Taller de Softwaree Administrativo U3 Manual de Contenido

Manual del Estudiante
Asignatura
Taller de Software Administrativo
Unidad 3
Ciclo de Compras
2
Índice de contenidos
Introducción a la unidad 3 ........................................................................................................................... 3
3. Ciclo de Compras ..................................................................................................................................... 4
3.1 Configuración del Ciclo de Compras ....................................................................................................... 4
3.2 Orden de compra ................................................................................................................................... 6
3.3 Recepción de artículos ......................................................................................................................... 24
3.4 Libro de compas ................................................................................................................................... 31
3.5 Parte de entradas................................................................................................................................. 53
Conclusión ................................................................................................................................................. 58
Bibliografía ................................................................................................................................................ 59
Escuela de Comercio de Santiago

3
Introducción a la unidad 3
El ciclo de compras contempla las funciones para el ingreso de documentos de
compra, listado de proveedores y emisión de informes relacionados con los
documentos de compras. En el ciclo de compras se realizan todas las transacciones
relacionadas con facturas de compras, facturas exentas, notas de crédito y todo lo
necesario para crear un registro de compra, los cuales tendrán incidencia en el
libro de compras.
Es importante destacar que el ingreso de estos instrumentos es una pate critica del
sistema, ya que según lo ingresado se está llenado las bodegas para realizar las
ventas, además que esto afectara directamente a la contabilidad de la empresa.

4
3. Ciclo de Compras
3.1 Configuración del Ciclo de Compras
Antes de comenzar el ciclo de compras debemos guardar y modificar este ciclo, para los cual debe ir
a al módulo CONFIGURACIÓN - COMPRAS - CONFIGURACIÓN DE COMPRAS – COMPRAS. Como
muestra la imagen:
Figura 1: Configuración del Ciclo de Compras
Fuente: Defontana, 2020
Aquí buscaremos la RECEPCIÓN DE INVENTARIO y verificaremos que estén los siguientes

elementos:
Figura 2: Recepción de inventario

5
Luego buscamos DEVOLUCIÓN DE INVENTARIO, y verificaremos que estén los siguientes elementos:
Figura 3: Devolución de inventario
Para finalizar solo debemos presionar GUARDAR
Figura 4: Guardar

6
3.2 Orden de compra
Movimientos por emitir
Compras > Orden de compra > Movimientos por emitir
Figura 5: Movimientos por emitir
Esta funcionalidad permite realizar el ingreso de las órdenes de compra, el estado de estas dentro
del sistema son grabadas o a la espera de la aprobación, lo que depende de la integración que fue
definida en la configuración de compras (ver Configuración de Compras). En el caso de que la
integración sea en línea la orden de compra se aprueba automáticamente y queda en la lista de
órdenes de compras emitidas y en caso de ser con aprobación previa la orden de compra queda en
la lista de órdenes de compra por emitir.
Las opciones de la lista de las órdenes de compra por emitir son las siguientes:

7
• Editar: Permite seleccionar una orden de compra pendiente de aprobación y editar los
datos con los cuales la orden se encuentra grabada.
• Eliminar: Permite seleccionar una orden de compra que se encuentre en estado pendiente
de aprobación y eliminarla del sistema de forma definitiva, ya que la eliminación no permite
recuperar la orden de compra procesada.
• Aprobación comercial: Permite seleccionar una orden de compra pendiente de aprobación

y en caso de que se encuentre habilitada la aprobación comercial, el usuario con permiso
para la aprobación podrá aceptar la orden de compra y dejar la orden como aprobada
comercialmente.
• Rechazo comercial: Permite seleccionar una orden de compra pendiente de aprobación y

en caso de que la orden de compra no proceda, se podrá rechazar comercialmente la
orden, lo que significa que la orden de compra no sigue en el ciclo normal de operación.
• Rechazo financiero: En caso de que se encuentre habilitada la aprobación financiera, será

posible seleccionar una orden de compra que se encuentre aprobada comercialmente y
podrá rechazarla financieramente.
• Nuevo: Permite crear nuevas órdenes de compra, para lo cual es necesario completar las
carpetas de Identificación, Detalle, Totales y Condición de Pago en el ingreso de la orden de
compra que a continuación se detalla:

8
Carpeta identificación
La carpeta identificación permite ingresar los datos de carácter general de la orden de compra,
estos son el tipo de documento, el proveedor, etc.
Identificación:
Permite ingresar los datos identificativos de la orden de compra, como el número, la fecha y en
caso de querer utilizar la orden de compra en doble moneda se ingresa la moneda secundaria y el
respectivo tipo de cambio.
Proveedor:
Permite ingresar el proveedor de la orden de compra y el sistema automáticamente rescata los

datos de la ficha.
Condiciones:
Permite ingresar el tipo de documento que puede tanto afecto como exento, la condición de pago y
el centro de negocios de la orden de compra (OC).
Despachar a:
Permite completar el ingreso de la orden de compra con información que posibilite guardar datos
de importancia como la dirección de despacho y los datos de este.
Una vez completados los datos, el sistema permite acceder a la carpeta detalle.

