UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA MATANZA

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICAS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CLASE VIII

1° CUATRIMESTRE

- 2020 -
 Universidad Nacional de La Matanza
Departamento de Ciencias Económicas
Procedimientos Administrativos

METODOLOGÍA DE ANÁLISIS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Etapas del análisis de sistema

1.- Relevamiento Objetivo básico: recoger la información necesaria de:

1) Particularidades actuales del trabajo administrativo.-

2) Componentes de la organización: forma en que se dividieron las tareas.-
3) Problemas que se presentan en la forma actual de ejecución.-
4) Razones que justifican llevar adelante la labor de análisis.- Expectativas a nivel
Recolección
INTERNA de gerencial y de supervisión respecto del desarrollo del programa (de análisis).
datos
5) Opiniones de entrevistados de posibles soluciones alternativas.
6) Conocer otras formas en que se ejecutaron los trabajos. Motivos de su
discontinuación.-
7) Estado de definición, asignación y supervisión de funciones. Tanto formal como
informalmente implementadas.
8) Disponibilidad en el mercado de estudios de empresas similares que pueden
Recolección
EXTERNA de aplicarse al programa de análisis a desarrollar.
datos
9) Empleo de tecnología específica que puede ser adquirida y aplicada a la empresa bajo
estudio.-

El relevamiento no sólo implica recoger información:

los datos colectados deben ser adecuadamente sistematizados

para que permita medir su fiabilidad.-

1) Recolección INTERNA de datos - Técnicas:

Encuestas: Mediante el diseño de cuestionarios específicos .

Niveles gerenciales. - Ser concretas

3 tipos de formularios Supervisores. - No muy extensas
Personal de línea. - De fácil respuesta
- Con instrucciones para
su llenado.-

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1. Tareas que cumple el encuestado.-

2. Frecuencia de ejecución y cantidad de unidades
procesadas por unidad de frecuencia (día, semana,
etc.)
3. Documentación que genera.-
4. Registros que opera.-
5. Archivos que mantiene o a que accede.-
Encuestas: 6. Posición jerárquica que ocupa. De quién depende
7. Detalle de subordinados a su cargo.-
se pretende identificar
1 a 5 inclusive, se dividen en operados por el encuestado o por
personas bajo su supervisión directa.-

.. dirigidas a supervisores y gerentes: documentación

---no se piden detalles sobre archivos
registros
---se pide -problemas concretos existentes, en opinión del encuestado
-posibilidad de solucionarles con el programa emprendido
- sugerencias específicas para superar problemas mencionados

-Diferente nivel de preparación de encuestados

(respuestas poco uniformes como p/ base de la realidad)
ENCUESTAS
Valor relativo -Grado de atención variable de encuestados
(algunos no la consideran como una obligación)
(como elemento
recolector de datos)
-Reticencia a informar x escrito a desconocidos
(no están seguros del uso futuro por lo expresado)

Pero sirven para:

1. Programar cadena de entrevistas teniendo en cuenta:

personas que forman parte de la org., sus tareas y relaciones jerárquicas

2. Preparar guía desarrollo de entrevistas:

tomando funciones, tareas y personas que surgen de las encuestas.

3. Concurrir a entrevistas con un conocimiento base:

si bien es fragmentario y poco seguro, sirve para formular preguntas sin
un desconocimiento total.-

En síntesis, son cuestionarios dirigidos a componentes de la

organización que brindan un panorama primario, y su
utilidad se manifiesta como antecedente para el desarrollo de
entrevistas y observación directa.

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-Medio más idóneo para la recolección interna de datos.

-Intercambio directo de info. entre analista y miembro de
la organización, de acuerdo con un plan de trabajo
Entrevistas: elaborado previamente y con una activa conducción de la
reunión.-

Es una transmisión dual de datos, donde el analista informa:

- su función de asesor y su utilidad como tal.-

- las limitaciones de su trabajo sin el apoyo de los hombres de línea.-
- eliminar incertidumbres del alcance de su trabajo, sumar adhesiones y/o neutralizar
recelos.
- transmitir ideas o posibilidades: observar respuestas del entrevistado.

