INTRODUCCION

LAS NORMAS DE LA FAMILIA ISO 9000

Están enfocadas a que las empresas implementen lo que se conoce como

Gestión de Calidad Total (TQM), Control de Calidad Total (TQC) o de alguna
otra forma un Sistema de Gestión de Calidad (SGC), todos los programas de
este tipo apuntan a mejorar los procesos operativos, productos y servicios.
Las empresas que obtienen la certificación en ISO 9001 generalmente se
benefician con menos reclamos de clientes, menos costos operativos y una
mayor demanda por
Servicios

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA ISO 9001

SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD S G C

Objeto de la Norma 9001

- Demostrar la capacidad para proporcionar regularmente un producto

o servicio que satisfaga los requisitos del cliente, las leyes y
Reglamentarias aplicables

- Aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz

del Sistema, incluidos los procesos para la Mejora continua del
Sistema y el Aseguramiento de las Conformidades con los requisitos
del Cliente y las leyes y reglamentarias aplicables

La implementación de la norma ISO 9001 permite:

- Establecer una red de procesos fiables y medibles, para la gestión
integral empresarial.
- Facilitar desde las estrategias empresariales la planificación de los
procesos de forma integral.
- Implementar mecanismos de control en las operaciones de producción y
de servicio.
- Habilitar en la cultura organizacional los ciclos de mejoramiento
permanente mediante el seguimiento a indicadores de desempeño.

LAS NORMAS DE LA FAMILIA ISO 14000

Son un conjunto de estándares orientados a la gestión ambiental que, una

vez implantados, afecta todos los aspectos de la gestión de una organización
respecto a su responsabilidad ambiental y ayuda a las organizaciones a tratar
sistemáticamente sus asuntos ambientales, con el fin de mejorar el
comportamiento ambiental y las oportunidades de beneficio económico. Los
estándares son voluntarios, no presentan ninguna obligación legal y no
implantan un conjunto de metas en cuanto a niveles de emisiones o métodos
específicos de medir esas emisiones.
Las empresas que obtienen la certificación en ISO 14001 están orientadas a
garantizar y preservar las condiciones de gestión ambiental y fundamenta sus
disposiciones para generar impacto ambiental positivo desde las operaciones
empresariales, asumiendo una perspectiva de rentabilidad ambiental. Este tipo
de normatividades son voluntarias pero, ante la sociedad, la comunidad y los
clientes, establecen una clara diferenciación competitiva, que posiciona las
organizaciones.
El propósito de esta norma es proporcionar a las organizaciones un marco de
referencia para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones
ambientales cambiantes y su impacto, en equilibrio con las necesidades
socioeconómicas. Especificando requisitos que permitan que una organización
que cree opciones para contribuir al desarrollo sostenible basados en
procedimiento y pautas con el fin de que una empresa puede construir y
mantener un sistema de gestión ambiental, permitiendo:

- Determinar las políticas y normas ambientales de la empresa.

- Definir procedimientos que velen por la protección a los aspectos
ambientales.
- Establecer metas y objetivos para fundamentar su compromiso
ambiental.
- Promover programas para la gestión ambiental que propicien el
Mejoramiento Continuo: Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA).

LA NORMA ISO 45001

Por último y en concordancia con la normatividad de obligatorio cumplimiento
para el

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO,

estipula los estándares internacionales relacionados con la gestión de
seguridad y salud ocupacional, promoviendo en las organizaciones la adopción
de las políticas y objetivos específicos, mediante la aplicación de una gestión
sistemática y estructurada para asegurar el mejoramiento de la salud y
seguridad en el lugar de trabajo para que la organización identifique , minimice
y elimine los peligros y los riesgos, tomando medidas de prevención y
protección eficaces.
Las normas no pretenden reemplazar la obligación de respetar la legislación
respecto a la salud y seguridad de los trabajadores, ni tampoco a los agentes
involucrados en la auditoría y verificación de su cumplimiento, sino que como
modelo de gestión ayudarán a establecer los compromisos, metas y
metodologías para hacer que el cumplimiento de la legislación en esta materia
sea parte integral de los procesos de la organización.
La implementación de la ISO 45001 permite:

- Incentivar la generación de una cultura de mejoramiento continuo en

Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Promover la autoprotección y prevención en todos los integrantes del
ámbito productivo.
 - Apoyar la construcción de otros estándares en la organización
integrando los esfuerzos con ISO 9001 e ISO 14001.
- Elevar la calificación y competitividad de las empresas para negociar
con aseguradoras.

Norma como la NTS SI 02, “Norma técnica Sectorial de Inmuebles en

Propiedad Horizontal de uso Residencial.”

la cual fue construida con la participación de diversas instituciones públicas y

privadas, es un primer paso para establecer los principios y requisitos
generales que se deben tener en cuenta para la administración de
copropiedades residenciales sometidas al Régimen de Propiedad Horizontal y
La implementación de un sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y
Sugerencias (PQRS) contribuye a garantizar la satisfacción del cliente al
realizar un seguimiento de los requerimientos y necesidades de estos y así
prestar un excelente servicio.

NORMA I S O 9001: 2015

GENERALIDADES

1. ALCANCE
Propósito

- La adopción de un Sistema de Gestión de Calidad es una decisión

estratégica que puede ayudar a mejor su desempeño global y
proporcionar una base solida para las iniciativas de desarrollo
sostenible. Cumplir las Normas Legales y Reglamentarias aplicables

Objetivo:
- Demostrar la capacidad para proporcionar regularmente un producto
o servicio que satisfaga los requisitos y necesidades del cliente y las
legales reglamentarias aplicables
- Facilitar oportunidades de satisfacer la necesidad del cliente a
través de la aplicación eficaz del Sistema, incluido los Procesos para
la Mejora Continua. En una satisfacción que se demuestre a través
de evidencias
- Abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y
objetivo
- La capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del S G C ,
empleando el enfoque basado en procesos que permite planificar sus
procesos e interacciones, incorporando el ciclo Planear – Hacer –
Verificar – Actuar (PHVA) , que permite asegurarse de que sus
procesos estén dotados de recursos y se gestiones adecuadamente
y que las oportunidades de mejora se identifican y se actúa en
consecuencia
 - y el pensamiento basado en riesgos para determinar los factores que
podrían causar que los procesos y el sistema de gestión de calidad
se desvíen de los resultados planificados, para poner en marcha
controles preventivos para minimizar los efectos negativos y para
hacer un uso máximo de las oportunidades a medida que surjan;
utilizando las formas verbales: DEBE: que indica un requisito.
DEBERIA: indica una recomendación; PUEDE: que indica un
permiso, una posibilidad o una oportunidad

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

Entidades reguladoras

En el marco normativo aplicable en la Propiedad Horizontal no se señala una

institución que cumple el papel de regulación externa de la Propiedad
Horizontal, algunos investigadores señalan que el sector carece de un sistema
de control unificado al tener que acudir a múltiples autoridades de policía o
entidades para buscar alternativas de solución de las controversias suscitadas
entre los actores del sector.
El único control expreso vigente, es la obligatoriedad de realizar la inscripción
del administrador de la Propiedad Horizontal como el representante de la
persona jurídica ante la oficina que designe la alcaldía local.
Lo que si se tiene es un amplio marco normativo que siguiendo la metodología
de “la pirámide de Kelsen” que representa gráficamente la idea de sistema
jurídico escalonado mostrando la forma en la cual se relacionan un conjunto de
normas jurídicas, en este caso, en lo referido a la Propiedad Horizontal tienen
como cúspide la constitución del 91 seguido por Leyes, decretos, acuerdos,
ordenanzas, resoluciones y circulares complementadas por variadas
sentencias en temas referidos a la Propiedad Horizontal.