9
Figura 6: Ingreso de orden de compras

10
Carpeta Detalle
La carpeta de detalle permite ingresar todos los datos que corresponden a la imputación de
artículos o insumos a la orden de compra.
Figura 7: Carpeta detalle
Donde:
• Código / Descripción: permite ingresar el código del artículo, seleccionar el botón gris del
costado derecho de la barra blanca y para lo cual es necesario que el checkbox del costado
izquierdo se encuentre marcado. En caso de que el checkbox del costado izquierdo del
código no se encuentre marcado será posible ingresar una descripción que simula el
nombre de un insumo o un gasto.

11
Figura 8: Pestañas de Carpeta detalle
3. Al presionar este botón se abre una

ventana con todos los productos
1. Se selecciona el código del producto y

se presionar el botón Aceptar
2. Si necesita más líneas se presiona el

botón Insertar
• Cantidad: permite ingresar la cantidad de artículos o de insumos y gastos en la orden de

compra.
• UM: en el caso de ser artículos los ingresados en el detalle, el sistema la ingresa de forma
automática la unidad de medida. En el caso de ser un insumo y gasto se ingresa la unidad
de medida manualmente.
• Moneda: el sistema muestra automáticamente el campo moneda de referencia que se

ingresó en la carpeta de identificación, al momento de comenzar con la creación de la
orden de compra.
• Cambio: el sistema muestra automáticamente la tasa de referencia que se ingresó en la

carpeta de identificación al momento de comenzar con la creación de la orden de compra.
• Precio Unitario: En el primer campo del precio unitario se debe completar en caso de que
la moneda de referencia de la orden de compra es distinta de la moneda local y para los
cual se debe ingresar el precio en moneda extranjera para que el sistema
automáticamente en el segundo campo de precio unitario arroje el resultado de la
multiplicación de los datos mencionados en el punto anterior.

12
• Rec(+)/Desc(-): permite ingresar el recargo o descuento, por la línea de detalle, para los
artículos que necesiten dicho recargo o descuento.
• Total $: muestra el resultado de la multiplicación de la cantidad por el precio unitario con

su respectivo descuento o recargo, por cada línea de detalle. Este dato es calculado
automáticamente por el sistema.
Una vez completados los datos el sistema permite acceder a las carpetas
totales.
Carpeta Totales
Esta carpeta muestra un resumen de la orden de compra con: los montos netos, los descuentos y
recargos totales, los montos afectos, el monto de IVA y el total bruto. Estos datos son ingresados
automáticamente por el sistema, además existe la posibilidad de deshabilitar la opción que el
sistema calcule el IVA y que el usuario manualmente digite el monto. (Calcular Monto).
Figura 9: Carpeta totales

13
Antes de grabar es necesario pasar a la cuarta carpeta.
Carpeta Condición de Pago
La carpeta CONDICIÓN DE PAGO muestra las cuotas y las fechas, de acuerdo con la condición de
pago que fue elegida al momento de crear la orden de compra. Esta carpeta solo se utiliza cuando
la condición de pago elegida en el ingreso de la orden de compra es distinta a CONTADO, ya que en
este caso la carpeta quedará deshabilitada.
Figura 10: Condición de pago
Una vez ingresadas las fechas de la condición de pago y los respectivos montos, es posible presionar
el botón "Grabar" para guardar los datos ingresados.

14
Importante
Para el ingreso de descuento debe considerar que debe colocar le símbolo

menos, por ejemplo si es en pesos debe ingresar -1000 y en porcentaje -10.
Figura 11: Ejemplo

15
Aprobación Comercial
Dependiendo la configuración del software, esto es opcional, ya que, al guardar la orden de

compra, automáticamente se aprueba comercialmente y queda en movimientos emitidos.
En el caso que no esté en Movimientos emitidos, tenemos que dar l Aprobación Comercial, para lo
cual debemos seguir el siguiente procedimiento en Movimientos por Emitir:
Figura 12: Paso 1 de Aprobación comercial
1. Seleccionar Filtros
2. Seleccionar Buscar
Aparecerá todas las OC que se han ingresado, seleccionamos la orden de compras y presionamos
APROBACIÓN COMERCIAL, con esta acción el documento queda disponible para la recepción de
artículos.

