C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9

M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 1 d e 3 8

1 G E ST IÓ N G E R E N C IA L .

1 .1 G e r e n c ia d e O p e r a c io n e s .

1 .1 .1 E s t a b l e c e r r e l a c i o n e s c o m e r c i a l e s d e c o n d i s t i n t a s e m p r e s a s d e l r u b ro d e
tra n sp o rte y a lq u ile r d e M a q u in a ria y e q u ip o s.

1 .1 .2 D e f i n i r y a u t o r i z a r l o s a c u e r d o s c o m e r c i a l e s c o n l o s d i f e r e n t e s c l i e n te s a
lo s q u e se le s b rin d a re m o s lo s se rv ic io s.

1 .1 .3 S u p e rv isa r la p ro g ra m a c ió n d e se rv ic io s q u e se re a liz a n d ia ria m e n te con

la s u n id a d e s d e tra n sp o rte .

1 .1 .4 A p ro b a r to d a s la s c o tiz a c io n e s y ta rifa s d e fin id a s p a ra lo s d ife re n te s

se rv ic io s.

1 .1 .5 A u t o r i z a r t o d o s l o s r e q u e r i m i e n t o s d e c o m p r a o p e d i d o s n e c e s a r i o s p a ra
la o p e ra c ió n .

1 .1 .6 R e v isa r d ia ria m e n te e l p la n y p ro g ra m a c ió n d e lo s tra b a jo s e n e l á re a d e

M a n te n im ie n to p a ra la m e jo r o p e ra tiv id a d d e la s u n id a d e s.

1 .1 .7 E s e l e n c a rg a d o d e to d o s lo s te m a s a d m in istra tiv o s re la c io n a d o s c o n
recu rso s hum anos, n ó m in a , p ré sta m o s, d e sc u e n to s, v a c a c io n e s,
p e rm iso s, e tc .

1 .1 .8 S u p e rv isa r d e m a n e ra d ire c ta la a d e c u a d a fa c tu ra c ió n y c o b ra n z a p o r lo s
se rv ic io s q u e h a n sid o b rin d a d o s a lo s c lie n te s.

1 .1 .9 R e a liz a r c a p a c ita c io n e s/in d u c c ió n a to d o el p erso n al que in g re sa a

la b o ra r.

1 .1 .1 0 E v a lu a r e l c o n o c im ie n to d e c a d a p e rso n a l p a ra e l p u e sto q u e p o stu la .

1 .1 .1 1 C a p a c ita r a l p e rso n a l n u e v o e n lo s rie sg o s q u e e stá n e x p u e sto s d e n tro su

p e rm a n e n c ia e n su s la b o re s.

1 .2 S e g u r id a d y v ig ila n c ia .

E n c u a n to a la se g u rid a d P R O C A R G O .

V e rific a r q u e lo s a g e n te s c u m p la n su s fu n c io n e s.

1 .2 .1 Q u e re v ise n lo s c a m io n e s a l in g re sa r y a l sa lir, v e rific a r k ilo m e tra je .

1 .2 .2 A siste n c ia d e l p e rso n a l.

1 .2 .3 Q u e la s p e rso n a s a je n a s a la e m p re sa , te n g a n la d e b id a a u to riz a c ió n .

1 .2 .4 Q u e c u e n te n c o n su d o c u m e n to d e id e n tid a d .

1 .2 .5 Q u e n o sa lg a n m a te ria le s o h e rra m ie n ta s sin o rd e n d e sa lid a firm a d a p o r

la p e rso n a c o m p e te n te .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
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2 SIST E M A D E G E ST IÓ N .

L a s fu n c io n e s d e l c o o rd in a d o r y /o e n c a rg a d o d e siste m a d e g e stió n tie n e n c o m o fin a lid a d

d e v e la r y h a c e r c u m p lir c o n to d o s lo s p ro c e so s d e la e m p re sa , d e n tro d e la a c tiv id a d q u e
re a liz a e n to d o e l p a ís .

F u n c io n e s

C o o r d in a d o r S S T
2 .1 D ir ig ir y su p e r v isa r e l c u m p lim ie n to d e l siste m a d e g e stió n y co n tro l d e
se g u r id a d .

2 .1 .1 E l c u m p lim e n to d e m e ta s tra z a d a s p o r c a d a á re a e n m in im iz a r e l rie sg o

y se n sib iliz a r e n m e jo ra c o n tin u a a c a d a su p e rv iso r d e á re a

2 .1 .2 E s t a r p e n d i e n t e d e l a s a c t i v i d a d e s q u e r e a l i z a c a d a á r e a p a r a c o n tro la r lo s
rie sg o s

2 .2 P a r tic ip a r a c tiv a m e n te e n la s a c tu a liz a c io n e s d e S S T .

2 .2 .1 E l su p e rv iso r d e se g u rid a d c o n ju n ta m e n te c o n e l c o o r d in a d o r S S T se
d e b e n a c tu a liz a r c o n sta n te m e n te o c o m o m á x im o u n a v e z a l a ñ o .

2 .2 .2 R e a liz a r c a p a c ita c io n e s p ro g ram ad a a to d a s la s áreas con e l fin de

m a n te n e r a c tu a liz a d o a l c o la b o ra d o r y su p e rv iso re s.

2 .2 .3 P u b lic a r fo rm a to s, fo lle to s, e tc . p a ra d a r a c o n o c e s n o tic ia s a c tu a le s a

to d o s lo s c o la b o ra d o re s.

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
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A probado por: FS
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2 .3 M o d ific a r e im p le m e n ta r e l siste m a d e g e stió n d e n tr o la e m p r e sa .

2 .3 .1 Las m o d ific a c io n e s de siste m a de g e stió n se re a liz a so lo con la

a u to riz a c ió n d e l G e re n te T ra n sp o rte y b a jo su so lic itu d .

2 .3 .2 S e re a liz a c a p a c ita c io n e s p re v ia s a la im p le m e n ta c ió n d e c a d a fo rm a to
p a ra te n e r u n re su lta d o ó p tim o .

2 .4 E la b o r a r n u e v o s d o c u m e n to s d e n tr o d e lo s r e q u e r im ie n to s d e c a d a p r o c e so .

2 .4 .1 L a c re a c ió n d e n u e v o s fo rm a to s o p ro c e d im ie n to s so lo lo a u to riz a e l
G e re n te d e T ra n sp o rte , p a ra su im p le m e n ta c ió n .

2 .4 .2 S e p u b lic a e l n u e v o d o c u m e n to y se in fo rm a a l c o la b o ra r d e l n u e v o
fo rm a to ; se le e n se ñ a ra su u so c o rre c to .

2 .4 .3 M e jo ra r c o n tin u a m e n te c o n lo s fo rm a to s a c tu a le s y p ro c e d im ie n to s

2 .5 C a p a c ita r a l p e r so n a l in g r e sa n te a la u n id a d .

2 .5 .1 R e a liz a r c a p a c ita c io n e s/in d u c c ió n a to d o el p erso n al que in g re sa a

la b o ra r.

2 .5 .2 E v a lu a r e l c o n o c im ie n to d e c a d a p e rso n a l p a ra e l p u e sto q u e p o stu la .

2 .5 .3 C a p a c ita r a l p e rso n a l n u e v o e n lo s rie sg o s q u e e stá n e x p u e sto s d e n tro su

p e rm a n e n c ia e n su s la b o re s.

2 .6 R e a liz a r in s p e c c io n e s p e r m a n e n te s s e g ú n lo p r o g r a m a d o d e n tr o d e lo s m e s e s.

2 .6 .1 L a s in sp e c c io n e s se re a liz a n c o n tin u a m e n te e n lo s p u e sto s d e m a y o r

rie sg o a m e n o r, p a ra d e sp u é s e v a lu a r y m in im iz a r.

2 .6 .2 Las p ro g ra m a c io n e s del m es sig u ie n te se re a liz a n m e d ia n te s lo s

in d ic a d o re s d e P a re to e Ish ik a w a .

2 .7 R e a liz a r sim u la c r o s c o n p a r tic ip a c ió n d e lo s c o la b o r a d o r e s d e la e m p r e sa .

2 .7 .1 P a rtic ip a r a c tiv a m e n te en sim u la c ro s p ro g ram ad o s in te rn a m e n te y

e x te rn a m e n te .

2 .7 .2 S e n s i b i l i z a r a l o s c o l a b o r a d o r e s d e l o s s i m u l a c r o s r e a l i z a d o s , p re p a ra rlo s
si en caso su ced a d e v erd ad .

2 .7 .3 H a c e r q u e to d o c o la b o ra d o r p a rtic ip e a c tiv a m e n te d e lo s sim u la c ro s.

2 .8 S e n sib iliz a r a to d o c o la b o r a d o r d e la e m p r e sa .

2 .8 .1 R e a liz a r c h a rla r c o n tin u a s a to d o c o la b o ra d o r de la em p resa y

c o m p ro m e te r a cada su p e rv iso r de área p ara que d ic te n c h a rla s de
p re v e n c ió n d e rie sg o s.

2 .8 .2 V i s i t a r c a d a p u e s t o d e t r a b a j o c o n t i n u a m e n t e , c o n s u l t a r c o n e l t r a b a ja d o r
e l á n im o d e l tra b a jo q u e re a liz a .

2 .9 R e a liz a r e v a lu a c io n e s de r ie sg o d en tro de la s d ife r e n te s áreas y con lo s

encargados de cada área.

2 .9 .1 R e a liz a r e v a lu a c io n e s d e rie sg o s e n c a d a á re a d e tra b a jo , c o n ju n ta m e n te

c o n c a d a tra b a ja d o r o su p e rv iso r d e á re a .

2 .9 .2 L a s e v a l u a c i o n e s d e r i e s g o s e d e b e n r e a l i z a r c o n s t a n t e m e n t e e n t o d a s la s
á re a s d e tra b a jo .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
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2 .9 .3 L o s su p e rv iso re s d e tu rn o so n lo s re sp o n sa b le s q u e se lle v e a c a b o la
e v a lu a c ió n d e l rie sg o y c o n tro la rlo s in m e d ia ta m e n te .

2 .1 0 C a p a c ita r a l p e r so n a l, e n r ie sg o s q u e p u e d a n a fe c ta r su in te g r id a d e im a g e n
de la e m p r e sa .

2 .1 0 .1 R e a liz a r c a p a c ita c io n e s in d iv id u a lm e n te a l p e rso n a l e n e v a lu a c ió n d e

rie sg o y la s c o n se c u e n c ia s q u e p u e d e n su frir si se lle v a a c a b o .

2 .1 0 .2 A y u d a r a l c o l a b o r a d o r q u e d e b e t e n e r l a c a p a c i d a d d e e v a l u a r y c o n tro la r
c a d a rie sg o .

2 .1 1 E v a lu a r e l c o n o c im ie n to d e c a d a c o la b o r a r e n r ie g o s d e n tr o d e su á r e a .

2 .1 1 .1 R e a liz a r e v a lu a c io n e s de c o n o c im ie n to p ro g ram ad o s m e n su a lm e n te ,
m e d ir la c a p a c id a d d e c a d a c o la b o ra d o r.

2 .1 1 .2 L o s re su lta d o s d e c a d a e v a lu a c ió n se rá n m e d id o s c o n P a re to p a ra la
p ro g ra m a c ió n d e l m e s sig u ie n te .

2 .1 2 R e a liz a r a u d ito r ía s in te r n a s.

2 .1 2 .1 L a s a u d ito ría s in te rn a s so n p ro g ra m a d a s p a ra c a d a á re a se d e b e re a liz a r

c o n e l c o m ité in te rn o S S T .

2 .1 2 .2 L a s o b se rv a c io n e s e n c o n tra d a s y n o c o n fo rm id a d e s, se d e b e tra ta r d e
in m e d ia to .

2 .1 3 R e a liz a r r e u n io n e s d e l c o m ité m e n su a lm e n te .

2 .1 3 .1 T e n e r u n a re u n ió n c o n lo s m ie m b ro s d e l c o m ité p a ra e v a lu a r lo s a v a nces
d e c o n tro l d e rie sg o y p ro g ra m a r m e ta s a c u m p lir.

2 .1 3 .2 P a rtic ip a r d e l c o m ité a c tiv a m e n te .

2 .1 4 P r e se n ta r c u a d r o s e sta d ístic o s d e l a v a n c e d e l siste m a d e g e stió n y c u a d r o s d e

r ie sg o s c o n tr o la d o s d e n t r o d e la e m p r e sa .

2 .1 5 R e a liz a r in fo r m e s d e h o r a s h o m b r e , h o r a s c o n a c c id e n ta b ilid a d d e n tr o d e la
e m p r e sa e in fo r m a r so b r e lo s d ía s p e r d id o s.

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
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3 G E ST IÓ N D E T R A N SP O R T E .

3 .1 J efe d e tra n sp o rte.

Las fu n c io n e s de lo s ch o feres a sig n a d o s al se rv ic io in te rp ro v in c ia l y

lo c a l, e stip u la d a s a m i c rite rio , p e ro q u e d e b e n se r e v a lu a d a s y /o ap ro b ad as p o r
e l G e re n te d e O p e ra c io n e s y e l Je fe d e O p e ra c io n e s.

3 .1 .1 Los ch o feres e stá n o b lig a d o s a a sistir todos lo s d ía s a la base

PR O C A R G O m ie n tra s no e sté n v ia ja n d o , de m an era p u n tu a l y
u n ifo rm a d a .

3 .1 .2 L o s c h o fe re s e stá n o b lig a d o s a m a n te n e r p re n d id o y re sp o n d e r e l e q u ip o
d e c o m u n ic a c ió n (n e x te l) a sig n a d o a c a d a u n o d e e llo s, la s 2 4 h o ra s d e l
d ía y to d o s lo s d ía s.

3 .1 .3 E l c h o f e r e s t á o b l i g a d o a r e a l i z a r i n s p e c c i ó n a l c a m i ó n a s i g n a d o a n te s d e
sa lir d e v ia je y re p o rta rlo c o n lo s c o o rd in a d o re s y e l je fe d e ta lle r
(m a e stra n z a P R O C A R G O ) p a ra re c ib ir la s in stru c c io n e s d e so lu c ió n .

3 .1 .4 E l c h o fe r d e sp u é s d e p a sa r la in sp e c c ió n y a se g u ra rse d e q u e su c a m ió n
s e e n c u e n t r a c o m p l e t a m e n t e o p e r a t i v o , d e b e r e p o r t a r a l o s c o o rd in a d o re s
y so lic ita r lo s d o c u m e n to s e in stru c c io n e s p a ra re a liz a r su se rv ic io .

3 .1 .5 El ch o fer que re c ib e lo s d o c u m e n to s p ara re a liz a r se rv ic io , debe

d irig irse d e in m e d ia to a l A lm a c é n d e re tiro d e c o n te n e d o r y /o carg a
su e lta .

3 .1 .6 El ch o fer en to d o m o m e n to debe p erm an ecer cerca al c a m ió n

v e rific a n d o la c a lid a d d e e stib a d e la c a rg a o e l e sta d o e n q u e la re c ib e y
d e b e re p o rta rlo y d e ja r e n c la ro p o r e sc rito e n la s g u ía s o e l re p o rte .

3 .1 .7 E l c h o fe r e stá o b lig a d o a lle g a r p u n tu a l a la h o ra d e c ita p a ra la c a rg a o

d escarg a, p ro g ra m a d a p o r e l c lie n te y lo s c o o rd in a d o re s P R O C A R G O .

3 .1 .8 E l c h o f e r e s r e s p o n s a b l e d e l c u i d a d o d e l a c a r g a d u r a n t e t o d o e l t ra y e c to
d e l v ia je , h a sta la e n tre g a y v isto b u e n o d e l c lie n te .

3 .1 .9 E l c h o fe r e stá o b lig a d o a re p o rta r d e in m e d ia to lo s su c e so s o c u rrid o s

d u ra n te e l v ia je .

3 .1 .1 0 El ch o fer, te rm in a d o el se rv ic io debe ac ercarse a la o fic in a de

PR O C A R G O con to d o s lo s d o c u m e n to s o su ste n to s del se rv ic io
re a liz a d o .

3 .1 .1 1 E l ch o fer d e b e m a n t e n e r l i m p i o y o p e r a t i v o e l c a m i ó n p a r a s u s i g u i e n te
se rv ic io y re p o rta r su sa lid a d e la b a se P R O C A R G O .