MATRIZ DE NORMAS LEGALES EN PROPIEDAD HORIZONTAL

Normas Regulación Observaciones

Constitución Ley de leyes Garantiza el ejercicio de la
política de democracia y la protección de los
Colombia, 1991 derechos fundamentales.
Ley 57 de 1887 Código civil Regula las relaciones entre
colombiano ciudadanos.
Ley 1564 de 2012 Código general del Art. 382. Impugnación de actos de
proceso asambleas,
Juntas directivas o de socios. Art.
390. Controversias sobre
Propiedad Horizontal de que tratan
los artículos 18 y 58 de la Ley 675
de 2001.

Ley 675 de 2001 Regula la Régimen de Propiedad Horizontal.

PROPIEDAD
HORIZONTAL en
Colombia
Decreto 410 de La costumbre mercantil tendrá la
1971 misma autoridad que la ley
comercial. Se
Aplican por analogía.

Regula la
PROPIEDAD
HORIZONTAL en
Colombia
Código de
comercio.
organizaciones
mercantiles

Ley 99 de 1993 Ley de medio Normatividad ambiental.

ambiente
Ley 100 de 1993 Sistema de seguridad Marco normativo de la seguridad
integral social en Colombia

Ley 361 de 1997 Mecanismos de Aplicación de normas para

integración social de personas con movilidad reducida
personas con en la Propiedad Horizontal
discapacidad destinada a vivienda.
Ley 400 de 1997 Régimen de Establece criterios y requisitos
construcciones sismo mínimos para el diseño,
resistentes construcción y supervisión técnica
de edificaciones nuevas, así como
de aquellas indispensables para la
recuperación de la comunidad con
posterioridad a la ocurrencia
 de un sismo.

Ley 640 de 2001 Mecanismos Reglamenta las conciliaciones

alternativos de como alternativa para solución de
solución de conflictos conflictos
Decreto 410 de Código de comercio. La costumbre mercantil tendrá la
1971 organizaciones misma autoridad que la ley
mercantiles comercial. Se aplican por analogía.
Ley 95 de 1890 Reformas civiles Art. 16 al Art. 27 De los comuneros
y la administración de las cosas
comunes.
Ley 73 de 1981 Estatuto del Por la cual el estado interviene en
consumidor la distribución de bienes y
servicios para la defensa del
consumidor.
Ley 9 de 1989 Plan de desarrollo Por la cual se dictan normas sobre
municipal planes de desarrollo municipal,
compraventa y expropiación de
bienes.
Ley 50 de 1990 Código sustantivo del Marco normativo laboral.
trabajo
Ley 99 de 1993 Ley de medio Normatividad ambiental.
ambiente
Ley 100 de 1993 Sistema de seguridad Marco normativo de la seguridad
integral social en Colombia.
Ley 142 de 1994 Ley de servicios Regula la prestación de los
públicos servicios públicos domiciliarios.
Ley 361 de 1997 Mecanismos de Aplicación de normas para
integración social de personas con movilidad reducida
personas con en la Propiedad Horizontal
discapacidad destinada a vivienda
Ley 23 de 1991 Transferencia de Por medio de la cual se crean
competencias a los mecanismos para descongestionar
funcionarios de los Despachos Judiciales, y se
policía dictan otras disposiciones.
Ley 361 de 1997 Mecanismos de Aplicación de normas para
integración social de personas con movilidad reducida
personas con en la Propiedad Horizontal
discapacidad destinada a vivienda.
Ley 388 de 1997 Ley marco del Las copropiedades como personas
ordenamiento jurídicas son objeto de sanciones
territorial por violación de las normas
urbanísticas.
Ley 400 de 1997 Régimen de Establece criterios y requisitos
construcciones sismo mínimos para el diseño,
resistentes construcción y supervisión técnica
de edificaciones nuevas, así como
de aquellas indispensables para la
recuperación de la comunidad con
posterioridad a la ocurrencia de un
 sismo.
Ley 446 de 1998 Ley de modificación Se adoptan como legislación
del código de permanente algunas normas del
procedimiento civil, decreto 2651 de 1991, se
código contencioso modifican algunas del código de
administrativo y sobre Procedimiento civil, se derogan
descongestión otras de la Ley 23 de 1991
judicial. y del decreto 2279 de 1989, se
modifican y expiden normas del
Código contencioso administrativo
y se dictan otras disposiciones
sobre descongestión, eficiencia y
acceso a la justicia.