16
Figura 13: Paso 2 de Aprobación comercial
1. Seleccionar las OC para aprobar
2. Seleccionar las Aprobación

Comercial
Movimientos emitidos
Compras > Orden de compra > Movimientos emitidos
Esta funcionalidad muestra todas las órdenes de compra que han sido aprobadas.
Figura 14: Movimientos emitidos

17
La lista de órdenes de compra emitidas dispone de una sección de búsqueda que permite ingresar
datos como el número, el mes, el año u el proveedor y buscar órdenes con esta información,
además de contar con los filtros de Estado Emisión y Estado Recepción.
Como opciones de la lista se encuentran las siguientes:
• Cerrar orden de compra: permite seleccionar una orden de compra que no se encuentre
completamente recepcionada y cerrar la operación. El sistema simula el cierre del proceso
de entrega de la orden de compra.
• Ver: muestra en detalle la orden de compra seleccionada.
• Imprimir: permite imprimir la orden de compra, y que en caso de que se encuentre

habilitada la impresión en doble moneda que fue definida en la configuración
(Configuración de compras) podrá ser impresa en moneda local o en moneda secundaria.
• Reversar: permite seleccionar una orden de compra que no se encuentre con documentos
asociados y reversar la transacción, al hacer esto la orden de compra queda en la lista de
órdenes de compra por emitir.
• Anular: permite seleccionar una orden de compra y si no se encuentra con registros

asociados, es posible anular el registro, quedando en color rojo, además de no afectar sus
registros.
• Documentos asociados: muestra todos los documentos asociados a la orden de compra

seleccionada, ejemplo: factura asociada, pedidos asociados, etc.

18
Informe de orden de compra
Compras > Orden de compra > Informes
Esta funcionalidad muestra, en resumen, todos los informes que tienen relación con las órdenes de
compra y con la información que se ingresó al momento de realizar la digitación de la orden de
compra, para lo cual tenemos los siguientes informes:
Figura 15: Informes de orden de compras

19
Lista de Órdenes de Compra general
Este informe entrega una lista con las órdenes de compras seleccionadas en su emisión, con mayor
nivel de detalle de lo que respecta a los datos guardados al momento de grabar la orden de
compra. Como opciones de filtro del informe se encuentran las siguientes:
• General: Permite seleccionar todas o alguna orden de compra en particular con todos o
algún estado de emisión en particular.
• Fecha: Permite definir la fecha en la cual se buscarán los datos
• Centro de negocio: Permite definir la búsqueda por el centro de negocio, que fue ingresado
al momento de crear la orden de compra
• Proveedor: Permite filtrar el informe por algún proveedor en particular o bien por todos los
proveedores.
• Nivel de presentación: Permite definir la presentación del informe. Existen dos opciones el
resumido que mostrará cierta información y el detallado que entregará mayor detalle de lo
solicitado al momento de realizar la emisión del informe.

20
Estado de órdenes de compra
Figura 16: Órdenes de compra
Este informe entrega una lista con las órdenes de compras seleccionadas en su emisión, con mayor
nivel de detalle de lo que respecta a los datos guardados al momento de grabar la orden de
compra. Como opciones de filtro del informe se encuentran las siguientes:
• General: permite seleccionar todas o alguna orden de compra en particular con todos o
algún estado de emisión en particular.
• Fecha: permite definir la fecha en la cual se buscarán los datos.
• Centro de negocio: permite definir la búsqueda por el centro de negocio, que fue ingresado
al momento de crear la orden de compra.
• Nivel de presentación: permite definir la presentación del informe. Existen dos opciones el
resumido que mostrará cierta información y el detallado que entregará mayor detalle de lo
solicitado al momento de realizar la emisión del informe.

21
Órdenes de compra por proveedor
Figura 17: Órdenes de compra por proveedor
Este informe entrega las órdenes de compras ordenadas por proveedor. Como opciones de filtro
del informe se encuentran las siguientes:
• Fichas proveedor: Permite filtrar el informe por algún proveedor en particular o bien por
todos los proveedores.
• General: Permite seleccionar todas o alguna orden de compra en particular con todos los
estados o algún estado de emisión en particular.
• Fecha: Permite definir la fecha en la cual se buscarán los datos.

