Diciembre de 2013 [1.

INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN]

1. Introduccion a los Sistemas de

Informacion
El término Sistemas de Información (SI), se ha empleado en diferentes campos y disciplinas, y se le ha atribuido
algunos de los siguientes significados:

En la teoría general de sistemas, un SI es un sistema, automático o manual, que comprende personas,

máquinas y/o métodos organizados para agrupar, procesar, transmitir y diseminar datos que representan
información para el usuario.

En telecomunicaciones, un sistema de información es cualquier equipo o sistema interconectado o

subsistema de equipos de computación o telecomunicación que es usado en la adquisición, almacenamiento,
manipulación, administración, movimiento, control, presentación, conmutación, intercambio, transmisión o
recepción de voz y/o datos, e incluye software, firmware, y hardware.

En sistemas de información, consiste en tres componentes: sistema humano, tareas y aplicación. En este
enfoque, el SI es definido en los tres niveles de semiótica. Los datos que automáticamente pueden ser
procesados por el sistema de aplicación correspondiente al nivel de sintaxis. En el contexto del individuo es el
que interpreta los datos que produce la información, que corresponde al nivel semántico. La información se
transforma en conocimiento cuando un individuo conoce (entiende) y evalúa la información (por ejemplo: para
una tarea específica). Esto corresponde al nivel pragmático.

El Sistema de Información Gerencial (SIG) es un nombre general para la disciplina académica que cubre
el uso de las personas, tecnologías y procedimientos –colectivamente, el sistema de la información- para
problemas de negocios.

Este campo está directamente relacionado con la administración por objetivos, y el monitoreo de los
principales indicadores de desempeño. Los SI pueden también ayudar al procesamiento de información
específica para la toma de decisiones, (analizando el comportamiento de los indicadores).

En los negocios, los SI proveen soporte no solamente los procesos de negocios y operaciones, sino
también el proceso de tomar decisiones y hacer estrategias competitivas, los cuales son campos de los SIG.

Cómo un área de estudios, los SIG algunas veces son referidos, en un sentido restrictivo como
administración de la tecnología de la información. El estudio de los SI es usualmente una disciplina de la
administración de negocios y el comercio. Éste involucra frecuentemente la ingeniería de software, y también se
distingue de la misma por la concentración en la integración de sistemas computarizados con ayuda de la
organización.

El área de estudio no debe confundirse con las ciencias de la computación, la cual es más teórica en
naturaleza y lidia principalmente con la creación de software, y no con la ingeniería de computación, la cual se
focaliza en el diseño del hardware de computación.

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Los SI son una herramienta importante dentro de los negocios, y requeridos para poder dar apoyo al
proceso de toma de decisiones en las organizaciones. Desde ésta perspectiva debe ser absolutamente claro que
toda organización requiere de SI, y esto es durante toda su existencia. Lo único que necesita es que evolucionen
adecuadamente en el tiempo, es la forma en que se implementarán los sistemas.

1.1 Definición de los Sistemas de Información

Es el estudio de redes complementarias de hardware y software que la gente y las organizaciones utilizan para
recolectar, procesar, crear y distribuir datos. El estudio enlaza los negocios y la ciencia de la computación
utilizando fundamentos teóricos de información y computación para estudiar modelos de negocios y procesos
algorítmicos relacionados con la disciplina de la computación. A diferencia de los sistemas de información
computarizada, que se dedica al estudio de los procesos algorítmicos y computaciones, incluyendo sus
principios y el diseño de software y hardware, sus aplicaciones y su impacto en la sociedad, los sistemas de
información se enfocan más en la funcionalidad que en el diseño.

Cada sistema de información está enfocado a soportar la operación, administración y toma de

decisiones. En un sentido más amplio, el término es utilizado para referirse no sólo a las tecnologías de la
información y la comunicación que una organización utiliza, sino también a la forma en la que la gente
interactúa con dicha tecnología.

Los sistemas de información se enfocan en el uso de la tecnología de éste género y ayudan a controlar el
funcionamiento de los procesos de negocios.

En conclusión un sistema de información está dedicado a procesar, capturar, transmitir, almacenar,

recuperar, manipular y desplegar información.

Aunque un sistema de información cumple varias funciones podemos decir que son cuatro las actividades
básicas que realiza: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

A) Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos
que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son
aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o
información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces
automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas,
las unidades de disco, entradas USB, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto,
el teclado y el ratón, entre otras.

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B) Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más

importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la
información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras
de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos
duros, los discos flexibles, los discos compactos (CD-ROM, DVD-ROM), flash USB y micro SD.

C) Procesamiento de Información: Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de

acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con aquellos que están almacenados. Esta característica de los
sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

D) Salida de Información: La salida es la capacidad de un sistema para sacar la información procesada o

bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, discos, cintas
magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema
de Información puede constituir la entrada a otro sistema o módulo. En este caso, también existe una interface
automática de salida.