Ley 527 de 1999 Normatividad sobre el Reglamenta el acceso y uso de los

manejo de archivos mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas
digitales, y se establecen las
entidades de certificación.
Ley 640 de 2001 Mecanismos Reglamenta las conciliaciones
alternativos de como alternativa para solución de
solución de conflictos conflictos.
Ley 743 de 2002 Organismos de Promueve, facilita, estructura y
acción comunal fortalece la organización
democrática, moderna,
participativa y representativa en
los organismos de acción comunal
en sus respectivos grados
asociativos.
Ley 746 de 2002 Animales de Planes y controles para el
compañía, tenencia y mantenimiento de mascotas; se
registro de los perros aplica al interior de la copropiedad.
potencialmente
peligrosos
Ley 769 de 2002 Código de Tránsito Normatividad que rige para las
vías públicas y privadas, incluidas
las de la Propiedad Horizontal.
Ley 1660 de 2002 Estacionamientos Asignación de estacionamientos
para personas con con destinación para personas
movilidad reducida discapacitadas en la Propiedad
Horizontal.
Ley 810 de 2003 Sanciones Modifica la Ley 388 de 1997 en
urbanísticas materia de sanciones urbanísticas
y algunas actuaciones de los
curadores urbanos.
Ley 850 de 2003 Veedurías Reglamenta las veedurías
ciudadanas ciudadanas, como mecanismo de
control ciudadano.
Ley 1209 de 2008 Norma de seguridad Actualiza normas de seguridad en
 en piscinas piscinas de conjuntos
residenciales.
Ley 1335 de 2009 Ley Antitabaco Aplica en zonas comunes de la
Propiedad Horizontal. Incluso
cuando los efectos del cigarrillo
(olor, humo y envenenamiento)
trascienden del Bien Privado a
Zonas Comunes u otros Bienes
Privados.
Ley 1437 de 2011 Código de Tienen como finalidad proteger y
procedimiento garantizar los derechos y
administrativo y de lo libertades de las personas.
contencioso
administrativo.
Ley 1480 de 2011 Estatuto del Normas sobre protección
consumidor contractual en el Estatuto del
Consumidor (Compra de inmueble
en construcción establece las
garantías legales para los
consumidores inmobiliarios: un
año para los acabados al interior
de la copropiedad, 10 años para
los componentes estructurales).
Ley 1523 de 2012 Sistema nacional de La gestión del riesgo es
gestión del riesgo de responsabilidad en todos los
desastres niveles de gobierno y requiere la
efectiva participación de la
población.
Ley 1527 de 2012 Se establece un Posibilidad de adquirir productos y
marco general para la servicios financieros o bienes y
libranza o descuento servicios (arriendo, cuotas de
directo administración, otros) de cualquier
naturaleza a través de libranza.
Ley 1564 de 2012 Código general del Art. 382. Impugnación de actos de
proceso asambleas, juntas directivas o de
socios. Art. 390. Controversias
sobre Propiedad Horizontal de que
tratan los artículos 18 y 58 de la
Ley 675 de 2001.
Ley 1581 de 2012 Protección de datos Complementa la regulación
personales vigente para la protección del
derecho fundamental de las
personas naturales a autorizar la
información personal almacenada
en bases de datos. Establece el
debido tratamiento de los datos
personales.
Ley 1607 de 2012 Estatuto tributario Normas en materia tributaria.
Ley 906 de 2014 Código de Como parte del sistema nacional
procedimiento Penal de defensoría pública.
Ley 1755 de 2015 Participación Derecho de Petición de toda
ciudadana persona ante organizaciones
privadas para g
Ley 1480 de 2011 Estatuto del Normas sobre protección
consumidor contractual en el Estatuto del
Consumidor (Compra de inmueble
en construcción establece las
garantías legales para los
consumidores inmobiliarios: un
año para los acabados al interior
de la copropiedad, 10 años para
los componentes estructurales).
Ley 1523 de 2012 Sistema nacional de La gestión del riesgo es
gestión del riesgo de responsabilidad en todos los
desastres niveles de gobierno y requiere la
efectiva participación de la
población.
Ley 1527 de 2012 Se establece un Posibilidad de adquirir productos y
marco general para la servicios financieros o bienes y
libranza o descuento servicios (arriendo, cuotas de
directo administración, otros) de cualquier
naturaleza a través de libranza.
Ley 1564 de 2012 Código general del Art. 382. Impugnación de actos de
proceso asambleas, juntas directivas o de
socios. Art. 390. Controversias
sobre Propiedad Horizontal de que
tratan los artículos 18 y 58 de la
Ley 675 de 2001.
Ley 1581 de 2012 Protección de datos Complementa la regulación
personales vigente para la protección del
derecho fundamental de las
personas naturales a autorizar la
información personal almacenada
en bases de datos. Establece el
debido tratamiento de los datos
personales.
Ley 1607 de 2012 Estatuto tributario Normas en materia tributaria.
Ley 906 de 2014 Código de Como parte del sistema nacional
procedimiento Penal de defensoría pública.
Ley 1755 de 2015 Participación Derecho de Petición de toda
ciudadana persona ante organizaciones
privadas para garantizar derechos
fundamentales.
Ley 1774 de 2016 Protección animal Principios que garantizan el
mascotas bienestar animal.
Ley 1796 de 2016 Modifica la Ley 400 Protección del comprador de
de 1997 vivienda, el incremento de la
seguridad de las edificaciones y el
fortalecimiento de la función
pública que ejercen los curadores
 urbanos, se asignan unas
funciones a la superintendencia de
notariado y registro.
Ley 1801 de 2016 Nuevo código Indispensables para la convivencia
nacional de policía y seguridad ciudadana.
Incorporado en los reglamentos de
Propiedad Horizontal y manual
interno de convivencia por ser
norma de orden público.
Ley 1819 de 2016 Reforma tributaria Las copropiedades comerciales o
mixtas que explotan sus áreas
comunes pertenecerán al régimen
ordinario del impuesto de renta y
serán responsables del impuesto
municipal de industria y comercio.
Ley 1826 de 2017 Ley de pequeñas Impacto como una solución a las
causas problemáticas de convivencia y
conflictos entre vecinos que en
muchos casos configuran delitos
contemplados en el código penal.
Ley 1831 de 2017 Uso regular de Desfibriladores automáticos
desfibrilador externo externos en lugares de alta
afluencia de público, afecta a toda
Propiedad Horizontal.
Decreto 2649 y Principios de Utilizadas para la preparación de
2650 de 1993 contabilidad los estados financieros y la
generalmente contabilidad en la organización.
aceptados (PCGA) y
plan único de cuentas
(PUC)
Decreto 2649 y Principios de Utilizadas para la preparación de
2650 de 1993 contabilidad los estados financieros y la
generalmente contabilidad en la organización.
aceptados (PCGA) y
plan único de cuentas
(PUC).
Decreto Ley 356 de Estatuto de vigilancia Se tiene en cuenta para los
1994 contratos con las empresas de
vigilancia.
Decreto 1504 de Espacio público Se reglamenta el manejo del
1998 espacio público en los planes de
ordenamiento territorial.
Decreto 2187 de Estatuto de vigilancia Se reglamenta el estatuto de
2001 y seguridad privada vigilancia y seguridad privada
contenido en el decreto (ley 356
del 11 de febrero de 1994).
Decreto 1440 de Aforo de basuras Cumplimiento de normas
2003 ambientales en el manejo de
basuras y elementos no
reciclables.
Decreto 4950 de Estratificación del Se exige el servicio de vigilancia y
2007 servicio de vigilancia no de consejería, generando un
sobrecosto a la copropiedad.
Decreto 2590 de Trata de los Los propietarios que alquilen su
2009 prestadores de vivienda para fines turísticos
servicio de vivienda deben inscribirse ante Min
turística comercio.
Decreto 1060 de Reglamentó los Actos jurídicos o negocios jurídicos
2009 artículos 3, 19 y 32 de en zonas comunes forman parte
la ley 675/01. del objeto social de la Propiedad
Horizontal.
Decreto 1469 de Licencias Urbanas Se reglamentan las disposiciones
2010 relativas a las licencias
urbanísticas; al reconocimiento de
edificaciones; a la función pública
que desempeñan los curadores
urbanos.
Decreto 19 de 2012 Decreto anti trámites Existen artículos que afectan la
P.H.
Decreto 735 de Garantía por parte del Establece las garantías sobre:
2013 constructor sobre líneas vitales, la afectación de la
inmuebles estabilidad de la estructura y la no
entrega del bien después de la
adquisición.
Decreto 1377 de Política de Medidas de seguridad impartidas
2013 tratamiento de datos por las Superintendencia de
Industria y Comercio.
Decreto 1443 de Implementación del Disposiciones para la
2014 SG-SST (Compilado implementación del Sistema de
en el Dec. Gestión de la Seguridad y Salud
1072/2015). en el Trabajo (SG-SST).
Decreto 1807 de Faculta el uso y Señala –entre otras cosas– el
2014 destinación del suelo carácter residencial, comercial o
a los entes de su mixto de las copropiedades.
territoriales
Decreto Distrital Plan de ordenamiento Compila las disposiciones sobre
190 de 2014 territorial en el Distrito licencias de construcción. Plan
Capital vigente para el Distrito capital.
Decreto 554 de Reglamenta la Ley Establecen los parámetros
2015 1209 de 2008 normas generales a tener en cuenta por
de seguridad en las unidades residenciales que
piscinas cuentan con piscina, relacionados
con las buenas prácticas
sanitarias, dispositivos de
seguridad en piscinas y similares,
así como los casos en los cuales
se requiere la contratación de
salvavidas.
Decreto 1664 de Cancelación hipoteca Subsección 7. Cancelación de
2015 bienes privados Hipoteca en mayor extensión, en
 Propiedad Horizontal los casos de subrogación.
Decreto 1072 de Decreto Único Define las directrices de obligatorio
2015 Reglamentario del cumplimiento para implementar el
Sector Trabajo Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Decreto 1074 de Reglamentario del De los prestadores de servicios de
2015 Sector Comercio, vivienda turística. Servicios de
Industria y Turismo vivienda turística en inmuebles
sometidos al régimen de
Propiedad Horizontal.
Decreto 1077 de Decreto Único Señala la estructura del sector
2015 Reglamentario del Vivienda, Ciudad y Territorio.
Sector Vivienda,
Ciudad y Territorio
Ley 1755 de 2015 Participación Derecho de Petición de toda
ciudadana. Derecho persona ante organizaciones
de petición en la privadas para garantizar derechos
Propiedad Horizontal fundamentales.
Decreto 1759 de Registro Base de Amplia plazo para el Registro
2016 datos Nacional de Bases de Datos.
Decreto 2150 de Reforma tributaria Explotación de bienes comunes en
2017 copropiedades de uso comercial y
mixto, excepto en residencial.
Decreto 945 de Construcciones sismo Modifica parcialmente el
2017 resistentes Reglamento de Construcciones
Sismo Resistentes NSR -1 O”.
Decreto 090 de Obligados al registro Reduce el universo de sujetos que
2018 de base de datos deben cumplir con la obligación de
registrar sus bases de datos en el
sistema dispuesto por la
Superintendencia de Industria y
Comercio y se modifican los
plazos para hacerlo.
Acuerdo 060 de Administración de Se establecen pautas para la
2001 comunicaciones administración de las
comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas.
Acuerdo 470 de Normativa para Obligatoriedad de revisión anual
2011 prevenir la ocurrencia de ascensores, rampas, escaleras
de accidentes en los eléctricas o similares. Certificación
sistemas de de los equipos.
transporte vertical
Resolución 2601 de Uso de caninos para Se fijan criterios técnicos y
2003 la vigilancia privada jurídicos para la prestación del
servicio de vigilancia y seguridad
privada con la utilización de medio
canino y se adoptan disposiciones
en materia de carnetización y
registro de caninos.
Resolución 6918 de Metodología de Se establece la metodología de
2010 medición de ruido. medición y se fijan los niveles de
ruido al interior de las
edificaciones, generados por la
incidencia de fuentes fijas de ruido.
Resolución 1111 de Sistema de gestión, Se definen estándares mínimos de
2017 seguridad y salud en gestión de seguridad y salud en el
el trabajo. trabajo.
Orientación Técnica Documento de Orientación Técnica sobre el
No. 15 (Oct. 2015) Convergencia con las ejercicio de la profesión contable
CTCP normas en entidades de Propiedad
internacionales de Horizontal de uso Residencial o
información financiera mixto (Grupo
(NIIF) en Colombia
Fuente: Agudelo (2014) p.31 Complementada por los autores