3 .1 .1 2 E l c h o fe r e stá o b lig a d o a p a rtic ip a r d e to d a s la s c h a rla s d e in d u c c ió n y

c a p a c ita c ió n re a liz a d a s p o r P R O C A R G O .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
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V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
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3 .2 C o o r d in a d o r d e tr a n sp o r te s.

3 .2 .1 E l c o o rd in a d o r d e b e e sta r e n c o n sta n te c o m u n ic a c ió n c o n l o s c lie n te s

p a ra so lic ita r se rv ic io s d e tra n s p o rte .

3 .2 .2 E l c o o rd in a d o r d e b e sa b e r la u b ic a c ió n y d isp o sic ió n d e lo s c a m io n e s.

3 .2 .3 E v a lu a r la s c o n d ic io n e s físic a s d e l c h o fe r a n te s d e a sig n a rle se rv ic io d e

tra n sp o rte .

3 .2 .4 In fo rm a r e in stru ir a lo s c h o fe re s p a ra re a liz a r e l se rv ic io d e tra n sp o rte

c o n la m e jo r e fic ie n c ia p o sib le .

3 .2 .5 M o n ito re a r e l re c o rrid o d e lo s c a m io n e s a fin d e q u e lle g u e n a tie m p o y

n o se d e sv íe n d e la ru ta .

3 .2 .6 In fo rm a r a l c lie n te lo s d a to s d e l c a m ió n , c h o fe r y c o n te n e d o r a sig n a d o s
a l se rv ic io .

3 .2 .7 In fo rm ar lo s sucesos o c u rrid o s d u ra n te el se rv ic io de
tra n sp o rte , tra y e c to , c a rg a y d e sc a rg a .

3 .2 .8 P a rtic ip a r e n la s c h a rla s d e in d u c c ió n y c a p a c ita c ió n re a liz a d a s por

PR O C A R G O .

3 .3 A siste n te d e tr a n sp o r te .

3 .3 .1 R e g istra r lo s v ia je s re a liz a d o s e n la p la n tilla ta n to d e R U T A com o

TR A N SPO R TE S. P ara el c o n tro l de fa c tu ra c ió n y pago de lo s
c o n d u c to re s

3 .3 .2 E n v ió de in fo rm a c ió n a lo s c lie n te s so b re lo s se rv ic io s re a liz a d o s
(d e ta lla n d o u n id a d y c o n d u c to r a sig n a d o )

3 .3 .3 E n v ió d e in fo rm a c ió n d ia ria so b re lo s fle te s re a liz a d o s a l G e re n te d e

O p e ra c io n e s .

3 .3 .4 D o c u m e n ta c ió n d e la s u n id a d e s y c a rre ta s

 R e n o v a c ió n d e lo s S O A T
 R e n o v a c ió n d e la s re v isio n e s té c n ic a s
 R e n o v a c ió n d e la s p ó liz a s d e u n id a d e s

3 .3 .5 R e g istro d e lo s c o n d u c to re s

 V ig e n c ia d e lo s D N I
 V ig e n c ia d e lo s b re v e te s
 F e c h a d e in g re so d e l c o n d u c to r
 F e c h a d e c e se d e l c o n d u c to r

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 7 d e 3 8

3 .3 .6 C o n tro l d e lo s N e x te l a sig n a d o s a c a d a u n id a d .

3 .3 .7 R e g istro d e p a p e le ta s p o r u n id a d ta n to e n la M u n ic ip a lid a d d e l C a lla o

com o el SA T.

3 .3 .8 G e n e ra c ió n y re g istro d e o c u rre n c ia g e n e ra d a p o r a lg ú n c o n d u c to r p a ra
l u e g o e n v i a r R R .H H .

3 .3 .9 V e rific a c ió n del G PS de la s u n id a d e s (q u e no p re se n te n n in g ú n
in c o n v e n ie n te d u ra n te e l re c o rrid o d e la u n id a d ).

3 .3 .1 0 R e g istro d e lo s v a le s d e c o m b u stib le .

3 .4 J e fe d e o p e r a c io n e s.

3 .4 .1 Á re a d e O p e ra c io n e s.

 T r a t a r c o n l o s c l i e n t e s , o f r e c e r e l s e r v i c i o , e s t a b l e c e r l a s c o n d i c io n e s
d e l se rv ic io , b u sc a r n u e v o s c lie n te s
 R e a liz a r e l c o ste o p o r c a d a se rv ic io d e tra n sp o rte p a ra e sta b le c e r la
ta rifa .
 M a n e jo de c a ja c h ic a , re a liz a r tra n sfe re n c ia s p ara g a sto s en el
se rv ic io d e tra n sp o rte .
 C o o rd in a r y G e stio n a r a lg u n a la b o r d e sig n a d a p o r la G e re n c ia .
 R e v isa r e l in g re so d e in fo rm a c ió n e n la b a se d e d a to s.
 R e v isa r la e m isió n d e liq u id a c ió n a fin a n z a s y c o n ta b ilid a d .
 R e v isa r e l d e ta lle d e c o m isio n e s d e c h o fe re s p a ra la e m isió n de
p la n illa s y e n v ia rla s a R R H H .
 R e v isa r e l in g re so d e in fo rm a c ió n a l a rc h iv o d e c a ja c h ic a .
 R e v i s a r e l c o n t r o l d e g u í a s d e r e m i s i ó n r e m i t e n t e y g u í a s d e r e m is ió n
tra n sp o rtista .
 A u to riz a r y c o o rd in a r c o n e l á re a d e v ig ila n c ia e l in g re so y sa lid a d e
la s p e rso n a s a la e m p re sa B D M .
 A te n c ió n a l p e rso n a l d e o p e ra c io n e s (c o n d u c to re s, a d m in istra tiv o ,
m a n t e n i m i e n t o , e t c .) e n p r o b l e m a s l a b o r a l e s .
 A u to riz a r y c o o rd in a r c o n R R H H lo s d e sc u e n to s a l p e rso n a l se g ú n
re p o rte s d e o c u rre n c ia .
 C o o rd in a r con el área le g a l to d o lo c o n c e rn ie n te a te m a s
d o c u m e n ta rio s c o m o p e rm iso s e sp e c ia le s, sin ie stro s, e tc .
 C o o rd in a r con el área c o n ta b le to d o lo c o n c e rn ie n te a te m a s
trib u ta rio s re fe re n te a l á re a d e tra n sp o rte .
 C o o rd in a r c o n e l b ro o k e r d e la c o m p a ñ ía d e se g u ro d e p re se n ta rse
a lg ú n sin ie stro o te m a s re la c io n a d o s a la s c o b e rtu ra s d e n u e stra s
p ó liz a s d e tra n sp o rte .
 S u p e r v i s a r y d e s i g n a r e l t r a b a j o d e l p e r s o n a l m o t o r i z a d o y c o n d u c to r
del bus.

3 .4 .2 Á re a d e fa c tu ra c ió n y c o b ra n z a

 B rin d a r la s ta rifa s y c o n d ic io n e s e sta b le c id a s p a ra la e m isió n d e

f a c t u r a s p o r l o s s e r v i c i o s y a f i n e s r e l a c i o n a d o s a l á r e a d e t r a n s p o r te .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 8 d e 3 8

 S u p e rv isa r q u e la s fa c tu ra s se e m ita n e n e l tie m p o c o rre c to sin

g e n e ra r d e m o ra s y q u e to d o s lo s se rv ic io s se a n fa c tu ra d o s.
 A p o y a r e n la c o b ra n z a .

3 .4 .3 Á rea d e co m p ras.

 R e v i s a r y a u t o r i z a r l a s ó r d e n e s d e p e d i d o ( O / P ) g e n e r a d a s p o r e l á re a
d e o p e ra c io n e s, tra n sp o rte , fa c tu ra c ió n , m a n te n im ie n to , e tc .
 R e v isa r y a u to riz a r la s ó rd e n e s d e c o m p ra (O /P ) g en erad as p ara el
á re a d e o p e ra c io n e s, tra n sp o rte , fa c tu ra c ió n , m a n te n im ie n to , e tc .
 C o o rd in a r y su p e rv isa r la co m p ra de re p u e sto s, in su m o s,
h e rra m ie n ta s, e tc . q u e se p a g a ra n d e c a ja c h ic a .
 C o o rd in a r y su p e rv isa r el re c o jo de lo s re p u e sto s, in su m o s,
h e rra m ie n ta s, e tc . a d q u irid o s.
 A p o y a r e n c o n se g u ir p ro v e e d o re s p a ra c u b rir la s n e c e sid a d e s e n e l
á re a d e tra n sp o rte .
 F irm a r la s O /C e n e l c a so d e a u se n c ia d e l G e re n te d e O p e ra c io n e s.

3 .4 .4 Á re a d e tra n sp o rte .

 S u p e rv isa r e l tra b a jo d e lo s c o o rd in a d o re s d e tra n sp o rte .

 C o o r d i n a r l a a s i g n a c i ó n d e u n i d a d e s p a r a l o s s e r v i c i o s s o l i c ita d o s p o r
lo s c lie n te s.
 S u p e rv isa r q u e la re c e p c ió n d e la s h o ja s d e ru ta (H R ) se a n e n lo s
tie m p o s c o rre c to s y n o g e n e re n a tra so s e n la fa c tu ra c ió n .
 S u p e r v i s a r e l i n g r e s o d e i n f o r m a c i ó n e n l a p l a n t i l l a d e v i a j e s d i a r io s .
 S u p e rv isa r e l lle n a d o de la s H R , G R R y G R T p o r p a rte de lo s
c o n d u c to re s.
 S u p e rv isa r q u e lo s re q u e rim ie n to s p o r p a rte d e lo s c lie n te s sean
a te n d id o s.
 A p o y a r e n la a sig n a c ió n d e u n id a d e s a lo s se rv ic io s so lic ita d o s p o r
lo s c lie n te s.
 S u p e rv isa r e l a b a ste c im ie n to d e c o m b u stib le a la s u n id a d e s.
 A u to riz a r e l a b a ste c im ie n to d e c o m b u stib le a la s u n id a d e s.
 C o n tro la r e l re n d im ie n to d e c o m b u s tib le d e la s u n id a d e s.

3 .4 .5 Á re a d e m a n te n im ie n to

 S u p e rv isa r e l tra b a jo re a liz a d o p o r e l p e rso n a l d e m a n te n im ie n to .

 C o o rd in a r la re p a ra c ió n d e la s u n id a d e s.
 C o o rd in a r e l a u x ilio m e c á n ic o d e la s u n id a d e s.
 S u p e rv isa r e l c o n tro l d e lo s n e u m á tic o s.
 L le v a r e l c o n tro l d e lo s v e h íc u lo s m e n o re s (m o to s).

D a r so p o rte e n la s d ific u lta d e s o p ro b le m a s g e n e ra d o s e n la s d istin ta s

á re a s d e o p e ra c io n e s p a ra p o d e r d a rle u n a p ro n ta so lu c ió n .

3 .4 .6 A siste n te d e o p e ra c io n e s .

R e n d ic io n e s d e c a ja c h ic a (R C )

 L le n a r e l a rc h iv o d e R C c o n la s tra n sfe re n c ia s d ia ria s b a ja d a s d e l

T e le c ré d ito .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
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Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 9 d e 3 8

 E n v ia r c o rre o d ia rio a F in a n z a s c o n e l a rc h iv o a c tu a liz a d o d e R C .

C u a d e r n o d e C o n tr o l d e V ig ila n c ia P C G

 P e d i r c u a d e r n o d e c o n t r o l d e l v i g i l a n t e P C G e n l a g a r i t a d e v i g i l a n c ia
y p a sa r e sa in fo rm a c ió n d ia ria a u n a rc h iv o .
 E n v i a r c o r r e o d i a r i o a d j u n t a n d o e l a r c h i v o a l G e r e n t e d e O p e r a c io n e s
y Je fe d e O p e ra c io n e s.
 E n tre g a r e l c u a d e rn o a g a rita d e v ig ila n c ia , firm a d o c o m o se ñ a l d e
h a b e r sid o re v isa d o .

H o ja s d e ru ta :

 V e rific a r d o c u m e n to s y d a to s.
 S a c a r c o p ia a lo s d o c u m e n to s (G R R , E IR , T ic k e t d e b a la n z a ).
 In g re sa r in fo rm a c ió n d e la s h o ja s d e ru ta a l a rc h iv o p la n tilla b a se d e
d a to s.
 T ra sla d a r la in fo rm a c ió n d e la p la n tilla b a se d e d a to s a l a rc h iv o
g e n e ra l d e la b a se d e d a to s a n u a l.
 A rc h iv a r h o ja s d e ru ta e n lo s file s c o rre sp o n d ie n te s
 E n tre g a r la s g u ía s de re m isió n tra n sp o rtista al a siste n te
a d m in istra tiv o q u e lle v a e l c o n tro l, e n tre g a y re g istro d e la s g u ía s d e
re m isió n tra n sp o rtista .

L iq u id a c io n e s P C G :

 R e a liz a r liq u id a c io n e s d e lo s g a sto s q u e fig u ra n e n la B D

 V e rific a r lo s su ste n to s (d o c u m e n to s c o n IG V y sin IG V , m o n to s,
R a z ó n so c ia l, d ire c c ió n y R U C )
 R e a liz a r lo s re c ib o s p o r a d e la n to d e su e ld o
 R e a liz a r liq u id a c io n e s c o n lo s c o m p ro b a n te s p o r c o m p ra s v a ria s d e
tra n sp o rte q u e sa le n d e c a ja c h ic a .
 E n v ia r co rreo con la s liq u id a c io n e s que se e stá e n tre g a n d o a
F in a n z a s.

D o c u m e n ta c io n e s d e c a m io n e s a lq u ila d o s

L o s d o c u m e n to s q u e v ie n e n e n la s h o ja s d e ru ta c o m o g u ía d e re m isió n
re m ite n te , tic k e t d e b a la n z a , g u ía d e re m isió n tra n sp o rtista , E IR d e lo s
c a m io n e s a lq u ila d o s a lo s d istin to s a lm a c e n e s d e b e n se r g u a rd a d o s e n un
so b re o rd e n a d a m e n te por fech a y p la c a de c a m ió n p ara lu e g o ser
e n tre g a d o s a lo s a lm a c e n e s.

F a c tu r a c ió n d e v ia je s:

 In g re sa r la s fa c tu ra s, N o ta s d e c ré d ito , N o ta s d e D e b ito a l S A P .
 V e rific a r lo s fa lta n te s y e n v ia r c o rre o a l fin a l d e l d ía c o n lo s v ia je s
p e n d ie n te s d e fa c tu ra r.

R e c ib o s d e R e te n c ió n

 E m itir y c o o rd in a r la e n tre g a de lo s re c ib o s de re te n c ió n a lo s
p ro v eed o res.
 A rc h iv a r y lle v a r e l c o n tro l d e lo s re c ib o s d e re te n c ió n .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
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Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 1 0 d e 3 8

 E n tre g a r m e n su a lm e n te el d e ta lle de lo s re c ib o s de re te n c ió n a
C o n ta b ilid a d .

C o m isio n e s d e c h o fe r e s

R e a liz a r q u in c e n a lm e n te e l a rc h iv o d e la s c o m isio n e s d e lo s c h o fe re s
p a ra p o d e r se r e n tre g a d o a R R H H p a ra la g e n e ra c ió n d e p la n illa s.

O tr a s fu n c io n e s

 R e c e p c io n a r la s lla m a d a s te le fó n ic a s in te rn a s d e la e m p re sa .
 A te n d e r a lo s c h o fe re s p o r c u a lq u ie r in q u ie tu d q u e te n g a a c e rc a d e
su s c o m isio n e s.

E n v ia r y /o a te n d e r a lo s d ife re n te s c lie n te s so b re a lg u n a so lic itu d d o c u m e n ta ria

re fe re n te a lo s fle te s o c a m io n e s a lq u ila d o s.

3 .4 .7 C o o rd in a d o r y c o n d u c to r.

C o n d u cto r.

R e u n irse e n lo s re p a rto s d e g u a rd ia e n la s z o n a s e sp e c ífic a s (O v a lo ,

N E P T U N IA ).

E l c o n d u c to r d e b e d e p a rtic ip a r e n la c h a rla d e se g u rid a d d ic ta d a p o r e l

su p e rv iso r o c o o rd in a d o r.

E l c o n d u c to r re a liz a e l c a m b io d e g u a rd ia c o n su re le v o sa lie n te .

