Modulo 5

Curso de Excel Intermedio | Módulo 5
Excel Intermedio
Módulo 5
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UNIDAD 1
Texto En Columnas
| Presentación
Si una celda contiene gran cantidad de datos puede ser conveniente separarlos en distintas columnas
para trabajar mejor con ellos, para esto, Excel tiene una herramienta llamada “Texto en columnas”, que
ejecuta la acción de dividir el contenido de un rango de celdas en varias celdas o columnas.
Las opciones para separar un texto serán variadas, ya que podremos separar por coma, punto y coma,
espacio, tabulación y algún otro carácter o letra, así como también tendremos una opción para el caso
que los datos tengan un ancho fijo y seamos nosotros los que determinemos en ancho de separación.
| Definición De Texto En Columnas

Es frecuente disponer de tablas que provienen de otras aplicaciones (contabilidad, programas de bases
de datos, recursos humanos) y nos dan estos datos en formato de texto, código ASCII, o también
llamado texto plano. En estos casos es necesaria una conversión para poder trabajar en Excel. Lo que
debemos hacer es convertir ese texto plano en columnas de la hoja de cálculo con las que podamos
luego trabajar.
La utilidad de Excel de convertir texto en columnas es muy práctica, por ejemplo imagina que tienes un
montón de información escrita en tu hoja de cálculo, nombres y apellidos de todos tus contactos y en un
momento dado te interesa separar el nombre del apellido, con esta herramienta lo podrás hacer.
Esta utilidad la encontramos en la “Ficha Datos”, “Grupo Herramientas de datos”, “Comando Texto en
columnas”.
En resumen “Texto en columnas” divide el contenido de una celda en varias celdas

Esta utilidad o herramienta tiene 2 formas de separar los textos con 3 pasos a seguir cada una:
TEXTO “DELIMITADO”
Paso 1 de 3: aquí se escoge como vamos a

separar el texto, ya sea por algún
delimitador, siendo la primera opción que
viene por defecto “Delimitado”, que significa
hay algún tipo de carácter en común que
separara los textos. Una vez seleccionada la
opción, se debe pulsar en siguiente.
Paso 2 de 3: en esta parte podemos

establecer el tipo de separador para el texto,
dentro de los cuales encontramos:
tabulación, punto y coma, coma, espacio y
otro carácter que puede ser alguna letra o
número por el cual queremos separar los
textos. Una vez seleccionada la opción, se
debe pulsar en siguiente.
Paso 3 de 3: en este último paso, tenemos la

posibilidad de escoger el tipo de formato de
los textos de destino, ya sea tipo general,
texto o fecha. También tenemos la opción de
cambiar la ubicación de las celdas de
destino. Para terminar pulsamos el botón
finalizar.
TEXTO “DE ANCHO FIJO”
Paso 1 de 3: aquí se escoge como vamos a

separar el texto, ya sea por algún tipo
determinado, siendo la segunda opción que
viene en el asistente “De ancho fijo”, que
significa que la longitud de los textos es
uniforme. Una vez seleccionada la opción, se

establecer de manera manual las divisiones
o cantidad de columnas que queremos
destinar en la hoja de cálculo, basta con
hacer un clic en la posición donde queremos
separar y automáticamente se añade una
división. Una vez seleccionada la opción, se
Paso 3 de 3: en este último paso, tenemos la

posibilidad de escoger el tipo de formato de
los textos de destino, ya sea tipo general,
texto o fecha. También tenemos la opción de
cambiar la ubicación de las celdas de
destino. Para terminar pulsamos el botón
finalizar.
| Texto Delimitado
Veremos a continuación como separar el texto de forma delimitada, para este caso tenemos el nombre
y el apellido del cliente en un rango de celdas de la columna A y queremos como finalidad una columna
(C) con el nombre y una columna (D) con el apellido.
Para comenzar, debemos seleccionar el rango de celdas que queremos separar
Posteriormente nos dirigimos a la “Pestaña Datos”, “Grupo Herramientas de datos”, y activamos el

“Comando Texto en columnas”.
TEXTO “DELIMITADO” (separar mediante espacio)
Paso 1 de 3: lo que separa los textos es el

carácter espacio, por lo cual corresponden al
tipo delimitado y que es en definitiva la
opción por la cual realizaremos la separación
de los datos que tenemos en la hoja de
cálculo. Una vez seleccionada la opción, se
Paso 2 de 3: en esta parte, dejaremos

habilitada solo la casilla de “Espacio”,
dejando deshabilitadas cualquier otra casilla.
En la parte inferior del asistente, podemos
ver una vista previa de los datos, es decir,
las columnas distribuidas según el tipo de
separador escogido. Una vez seleccionada la
opción, se debe pulsar en siguiente.
Paso 3 de 3: el texto que queremos separar

es de formato general, por lo cual lo dejamos
de la misma manera, lo que si tenemos que
hacer, es cambiar el “Destino” a la ubicación
desde donde queremos que queden los
textos separados, en este caso la celda de
destino es C2. Para terminar pulsamos el
botón finalizar.
Al finalizar, la configuración que hemos realizado nos entrega el texto separado y listo para realizar
algún análisis o tratamiento que queramos realizar.
De esta manera podemos separar el texto en columnas mediante algún tipo de separador específico
como un espacio, una coma, punto y coma, alguna letra o número entre otras opciones.
| Texto De Ancho Y Fijo
Ahora veremos cómo separar el texto cuando tienen un ancho fijo, para este caso tenemos los Rut de
algunos clientes en la columna A, de los cuales queremos obtener 4 columnas: los millones (columna
C), los miles (columna D), los cientos (columna E) y el digito verificador (columna F).
Para comenzar, debemos seleccionar el rango de celdas que queremos separar
Posteriormente nos dirigimos a la “Pestaña Datos”, “Grupo Herramientas de datos”, y activamos el

