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Introduccin.

Entendindose el objetivo de lo auditora operacio-


nes! y poseyendo la capacidad profesional adecuada, lo
nico necesario para ejercerla. Independientemente de
cualquier posible metodologa, es la actitud mental de
bsqueda constante de oportunidades para aumentar efi-
ciencia en los controles operactonales y en la realizacin
misma de las operaciones.
No obstante, el poseer una metodologa claramen-
te definida que permita sistematizar todos y cada uno de
los pasos de la revisin, coadyuva a la formulacin de
conclusiones valederas, en el menor tiempo posible. El
mtodo por si mismo no garantiza una eficiente auditora
operacional, pero apunta la veracidad del diagnstico. A
la metodologa general de la Auditora Operacional se
refiere este Boletn.
Propsito.
El propsito de este Boletn es exponer conceptos
generales sobre la actuacin del auditor operacional, su
mbito de trabajo la metodologa que debe emplearse en
el desarrollo de una auditora operacional. En otros boleti-
nes que traten de operaciones especficas (compras, ven-
tas etc.), se discutirn procedimientos de examen aplica-
bles a casos concretos.
Con objeto de lograr este propsito, el Boletn se
ha dividido en las siguientes secciones:
Directrices de Actuacin
Operaciones
Metodologa
Informe
En la primera de estas secciones se hace referen-
cia a los aspectos de actuacin profesional que debe
tomar en cuenta el contador pblico, al llevar a cabo una
Auditora Operacional. En la segunda se define y se comen-
ta el concepto de operacin y se dan ejemplos de las
mismas. En la tercera se exponen las herramientas de
trabajo con que se cuenta para el desarrollo del examen,
y en la ltima se indica cmo debe informarse de los
resultados obtenidos en la auditora.

Directrices de actuacin.

La auditora operacional no es privativa del conta-


dor pblico, ni tiene que ser desarrollada por un profesional
independiente. Sin embargo el concepto de mantener una
actitud objetiva es vlido. Esto evitar influencias o presio-
nes por parte de las personas a quien se va a informar o de
las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto
del examen. En este sentido la tradicional independencia
del contador pblico, como auditor o consultor externo,
aunque no es un requisito, si resulta conveniente.

El contador pblico, antes de aceptar su designa-


cin como auditor operacional, debe precisar si tiene los
conocimientos y la experiencia que requiere el caso parti-
cular. Cabe destacar que por la naturaleza de la auditora
operacional, el contador, en ocasiones, trabaja en coordi-
nacin con especialistas de otras disciplinas; en estos ca-
sos, podr tomar como suya la labor realizada por otros
profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente
cuando tenga la capacidad de supervisarla. Adems, de-
ber indicar claramente en su informe, que se ha apoyado
en el trabajo de otros profesionales.

Por todo lo anterior, debe insisirse en la necesidad


de una actitud mental, conocimiento y experiencia ade-
cuadas por parte del contador pblico a fin de que est
en posibilidades de llevar a cabo auditoras operaciona-
les.
Al igual que en cualquier otro trabajo profesional,
cuando se delega parte de su ejecucin a colaboradores,
el contador pblico tiene ta obligacin de cerciorarse de
su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecua-
da supervisin de sus labores.

Por ltimo, es necesario indicar que el contador


pblico deber obtener evidencia suficiente que respalde
las opiniones o sugerencias que contenga su informe; di- 10
cha evidencia debe quedar debidamente documentada
en los papeles de trabajo del auditor operacional.
Operaciones.

En auditora operacional se define a una operacin


como al conjunto de actividades orientadas al logro de un 11
fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como
vender, comprar, producir, etc.
En el enfoque de trabajo de la auditora operacio-
nal, las operaciones que realiza una empresa deben con-
siderarse de manera integral, independientemente de que 12
en la mayora de los casos la ejecucin de una operacin
en particular est asignada a varios departamentos, ofici-
nas, secciones o dependencias.
As, la operacin de ventas, por ejemplo, ser es-
tudiada en todas sus etapas, ya sea que se desarrollen en 13
el propio departamento o rea de ventas, o en otros de-
partamentos, como pueden ser contabilidad, crdito y
cobranzas, produccin, embarques, etc.
Aunque el enfoque descrito establece el estudio
de las operaciones directamente y no del personal que las 14
realiza, la investigacin deber determinar si el personal
encargado de la operacin tiene capacidad para ejecu-
tarla.
Para contar con un marco de referencia ms espe-
cfico de la aplicacin de la auditora operacional, se
utilizarn las operaciones de una empresa de carcter 15
industrial y sus suboperaciones ms sobresalientes como
gua para emitir Boletines especficos.
Convencionalmente se usar la siguiente clasifica- 16
cin:

25
Operaciones generales Operaciones especficas

- Investigacin de Mercado
Comercializacin: - Ventas
- Publicidad
- Distribucin

Compras: - Comprad

- Programacin y control de
la produccin
Produccin: - Administracin de
Inventarios
- Mantenimiento
- Almacenaje

- Reclutamiento y Seleccin
Administracin de - Capacitacin y Desarrollo
Recursos Humanos: - Administracin de Sueldos
y Salarios

- Administracin del efectivo


- Admiinistracin de
Inversiones de Capital
Finanzas: Otorgamiento de Crdito
Cobranzas
Obtencin de
Financiamiento

Organizacin y mtodos
Sistemas: Procesamiento electrnico
de Informacin

Metodologa de la auditora
operacional.

La metodologa que se comenta en este Boletn


que se simplifica en tres pasos fundamentales: familiariza-
cin, investigacin y anlisis, y diagnstico, tiene un carc-
ter genrico y deber adecuarse a las situaciones espec-
ficas que se encuentren en el desarrollo de la revisin.

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I. Familiarizacin

El auditor debe familiarizarse con la operacin u


operaciones que revisar dentro del contexto de la Empre- 18
sa que est auditando a travs del estudio de:

(1) Los problemas especales inherentes al ramo de la


actividad econmica en que se desenvuelve la Empre- 19
sa y que inciden en la administracin de la operacin
que se revisa.
(2) La infraestructura especfica establecida para hacer
frente a la administracin de la operacin (planeacin, 20
organizacin, direccin y control), y

(3) Los antecedentes respecto de deficiencias detecta-


das a travs de cartas de sugerencias u otros informes 21
emitidos en el pasado por auditores internos, externos
o consultores.

En seguida se incluyen algunos lineamientos que


permitirn al auditor sistematizar sus esfuerzos para familia- 22
rizarse con la Empresa en general y con la operacin que
se revisar en lo particular:

Aj ESTUDIO AMBIENTAL

En esta primera fase puede llegarse a obtener


informacin orientadora de gran vala que permita al audi-
tor diagnosticar las reas crticas. El grado de profundidad
en esta Investigacin inicial ser definido por el criterio del
auditor. Los principales aspectos a investigar sern los si-
guientes:

a) La importancia que para la Empresa representa la


operacin que s'audita, medida de acuerdo a las
repercusiones financieras que tendra si se mejorara su
eficiencia;

b) indicadores tales como rotaciones, razones financie-


ras, etc.;

27
c) estructura de la organizacin y polticas aplicables a ^
la operacin que se revisa;

dj reglamentacin federal, estatal, y municipal que ri-


gen las prcticas de manejo de la operacin;
e) informacin de la forma como Ja competencia
resuelve los problemas de una operacin similar.

B) ESTUDIO DE LA GESTIN
ADMINISTRATIVA

Respecto a la gestin administrativa de la empresa


(planeacin, organizacin, direccin y control), el auditor
deber estudiar su instrumentacin prctica a fin de cono- 24
cer, en trminos generales sus caractersticas y posibles
deficiencias. La evaluacin de esta instrumentacin se
har en detalle en una fase posterior por lo que en este
proceso de familiarzacin al auditor nicamente le interesa
conocer las caractersticas esenciales de la misma.
Cj V7S/L4 A LAS INSTALACIONES

Tiene por objeto observar directamente cmo se


efectan las operaciones e identificar sntomas de proble-
mas.
Durante el proceso de familiarizacin es lgico que
el auditor entre en contacto con los diversos funcionarios y
empleados que manejan directamente la operacin y que,
mediante entrevistas informales conozca de ellos tanto
caractersticas especficas como problemas de la opera-
cin misma.
Una vez realizado el proceso de familiarizacin, el
auditor operaCional estar en posibilidad de: dando orden
a sus ideas y como fundamento en los hechos que haya
observado, estructurar un programa de trabajo lo suficien-
temente detallado para entrar a la siguiente fase de la
metodologa, de una manera ordenada, estando as en
posibilidad de delegar parte de las investigaciones y de
supervisar su realizacin. El uso de programas estndar se
considera aceptable en la medida en que se haga la ade-
r
cuacin pertinente al caso especfico que se investiga.