Tabla Doctrina y Jurisprudencia referida a la Propiedad Horizontal

Sentencias Asunto Observaciones

Judiciales
C-995/04 Empresas deVigiladas por la Superintendencia
vigilancia y seguridadde Seguridad y Vigilancia.
T 035 de 1997 Tenencia deLa Propiedad Horizontal no puede
mascotas prohibir, restringir ni sancionar la
tenencia de mascotas.
C 1043 de 2000 Limitación del “Los espacios públicos” en una
derecho de propiedad copropiedad encerrada, están
destinados al uso, disfrute y
cuidado de toda la comunidad de
la copropiedad.

C-265 de 2002 Espacio público Unidades inmobiliarias cerradas.

No se pueden apropiar del espacio
público.
T 568 de 2002 Suspensión servicios No es procedente suspender este
de ascensor a los servicio.
deudores morosos.
C 031 de 2002 Naturaleza jurídica de En esta sentencia a través de la
la Propiedad cual se realiza el control
Horizontal Constitucional.
C 318 de 2002 Derechos de los Los moradores no propietarios de
moradores no inmuebles sometidos al régimen
propietarios de Propiedad Horizontal, tendrán
el derecho de ser oídos en las
decisiones que puedan afectarlos.
C-488 de 2002 La ley 675 de 2001 Protección de derechos adquiridos
derogo el régimen bajo normas anteriores.
 contenido en las
leyes 182 de 1948 y
16 de 1985
T 732 de 2002 Prohibición de Esta prohibición no constituye
entregas a domicilio a afectación a ningún derecho
los apartamentos de fundamental.
los residentes
C 738 de 2002 Costos de mercadeo Aplicable a los centros
como expensas comerciales. Deja en firme el art. 3
comunes necesarias 20,21, 22, 45, 56,59 y el capítulo
XII de la ley 675/01.
C 522 de 2002 Voto porcentual en la El voto debe ser porcentual de
asamblea general. conformidad con el coeficiente.
C 408 de 2003 Recursos de la “En la escritura de transferencia de
copropiedad dominio de un bien inmueble
sometido a Propiedad Horizontal el
notario exigirá paz y salvo de las
contribuciones a las expensas
comunes expedido por el
representante legal de la
copropiedad”.
T 596 de 2003 Herramientas legales La administración puede imponerle
contra los morosos otras sanciones,
en un conjunto como multas o restricción de los
residencial servicios comunes.

T-555 de 2003 Asamblea general, La potestad reguladora de las

como órgano de asambleas de copropietarios debe
administración y entenderse limitada por la
dirección de la unidad Constitución y la ley.
residencial o del
centro comercial es el
encargado de
examinar los
aspectos generales,
económicos y
financieros de la
copropiedad.
T-468 de 2004 Suspensión de No se podrán suspender servicios
algunos servicios a esenciales como ingreso y
los deudores correspondencia.
morosos.
C 127 de 2004 Los órganos de
Facultad que tiene el consejo de
C- 474 de 2004 dirección de la
administración de realizar el
Propiedad Horizontalnombramiento del representante
legal (administrador) de la
copropiedad.
C 153 de 2004 Cobro intereses de Se puede cobrar hasta el 1.5 de
mora interés bancario
C 376 de 2004 Pago expensas Comprador por solidaridad paga
 comunes expensas comunes adeudadas por
el vendedor del inmueble en la
copropiedad.
C 782 de 2004 Proporcionalidad de Las cuotas de administración se
cuotas por coeficiente deben cobrar por coeficientes.
T 717 de 2004 Elección de los Cuando la elección es por
miembros del consejo planchas se aplica la fórmula de
de administración cociente electoral.
T-120 de 2005 Responsabilidad del La deuda recae en el inmueble y
pago en la cuota de son solidariamente responsables.
administración.
T 126 de 2005 Debido proceso en Se debe respetar el debido
T 108 de 2005 las copropiedades proceso para la imposición de
sanciones.
T- 661 de 2008 Ingreso camión de Permite ingreso del camión que
oxígeno hasta la transporta el oxígeno a la
copropiedad copropiedad y exige la
administración tome las medidas
locativas y de adecuación del
conjunto que permitan el ingreso
hasta la vivienda del actor.
T 155 de 2012 Convivencia La tenencia de un animal
doméstico en el lugar de
residencia es una decisión
personal y familiar que obedece a
diferentes necesidades y
proyectos de vida.
T 698 de 2012 La Asamblea General No puede vulnerar derechos
el órgano idóneo para constitucionales tales como
la regulación el uso igualdad y salud.
de los bienes
comunes, pero que
tiene como límite la
Constitución
[ Fuente: Agudelo (2014) p.33 y Muñoz (2014) p. 75 a 80 complementada por
los autores]

3. TERMINOS Y DEFINICIONES
DEBE: que indica un requisito.
DEBERIA: indica una recomendación;
PUEDE: que indica un permiso, una posibilidad o una oportunidad
EL COMO: Escribir específicamente las Normas Técnicas Legales y
Reglamentarias, se necesita hacer la forma;
QUE: Especificaciones, que se necesita hacer, seguir los procesos del
sistema
CUANDO: Lo define cada empresa
PLANEAR:
 Principios de calidad:
- Enfoque al cliente
- Liderazgo
- Participación de las personas
- Enfoque basado en procesos
- Mejor
- Toma de decisiones basada en las evidencias
- Gestión de las relaciones
- Permite la comprensión y la coherencia en el cumplimiento de los
requisitos
- Facilita la consideración de los procesos en términos de valor
agregado
- Lleva al logro del desempeño eficaz del proceso
- La mejora continua de los procesos con base en la evaluación de los
datos y la información

Enfoque basado en Procesos

Para desarrollar, implementar y mejorar la eficacia y mejorar la satisfacción del

cliente La definición y gestión de procesos y sus interacciones

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

Estructura organizacional de la Propiedad Horizontal

Propiedad Horizontal, Residencial, Mixta – Comercial.

Toda PH es una empresa con una estructura administrativa formal

organizacional, reglamentados por la Ley 675 de 2001, en el Régimen de
Propiedad Horizontal, donde se identifican los diferentes órganos de dirección,
administración y control.