“Comando Texto en columnas”.
TEXTO “DE ANCHO FIJO” (separación dada por el usuario)
Paso 1 de 3: en este caso la opción que

escogeremos es “De ancho fijo”, es decir, las
cadenas de texto tienen la misma longitud, lo
que nos permite separar el texto como mejor
estimemos conveniente y generando las
columnas que estimemos necesarias. Una
vez seleccionada la opción, se debe pulsar
en siguiente.

establecer las separaciones como mejor nos
convenga, basta con posicionarnos en la
parte que queremos hacer una separación y
hacer un clic con el mouse, lo que genera
una división de columna, para quitar esta
división solo debemos realizar un doble clic
sobre la misma. Para finalizar esta parte
establecemos las divisiones según lo que
necesitamos. Una vez realizadas las
separaciones, se debe pulsar en siguiente.
Paso 3 de 3: en este último paso, será parte

esencial no llevar a la hoja de cálculo las
columnas que no necesitamos y esto lo
hacemos seleccionando la columna en la
sección “Vista previa de los datos” y más
arriba seleccionando la opción “No importar
columna (saltar)”, esta acción se realiza
según las columnas que no necesitemos.
También antes de finalizar, cambiamos al
destino a la celda desde donde queremos
que queden los datos. Para terminar
pulsamos el botón finalizar.
Al finalizar, la configuración que hemos realizado nos entrega el texto separado y listo para realizar
algún análisis o tratamiento que queramos realizar.
De esta manera podemos separar el texto en columnas mediante separaciones hechas por el usuario y
esto se hace cuando los textos a separar tienen un ancho fijo, lo que nos permite establecer una
configuración personalizada.
UNIDAD 2
Gestión De Datos
| Presentación
Manejar y trabajar los datos contenidos en nuestras hojas de cálculos, no es tarea fácil, esto implica
gestionar de manera eficaz y eficiente los libros de trabajo.
Veremos cómo potenciar nuestras tablas o bases de datos, dando un formato especial para esto,
añadiremos funciones de resúmenes que nos aportarán un valor agregado a las planillas.
Para cuando necesitemos restringir el ingreso de datos, utilizaremos la validación de datos y para
rastrear e identificar errores, veremos cómo sacarle provecho a la auditoría de fórmulas.
| Dar Formato Como Tabla

Una tabla de Excel representa un conjunto de datos acerca de un tema determinado, que se almacena
en registros ordenados de filas y campos de columnas que a veces se denomina “Base de datos”, estos
registros pueden manejarse de forma independiente, permitiendo así analizar y administrar la
información de manera cómoda y sencilla.
Entre las utilidades que nos puede prestar una tabla, podemos encontrar:
 Crear un formato de celdas para expresar una formalidad
 Filtrar el contenido por algún criterio
 Realizar un ordenamiento de los datos
 Utilizar fórmulas en las columnas para una mejor lectura
 Poder establecer resúmenes debajo de los datos
Para crear una tabla a partir de un grupo de datos, seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar una celda dentro de los registros o seleccionar el rango al cual queremos aplicar la
tabla
2. Dirigirnos a la “Pestaña Insertar” – “Grupo Tablas” – “Comando Tabla” y activar este ultimo
3. Aparece el cuadro “Crear tabla”, si el rango no está OK lo corregimos y presionamos “Aceptar”
Al cerrarse este cuadro, ya tenemos en nuestra hoja de cálculo la tabla creada con un formato
establecido por Excel y además, en la cinta de opciones, al estar posicionados dentro de la tabla, se
añade una nueva “Pestaña Diseño”, que corresponde a “Herramientas de Tablas”, con la cual podemos
manejar diferentes opciones, tales como:
 Cambiar el tamaño de la tabla

 Quitar duplicados
 Exportar estos datos
 Distintas opciones para filas y columnas
 Estilos de tablas
Si bien, al crear una tabla en Excel, ésta ya queda con un formato o estilo predefinido, podremos
cambiar esta configuración, adaptándola a nuestros requerimientos.
Dentro de la “Pestaña Inicio” – “Grupo Estilos”, tenemos el comando “Dar formato como tabla”, que
posee una serie de formatos que podemos aplicar a nuestra tabla de datos, esto, también se puede
lograr desde las “Herramientas de tabla” en su “Pestaña Diseño”, último “Grupo Estilos de tabla”, que
también contiene diversos formatos para aplicar.
Otras opciones de formato, las encontramos en el grupo “Opciones de estilo de tabla”, desde la cual,
marcando o desmarcando, podremos acceder a:
- Fila de encabezado: da la opción de ocultar o mostrar los títulos o rótulos de columnas de toda
la tabla de datos.
- Fila totales: añade una nueva fila al final de la tabla donde pondremos funciones de resumen a
los datos.
- Filas con bandas: establece un formato intermedio de tonalidades a cada una de las filas de la
tabla.
- Primera columna: destaca y le da una connotación en negrita a la primera columna de datos.
- Última columna: destaca y le da una connotación en negrita a la última columna de datos.

