DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMÁTICOS

ESCUELA SUPERIOR DE TECNOLOGÍA Y CIENCIAS EXPERIMENTALES

Relaciones Laborales
Primer Curso

RC98. Informática básica

para Relaciones Laborales
Curso 2006/2007

Word

Práctica 4. Formato de documento.

Apuntes obtenidos de la A25

Word Universitat Jaume I

TABLA DE CONTENIDOS.

4.1 Objetivos de esta práctica ................................................................................................. 3

4.2 Atributos de los documentos............................................................................................. 3
4.2.1 Márgenes ........................................................................................................................ 4
4.2.2 Márgenes simétricos....................................................................................................... 4
4.2.3 Márgenes de encuadernación ......................................................................................... 4
4.2.4 Encabezados y pies de página par/impar .......................................................................... 5
4.3 Notas al pie de página y final de documento .................................................................... 5
4.3.1 Notas al pie..................................................................................................................... 7
4.3.2 Notas al final .................................................................................................................. 7
4.4 Ejercicios .......................................................................................................................... 7

Práctica 4. Formato de documento. Página 2

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Práctica 4. Formato de documento

4.1 Objetivos de esta práctica.

• Saber establecer los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de un documento.
• Saber establecer un margen de encuadernación.
• Ser capaz de establecer diferentes encabezados y pies de página en páginas pares e impares y
en la primera página del documento.
• Ser capaz de introducir notas al pie de página y al final del documento

4.2 Atributos de los documentos

El documento es la entidad mayor a la que Word permite dar formato. Un documento se
compone de secciones, que a la vez están formadas por párrafos y éstos por caracteres. Como en
los capítulos anteriores, veremos qué atributos son aplicables al documento. Finalmente
estudiaremos además cómo maneja Word las notas al pie de página.
Las características que podemos asignar a un documento están relacionadas con los márgenes de
impresión de texto dentro de la página y con la posición de elementos especiales como las notas
al pie de página. Estas características se aplicarán a todas y cada una de las páginas del
documento, con el número de secciones que pueda tener.
Para modificar los atributos de un documento seleccionamos la opción Configurar página... del
menú Archivo. Word nos mostrará un cuadro de diálogo como el de la figura 4.1, en el que se
diferencia mediante pestañas los atributos que describiremos con más detalle seguidamente.

Figura 4.1. Cuadro de diálogo de Diseño del Documento

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4.2.1 Márgenes
Los márgenes especifican la cantidad de espacio existente entre los bordes del papel y el área de
texto de un documento. En las cajas Superior:, Inferior:, Izquierdo: y Derecho: indicaremos la
distancia del borde respectivo a la zona de texto. Word por defecto nos propone 3 cm. para los
márgenes superior e inferior y 2,5 cm. para izquierdo y derecho.
Los encabezados y pies de página se escriben dentro de los márgenes superior e inferior. Si no
caben, Word aumentará los márgenes automáticamente.
Así mismo indicamos la situación de los encabezados y pies de página en la misma pestaña,
siendo de 1,25 cm. el valor predeterminado respecto del extremo de los márgenes.

4.2.2 Márgenes simétricos

Si vamos a imprimir nuestro documento en ambos lados del papel, para posteriormente
encuadernarlo, puede interesar dejar un margen adicional en los márgenes interiores o
simplemente hacer que los márgenes que van a quedar en la parte interior de las páginas sean
diferentes de las exteriores. Para ello activamos la opción márgenes simétricos.
Word sustituirá los cuadros Izquierdo: y Derecho: por Interior: y Exterior: respectivamente.
El margen interior es el margen izquierdo de las páginas impares (las de la derecha) y el derecho
el de las páginas pares (las de la izquierda). Al imprimir y encuadernar las páginas, los márgenes
de las páginas pares serán como un reflejo de los márgenes de las páginas impares (ver Figura
4.2).

Figura 4.2. Cuadro de diálogo activando Márgenes simétricos

4.2.3 Márgenes de encuadernación

Podemos dejar un espacio adicional como margen de encuadernación de los documentos que
imprimamos en ambas caras del papel. Este espacio se sumará al margen especificado como
margen izquierdo o, si los márgenes simétricos están activos, al margen interno. Indicaremos
este espacio en la caja Encuadernación:. En el modo de Presentación Preliminar dicho
espacio aparece sombreado (ver Figura 4.2).

