencia que ha tenido la localidad de Kennedy con la

implementación  de la facturación electrónica desde la perspectiva del control tributario, los
procesos administrativos y el ahorro en los costos del proceso de facturación, La
implementación de la facturación electrónica inició en países como Dinamarca y Chile, en
Colombia este proceso se rige a través del Decreto 2242 del 2015 y se estableció como ente
regulador el Departamento de impuestos y de aduanas Internacionales (DIAN).

La implementación del nuevo sistema en Colombia según el decreto 2242 del 2015 es
obligatorio para los grandes  contribuyentes a partir del 1 enero del 2019, para los medianos y
pequeños contribuyentes se iniciaron pruebas para la adaptación de dicho sistema.

Este estudio se focalizó en las medianas y pequeñas empresas de la localidad de Kennedy

donde por medio de una encuesta realizada se verificó el status de la implementación y el
impacto que ha tenido en ellas, se tuvo en cuenta una muestra de 60 establecimientos
(administradores, gerentes y propietarios). 

El análisis de los resultados de la encuesta previamente realizada nos indican que de los 60
establecimientos un 65% tiene conocimientos sobre la Facturación electrónica, un 35% ya
implementó la facturación electrónica, del 35% que ya la implementó un  71% lo utiliza en el
proceso de compra de mercancía y un 29% en el proceso de venta de sus productos, para el
24% de las personas entrevistadas los mayores beneficios es el ahorro de los costos y errores
en el proceso de entrega y almacenamiento, para un 19% de la muestra beneficia el servicio
al cliente y el control tributario y el 14% opina que tiene mayor agilidad para saber las
transacciones realizadas en el día, cuando nos referimos al cuidado del medio ambiente el
84% cree que la Facturación electrónica va ser de gran ayuda para la conservación de el.
Aunque en las encuestas realizadas aún es muy bajo el porcentaje de las personas que ya
aplican en su establecimiento este sistema de Facturación electrónica hay un alto porcentaje
que tiene indicios sobre la normatividad y sus beneficios.
Introducción

El presente trabajo está basado en la investigación de la implementación del sistema de

facturación electrónica en la localidad de Kennedy específicamente en las pequeñas y

medianas empresas de este sector. Cuyo efecto favorece el sector al minimizar los errores de

registros de las operaciones del contribuyente, a agilizar las, modernizarlas; logrando así

grandes beneficios para una mayor rapidez y eficiencia en sus servicios.

El Departamento de impuestos y de aduanas Internacionales (DIAN) como órgano

regulador fue quien implementó a través del decreto 2242 del 2015 el sistema de facturación

electrónica, donde se estableció los parámetros y plazos para que tanto instituciones públicas

privadas y personas naturales vayan incorporándose a dicho sistema en los plazos

establecidos.

Este sistema nace por la necesidad de modernizar y crear procesos adecuados que

permitan eficacia y control de los registros, los mismos que crean beneficio al contribuyente

y principalmente al estado ya que a través de la administración tributaria se tendría un acceso

rápido, y oportuno que permite validar los montos declarados por el contribuyente en estudio

de impuestos y verificar información valiosa, optimizando así el tiempo y recursos.

Objetivos

Objetivo general

Analizar el efecto que a tenido la implementación de la Facturación Electrónica en las

pequeñas y medianas empresas de la localidad de Kennedy mediante encuestas para el

mejoramiento administrativo.
Objetivos específicos

● Diagnosticar qué cantidad de pequeñas y medianas empresas de la localidad

de Kennedy ya implementó la Facturación Electrónica.

● Examinar ventajas y desventajas de la Facturación Electrónica para este

sector.

● Determinar cuál ha sido el efecto administrativo de la Facturación Electrónica

en las medianas y pequeñas empresas de la localidad de Kennedy

Justificación

Año tras año son más los países que han iniciado el proceso de transformación e

implementación de la Facturación pasando de facturar en papel a la facturación electrónica,

Países como Dinamarca y Chile han sido los pioneros en implementar este sistema de

Facturación.

En Colombia desde el 2015, La facturación electrónica es un tema que tomado una gran

importancia para esto se estableció el decreto 2245 del 2015 el cual expone la normatividad

de Facturación Electrónica en Colombia por medio de él se exponen los plazos para los

diferentes contribuyentes del País, dando como primera fecha el 1 de enero del 2019, debido

a lo anterior se realiza esta investigación con el fin de determinar el efecto que ha tenido la

Facturación electrónica en las pequeñas y medianas empresas que se encuentra ubicadas en

la localidad de Kennedy.