- Columnas con bandas: establece un formato intermedio de tonalidades a cada una de las
columnas de la tabla.
- Con estas opciones, ajustaremos el formato de nuestra tabla, obteniendo así, un estilo más
formal e uniforme a lo que necesitamos.
Siempre podremos añadir, ya sea, campos o registros nuevos a una tabla de datos, por lo cual
seguiremos los siguientes pasos:
Para añadir un nuevo “Campo”, tenemos:

- Insertar una columna y establecer un título o rótulo
- Posicionarnos hacia el costado en la celda continua al último encabezado de columna y digitar
algún título o rótulo
Con cualquiera de estas opciones podemos incluir un nuevo campo a la tabla de datos.
Para añadir un nuevo “Registro”, tenemos:

- Insertar una fila y editar su contenido
- Posicionarnos hacia abajo en cualquier celda después del último registro de la tabla e incorporar
los datos.
Con cualquiera de estas opciones podemos incluir un nuevo registro a la tabla de datos.
| Agregar Funciones A La Tabla

A medida que vamos modificando una tabla, podemos establecer en ésta un campo o columna
calculada, esto se basa en una fórmula o función que incorporamos en alguna celda de cualquier
columna a la que queramos agregar algún cálculo.
Nos posicionamos en alguna celda de una columna que hayamos añadido y establecemos algún
cálculo.
Al presionar “Enter” o “Aceptar” si hemos utilizado el asistente de funciones, podremos ver como este
cálculo se incorpora en toda la columna y se añade un “Controlador de Columna” junto a la celda,
desde este controlador manejaremos el comportamiento de la columna calculada, ya sea, “Deshacer
columna calculada”, “Detener la creación de columnas calculadas” o “Controlar opciones de
autocorrección”.
Si escogemos “Deshacer columna calculada”, solo quedará el cálculo en la celda que utilizamos.
También podremos incluir una “Fila de totales” al final de la tabla, para esto nos dirigimos a la “Pestaña
Diseño” y dentro del “Grupo Opciones de estilo de tabla” habilitamos el comando “Fila de totales” y
veremos una nueva fila de Totales
Además, podremos escoger entre distintas funciones para añadir a esta fila de totales
| Validación De Datos
Vamos a conocer ahora la herramienta “validación de datos”, la cual nos permite restringir y limitar el
ingreso de valores en las celdas de cualquier hoja de cálculo. La validación de datos resulta
especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir
datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.
Cuando sepa qué tipo de validación desea utilizar, podrá usar el comando “Validación de datos” y así
poder configurarlo, además podrá entregar mensajes tanto de entrada como de salida, aportando mayor
información al ingreso de datos.
En la “Pestaña Datos” – “Grupo Herramientas de Datos” –

seleccionamos el comando “Validación de Datos”.
Con esto aparece el cuadro del mismo nombre “Validación de datos” el cual contiene 3 pestañas:
1.- Configuración: es aquí donde escogeremos el tipo de validación que asignaremos a la celda o
celdas de la hoja de cálculo que estamos trabajando.
La validación de datos es una función de Excel

que permite establecer restricciones respecto a
los datos que se pueden o se deben escribir en
una celda. La validación de datos puede
configurarse para impedir que los usuarios
escriban datos no válidos. Por ejemplo, es posible
que desee restringir la entrada de datos a un
intervalo determinado de fechas, limitar las
opciones con una lista o asegurarse de que sólo
se escriben números enteros positivos.
2.- Mensaje de Entrada: podemos especificar una especie de nota cuando el usuario seleccione la
celda y entregarle información de lo que debe ingresar.
Este tipo de “Mensaje” aparece cuando un

usuario hace “Clic” o “Selecciona” la celda
validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje
para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos
que se deben introducir en la celda. Se compone
de: “una casilla para incorporar Título” y “otra
casilla para incorporar el Mensaje de entrada”.
Ambas opciones editables por el usuario como
podemos ver. Si no queremos que este mensaje
aparezca, deshabilitaremos la casilla “Mostrar
mensaje de entrada al seleccionar la celda”.
3.- Mensaje de error: podemos devolver un mensaje de salida en caso de que se hayan ingresado
datos que no corresponden a la validación que hemos indicado.
Tenemos la opción de devolver o entregar “un