E l c o n d u c to r d e b e re a liz a r u n a in sp e c c ió n rá p id a d e su u n id a d .

1. S i d e e n c o n tra r a lg u n a fa lla m e c á n ic a se d e b e tra sla d a r la u n id a d a l

ta lle r m e c á n ic o .

2. S i la u n id a d n o p re se n ta n in g u n a fa lla e l c o n d u c to r p ro sig u e c o n su s
fu n c io n e s.

R e a liz a r c o o rd in a c io n e s d e tra b a jo s c o n e l re sp o n sa b le .

E l c o n d u c to r d e d irig e a su área d e tra b a jo d e sig n a d o , m a n te n ie n d o

c o n sta n te c o m u n ic a c ió n c o n su c o o rd in a d o r y su p e rv iso re s.

1. E l c o n d u c t o r d e r e p o r t a r t o d o s l o s i n c i d e n t e s o c u r r i d o s , d e i n m e d ia to .

2. E l c o n d u c to r d e b e d a r la s c a ra c te rístic a s e x a c ta s d e su u b ic a c ió n .

E l p e rso n a l tie n e u n a h o ra p a ra su re frig e rio se g ú n c o o rd in a c io n e s.

R e a liz a r u n a in sp e c c ió n d e su u n id a d “ v u e lta d e l g a llo ”

R e p o rta rse c o n su s c o o rd in a d o re s a l fin a l d e c a d a se rv ic io .

A p u n ta r e n la h o ja d e ru ta lo s se rv ic io s re a liz a d o s, a l in ic io y a l fin a l.

A l fin a liz a r su g u a rd ia re a liz a r o rd e n y lim p ie z a d e n tro d e su s u n id a d e s.

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 1 1 d e 3 8

C o o r d in a d o r .

P a rtic ip a r d e la re u n ió n e n e l re p a rto d e g u a rd ia y c o o rd in a r d e la s
o c u rre n c ia s c o n e l c o o rd in a r sa lie n te .

D ic ta r c h a rla s d e se g u rid a d a n te s d e e m p e z a r c a d a g u a rd ia .

R e a liz a r a sig n a c io n e s a lo s c h o fe re s a su s u n id a d e s.

1. S i v e r a lg ú n c o n d u c to r e n e sta d o d e e b rie d a d o e n c o n d ic io n e s d e n o
tra b a ja r, re p o rta r y su sp e n d e r su s fu n c io n e s.

2. S i e l c o n d u c to r p re se n ta u n b u e n e sta d o p ro se g u ir c o n su s fu n c io n e s.

C o o rd in a r lo s tra b a jo s c o n lo s o tro s c o o rd in a d o re s (A P M , N E P T U N IA ,
T A U R O S , e t c .)

E n v ia r d a to s e x a c to s d e l c o n d u c to r y u n id a d a l c lie n te .

R e p o rta r a l su p e rv iso r d e tu rn o d e to d a s la s o c u rre n c ia s.

R e a liz a r lla m a s d e m o n ito re o a c a d a c o n d u c to r.

A l fin a liz a r re a liz a r a p u n te s e n e l c u a d e rn o d e o c u rre n c ia s y re p o rta r a l

su p e rv iso r d e tu rn o .

3 .4 .8 F a c tu ra c ió n y c o b ra n z a s.

R e c e p c ió n d e d o c u m e n ta c ió n (h o ja d e ru ta ).

R e a liz a r la e m isió n d e fa c tu ra por lo s se rv ic io s d ia rio s.

C o o rd in a r c o n e l m o to riz a d o p a ra la re c e p c ió n d e fa c tu ra .

In g re sa r la s v e n ta s d ia ria s a l a rc h iv o c x c P R O C A R G O .

L le v a r e l c o n tro l d e a lm a c e n a je .

3 .4 .9 G e stió n d e c o b ra n z a :

G e n e r a r c o r r e o s d e t a l l a n d o e l e e .c c .

R e a liz a r lla m a d a s a lo s c lie n te s.

C o o rd in a r re c o jo d e c h e q u e

P a sa r c o rre o p o r la c o b ra n z a .

D e sc a rg a r lo s p a g o s .

L le v a r la d o c u m e n ta c ió n a c o n ta b ilid a d (p o r c ie rre d e m e s)

3 .4 .1 0 M a n te n im ie n to .

C o n tro la r la e je c u c ió n de la s a c tiv id a d e s de m a n te n im ie n to y
re p a ra c io n e s d e la s u n id a d e s d e la e m p re sa , d istrib u y e n d o , c o o rd in a n d o
y su p e rv isa n d o lo s tra b a jo s d e l p e rso n a l a su c a rg o , p a ra g a ra n tiz a r e l
b u e n fu n c io n a m ie n to y c o n se rv a c ió n .

F U N C IO N E S, A C T IV ID A D E S Y /O T A R E A S

 P la n ific a la s a c tiv id a d e s d e l p e rso n a l a su c a rg o .

 A sig n a la s a c tiv id a d e s a l p e rso n a l a su c a rg o .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 1 2 d e 3 8

 C o o rd in a y su p e rv isa lo s tra b a jo s d e in sta la c ió n d e re p u e sto s.

 S u p e rv isa e l m a n te n im ie n to p re v e n tiv o d e la s u n id a d e s.

 O rd e n a y su p e rv isa la re p a ra c ió n d e e q u ip o s.

 E stim a e l tie m p o y lo s m a te ria le s n e c e sa rio s p a ra re a liz a r la s la b o re s d e

m a n te n im ie n to y re p a ra c io n e s.

 E la b o ra n o ta s d e p e d id o s d e m a te ria le s y re p u e sto s.

 S u m in istra a l p e rso n a l lo s m a te ria le s y e q u ip o s n e c e sa rio s p a ra re a liz a r

la s ta re a s a sig n a d a s.

 R in d e in fo rm a c ió n al je fe in m e d ia to , del m a n te n im ie n to y la s
re p a ra c io n e s re a liz a d a s.

 E fe c tú a in sp e c c io n e s d e la s u n id a d e s p a ra d e te c ta r fa lla s y re c o m e n d a r
la s re p a ra c io n e s p e rtin e n te s.

 P la n ific a , c o o rd in a y c o n tro la e l m a n te n im ie n to p re v e n tiv o y c o rre c tiv o

d e e q u ip o s y m a q u in a ria s.

 C o n tro la e l m a n te n im ie n to y la s re p a ra c io n e s re a liz a d a s.

 C o n tro la y re g istra la a siste n c ia y p e rm iso d e l p e rso n a l a su c a rg o .

 In sp e c c io n a e l p ro g re so , c a lid a d y c a n tid a d d e tra b a jo s e je c u ta d o s.

 S u p e rv isa y c o n tro la e l p e rso n a l a su c a rg o .

 E v a lú a e l p e rso n a l a su c a rg o .

 D e te c ta fa lla s, d ific u lta d e s y /o p ro b le m a s q u e se p re se n te n d u ra n te la

e je c u c ió n d e l tra b a jo y d e c id e la m e jo r so lu c ió n .

 T ra m ita re q u isic io n e s d e m a te ria le s d e m a n te n im ie n to y re p a ra c io n e s.

 E stim a e l c o sto d e la s re p a ra c io n e s n e c e sa ria s.

 A d ie stra a l p e rso n a l a su c a rg o so b re lo s tra b a jo s a re a liz a r.

 A tie n d e la s so lic itu d e s y re c la m o s por se rv ic io , m a n te n im ie n to y

re p a ra c io n e s, e im p a rte la s c o rre sp o n d ie n te s ó rd e n e s p a ra la so lu c ió n d e
é sto s p ro b le m a s.

 E la b o ra y p re se n ta lo s re p o rte s e sta d ístic o s re fe rid o s a a sp e c to s d e su

c o m p e te n c ia .

 C u m p le con la s n o rm as y p ro c e d im ie n to s en m a te r ia de se g u rid a d
in te g ra l, e sta b le c id o s p o r la o rg a n iz a c ió n .

 M a n tie n e en o rd en e q u ip o y sitio de tra b a jo , re p o rta n d o c u a lq u ie r

a n o m a lía .

 R e a liz a c u a lq u ie r o tra ta re a a fín q u e le se a a sig n a d a .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 1 3 d e 3 8

4 G E ST IÓ N A D M IN IST R A T IV A , F IN A N C IE R A , C O N T A B L E Y D E SIST E M A S .

4 .1 A d m in istr a tiv a

4 .1 .1 A siste n te A d m in istra tiv o

 A c tu a liz a c ió n d e l c u a d ro d e C X C P S F , a sí c o m o lle v a r la s c o b ra n z a s d e
e ste , to m a n d o e n c u e n ta la s fa c tu ra s e n tre g a d a s h a sta e l d ía m ié rc o le s o
j u e v e s ( d e p e n d i e n d o d e l a e m p r e s a ) p a r a h a c e r l a c o b r a n z a d e l d i n e r o lo s
d ía s v ie rn e s (c o n o p o rtu n id a d d e p a g a r h a sta e l d ía sá b a d o ).

 In fo rm a r d e lo c o b ra d o a l G e re n te d e F in a n z a s y Je fe d e P ro d u c c ió n ,
(a n te a lg ú n p a g o m e n o r a lo e sta b le c id o c o n su lta r c o n A ld o V illa c o rta ).

 E s o b lig a to rio a n te c u a lq u ie r p a g o e n v ia r e l c o rre o c o rre s p o n d ie n te a la s

á re a s d e G e re n c ia , F in a n z a s, C o n ta b ilid a d y C o n g e la d o s c u a n d o a lg ú n
c lie n te re a lic e e l p a g o d u ra n te la se m a n a .

 M a n d a r e l p rim e r d ía d e la se m a n a la s e sta d ístic a s d e lo c o b ra d o a l

se m a n a a n te rio r.

 R e d a c t a r c a r t a s d e d i s t i n t o s t i p o s p a r a l a s d i f e r e n t e s e n t i d a d e s c o n la s q u e
tra b a ja m o s.

 M a n e ja r c u a d ro s p a ra re a liz a r c á lc u lo s d e in te ré s, c ro n o g ra m a s, e tc .

 A te n d e r c u a lq u ie r so lic itu d d ire c ta d e l G e re n te d e F in a n z a s e n e l m e n o r

tie m p o p o sib le .

 T r a b a j a r e n c o n j u n t o c o n e l C P C d e l a e m p r e s a p a r a s o l i c i t u d e s d e c ré d ito
o re g istro d e c o m p ro b a n te s d e c o m p ra o v e n ta s.

 R e c la m a r lo s c o m p ro b a n te s d e re te n c ió n d o n d e c o rre sp o n d a .

 V e rific a r e l p a g o d e la s D e tra c c io n e s.

 A n te c u a lq u ie r c a m b io de fo rm a de pago, ta n to c lie n te s com o

p ro v e e d o re s, c o n se g u ir la in fo rm a c ió n n e c e sa ria p a ra se r p re se n ta d a a la
G e re n c ia d e F in a n z a s y se d é su a p ro b a c ió n o n e g a c ió n .

 M a n e ja r la s c o b ra n z a s d e ta l m a n e ra q u e la s q u in c e n a s y fin d e m e s se
p u e d a m a n t e n e r u n p o z o p a r a e l p a g o d e p l a n i l l a s y p a g o d e o b l i g a c io n e s .

 V ig ila r q u e se lle v e a c a b o la fa c tu ra c ió n c o rre sp o n d ie n te , a sí c o m o

v e rific a r q u e la s Ó rd e n e s d e T ra b a jo se e n c u e n tre n l d ía .

 P re se n ta r e l c ie rre d e la s c o b ra n z a s, le tra s y O b lig a c io n e s d e la e m p re sa

e l p rim e r d ía ú til d e c a d a m e s.

 L le n a r c o rre c ta m e n te c u a lq u ie r s o lic itu d d e c ré d ito , y a se a p a ra P C G o

PSF.

 A c tu a liz a r la s d e tra c c io n e s e n e l c u a d ro d e C X C P S F .

 A c tu a liz a r e l a rc h iv o de E sta d o de O rd en es PC G con el a rc h iv o de

Ó rd e n e s d e C o m p ra e ste a rc h iv o d e E sta d o d e O rd e n e s d e ta lla e l N ro d e

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 1 4 d e 3 8

O C , e l p r o v e e d o r , m o n t o s i e s d ó l a r e s o s o l e s , d e s c r i p c i ó n , N º d e F a c tu ra ,
e sta d o (p e n d ie n te o c a n c e la d a ) y o b se rv a c io n e s (q u ie n c a n c e lo y c uando)
d o c u m e n to c o m p le to s. D IA R IO .

 A c tu a liz a r e l A rc h iv o e sta d o d e O rd e n e s P C G c u a n d o te n g o la O C en
físic o c o n e l se llo d e c a n c e la d o p o r e l G e re n te d e F in a n z a s o e l se llo d e
g e re n c ia c u a n d o lo c a n c e la la A siste n te d e G e re n c ia 0 3 V E C E S A L A
SE M A N A .

 E n v i a r p o r c o r r e o d e l a s O R D E N E S D E C O M P R A d e l d í a a l a A s i s te n te
d e G e re n c ia , a l G e re n te d e F in a n z a s y a l C o n ta d o r. D IA R IO

 A c tu a liz a r e l A rc h iv o c o n la s d e tra c c io n e s q u e d e sc a rg u e d e la W E B q ue
se e n c u e n tra e n P C -C o m p a rtid o s Q – A rc h iv o s c o m p a rtid o s M a ry –
c a rp e ta D e tra c c io n e s w e b S u n a t – A rc h iv o D e tra c c io n e s P S F , P C G , T SF,
SF. D IA R IO

 In g re sa r e l N ú m e ro d e fa c tu ra a lo s a b o n o s q u e le c o rre sp o n d e , p a ra
c o n firm a r e l n ú m e ro d e fa c tu ra , in g re sa r a l a rc h iv o d e C X C PC G y se
e n c u e n tra e n P C - C o m p a rtid o s Q - C a rp e ta A rc h iv o s C o m p a rtid o s
Ja v ie r – A rc h iv o C X C F IN A L S U P E R M Q e ste p a so e s ig u a l p a ra T S F y
SF p a ra P C G e s ig u a l so lo c a m b ia e l n o m b re d e la c a rp e ta A rc h iv o s
C o m p a rtid o s C le v e r J e s u s – A rc h iv o C X C P S F .D I A R I O

 L u e g o d e c o n firm a r e l n ú m e ro d e fa c tu ra in g re sa r e l a b o n o a l X ra y p a ra
c a n c e la r la fa c tu ra e n e l S iste m a o P a rc ia lm e n te p a g a d o .

 L u e g o d e in g re sa r a l X ra y e l a b o n o so m b re a r d e c o lo r v e rd e m i a rc h iv o
d e d e tra c c io n e s q u e s ig n ific a q u e y a e s tá e n e l s is te m a lo m is m o p asa con
PSF, PC G , T SF, SF. D IA R IO

 E n v ia r la s d e tra c c io n e s d e P C G , P S F , p o r c o rre o , si h u b ie ra a b o n o e n
T S F , S F ta m b ié n lo e n v ió . D IA R IO

 R e c ib ir la s liq u id a c io n e s d e P C G , re v isa rla s q u e e sté n c o rre c ta m e n te

h e c h a s y d e ta lla d a s e n e l c u a d ro , lu e g o firm a rla s p a ra p a sa rla s a fin a nzas
(p a ra q u e se a n d e b id a m e n te a p ro b a d a s); d e v o lv e r p a ra c o rre g ir si e s q u e
h u b ie se a lg ú n e rro r.

 O r d e n a r y s e p a r a r l a s l i q u i d a c i o n e s p a r a p a s a r l a s a c o n t a b i l i d a d ( t a n s o lo
p a ra q u e e m p ie c e n a p ro v isio n a r).

 S a c a r la s fa c tu ra s c a n c e la d a s y re a liz a r la s c a n c e la c io n e s d e fa c tu ra s
se g ú n lo s c o rre o s d e c o b ra n z a s d e la e m p re sa P C G y la s d e P C G .

 A c tu a liz a r y lle v a r c o n tro l d e la s le tra s d e P C G y P C G , a sí c o m o re a liz a r

e l c a n je (c u a d re ) d e la s fa c tu ra s p o r le tra s d e l D 2 .

 C o n v e rsa r c o n lo s p ro v e e d o re s p a ra n e g o c ia r la s ta sa s d e In te ré s d e la s
L e tra s.