Los usuarios de los sistemas de información tienen diferente grado de participación dentro de un
sistema y son el elemento principal que lo integra, así se puede definir usuarios primarios quienes alimentan el
sistema, usuarios indirectos que se benefician de los resultados pero que no interactúan con el sistema,
usuarios gerenciales y directivos quienes tienen responsabilidad administrativa y de toma de decisiones con
base en la información que produce el sistema.

A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control
de Clientes:

ENTRADAS: PROCESO: ALMACENAMIENTO: SALIDAS:

•Datos generales del
cliente: nombre,
dirección, tipo de
cliente, etc.
•Políticas de créditos:
límite de crédito, plazo
de pago, etc.
•Facturas (interface
automático).
•Pagos, depuraciones.
•Cálculo de antigüedad •Movimientos del mes •Reporte de pagos.
de saldos. (pagos, depuraciones). •Estados de cuenta.
•Cálculo de intereses •Pólizas contables
•Catálogo de clientes.
moratorios. (interface automática)
•Facturas.
•Cálculo del saldo de un •Consultas de saldos en
cliente. pantalla de una terminal.

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Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar en el diseño
conceptual ilustrado en la en la siguiente figura:

Para desarrollar un sistema de información es necesario tener en consideración lo siguiente:

• Conocer la Organización. Analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así
como los futuros usuarios del SI. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y
los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI.

• Identificar los problemas y oportunidades. El segundo paso es identificar en qué situación de se encuentra la
empresa u organización, y sacar una ventaja competitiva; por ejemplo si la empresa ya cuenta con personal
capacitado en el área tecnológica, eso puede representar un reducción en costos y tiempo de capacitación.
También se deben identificar y valorar las desventajas o limitaciones que presenta la empresa. Por ejemplo,
si no se cuenta con el espacio necesario para instalar más computadoras hay que buscar alternativas que nos
permitan implementar el nuevo sistema de información.

• Determinar las necesidades. Consiste en identificar, a través de algún método de recolección de

información, las necesidades básicas de la empresa u organización.

• Diagnosticar. Se elabora un informe destacando los aspectos positivos y negativos de la organización. Esta
información será parte de la propuesta del sistema y será considerado en el diseño del sistema.

• Proponer. Con base en la información, recolectada sobre la empresa u organización, se elabora una
propuesta detallando el costo, los beneficios y la propuesta de diseño del sistema de información.

• Diseñar el sistema. Una vez aprobada la propuesta de diseño, se comienza el desarrollo del sistema lógico
del sistema de información, el cual incluye: el diseño del flujo de la información; el establecimiento de los
procesos que se realizarán; el diccionario de datos; los reportes de salida, etc. En este paso es importante
seleccionar la plataforma tecnológica en la cual se realizará en sistema de información así como el lenguaje
de programación que se utilizará.

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• Codificar. Con el algoritmo ya diseñado, se procede a la codificación en el lenguaje de programación

seleccionado, que la máquina pueda interpretar y ejecutar.

• Implementar. Se lleva a cabo la estructuración de redes y la instalación de los equipos informáticos así como
la implementación del código (programa) generado durante la etapa previa.

• Probar. Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la
adaptación del sistema de información ya creado, a otro entorno de trabajo o plataforma.

• Mantener. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente.

1.2 Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Objetivos básicos de los sistemas de información

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las
organizaciones:

1. Automatizar procesos operativos. Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos
operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su
función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.

2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Los Sistemas de
Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones,
Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema
de Información para Ejecutivos.

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su
uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones
con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Tipos de Sistemas de Información

A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.

1. Sistemas Transaccionales.

Sus principales características son:

• A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas
operativas de la organización.
• Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se
empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

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• Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco
sofisticados.
• Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las
grandes bases de información para su explotación posterior.
• Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

2. Sistemas de Apoyo de las Decisiones.

Las principales características de éstos son:

• Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la
empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
• La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso
de toma de decisiones.
• Tienden a ser intensivos en cálculos pero limitados en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un
modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como
resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
• No escatiman en mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas
es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
• Son sistemas de información interactivos y amigables en su mayoría, con altos estándares de diseño gráfico y
visual, ya que están dirigidos al usuario final.
• Apoyan la toma de decisiones que son repetitivas y de las no estructuradas que casi no se repiten. Por
ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o
un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
• Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de
los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos,
proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

3. Sistemas Estratégicos.

Sus principales características son:

• Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios
diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de
barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema
Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir
sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
• Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse
fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

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• Entre sus funciones secundarias está el apoyar la automatización de procesos operativos y proporcionar
información para apoyar la toma de decisiones.
• Típicamente su forma de desarrollo es con base en incrementos y a través de su evolución dentro de la
organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas
funciones o procesos.
• Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas
respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP
(ManufacturingResourcePlanning - Planificación de Recursos de Fabricación) enfocado a reducir
sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione
todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los
ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico únicamente si apoyan o dan forma a la
estructura competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de
información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la
productividad de sus usuarios.

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