22
Órdenes de compra por tipo de adquisición
Figura 18: Órdenes de compra por tipo adquisición
Este informe entrega las órdenes de compras ordenadas según su tipo de adquisición, sea artículos
o insumos. Como opciones de filtro del informe se encuentran las siguientes:
• Adquisición: Permite filtrar el informe por todos los tipos o bien por los Inventaríales
(Artículos) de los No Inventariables (Insumos y Gastos).
• General: Permite seleccionar todas o alguna orden de compra en particular con todos los
estados o algún estado de emisión en particular.
• Fecha: Permite definir la fecha en la cual se buscarán los datos.

23
• Nivel de presentación: Permite definir la presentación del informe este puede ser resumido
o detallado.

24
3.3 Recepción de artículos
Movimientos por recibir
Compras > Recepción de artículos > Movimientos por recibir
Figura 19: Movimientos por recibir
Seleccionar las fechas a buscar

y presionar el botón “buscar”

25
1 seleccionamos el proveedor
2 permite seleccionar todos los productos
3 podemos seleccionar los productos

personalizados.
4 presionar el botón Recepcionar
Esta funcionalidad muestra todas las órdenes de compra que tienen pendiente la recepción de
artículos. Estas pueden ser órdenes de compra totalmente pendientes o bien parcialmente
pendientes. La funcionalidad además indica en las columnas del costado derecho el detalle por
artículo y el detalle de la cantidad "devuelta", la cantidad recibida y la cantidad pendiente que
queda de recepción.
En los resultados de una búsqueda, existe una casilla "check" a la altura de la tabla de artículos de la
Orden de Compra, que permite seleccionar o quitar, todos los artículos pertenecientes a la Orden
de Compra. Al seleccionar todos los artículos de forma manual, este "check" queda seleccionado de
forma automática. Asimismo, este "check" se desactiva si uno de los artículos de la Orden de
Compra fue quitado o no seleccionado.
Las opciones que el sistema ofrece son:
• Recepcionar: Permite generar la recepción de uno o varios artículos que están pendientes
de recibir, para lo cual el sistema se integra con el ciclo de inventario y genera el ingreso de
stock.
• Ver: Esta opción permite ver en pantalla los datos guardados de la orden de compra.

26
• Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente los artículos de las

órdenes de compra que se encuentran pendientes de recibir.
Movimientos recibidos
Compras > Recepción de artículos > Movimientos recibidos
Esta funcionalidad muestra las recepciones que se han realizado con su respectivo estado, en caso
de estar aprobadas se mostrarán con una cadena de color amarillo y de color verde, las cuales
corresponden al comprobante contable y el documento de inventario respectivamente.
La funcionalidad además dispone de una sección de búsqueda y es posible realizar filtros por el
número de recepción, la fecha o bien el estado de la recepción, los cuales pueden ser pendientes,
aprobadas y nulas.
Figura 20: Movimientos recibidos

27
Como opciones de la lista, el sistema ofrece:
• Devolver: Permite seleccionar una de las recepciones creadas y generar la devolución

correspondiente al movimiento de salida de inventario.
• Editar: permite seleccionar una recepción creada y editar la información con la cual la
recepción fue grabada.
• Ver: permite seleccionar una recepción creada y mostrar en un cuadro resumido los datos
generales de la recepción.
• Integrar: permite seleccionar una de las recepciones creadas y que se encuentren en

estado pendiente para luego generar el documento de inventario.
• Eliminar: permite seleccionar una de las recepciones creadas y eliminarla. El requisito es

que la recepción este nula.
• Contraer / Expandir: permite mostrar y ocultar simultáneamente las recepciones realizadas.
Informes de recepción de artículos
Compras > Recepción de artículos > Informes
Esta funcionalidad muestra dos carpetas que pertenecen a conceptos de informes diferentes, el
primero es el informe de Recepciones y devoluciones, y el segundo es el informe de compras por
recibir.