 L le v a r a c o n ta b ilid a d la s fa c tu ra s y a fin e s p a ra se r in g re sa s a l siste m a .

 M a n e ja r te m a s d e p a g o s c o n p ro v e e d o re s.

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 1 5 d e 3 8

 D a r c o n fo rm id a d a lo s c h e q u e s e m itid o s p a ra e v ita r a lg ú n e rro r a la h o ra

d e se r lle v a d o s a l c lie n te .

 C o n ta c to con bancos y dem ás e n tid a d e s fin a n c ie ra s p ara tra ta r lo s

sig u ie n te :

1 . C a n c e la c ió n y a p e rtu ra d e c u e n ta s c o rrie n te s.

2 . S o lic itu d d e sa ld o s y d e u d a s to ta le s

3 . S o lic itu d d e L e a sin g s y a fin e s.

4 . P e d ir tip o d e c a m b io su p e rio r

5 . E je rc e r la O p c ió n d e C o m p ra d e lo s L e a sin g

 E sta r p e n d ie n te d e la s le tra s q u e n o h a n sid o firm a d a s p a ra q u e se a n

re g u la riz a d a s.

 L le v a r c o n tro l d e l p a g o d e fa c tu ra s a a lg u n o s p ro v e e d o re s.

 A c tu a liz a r e l E G P d e M a q u in a ria s p e sa d a s.

 C o n v e rsa r c o n lo s b a n c o s y se c to rista s p a ra p o d e r a g iliz a r trá m ite s.

 A c tu a liz a r y m a n e ja r lo s c u a d ro s d e se g u ro s.

 L le g a r a acu erd o s con lo s p ro v eed o res, en c u a n to a lo s pagos,

b e n e fic io so s p a ra a m b o s.

 S e le c c io n a r la s re n d ic io n e s d e c a ja d e P C G – (liq u id a c io n e s) c a n c e la d a s
y e n v ia r a se llo y firm a r d e l G e re n te d e F in a n z a s.

 E n t r e g a r l a s r e n d i c i o n e s d e c a j a d e P C G – ( l i q u i d a c i o n e s ) a c o n t a b i l id a d .

 R e v isa r lo s v a le s d e d e sp a c h o c o m b u stib le e n e l a rc h iv o P E T R O L E O
P R O C A R G O , e n v ia r in fo rm e d e l c o n su m o (in g re so s y sa lid a s)d e l d ía
a n te rio r.

 T o m a r la s m e d id a s a n te s y después del despacho d el p ro v eed o r de

c o m b u stib le .

 H a c e r q u e se re g istre n la s fa c tu ra s n o re g istra d a s e n c o n ta b ilid a d (c o n

d e v o lu c ió n )

4 .2 F in a n c ie r a .

4 .2 .1 A siste n te d e F in a n z a s

 A c tu a liz a c ió n d e l c u a d ro d e C X C P S F , a sí c o m o lle v a r la s c o b ra n z a s d e
e ste , to m a n d o e n c u e n ta la s fa c tu ra s e n tre g a d a s h a sta e l d ía m ié rc o le s o
j u e v e s ( d e p e n d i e n d o d e l a e m p r e s a ) p a r a h a c e r l a c o b r a n z a d e l d i n e r o lo s
d ía s v ie rn e s (c o n o p o rtu n id a d d e p a g a r h a sta e l d ía sá b a d o ).

 In fo rm a r d e lo c o b ra d o a l G e re n te d e F in a n z a s y Je fe d e P ro d u c c ió n ,
(a n te a lg ú n p a g o m e n o r a lo e sta b le c id o c o n su lta r c o n A ld o V illa c o rta ).

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 1 6 d e 3 8

 E s o b lig a to rio a n te c u a lq u ie r p a g o e n v ia r e l c o rre o c o rre sp o n d ie n te a la s

á re a s d e G e re n c ia , F in a n z a s, C o n ta b ilid a d y C o n g e la d o s c u a n d o a lg ú n
c lie n te re a lic e e l p a g o d u ra n te la se m a n a .

 M a n d a r e l p rim e r d ía d e la se m a n a la s e sta d ístic a s d e lo c o b ra d o a l

se m a n a a n te rio r.

 R e d a c t a r c a r t a s d e d i s t i n t o s t i p o s p a r a l a s d i f e r e n t e s e n t i d a d e s c o n la s q u e
tra b a ja m o s.

 M a n e ja r c u a d ro s p a ra re a liz a r c á lc u lo s d e in te ré s, c ro n o g ra m a s, e tc .

 A te n d e r c u a lq u ie r so lic itu d d ire c ta d e l G e re n te d e F in a n z a s e n e l m e n o r

tie m p o p o sib le .

 T r a b a j a r e n c o n j u n t o c o n e l C P C d e l a e m p r e s a p a r a s o l i c i t u d e s d e c ré d ito
o re g istro d e c o m p ro b a n te s d e c o m p ra o v e n ta s.

 R e c la m a r lo s c o m p ro b a n te s d e re te n c ió n d o n d e c o rre sp o n d a .

 V e rific a r e l p a g o d e la s D e tra c c io n e s.

 A n te c u a lq u ie r c a m b io de fo rm a de pago, ta n to c lie n te s com o

p ro v e e d o re s, c o n se g u ir la in fo rm a c ió n n e c e sa ria p a ra se r p re se n ta d a a la
G e re n c ia d e F in a n z a s y se d é su a p ro b a c ió n o n e g a c ió n .

 M a n e ja r la s c o b ra n z a s d e ta l m a n e ra q u e la s q u in c e n a s y fin d e m e s se
p u e d a m a n t e n e r u n p o z o p a r a e l p a g o d e p l a n i l l a s y p a g o d e o b l i g a c io n e s .

 V ig ila r q u e se lle v e a c a b o la fa c tu ra c ió n c o rre sp o n d ie n te , a sí c o m o

v e rific a r q u e la s Ó rd e n e s d e T ra b a jo se e n c u e n tre n l d ía .

 P re se n ta r e l c ie rre d e la s c o b ra n z a s, le tra s y O b lig a c io n e s d e la e m p re sa

e l p rim e r d ía ú til d e c a d a m e s.

 L le n a r c o rre c ta m e n te c u a lq u ie r so lic itu d d e c ré d ito , y a se a p a ra P C G o

PSF.

 A c tu a liz a r la s d e tra c c io n e s e n e l c u a d ro d e C X C P S F .

 A c tu a liz a r e l a rc h iv o de E sta d o de O rd en es PC G con el a rc h iv o de

Ó rd e n e s d e C o m p ra e ste a rc h iv o d e E sta d o d e O rd e n e s d e ta lla e l N ro d e
O C , e l p r o v e e d o r , m o n t o s i e s d ó l a r e s o s o l e s , d e s c r i p c i ó n , N º d e F a c tu ra ,
e sta d o (p e n d ie n te o c a n c e la d a ) y o b se rv a c io n e s (q u ie n c a n c e lo y c uando)
d o c u m e n to c o m p le to s. D IA R IO .

 A c tu a liz a r e l A rc h iv o e sta d o d e O rd e n e s P C G c u a n d o te n g o la O C en
físic o c o n e l se llo d e c a n c e la d o p o r e l G e re n te d e F in a n z a s o e l se llo d e
g e re n c ia c u a n d o lo c a n c e la la A siste n te d e G e re n c ia 0 3 V E C E S A L A
SE M A N A .

 E n v i a r p o r c o r r e o d e l a s O R D E N E S D E C O M P R A d e l d í a a l a A s i s te n te
d e G e re n c ia , a l G e re n te d e F in a n z a s y a l C o n ta d o r. D IA R IO

 A c tu a liz a r e l A rc h iv o c o n la s d e tra c c io n e s q u e d e sc a rg u e d e la W E B q ue
se e n c u e n tra e n P C -C o m p a rtid o s Q – A rc h iv o s c o m p a rtid o s M a ry –

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 1 7 d e 3 8

c a rp e ta D e tra c c io n e s w e b S u n a t – A rc h iv o D e tra c c io n e s P S F , P C G , T SF,

SF. D IA R IO

 In g re sa r e l N ú m e ro d e fa c tu ra a lo s a b o n o s q u e le c o rre sp o n d e , p a ra
c o n firm a r e l n ú m e ro d e fa c tu r a , in g re sa r a l a rc h iv o d e C X C P C G y se
e n c u e n tra e n P C - C o m p a rtid o s Q - C a rp e ta A rc h iv o s C o m p a rtid o s
Ja v ie r – A rc h iv o C X C F IN A L P R O C A R G O e ste p a so e s ig u a l p a ra T S F
y S F p a ra P C G e s ig u a l so lo c a m b ia e l n o m b re d e la c a rp e ta A rc h iv o s
C o m p a rtid o s C le v e r J e s u s – A rc h iv o C X C P S F .D I A R I O

 L u e g o d e c o n firm a r e l n ú m e ro d e fa c tu ra in g re sa r e l a b o n o a l X ra y p a ra
c a n c e la r la fa c tu ra e n e l S iste m a o P a rc ia lm e n te p a g a d o .

 L u e g o d e in g re sa r a l X ra y e l a b o n o so m b re a r d e c o lo r v e rd e m i a rc h iv o
d e d e tra c c io n e s q u e s ig n ific a q u e y a e s tá e n e l s is te m a lo m is m o p asa con
PSF, PC G , T SF, SF. D IA R IO

 E n v ia r la s d e tra c c io n e s d e P C G , P S F , p o r c o rre o , si h u b ie ra a b o n o e n
T S F , S F ta m b ié n lo e n v ió . D IA R IO

 R e c ib ir la s liq u id a c io n e s d e P C G , re v isa rla s q u e e sté n c o rre c ta m e n te

h e c h a s y d e ta lla d a s e n e l c u a d ro , lu e g o firm a rla s p a ra p a sa rla s a fin a nzas
(p a ra q u e se a n d e b id a m e n te a p ro b a d a s); d e v o lv e r p a ra c o rre g ir si e s q u e
h u b ie se a lg ú n e rro r.

 O r d e n a r y s e p a r a r l a s l i q u i d a c i o n e s p a r a p a s a r l a s a c o n t a b i l i d a d ( t a n s o lo
p a ra q u e e m p ie c e n a p ro v is io n a r).

 S a c a r la s fa c tu ra s c a n c e la d a s y re a liz a r la s c a n c e la c io n e s d e fa c tu ra s
se g ú n lo s c o rre o s d e c o b ra n z a s d e la e m p re sa P C G y la s d e P C G .

 A c tu a liz a r y lle v a r c o n tro l d e la s le tra s d e P C G y P C G , a sí c o m o re a liz a r

e l c a n je (c u a d re ) d e la s fa c tu ra s p o r le t ra s d e l D 2 .

 C o n v e rsa r c o n lo s p ro v e e d o re s p a ra n e g o c ia r la s ta sa s d e In te ré s d e la s
L e tra s.

 L le v a r a c o n ta b ilid a d la s fa c tu ra s y a fin e s p a ra se r in g re sa s a l siste m a .

 M a n e ja r te m a s d e p a g o s c o n p ro v e e d o re s.

 D a r c o n fo rm id a d a lo s c h e q u e s e m itid o s p a ra e v ita r a lg ú n e rro r a la h o ra

d e se r lle v a d o s a l c lie n te .

 C o n ta c to con bancos y dem ás e n tid a d e s fin a n c ie ra s p ara tra ta r lo s

sig u ie n te :

1 . C a n c e la c ió n y a p e rtu ra d e c u e n ta s c o rrie n te s.

2 . S o lic itu d d e sa ld o s y d e u d a s to ta le s

3 . S o lic itu d d e L e a sin g s y a fin e s.

4 . P e d ir tip o d e c a m b io su p e rio r

5 . E je rc e r la O p c ió n d e C o m p ra d e lo s L e a sin g

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
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V e r s ió n : 0 0 – 0 1
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Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 1 8 d e 3 8

 E sta r p e n d ie n te d e la s le tra s q u e n o h a n sid o firm a d a s p a ra q u e se a n

re g u la riz a d a s.

 L le v a r c o n tro l d e l p a g o d e fa c tu ra s a a lg u n o s p ro v e e d o re s.

 A c tu a liz a r e l E G P d e M a q u in a ria s p e sa d a s.

 C o n v e rsa r c o n lo s b a n c o s y se c to rista s p a ra p o d e r a g iliz a r trá m ite s.

 A c tu a liz a r y m a n e ja r lo s c u a d ro s d e se g u ro s.

 L le g a r a acu erd o s con lo s p ro v eed o res, en c u a n to a lo s pagos,

b e n e fic io so s p a ra a m b o s.

 S e le c c io n a r la s re n d ic io n e s d e c a ja d e P C G – (liq u id a c io n e s) c a n c e la d a s
y e n v ia r a se llo y firm a r d e l G e re n te d e F in a n z a s.

 E n t r e g a r l a s r e n d i c i o n e s d e c a j a d e P C G – ( l i q u i d a c i o n e s ) a c o n t a b i l id a d .

 R e v isa r lo s v a le s d e d e sp a c h o c o m b u s tib le e n e l a rc h iv o P E T R O L E O
P R O C A R G O , e n v ia r in fo rm e d e l c o n su m o (in g re so s y sa lid a s) d e l d ía
a n te rio r.

 T o m a r la s m e d id a s a n te s y después del despacho d el p ro v eed o r de

c o m b u stib le .

 H a c e r q u e se re g istre n la s fa c tu ra s n o re g istra d a s e n c o n ta b ilid a d (c o n

d e v o lu c ió n )

4 .3 C o n ta b le

4 .3 .1 G e re n te d e C o n ta b ilid a d :

S u p e r v isió n d e la g e stió n C o n ta b le .

 C u m p lir c o n e l o b je tiv o d e p re se n ta r lo s E E F F .
 A se g u ra r q u e se re g istre la in fo rm a c ió n c o n ta b le d e m a n e ra a d e c u a d a .
 C la sific a r la d o c u m e n ta c ió n re c e p c io n a d a q u e lle g a a l á re a R e sp e c tiv a .
 R e v i s a r l o s v o u c h e r c o n t a b i l i z a d o s y d a r V .B . a l o s m i s m o s d e f o r m a
d ia ria .
 S u p e rv isa r y c o n tro la r e l fu n c io n a m ie n to d e l siste m a C o n ta b le .
 S u p e rv isa r lo s p ro c e so s c o n ta b le s d e l á re a c o n ta b le .
 P ro p o n er M e jo ra s de p ro c e d im ie n to s in te rn o s p ara el buen
fu n c io n a m ie n to d e l á re a .
 P ro p o n e r m e jo ra s e n lo s re p o rte s e in fo rm a c ió n c o n ta b le q u e se d e b e
b rin d a a G e re n c ia y á re a in te rn a .
 R e u n ió n c o n e l e q u ip o c o n ta b le so b re lo s c a m b io s e im p le m e n ta c ió n d e
a c u e rd o a la s N u e v a s D isp o sic io n e s T rib u ta ria s.
 R e u n ió n d ia ria c o n e l E q u ip o C o n ta b le so b re e l a v a n c e d e l P ro c e so d e
in fo rm a c ió n .
 S u p e rv isa r el p ro c e d im ie n to de cada in te g ra n te del e q u ip o de
c o n ta b ilid a d .
 E v a lu a r a l P e rso n a l C o n ta b le M e n su a lm e n te .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
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F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 1 9 d e 3 8

 R e v isa r la in fo rm a c ió n q u e e n tre g a c a d a A siste n te c o n ta b le y A u x ilia r

c o n ta b le .
 P la n ific a r lo s re q u e rim ie n to s d e l á re a c o n ta b le .
 P la n ific a r lo s R e q u e rim ie n to s y so lic itu d e s d e e n tid a d e s c o m o S U N A T ,
IN E I e tc .
 C a p a c ita r a l P e rso n a l C o n ta b le e n te m a s trib u ta rio s v ig e n te s.
 A se so ra r y c a p a c ita r a la s d e m á s á re a s e n te m a s c o n ta b le s.
 S u p e rv isa r e l o rd e n a m ie n to d e l a rc h iv o .
 O rg a n iz a r e l á re a e n c a so d e se r n e c e sa rio y /o c a m b ia r lo s p u e sto s d e
tra b a jo d e a c u e rd o a la s h a b ilid a d e s d e l p ro fe sio n a l c o n ta b le .
 Im p le m e n ta r, apoyar y su p e rv isa r la im p le m e n ta c ió n de nuevos
p ro c e d im ie n to s c o n ta b le s.