Formulación del problema

¿Cuál ha sido el efecto de la facturación electrónica en las pequeñas y medianas empresas

de la localidad de Kennedy?
 Árbol de problema

Figura 1.Árbol de problemas Fuente Propia (2019).

Descripción del problema

El problema que origina la facturación electrónica tiene causas y consecuencia que se

clasifican en las siguientes:

Causas

Control Tributario: La importancia de las acciones de control tributario es innegable en

cualquier nación organizada, máxime si la sociedad exige el adecuado pago de los impuestos

por parte de los contribuyentes a quienes la Constitución y la ley ha impuesto la ingrata, pero

necesaria carga de contribuir con los gastos del Estado y la inversión social.

Es igualmente claro que cuando se detectan mecanismos de evasión y elusión fiscal,

corresponde a las autoridades administrativas realizar las acciones que la ley permite para dar

una lucha desigual, pero irrenunciable, cual es la disminución de estos fenómenos, acudiendo

a facultades amplias de investigación, control y cobro de las obligaciones debidas, con o sin
el beneplácito de evasores y defraudadores del fisco.Costos del proceso de facturación:

Emitir una factura física tiene un costo de 2.650 pesos, mientras que generar una factura

electrónica cuesta 820 pesos, según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian,

2019).

Procesos Administrativos: Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Integración

de procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos.

Efectos

Control Tributario: La facturación electrónica se implementa en Colombia porque la

Dian considera que es una potente herramienta para el control tributario. Al igual que en los

países de la región, donde ya está implementada, es la misma entidad tributaria quien señala

la información que los documentos electrónicos deben contener al momento de ser

intercambiados entre los contribuyentes. Adicionalmente, es la misma entidad quien establece

los mecanismos de validación de estos documentos tributarios de manera previa a su

distribución, e impone el requerimiento de la firma electrónica para dar fe del contenido y

origen de estos, otorgando certeza acerca de su integridad.

De esta manera, la evasión fiscal se evita a través de la validación del contenido y origen

de los documentos tributarios electrónicos que la Dian realiza, para todos y cada uno de ellos.

Costos del proceso de facturación: Los costos asociados al uso de papel, el archivo de

documentos y la gestión de cobranzas y tesorería. Hay una reducción en los costos de

impresión y distribución de documentos por cerca de $750 por cada unidad, debido a que una

versión electrónica puede valer, dependiendo del alcance, entre $150 y $300.
 Las organizaciones incurren en menores costos por alquiler o tenencia de espacios físicos

para archivar documentos. A su vez, se reducen los requerimientos de número de empleados

para archivar y cuidar el respaldo físico de sus cuentas.Hay ahorro en tiempo de trabajo,

porque por cada 20 facturas emitidas se disminuye media hora de trabajo, lo que permite que

las personas se dediquen a labores de mayor impacto para el negocio.

Procesos Administrativos: Ahorro de tiempo, permite agilizar y optimizar los procesos

administrativos, facilita la búsqueda de información requerida o documentos específicos para

la toma de decisiones o consulta, minimiza los tiempos de respuesta y de gestión, permite

tener un mejor control de errores dentro de los procesos de facturación y la posibilidad de

consultar la información de facturación en (casi) tiempo real

● Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Integración de procesos

misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos.

● Tiempos de entrega de una factura pasan de días a minutos.

● Mejora en la calidad de datos, se controlan documentos electrónicos.

Hipótesis

“La Facturación Electrónica a beneficiado a los propietarios de las pequeñas y medianas

empresas al garantizar eficiencia en el proceso de compra y ventas de los productos”

Relatoría

La factura electrónica se puede considerar como la versión digital de la factura tradicional,

con la diferencia que la información contenida la pueden obtener en línea, tanto la

Administración Tributaria como los contribuyentes para fines de control, análisis y toma de

decisiones Rodriguez (2015), Los pioneros en el uso de la factura electrónica fueron Chile,
México y Brasil. En estos países, el modelo se ha masificado y ahora comienza a avanzar en

otros procesos de cumplimiento fiscal, como la contabilidad electrónica. El objetivo es

facilitar estas tareas a los contribuyentes y reducir los costos económicos. Edicom (2017).