28
Carpeta Recepciones y Devoluciones
Figura 21: Carpeta de recepciones y devoluciones
El informe de recepciones y devoluciones tiene como objetivo entregar información de las

devoluciones y recepciones realizadas en el sistema, además entrega diferentes opciones de
emisión del informe, a continuación se explican los filtros de emisión:
• General: permite seleccionar si son devoluciones o recepciones, o bien pueden ser ambas.
• Órdenes de compra: permite seleccionar una orden de compra en particular.
• Proveedor: permite ver los datos de un proveedor en particular.
• Adquisición: permite seleccionar la información a mostrar esta puede ser artículos, datos
no inventariables (insumos) o bien mostrar todos.
29
• Centro de negocio: permite filtrar la información por centro de negocio, y elegir el nivel.
• Nivel de presentación: Permite definir si la emisión será resumida o detallada.
Carpeta compras por recibir
Figura 22: Carpeta compras por recibir
El informe de compras por recibir tiene como objetivo entregar información de las órdenes de
compra creadas y que tengan pendientes sus respectivas recepciones. Además entrega diferentes
opciones de emisión del informe, a continuación se explican los filtros de emisión:
• Fecha estimada de recepción: Permite definir la fecha de control del informe.

30
• Orden de compra: Permite seleccionar una orden de compra en particular o todas las
órdenes de compra.
• Proveedor: Permite filtrar la información por un proveedor en particular.
• Adquisición: Permite definir la información a entregar, ya sea artículos, no inventariables o

bien todos.
• Centro de negocio: Permite filtrar la emisión del informe por centro de negocio.

31
3.4 Libro de compas
Movimientos por Aprobar
Compras > Libro de compras > Movimientos por aprobar
Esta funcionalidad muestra todos los documentos de compra que han sido ingresados al sistema. Si
la integración de los documentos de compra es con APROBACIÓN PREVIA, los documentos tendrán
el estado denominado pendientes de aprobar. De lo contrario, los documentos de compra pasarán
automáticamente a la lista de los documentos de compra aprobados. Cuando los documentos de
compra se encuentran pendientes de aprobación, éstos sólo se encuentran como registros en
compras, ya que aún no se encuentran en la contabilidad, en el libro de compras, como tampoco
en las cuentas corrientes.
Figura 23: Movimientos por aprobar
Permite Buscar los Movimientos

que han sido ingresados y solo
espera su aprobación
El sistema ofrece un buscador, en donde existen los siguientes filtros de datos:
• Período del libro: esta fecha corresponde al mes y año que se eligió al momento de realizar
el ingreso del documento de compra, donde se definió en qué fecha del libro sería
incorporado este documento de compras.
32
• Período de ingreso: esta fecha corresponde al día, mes y año en el cual el documento de
compras fue ingresado al sistema, es decir, esta es la fecha que se guarda automáticamente
y corresponde al día exacto en el cual el documento de compra fue ingresado al sistema,
independiente de la fecha del documento.
• Período del documento: esta fecha corresponde a la fecha del documento de compras que
está en el registro de documento y corresponde a la fecha real de la factura, la cual no
necesariamente puede ser igual a la fecha de ingreso al sistema.
• Búsqueda rápida: Este filtro tiene como función buscar los documentos de compras sin
tener que filtrar por fecha del libro, fecha Ingreso y fecha movimiento, facilitando de esta
manera el encontrar algún documento, acotando de tal manera que se filtre por el número,
tipo de documento y proveedor.
El sistema, además, ofrece las siguientes opciones:
• Editar: Esta opción permite editar el documento de compra, sólo cuando se encuentre por
aprobar y actualizar algún registro, el cual, no puede ser el tipo de documento, el
proveedor, ni el número.
• Eliminar: Permite seleccionar un documento de compra que se encuentre por aprobar y

eliminarlo del sistema.
• Aprobar: Permite seleccionar un documento de compra que se encuentre por aprobar y

aprobar el registro para crear el comprobante contable, el registro en el libro de compras y
en las cuentas corrientes, además con esto el documento pasará a la lista de documentos
de compra aprobados.
• Nuevo: Permite crear un nuevo documento de compras. Al hacer clic en el botón "Nuevo",
el sistema muestra el siguiente mensaje que pregunta el tipo de ingreso que se necesita
realizar.
Botón Nuevo
Si se presiona el botón Nuevo se despliega una ventana la cual indica 2 opciones:

33
• A partir de una orden de compra: Permite facturar con los registros del Ciclo, es decir según
el proveedor se escoge facturara desde la orden de compra ingresada o de una recepción.
• Nuevo movimiento de compra: Permite ingresar una factura directa, es decir, una factura
de gastos o una factura que no paso por ninguna orden de compra.
A partir de una orden de Compra
Esta funcionalidad la utilizamos cuando vamos a facturar desde ciclo, es decir, la información se
extrae de la orden de compra o recepción, para lo cual debemos presionar el botón nuevo y
seleccionar “A partir de una orden de compra” e ingresar los siguientes datos:
Figura 24: Paso 1 A partir de una orden de compra

34
En esta ventana debemos ingresar:
• El número de Factura.
• Un comentario para la factura
• Seleccionar el Proveedor
Luego debemos seleccionar de cual instrumento vamos a extraer la información, puede ser de una
orden de compras o una recepción, al seleccionar una la otra queda desactivada.