II. Investigacin y anlisis.

El objetivo de esta segunda fase de la metodologa


es analizar la Informacin y examinar la documentacin 28
relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la ope-
racin en cuestin.

En esta fase, en la que se realizan pruebas de


detalle de muy diversa ndole, utilizando especialmente 29
pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de
muestreo estadstico.

La utilizacin de estadsticas resulta particularmen-


te efectiva en esta fase y al respecto es recomendable que 30
aqullas sean verificadas antes de ser utilizadas.

En el caso de que la empresa carezca de informa-


cin respecto de la competencia o de las estadsticas 31
necesarias para evaluar la operacin el auditor deber
efectuar los estudios e investigaciones necesarios para
obtener elementos de juicio suficientes.

El tipo de investigaciones o estudios que se desa-


rrollen para lograr dicha informacin puede revestir una
gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas
formales, revisin de expedientes, revisin de documenta- 32
clon, observaciones directas, investigacin en las Cmaras
y Asociaciones a tos que pertenezca la empresa, actuali-
zacin de estadsticas, seguimiento y comparacin de ha-
llazgos, etc.

Cualquiera- que sea el caso, el auditor deber


cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de
tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la
Informacin ms objetiva posible. Esta caracterstica co-
mn a cualquier revisin de eficiencia, debe ser especial- 33
mente cuidada en vista de la diversidad de criterios existen-
tes para interpretar los resultados de las medidas tomadas
para administrar. Consecuentemente el auditor debe bus-
car hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e

29
inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los
elementos necesarios para formarse una opinin de con-
junto a fin de que el diagnstico final sea lo ms objetivo
posible.
Para lograr la objetividad aludida es recomendable
la utilizacin de tcnicas como las que en seguida se
explican:

A) Entrevistas:

Las entrevistas formales son una de las tcnicas de


mayor uso en la auditora operacional, toda vez que a
travs de ellas se obtiene la informacin de primera mano
respecto de la operacin.
Cuando se utiliza esta herramienta deber cuidar-
se:
Planear las entrevistas para obtener informacin so-
bre la ejecucin prctica de las polticas y procedi-
mientos.
Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de
encuesta ms apropiadas al tipo de evidencia que se
desea recopilar determinando el tamao de la muestra
y la oportunidad de la entrevista. Efectuar entrevistas
con el personal ejecutivo que administra las principales
actividades as como con el personal de lnea, asegu-
rndose de haber obtenido una opinin veraz y signifi-
cativa de lo que ocurre en la operacin.
En cada caso se ubicar la fuente para evaluar la
validez de
*
los resultados como opinin general.

B) Evaluacin de la gestin administrativa:

Habindose realizado en la fase de familiarizacin


el estudio preliminar de la planeacin, organizacin, direc-
cin y control de la operacin bajo examen en esta fase
se proceder a evaluar en detalle su efectividad y eficacia.
De la planeacin deber estudiarse fundamentalmente el

30
grado de efectividad logrado para anticipar problemas y
programar actividades eficientemente; en cuanto a la or-
ganizacin, de especial inters es la crtica detallada de la
estructura de la organizacin, la clara definicin de lneas
de autoridad y responsabilidad, la coordinacin del o los
departamentos encargados de la operacin entre s y con
otras reas de la empresa, as como los niveles jerrquicos
y actitud aparente de los empleados y funcionarios encar-
gados de la operacin; respecto de la direccin, interesan 36
al auditor operacional tos indicios que hablen de la calidad
directiva de los ejecutivos, la efectividad del sistema de
informacin que respalda las decisiones de la direccin y
la oportunidad de stas; en cuanto al control, que no es
ms que la comparacin de lo planeado con lo ejecutado,
especial inters tiene para el auditor operacional los meca-
nismos de programacin y presupuestacin as como su
contenido y oportunidad como instrumentos de evaluacin.

Q Examen de /a documentacin:

La finalidad de esta tcnica es coadyuvar a la


verificacin objetiva de la informacin sujeta a anlisis o 37
bien la obtencin de algunos datos especficos.
Itt. Diagnstico.

