Aplicación de Microsoft Excel nivel intermedio

en entornos laborales

Capítulo 2: Trabajo colaborativo

 Índice
Contenido Página

1. Introducción 3

2. Definición 3

3. Almacenamiento online: OneDrive 3

3.1. Guardar Archivo 3
3.2. Share Point 4

4. Enviar libros por mail 5

5. Compartir con personas 6

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Entornos laborales
Capítulo 2: Trabajo colaborativo

1. Introducción
Las herramientas para el trabajo colaborativo de Excel permiten almacenar y
acceder a los documentos desde cualquier lugar, así como la modificación por parte de
distintas personas.
Doc. 1
2. Definición
En Excel 2016, existen herramientas que nos permiten almacenar y acceder a Doc. 2
la información que necesitamos tener disponible en cualquier momento y en cualquier
lugar. Además, nos permitirán trabajar en forma colaborativa con otros usuarios. Estas
herramientas son: Office 365 SharePoint y OneDrive (Doc. 1).

3. Almacenamiento online: OneDrive

OneDrive es un servicio en línea de Microsoft que nos permite subir archivos
desde una computadora y almacenarlos en la nube, además de compartirlos con otros
usuarios, ya que ofrece la posibilidad de otorgar permisos de acceso, tanto para ver
como para editar el documento.
3
Cuando subimos un archivo, este se almacena en una ubicación central a la que
podemos tener acceso desde casi cualquier lugar, simplemente, a través de una
conexión a Internet.

En este espacio podemos guardar cualquier formato de archivo, y también nos

ofrece la posibilidad de crear y editar en línea documentos de Word, Excel, PowerPoint
y OneNote, a través de la plataforma Office Web Apps. El servicio es gratuito, pero para
acceder a estas herramientas se requiere tener una cuenta de Windows Live.

3.1. Guardar Archivo

Para guardar un libro de Excel en OneDrive debemos abrirlo en la aplicación de Doc. 3
escritorio y, luego, ir a la ficha Archivo y hacer clic en Guardar como. En el panel izquierdo de
la Vista Backstage seleccionamos la opción OneDrive y en el panel derecho veremos que se
busca nuestra cuenta de Windows Live. La primera vez que usamos esta función nos pedirá
que ingresemos un nombre de usuario y contraseña. Luego de verificar estos datos, desde
el panel derecho configuramos las opciones para que una copia del libro se guarde en esta
ubicación (una carpeta específica o una nueva). Por último, pulsamos Guardar como para
completar el proceso de almacenamiento.

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 3.2. Share Point
Microsoft SharePoint Server 2016 es un servicio compartido que nos permite
guardar libros de Excel 2016 para que otros usuarios puedan obtener acceso a todo el libro
o a algunas de sus partes desde un navegador de Internet.

Es muy útil para las empresas, ya que los libros que se guardan en esta ubicación
estarán disponibles para verlos o editarlos, para actualizar o extraer información o para crear
informes a partir del contenido o para mantener una copia de un libro completo o de una
hoja de cálculo en una ubicación central y segura. Ofrece la ventaja de poder acceder a los
datos publicados sin necesidad de tener instalado Excel en el equipo local de cada usuario.

Para guardar un libro de Excel en SharePoint debemos abrirlo en la aplicación de

escritorio y, luego, ir a la ficha Archivo y hacer clic en Guardar como. En el panel central
pulsamos en Agregar un sitio, si es la primera vez que iniciamos sesión en este servidor. A
continuación, en el panel derecho seleccionamos la opción Office 365 SharePoint. La primera
vez que iniciemos sesión debemos indicar la dirección de correo que deseamos utilizar (Doc.
4). Por último, pulsamos Guardar como para completar el proceso de almacenamiento.

Doc. 4

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4. Enviar libros por mail
Una de las formas más usuales de compartir hojas de cálculo de Excel es utilizar el
correo electrónico para enviar la información de nuestros libros. De esta forma el
destinatario podrá ingresar a su correo desde la ubicación que prefiera y descargar el archivo
en su computadora o en cualquier medio de almacenamiento (Doc. 5).

Doc. 5

1
3

5
6

1. Compartir correo electrónico: De manera muy simple y desde la misma aplicación

de escritorio, podemos enviar libros de Excel a través del correo electrónico. Para
hacerlo, primero debemos tener configurado un gestor de correo en nuestra
computadora, como Outlook. Luego, abrimos el libro que deseamos compartir,
vamos a la ficha Archivo y hacemos clic en Compartir/Correo electrónico y en el
panel derecho elegimos alguna de las siguientes opciones que nos muestra Excel.

2. Enviar como datos adjuntos: Se adjuntará una copia del libro en un mensaje de
correo electrónico. Cada uno de los destinatarios recibirá una copia
independiente del libro de Excel que adjuntamos.

3. Enviar un vínculo: Si guardamos el libro de Excel en un sitio compartido, como

OneDrive o SharePoint, se creará un mensaje de correo electrónico que contiene
un vínculo a la ubicación del archivo. De esta manera, todos los destinatarios de
este correo electrónico podrán trabajar en el mismo libro y ver los cambios que
se realicen en él de manera simultánea por parte de otros usuarios.

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 4. Enviar como PDF: Es similar a Enviar como datos adjuntos, pero adjunta el archivo
en formato PDF. Esta opción es la más adecuada cuando deseamos que quienes
reciban el libro de Excel no puedan modificarlo.

5. Enviar como XPS: Esta opción es similar a Enviar como PDF, solo que adjunta el
archivo en formato XPS. Quienes reciban el libro en este formato, podrán abrirlo
en cualquier computadora que tenga instalado un visualizador de esta clase de
archivos, podrán imprimirlo, pero no modificarlo.

6. Enviar como fax de internet: Nos permite enviar el libro de Excel por fax, aunque
no dispongamos de un equipo de este tipo. Para utilizar esta opción solo
necesitamos tener una subscripción a un proveedor de servicios de fax o disponer
de un software de fax y una conexión a Internet o un módem-fax.

5. Compartir con personas

Otra forma de compartir archivos de Excel a través de Internet es mediante la
opción Invitar a personas accesible a través del menú Archivo/ Compartir. Una vez aquí
debemos indicar la dirección de correo del destinatario y elegir si este podrá ver solamente
el archivo o si también tendrá permiso para modificarlo (Doc. 6).

Doc. 6

Debido al uso masivo de las redes sociales en la actualidad, Microsoft ha diseñado

el paquete Office para que su integración con estas sea muy sencilla. Podemos compartir
nuestros libros en las redes sociales más utilizadas: Facebook, Twitter, LinkedIn, Flickr y
Google, entre otros.

Para ello debemos ingresar en el menú Archivo, elegir la opción Compartir y luego
Compartir en redes sociales.

Si nuestra cuenta de correo aún no está asociada a ninguna red social debemos
utilizar el vínculo Haga clic aquí para conectar las redes sociales situado en el apartado
derecho de la Vista Backstage.

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