Con sus alcances y limitaciones direccionan el quehacer del líder operativo o

gestor que es el administrador, donde se tienen procesos y procedimientos de
tal manera que se logra una adecuada gestión por parte del administrador.

A continuación se presenta la estructura organizacional de la Propiedad

Horizontal residencial tiene a la cabeza dos cuerpos colegiados

Figura: Organigrama de la Propiedad Horizontal

Asamblea General
 Revisor
Fiscal
Consejo de
Administración

Administrador
5.
6.
Contador
Auxiliar Administrativo y
Financiero

Organizaciones y gremios existentes:

Afiliación a un gremio: Lo anterior implica la necesidad de una mayor
articulación entre los diferentes actores que hacen parte del sector enfocados
Vigilantes Todero Aseadores
al fortalecimiento de las competencias de los administradores para la
cualificación del talento humano del sector. Así mismo, permite la construcción
de lineamientos encaminados a la estandarización de los procesos de gestión
en el sector.

Actualmente hay organizaciones y gremios que agrupan de manera formal e

informal administradores de Propiedad Horizontal, copropietarios y prestadores
de bienes y servicios, también se han conformado comités sectoriales que
apuntan al apoyo mutuo hacia el mejoramiento de las condiciones del sector,
junto con la Mesa Sectorial de Propiedad Horizontal que promueven la
cooperación mutua, la representación de los diferentes actores del sector ante
situaciones que los afecten, el abordaje de problemáticas comunes, la
capacitación ante nuevas tecnologías o cambios en sector y el cumplimiento de
las normas.

Instituto Distrital de Participación Acción Comunal ( IDPAC): Es la

Institución distrital para promocionar la participación en virtud de su creación
por medio del acuerdo 257 del 30 de noviembre de 2006, tiene como objetivo
“brindar herramientas a la ciudadanía para participar, organizarse, interactuar
con el Estado y con lo público, y fortalecer sus capacidades para desarrollar
acciones orientadas al beneficio de las comunidades, los barrios y las
localidades; la coordinación de Propiedad Horizontal está bajo la tutela de la
subdirección de asuntos comunales.

Consejos Locales de Propiedad Horizontal (CLPH): Instancia de

participación local formal, por tener una base reglamentaria, para los actores de
la Propiedad Horizontal de las 19 localidades urbanas de Bogotá cuyo origen
fue una iniciativa ciudadana desde el 2007, la primera generación de ellos se
dio para el periodo 2007-2009; actualmente son liderados por el IDPAC
considerando la “Política pública de Participación Ciudadana y Convivencia en
Propiedad Horizontal” descrita el art. 97 del acuerdo 645 de 2016 “Plan de
Desarrollo Bogotá mejor para todos”.

Consejo Distrital de Propiedad Horizontal (CDPH): A partir de los CLPH, por

medio del Acuerdo distrital 652 del 22 de noviembre de 2016 se conforma el
Consejo Distrital de Propiedad Horizontal (CDPH) que en primera instancia
tiene como finalidad articular a toda la comunidad de Propiedad Horizontal, la
sociedad civil y organizaciones sociales y comunitarias de Propiedad Horizontal
para proponer estrategias que con lleven a una mayor incidencia, deliberación
y concertación en temas que afectan al sector cumpliendo un papel
participativo, consultivo e interlocutor de la comunidad que interactúa en las
copropiedades; el actual reto de estas instancias de participación está en influir
positivamente en la formulación de una Política Pública, hoy inexistente, para
un sector que está transformando vertiginosamente la manera de relacionarse
entre vecinos.

Mesa Sectorial de Propiedad Horizontal (MSPH): Es una instancia de

concertación entre los empresarios, trabajadores, gobierno, gremios,
instituciones educativas,

Mesa Distrital Ciudadana de Propiedad Horizontal (MDCPH): Es una

instancia de participación externa en la Propiedad Horizontal surge en 2004
ante todo como resultado de la iniciativa ciudadana de un grupo de líderes
interesados en conseguir canales de participación como sector para incidir en
la toma de decisiones y en la construcción de políticas públicas; en palabras
del Idpac (2009) “al no tener una base reglamentaria que determine cuál debe
ser su conformación, objetivos y alcances; es un espacio no formal, que cuenta
con el apoyo de este…”

Consejo de Administración: dando cumplimiento a lo exigido en el régimen

de Propiedad Horizontal de uso residencial; sumado a esto genera un equilibrio
entre la gestión administrativa y el órgano de control.

Esta integrado por un número impar de copropietarios su reglamentación está

en los artículos 53 al 57 del régimen de Propiedad Horizontal.

Administrador: es el representante legal de la persona jurídica y gestor de la

copropiedad la Ley 675 de 2001 le asigna como facultades: ejecutar,
conservar, representar y recaudar, así como catorce funciones fundamentales
que le permiten cumplir con las facultades.

Investigación Propia:

“El administrador de la nueva era esta llamado a conocer integralmente, los

diferentes aspectos relacionados con su gestión, es un gerente multifuncional,
líder, innovador, abierto al cambio y capaz de llevar su propiedad horizontal a
los niveles de resultados exigidos; competente y de alto rendimiento”
Fuente: Primer Congreso PH “El administrador de la nueva ERA “– Propiedad

Se evidencia que la preferencia hacia una administración que se realice de

manera directa y no por terceros

De la certificación en las empresas

La certificación es el procedimiento mediante el cual una tercera parte diferente

al productor y al comprador asegura, por escrito, que un producto, un proceso o
un servicio, cumple los estándares especificados. Por esta razón, constituye
una herramienta valiosa generadora de seguridad y garantía para las
copropiedades.
Es un elemento insustituible para generar confianza a los usuarios en los
procesos desarrollados al interior de la Propiedad Horizontal, la certificación
asegura que los bienes y servicios cumplen los requisitos mínimos obligatorios
relacionados con la vida, la salud, la seguridad, el medio ambiente etc.; sirve
como control y es una herramienta importante en la evaluación de proveedores
en procesos de contratación para dar cumplimiento a los estándares
establecidos en la legislación nacional.

Contador: Se rige bajo las Normas Internacionales Financieras (N I F)

Revisor Fiscal: es un contador público encargado del control de las distintas

operaciones de la persona jurídica ejerce las funciones previstas en la Ley 43
de 1990 adicional a las asignadas en el articulado del régimen de Propiedad
Horizontal.

Principales hallazgos en el entorno organizacional

gestión administrativa y el órgano de control no cuenta con brigadas de

emergencia.
ENTORNO ORGANIZACIONAL

Principales hallazgos en el entorno organizacional del Conjunto

Residencial alta vista del Portal, ubicado en la Cll 67B Sur Nº 13-60

ADMINISTRACION PROVISIONAL CONJUNTO ALTA VISTA DEL PORTAL

Nombrada por la Constructora CONTRUCCIONES CANINDE S.A.S.

En el momento que usted recibe su inmueble, el conjunto tendrá una

administración delegada y provisional contratada por la sociedad enajenadora.
La administración provisional inicia su gestión desde antes de la primera
entrega de los inmuebles y llegara hasta el momento en que se nombre un
administrador definitivo, nombramiento que se encuentra en cabeza del
Consejo de Administración, nombrado en la Primera Asamblea General de
copropietarios.

Con la administración Provisional que inicia se realizaran las primeras

inversiones basadas en un presupuesto de gastos básicos, el cual se financia
con las cuotas mensuales de pago que se fijan en los coeficientes de
copropiedad de acuerdo con los procedimientos establecidos en el reglamento
de propiedad horizontal del conjunto.

