Proceso de Monitorear y Controlar

El grupo de procesos de monitoreo y control está compuesto por aquellos procesos requeridos para
hacer seguimiento, analizar, regular el proceso y desempeño del trabajo del proyecto, para identificar
áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

El beneficio clave de este grupo de procesos radica en que el desempeño del proyecto se mide y se
analiza a intervalos regulares a partir de eventos apropiados o cuando ocurren condiciones de
excepción, a fin de identificar y corregir variaciones respecto del plan para la dirección del proyecto.

Monitorear es recolectar datos, procesar información de desempeño y tendencias, para evaluar lo que
está ocurriendo en el proyecto y generar alarmas en aquellas áreas que requieren mayor atención.

Controlar es comparar el desempeño real con el desempeño planificado, analizar las variaciones,
evaluar las tendencias para realizar mejoras en los procesos, evaluar las alternativas posibles y
recomendar las acciones correctivas apropiadas según sea necesario.

• Comparar el estado del proyecto vs el plan original

• Analizar el desempeño del trabajo para recomendar, cuando sea necesario, acciones correctivas,
preventivas o reparación de defectos

• Proveer información para presentar reportes y proyecciones a los interesados

• Asegurar que el proyecto siga alineado con las necesidades del negocio

Monitorear y Controlar el trabajo de proyecto

Da seguimiento, revisa e informa el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en
el Plan para la Dirección del Proyecto.

Da seguimiento, revisa e informa el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en
el Plan para la Dirección del Proyecto.

Realizar el control integrado de cambios

Analiza todas las solicitudes de cambios, aprueba los mismos y gestiona los cambios a los entregables,
los activos de los procesos de la organización, los documentos del proyecto y el plan para la dirección
del proyecto; así como comunicar las decisiones correspondientes.

El beneficio clave de este proceso es que permite que los cambios documentados dentro del proyecto
sean considerados de un modo integrado y simultáneamente reduce el riesgo del proyecto, el cual a
menudo surge de cambios realizados sin tener en cuenta los objetivos o planes generales del proyecto.

• Algunas solicitudes de cambio pueden requerir la aprobación del cliente o del patrocinador tras
la aprobación por el CCC, a no ser que aquellos formen parte del mismo.
 • El control de la configuración se centra en la especificación, tanto de los entregables como de
los procesos, mientras que

• el control de cambios está orientado a identificar, documentar y aprobar o rechazar los cambios
a los documentos, entregables o líneas base del proyecto.

• Si los cambios están dentro del período de planificación, no será necesario que pasen por
comité de cambios.

• El Director del Prpyecto debe tener un rol pro-activo durante el control integrado de cambios,
realizando acciones tales como:

• Informar a los interesados cómo impactará el cambio en todas las variables del proyecto.

• Revisar todas las recomendaciones de cambio y acciones preventivas.

• Rechazar las solicitudes de cambio que correspondan y comunicar esa decisión a los interesados
lo antes posible.

• Validar la reparación de defectos.

• Actualizar las líneas base.

Validar el Alcance

Formaliza la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado.

El beneficio clave de este proceso es que aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta las
posibilidades de que el producto, servicio o resultado final sea aceptado mediante la validación de cada
entregable individual.

• Los entregables verificados obtenidos del proceso de Controlar la Calidad se revisan con el
cliente o con el patrocinador para asegurarse que se han completado satisfactoriamente y que
han recibido su aceptación formal.

• En este proceso, las salidas obtenidas como resultado de los procesos de Planificación en el Área
de Conocimiento de Gestión del Alcance del Proyecto, tales como la documentación de
requisitos o la línea base del alcance, así como los datos de desempeño del trabajo obtenidos de
los procesos de Ejecución en otras Áreas de Conocimiento, constituyen la base para realizar la
validación y la aceptación final.

• El proceso de Validar el Alcance difiere del proceso de Controlar la Calidad en que el primero se
ocupa principalmente de la aceptación de los entregables, mientras que el control de calidad se
ocupa fundamentalmente de corroborar la corrección de los entregables y su cumplimiento con
los requisitos de calidad especificados para los mismos. Por lo general, el proceso de Controlar la
Calidad se lleva a cabo antes del proceso de Validar el Alcance, aunque ambos procesos pueden
efectuarse en paralelo.

El principal objetivo de validar el alcance es asegurar que cada entregable se esté completando en forma
apropiada.
Además, es un proceso pro-activo que permite recomendar acciones correctivas antes de entregar el
producto final al cliente.

Controlar el Alcance

El proceso de controlar el alcance consiste en revisar que se estén realizando los entregables definidos
en el enunciado del alcance, ni más ni menos.

El beneficio clave de este proceso es que permite mantener la línea base del alcance a lo largo del
proyecto.

• El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones
preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso de Realizar el Control
Integrado de Cambios

• El proceso de Controlar el Alcance también se utiliza para gestionar los cambios reales cuando
suceden y se integra con los otros procesos de control.

• La expansión incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y
recursos se denomina corrupción o deformación del alcance. Los cambios son inevitables; por lo
tanto, es obligatorio para todo proyecto contar con algún tipo de proceso de control de
cambios.

