UNIVERSIDAD ESTATAL AMAZÓNICA – DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
CURSO DE HERRAMIENTAS DE OFFICE 365
ONEDRIVE
Temas:
- Introducción ............................................................................................................................... 3
- Acceso ........................................................................................................................................ 3
- Operaciones con ficheros ........................................................................................................... 5
- Subir ficheros ............................................................................................................................. 5
- Descarga de ficheros .................................................................................................................. 6
- Crear carpetas ............................................................................................................................ 6
- Compartir ficheros o carpetas .................................................................................................... 7
- Observaciones ............................................................................................................................ 8
- Aplicación de escritorio .............................................................................................................. 9
- Descripción................................................................................................................................. 9
- 2 Instalación ............................................................................................................................. 10
- Sincronizar una carpeta............................................................................................................ 10
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1. Introducción
OneDrive es un servicio que sirve para subir ficheros y poder acceder a ellos desde cualquier
dispositivo y lugar, incluyendo ordenadores, tabletas y teléfonos móviles. Forma parte de Office
365, que es el servicio de Microsoft sobre el que también corren el correo (Outlook) y la
mensajería instantánea (Skype for Business). Así mismo, OneDrive forma parte de SharePoint,
que es la plataforma de colaboración de Office 365, desde la que puedes crearte tu propio blog,
calendarios, listas de tareas y muchas más aplicaciones.
Existen dos versiones de OneDrive, una que va asociada a las cuentas gratuitas de
Microsoft, y otra que es la que usamos en la U.E.A., que viene incluida en Office 365. Aunque
ambas tienen funcionalidades similares, son dos productos distintos, y generalmente usan
aplicaciones diferentes para sincronizar los ficheros o acceder desde dispositivos móviles. El
nombre completo del OneDrive de Office 365 es “OneDrive para la Empresa”. Para
abreviar, en el documento usaremos el nombre “OneDrive” para referirnos a “OneDrive para
la Empresa”.
2. Acceso
Para acceder a OneDrive necesitas las credenciales de Office, que en pocas palabras son
el usuario y contraseña para ingresar a la cuenta de correo institucional.
Puedes acceder mediante el enlace ubicado en la página web institucional .
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O para ingresar vía web navega a http://portal.office.com usando un navegador soportado y
clic en “Iniciar Sesión”.
Introduce tu dirección de correo institucional, y tu contraseña. Después clic en “OneDrive”
Si es la primera vez que accedes a OneDrive tardará unos pocos minutos en crearte el sitio.
Una vez listo deberías ver una pantalla similar a esta.
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También puedes acceder a OneDrive desde el correo, ya que comparten la misma barra
superior. Si dispones de un Smartphone o Tablet también puedes acceder usando las
aplicaciones que hay en las tiendas de Apple, Android y Windows Phone. Busca la aplicación
“Microsoft OneDrive”. También puedes acceder desde otras aplicaciones como “Office Suite”
para Apple, Android y Windows Phone, “Word Mobile”, “Excel Mobile” o “PowerPoint Mobile”.
3. Operaciones con archivos
3.1 Subir archivos
Basta con arrastrar el archivo al navegador, y aparecerá un rectángulo que pone “Arrastra los elementos a
cualquier ubicación”
También podremos subir archivos desde la opción “Cargar” donde elegiremos si subir una
carpeta o un archivo.
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3.2 Descarga de archivos
Dando clic en el nombre del archivo con botón derecho, nos aparecerá un desplegable
en el cuál podremos descargar, visualizar, eliminar…
3.3 Crear carpetas
Selecciona en la pantalla “Nuevo” y luego clic en “Carpeta”
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3.4 Compartir archivos o carpetas
Pulsa botón derecho sobre el archivo y clic en compartir o seleccionar el archivo
y dar clic en el menú superior en la opción “Compratir”.
Indica la dirección de correo de las personas con las que quieras compartir el
archivo o carpeta
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Si vas a invitar a otros alumnos o profesores utiliza la opción “Copiar vínculo” y de ésta
forma tendrás la dirección de acceso a tu archivo, el mismo que puedes compartir por las
distintas redes.
Para escoger quienes pueden acceder al archivo o carpeta, dar clic en el recuadro rojo que
se muestra en la figura siguiente.