PRESUPUESTO PROVISIONAL

El presupuesto provisional de gastos durante la administración provisional, es

elaborado conjuntamente por la administración provisional y el propietario
inicial, con vigencia hasta la Asamblea General de Copropietarios donde se
procede a la designación del administrador definitivo.

Los copropietarios deberán contribuir al pago de las expensas comunes a partir

de la fecha en que se les haga entrega material del inmueble adquirido, con
base en el presupuesto elaborado conforme a la regla precedente,
independiente de que ocupen o no sus bienes privados: como Administración,
conservación, vigilancia y mantenimiento del conjunto.

GENERALIDADES DEL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL

El conjunto residencial en el cual usted ha adquirido su vivienda, esta sometido

al Régimen de Propiedad Horizontal; esto significa que existen unos
espacios y elementos comunes que deben ser administrados y respetados por
todos los propietarios del Conjunto; el principio y objetivo principal es
respetar la función social y ecológica de la propiedad y velar por la
convivencia pacifica y la solidaridad social entre los copropietarios o tenedores
y sus normas son de obligatorio cumplimiento

El reglamento implica que su uso, manejo y sostenimiento deban ser

claramente reglamentados

Para garantizar la armonía de la convivencia en comunidad, se hace

necesarios que se establezcan unas normas de convivencia, con el fin de
lograr la armonía entre los diferentes ocupantes del conjunto, una serie de
derechos y disposiciones de obligatorio cumplimiento

SERVICIOS COMUNES, PRESUPUESTO Y CUOTAS DE ADMINISTRACION

El adecuado mantenimiento, conservación y la reposición de los bienes

comunes, así como la administración y costos de los servicios comunes,
implican unos gastos, que deben ser atendidos por la totalidad de los
copropietarios

El monto de las cuotas de administración depende de las decisiones que sobre

la seguridad, el aseo, mantenimiento de jardinería y otros, del Conjunto
Residencial tome la Asamblea de copropietarios.

Para mantener las edificaciones en buen estado y gozar de buenos servicios

de vigilancia seguridad, aseo, mantenimiento de jardinería y otros, es necesario
hacer los aportes requeridos que se determinen mediante la aprobación
presupuestos de expensas comunes acordes con las necesidades del conjunto
y que se participe en la Asamblea de Copropietarios para la toma de
decisiones.

ORGANOS DE ADMINISTRACION

PROCESO DE EMPALME
 Como se realiza el proceso de empalme entre la constructora
(CONSTRUCCIONES CANINDE S.A.S.), y los copropietarios se rige
según la Norma 675/2001, Articulo 52

Asamblea General de Copropietarios realizada el 25/11/2018 en las

instalaciones del Conjunto Alta vista del Portal

Se realiza Asamblea General de copropietarios en los términos del articulo 52

de la Ley 675/2001 con posterioridad al momento en que se haya construido,
escriturado y entregado un numero de vienes privados que representen por lo
menos el 51% de los coeficientes de la copropiedad, la administración
provisional de la constructora (CONSTRUCCIONES CANINDE S.A.S.), a
través de avisos en cartelera y por correo personal de cada copropietario, con
antelación, cita a los copropietarios con el fin de realizar la primera Asamblea
General de Propietarios, presidida por un presidente provisional, y comité de
revisión del acta; reunión en la cual se postulan las personas interesadas en
formar parte del consejo de administración en numero impar (19 en total)
postulados en Asamblea General de Copropietarios que representan mas del
50% del quórum requerido; elección del comité de recibimiento de zonas
comunes; y del comité de convivencia Del Consejo de Administración

Nombramiento de la mesa directiva del Consejo se Administración

-Proceso convocatoria para elección del Administrador

-Revisar hoja de vida que cumpla con el perfil; citar a entrevistas; dirimir y
citar al administrador
PROCESO DE SELECCIÓN

Proceso de selección al Consejo de Administración Conjunto Alta Vista

del Portal realizada el 02/12/2018

Convocada por delegados del consejo de administración vía whatsapp

Orden del día:

1. Verificación y llamado de asistencia

2. Presentación de los integrantes del consejo de Administración (14
asistentes de los 19 postulados en Asamblea General de Copropietarios
que representan mas del 50% del quórum requerido
3. Selección modelo de votación:
Postulación de integrantes de manera voluntaria: 11 personas se
postularon para el cargo de principales, se determino que cumplieran los
siguientes requisitos:
4. Verificación de cumplimiento de requisitos:
- Deben estar al día en el pago de administración
- Que vivan en el conjunto
- Que cuenten con tiempo suficiente para futuras actividades
 - No tener problemas con la justicia.
- Otro requisitos por inasistencia a reuniones
5. Resultados de Votación: Se tuvo en cuenta por mayoría de votos para
sacar : presidente, Vicepresidente, Secretario(a) y delegados principales

PROCESO DE SELECCIÓN DEL ADMINISTRADOR DEL CONJUNTO ALTA

VISTA DEL PORTAL

PLANEACION

Determinar el perfil requerido para el cargo de Administrador del Conjunto

Residencial Alta Vista del Portal, Localidad 5ª de Usme

Consultar con la Administración Provisional del Conjunto el sueldo actual

Consultar normas actuales de costos de un Administrador para Propiedad

Horizontal

Describir los requisitos que debe tener un Administrador de conjunto en P/H

(Titulado y Certificado; conocimiento de la ley 675 del 2001)

Convocatoria Abierta: a través de la pagina de la revista de Propiedad

Horizontal, el correo del conjunto, en cartelera del conjunto, por medio de
miembros del Consejo de Administración del Conjunto con fecha de inicio;
fecha de cierre; Nº. de Aptos, Torres. Enviar digital escaneada al correo del
conjunto y/o manual a la presidenta del C. A.

Planeación del procedimiento a seguir

Organización: Definir quien recepciona las hojas de vida;

Trazabilidad de la hoja de vida en archivo DRIVE ; análisis de cada una de las

H/V; descarte por conveniencia (otros trabajos); costos en el cobro;
cumplimiento de requisitos solicitados;

Selección de H/V

Verificar información suministrada: Seguimiento a la H/V y a través de:

visitas de campo; Sondeos; entrevistas; confrontar referencias; verificar
certificados de estudio. Delegar tareas a miembros del C.A.

Análisis de la información de seguimiento El Consejo de administración en

pleno planea: fecha, hora y lugar para convocatoria de entrevistas; elaboración
sondeo de preguntas; Formato de indicadores. Alistamiento del sitio de
entrevistas.
Entrevistas: Se evalúa puntualidad, presentación personal, expresión corporal,
expresión verbal, actitud, manejo de la audiencia.

Evaluación de las entrevistas: por parte del C.A.; Selección del candidato
para el cargo de Administrador para el Conjunto Alta Vista del Portal al señor
Mauricio Alfonso Monsalve;

Notificación por parte de la presidenta del C.A. por correo personal y celular;
Inducción de la organización a cargo del Consejo de Administración
recorrido por las instalaciones del conjunto.