Una vez estudiada y evaluada la infraestructura


administrativa se-sumarizarn tos hallazgos y se sealar la
Interpretacin que se hace de ellos, reportndose aqullos
que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor 38
debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos
especficos, ensayar el resumen de los de mayor relevan-
cia; el mtodo que se explica en los incisos A y B, resurta
de utilidad a est propsito.

A Fase creaf/va:

En esta fase se precisar si los problemas detecta-


dos son congruentes con la realidad de la empresa. Esta
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fase no representa, de ninguna manera la solucin detalla-
da de los problemas (dicha solucin corresponde a un
trabajo de consultorio).

31
Sumarizados los hallazgos se proceder como si-
gue:

a) Ensayar un modelo conceptual de la estrategia admi-


nistrativa que ms convenga a la empresa para la
operacin estudiada de acuerdo con las circunstan-
cias que te rodean, o bien, compararlos con modelos
ya establecidos;

b) precisar la prioridad que debe darse a tos elementos


del modelo anterior;

c) considerare! costo-beneficio ael modelo diseado.

Este modelo puede ser tan simple como lograr una


panormica previa de los problemas y sus soluciones con-
ceptuales, antes de precisar las sugerencias detalladas.

8. Reverficadn de hallazgos:

El modelo desarrollado en "A" se sujetar a una


nueva verificacin para separar con mayor precisin de los
hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagns-
tico definitivo como sigue:

a) Comparar el esquema con el modelo vigente y ase-


gurarse que las diferencias son importantes;

b) listar las excepciones encontradas en la confrontacin


y compararlas con las que se haban listado al iniciarse
la fase creativa;

c) ratificar la existencia de los problemas diagnosticados


medente comentarios con las personas directamente
involucradas;

d) asegurarse que se trata de problemas cuya solucin


es factible porque existen tcnicas disponibles para
ello;

e) interrelacionar los problemas encontrados con los que


pudieran haber detectado en otras reas y asegurarse

32
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que las alternativas de solucin propuestas no genera-


rn mayores o ms complejos problemas o agravarn
los existentes.

C. Elaboracin de/ informe:

Elaborado el borrador del Informe, el auditor debe-


r proceder a:
a) Discusin del borrador con los involucrados. 41

Discutir con los involucrados el borrador del informe


persigue el doble propsito de asegurarse de que se
trata de hallazgos reales y que tos involucrados coinci-
den con su existencia precisamente en la forma en que
se describe en el borrador.
Un objetivo adicional de esta discusin es convencer
a los involucrados a fin de que hagan frente comn
con el auditor al presentar el diagnstico definitivo a
la alta gerencia;
b) informe definitivo

En ste el informe d la Auditora Operacional y se trata


ms adelante en detalle
Informe.

Importancia y concepto
El informe sobre auditora Operacional es el produc-
to terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo 42
nico que conoced los altos funcionarios de la Empresa de
la labor del auditor.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetiva-


mente, en su caso, tos problemas detectados en relacin
con la eficiencia operativa de la Empresa y con los contro- 42a
les operacionales establecidos, lo que coincide fundamen-
talmente con la finalidad del examen realizado. Este enfo-
que permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos
problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro
de mejoras en la eficiencia operativa y en ltima instancia,
en la productividad.
Para que la Auditora Operacional sea til a la
Empresa, el informe debe ser gil y orientado hacia la
accin. Adems, siempre que sea posible, debe cuantifi-
carse el efecto de los problemas existentes y de los posibles
cambios.
,* Naturaleza
Por las caractersticas de la Auditora Operacional,
el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diag-
nstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del
trabajo, relacionados con la eficiencia Operacional y el
efecto y las consecuencias de los problemas detectados.
Congruentemente con la afirmacin anterior debe
precisarse que no es posible que como resultado final del
trabajo se presente una opinin fundamentada tipo dicta-
men sobre estados financieros, sobre el grado de eficiencia
existente en la Empresa.
El informe o diagnstico de Auditora Operacional
no tiene la finalidad de emitir un dictamen, no es posible
darle tal alcance.
Por otra parte, tambin debe quedar claro que el
informe de la Auditora Operacional es distinto al produc-
to terminado de un proyecto de consultorio en administra-
cin pues en este ltimo, el resultado final implica necesa-
riamente proporcionar sugerencias especficas, el diseo
de las fprmas, procedimientos y sistemas necesarios, la
instalacin de ellos y posteriores visitas de supervisin; todo
ello con el propsito de que las ideas presentadas funcio-
nen a plenitud y aporten los beneficios deseados.
En algunos casos, el informe de Auditora Opera-
cional puede ser el inicio de un trabajo de consultorio en
administracin a cargo de consultores externos e internos.