35
Luego debemos presionar la pestaña “detalle”, donde debemos seleccionar las líneas de productos
que se facturaron.

36
Ahora pasamos a la pestaña “total”, para ver el monto final de la factura y si su pago es a crédito
debemos pasar a la pestaña “Condición de pago” para poder grabar.

37
Nuevo Movimiento de Compra
Esta funcionalidad la utilizamos cuando ingresamos una Factura directa, es decir no viene de un
ciclo, al presionar el botón nuevo, debemos seleccionar “Nuevo movimiento de Compra”, aquí
debemos ingresar todos los datos desde datos del proveedor y artículos.
Figura 28: Nuevo Movimiento de Compra

38

39
En detalle tenemos lo siguiente:
Figura 29: Cómo se observa
Si desea ingresar una factura con productos debe habilitar la opción “Asocia artículos a la factura”,
así aparece líneas de detalla para productos.
Figura 30: Asociación de artículos a la factura
Detalle de Gastos
Detalle de artículos

40
Al seleccionar un gasto, este siempre le pide el centro de negocio.
Figura 31: Selección de gasto
Si activamos asocia artículos, podemos ingresar artículos o ambos.
Figura 32: Ingreso de artículo o ambos

41
Ahora pasamos a la pestaña “Total” para conocer el monto final de la factura, recuerde que debe
grabar en “Total” siempre y cuando el pago es al contado, si es a crédito debemos pasar a la
pestaña “Condición de Pago” y grabar ahí.
Figura 33: Pestaña Total

42
Aprobar Facturas
Una vez ingresadas las facturas en ambas condiciones se deben dar la aprobación para ser
ingresadas en el libro de compras, para lo cual debes filtrar según la fecha, luego seleccionar todas
las facturas y presionar el botón “Aprobar”.
Figura 34: Aprobar facturas

43
Informes libro de compra
Compras > Libro de compras > informes
Esta funcionalidad muestra todos los informes asociados a los documentos de compra, Estos
informes entregan toda la información de análisis de los documentos de compra ingresados y
aprobados en el sistema.
Figura 35: Informes de libro de compras
A continuación se detallan:

44
Cuentas por pagar
Figura 36: Cuentas por pagar

45
Este informe tiene como objetivo entregar información, en línea, respecto a los compromisos
otorgados con los proveedores.
El sistema ofrece las siguientes opciones de emisión:
• Fichas: permite definir si se verá el informe para todas las fichas o para algunas en
particular.
• Cuentas contables: permite filtrar la información del informe por rango de cuentas
contables
• Documentos: permite filtrar la emisión del informe por un tipo de documento en particular,
para ver el detalle de esa información.
• Fecha de vencimiento: permite definir 3 tipos de emisiones para las fechas de vencimiento
del informe:
o Rango: permite ubicar documentos cuya fecha de vencimiento se encuentre entre

el rango de fechas señalado (Desde - Hasta).
o Documentos por Vencer: permite mostrar los documentos que se encuentran por
vencer a partir de la fecha indicada por el usuario comoDesde.
o Documentos Vencidos: permite mostrar los documentos que se encuentran

vencidos hasta una fecha indicada por el usuario comoHasta.
• Nivel de detalle: permite definir la presentación del informe y verificar si se mostrarán las
cuentas sin movimiento.
• Moneda: permite definir la moneda de emisión del informe, como Local o bien Extranjera,
que corresponde a la moneda secundaria definida en la configuración de contabilidad.
• Ordenamiento: permite definir el ordenamiento del informe, según el nombre del

proveedor o según el código del proveedor.
Además, existen opciones anexas a la emisión del informe como que información mostrar
de acuerdo con los siguientes criterios:

46
• Tipo de Documento y número de documento.
• Fecha de vencimiento, tipo de documento y número de documento.
Análisis de Proveedor
Figura 37: Análisis de proveedor

47
Este informe muestra la información de las fichas definidas como proveedores, respecto de los
movimientos de la cuenta corriente de cada proveedor. Este informe es comparado con el Balance
General, ya que tiene toda la información de la cuenta corriente del proveedor.
• Fichas: permite mostrar en el informe una ficha en particular o todas las fichas.
• Ordenamiento: permite definir el ordenamiento del informe. Las opciones son por nombre
o código de proveedor.
• Rango de cuentas: permite filtrar la información del informe por rango de cuentas
contables.
• Centro de negocio: permite agregar a la emisión del informe, el filtro por centro de
negocio, siempre y cuando la cuenta posea ese análisis.
• Clasificadores: permite agregar a la emisión el filtro de clasificador, los cuales pueden ser
hasta dos, siempre y cuando la cuenta posea ese análisis.