Desde sus inicios este tipo de facturación a traído beneficios como se indica en

Rodriguez(2015), “Algunos de los beneficios de la facturación electrónica son; La

facturación ha sido concebida como una herramienta de control para las Administraciones

Tributarias a nivel mundial, puesto que con su emisión se genera información tributaria

relevante para fines impositivos, los comprobantes electrónicos fortalecen el cuidado del

medio ambiente, considerando que el documento electrónico no debe ser impreso, puesto que

se encuentra disponible en línea en cualquier momento y lugar, ayudando de esta manera a

reducir la tala de millones de árboles en el mundo, adicional el control fiscal es uno de los

beneficios más importantes de la facturación electrónica porque permite considerar y

proponer los elementos necesarios para que las Administraciones Tributarias de la Región

ejerzan un mejor control de las obligaciones tributarias”.

No obstante “La Facturación Electrónica en Colombia se debe motivar para que las

empresas inicien el proceso de facturación electrónica para permitir un mayor control por

parte de la DIAN respecto al cruce de información, Ramirez y Ballesteros (2012). Definida la

obligatoriedad de la Factura Electrónica en Colombia, el Gobierno ha establecido que los

grandes contribuyentes tendrán que hacerlo entre junio y septiembre del 2018 y las demás

empresas, gradualmente, a partir del 1 de enero del 2019, cuando sean responsables de

declarar y pagar IVA e impuestos al consumo. Cámara de Comercio (2018). Requisitos de la

Facturación Electrónica en Colombia; Contenido Fiscal: Elementos que establece el artículo

617 del estatuto Tributario relativo al contenido de la factura”, Ramirez y Ballesteros (2012).
Marco teórico

En una continua búsqueda por la competitividad se han creado diferentes teorías que

sustentan todo el proceso por el cual pasan las organizaciones y las decisiones que deben

tomar para llevar a cabo la adopción de nuevas tecnologías.

Las medianas y pequeñas empresas están conformadas por diferentes sistemas y a su vez

éstos se conforman de características específicas del sistema principal; el objetivo principal

de cada uno de estos subsistemas es la producción de bienes y servicios que logren satisfacer

la demanda del mercado. Para cumplir tal fin los sistemas debes ser autor regulable y

autoajustable con el objetivo de poder medir su desempeño y productividad esperada,

permitiendo facilitar los ajustes requeridos al sistema logrando con ello una respuesta positiva

a las necesidades del mercado mediante la creación de unos adecuados sistemas de

información.

Es importante contemplar que en ésta continúa búsqueda de competitividad cada vez más

las medianas y pequeñas empresas tienen la obligación de estar a la vanguardia de los

avances tecnológicos que se presentan ya que estas van adoptando herramientas que les

permiten optimizar cada vez más sus procesos; con la incursión en el comercio electrónico la

gran mayoría de los negocios utilizan en sus sistemas de administración bases de datos con el

único fin de mejorar de manera significativa el servicio al cliente tanto externo como interno.

La factura electrónica en Europa tuvo inicios en Dinamarca, ya que este fue el primer país

que obligó al uso de la facturación electrónica B2G el año 2005, desde entonces han seguido

este ejemplo muchos países como Austria, Italia, Noruega, España, entre otros, por lo que se

estimaba que para el 2018, la Unión Europea obligaría a todos los organismos público de los
estados miembros a adaptarse a la factura electrónica en un estándar común europeo.

(Edicom, 2017).

En febrero de 2005, entró en vigor la primera normativa que obligaba a facturar

electrónicamente con las Administraciones Públicas de Europa. De esta forma, Dinamarca

pasaba a ser el primer país europeo que comenzaba a enviar y a recibir facturas electrónicas

en las relaciones B2G de manera obligatoria. (SERES, 2019)

En Norteamérica, este tipo de factura se concibe de una forma diferente a Europa, en esta

región, el principal objetivo de las empresas a la hora de implementar esta tecnología en el

ámbito B2B/B2G es la optimización y la automatización de los procesos de trabajo, ya que

actualmente se calcula que dos tercios de las compañías de Estados Unidos envían sus

facturas en formato PDF a través de correos electrónicos. No obstante, solo un 20% emite

facturas electrónicas estructuradas mediante EDI( Electronic Data Interchange), este es el

sistema clave para intercambiar información entre compañías, permitiendo a cientos de miles

de compañías simplificar sus procesos de administración B2B2G y asegurar relaciones

comerciales rentables entre socios de cualquier tamaño, nacionalidad o sector de actividad.