34
Estructura

El contenido bsico del informe normalmente debe 49


incluir los tres elementos siguientes:

a) Alcance y limitaciones del trabajo;

b) situaciones que afectan desfavorablemente la eficien-


cia operacional;

c) sugerencias para mejorar la eficiencia.

A continuacin se dan algunas orientaciones en rea- 50


cin con cada uno de estos elementos;

a) alcance y limitaciones del trabajo.

Esta seccin debe ser breve y en ella deben identifi-


carse los objetivos del trabajo realizado; las operacio-
nes sujetas a examen (as como las que se excluyen
cuando pudiera existir alguna confusin); el criterio de
prioridades establecido; la contratacin especfica, en
su caso; las limitaciones; la participacin de otros
profesionales si la hubo, y la responsabilidad asumida
sobre las labores que hayan realizado:

b) situaciones que afectan desfavorablemente la


eficiencia operacional.

En esta parte del informe es conveniente presentar un


resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos
ms significativos y se destaque el efecto de ellos,
referenciado a una descripcin ms extensa en la que
se proporcionan mayores datos sobre los problemas
detectados, sus causas y consecuencias, ejemplo,
etc.;

c) sugerencias para mejorar la eficiencia.

Es conveniente que las sugerencias se incluyan inme-


diatamente despus de que se sealaron las situacio-
nes que afectan desfavorablemente la eficiencia de
operacin. Dichas sugerencias podrn ser especficas
en los casos en que se tengan elementos para ello; en
otras ocasiones las recomendaciones tendrn un ca-
rcter general.
Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que
se mejore la eficiencia citando casos especficos en
los cuales puedan modificarse los procedimientos o
criterios, cuantificando en lo posible los resultados pre-
visibles de un cambio.
Evaluacin y efecto de los problemas
El enfoque que conviene dar al informe debe ten-
der a resaltar objetivamente siempre que sea posible el
efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detec-
tadas, sus causas y consecuencias.
Conviene presentar muy claramente a los adminis-
tradores de las Empresas el efecto de la ineficiencia exis-
tente (cunto les cuesta o dejan de ganar), a fin de motivar
la toma de las medidas correctivas conducentes.
El efecto y consecuencias de los problemas a que
se hace referencia, pueden corresponder a una prdida;
en tanto que las sugerencias que se presenten deben estar
orientadas a un aumento de productividad, ahorros que
podran lograrse o bien otros aspectos susceptibles de
provocar nuevas fuentes de utilidades.
Generalmente el mencionar en el informe la causa
de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios
qu deban efectuarse para eliminarla.
Responsabilidad
La responsabilidad del auditor operacional consis-
te en informar sobre los problemas detectados y sugerir
posibles soluciones. La implantacin de las medidas nece-
sarias para solucionar los problemas detectados, en trmi- 5
nos generales, queda fuera del alcance del trabajo de
auditora operacional, incluso en aquellos casos en que el

36
auditor haya presentado recomendaciones especficas.
La solucin de los problemas es responsabilidad 57
directa de la Empresa, la que podr recurrir a consultores
externos para ese objetivo.
Forma
Los hallazgos de la Auditoria Operacional pueden
irse comunicando en el curso del examen o su trmino; esto
depender en gran parte de la trascendencia de los pro-
blemas detectados y de la urgencia de que se apliquen las
medidas correctivas. Una observacin de menor importan-
cia puede no ameritar su inclusin en una comunicacin 58
formal, bastar hacerla del conocimiento del funcionario
responsable del rea para que ste proceda a tomar las
medidas necesarias. Cuando se detecte un problema gra-
ve que requiera de una solucin urgente, sera necesario
informarlo de inmediato sin esperar el trmino de la audito-
ra.
Es importante que el resultado de la Auditora Ope-
racional se presente invariablemente por escrito. Adicional- 59
mente otros medios de comunicacin pueden resultar con-
venientes.
Para que el informe de Auditora Operacional cum-
pla con su cometido, el auditor deber pensar en la perso-
na a quien se dirige, en su preparacin, posicin dentro de
la organizacin, etc., y de acuerdo a las circunstancias, 60
decidir la forma en que debe presentarse. Lo que hay que
recordar es que se debe ser tan verstil como sea necesario
para lograr una adecuada comunicacin.
El auditor debe dar especial consideracin a la
conveniencia de utilizar recursos audiovisuales, tales como
pizarrones, lminas, proyecciones, etc. El tipo de presenta-
cin y los equipos a utilizar deben de escogerse tomando 61
en consideracin cul va a ser el auditorio, el rea de que
se dispone, el tiempo con que se cuenta, costo, etc.
Debe recordarse que una presentacin audiovisual 62