S u p e r v isió n y g e stió n d e o tr a s á r e a s r e la c io n a d a s c o n e l á r e a

 S u p e rv isa r que se c u m p la n con la fech a de c ie rre de C ada m es

( F i n a n z a s , R R H H , P r o d u c c i ó n , A l m a c é n , V e n t a s , e t c .) .
 G e stió n d e c ie rre C o la b o ra r c o n e l c o n tro l A d m in istra tiv o s y p ro p o n e r
m e jo ra s en el p ro c e d im ie n to s c o n ta b le s, a d m in ist ra tiv o s, R R H H ,
fin a n c ie ro s.
 V e rific a r, re v isa r y c o n c ilia r la in fo rm a c ió n p ro p o rc io n a d a por la s
D istin ta s Á re a s c o n e l sa ld o c o n ta b le .
 R e v isa r la in fo rm a c ió n d e c a d a Q u in c e n a , la p la n illa d e p a g o e la b o ra d o
por R R H H .
 R e a liz a r la g e stió n a n te SU N A T, so b re la s d e v o lu c io n e s de IG V ,
P e rc e p c io n e s, R e te n c io n e s, IS C , S F E , e tc .
 S u p e r v i s a r q u e s e c u m p l a c o n e l o b j e t i v o d e l a s d e v o l u c i o n e s r e s p e c tiv a s .
 A te n d e r R e q u e rim ie n to de E n tid a d e s com o SU N A T, en la s
fisc a liz a c io n e s P a rc ia le s e in te g ra le s.
 S u p e rv isa r q u e se c u m p la c o n la im p re sió n d e lib ro s c o n ta b le s, se g ú n
R e q u isito s e x ig id o s p o r L e y .
 S u p e r v i s a r y d a r V .B l a l i q u i d a c i ó n d e l o s i m p u e s t o s d e m a n e r a M e n s u a l
d e la s to d a s la s e m p re sa s d e l G ru p o S F .
 R e v isa r lo s a n á lisis d e C u e n ta s d e la e stru c tu ra d e l B a la n c e G e n e ra l a sí
c o m o la s d e C u e n ta s d e re su lta d o .
 S u p e rv isa r el p ro ceso de se le c c ió n del P erso n al C o n t a b l e .P r o p o n e r
p ro g ra m a s d e c a p a c ita c ió n a l p e rso n a l a d m in istra tiv o , d e a c u e rd o a la
n e c e sid a d d e l á re a .

4 .3 .2 A siste n te C o n ta b le

E la b o r a c ió n y p r e se n ta c ió n d e e e ff m e n su a le s (p sf, sf, m m p , a lf y ilv )

 R e v isió n d ia ria to d a la d o c u m e n ta c ió n in g re sa d o s a l S iste m a c o n ta b le

(X R A Y y STA R SO FT) ; p ro v isio n e s d e c o m p ra s, v e n ta s (F a c tu ra s,
N o ta s de c ré d ito ; N o ta s de d é b ito ; B o le ta s, H o n o ra rio s, T ic k e ts,
E t c .) ,r e a l i z a d o p o r e l a u x i l i a r c o n t a b l e :

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 2 0 d e 3 8

1 ) V o u c h e r d e C a ja y B a n c o s
2 ) V o u c h e r d e D ia rio
3 ) V o u c h e r C a n je s p o r le tra s p o r C o b ra r y P a g a r, e tc .

 C o o rd in a r c o n lo s a u x ilia re s e l c ie rre m e n su a l d e o p e ra c io n e s c o n ta b le s
p a ra la e la b o ra c ió n d e l E E F F m e n su a l.

 A n á lisis y re v isió n d e sa ld o s p o r c o b ra r y p a g a r e n c o o rd in a c ió n c o n e l
á re a d e F in a n z a s, a q u ie n e s se le so lic ita lo s sa ld o s m e n su a le s d e :

1 . C u e n ta s p o r C o b ra r
2 . C u e n ta s p o r P a g a r
3 . C u a d ro d e ta lla d o d e d e p ó sito d e D e tra c c io n e s
4 . A rc h iv o s y /o file d e fa c tu ra s p o r P a g a r a la fe c h a .

 A n á lisis y re v isió n d e sa ld o s p o r p a g a r d e l á re a d e R e c u rso s H u m a n o s, a

q u ie n e s se le so lic ita u n in fo rm e m e n su a l d e :

1 . P la n illa s d e R e m u n e ra c io n e s .
2 . C o m p e n sa c ió n p o r T ie m p o d e S e rv ic io s .
3 . G ra tific a c io n e s .
4 . V a c a c io n e s .
5 . L iq u id a c io n e s d e B e n e fic io s S o c ia le s.
6 . T rib u to s p o r p a g a r c o m o E ssa lu d , O N P , A F P , R e n ta s d e C u a rta y
Q u in ta C a te g o ría .
 A n á lisis y re v isió n d e in fo rm a c ió n p a ra lo s c o sto s m e n su a le s d e E E F F
ta le s c o m o :

1 C o m p ra d e M a te ria P rim a .

2 S e rv ic io s a d ic io n a le s p o r p ro c e so s .

3 G a sto s por p ro v isio n e s com o p la n illa s, g ra tific a c io n e s, C TS,

v a c a c io n e s y d e m á s .

4 G a sto s p o r d e p re c ia c ió n d e a c tiv o s .

5 O tro s g a sto s in c u rrid o s e n e l p ro c e so d e p ro d u c c ió n .

L iq u id a c ió n m e n su a l d e im p u e sto s (p sf, sf, m m p , a lf y ilv )

 L o s d ía s 0 2 d e c a d a m e s se c o o rd in a c o n e l á re a d e v e n ta s/fa c tu ra c ió n
p a ra e l c ie rre d e fin itiv o d e fa c tu ra c io n e s p o r v e n ta s.

 A sim ism o se re v isa d e m a n e ra d e ta lla d a la in fo rm a c ió n d e l m e s d e l

R e g istro d e V e n ta s p ro p o rc io n a d o p o r e l siste m a X R A Y y S T A R S O F T
re sp e c tiv a m e n te , c ru z a n d o d ic h a in fo rm a c ió n c o n e l a rc h iv o /file físic o
q u e p ro p o rc io n a e l á re a d e v e n ta s/fa c tu ra c ió n , a fin d e m a n te n e r “ c e ro ”
e r r o r e s e n d i g i t a c i ó n d e v a l o r e s c o m o b a s e i m p o n i b l e , I G V y e x o n e ra d o s.

 D e la m ism a fo rm a se p ro c e d e c o n la re v isió n d e l R e g istro d e C o m p ra s

p r o p o r c i o n a d o p o r l o s s i s t e m a s a n t e s m e n c i o n a d o s r e s p e c t i v a m e n te , y e n
p a ra le lo c o n e l a rc h iv o /file físic o q u e e la b o ra y /o p ro c e sa e l a u x ilia r

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 2 1 d e 3 8

c o n ta b le , se p ro c e d e a re v isa r la s fa c tu ra c io n e s p o r c o m p ra s la s c u a le s
d e b e rá n c u m p lir c o n n o rm a s trib u ta ria s c o m o :

1. N º R U C .

2. D o m ic ilio fisc a l.

3. C á lc u lo d e im p u e sto IG V y o tro s .

4. B a se im p o n ib le .

5. T ip o d e m o n e d a .

6. T ip o d e c a m b io e n e l c a so d e fa c tu ra c io n e s e n d ó la re s .

7. P a g o d e d e tra c c io n e s c o rre c to d e se r e l c a so re sp e c tiv o .

 L iq u id a c ió n de im p u e sto m ensual con la in fo rm a c ió n de V e n ta s y

C o m p ra s re s p e c tiv a m e n te re v isa d o , e l c u a l e s re p o rta d o a l G e re n te d e
C o n ta b ilid a d p a ra la c o n fo rm id a d c o rre sp o n d ie n te .

 D e c la ra c ió n por PD T SU N A T de lo s im p u e sto s re sp e c tiv o s, c o n la

c o n fo rm id a d d e l G e re n te d e C o n ta b ilid a d .

 C o n tro l y a rc h iv o d e im p u e sto s m e n su a le s P D T S U N A T .

C o n c ilia c io n e s b a n c a r ia s m e n su a le s.

 R e v isió n D ia ria d e la d o c u m e n ta c ió n ; in g re sa d a a l siste m a e n lo q u e

re sp e c ta a pagos (P ro v eed o res, te rc e ro s, P la n illa s, T ra n sfe re n c ia s,
s e r v i c i o s , e t c .) y co b ro s ( c l i e n t e s , t e r c e r o s , e t c .) , s e g ú n lo s carg o s
re c ib id o s d e F in a n z a s.

 d ía s 0 3 d e c a d a m e s se c o o rd in a lo s a u x ilia re s c o n ta b le s y c o n e l á re a d e
F in a n z a s a fin d e c e rra r la s o p e ra c io n e s c o n ta b le s d e l m e s.

 C o n la in fo rm a c ió n c o n ta b le d e m o v im ie n to s b a n c a rio s, p ro p o rc io n a d a
p o r e l siste m a X R A Y y STA R SO FT re s p e c tiv a m e n te , se p ro ced e a
re a liz a r la c o n c ilia c ió n b a n c a ria por cada c u e n ta c o rrie n te
c o rre sp o n d ie n te y p o r c a d a e m p re sa d e l g ru p o .

 C o n se c u e n c ia d e la c o n c ilia c ió n b a n c a ria , a q u e lla s o p e ra c io n e s q u e n o

hayan sid o re p o rta d a s/ su ste n ta d a s por el área de F in a n z a s, se le
in fo rm a rá a l G e re n te d e C o n ta b ilid a d m e d ia n te u n re su m e n d e la m ism a
a fin d e c o o rd in a r c o n e l á re a d e F in a n z a s y re g u la riz a r lo p e n d ie n te .

R e sp o n sa b le d e a c tiv o s y su d e p r e c ia c ió n .

 A n á lisis, c o n tro l y re v isió n d e l c u a d ro d e a c tiv o s a sí c o m o e l p ro c e so

m e n su a l d e d e p re c ia c ió n .

 R e sp o n sa b le d e la a c tiv a c ió n y p ro c e so p o r b a ja d e a c tiv o s.

 R e s p o n s a b l e d e m a n t e n e r u n a r c h i v o / f i l e d e t a l l a d o p o r l a a d q u i s i c i ó n y /o
b a ja d e a c tiv o s d u ra n te e l e je rc ic io .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
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V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 2 2 d e 3 8

R e sp o n sa b le d e lib r o s c o n ta b le s.

 E n c a rg a d o d e re v isa r y c e rra r m e n su a lm e n te la in fo rm a c ió n c o n ta b le
p a ra p ro c e d e r a la im p re sió n d e L ib ro s C o n ta b le s p o r c a d a e m p re sa d e l
g ru p o .

 R e sp o n sa b le del c o n tro l de fo lio s n e c e sa rio s p ara la le g a liz a c ió n

c o rre sp o n d ie n te d e l lib ro c o n ta b le , se g ú n in d ic a la n o rm a S U N A T

A n á lisis d e c u e n ta s

 R e v isió n d e to d a s la s C u e n ta s C o n ta b le s, v e rific a n d o , c o m p a ra n d o y
v a lid a n d o la in fo rm a c ió n c o n lo s re p o rte s c o m o C o b ra n z a , F in a n z a s y
P e rso n a l, p ro d u c c ió n , A lm a c é n , e tc . C o n lo s re p o rte s o b te n id o s del
S iste m a X -ra y .

 R e v isio n e s basadas d e n tro del m arco le g a l de n u e stra le g isla c ió n

trib u ta ria .

 D e te rm in a c ió n d e lo s A c tiv o s F ijo s; P ro v isio n e s d e D e p re c ia c ió n y /o

a m o rtiz a c ió n de in ta n g ib le . (C o m p ras n u e v a s, v e n ta s, R e tiro s por
D e s u s o , R o b o s , e t c .) .

 P ro v isio n e s a p lic a d a s, (C o m p ras, G astos, P la n illa s, C TS, - g a sto s

m e n su a le s y /o fijo s

 R e a liz a r la s p ro v isio n e s p e rtin e n te s se g ú n N o rm a T rib u ta ria

 R e a liz a r lo s d e v e n g o s se g ú n c ro n o g ra m a d e v e n c im ie n to s

 R e v isió n d e g a sto s o p e ra tiv o s.

O tr a s fu n c io n e s.

 R e sp o n sa b le de te n e r la in fo rm a c ió n c o n ta b l e al d ía a n te una
fisc a liz a c ió n S U N A T

 R e sp o n sa b le de Im p rim ir lo s L ib ro s C o n ta b le s en la fech as según

SU N A T

 O tra s ta re a s a sig n a d a s p o r e l G e re n te d e C o n ta b ilid a d .

4 .3 .3 A siste n te C o n ta b le Ju n io r

R e v isió n d e im p u e sto s m e n su a le s d e l g r u p o sf a su n a t:

 R e v isió n d e l R e g istr o d e C o m p r a s:

 G e n e ra r e n a rc h iv o E x c e l e l re g istro d e c o m p ra s q u e fu e in g re sa d o a l
siste m a X -R A Y p o r P a tric ia H u n te r R o sa d o - a u x ilia r c o n ta b le .

 R e v isa r e l a rc h iv o g e n e ra d o e n E x c e l c o n la d o c u m e n ta c ió n e n físic o d e
to d o s lo s c o m p ro b a n te s re g istra d o s, e n e ste c a so se re v isa q u e :

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
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D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 2 3 d e 3 8

1. Los c o m p ra n te s c u m p la n con lo s re q u isito s e sta b le c id o s por el

re g la m e n to d e c o m p ro b a n te s d e p a g o se g ú n S U N A T . E jm . R a z ó n
so c ia l d e la e m p re sa , N º d e R u c , fe c h a d e e m isió n , q u e n o p re se n te s
b o rro n es n i en m en d ad u ras, q u e e l p o r p o rc e n ta je de IG V sea el
c o rre c to , e tc .
 R e v isa r q u e la s fa c tu ra s q u e se e n c u e n tre n a fe c ta s a l siste m a d e p a g o d e
o b lig a c ió n T rib u ta ria – D e tra c c ió n , e sté n c o n la c o n sta n c ia d e l d e p ó sito
d e la d e tra c c ió n y q u e e sta c u m p la c o n lo q u e e sta b le c e S U N A T . E jm .
q u e la fe c h a d e d e p ó sito se h a y a re a liz a d o d e n tro d e lo s 5 p rim e ro s d ía s
d e l m e s sig u ie n te .

 S i se e n c o n tra ra n fa c tu ra s q u e n o c u m p le s c o n lo s re q u isito s se re a liz a la

o b se rv a c ió n y se in fo rm a a l S r. Ju lio P e ñ a – G e re n te de
c o n ta b ilid a d p a ra p o d e r re a liz a r la d e v o lu c ió n d e l d o c u m e n to a l á re a d e
fin a n z a s y p ro se g u ir c o n la a n u la c ió n d e c o m p ro b a n te e n e l siste m a
c o n ta b le p a ra n o te n e r n in g u n a c o n tin g e n c ia . E jm . T o m a r u n IG V q u e n o
co rresp o n d a.

 C o n su la r e n c o n la p á g in a d e S U N A T lo s N º d e R U C d e lo s n u e v o s
p ro v e e d o re s p a ra p o d e r q u e c o n sta ta r q u e se e n c u e n tre n e n c o n d ic ió n de:

1. H a b id o

2. A c tiv o H a b id o , p a ra n o in c u rrir e n fa lta a n te S U N A T . E jm . T o m a r e l

IG V d e lo s p ro v e e d o re s q u e se e n c u e n tre n N O H A L L A D O S , B A JA
D E O F IC IO .

 S i se e n c o n tra ra n d o c u m e n to s c o n la c o n d ic io n e s d e :

1. N o h a lla d o

2. B a ja d e o fic io

R e a liz a r la o b se rv a c ió n y c o m u n ic a r a l S r. Ju lio Peña – G e re n te de

C o n ta b ilid a d p a ra p o d e r re a liz a r la d e v o lu c ió n d e lo s c o m p ro b a n te s a l á re a
d e F in a n z a s y a n u la r e l c o m p ro b a n te d e l siste m a c o n ta b l e X -R A Y .