Una de las razones de esta baja tasa es que el país no cuenta con un sistema de IVA, por lo

que el tratamiento que se realiza de estos documentos es como el de cualquier otra

transacción comercial. (Edicom, 2017)

En Asia y Pacífico, en estas zonas, la factura electrónica está en desarrollo, los principales

impulsores del cambio están siendo el sector público, la industria retail y la de transporte,

principalmente en estados como Singapur, Hong Kong, Taiwán y Corea del Sur. Además la

elevada evasión fiscal ha llevado a las administraciones tributarias de algunos países a tomar
medidas y exigir la facturación electrónica como método de control siguiendo el ejemplo de

Latinoamérica, entre ellos se encuentra China e Indonesia, este último anunció en julio de

2016, que obligaba a casi todos los contribuyentes a utilizar la factura electrónica en aquellas

sujetas a IVA. (Edicom, 2017)

Sin lugar a dudas, Latinoamérica es la región más avanzada en la implantación de la

factura electrónica. Allí, este sistema se ha convertido en una herramienta para mejorar el

control fiscal y mitigar las altas tasas de evasión. (Edicom, 2017)

Otros pioneros en el uso de la factura electrónica fueron Chile y Brasil. En estos países, el

modelo se ha masificado y ahora comienza a avanzar en otros procesos de cumplimiento

fiscal, como la contabilidad electrónica. El objetivo es facilitar estas tareas a los

contribuyentes y reducir los costos económicos. (Edicom, 2017)

Por su parte el departamento de impuestos y aduanas nacionales (DIAN) confirma que una

de las herramientas más beneficiosas para este sistema es la facturación electrónica según el

decreto 2242 de 2015 donde “Habilita el envío de facturas en formato digital a través de

Internet mediante una plataforma segura basada en; Certificados electrónicos, Firma digital y

Encriptación de datos eliminando la necesidad de imprimirlas”

Teniendo en cuenta lo anterior , la DIAN ha puesto en marcha un proyecto de adopción

progresiva con un nuevo modelo de facturación electrónica. En 2019, todas las empresas

colombianas deberán utilizar este sistema. (Edicom, 2017)

Metodología

El presente trabajo investigativo es de tipo cuantitativo-descriptiva, ya que permite

analizar el efecto que a tenido la implementación de la Facturación Electrónica a través de

encuestas en campo en las pequeñas y medianas empresas de la localidad de Kennedy cuyos

datos serán recolectados, para luego ser interpretados y corroborados con las actividades de

comercio de las empresas.(Anexo 1)

Método

Para esta investigación se aplicará el método inductivo el cual permite indagar el

promedio o el crecimiento en los diferentes años de estudios; así como también la revisión de

los beneficios del sistema de facturación electrónica. El método empírico por medio de la

medición y análisis con base en la información obtenida donde se comparan las variables que

son objeto de revisión en esta investigación.

Muestra

Población para la investigación: De las pequeñas y medianas empresas de la localidad de

Kennedy se consideró un total del universo de 40 establecimientos.

Tipo de muestreo

Muestreo no probabilístico por conveniencia, debido a que la investigación requiere

características más específicas, el investigador selecciona la muestra que aporte mayor

relevancia y efectividad, obteniendo resultados acertados para el estudio.

Resultados metodológicos

Tiene usted conocimiento ó información sobre el

sistema de facturación electrónica?

15%

20%
65%

SI NO MUY POCO

Gráfica 1.Estudio de Mercado Facturación electrónica. Fuente Propia (2019).Porcentaje de

personas que tienen conocimiento sobre la facturación electrónica.

Cuenta usted actualmente con facturación electrónica

en su establecimiento?

35%

65%

SI NO

Gráfica 2.Estudio de Mercado Facturación electrónica. Fuente Propia (2019).Porcentaje de

medianas y pequeñas empresas que cuentan con facturación electrónica.
 En qué proceso de su establecimiento utiliza la
facturación electrónica?

29%

71%

COMPRA VENTA

Gráfica 3.Estudio de Mercado Facturación electrónica. Fuente Propia (2019).Porcentaje de

proceso usado por las medianas y pequeñas empresas que tienen implementada
facturación electrónica.

Considera usted que la facturacion electronica es

beneficiosa para el medio ambiente?

14%

86%

SI NO

Gráfica 4.Estudio de Mercado Facturación electrónica. Fuente Propia (2019).Porcentaje de

personas que tienen conocimiento consideran beneficiosa la facturación electrónica.
 Enumere de 1 a 5 siendo 5 la menos favorable y 1 la más favorable
como ventajas de la facturación electrónica

19%
24%

24%
19%

14%

Mejora el servicio al cliente

Reduce costos y errores en el proceso de captura,entrega y almacenamiento
Permite identificar el numero de transacciones que se realizó durante el dia
El sello emitido es Ú nico e irrepetible para verificar su autenticidad
Permite ahorrar tiempo y dinero

Gráfica 5.Estudio de Mercado Facturación electrónica. Fuente Propia (2019).Porcentaje de

ventajas sobre la facturación electrónica.

