CLASES Y CARACTERISTICAS

DE LOS DOCUMENTOS

La definicion del documento es el material conservado en un soporte físico, que por su alcance
informativo adquiere la valoració n de patrimonio documental, motivo por el cual los profesionales
de la documentació n procuran garantizar su conservació n mediante almacenamiento, con el
objetivo de facilitar su recuperació n para posterior consulta y toma de decisiones.

Un documento puede servir para dejar constancia de un hecho relevante. Por ejemplo, si una
persona finaliza sus estudios universitarios puede solicitar a la entidad educativa un escrito con
todas las materias cursadas y las notas conseguidas.

Asimismo, un documento puede ser el resultado de un trabajo. Por ejemplo, si un investigador

realiza un estudio sobre el posible impacto de la contaminació n en la economía mundial, eso se
plasmará en un texto. Este sería un documento académico.

La valoració n documental nos permite la selecció n de documentos que será n dados de baja y los
que se transferirá n a los archivos histó ricos, por eso se debe realizar la primera fase de
organizació n: la identificació n, proceso donde se realiza el aná lisis intelectual del documento, el
objetivo en esta fase es el conocimiento de las funciones de la institució n, su evolució n orgá nica,
competencias administrativas y atribuciones. Esta parte se desarrolla con la consulta de decretos,
reglamentos, manuales de organizació n, manuales de procedimientos, lineamientos internos y
legislació n. Posteriormente se clasifican y ordenan los documentos, como resultado se obtendrá el
cuadro clasificador y catá logo de disposició n documental, donde se estipulan las funciones
sustantivas y comunes de la institució n, agrupá ndolas en expedientes homogéneos.

La disposicion final es definida como la selecció n de los documentos en cualquier etapa del ciclo
vital, con miras a su conservació n temporal, permanente, o a su eliminació n conforme a lo dispuesto
en las Tablas de Retenció n Documental y/o Tablas de Valoració n Documental.

Conservación:
Ademá s de definir la conservació n permanente de una serie se debe analizar la aplicació n conjunta
de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la informació n, evitando a la vez
que la manipulació n constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.

Actividades:
La conservació n total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los
que lo tienen por disposició n legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia.

Son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigació n,
la ciencia y la cultura.

· Recepció n de transferencias secundarias.

· Organizació n de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.

· Conservació n y preservació n de los documentos.

Eliminación:
La eliminació n de documentos es el procedimiento mediante el cual se determina y ejecuta la
destrucció n física de la documentació n de un archivo, un proceso que só lo puede llevarse a cabo
tras el correspondiente aná lisis de las características histó ricas, administrativas, jurídicas, fiscales e
informativas de la documentació n, y dejando un registro del material eliminado.

La decisió n de eliminar expedientes en los archivos de gestió n, es una opció n vá lida en casos tales
como el de los informes de gestió n en los que se conserva una copia en las unidades administrativas
que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeació n quienes conservará n el total
de la serie y la transferirá n al archivo central correspondiente.

Este proceso se encuentra presente en todo el ciclo vital de los documentos y puede ser realizado
por los propios productores en los archivos de oficina de acuerdo a la normatividad vigente, por
ejemplo eliminando copias de documentos, borradores de documentos, hojas en blanco, etc. hasta
su disposició n final, fase donde se eliminaran las series documentales respetando lo estipulado en
la tabla de retenció n documental.

Actividades:
· Eliminar aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su informació n en otros soportes.

· Aplicació n de lo estipulado en la TRD o TVD.

· Valoració n avalada por el Comité de Archivo.

· Levantamiento de acta y determinació n del procedimiento de eliminació n.

El documento es el principal elemento de un archivo, ya que contiene informació n que puede ser
requerida posteriormente, debido a la necesidad que tiene la empresa para el desarrollo de su
gestió n, objetivos y, sobre todo, para el servicio al cliente interno y externo, ya que la informació n
que contienen los documentos permite tomar decisiones basadas en antecedentes.
Los documentos permiten que las actividades propias de una empresa se puedan ejecutar
adecuadamente en cada una de sus á reas, y una vez cumplida la funció n, constituyan un archivo
sujeto a las disposiciones legales. Por ello, se hace oportuno mencionar los aspectos má s
significativos del papel que cumple un documento, como elemento clave que resalta su importancia.

· Transmiten informació n y sirven como evidencia de las gestiones desarrolladas a través

de sus diferentes formas de soporte, en ejercicio de las funciones administrativas.

· Constituyen un medio de comunicació n e interacció n humana.

· Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que lo requieran.

· Intervienen directamente en el proceso de la toma de decisiones.

· Soportan procesos legales personales e institucionales

BIBLIOGRAFIAS:
García, J. C. (6 de Marzo de 2009). Archivo y Clases de Documentos. Recuperado

el 28 de Septiembre de 2016, de: https://goo.gl/2oqJMt

https://economipedia.com/definiciones/documento.html

https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/la-valoracion-documental-en-los-archivos/

https://sites.google.com/site/manualgestiondocumentalmipmes/4-trazabilidad-documental/4-8-
disposicion-final