 R e v isa r q u e lo s d o c u m e n to s e sté n in g re sa d o s d e a c u e rd o a la m o n e d a d e
o r i g e n . E j m .:

1. Si un c o m p ro b a n te e sta e m itid o en d ó la re s e ste te n d rá que ser

in g re sa d o a l siste m a c o n ta b le X -R A Y e n d ó la re s y te n e r e n c u e n ta e l
tip o d e c a m b io S U N A T d e l d ía e n q u e se e m itió e l c o m p ro b a n te p a ra
p o d e r se r c o n v e rtid o a so le s.

R e v isió n d e l r e g istr o d e v e n ta s

 G e n e ra r e n a rc h iv o E x c e l e l re g istro d e v e n ta s q u e fu e in g re sa d o al
siste m a X -R A Y p o r e l A u x ilia r c o n ta b le .

 R e v isa r e l a rc h iv o g e n e ra d o e n E x c e l c o n la d o c u m e n t a c ió n e n físic o d e
to d o s lo s c o m p ro b a n te s re g istra d o s, e n e ste c a so se re v isa q u e :

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
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D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 2 4 d e 3 8

1. Los c o m p ra n te s c u m p la n con lo s re q u isito s e sta b le c id o s por el

re g la m e n to d e c o m p ro b a n te s d e p a g o se g ú n S U N A T . E jm . R a z ó n
so c ia l d e la e m p re sa , N º d e R u c , fe c h a d e e m isió n , q u e n o p re se n te s
b o rro n es n i en m en d ad u ras, q u e e l p o r p o rc e n ta je de IG V sea el
c o rre c to , e tc .

F in a liz a c ió n d e r e v isió n :

 C o n sta ta r q u e se hayan hecho la s c o rre c c io n e s d e la s o b se rv a c io n e s

o b te n id a s e n la re v isió n d e lo s re g istro s d e c o m p ra y v e n ta s.

 G e n e ra r n u e v o s a rc h iv o s e n E x c e l d e lo s re g istro s d e c o m p ra y v e n ta s.

 Im p rim ir lo s re g istro s d e c o m p ra s y v e n ta s e n d o b le ju e g o :

1. U n o se q u e d a ra e n e l a rc h iv o d o n d e se e n c u e n tre n lo s c o m p ro b a n te s
ta n to d e v e n ta s c o m o lo s d e c o m p ra s.

2. E l se g u n d o se rá e l su ste n to d e h o ja d e liq u id a c ió n y e l lle n a d o d e l

p d t.

 P re p a ra r h o ja d e liq u id a c ió n d e im p u e sto , a d ju n ta n d o lo s re g istro s d e

c o m p ra s y v e n ta s im p re so s.

L le n a d o y p r e se n ta c ió n d e p d t g r u p o sf m ensual

 L le n a r e l m o n to de la s co m p ras y v e n ta s de acu erd o a la h o ja de

liq u id a c ió n d e im p u e sto s.

 P a ra e l c á lc u lo d e l im p u e sto a la re n ta te n e r e n c u e n ta e l c o e fic ie n te
a c tu a l.

 R e v isa r lo s sa ld o s a fa v o r q u e h u b ie se n q u e d a d o e l m e s a n te rio r c o n la
d e c la ra c ió n p re se n ta d a a S U N A T .

 U n a v e z lle n a d o e l P D T se d e b e im p rim ir y se a d ju n ta r:

1. L a liq u id a c ió n d e im p u e sto s.

2. L o s re g istro s im p re so s d e c o m p ra s y v e n ta s.

3. C o p ia d e la h o ja d e l p d t d e l m e s a n te rio r d o n d e fig u re n lo s sa ld o s que

q u e d a n a fa v o r d e la e m p re sa .

 P ro p o rc io n a r to d a la in fo rm a c ió n al S r. Ju lio Peña – G e re n te de
c o n ta b ilid a d p a ra su v isto b u e n o

P r e p a r a c ió n d e c o n c ilia c ió n b a n c a r ia P C G , V O .

 L o s 4 d e c a d a m e s se re a liz a e l c o rte d e e n tre g a d e in fo rm a c ió n c o n ta b le.

 R e v isa r q u e to d a la in fo rm a c ió n q u e e n tre g ó e l á re a d e fin a n z a s e stá

in g re sa d a a siste m a c o n ta b le X -R A Y la b o r q u e re a liz a P a tric ia H u n te r
R o sa d o - a u x ilia r c o n ta b le .

 In g re sa r lo s g a sto s b a n c a rio s e IT F q u e g e n e ra n la s c u e n ta s c o rrie n te s.

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
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D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 2 5 d e 3 8

 R e a liz a r la c o n c ilia c ió n b a n c a ria e n e l fo rm a to d e E x c e l q u e m a n e ja la

e m p re sa . E n e l c u a n se d e ta lla :

1. E l sa ld o a c tu a l e n b a n c o s.

2. lo s c h e q u e s g ira d o s y n o c o b ra d o s.

3. T ra n sfe re n c ia s b a n c a ria s q u e fig u ra n e n e l e sta d o d e c u e n ta y q u e n o

e stá n c o n ta b iliz a d o s.

4. L o s in g re so s q u e se e n c u e n tra n e n e l e sta d o d e c u e n ta y q u e n o se
c o n ta b iliz a d o s

T o d a e sta in fo rm a c ió n e s d a d a p o r P a tric i a H u n te r R o sa d o - a u x ilia r

c o n ta b le .

 D e sp u é s d e re a liz a d a la c o n c ilia c ió n se im p rim e y se in fo rm a a l á re a d e

fin a n z a s p ro p o rc io n a n d o una c o p ia de re la c ió n de la o p e ra c ió n
p e n d ie n te s d e e n tre g a r, te n ie n d o u n p la z o m á x im o d e 2 d ía s p a ra p o d e r
e n tre g a r la in fo rm a c ió n .

 L o s 7 d e c a d a m e s se re c e p c io n a la in fo rm a c ió n so lic ita d o 2 d ía s a trá s y

se e n tre g a ra a P a tric ia H u n te r R o sa d o - a u x ilia r c o n ta b le p a ra su
re sp e c tiv o in g re so .

 M o d ific a r la c o n c ilia c ió n b a n c a ria c o n la in fo rm a c ió n q u e fu e in g re sada.

 In fo rm a r a l sr. Ju lio P e ñ a – G e r e n t e d e c o n t a b i l i d a d , l a s N o t a s B a n c a ria s

P e n d ie n te d e c o n ta b iliz a c ió n . P a ra q u e lo s A siste n te C o n ta b le s, P u e d a n
A n a liz a r la s C u e n ta s C o n ta b le s y e n tre g a r la in fo rm a c ió n d e n tro d e lo s
p la z o s re sp e c tiv o s, q u e e s u n E E F F c a d a 2 0 d e l m e s.

A n á lisis d e c u e n ta s p a r a la p r e p a r a c ió n d e lo s e sta d o s fin a n c ie r o s.

 A n a liz a r la s c u e n ta s p o r c o b ra r y p o r p a g a r C ta c lie n te s: S e a n a liz a c o n

la in fo rm a c ió n q u e n o s b rin d a e l á re a d e c ré d ito s y c o b ra n z a s que es el
d e ta lle d e c u a n to e stá p e n d ie n te d e c o b ra r a lo s c lie n te s e l m o n to d e b e
se r e l m ism o q u e fig u ra e n c o n ta b ilid a d .

1. S i n o se c u m p lie ra c o n lo a n te s m e n c io n a d o d e te n d ría q u e re v isa r

c lie n te p o r c lie n te h a sta p o d e r e n c o n tra r la s d ife re n c ia s.

2. U n a v e z e n c o n tra d a s la d ife re n c ia p ro c e d e re m o s a c o rro b o ra r c o n e l

á re a d c ré d ito s y c o b ra n z a s p a ra p o d e r d a r so lu c ió n a l m o tiv o d e la
d ife re n c ia .

3. S i se lle g a a la c o n c lu sió n d e q u e e l á re a d e c o n ta b ilid a d n o re g istro

la c a n c e la c ió n d e fa c tu ra s d e c lie n te s, se p e d irá u n su ste n to p a ra
p o d e r re g istra r la c a n c e la c ió n .

 A n á lisis d e la s c u e n ta s d e g a sto s d e la e m p re sa .

E jm . L a s c u e n ta s d e su m in istr o s d e lu z , a g u a .

T ie n e n q u e e sta r re g istra d o s to d o s lo s m e se s y a q u e to d o s lo s m e se s lo s
u tiliz a m o s.

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 2 6 d e 3 8

S i se o b se rv a q u e u n m e s n o se e n c u e n tra e s p o rq u e e l á re a d e fin a n z a s n o h a
e n v ia d o lo s re c ib o s y a q u e e s p o lític a d e l á re a q u e n o se p a sa n d o c u m e n to s a
c o n ta b ilid a d q u e n o e stá n c a n c e la d o s, e n e ste c a so te n d re m o s q u e so lic ita r
una c o p ia del d o c u m e n to p ara poder re g istra r e l g a sto en el m es que
co rresp o n d a.

 A n á lisis d e la c u e n ta 4 1 trib u to s:

 V e rific a r q u e lo s sa ld o s q u e q u e d a n p o r p a g a r d e lo s trib u to s:

1. IG V

2. R EN TA D E 3 R A C A T E G O R IA .

3. R E T E N C IO N A PR O V EED O R ES

4. R EN TA D E 4 T A C A T E G O R IA

5. R EN TA D E Q U IN T A C A T E G O R IA

6. ESSA LU D

7. O N P

8. A F P ’S

Sean lo s re a le s, e n el caso de IG V , R EN TA D E 3R A C A T E G O R IA ,
R E T E N C IO N A PR O V EED O R ES, será c o n sta ta n d o con el cu ad ro de
se g u im ie n to d e trib u to s p o r p a g a r.

P o r o tro la d o e l c a so d e to d o s lo s trib u to s q u e c o rre sp o n d e a l p e rso n a l d e la

e m p re sa se rá c o n sta ta d o c o n e l á re a d e R e c u rso s h u m a n o s.

A c tu a liz a r e l c u a d r o se se g u im ie n to d e im p u e sto s p e n d ie n te s d e p a g o :

 V e rific a r e n e l p o rta l d e S U N A T c u á l e s e l e sta d o d e c a d a trib u to q u e nos

e p a g e e n la fe c h a d e v e n c im ie n to d e lo s im p u e sto s e im p rim ir e l e sta d o
e n q u e se e n c u e n tre .

 C o n lo v e rific a d o e n S U N A T se p ro c e d e a la a c tu a liz a c ió n d e l c u a d ro d e
se g u im ie n to d e im p u e sto s p e n d ie n te s d e p a g o . E n e l c u a l se to m a ra e n
c u e n ta :

 S i e sta c o n o rd e n d e p a g o , fe c h a y n ú m e ro d e la m ism a .

 S i e s t á e n c o b r a n z a c o a c t i v a , f e c h a y n ú m e r o d e l a m i s m a .: e n e s t e c a s o
se te n d rá q u e in fo rm a r d e in m e d ia to a l sr. sr. Ju lio P e ñ a – G e re n te d e
c o n t a b i l i d a d p a r a q u e c o o r d i n e c o n e l á r e a d e f i n a n z a s e l p a g o r e s p e c tiv o
de im p u e sto . Y a sí e v ita r e l em b arg o de la s c u e n ta s b a n c a ria s por
SU N A T.

4 .3 .4 A u x ilia r C o n ta b le

In g r e so se in fo r m a c ió n a l siste m a c o n ta b le (X R A Y ) (P S F , T S F )

 R e sp o n sa b le d e in g re sa r to d a la in fo rm a c ió n a l siste m a c o n ta b le c o m o
(N o ta s b a n c a ria s, c h e q u e s, tra n sfe re n c ia s, c o m p ro b a n te s d e p a g o , C a ja

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 2 7 d e 3 8

C h i c a s , R e n d i c i o n e s , c a n j e d e f a c t u r a c o n L e t r a , e t c .) , d e l a s e m p r e s a s d e
(P C G , T S F ) .

 P a ra c u m p lir c o n e l d e b id o p ro c e so d e in g re so d e in fo rm a c ió n a l siste m a
c o n ta b le lo s c o m p ro b a n te s d e p a g o s se re a liz a lo sig u ie n te :

1. T o d o s lo s d ía s e l á re a d e fin a n z a s a n te s d e l m e d io d ía n o s e n tre g a
in fo rm a c ió n p a ra c o n ta b iliz a r y e n la ta rd e a n te s d e la s 6 .0 0 p m , d e
ig u a l fo rm a .

2. La d o c u m e n ta c ió n e n tre g a d a e s re g istra d a a l siste m a c o n ta b le si

c u m p le c o n lo s re q u isito s d e le y d e c o m p ro b a n te s d e p a g o , a s í c o m o
e l d e b id o su ste n to com o:

a. L a fa c tu ra d e b e rá e sta r a d ju n ta u n a fo to c o p ia d e la O rd e n de
C o m p ra.

b. P o r la c o m p ra d e m e rc a d e ría s, b ie n e s, S u m in istro s, e n v a se s y
e m b a la je s d eb erá e sta r acom paña de la G u ía de re m isió n
R e m ite n te y /o tra n sp o rtista si e s e l c a so .

c. U n C o m p ro b a n te d e p a g o si e s ( F a c tu ra ), p o r se rv ic io q u e n o s han
r e a l i z a d o , y e l m o n t o e s s u p e r i o r a l o s S / . 7 0 0 , d e b e r á e s ta r a d ju n ta
u n a fo to c o p ia d e l p a g o d e la d e tra c c ió n .

d. E l c o m p ro b a n te d e p a g o d e b e c u m p lir c o n lo s re q u isito s e x ig id o s
p o r le y c o m o , n o te n e r e n m e n d a d u ra , b o rro n e s, ta c h a s, ro tu ra s.
e tc .

e. E l d o m ic ilio F isc a l d e l p ro v e e d o r d e b e r te n e r la c o n d ic ió n d e
H A B ID O , d e b e c o in c id ir e l d o m ic ilio fisc a l c o n la fic h a R U C .

f. E l m o n t o d e l I .G .V t i e n e q u e s e r e l c o r r e c t o ( 1 8 % ) .

g. E l tip o d e g a sto s y /o se rv ic io , d e u n a fa c tu ra d eb e ser d e acu erd o

a l g iro d e l N e g o c io .

h. S i e l c o m p ro b a n te de pago e sta a fe c to a P e rc e p c ió n , d e b e rá
a d ju n ta r la p e rc e p c ió n .

Si se c u m p le e sto s tip o s de in fo rm a c ió n se p ro ced erá a re g istra r en

c o n t a b i l i d a d y s e e n t r e g a a l G e r e n t e d e C o n t a b i l i d a d p a r a e l V .B . q u i e n
re v isa la in fo rm a c ió n , si n o se c u m p le c o n lo m e n c io n a d o s e d e v u e lv e lo s
d o c u m e n to s p a ra la c o rre c c ió n re sp e c tiv a .

 L a s N o ta s B a n c a ria s q u e n o s e n tre g a n fin a n z a s d e b e rá n c u m p lir c o n lo

sig u ie n te a n te s d e se r re g istra r a l siste m a c o n ta b le .

1. E l a b o n o e n c ta . C te . R e a liz a d o m e d ia n te le tra s e n d e sc u e n to , se
c o n ta b iliz a rá si se e n tre g a e l d e ta lle d e l c a n je d e fa c tu ra c o n le tra s.

2. S e g ú n la liq u id a c ió n a d ju n ta , lo s c o m p ro b a n te s tie n e n q u e se r lo s
c o rre c to s según h o ja a d ju n ta si no fu era así esa liq u id a c ió n se
d e v u e lv e a q u ie n c o rre sp o n d a .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
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M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 2 8 d e 3 8

L u e g o d e re v isa r lo s c o m p ro b a n te s d e p a g o , q u e c u m p la lo s re q u isito s p a ra
se r c o n ta b iliz a d o s, se p ro c e d e :

 E n u m erar lo s c o m p ro b a n te s de pagos ( fa c tu ra s), a d q u irie n te com o

S U N A T , y lo s a d q u irie n te s d e d ic h a s fa c tu ra s la s d e v u e lv o a la S rta .
B re n d a p a ra q u e e l D p to . d e F in a n z a s .

