PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y DE REVISORÍA

FISCAL PARA EL CIERRE DE AÑO (1)

Autor: C. P. Carlos Sastoque M.

FUNDAMENTACIÓN LEGAL

El artículo 34 de la ley 222 de 1995 dice que “por lo menos una vez al
año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y
preparar y difundir estados financieros de propósito general,
debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la
opinión profesional correspondiente, si ésta existiere.”

El artículo 37 de la misma ley indica que “El representante legal y el

contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los
estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a
disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en
declarar que se han verificado previamente las afirmaciones
contenidos en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han
tomado fielmente de los libros.”

Además el artículo 38 ibídem estipula que “Son dictaminados aquellos

estados financieros certificados que se acompañen de la opinión
profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público
independiente que los hubiere examinado de conformidad con las
normas de auditoría generalmente aceptadas” (actualmente de
acuerdo con lo que ordenan las NIA).
Y, para completar, el artículo 43 de la citada ley establece que “Sin
perjuicio de lo dispuesto en otras normas, serán sancionados con
prisión de uno a seis años, quienes…ordenen, toleren, hagan o
encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas”.

A los contadores bajo cuya responsabilidad se preparan los estados

financieros, a los revisores fiscales y a los auditores externos la Junta
Central de Contadores –a través de su Tribunal Disciplinario- les
podrían aplicar, adicionalmente, las sanciones vigentes de acuerdo
con el artículo 23 de la ley 43 de 1990.

Para cumplir con lo que exigen los artículos 37 y 38 de la ley 222 de

1995 y evitar el riesgo de incurrir en la sanción penal indicada en el
artículo 43 (y en otras sanciones establecidas en la ley 43 de 1990), es
necesario que el representante legal del ente económico y el contador
bajo cuya responsabilidad se preparen los estados financieros
desarrollen al final del año las verificaciones suficientes y debidamente
soportadas sobre la existencia real de los activos, pasivos, cuentas
patrimoniales, ingresos, costos y gastos que se han de presentar en
los estados financieros y en sus correspondientes notas; de tal manera
que puedan certificarlos debidamente.

Por su parte quienes dictaminen los estados financieros previamente

certificados (revisores fiscales o auditores externos, según el caso)
también deberán tener las evidencias válidas y suficientes (como lo
ordenan la ley 43 de 1990 y las NIA) para poder emitir su dictamen
sobre ellos. Y para obtener tales evidencias es indispensable que
hagan las verificaciones sobre las distintas cuentas y conceptos que
se incluyen en los estados financieros y en sus notas.
Por lo anterior, es necesario que el representante legal, el contador de
la empresa y el revisor fiscal (o, en su defecto, el auditor externo)
utilicen estrategias ágiles y eficientes para hacer la labor de
preparación y de verificación de los estados financieros. Y, así mismo,
lo deben hacer los colaboradores de unos y otros.

ORIENTACIÓN GENERAL:

Es necesario que se haga una evaluación completa del control interno,

que servirá de base para detectar cuáles son los riesgos de
incorrección material en los estados financieros y los procedimientos
de verificación a aplicar. También será útil para presentar el informe
del revisor fiscal a la asamblea general de accionistas o a la junta
anual ordinaria de socios (según el caso).

Una vez hecha la evaluación del control interno, se podrá saber cuáles
son los más importantes riesgos de incorrección material debida a
omisiones, a errores o a fraudes y se podrán definir cuáles son los
procedimientos de revisión más convenientes, para obtener evidencia
válida y suficiente sobre las partidas que conforman los estados
financieros.

En los artículos que publicaré estas dos primeras semanas del año
les daré ilustración práctica (basada en casos reales que he conocido)
sobre cuáles son los más frecuentes riesgos de incorrección material
debida a omisiones, a errores o a fraudes y los procedimientos de
verificación que conviene aplicar, a fin de que se hagan
oportunamente las correcciones necesarias. Para algunas de estas
cuentas, les suministraré formatos en Word y en excell que servirán
para aplicar procedimientos de verificación.

EFECTIVO

RIESGOS DE INCORRECCIÓN MATERIAL DEBIDA A OMISIONES,

A ERRORES O A FRAUDES

1. Al no hacerse oportunamente conciliaciones bancarias, es

posible que haya notas débito y crédito de los bancos no
contabilizadas, cheques girados y no cobrados que duran
mucho tiempo sin hacerse nada con relación a ellos
(averiguar el motivo, anularlos, etc.) y errores no
detectados.

2. Ingresos a caja que no se consignan oportunamente o

nunca.

3. Cheques girados y no cobrados por beneficiarios, que al

cabo de un tiempo podrían ser cobrados por el pagador u
otro empleado que tenga acceso a ellos.

4. Al no hacerse arqueos de caja, podría darse la oportunidad

de traslapos u otras acciones indebidas con el efectivo.

PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN

Arqueos de caja. Ver A CCF 4

Conciliaciones bancarias. Ver A CCF 5

Prueba de ruta, por muestreo selectivo, de ingresos a caja.

Ver PT 10

Seguimiento de cheques girados y no cobrados. Preparar

formato en Word o en Excel, a tu conveniencia.

Revisión de certificaciones bancarias sobre saldos y

rendimientos financieros. Preparar formato en Word, para
dejar la evidencia escrita de esta revisión.