Detección de problemas.-
Opinión del entrevist. s/ situación
actual y de alternativas informalte.
-A nivel gerencial o planteadas.-
de supervisión Expectativas frente al trabajo.
En niveles + altos, clara idea res-
pecto de objetivos, posibilidades y
2 tipos de limitaciones del programa.
ENTREVISTAS
Se debe excluir las consideraciones s/ detalles de procedimiento
(los gtes. y supervis. hablarán de cómo deberían ser y no de la rea
lidad de cómo son efectivamente los trabajos.-)

-A nivel de personal Operativo.-

de línea

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1. Planificarlas en forma orgánica previendo un

determinado encadenamiento.
2 alternativas de encadenamiento, siguiendo:
 Estructura de la organización.
 Fluir del sistema bajo análisis.
Se recomienda en gral. la 2da. alternat. porque permite el avance progre-
sivo del trabajo y el control mutuo entre los datos recogidos, sin tener
que completar la totalidad de las entrevistas.
2. Concurrir con una guía de temas a considerar.
Entrevistas 3. Conducir la entrevista . Evitar temas no pertinentes
4. Tener conocimiento previo de la org. y los sist. p/ comprender
EFICIENTES el idioma particular de la empresa. Evitar preguntas que
premisas: parecen obvias
5. En lugares privados. No sean de duración excesiva.-
6. Concertarse de conformidad con el entrevistado. No
interrumpir su trabajo.
7. Demostrar interés tomando notas sobre el contenido de las
respuestas: en forma abierta y dejando que el entrevistado
pueda repasar lo escrito.
8. No debe remitirse únicamente a obtener info. Debe tratar de
interesarlo en el proyecto y motivarlo para que colabore en él.
9. No debe pensarse que el proceso se agota en una sola sesión.
El proceso es iterativo: requiere retornar s/ los datos
recogidos para confirmarlos, completarlos, modificarlos y/o
testear ideas, proyectos o alternativas de solución que se
generan y que es conveniente confirmar con todos o algunos de
los entrevistados.-

Observación directa: A través de la visualización el analista toma

conocimiento de temas como:

1. Disposición física del personal y elementos de trabajo.-

2. Circulación de personas e información.-
3. Características de interacción con el público.-
4. Funcionamiento de equipos.-
5. Estructura y ordenamiento de archivos.-
6. Antecedentes en la línea de trabajo respecto del ordenamiento del
trabajo (manuales, etc.)
7. Formularios, documentación, registros, etc.-

 Se ejecuta de común acuerdo c/gerentes y supervisores.

 Sin participación activa como en entrevistas o encuestas
 Es un medio complementario de los anteriores.-

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Resulta importante para:

 Estudio de layout de oficinas (disposición física de personas y
equipos)
 Procesos de atención al público.
 Estudios de carga de trabajo sectorial.

2) Recolección EXTERNA de datos:

Involucra la búsqueda de antecedentes relacionados con el estudio que se está

desarrollando, que pueden hallarse disponibles en el mercado, fuera del ámbito de la
empresa misma.-

3 FUENTES

1. Bibliografía técnica: defecto de ser muy general, aporta ideas y diseños

aplicables a casos específicos.-

2. Carpetas de análisis y documentación de aplicaciones en empresas o

de sistemas similares. Archivo técnico de estudios profesionales.
Importante: experiencia de problemas en la puesta en marcha.-

3. Adquirir proyectos modulares, ya debidamente estudiados, e inclusive

implementados. Esta compra de tecnología requiere adecuar a las
particularidades del medio los lineamientos generales del sistema adquirido.
En sistemas computarizados, por tiempo y costo, recurrir a tecnología disponible antes
que el “trabajo a medida”.-

La importancia de la recolección externa de datos frente a la interna llega ha

ser igualmente importantes. Si es importante conocer las particularidades de la
empresa, también lo es, y quizás en mayor grado, conocer los sistemas experimentados,
que ya no son problemas a resolver sino soluciones concretas a aplicar.-

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3) Sistematización de la Información:

DATOS de la INFORMACIÓN COCLUSIONES PROGRAMA

del DE
REALIDAD FIDEDIGNA Relevamiento ANÁLISIS

1.- ERROR: desconocimiento del que informa,

mala captación del que recibe.

2.- OMISIÓN: surge por la no pregunta, por el no

Datos no confiables suministro de la info. en forma voluntaria.

3.-DEFORMACION INTENCIONADA: obtención de datos

falsos: el que suministra información encubre
una situación irregular.-

Para poder testear los datos captados se recomienda:

1. Cruzar los datos : mediante entrevistas a personas que están en la misma

cadena de cada trámite.-

2. Ordenar la información sistemáticamente : controlar la continuidad de las

operaciones y la concordancia de datos colectados.-

3. Desarrollar el proceso de sistematización contemplando:

3.a.- una etapa de ordenamiento primario
3.b.- una siguiente de nueva recolección; y
3.c.- una última de formulación del esquema final.-

4. Desarrollar el proceso de sistematización en forma iterativa:

No esperar recolectar la totalidad de la info. para luego ordenarla. A medida que
se va avanzando en el relevamiento ir planteando los diagramas de proceso

5. Volcar resultados de relevamientos en papeles de trabajo:

Que resulten claros y guarden un ordenamiento que posibilite en todo momento
su consulta