1. L a s N o ta s b a n c a ria s si n o tie n e o b se rv a c ió n a lg u n a , so lo la s d e P C G
se p ro c e d e c o n e l in g re so a l siste m a C o n ta b le , la s n o ta s b a n c a ria s d e
P C G e s in g re sa d o a l siste m a c o n ta b le p o r e l A u x ilia r W a lte r

Im p r e sió n y a r c h iv o d e v o u c h e r c o n ta b le .

U n a v e z r e g i s t r a d o l a i n f o r m a c i ó n a l s i s t e m a c o n t a b l e , s e r e a l i z a lo s ig u ie n te :

 S e im p rim e e l v o u c h e r c o n ta b le

 S e a rc h iv a d e a c u e rd o a l tip o d e o p e ra c ió n re g is tra d a (C o m p ra s , B a n cos,

C a n j e , L e t r a s , e t c .)

 S e O rd en e d e fo rm a c o rre la tiv a e l v o u c h e r p a ra q u e p u e d a se r V isa d o

p o r G e re n te d e C o n ta b ilid a d y e l A siste n te C o n ta b le .

C o n ta b iliz a c ió n d e lo s r e c ib o s p o r h o n o r a r io s.

 C a d a Q u in c e n a e l á re a d e R R H H e n tre g a a l G e re n te d e c o n ta b ilid a d lo s
c o m p ro b a n te s d e p a g o R e c ib o s p o r H o n o ra rio s P a ra e l re g istro c o n ta b le
re sp e c tiv o , u n a v e z f irm a d o e l c a rg o d e l G e re n te d e c o n ta b ilid a d n o s
e n tre g a lo s R /H d e P C G p a ra la c o n ta b iliz a c ió n re sp e c tiv a .

 E l e m iso r e s e n tre g a d o a R R H H c o n la n u m e ra c ió n re sp e c tiv a , se ñ a l q u e

e l c o m p ro b a n te e sta c o n ta b iliz a d o .

C o n ta b iliz a r lo s a b o n o s d e c lie n te s.

 C o n ta b iliz ó lo s a b o n o s q u e so n e n v ia d o s a m i c o rre o , p o r la “ a siste n ta

d e c o b r a n z a ” , e sta in fo rm a c ió n e s c o n ta b iliz a d o in m e d ia ta m e n te u n a
v e z re c ib ió e l c o rre o , d e e sta m a n e ra la s c o b ra n z a s so n re g istra d o s e n
lín e a .

O tr a s fu n c io n e s a d ic io n a le s.

 M e en carg o de p e d ir O /S ta n to a PESQ U ER A S U P E R F IS H
(Y O B A N N A ) com o a SU PER M A Q (S R T A . R O SA ) p ara que m e
p ro p o rc io n e n lo s ú tile s de O fic in a que se n e c e sita n en el área de
C o n t a b i l i d a d , l o s c u a l e s s e r e a l i z a l o s 1 0 o 1 5 d e c a d a m e s d e l a s i g u ie n te
m an era:

1. C o n la O /S se lle n a d e b id a m e n te c o n la re la c ió n d e ú tile s q u e se
n e c e sita p a ra c a d a E m p re sa , lu e g o se le h a c e v isa r c o n su firm a y
se llo a l G e re n te d e C o n ta b ilid a d C o n ta d o r S r . J u lio P e ñ a y se p a sa a
sa c a rle u n a c o p ia , e n d o n d e la s o rig in a le s se le h a c e e n tre g a a q u ie n
co rresp o n d a seg ú n E m p resa.

 L le v a r u n c o n tro l e n E x c e l d e to d o s lo s ú tile s d e l D p to . d e C o n ta b ilid a d .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 2 9 d e 3 8

 L le v a r la d o c u m e n ta c ió n d e P C G e n su s re sp e c tiv o s a rc h iv a d o re s se g ú n
se a la fe c h a , y lo s d ife re n te s b a n c o s re la c io n a d o s c o m o :

1. B A N C O D E C R E D IT O D E L P E R U - SO LES
2. B A N C O D E C R E D IT O D E L P E R U - D O LA R ES
3. B A N C O S C O T IA B A N K - D O LA R ES

 D a r s e g u i m i e n t o d e l a s A p l i c a c i o n e s d e A l l p a T r u c k r e f e r i d a s a la s L e tra s
a d e la n ta d a s

 R e a liz a r lo s C A N JE S D E L E T R A S D E PR O V E E D O R E S de
PR O C A R G O q u e m e p a sa n d e l á re a d e F in a n z a s p re v ia firm a P o r e l
G e re n te d e c o n ta b ilid a d .

 O tra s ta re a s q u e m e a sig n e e l G e re n te d e c o n ta b ilid a d .

4 .4 SIST E M A S.

F in a lid a d del cargo. S u p e rv isa r y c o o rd in a r la e je c u c ió n de a c tiv id a d e s

re la c io n a d a s con el a n á lisis, d e sa rro llo y m a n te n im ie n to de siste m a s de
in fo rm a c ió n , d e a c u e rd o a lo s re q u e rim ie n to s d e la E m p re sa .

F U N C IO N E S

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 3 0 d e 3 8

4 .4 .1 D irig ir y su p e rv isa r la fo rm u la c ió n y e v a lu a c ió n d e l P la n E stra té g ic o d e

T e c n o l o g í a d e I n f o r m a c i ó n , p r o p o n i e n d o l a s p o l í t i c a s y n o r m a s r e fe rid a s
a l á m b ito in fo rm á tic o , c o o rd in a n d o y e sta b le c ie n d o la s p rio rid a d e s p a ra
su e je c u c ió n .

4 .4 .2 P ro p o n e r lo s e stu d io s d e fa c tib ilid a d d e lo s p ro y e c to s y re q u e rim ie n to s

in fo rm á tic o s.

4 .4 .3 S u p e r v i s a r e l d e s a r r o l l o , m e j o r a , i m p l a n t a c i ó n y c o r r e c t o fu n c io n a m ie n to
d e lo s siste m a s in fo rm á tic o s, v e rific a n d o q u e c u m p la n la s n o rm a s y
e stá n d a re s e sta b le c id o s.

4 .4 .4 V e l a r p o r l a a d e c u a d a u t i l i z a c i ó n , s e g u r i d a d y c o n s e r v a c i ó n d e l s o ftw a re ,
h ard w are e in fo rm a c ió n de la E m p resa, p ro p o n ie n d o la s p o lític a s
i n f o r m á t i c a s c o r r e s p o n d i e n t e s ..

4 .4 .5 S u p e rv isa r e l c o n tro l d e la s lic e n c ia s d e so ftw a re d e p ro p ie d a d d e la

E m p resa y la s a c tiv id a d e s re la c io n a d a s con el so p o rte té c n ic o y
m a n te n im ie n to d e l so ftw a re in sta la d o .

4 .4 .6 D irig ir lo s m e c a n ism o s d e c o m u n ic a c ió n in fo rm á tic a d e la E m p re sa ,

com o r e d e s d e i n f o r m a c i ó n , e n t r e o t r o s ..

4 .4 .7 S u p e rv isa r el so p o rte , m a n te n im ie n to y m o n ito re o del c a b le a d o

e stru c tu ra d o d e d a to s, c irc u ito e lé c tric o y U P S d e la E m p re sa .

4 .4 .8 S u p e r v i s a r l a a d m i n i s t r a c i ó n d e l a b a s e d e d a t o s c o r p o r a t i v a , d is p o n ie n d o
la s m e d id a s p e rtin e n te s p a ra la e sta n d a riz a c ió n , se g u rid a d , re sp a ld o y
re c u p e ra c ió n d e la s b a se s d e d a to s.

4 .4 .9 S u p e rv isa r y c o n tro la r lo s B a c k U p s d e in fo rm a c ió n , e n la E m p re sa .

4 .4 .1 0 D isp o n e r la a c tu a liz a c ió n d e la in fo rm a c ió n p u b lic a d a e n la P á g in a W e b

In stitu c io n a l d e la E m p re sa .

4 .4 .1 1 R e a liz a r o tra s fu n c io n e s a fin e s q u e le se a n a sig n a d a s p o r la Je fa tu ra .

SO P O R T E D E C O M U N IC A C IÓ N Y T E L E C O M U N IC A C IO N

R e a liz a r a c tiv id a d e s re la c io n a d a s con la in sta la c ió n , m a n te n im ie n to , so p o rte

té c n ic o d e so ftw a re y h a rd w a re , e q u ip o s d e c o m u n ic a c ió n y te le c o m u n ic a c ió n

F U N C IO N E S

4 .4 .1 2 M a n te n im ie n to y A d m in istra c ió n d e la R e d .

 S e g u rid a d e n la re d .

 A d m in istra c ió n de d ire c c io n e s IP de la red in te rn a (en c o n sta n te

c re c im ie n to ).

 M a n te n im ie n to d e S e rv id o re s d e m a il, n o m b re s d e d o m in io , fire w a ll y
c u a lq u ie r o tro q u e e l á re a p u e d a d e sa rro lla r.

 C o n fig u ra c ió n y m o n ito re o d e la s lín e a s te le fó n ic a s d e la C e n tra l.

 In sta la c ió n y a c tu a liz a c ió n d e l so ftw a re .

 D e fin ic ió n d e p o lític a s d e u su a rio .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 3 1 d e 3 8

 B ack U ps.

4 .4 .1 3 M a n te n im ie n to d e lo s S e rv id o re s y S e rv ic io s d e C o rre o E le c tró n ic o .

 A te n c ió n y so p o rte a u su a rio s d e l se rv ic io .

 C o n tro l d e la se g u rid a d y p riv a c id a d d e l se rv ic io .

 M a n te n im ie n to d e la s c u e n ta s d e c o rre o (a lta s y b a ja s a U su a rio s d e la

E m p resa).

 A c tu a liz a c ió n d e B a se s d e D a to s d e u su a rio s d e C o rre o E le c tró n ic o .

 B ack U ps.

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 3 2 d e 3 8

4 .4 .1 4 C o n tro la r la A c tu a liz a c ió n d e lo s A n tiv iru s in sta la d o s e n lo s S e rv id o re s

a sí c o m o e n la s e sta c io n e s d e tra b a jo .

4 .4 .1 5 In sta la r e q u ip o s d e c ó m p u to , in stru y e n d o a l u su a rio so b re su u so .

4 .4 .1 6 C o n fig u ra r e in sta la r e l so ftw a re a u to riz a d o s e n lo s e q u ip o s d e c ó m p u to

d e la E m p re sa , e fe c tu a n d o e l c o n tro l c o rre sp o n d ie n te d e la s lic e n c ia s.

4 .4 .1 7 E fe c tu a r y /o su p e rv isa r e l m a n te n im ie n to p re v e n tiv o y c o rre c tiv o d e lo s

e q u ip o s d e c ó m p u to y e le c tró n ic o s d e la E m p re sa , e fe c tu a n d o e l c o n tro l
d e la s g a ra n tía s p re se n ta d a s p o r lo s p ro v e e d o re s d e e q u ip o s.

4 .4 .1 8 E v a lu a r la p e rfo rm a n c e té c n ic a d e lo s e q u ip o s d e c ó m p u to , e fe c tu a n d o
la a c tu a liz a c ió n c o rre sp o n d ie n te , a sí c o m o la e v a lu a c ió n y a c tu a liz a c ión
d e lo s siste m a s o p e ra tiv o s d e p ro c e sa m ie n to a u to m á tic o d e d a to s.

4 .4 .1 9 B r i n d a r s o p o r t e t é c n i c o y c a p a c i t a c i ó n e n e q u i p o s d e c o m u n i c a c i ó n a lo s
u su a rio s d e la E m p re sa , a sí c o m o p ro g ra m a r lo s se rv ic io s y fa c ilid a d e s
q u e b r i n d a l a C e n t r a l T e l e f ó n i c a , m a n t e n i m i e n t o , i n s t a l a c i ó n , t r a s la d o s y
p ro g ra m a c ió n d e a n e x o s.

4 .4 .2 0 E fe c tu a r e l d ise ñ o d e re d e s a c o rd e a lo s re q u e rim ie n to s d e l u su a rio , a sí

c o m o e v a lu a r la in sta la c ió n d e re d e s e fe c tu a d a p o r te rc e ro s .

4 .4 .2 1 M o n ito re a r, d a r m a n te n im ie n to y so p o rte a l c a b le a d o e stru c tu ra d o d e

d a to s, c irc u ito e lé c tric o y U PS e n la s U n id a d e s O rg a n iz a tiv a s d e la
E m p resa.

4 .4 .2 2 M o n ito re a r y d a r so p o rte a lo s S e rv id o re s y e q u ip o s d e c o m u n ic a c ió n
in fo rm á tic a d e la E m p resa co m o red es d e i n fo rm a c ió n , e n tre o tro s,
b rin d a n d o e l so p o rte té c n ic o c o rre sp o n d ie n te .

4 .4 .2 3 P r o g r a m a r l o s s e r v i c i o s y f a c i l i d a d e s q u e b r i n d a l a C e n t r a l T e l e f ó n ic a d e
la E m p re sa .

4 .4 .2 4 E v a lu a r e l re p o rte d e l trá fic o d e c o m u n ic a c io n e s e m itid a p o r la C e n tra l

T e le fó n ic a p a ra e l c o n tro l d e c o n su m o .

4 .4 .2 5 A p o y a r e n la in stru c c ió n d e l m a n e jo d e lo s e q u ip o s te rm in a le s (ra d io ,
t e l e f o n í a , f a x , N e x t e l , e t c .)

4 .4 .2 6 L le v a r e l c o n tro l p re v e n tiv o d e lo s siste m a s d e se g u rid a d d e c irc u ito

c e rra d o d e la S e d e C e n tra l d e la E m p re sa .

4 .4 .2 7 R e a liz a r o tra s fu n c io n e s a fin e s q u e le se a n a sig n a d a s.

5 G E ST IÓ N R E C U R SO S H U M A N O S .

5 .1 A n a lista d e R R H H .

F u n c io n e s.

5 .1 .1 E la b o ra c ió n D e P la n illa s

 S o lic ita r T a re o s d e P e rso n a l.

 E la b o ra r la s P la n illa s d e R e m u n e ra c io n e s e n 2 p e rio d o s (d e l 1 a l 1 5 y d el
15 al 30.

 R e g istra r lo s R e p o rte s d e O c u rre n c ia s p o r c a d a p e rio d o d e p a g o .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 3 3 d e 3 8

 E n v ia r la s P la n illa s a l A u d ito r G e n e ra l S r. Ju lio P e ñ a p a ra e l V º B º

re sp e c tiv o .

 E n v ia r e l c u a d ro c o n lo s p a g o s re sp e c tiv o s a l Á re a d e F in a n z a s p a ra la
p ro g ra m a c ió n d e p a g o s, p o r c a d a p e rio d o .

 E n v ia r lo s Im p u e sto s m e n su a le s a l A u d ito r y G e re n te d e F in a n z a s p a ra
la re v isió n y la p ro g ra m a c ió n d e lo s p a g o s re sp e c tiv a m e n te .

 E m isió n d e B o le ta s d e R e m u n e ra c io n e s (M e n su a l).

 P a sa r a firm a la s B o le ta s p a ra se r e n tre g a d a s a l T ra b a ja d o r p o r la S rta .

L i s s e t B a l l e n a ( A s i s t e n t e d e R R .H H ) .

 E la b o ra r L iq u id a c ió n d e B e n e fic io s S o c ia le s d e l P e rso n a l C e sa n te p o r
c a d a p e rio d o (M e n su a l).

 In g re sa r P e rso n a l in g re sa n te p o r c a d a p e rio d o a l P L A M E – S U N A T .

 D e c la ra r la s P la n illa s d e A F P a l siste m a d e A F P N E T .

 In g re sa r la P la n illa al PLA M E p ara la p re se n ta c ió n y pago de lo s

im p u e sto s.

5 .1 .2 In g reso d e p ag o s al T L C .

 E m itir e l A rc h iv o T X T d e l S iste m a d e P la n illa s se g ú n e l c ro n o g ra m a que

e n v íe e l G e re n te d e F in a n z a s m e d ia n te c o rre o e le c tró n ic o .

 G u a r d a r A r c h i v o i n d i c a n d o ( E m p r e s a , p e r i o d o y f e c h a ) E j e m .: P C G 1 Q
M ay o -1 5 0 5 1 3 .