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4.2.4 Encabezados y pies de página par/impar

En los documentos que se imprimen en ambos lados del papel para su posterior encuadernación
es muchas veces interesante diferenciar los encabezados y pies de página de las páginas pares y
los de las páginas impares. Combinado con el uso de secciones, nos permite por ejemplo
imprimir el número de página como encabezado alineado a la izquierda en las páginas pares y a
la derecha en las impares, como es el caso de los libros habitualmente.
Para conseguir dicho efecto seleccionamos la ficha Diseño de página en la que activamos la
opción: Pares e Impares diferentes en Encabezados y pies de página. Del mismo modo
podemos activar la opción de Primera página diferente aplicable a documentos o secciones.

Figura 4.3. Opciones de Diseño de página

4.3 Notas al pie de página y final de documento

Un documento puede requerir la inclusión de notas al pie, en la que se definan o clarifiquen
algunos de los términos utilizados en el texto. Una nota al pie está formada de dos partes: una
marca de referencia que se sitúa al lado del texto a clarificar y la nota al pie propiamente dicha,
que se sitúa al final de la página, sección o documento. La marca de referencia puede ser un
número o cualquier otro carácter, como un asterisco.

La introducción de notas al pie es un proceso completamente automático. Para introducir una de

ellas situamos el cursor en la posición en la que se desea incluir la marca de referencia, y a
continuación seleccionamos la opción Nota al Pie... del menú Insertar. Word nos muestra un
cuadro de diálogo como el de la Figura 4.4.

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Figura 4.4. Cuadro de diálogo de Notas al pie y al final.

En este cuadro podemos elegir la marca de referencia utilizada, introduciendo cualquier símbolo
en el cuadro Símbolo, o bien dejar que Word numere automáticamente las marcas, activando la
opción Autonumeración. Word enumera las notas al pie, y mantiene una numeración
consecutiva aún cuando se incluyan nuevas notas al pie, o se eliminen algunas de las ya
insertadas. Es decir, si insertamos una nueva nota al pie entre las notas 1 y 2, la nueva nota, al
estar detrás de la 1 llevará como número el 2 y la nota numerada como 2 cambiará a 3. Esta
numeración no tiene en cuenta las notas al pie con una marca de referencia diferente.
Una vez seleccionado el tipo de marca de referencia en el cuadro de la Figura 4.4 y después de
hacer clic sobre el botón Aceptar, el punto de inserción irá a una zona en la que se debe escribir
el texto de la nota al pie propiamente dicha. Word usa para dicho texto el modelo texto de la
nota al pie. La forma de visualizar las notas al pie depende del modo de visualización del
documento que estemos usando, es decir, la visualización Normal o la visualización como
Diseño de página.
Word nos permite especificar varias características referentes a las notas al pie que se aplicarán
en todo el documento. Para ello seleccionaremos la opción Nota al pie... del menú Insertar y
activaremos el botón de opciones. Lo más interesante es poder indicar en qué zona del
documento aparecerán las notas al pie. Las opciones disponibles están en dos pestañas(Figura
4.5):

Figura 4.5. Cuadro de Dialogo de Opciones

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4.3.1 Notas al pie

Las notas al pie se sitúan al final de la página o texto en que se han insertado seleccionando
Colocar en si optamos por uno u otro caso. Eligiendo en la misma pestaña el formato de número,
el número en cual empezamos y si numeramos de modo continuo, por sección o por página.

4.3.2 Notas al final

Las notas al pie se sitúan al final del documento o sección seleccionando Colocar en .
Escogemos a su vez, el formato del número, y si la numeración será continua o empieza en cada
sección, indicando en su caso en el número en el cual empieza.

4.4 Ejercicio
Aplicaremos en este ejercicio las opciones referentes al documento que hemos visto o que se han
descrito: márgenes, páginas simétricas, encabezados y pies de página, numeración, etc.
Es conveniente realizar el ejercicio y probar las opciones que se presentan en los cuadros de
diálogo; observando sus efectos en la Presentación preliminar del documento.
El ejercicio lo realizaremos tomando el docum31 y realizando las siguientes acciones:
- numeraremos las páginas con romanos.
- numeraremos las líneas de cinco en cinco
- definiremos un margen superior 4 cm., inferior de 2 cm., izquierdo y derecho de 5 cm.
- colocaremos un encabezado en todas las páginas como por ejemplo: Práctica 4
- en cada página situaremos una nota de pie referida al primer párrafo explicando de forma
escueta el contenido de dicho párrafo

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