Contratación; Elaboración del Contrato de Prestación de Servicios según

normatividad vigente, Concertación del contrato (horario de trabajo, salario);
Firma del Contrato;

Iniciación del contrato. a partir del 16/01/2019

Temas debatidos durante la reunión

- Se da lectura al Contrato de Prestación de Servicios, firmado por la

Presidenta del Consejo de Administración y el administrador elegido, se
debaten temas, se solicita 3 cambios estipulados en el contrato, se pone a
consideración y es aprobado con los cambios sugeridos con 5 votos a favor
0 en contra
- El Administrador elegido hace su presentación, agradeciendo el que se le
haya tenido en cuenta para desempeñar este cargo, que esta dispuesto a
aportar el máximo de sus conocimientos para sacar adelante este proyecto
que apenas inicia su proceso por ser un conjunto nuevo.
- Que el primer pago de honorarios no exige el soporte de pago de
Prestaciones Sociales, para el segundo mes si y así sucesivamente
- Que la Asamblea General de Copropietarios es el órgano de máxima
autoridad, el jefe del Administrador es el Consejo de Administración
- Ofrece los horarios de atención a los copropietarios, se discuten, se llega a
un acuerdo quedando de la siguiente manera:
- Día Lunes de 7:00 PM a 10:00 PM
- Día Martes de 9:00 AM a 12:00 M
- Día Viernes de 7:00 PM a 10:00 PM
- Día Sábado de 10:00 AM a 12:00 M
Es aprobado por 5 votos a favor 0 en contra

- Se acordó publicar esta información a partir del 31 de Enero de 2019

Tema de Informes: Que presentara informe de gestión mensual al C A, de

todos los detalles y funciones realizadas durante el mes., lo mismo copias
de los estratos bancarios del conjunto
- Que el sistema contable estará a cargo de la Contadora contratada
- Que hay que montar las Normas Internacionales Financieras N I F y las
Políticas de ABES DATA
- Para comenzar hace una sesión de Indicadores para la toma de decisiones
y lo de zonas comunes todo aprobado por Consejo de Administración y la
Asamblea General, que por el momento no se debe cobrar sanciones hasta
que se proponga en asamblea general y sea aprobado.
Se toca tema sobre seguridad, mantenimientos a realizar detectados por el
administrador delegado en el recorrido realizado por el Conjunto y acompañado
por delegados del consejo de Administración.

Se informa de la problemática detectada, por el Consejo de Administración e

informada por los copropietarios hasta el momento, en el Conjunto Residencial
AltaVista del Portal.

Inducción al puesto de trabajo a cargo de la Constructora

CONSTRUCCIONES CANINDE S.A.S. a través de la Representante Legal
Administración Provisional del Conjunto cumplimiento de requisitos mínimos;

El Administrador delegado propone que esta dispuesto para recibir el día lunes
14 /01/2019, y hace entrega a través de derecho de petición, a la
representante legal de la constructora CONSTRUCCIONES CANINDE S.A.S.,
listada de necesidades y requisitos solicitados para la entrega formal del
conjunto

La representante Legal informa que una vez radica la carta de derecho de

petición, dará respuesta.

- Conteo de la entrega. Proceso del empalme programado para

suscripción del acta de entrega para el 31/01/2019 primera entrega,
registro por apartamento, planos todo lo operativo del sistema, llaves,
recorrido por torres, revisar contratos, conocer proceso de entrega de los
apartamentos pendientes torres de atrás, normas deberes y derechos y
cuotas de administración
- Segunda parte de la entrega se realizara entrega contable y financiera
delante del contador contratado, delante del administrador y algunos
miembros del consejo de administración a mas tardar el día 15/02/2019:
se entregaran carpetas mes por mes, comprobantes físicos, las
chequeras y certificaciones contables con bancos, que el administrador
debe tener legalizados ante la Alcaldía Local de Usme su certificación
como administrador del conjunto.
RECOMENDACIONES:
- Ir cotizando la compra de un equipo de computo, computador e
impresora, paquete contable; La constructora entrega todos los libros
 auxiliares del paquete contable porque únicamente sube la información o
paquete contable
- Al resultado de la operación contable, vienen quedando cuentas por
pagar
- La constructora no se puede hacer cargo de los deudores morosos, la
responsabilidad es de cada propietario; hay una cartera morosa de $
18.000.000 de pesos que se ha gestionado; cartera de difícil cobro
copropietarios que desde el día que recibió el apartamento no han
cancelado, son 10 apartamentos
- Ultima circulación de cartera a 31/12/2018, nos mostraron las cartas de
cobro jurídico, lo que soporta pago de cuentas por pagar a proveedores
- La copropiedad no esta diseñada para generar aun ingresos adicionales
COMPROMISOS:
- Pendiente pago de Retefuente (no paga IVA ni Retefuente)
- Se entrega el recibo de pago a la DIUAN. La certificación ante la DIAN
hay que hacer cambio de firma
- Entregar la facturación del mes de febrero, que la copropiedad siga su
camino normal y no retardar el recaudo
- La administración provisional entrega por escrito todo el proceso que se
debe realizar para presentar la cuenta de cobro a la constructora
INVENTARIO:
- Un (1) escritorio, dos (2) sillas, un (1) archivador
- 422 apartamentos entregados; habitados 206 de los cuales 68 son
arrendados
RESPECTO A LA CONSTRUCTORA

Entrega de zonas comunes con el comité de zonas comunes, consejo de

administración y el administrador delegado, pendiente notificar a la constructora
x escrito, cuando se inicia el proceso de recibido. Tarea: que ese comité
presentara propuesta de cómo se recibe: si van a contratar un auditor externo o
no.

Entrega de zonas esenciales se hace con la entrega del inmueble:

parqueaderos, ascensores, puntos fijos. (Articulo 69 de la Ley 675 “la
constructora entrega Capítulos de Garantía – manuales – y demás, uso y
funcionalidad”)

Se detecto que el piso de entrada, oficina de administración y del shup,

presentan un deterioro muy temprano frente a la garantía, se cambia

La constructora debe responder por las fisuras y asentamientos, ya realizo lo

de la Torre 4 y torre 11

Hay actas de la constructora N0. 001 con evidencias de fotografías.

Últimos cambios para la torre 10 se deja un depósito del 50% del depósito total
por ingreso de material, hay un fondo de depósito
Que si hay inconvenientes, si hay inconformidades, los mecanismos y canales
de reclamación están abiertos, todo con evidencias.

Hay quejas desde las actas de entrega inicial al copropietario que la

constructora aun no ha respondido por ellas pero están recepcionadas

Si hay registro fotográfico de daños después de la entrega, la constructora no

paga daños por vicios oculto

Próximas entregas de Torres pendientes, para dentro de mes y medio

PROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTADOR(a) DEL CONJUNTO ALTA

VISTA DEL PORTAL

PLANEACION

Determinar el perfil requerido para el cargo de contador para el conjunto

Residencial Alta Vista del Portal, Localidad 5ª de Usme

Consultar con la Administración Provisional del Conjunto el sueldo actual

Consultar normas actuales de costos de un contador para propiedad horizontal

Describir los requisitos que debe tener un contador de conjunto en P/H

(Contador Titulado y Certificado; conocimiento de la ley 675 del 2001)

Convocatoria Abierta: a través de la pagina de la revista de Propiedad

horizontal, el correo del conjunto, en cartelera del conjunto, por medio de
miembros del Consejo de Administración del Conjunto. con fecha de inicio;
fecha de cierre; Nº. de Aptos, Torres. Enviar digital escaneada al correo del
conjunto y/o manual a la presidenta del C. A.

Planeación del procedimiento a seguir

Organización: Definir quien recepciona las hojas de vida,; trazabilidad de la

hoja de vida en archivo DRIVE ; análisis de cada una de las H/V; descarte por
conveniencia (otros trabajos); costos en el cobro; cumplimiento de requisitos
solicitados;

Selección de H/V

Delegar tareas a miembros del C.A. para hacer seguimiento a la H/V y verificar
información suministrada a través de: visitas de campo; Sondeos; entrevistas;
confrontar referencias; verificar certificados de estudio.

El Consejo en pleno analiza la información de seguimiento; planear fecha, hora

y lugar para convocatoria de entrevistas; elaboración sondeo de preguntas;
Formato de indicadores. Alistamiento del sitio de entrevistas.
Entrevistas: Se evalúa puntualidad, presentación personal, expresión corporal,
expresión verbal, actitud, manejo de la audiencia.