Controlar los recursos

Controlar los recursos es el proceso de asegurar que los recursos fisicos asignados y adjudicados al
proyetos están disponibles tal como se planificó, asi como de monitorear la utilización de recursos
planificada frente a la real y toma acciones correctivas.

El beneficio clave de este proceso es asegurar que los recursos asignados están disponibles para el
proyecto en el momento adecuado y en el lugar adecuado y son liberados cuando ya no se necesitan.
Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Monitorear las Comunicaciones

Proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto
para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo de
información entre todos los participantes de la comunicación

Monitorear los Riesgos

Implementa los planes de respuesta a los riesgos, monitorea los riesgos identificados, monitorea los
riesgos residuales, identifica nuevos riesgos y evalúa la efectividad del proceso de gestión de los riesgos
a través del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que permite que las decisiones del proyecto se basen en la
información actual sobre la exposición al riesgo del proyecto en general y los riesgos individuales del
proyecto.
Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Controlar las Adquisiciones

Gestiona las relaciones de adquisiciones, monitorea la ejecución de los contratos, y efectúa cambios y
correcciones según corresponda.

El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el desempeño tanto del vendedor como del
comprador satisface los requisitos de adquisición de conformidad con los términos del acuerdo legal.

Monitorear el involucramiento de los Interesados

Monitorea globalmente las relaciones de los interesados del proyecto y ajusta las estrategias y los
planes para involucrar a los interesados.

El beneficio clave de este proceso es que se mantendrá o incrementará la eficiencia y la eficacia de las
actividades de participación de los interesados a medida que el proyecto evoluciona y su entorno
cambia.

En la tabla No. 1 se observa los entregables de las áreas de conocimiento y las herramientas y técnicas
que se requieren para trabajar los entregables del proceso de Monitorear y controlar.

Tabla No. 1

Proceso Area de Herramientas

Conocimiento
Monitorear y Integración Monitorear y controlar Juicio de expertos
Controlar el trabajo del proyecto Análisis de datos
Análisis de alternativas
Análisis valor ganado
Análisis causa - raíz
Análisis costo-beneficio
Análisis de variaciones
Análisis de tendencias
Toma de decisiones
Reuniones
Realizar el control Juicio de expertos
integrado de cambios Herramientas de cambio
Análisis de datos
Análisis de alternativas
Análisis costo – beneficio
Toma de decisiones
Votación
Toma de decisiones autocrática
Análisis de decsiones con
múltiples criterios
Reuniones

Alcance Validar el alcance Inspección

Toma de decisiones
 Votación

Controlar el alcance Análisis de datos

Análisis de variación
Análisis de tendencias
Recursos Controlar Recursos Análisis de datos
Análisis de alternativas
Análisis causa raiz
Revisión de desempeño
Análisis de tendencias
Resolución de problemas
Habilidades interpersonales y de equipo
Negociación
Influencia
Sistema de información para la
dirección de proyectos

Comunicaciones Monitorear las Juicio de expertos

comunicaciones Sistema de información para la
dirección de proyectos
Análisis de datos
Matriz de evaluación del
involucramiento de interesados
Habilidades interpersonales y de equipo
Observación/Negociación
Reuniones

Riesgos Monitorear los riesgos Análisis de datos

Análisis del desempeño técnico
Análisis de reserva
Auditorias
Reuniones
Adquisiciones Controlar las Juicio de expertos
adquisiciones Administración de reclamaciones
Análisis de datos
Revisión del desempeño
Análisis de valor ganado
Análisis de tendencias
Inspecciones
Auditorias
 Interesados Monitorear el Análisis de datos
involucramiento de los Análisis de alternativas
interesados Análisis de causa raíz
Análisis de interesados
Tomar decisiones
Análisis de decisiones con
múltiples criterios
Votación
Representación de datos
Matriz de evaluación del
involucramiento de los
interesados
Habilidades de comunicación
Retroalimentación
Presentaciones
Habilidades interpersonales y de equipo
Escucha de forma activa
Conciencia cultural
Liderazgo
Creación de relaciones de
trabajo
Conciencia política
Reuniones

Grupo de Proceso de Cierre

El grupo de procesos de Cierre está compuesto por el proceso llevado a cabo para completar o cerrar
formalmente el proyecto.

Verifica que los procesos definidos se han completado dentro de todos los Grupos de Procesos a fin de
cerrar el proyecto ó fase y establece formalmente que el proyecto o la fase terminó formalmente.

El beneficio clave de este grupo de procesos, es que las fases, proyectos y contratos se cierran
adecuadamente.

Cerrar el proyecto o fase

Finaliza todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para
completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona las lecciones aprendidas, la finalización formal del
trabajo del proyecto, y la liberación de los recursos de la organización para afrontar nuevos esfuerzos.
Se puede ver que en la tabla No. 2 se refleja los entregables del proceso Cerrar con las herramientas y
técnicas que pueden utilizarse para obtener los entregables.

Tabla No. 2

Proceso Area de Herramientas y técnicas

Conocimiento
Cerrar Integración Cerrar el Proyecto Juicio de expertos
Análisis de datos
Análisis de documentos
Análisis de regresión
Análisis de Tendencia
Análisis de variaciones
Reuniones