37
siempre debe complementarse con un informe escrito.
El informe audiovisual tiene varias ventajas, entre las 63
cuales estn las siguientes:
Se centra la atencin
Se obliga a leerlo
Se logra un cambio de impresiones automtico
El auditor se percata de las reacciones
Invita a la inmediata solucin de los problemas
Puede llevarse borrador escrito que luego se modifi-
ca si procede.
Recomendaciones prcticas para
elaborar el Informe.
Adems de los conceptos anteriores, a continua- 64
cin se presentan algunas recomendaciones prcticas pa-
ra elaborar el informe.
Definir cul es el propsito del informe (final, parcial, de
detalle, de panorama).
A quien se dirige
Qu le interesa al o a los lectores (No decir lo que ya
se conoce) uso de sntesis (permite tener una idea
general sin leer el informe).
Necesidad de seccionar y utilizar ndices (as que puede
ir. a la seccin o informacin de respaldo que interese).
Utilizacin de subttulos (fijar ideas, ayudan a memorizar)
i
Los comentarios deben jerarquizarse (inconsciente- 65
mente siempre se considera que lo primero el lo ms
importante).
Solo en casos de excepcin deben describirse 66
procedimientos de examen.
Las tendencias y las cifras relativas pueden ser 67

38
mejores que las estticas y los nmeros absolutos.
Siempre que sea conveniente deben usarse cifras 68
cerradas en miles, cientos, etc.
Un declogo para preparar un buen informe de 69
Auditora Operactonal en el siguiente:
I) Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la
operacin del negocio. Cualquier ejecutivo estar in-
teresado en cambios de procedimientos que resulten
en reduccin de costos. No estar igualmente intere-
sado en controles protectivos.
II) Omitir partidas o hechos poco significativos que no re-
quieran la atencin de los ejecutivos.
III) Limitar el informe al mnimo indispensable.
IV) No esperar que el funcionario conozca tecnicismos.
Escribir el informe en el lenguaje que l est acostum-
brado a usar.
V) No hacer crticas que no vayan acompaadas de
sugestiones constructivas o que no estn respaldadas
por hechos. En aspectos tcnicos, en los que el auditor
est capacitado para hacer una recomendacin es-
pecfica, los hallazgos deben ser informados con la
sugestin de que sean estudiados con mayor detalle
por expertos calificados cuando la situacin parezca
requerir dicha accin,
VI) Discutir el informe con todos los responsables que se
vean afectados por sus observaciones y recomenda-
ciones.
Vil) En la medida de lo posible, obtener el acuerdo de
los funcionarios afectados por las recomendaciones, y
en su caso, presentarlas corno sugestiones conjuntas.
VIII) Si no se cuenta con la aprobacin de los afectados,
cuando menos asegurarse que si hay acuerdo a las
circunstancias y hechos que se informan. As los direc-
tivos superiores podrn ver la posicin del afectado y
la del auditor y tomar una decisin (accin).

IX) Enviar copia (o sntesis) del infame final a todos los


encargados de departamentos operativos que se
vean afectados, as como al funcionario superior res-
ponsable de la operacin auditada. (si se usan suma-
rios, debe tenerse cuidado que sean lo suficientemen-
te amplios para dar una idea adecuada de los ante-
cedentes y de las razones para la recomendacin).

X) No circular material que no contenga el propio informe.

Este Boletn de la Comisin de Auditora Operacio-


nal del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (Federa-
cin de colegios de Profesionistas), presenta la opinin
unnime de los miembros de dicha Comisin y fue autori-
zada para su publicacin por el Comit Ejecutivo del Insti-
tuto.

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