48
• Rango de documentos: permite filtrar la emisión del informe por un tipo de documento en
particular, para ver el detalle de esa información.
• Fecha: esta es la fecha de control del informe, es decir, la fecha que delimita la información
de emisión del informe. Además, es posible definir si se muestran los documentos sin saldar
o bien todos los documentos.
• Nivel de presentación: se define la presentación del informe, la cual puede ser resumida,
resumida extendida o detallada. Y es posible definir si se muestra la fecha de vencimiento
del documento.
Estado Proveedor
Figura 38: Estado proveedor
Este informe muestra la información de las fichas definidas como proveedor. Este informe muestra
las contabilizaciones por concepto de facturas de compras y sus respectivos pagos.

49
• Estado de proveedores: Permite definir si la emisión del informe será para un proveedor en
particular, una selección de proveedores o bien para todos.
• Ordenamiento: permite determinar el orden de la emisión del informe. Este puede ser por
código o por nombre de proveedor
• Documentos: permite definir en la emisión del informe si será para todos los tipos de
documentos que existen o bien para uno en particular.
• Rango de documentos: tiene relación con la opción anterior y se utiliza para identificar a un
número de documento en particular.
• Nivel de detalle: permite definir la presentación del informe, para ver si será resumida o
detallada, con los datos de cada proveedor y cada documento que tiene asociado el
proveedor.

50
Libro de Compras
Figura 39: Libro de Compras

51
Importante
Nombre y código de tipos de documentos: Se debe seleccionar “Según

configuración de tipos de documentos”, para que salgan los registros.
En la emisión del libro de compras, se encuentra el formato legal de presentación del libro de
compras, el cual ha sido configurado en el sistema previamente en la configuración (Ver
Construcción y definición de reportes).
• Locales: esta opción permite realizar la emisión para todos los locales, como consolidado o
bien elegir la emisión del libro para un local en particular.
• Documentos: permite emitir el libro con todos los documentos de compra que fueron
ingresados al sistema, o bien con un documento de compra en particular.
• Moneda: permite definir la moneda de emisión del informe, para lo cual es necesario tener
habilitada la opción de moneda secundaria en la configuración de la contabilidad.
• Período: Corresponde al período para el cual se está emitiendo el informe.
• Ordenamiento: determina el tipo de ordenamiento de los datos este puede ser: por folio,
fecha o por número interno.
• Impresión: permite definir la impresión de informe. Las opciones son preimpresas o papel
normal.
• Nivel presentación: permite definir si la presentación es resumida o detallada.
• Nombres y cod. Tipos de documentos: permite definir la presentación del informe, es decir,
si será emitido según los códigos de documentos del sistema (para presentación interna) o

52
bien según los códigos determinados e informados por el Servicio de Impuestos Internos
(presentación legal vigente).
En el caso de ser un cliente electrónico, y que cuyos documentos electrónicos son emitidos a través
del sistema Defontana, existe la opción de emitir el libro en archivo XML para poder enviar los datos
electrónicamente al SII. Para este caso es necesario ir a la emisión del informe Libro de Compras y
presionar el botón Generar libro XML

53
3.5 Parte de entradas
Cuando se ingresan facturas directas, se debe considerara que los productos que acompañan estos
productos deben ser ingresados al inventario de la empresa, para lo cual se debe crear un parte de
entrada.
Listado de documentos
Inventario > Listado de documentos
Esta funcionalidad muestra todos los documentos que se han ingresado en forma manual o
automática cada vez que existe un movimiento de inventario, cada vez que se realiza una recepción
de producto, el software crea un documento llamado “Parte de entrada” el cual es el registro de
que el producto llego a la empresa, pero también se debe crear este documento cuando el
producto llego directo con la factura de compra.
Para crear este documento se debe seguir los siguientes plazos:
1. Se debe presionar el botón nuevo
Figura 40: Paso 1 para listado de documentos