Mensaje de alerta al usuario”, donde le
indiquemos que lo que ha ingresado no es un
valor o dato que se encuentra dentro de la
validación que hemos creado. Se compone de:
“una lista con tipos de ESTILOS”, la cual
contiene “DETENER”, “ADVERTENCIA” e
“INFORMACION”, también tiene “una casilla
para incorporar Título” y “otra casilla para
incorporar el Mensaje de error”. Todas estas
son opciones que también son editables por el
usuario. Si no queremos que este mensaje
aparezca, deshabilitaremos la casilla “Mostrar
mensaje de error si se introducen datos no
válidos”.
Los tres tipos de mensajes de error los vemos a continuación:
ESTILO TIPO SE USA PARA IMAGEN DEL MENSAJE
Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en

una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos
Detener opciones: Reintentar o Cancelar, esta es la única
opción que NO permite ingresar nada que no se
encuentre dentro de la validación.
Advertir a los usuarios que los datos que han

escrito no son válidos, pero no les impide
escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta
Advertencia
Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí
para aceptar la entrada no válida, en No para
editarla o en Cancelar para quitarla.
Informar a los usuarios que los datos que han

escrito no son válidos, pero no les impide
escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más
Información flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta
Información, los usuarios pueden hacer clic en
Aceptar para aceptar el valor no válido o en
Cancelar para rechazarlo.
Pero la mejor manera de comprender lo que es la validación de datos es verla en acción con diferentes
tipos y casos de configuración. Seleccionemos un primer rango de datos.
Cualquier valor: Esta es la opción que viene por defecto en cada una de las celdas, en las cuales
podemos ingresar:
- Texto: cualquier letra, palabra u o frase que podamos ingresar “CURSO”
Cualquier valor
Texto CURSO
Número entero: nos permitirá ingresar cualquier número, ya sea éste, alguna edad, un año en
particular o un día de mes:
- Datos: entre - Mínimo 10 – Máximo 20
Número entero
Edad entre 10 y 20 15
Decimal: muy parecido al ejemplo anterior, solo que nos permite agregar decimales a los números.
- Datos: no está entre - Mínimo 1,1 - Máximo 9,9
Decimal
No esta entre 1,1 y 9,9 18,8
Lista: esta configuración es una de las más requeridas, ya que en ella podemos crear una lista
desplegable o cuadro de lista.
- Origen: Lunes; Martes; Miércoles; Jueves; Viernes
Lista
Dias Lunes
Fecha: tal como indica el concepto, solo ingresaremos este tipo de dato, ya sea con guion o con barra.
- Datos: entre - Mínimo 01-01-2014 – Máximo 31-12-2014
Fecha
Para el año 2014 31-03-2014
Hora: al igual que el ejemplo anterior solo ingresaremos datos tipo hora
- Datos: entre - Mínimo 08:30 – Máximo 12:00
Hora
Horario de oficina 12:30
Longitud de texto: se restringirá el ingreso de datos a una determinada cantidad de caracteres.
- Datos: mayor que - Mínimo 12
Longitud de texto
Cédula de identidad 9.999.999-9
Personalizada: esta opción permite el ingreso de fórmulas para así adaptar las celdas de ingreso a
necesidad del usuario.
- Fórmula =ESTEXTO(L7)
Personalizada
Solo texto ABC
Al recibir hojas de cálculos de usuarios que hayan introducido “Datos no válidos”, vamos a tener una
opción en Excel para poder identificar estos valores asignados, esto lo hace mostrando círculos rojos
alrededor de los datos que no cumplan con los criterios de validación establecidos. Para ello
utilizaremos los botones que se encuentran en el desplegable de “Validación de datos” - “Rodear con
un círculo datos no válidos”, que nos identifica estos datos y “Borrar círculos de validación”, para
quitar los círculos de la hoja de cálculo donde hemos encontrado datos no válidos.
|Auditoría De Fórmulas
Vamos a conocer la “Auditoría de fórmulas”, que nos permitirá auditar o examinar los cálculos
establecidos en la planilla actual, lo que nos resulta de gran utilidad para la resolución de errores y así
ubicar las fórmulas o funciones que hemos aplicado en nuestra hoja de cálculo. En Excel 2016, estas
herramientas se encuentran dentro de la “Pestaña fórmulas”, en el “Grupo Auditoria de fórmulas”.
Dentro de este grupo tendremos la

posibilidad de:
 Rastrear precedentes.
 Rastrear dependientes.
 Quitar flechas.
 Mostrar fórmulas.
 Comprobar errores.
 Evaluar fórmula.
 Acceder a la ventana de inspección.
Revisaremos cómo utilizar los comandos “Rastrear precedentes”, “Rastrear dependientes” y “Quitar
flechas”, para obtener información de las fórmulas aplicadas en nuestra hoja y la relación entre las
celdas.
Cuando una fórmula o función, utiliza referencias para obtener datos desde otra celda, establece una
relación entre estas celdas, mediante dicha relación, podemos definir 2 tipos de celdas:
- Celdas precedentes: Las celdas precedentes son celdas a las que se hace referencia mediante
una fórmula en otra celda, por lo cual, “Rastrear precedentes” nos muestra las celdas que se
involucran para este cálculo.
- Celdas dependientes: Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a
otras celdas, por lo cual, “Rastrear dependientes” nos muestra las celdas en las cuales se utilizó
la celda actual.
Rastrear precedentes: Rastrear dependientes:

Aquí ubicaremos una celda que contiene alguna Para este caso seleccionamos una celda que
fórmula y con este comando nos mostrará contenga algún valor y este comando nos
mediante flechas azules, cuales son las celdas mostrará mediante flechas azules, cuales son las
precedentes y que son las celdas que se celdas dependientes que contienen alguna fórmula
involucran en esta fórmula. en la cual se utilizó la celda actual.
Quitar flechas
Con este comando, quitaremos las flechas que hemos insertado en la hoja de cálculo, ya sean estas,
rastrear precedentes o rastrear dependientes
Por otra parte, cuando rastreamos precedentes en una celda que contiene un error, se adicionará una
flecha de color rojo, lo cual nos indica las celdas que están relacionadas, además de notificarnos
mediante este color que existe un error.
Cuando activemos el comando rastrear precedentes en una celda que está referenciada a otro libro de
trabajo, nos indicará a través de una flecha negra y con un ícono de hoja de cálculo en el extremo, que
esta celda hace referencia a una celda de otro archivo.
Con esto podemos ver y analizar las distintas relaciones de celdas precedentes y celdas dependientes
La utilidad del comando “Mostrar fórmulas”, nos permite alternar entre la vista normal de los resultados
de las fórmulas y la vista de contenido de las celdas, esto no cambia el estado de las celdas ni sus
resultados, siendo solamente un estado de visualización.
Si pulsamos este comando se nos mostrará el interior o contenido de todas las celdas de la hoja de
cálculo, para re establecer la vista actual solo tendremos que presionar nuevamente el mismo comando
“Mostrar fórmulas” y con esto tendremos nuestra hoja como la vemos habitualmente.
VISTA NORMAL VISTA MOSTRANDO FORMULAS
Con la herramienta “Comprobación de errores”, podemos identificar y ubicar los fallos de las fórmulas
que hemos aplicado en la hoja de cálculo.
Activamos este comando dentro del grupo auditoria de fórmulas, se abre el cuadro del mismo nombre
del botón “Comprobación de errores”, que nos muestra por un lado, la información con los errores
existentes en la hoja de cálculo y por otro lado nos da diferentes opciones para poder solventar los
errores más comunes.
Hay que tener en cuenta que cada tipo de error tiene diferentes procedimientos para solucionarlos, por
lo que estas opciones obtenidas en este cuadro, variarán en función del error que se está evaluando.
Para un error de tipo #¡VALOR!, como el que revisaremos, nos aparecen las siguientes opciones:
 Ayuda sobre este error: al pulsar este botón nos remite a la ayuda de Excel, donde podremos
revisar alguna información con la que podremos corregir este error.
 Mostrar pasos de cálculo: aquí se abre un cuadro de evaluar fórmula, que nos entregará más
información sobre el error que tenemos en la hoja de cálculo.
 Omitir error: este botón excluirá el error de la revisión y aunque volvamos a comprobar los
errores, no será considerado el error, por lo cual lo omitirá.
 Modificar en la barra de fórmulas: pulsando en este botón, nos dirige hasta la barra de
fórmulas, desde donde podremos corregir el error, pulsando en reanudar volvemos al cuadro.
 Anterior y Siguiente: en caso de existir varias fórmulas con errores en la hoja de cálculo,
permite desplazarnos entre los diferentes errores encontrados
 Opciones: con este último botón, al pulsarlo, obtenemos acceso a las opciones
correspondientes a la configuración del cálculo de fórmulas, donde podremos modificar dichas
opciones.
Al pulsar sobre el comando “Evaluar fórmula”, accedemos al cuadro del mismo nombre, en el que
puede evaluarse una fórmula paso a paso.
Estos son los distintos botones que incluye este cuadro.

- Evaluar: permite consultar el resultado de cada una de las expresiones que componen la
fórmula que se refleja en el cuadro evaluación, mostrando el resultado de la evaluación
correspondiente al paso de cálculo en el cual nos encontramos, apareciendo subrayado, al
finalizar los pasos pulsamos en reiniciar, así volvemos al inicio del proceso.
- Paso a paso para entrar: muestra los detalles de la expresión subrayada en el cuadro
evaluación.
- Paso a paso para salir: esto nos permite volver a la fórmula original, avanzando así, al siguiente
paso de la evaluación.
Con estos botones dentro del cuadro evaluar fórmula, podremos realizar evaluaciones y
comprobaciones de distintas fórmulas que pudiésemos tener en la hoja de cálculo.
Para poder hacer un seguimiento a las celdas en una hoja de cálculo, podremos ver estas celdas y sus
fórmulas en la herramienta “Ventana Inspección”. La Ventana Inspección facilita las tareas de
inspección y auditoría, así como la de confirmar cálculos de fórmulas y resultados en hojas de cálculo
grandes. Al utilizar la Ventana Inspección, no tendremos que desplazarnos, ni ir a partes diferentes de
la hoja de cálculo.
Este cuadro nos permite mantener visible los datos de la hoja de cálculo, permitiéndonos también poder
trabajar sobre dicha hoja.
En “Ventana inspección” haremos seguimiento a las celdas que insertemos a través del botón “Agregar
inspección”, obteniendo un amplio detalle de la referencia agregada, del mismo modo agregamos las
celdas o referencias que queramos de la hoja de cálculo.
Para eliminar una referencia ingresada, solo seleccionaremos ésta y posteriormente pulsamos el botón
“Eliminar inspección”.
Esta ventana es flotante en la hoja de cálculo, lo cual implica que la podemos mover, acoplar, así como
también cerrar.
UNIDAD 3
Tablas Dinámicas
| Presentación
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las
características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás
perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con
tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte, también podrás crear los
reportes sin escribir una sola fórmula.
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la
información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla.
|Insertar Tabla Dinámica