 In g re sa r a la W e b d e l B C P (T e le c re d ito ), e in g re sa r e l a rc h iv o T X T a la
e m p re sa q u e c o rre sp o n d a , E n v ia r a F irm a la o p e ra c ió n y g u a rd a r e n P D F
p a ra se r e n v ia d o e n e l e -m a il d e l G e re n te d e F in a n z a s.

 Im p rim ir lo s B o u ch er`s de pago y pasar con carg o al Á rea d e

C o n ta b ilid a d y d e F in a n z a s.

 D e sc a rg a r d e l A rc h iv o d e R e c u rso s H u m a n o s lo s p a g o s re a liz a d o s p o r
p e rio d o s.

5 .1 .3 C a lc u lo d e b e n e fic io s so c ia le s.

 Se hace el c á lc u lo de G ra tific a c io n e s en lo s p e rio d o s JU L IO y

D IC IE M B R E , d e a c u e rd o a l Á re a , (e n e l c a so d e lo s C h o fe re s se In g re sa
lo s ú ltim o s 6 su e ld o s).

 S e h a c e e l c á lc u lo d e la s C T S e n lo s p e rio d o s M a y o y N o v ie m b re , d e
a c u e rd o a l Á re a , e n e l c a so d e lo s C h o fe re s se In g re sa lo s ú ltim o s 6
su e ld o s).

 S e h a c e e l c á lc u lo d e la s U T IL ID A D E S a n u a le s, d e a c u e rd o a l su e ld o y
la s h o ra s tra b a ja d a s p o r p e rio d o (p o r A ñ o ).

5 .1 .4 D a to s re la c io n a d o s a l á re a .

 S e in g re sa la s p a p e le ta s d e V a c a c io n e s to m a d a s p o r e l p e rso n a l.

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
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V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 3 4 d e 3 8

 S e e n v ía re p o rte d ia rio d e A siste n c ia d e p e rso n a l a l Á re a d e C o n g e la d o s

y /o H a rin a .

 In g re sa r c o ste o s d e T ra n sp o rte y d e M a q u in a ria P e sa d a m e s a m e s.

 A c tu a liz a r e l c u a d ro d e L iq u id a c ió n p o r p a g a r.

 E n v ia r re p o rte s c o n ta b le s m e n su a le s c o m o (V a c a c io n e s, L iq u id a c io n e s,
A F P y R e m u n e ra c io n e s p e n d ie n te s d e p a g o .

 E m itir A sie n to s C o n ta b le s d e l G ru p o .

5 .2 A siste n ta R R H H (I)

F u n c io n e s

5 .2 .1 In sc rip c ió n d e l p e rso n a l se so lic ita la sig u ie n te d o c u m e n ta c ió n .

 F ic h a d e e stu d io .

 C u rric u lu m V ita e .

 C o p ia d e D N I.

 C o p ia d e B re v e te .

 F o to re c ie n te .

 C e rtific a d o d e a n te c e d e n te s p o lic ia le s.

 C e rtific a d o ju d ic ia l d e a n te c e d e n te s p e n a le s.

 D e c la ra c ió n ju ra d a .

 R e c ib o p o r h o n o ra rio .

 C u e n ta d e A h o rro B C P .

5 .2 .2 E la b o ra c ió n y P re se n ta c ió n d e c o n tra to s d e tra b a jo

 S e c o o rd in a c o n e l G e re n te d e A d m in istra c ió n y F in a n z a s S r. D a n ie l
A rm a s la sig u ie n te in fo rm a c ió n e l su e ld o d e l tra b a ja d o r y p e rio d o d e
tie m p o d e l c o n tra to .

 S e e la b o ra e l c o n tra to d e tra b a jo c o n la fic h a p e rso n a l d e l tra b a ja d o r.

 S e p ro c e d e a p re se n ta r e l c o n tra to d e tra b a jo a l S r. D a n ie l A rm a s p a ra la
r e v is ió n y e l V ºB º r e s p e c tiv o .

 S e c ita a l tra b a ja d o r e n e l á re a d e R e c u rso s H u m a n o s p a ra su re v isió n y

firm a re sp e c tiv a .

 S e p ro c e d e a p re se n ta r e l c o n tra to a l A siste n te d e G e re n c ia p a ra se r
firm a d o p o r e l re p re se n ta n te le g a l d e la e m p re sa .

 S e c a lc u la lo s m o n to s a p a g a r e n e l G o b ie rn o R e g io n a l d e l C a lla o .

 S e a p ru e b a e l c o m p ro b a n te d e d e p ó sito .

 C a rta d e p re se n ta c ió n a l M in tra .

 C o n tra to d e tra b a jo p o r trip lic a d o d e n u e stro s tra b a ja d o re s.

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
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V e r s ió n : 0 0 – 0 1
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D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 3 5 d e 3 8

 S e e la b o ra el carg o de la p re se n ta c ió n de c o n tra to con la sig u ie n te

in fo rm a c ió n .

1. D N I.

2. A p e llid o s y n o m b re .

3. V ig e n c ia (fe c h a d e in ic io y té rm in o ).

4. R e m u n e ra c ió n to ta l.

5. T ip o d e c o n tra to (in ic io o re n o v a c ió n ).

6. G ru p o o c u p a c io n a l.

7. M o d a lid a d .

 R e la c ió n d e lo s tra b a ja d o re s donde se in d ic a A p e llid o s, N o m b re s y

n ú m ero d e D N I.

 C o m p ro b a n te d e d e p ó sito e n c u e n ta d e l G o b ie rn o R e g io n a l d e l C a lla o .

5 .2 .3 C o n tro l d e A siste n c ia .

 E la b o ra e l fo rm a to se m a n a l.

 E lim in a r d e la lista a l p e rso n a l c e sa d o .

 In g re sa r a la lista a l p e rso n a l n u e v o .

 E n tre g a r e l d o c u m e n to a v ig ila n c ia .

 V ig ila n c ia su p e rv isa que to d o s m arq u en su in g re so y sa lid a

p e rso n a lm e n te .

 A rc h iv a d ia rio e l c o n tro l d e a siste n c ia .

6 G E S T IÓ N C O M E R C IA L /C O M P R A S .

6 .1 G e stio n e s p a r a c o m p r a s o se r v ic io s.

6 .1 .1 C o tiz a r re q u e rim ie n to s del área de tra n sp o rte con lo s p ro v eed o res

c o n sta n te s.

6 .1 .2 B ú sq u ed a d e n u ev o s p ro v eed o res.

6 .1 .3 E v a lu a c ió n d e p ro v e e d o re s.

6 .1 .4 A te n c ió n d e p ro v e e d o re s p re v ia c o o rd in a c ió n v ía c o rre o e n lo s h o ra rio s
e sta b le c id o s.

6 .1 .5 S o l i c i t a r l í n e a s d e C r é d i t o ( l l e n a r f i c h a , e n v i a r d o c u m e n t a c i ó n r e q u e rid a
e n c o o rd in a c ió n c o n fin a n z a s y c o n ta b ilid a d ).

6 .1 .6 C o n su lta r c o n e l á re a re sp e c tiv a si lo c o tiz a d o re ú n e la s c a ra c te rístic a s

d e l re q u e rim ie n to .

6 .1 .7 S e e n v ía la s c o tiz a c io n e s a la G e re n c ia d e O p e ra c io n e s y /o G e re n c ia
G e n e ra l p a ra e v a lu a c ió n .

6 .1 .8 S e so lic ita r a u to riz a c ió n d e c o m p ra a la G e re n c ia .

6 .1 .9 P a ra la e m isió n d e la O rd e n d e C o m p ra te n e m o s 4 m o d a lid a d e s.

 F a c tu ra a 3 0 d ía s la O /C se le e n tre g a a :

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
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V e r s ió n : 0 0 – 0 1
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Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 3 6 d e 3 8

1. Je fe d e o p e ra c io n e s c u a n d o se v a a p a g a r p o r C a ja C h ic a .

2. A d m i n i s t r a c i ó n - F i n a n z a s a l v e n c i m i e n t o s e c o l o c a a l T L C B C P p a ra
e l p a g o p o r T ra n sfe re n c ia B a n c a ria .

 P a g o a l C o n ta d o se le e n tre g a a .

1. Je fe d e o p e ra c io n e s c u a n d o se v a a p a g a r p o r C a ja C h ic a .

2. A d m in istra c ió n - F in a n z a s se c o lo c a a l T L C B C P p a ra e l p a g o p o r
T ra n sfe re n c ia B a n c a ria .

 P a g o c o n le tr a s , se c o o rd in a c o n e l á re a d e F in a n z a s D a n ie l A rm a s y
B re n d a C a m in o p a ra q u e p ro p o rc io n e N º d e L e tra s a fra c c io n a r y la s
fe c h a s d isp o n ib le s p a ra c a d a v e n c im ie n to .

 R e g u l a r i z a c i ó n c o n Ó r d e n e s d e C o m p r a p a r a F a c t u r a s o B o l e t a s d e V e n ta
c a n c e la d a s por C a ja C h ic a , p o r el área de F in a n z a s o G e re n c ia de
O p e ra c io n e s, e sta s ta m b ié n p u e d e e sta r p o r p a g a r o re e m b o lsa r y h a y que
in g re sa rla s al TLC B C P.

6 .1 .1 0 U n a v e z e m itid a la O /C u O /S d e b e n se r re v isa d a s y firm a d a s p o r la

G e re n c ia d e O p e ra c io n e s S r. R a fa e l P e ira n o , so lo e n su a u se n c ia p u e d e
firm a r e l Je fe d e O p e ra c io n e s F e rn a n d o O rb e g o so p re v ia c o o rd in a c ió n .
F in a n z a s n o re c ib e d ic h o d o c u m e n to sin la firm a re sp e c tiv a .

6 .1 .1 1 T o d a s la s O /C y u O /S c o lo c a d a s e n e l T L C B C P se d e b e n lle v a r a l á re a
d e A d m in istra c ió n y F in a n z a p a ra a rc h iv a r y p o ste rio r p a g o .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
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V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 3 7 d e 3 8

6 .2 G e stio n e s p a r a e l c o n tr o l d e c o m p r a s.

6 .2 .1 A c tu a liz a r d e fo rm a in te r d ia ria e l a rc h iv o “ E S T A D O D E O /C S M 2 0 1 2
Y 2 0 1 3 T o d a s la s O /C y O /S e m itid a s se d e b e n in g re sa r a e ste a rc h iv o
in d ic a n d o E sta d o e n q u e se e n c u e n tra “ P e n d ie n te o C a n c e la d a ” .

6 .2 .2 C u a n d o n o s lle g a v ía e -m a il la C o n sta n c ia d e P a g o d e l T L C B C P se
c a n c e la la s O /C u O /S e n e l a rc h iv o in d ic a d o , e sto a y u d a a re p o rta r e l
E sta d o d e C u e n ta d e c a d a p ro v e e d o r.

6 .2 .3 C u a n d o re to rn a e l d o c u m e n to físic o se d e b e t o m a r la in fo rm a c ió n q u e
fin a n z a s a c o n sig n a d o e n la O /C c o m o N º d e F a c tu ra y q u e á re a re a liz o
la c a n c e la c ió n “ C a ja C h ic a o F in a n z a s” .

6 .3 R ep o rta r esta d o d e cu en ta d e p ro v eed o res.

6 .3 .1 S e e n v ía v ía e -m a il lo s re p o rta re s q u e h a c e n lle g a r lo s p ro v eed o res

p re v ia s v e rific a c ió n in te rn a (S E G U R O C , R EN O V A , M A ESTR O
P E R U , D IS T R IB U ID O R A Y R E P R E S E N T A C IO N E S Q U IN ´S - LA U
C H U N u o tro s), so lo e n e l c a so d e .

6 .3 .2 T R A C T O C A M IO N E S e l c o n tro l lo re a liz a B re n d a C a m in o y a q u e se
p a g a c o n L e tra s c o o rd in a d a s e n tre fin a n z a s y e l p ro v e e d o r.

6 .3 .3 C O M SA TEL el C o n tro l es e n tre G e re n c ia de O p e ra c io n e s y

A d m in istra c ió n (M a ría C h u m p ita z y Y o b a n a D o m ín g u e z ).

6 .3 .4 E la b o ra r E sta d o d e C u e n ta d e S T E N IC A : E l p ro v eed o r co rresp o n d e al

á re a d e m a q u in a ria s y m in a p e ro p o r c o n o c e r e l in ic io d e la re la c ió n
c o m e rc ia l se e stá p re p a ra n d o e l re p o rte p a ra g e re n c ia .

6 .3 .5 C o n tro l d e E q u ip o s R P C A M E R IC A M O V IL E S y R P M T E L E F O N IC A
M O V IL E S : C o rre sp o n d e a l á re a d e m a q u in a ria s y m in a , p o r c o n o c e r la
o p e ra c ió n se lle v a e l c o n tro l d e e q u ip o , re p o sic ió n p o r p é rd id a s o ro b o
d e e q u ip o s y /o C H IP , b lo q u e o d e lín e a s, g e stio n a r n u e v a s lín e a s y /o
e q u ip o s.

6 .3 .6 E l c o sto p o r p é rd id a s o ro b o d e e q u ip o s d e c o m u n ic a c ió n se re p o rta a l
área de R R .H H . p ara lo s d e sc u e n to s re sp e c tiv o s por H ab eres o
L iq u id a c ió n d e B e n e fic io s S o c ia le s.

6 .4 F u n c io n e s a d ic io n a le s a l c a r g o .

6 .4 .1 S u p e rv isa r e l tra b a jo d e l p e rso n a l d e lim p ie z a , in c lu y e su m in istro s p a ra

l i m p i e z a d e o f i c i n a s , S S .H H , P a t i o d e F l o t a y d e p r o t e c c i ó n .

6 .4 .2 T e n e r sie m p re d isp o n ib le e l fo rm a to d e “ O R D E N E S D E P E D ID O ” c o n
la re sp e c tiv a n u m e ra c ió n p a ra lo s re q u e rim ie n to s d e c o m p ra s.

6 .4 .3 T e n e r sie m p re d isp o n ib le e l fo rm a to d e “ P A P E L E T A D E IN G R E S O /
S A L ID A ” d el p erso n al d e P R O C A R G O .

6 .4 .4 C o n tro la r e l u so d e ú tile s d e o fic in a c o n c a rg o d e u su a rio d e l p e rso n a l de

o fic in a y m a n te n im ie n to .

6 .4 .5 C o n tro la r la e n tre g a d e u n ifo rm e s, p o lo s, c h a le c o s c u a n d o se m a n d a n a

fa b ric a r y q u e d a d isp o n ib ilid a d d e sto c k .

6 .4 .6 B a j o m i r e s p o n s a b i l i d a d s e e n c u e n t r a l a s l l a v e s d e l o s l o c k e r s y la s c o p ia s
d e lo s m ism o s, a l ig u a l q u e la lla v e d e la o fic in a d e l S r. R a fa e l P e ira n o .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia
 C ó d ig o : P R O C A R 2 0 1 9
M A N U A L D E O R G A N IZ A C IÓ N Y
V e r s ió n : 0 0 – 0 1
F U N C IO N E S
Fecha: 01 – 01 – 19
D e s c r ip c ió n d e f u n c io n e s y E la b o r a d o p o r : G A

A probado por: FS
p e r f il.
P á g in a 3 8 d e 3 8

6 .4 .7 C r e a c i ó n d e c ó d i g o s p a r a e l u s o d e l a f o t o c o p i a d o r a e i m p r e s o r a R IC O H ,
re p o rta r lo s se rv ic io s y g a sto s q u e g e n e ra d ic h o e q u ip o y q u e e l p e rso n a l
h a g a b u e n u so d e l e q u ip o y su m in istro s.

6 .4 .8 R e v isa r e l a v a n c e d e l tra b a jo d e E d w in M e lg a r A siste n te d e M a q u in a ria

c o n la s O /C o c o n a su n to s p e n d ie n te s d e u n id a d Y a u li y A lp a m a rc a ,
a p o y a r e n su a u se n c ia c o n la s C o m p ra s/S e rv ic io s y c u a n d o la G e re n c ia
a sí lo re q u ie ra c o m o c o m p ra d e m a q u in a ria , in fo rm a c ió n p e n d ie n te d e
p ag o p ara co m ed o res y S C T R .

S e p r o h íb e la r e p r o d u c c ió n y /o m o d ific a c ió n to ta l o p a r c ia l d e e s te d o c u m e n to s in a u to r iz a c ió n d e la G e r e n c ia