Evaluación de las entrevistas por parte del C.A.; Selección del candidato para
el cargo de Contador para el Conjunto Alta Vista del Portal a la doctora Leidy
Reyes; notificación por parte de la presidenta del C.A. por correo personal y
celular; Inducción de la organización a cargo del Administrador delegado
actualmente el Sr. Mauricio Alfonso: recorrido por las instalaciones del
conjunto.

Contratación; Elaboración del Contrato de Prestación de Servicios según

normatividad vigente, Concertación del contrato (horario de trabajo, salario);
Firma del Contrato;

Inducción al puesto de trabajo a cargo del Administrador del conjunto;

cumplimiento de requisitos mínimos; iniciación del contrato a partir
del16/02/2019; Recibimiento de la contabilidad del conjunto a cargo de la
Administración Provisional, el día 09/02/2019, en las oficinas de la
Constructora “Alianza Inmobiliaria”, con el acompañamiento del Sr.
Administrador y dos (2) delegados del C.A. , para recibir informes de la parte
contables y financiera del conjunto, recibimiento de carpeta mes por mes,
comprobantes físicos, la chequera, certificados contables con bancos.

Sitio de trabajo: en la oficina de la Administración del conjunto

NOTA: El proceso se realiza en varias reuniones

IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN

IMPLEMENTACIÓN DE PQRS

Cabe resaltar que a nivel organizacional, contar con estas herramientas

permite la realización de acciones que contribuyan a fortalecer los procesos
para una gestión efectiva y un manejo adecuado de los recursos.

La situación en la copropiedad estudiada refleja una realidad implementación

del sistema PQRS, lo cual muestra la preocupación por el seguimiento y
atención a las necesidades de los residentes, cuenta con este sistema.

Existen actualmente una variedad de herramientas que permiten evaluar la

gestión administrativa y su impacto al interior de la organización.
se cuentan con herramientas que permitan evaluar la gestión administrativa, es
así: Atención personalizada en horarios de oficina; Presentación Informes de
Gestión Administrativa; para recibir solicitudes, quejas peticiones y reclamos
de los Copropietarios y residentes del Conjunto, se crearon: Correos por la
Administración del Conjunto y del Consejo de Administración del Conjunto, la
pagina de FACEBBOOK del Conjunto; líneas telefónicas fijas en recepción de
portería, y en la oficina de administración, lo mismo dos (2) líneas de celulares
una en cada punto; por vía whatsapp. Los citofonos ubicados en cada
apartamento residencial; la minuta o bitácora donde la empresa de Seguridad
recepciona las solicitudes de los copropietarios y residentes del Conjunto; Las
cámaras de Seguridad ubicadas en el conjunto; fotos.

BRIGADA DE EMERGENCIA

se evidencia una situación bastante preocupante

Esto implica un alto riesgo para los residentes de la Propiedad Horizontal y se

convierte en una oportunidad para generar acciones encaminadas a fomentar
la consolidación de las brigadas como un requisito para garantizar la gestión
del riesgo en la copropiedad.

Ejecución simulacro de respuesta a emergencias se requiere que el

administrador ejecute:

- Acciones que permitan tomar decisiones, planear objetivos, metas y

resultados
- Proyectar e identificar posibles falencias y acciones de mejora para la
realización de simulacros
- La planeación, organización, ejecución y evaluación,
- detallan las acciones
- Definir periodos de tiempo en que se desarrollan los procedimientos
y tareas con el fin de asegurar la ejecución final del ejercicio.

Acciones a desarrollar antes, durante y después del simulacro:

ETAPAS: -
Planeación = Fecha de inicio fecha de finalización
y organización = Fecha de inicio fecha de finalización
– Ejecución = Simulación = Fecha, día, hora, sitio de encuentro
y Evaluación =Elaboración informe final

Plan de comunicaciones:
- Insumos para la organización, ejecución y evaluación del simulacro
como:– material audiovisual y didáctico, material de consulta
(circulares, guía metodológica para simulaciones/simulacros –
 Formulario de inscripción de colaboradores, modelo de guion para el
desarrollo del ejercicio, formatos, etc.
-El correo del conjunto
- Videoconferencias para abordar temas relativos a cada una de las
etapas del Simulacro (Planeación y Organización, ejecución y
evaluación), cuyas fechas fechas de realización serán comunicadas
(publicadas) con la debida antelación

DEMORAS EN LA UTILIZACION DEL ASCENSOR Los tiempos de

espera son muy largos y en caso de una emergencia ¿

LA CONVIVENCIA

INFORME DE CONVIVENCIA PERIODO DE 03/2019 – 03/2020

En el reglamento de convivencia aprobado en Asamblea General de Copropietarios

llevada a cabo el día 03/03/2019; CONVIVENCIA: Es una tarea continua y permanente
de todos trabajar en pro de los objetivos comunes de la copropiedad para preservar,
mantener y mejorar la sana convivencia y velar por el sano desarrollo de las
actividades propias de la vida haciendo de ella un hogar agradable

FALENCIAS DETECTADAS

Evidenciamos que vulneramos todo procedimiento y lo justificamos por

desconocimiento del Manual de Convivencia establecidas en el Reglamento de
Propiedad Horizontal del Conjunto basadas en la Ley 675/2001, y el código Nacional de
Policía en los Art 5/6

En el trascurso del año se evidenciaron varios temas de convivencia

CONVIVENCIA
Llamados de
PROBLEMÁTICA atención SANCIONES
Prohibiciones: perturbar la tranquilidad de los
demás residentes con Música a alto Volumen en
horarios no permitidos 57 14
Realizar trabajos en horas no permitidas 15 4
Peleas en los apartamentos 10 2

Tenencia de mascotas: No recoger los

excrementos; sacar sin collar, y su respectivo
bozal; perro rabioso debajo de la puerta; por
orines de perro debajo de la puerta 33 12
Tema de basuras: depositar la basura fuera del
shup 25 7
No retirar el vehículo a la hora establecida para
visitantes 3 0

Parquear en parqueaderos no autorizados 1 0

Agresión verbal al personal de vigilancia    

60
50
40
30
20
Llamados de atencion
10
0 SANCIONES

PROHIBICIONES Principales falencias

Parquear vehículos sobre la zona de circulación, 1
obstaculizando la circulación de personas o transito vehicular

Fumar y dejar las colillas de cigarrillo en zonas comunes, 2

zonas verdes, arrojarlas desde las ventanas

Arrojar basura, papeles, o depositar bolsas, papeles en las 3

zonas comunes o fuera de la zona de acopio (shup)

Transito de bicicletas en espacios de vía peatonal 4

Niños en zonas comunes después de las 8:00 de la noche sin 5
la supervisión de un adulto; y en el gimnasio

Ingerir licor en las zonas comunes 6

Consumir sustancias Psicoactivas en zonas comunes o 7
ventanas del Apto
Ingreso de visitantes sin anunciarse 8
Pegar letreros de publicidad en las ventanas internas o 9
externas de los apartamentos

Secar ropa en las ventanas 10

Estacionamiento del vehículo / moto fuera de las líneas 11
demarcadas
Manejo de escombros, madera 12
Dejar sus mascotas solas por largos periodos de tiempo 13

Motos estacionadas en zonas no autorizadas 14

Rayar las paredes de las torres 15

Limpiar ventanas ocasionando daño y ensuciando las 15
ventanas de los demás residentes

Votar basura por las ventanas 16

Adolescentes después de las 10:00 PM en zonas comunes 17

lavado y arreglo de vehículos dentro del conjunto 18

Ingreso de vehículos pesados dañando el adoquín del 19

conjunto
Dejar las bicicletas, triciclos en las entradas de las torres 20

Agresión verbal entre vecinos  

EL CUMPLIMIENTO DE NORMAS DE BIOSEGURIDAD