Una tabla dinámica hace referencia a una estructura de datos en filas y columnas, cuyos encabezados
pueden reordenarse o reubicarse de manera más rápida y fácil, permitiendo así la creación de
diferentes informes en función de sus datos de origen, con lo cual generaremos análisis desde varias
perspectivas, lo que resulta muy interesante para poder resumir, ordenar y analizar grandes volúmenes
de datos.
Con una tabla dinámica podremos:

 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el
usuario, sean estos datos de tablas o bases de datos.
 Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes y diferentes vistas, en
función de los datos de la tabla.
 Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías,
además de crear cálculos y fórmulas personalizados.
 Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los
datos de resumen de las áreas de interés.
Antes de crear un informe de tabla dinámica, debemos validar que los datos de origen estén
organizados en campos de columna con encabezados y también, en registros de filas, además no debe
contener columnas en blanco y que también los títulos de columnas no estén vacíos.
Si los datos ya cumplen estas características,

nos vamos a la “Pestaña Insertar” – “Grupo
Tablas” – “Comando Tabla Dinámica”, aparece
el cuadro de “Crear tabla dinámica”, en el cual
en la parte superior nos da las opciones de
seleccionar una tabla o rango, así como también
una fuente de datos externa.
En la parte inferior nos da opciones de donde

colocar esta tabla dinámica, ya sea, en una
nueva hoja de cálculo o en una existente.
Por último, en caso de analizar varias tablas, se

puede marcar la casilla “Agregar estos datos al
Modelo de datos”
Con las dos opciones que vienen por defecto pulsamos en aceptar. Se crea una hoja nueva¹ al costado
izquierdo de la cual estamos trabajando con el informe de tabla dinámica² vacío, a la derecha se activa
el panel lista de campos³ para este informe que contiene los campos contenidos en la tabla en la parte
superior y que resumirán varias filas de información, así como también más abajo, las distintas áreas
del informe⁴ como son: FILTROS, COLUMNAS, FILAS y VALORES. Junto con esto se activan las
Herramientas de tabla dinámica⁵, que contiene las “Pestaña Analizar” y la “Pestaña Diseño”, con estas
manejaremos opciones exclusivas para la tabla dinámica.
5.- Fichas nuevas “Opciones” y “Diseño”
3.- Panel lista de campos
2.- Informe de tabla dinámica
4.- Áreas del informe
1.- Hoja nueva de tabla dinámica
Las tablas dinámicas, no son más que ordenamientos y resúmenes organizados en filas o columnas de
un rango o tabla de datos y que además, nos permitirá agregar funciones para los datos, así como
también, cálculos personalizados.
|Gestión De Campos
Una vez creado el informe de tabla dinámica, podemos proceder a agregar los campos y cálculos de los
cuales se compondrá este informe. Cada rótulo de columna de la tabla de origen, se puede añadir
arrastrándolo desde la lista de campos, a cualquiera de las 4 áreas del informe:
 Filtros: este actúa de manera independiente dentro del informe de tabla dinámica y funcionará
como filtro superior de este. Arrastramos el campo “Región”.
 Filsa: añadiremos aquí, el o los campos que irán de modo horizontal en la tabla y que servirá
para agrupar los resúmenes de datos. Arrastramos el campo “Año”.
 Columnas: añadiremos aquí, el o los campos que irán de modo vertical en la tabla y que servirá
para agrupar los resúmenes de datos. Arrastramos el campo “Mes”.
 Valores: es donde se establece la función o cálculo por el cual resumiremos este informe, aquí
nos entregará los valores finales calculados automáticamente por Excel. Arrastramos el campo
“Monto”.