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Aquí podemos indicar que personas podrán tener acceso al archivo y si se permite la
edición y/o descarga del archivo o carpeta.
3.5 Observaciones
Recuerda que OneDrive es un servicio alojado en Internet, y el tiempo de carga o
descarga dependerá de la velocidad de la conexión, y del uso que se esté dando en ese
momento. Si la conexión es inestable porque es inalámbrica, o porque se le está dando un
uso excesivo en ese momento, es posible que se interrumpan las operaciones. Si vas a subir
archivos muy grandes (más de 50 MB) es recomendable usar la “Aplicación de Escritorio”
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para subir o descargar los ficheros, ya que gestiona mejor el ancho de banda, y funciona en
segundo plano. Tu cuenta de Office 365 incluye 1 TB de almacenamiento, pero los ficheros no
pueden superar los 15GB de tamaño. Además, algunos tipos de ficheros no están soportados
(https://support.microsoft.com/en-us/help/3125202/restrictions-and-limitations-when-you-
syncfiles-and-folders)
4. Aplicación de escritorio
4.1 Descripción
La aplicación de escritorio de OneDrive permite sincronizar el contenido de tu cuenta en
varios computadores. Esto permite trabajar con archivos a la velocidad de tu disco duro.
Periódicamente, la aplicación sincroniza los cambios con el servidor. Para entender mejor esto
vamos a poner un ejemplo práctico. Supongamos que en tu cuenta de OneDrive tienes los
archivos “azul.jpg” y “rojo.jpg”. Instalas la aplicación de escritorio en dos computadores
distintos. Una vez sincronizados ambos computadores tendrán los dos ficheros descargados
en la carpeta de OneDrive. Ahora, desde el primer computador copias un archivo llamado
“verde.jpg” a la carpeta sincronizada. Inicialmente el archivo solo lo verás en ese ordenador.
En pocos segundos, la aplicación intentará sincronizar el archivo con el servidor de
Microsoft. Si no hay ningún problema de sincronización, cuando el archivo este subido en el
servidor, el segundo computador se bajará el nuevo archivo. El resultado final es que tendrás
el mismo contenido en cualquier dispositivo. Existen casos en que la sincronización falla. Si
intentas subir un archivo no permitido, o de tamaño superior a 15GB la sincronización fallará.
También puede fallar si intentas subir un archivo con el mismo nombre desde varios
ordenadores de forma simultánea. Recuerda que dependiendo del tamaño del archivo
puede pasar un tiempo hasta que se suba el archivo al servidor, y hasta que esto ocurra
puede que no tengas los mismos archivos en distintos dispositivos. En el explorador aparecen
unos íconos que indican el estado del archivo.
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4.2 Instalación
En Windows 10 podemos usar la aplicación que viene con el propio SO, en caso contrario
“Onedrive para la empresa” viene incluido en la licencia de Office que proporciona la U.E.A. a
los alumnos y docentes. Para instalarnos office apps en nuestro equipo deberemos seguir los
siguientes pasos:
Accederemos a office.com e introduciremos nuestro usuario y clave. Una vez dentro nos
aparecerá la opción “Instalar Office”.
Daremos clic en “Aplicaciones de Office 365” y nos descargará un ejecutable. Realizaremos
la instalación y deberá activarse introduciendo su cuenta de correo institucional.
4.3 Sincronizar una carpeta
Desde la página de OneDrive presiona “Sincronizar”
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Confirma que quieres sincronizar la carpeta. Te indicará la ruta donde se sincroniza. Una vez
hecho podrás usar OneDrive como si se tratará de una carpeta normal de tu computador.
Cuando haces cambios en los archivos, o copias nuevos archivos a esta carpeta, los archivos
pasan por 3 estados:
1. Inicialmente solo se encuentran en tu ordenador
2. En pocos segundos empieza a copiarse al servidor de OneDrive
3. Cuando ha terminado el fichero está en el servidor.
Si usas aplicaciones de Office como Word, o PowerPoint, y abres archivos que se
encuentren en esta carpeta se comportarán de forma idéntica que si los abres desde la web
y podrás hacer uso de la co-edición.
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