Conclusiones estratégicas en función de los objetivos de investigación

● El 65% de las personas encuestadas tiene conocimiento sobre la facturación

electrónica, el 20% no y el 15 % restante afirma que muy poco.

● De las 60 medianas y pequeñas empresas que se tuvo en cuenta para la investigación

el 65% de estas cuentan con facturación electrónica y el 35% aun no la han

implementado.

● De las personas encuestadas en las medianas y pequeñas empresas el 71%

actualmente usa la facturación electrónica para el proceso de compra y el 29% de

estos lo usa para la venta.

● La mayoría de los encuestados con un porcentaje del 86% consideran que con la

implementación de la facturación electrónica traería consigo beneficios no solo a las

medianas y pequeñas empresas si no también al medio ambiente, frente a un 14% que

dijo que no.

● De las ventajas que plantea la DIAN para la implementación de la facturación

electrónica, en un promedio el 17% de los encuestados consideran que todas tienen

beneficios relevantes para las pequeñas y medianas empresas.

Anexos

Anexo 1.Encuesta investigación sobre la facturación electrónica en la localidad de

Kenedy. Fuente Propia (2019).

ENCUESTA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Consentimiento informado
En pleno uso de mis facultades, libre y voluntariamente manifiesto que he sido debidamente

informado y en consecuencia autorizar el procedimiento para la recolección de datos para

evidenciar el uso o no de la facturación electrónica en mi establecimiento comercial, también,

cuento con plena libertad de retirar el consentimiento y dejar de participar del estudio, de igual

manera, se garantiza que todos los datos obtenidos serán confidenciales y asegurará el anonimato

de estos. Los investigadores Alexandra Mesa Figueroa y Susam Acero, generarán el compromiso

de proporcionar la información actualizada obtenida del estudio y de brindarme respuesta a

cualquier pregunta, aunque esta pueda afectar mi voluntad de continuar participando de este.
Determinar el efecto que a tenido la implementación de la Facturación Electrónica en las

pequeñas y medianas empresas

1. Tiene usted conocimiento e información sobre el sistema de facturación electrónica?
●       SI
●       NO
●       MUY POCO
2. Cuenta usted actualmente con facturación electrónica en su establecimiento?
●       SI
●       NO
3. En qué proceso de su establecimiento utiliza la facturación electrónica?
●       SI
●       NO
4. Considera usted que la facturación electrónica es beneficiosa para su establecimiento?
●       SI
●       NO
5.Enumere de 1 a 5 siendo 5 la menos favorable y 1 la más favorable como ventajas de la

facturación electrónica
●       Mejora el servicio al cliente
●       Reduce costos y errores en el proceso de captura, entrega y almacenamiento
●       Permite identificar el número de transacciones que se realizó durante el día
●       El sello emitido es Único e irrepetible para verificar su autenticidad
 ●       Permite ahorrar tiempo y dinero
6. Cuáles de las siguientes desventajas considera usted que son las más relevantes para su

establecimiento por favor elija 3

●       Riesgo de virus
●       Actualizaciones costosas
●       Cambio de equipos(computadoras)
●       No permite multiusuario
●       Soporte técnico con mucha frecuencia
7. Considera usted que la facturación electrónica es beneficiosa para el medio ambiente?
SI
NO

Referencias

● DIAN, (2019) Facturación Electrónica.Recuperado

de:https://www.dian.gov.co/Paginas/inicio.aspx

● (DINERO, 2017) La facturación electrónica impacta la productividad de la

empresa.Recuperado de:https://www.tnfactor.com/?

gclid=EAIaIQobChMIm9eP1YmK5AIVwmSGCh0FNgjREAAYASAAEgLHJPD_BwE

● (J. SERRANO, 2019) El descontrol del control tributario.Recuperado

de:https://www.ambitojuridico.com/noticias/columnista-impreso/tributario-y-

contable/el-descontrol-del-control-tributario

● SERES.(2017).Situación de la Factura Electrónica en Colombia.Recuperado de:

http://co.groupseres.com/estudios-mercado

● Edicom,(2017)./El estado de la facturación electrónica en el mundo.Recuperado

de:https://globaleinvoicing.com/es/noticias/el-estado-de-la-facturacion-electronica-en-

el-mundo