Con cada una de estas acciones, el informe se adaptará a cada área y nos mostrará una visión
ordenada y resumida de los datos que estamos trabajando, se establece un formato predeterminado de
tabla, que como hemos visto antes, lo podemos modificar en la “Ficha Diseño”.
Si filtramos en filtro de informe alguna de las opciones contenidas aquí, el informe de tabla dinámica
resumirá los datos mostrándonos solo lo que corresponda a la opción escogida. Para volver a mostrar
todo, desde el mismo filtro de informe seleccionaremos la opción “Todas”. También, tanto “Etiquetas
de fila y Etiquetas de columna”, poseen filtros, los cuales se pueden utilizar para segmentar las
categorías contenidas en estos.
Podemos cambiar esta visión general del informe llevando el campo “Mes” hacia “Filas” y el campo
“Año” hacia “Columnas”, de esta manera cambia el diseño del informe estableciendo otra vista para los
datos, el orden final dependerá de cómo quiere ver los datos el usuario, ya que no existe un diseño fijo
o determinado.
Si se añaden 2 campos o más a “Etiquetas de filas o columnas”, podemos utilizar los botones de
agrupar y desagrupar, que nos permitirán contraer o expandir cada una de las categorías de datos.
Botones de agrupamiento
Cuando se sitúa en el área de valores un campo numérico, por defecto Excel nos entrega la función
suma, este cálculo, lo podemos cambiar de 3 formas:
En el campo situado en el Otra forma, es realizar un clic También desde el menú contextual,
área de valores del panel de con el botón secundario del encontraremos “Resumir valores por”,
tabla dinámica, Desplegamos mouse sobre la celda de que nos entregará las mismas
las opciones de éste, desde la algún valor, desde el menú funciones para configurar este campo
fecha al costado derecho, aquí contextual, también de valor, podemos escoger por
encontraremos “Configuración encontramos “Configuración ejemplo “Suma”.
del campo de valor”, aquí del campo de valor”,
podemos escoger alguna de permitiéndonos también
las funciones incorporadas, poder cambiar la función
como por ejemplo, contenida, como por ejemplo,
“Promedio”. “Cuenta”.
|Campo Calculado
El uso de “Tabla Dinámica”, implica que podemos manejar los campos de datos, adaptándolos dentro
del informe que se ha creado, pero también, dentro de este uso de la tabla veremos cómo cambiar, ya
sea, reduciendo o ampliando, los datos de origen, así como también interviniendo o cambiando algunos
datos en las celdas de origen, lo que repercutirá en nuestra tabla dinámica.
Por ejemplo, si hemos agregado más registros a la tabla inicial, incluiremos estos con los siguientes
pasos: seleccionamos una celda dentro de la tabla dinámica y nos dirigimos a “Herramientas de tabla
dinámica” – “Pestaña Analizar” – “Grupo Datos” – “Comando Cambiar origen de datos”.
Desde aquí, actualizaremos la tabla, seleccionando el nuevo rango de datos incluyendo los nuevos
registros, de este modo se produce un dinamismo en la tabla, mostrándonos los nuevos datos.
Por otra parte, si editamos alguna celda de origen cambiando su valor, teniendo en cuenta que la
información no se actualiza por sí sola, podremos reflejar este cambio en la tabla dinámica, para ello
haremos lo siguiente: dentro del mismo “Grupo Datos”, activaremos el comando “Actualizar” o desde
cualquier celda dentro de la tabla, desde el menú contextual y seleccionando “Actualizar”, con
cualquiera de estas acciones, cada cambio que se produzca en los datos de origen se verá reflejado y
actualizado en la tabla dinámica.
Cada tabla dinámica, almacena en su composición interna, el origen de los datos, esto significa que
aunque se elimine la hoja de cálculo que contiene los registros, la tabla dinámica seguirá con los datos
de los cuales se creó, incluso si la copiamos a otro libro, también llevará consigo los datos
almacenados. Esto nos servirá en caso de que queramos ver los registros de los cuales se compone un
resumen de datos, ya sea, un “total de fila o un total de columna”, para esto, haremos clic con el
botón secundario del mouse, seleccionando la opción “Mostrar detalles”, de esta forma, Excel creará
una nueva hoja de cálculo mostrándonos los registros de los cuales se compone este ítem y si
queremos ver todos los registros de los cuales se compone esta tabla dinámica, haremos un clic
secundario en la intersección del total general de filas y columnas, seleccionando nuevamente
“Mostrar detalles”, con esto también creará una nueva hoja que contiene todos los datos de origen.
Podemos también, agregar un “Campo Calculado” a nuestro informe de tabla dinámica, esto consiste
en agregar una columna a esta tabla, que obtiene su valor mediante la operación realizada con otros
campos de la misma tabla, este “campo calculado” se almacena internamente y no aparecerá en los
datos de origen.
Por ejemplo, si queremos calcular un impuesto del 0,7% del “Monto”, haremos lo siguiente: nos vamos
a la “Pestaña Analizar” de “Herramientas de Tabla dinámica”, al lado del “Grupo Acciones” se
encuentra un “Comando Cálculos”, al presionar se despliegan opciones y seleccionaremos “Campos,

Elementos y Conjuntos”, aquí encontramos “Campo Calculado”.
El cuadro que aparece, lo configuraremos de la siguiente manera:
CAMPO CALCULADO
 Asignamos un nombre a este
campo llamándolo “Impuesto”
 Creamos la fórmula, que se
compone del “Campo Monto”, lo
seleccionamos más abajo y lo
insertamos, seguido de “por *” y
terminamos con 0,7%
 Hecho esto, presionamos en los
botones “Sumar y Aceptar”, con
lo cual el campo calculado se
añade a la tabla dinámica.
Como podemos apreciar, se añade el nuevo campo a nuestra tabla dinámica con el cálculo que hemos
especificado.
De esta manera puedes crear en la tabla dinámica los cálculos que necesites en base a los campos
contenidos en la tabla de datos.
|Fichas Opciones Y Diseño