54
2. Luego aparece la estructura del documento
Figura 41: Paso 2 para listado de documentos
Fuente Defontana, 2020
3. Se define el documento PARTE DE ENTRADA, la FECHA DE INGRESO, MOTIVO DE COMPRA,

BODEGA DE DESTINO.
Figura 42: Paso 3 para listado de documento

55
4. Se ingresa el proveedor al cual se adquirió los productos
5. Luego se ingresan los productos

56
6. Para almacenar el ingreso solo debe presionar el botón GUARDAR, que se encuentra en la
parte superior.
7. El sistema pide el análisis de la factura por recibir, solo se debe pretinar GUARDAR.

57
8. En la parte inferior de la pantalla el sistema entrega el mensaje que el documento fue

generado.

58
Conclusión
Hemos vistos que los ciclos se refieren al ingreso de una serie de documentos
los cuales tan avanzado por una serie de procesos dentro de la empresa, pero
debeos recordar lo importante y lo delicado del ingreso de datos, ya que usa
información relevante.

59
Bibliografía
Defontana. (2019). Ciclo de Compra. 08/08/2018, de Defontana Sitio web:

https://defontana.atlassian.net/wiki/spaces/CDAV2/overview

60

Taller de Softwaree Administrativo U3 Manual de Contenido

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Taller de Softwaree Administrativo U3 Manual de Contenido

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual del Estudiante

Introducción a la unidad 3 ........................................................................................................................... 3

3. Ciclo de Compras ..................................................................................................................................... 4

3.1 Configuración del Ciclo de Compras ....................................................................................................... 4

3.2 Orden de compra ................................................................................................................................... 6

3.3 Recepción de artículos ......................................................................................................................... 24

3.4 Libro de compas ................................................................................................................................... 31

3.5 Parte de entradas................................................................................................................................. 53

Escuela de Comercio de Santiago

Escuela de Comercio de Santiago

Figura 1: Configuración del Ciclo de Compras

Fuente: Defontana, 2020

Aquí buscaremos la RECEPCIÓN DE INVENTARIO y verificaremos que estén los siguientes

Figura 2: Recepción de inventario

Fuente: Defontana, 2020

Escuela de Comercio de Santiago

Figura 3: Devolución de inventario

Fuente: Defontana, 2020

Para finalizar solo debemos presionar GUARDAR

Fuente: Defontana, 2020

Escuela de Comercio de Santiago

3.2 Orden de compra

Movimientos por emitir

Compras > Orden de compra > Movimientos por emitir

Figura 5: Movimientos por emitir

Fuente: Defontana, 2019

Escuela de Comercio de Santiago

• Aprobación comercial: Permite seleccionar una orden de compra pendiente de aprobación

• Rechazo comercial: Permite seleccionar una orden de compra pendiente de aprobación y

• Rechazo financiero: En caso de que se encuentre habilitada la aprobación financiera, será

Escuela de Comercio de Santiago

Permite ingresar el proveedor de la orden de compra y el sistema automáticamente rescata los

Escuela de Comercio de Santiago

Figura 6: Ingreso de orden de compras

Fuente: Defontana, 2019

Escuela de Comercio de Santiago

Figura 7: Carpeta detalle

Fuente: Defontana, 2019

Escuela de Comercio de Santiago

Figura 8: Pestañas de Carpeta detalle

3. Al presionar este botón se abre una

1. Se selecciona el código del producto y

2. Si necesita más líneas se presiona el

Fuente: Defontana, 2019

• Cantidad: permite ingresar la cantidad de artículos o de insumos y gastos en la orden de

• Moneda: el sistema muestra automáticamente el campo moneda de referencia que se

• Cambio: el sistema muestra automáticamente la tasa de referencia que se ingresó en la

Escuela de Comercio de Santiago

• Total $: muestra el resultado de la multiplicación de la cantidad por el precio unitario con

Figura 9: Carpeta totales

Fuente: Defontana, 2019

Escuela de Comercio de Santiago

Antes de grabar es necesario pasar a la cuarta carpeta.

Carpeta Condición de Pago

Figura 10: Condición de pago

Fuente: Defontana, 2019

Escuela de Comercio de Santiago

Para el ingreso de descuento debe considerar que debe colocar le símbolo

Figura 11: Ejemplo

Fuente: Defontana, 2019

Escuela de Comercio de Santiago

Dependiendo la configuración del software, esto es opcional, ya que, al guardar la orden de