Como ya has visto, existe un número determinado de Pestañas que se muestran en la cinta de
opciones; pero también existe un tipo de Pestañas que aparecerán en un determinado momento. A
estas se les denomina Pestañas Contextuales, porque su aparición depende del contexto actual o
también podríamos decir de la situación actual.
Un ejemplo de esto, es el caso en el que insertas una tabla dinámica en Excel. Inmediatamente
después de haber creado esta tabla, se muestran en la parte superior, después de todas las Pestañas
comunes, las “Herramientas de tabla dinámica”, que contiene las nuevas Pestañas “Analizar y Diseño”.
La “Pestaña Analizar” tiene 9 grupos de comandos:

1. Grupo Tabla dinámica: aquí se manejan algunas opciones para la tabla dinámica.
2. Grupo Campo activo: encontramos la configuración del campo actual.
3. Grupo Agrupar: tenemos ciertas opciones para agrupar y desagrupar los datos de la tabla.
4. Grupo Filtrar: opciones para filtrar y ordenar la tabla dinámica.
5. Grupo Datos: opciones para actualizar tanto el origen como los valores de tabla.
6. Grupo Acciones: podremos borrar, seleccionar y mover la tabla dinámica.
7. Grupo Cálculos: tenemos opciones trabajar con los campos y cálculos incorporados.
8. Grupo Herramientas: tenemos acá, distintas herramientas para analizar.
9. Grupo Mostrar: habilitar o deshabilitar la lista de campos, los botones de agrupamiento y los
encabezados de campo.
La “Pestaña Diseño” tiene 3 grupos de comandos.

1. Grupo Diseño: opciones generales para subtotales, totales y diseño de la tabla dinámica.
2. Grupo Opciones de tabla dinámica: son opciones que habilitan o deshabilitan los encabezados o
las bandas.
3. Grupo Estilos de tabla dinámica: aquí se define la estética de la tabla dinámica.

Modulo 5

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Curso de Excel Intermedio | Módulo 5

| Definición De Texto En Columnas

En resumen “Texto en columnas” divide el contenido de una celda en varias celdas

Paso 1 de 3: aquí se escoge como vamos a

Paso 2 de 3: en esta parte podemos

Paso 3 de 3: en este último paso, tenemos la

TEXTO “DE ANCHO FIJO”

Paso 1 de 3: aquí se escoge como vamos a

Paso 2 de 3: en esta parte podemos

Paso 3 de 3: en este último paso, tenemos la

Para comenzar, debemos seleccionar el rango de celdas que queremos separar

Posteriormente nos dirigimos a la “Pestaña Datos”, “Grupo Herramientas de datos”, y activamos el

TEXTO “DELIMITADO” (separar mediante espacio)

Paso 1 de 3: lo que separa los textos es el

Paso 2 de 3: en esta parte, dejaremos

Paso 3 de 3: el texto que queremos separar

| Texto De Ancho Y Fijo

Para comenzar, debemos seleccionar el rango de celdas que queremos separar

Posteriormente nos dirigimos a la “Pestaña Datos”, “Grupo Herramientas de datos”, y activamos el

TEXTO “DE ANCHO FIJO” (separación dada por el usuario)

Paso 1 de 3: en este caso la opción que

Paso 2 de 3: en esta parte podemos

Paso 3 de 3: en este último paso, será parte

| Dar Formato Como Tabla

3. Aparece el cuadro “Crear tabla”, si el rango no está OK lo corregimos y presionamos “Aceptar”

 Cambiar el tamaño de la tabla

- Última columna: destaca y le da una connotación en negrita a la última columna de datos.

Para añadir un nuevo “Campo”, tenemos:

Para añadir un nuevo “Registro”, tenemos:

| Agregar Funciones A La Tabla

En la “Pestaña Datos” – “Grupo Herramientas de Datos” –

La validación de datos es una función de Excel

Este tipo de “Mensaje” aparece cuando un

Tenemos la opción de devolver o entregar “un

Los tres tipos de mensajes de error los vemos a continuación:

ESTILO TIPO SE USA PARA IMAGEN DEL MENSAJE

Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en

Advertir a los usuarios que los datos que han

Informar a los usuarios que los datos que han

- Datos: no está entre - Mínimo 1,1 - Máximo 9,9

Longitud de texto: se restringirá el ingreso de datos a una determinada cantidad de caracteres.

- Datos: mayor que - Mínimo 12

Dentro de este grupo tendremos la

Rastrear precedentes: Rastrear dependientes:

VISTA NORMAL VISTA MOSTRANDO FORMULAS

Estos son los distintos botones que incluye este cuadro.

|Insertar Tabla Dinámica

Con una tabla dinámica podremos:

Si los datos ya cumplen estas características,

En la parte inferior nos da opciones de donde

Por último, en caso de analizar varias tablas, se

5.- Fichas nuevas “Opciones” y “Diseño”

3.- Panel lista de campos

2.- Informe de tabla dinámica

4.- Áreas del informe

1.- Hoja nueva de tabla dinámica

encuentra un “Comando Cálculos”, al presionar se despliegan opciones y seleccionaremos “Campos,

El cuadro que aparece, lo configuraremos de la siguiente manera:

|Fichas Opciones Y Diseño

La “Pestaña Analizar” tiene 9 grupos de comandos:

La “Pestaña Diseño” tiene 3 grupos de comandos.

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