´´El activo más valioso de toda organización es indudablemente su Talento Humano, por

consiguiente debe asegurarse que sea altamente competente y permanecer actualizado para
enfrentar satisfactoriamente los grandes retos que conlleva la globalización, asegurando el logro
de los objetivos corporativos y la continuidad del negocio con crecimiento sostenible generador de
riqueza que beneficie a las partes interesadas´´ Pedro Miguel Sepúlveda Maza, agosto 8 de 2012.

SAMBLEA ORDINARIA DE ACCIONISTAS

En octubre 20 de 2011, cinco (5) amigos (as) de nacionalidad colombiana, se encontraron en un

centro comercial de la ciudad de Cartagena D.T. y en la conversación nació la idea de crear una
empresa.

Nombre y Apellido, uno de los futuros socios en octubre 22 de 2011 convoco por correo
electrónico a los otros cuatro a una reunión para el día 2 de noviembre del 2011 a las 9:00AM, en
un salón de la Cámara de Comercio de Cartagena, para acordar y aprobar los estatutos para la
creación de una sociedad por acciones simplificada soportándose en la ley 1258 de 2008.

En la fecha antes descrita se reunieron todos los convocados y aprobaron los estatutos, del cual se
tiene el siguiente resumen:

 Razón Social: Comercializadora y Decoraciones del Caribe S.A.S.

 Domicilio: Ciudad de Cartagena, centro comercial Los Ejecutivos, primer piso local 10,
avenida Pedro de Heredia.
 Inicio de actividad en noviembre 2 de 2011 y duración de veinte (20) años.
 Objeto Social: Compra y venta de muebles, equipos eléctricos y electrónicos para el hogar
y oficinas, de origen nacional o importado, asesoría y asistencia técnica en decoraciones
de interiores y exteriores de edificaciones.
 Capital autorizado: $100.000.000 representado en 1.000 acciones, con valor nominal de
$100.000 cada una.
 Se suscriben 700 acciones y se pagan de la siguiente forma:

Nombres y Apellidos No. Identificación No. Acciones Pagado Forma

AA 11.111.111 200 13.500.000 Contado
BB 22.222.222 150 15.000.000 Especie
CC 33.333.333 125 7.000.000 Contado
DD 44.444.444 125 7.000.000 Contado
EE 55.555.555 100 2.500.000 Contado
TOTAL 700 45.000.000

El aporte en especie está constituido por muebles y equipos para el uso en la administración de la
empresa y fueron avaluados, como se detalla a continuación:

Descripción Valor
Nevera Coler de 15 pies, color gris, dos puertas. 700.000

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Computador ZXM, disco 500 GB, Ram 4 GB, procesador intel(R)Atom(TM) CPU N450 2.000.000
Computador ZXM, disco 200 GB, Ram 2 GB, procesador intel(R)Atom(TM) CPU N450 1.700.000
Computador ZXM, disco 160 GB, Ram 2 GB, procesador intel(R)Atom(TM) CPU N450 1.600.000
UPS system plus 1.300.000
Equipo de conmutación telefónica y cinco (5) teléfonos para extensión 2.000.000
Cinco (5) escritorios modulares de madera ejecutivos con dos gavetas 2.000.000
Siete (7) sillas giratorias ejecutivas con brazos 1.400.000
Cinco (5) sillas fijas de madera con brazos 750.000
Cuatro (4) vitrinas metálicas panorámicas con vidrio 1.200.000
Caja fuerte metálica 350.000
TOTAL 15.000.000

Se acuerda entre los accionistas en pagar a mas tardar en junio 30 de 2013, el saldo del capital no
pagado en la fecha de la constitución de la empresa.

El representante legal puede comprometer a la sociedad con terceros con relación al desarrollo
del objeto social de la empresa, sin embargo deberá solicitar autorización a la Asamblea de
Accionistas en los siguientes casos:

 En la compra de propiedad, planta y equipo superior a $70.000.000.

 Obtener crédito con entidades financieras o comerciales superior a $50.000.000 que
medie la firma de un pagare u otro título exigible.
 Celebrar contratos o aceptar ofertas mercantiles superiores a $20.000.000.
 En la compra de bienes para inventarios superior a $20.000.000.

La sociedad no tendrá Junta Directiva.

La sociedad tendrá un Revisor Fiscal con su respectivo suplente, elegido para un periodo inicial
que termina en mayo 31 de 2012, posteriormente se someterá a nueva elección por un periodo de
un año y así consecutivamente en cada año, pudiendo ser reelegido el Revisor Fiscal anterior.

Se elige unánimemente como Revisor Fiscal principal al Contador Público YYYYYY YYYYYY YYYYYY
identificado con cedula de ciudadanía 99.999.999, T.P. No. 999.999-T con unos honorarios
mensuales de $1.200.000 y como suplente al Contador Público ZZZZZZZZ ZZZZZZZ ZZZZZZ
identificado con cedula de ciudadanía 88.888.888, T.P. No. 888.888-T.

Por decisión unánime se nombro como Representante Legal o Gerente a XXXXX XXXXX
identificado con cedula de ciudadanía 77.777.777, con contrato laboral a termino indefinido y un
sueldo ordinario básico mensual de $4.200.000, quien presenta certificado de pago mensual por
$350.000 a Su Salud S.A. correspondiente a servicios de medicina prepagada recibida por él, su
cónyuge y sus dos hijos, además autoriza descuento mensual de nomina por $450.000 como
aporte voluntario a pensión.

En noviembre 3 de 2011, el Gerente establece como política pagar la nomina de empleados

mensualmente en el antepenúltimo día hábil del mes (incluye comisiones por venta), vender a
crédito máximo 30 días, comprar a crédito con plazo mínimo de pago a 45 días, todos los pagos se

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hacen mediante giro de cheque y todos los recaudos deben consignarse al día siguiente de su
ocurrencia. Además contrata como Contador de la empresa a WWWW WWWW WWWW
identificado con cedula de ciudadanía 66.666.666, T.P. No. 666.666-T, mediante contrato a
termino indefinido y un sueldo ordinario básico mensual de $2.500.000.

En noviembre 4 de 2011 el Gerente y el Contador realizan los trámites de inscripción y registro de

la empresa ante Cámara de Comercio, Hacienda Distrital y DIAN (régimen común y agente
retenedor).

En noviembre 5 de 2011 el Representante Legal contrata a término fijo menor de un año a los
siguientes empleados:

Nombre Apellidos Cedula Cargo Sueldo

Ciudadanía Básico
Auxiliar de Contabilidad 900.000
Auxiliar de Almacén 800.000
Vendedor Externo 200.000
Vendedor de Mostrador 400.000
Auxiliar de Facturación 700.000

A los vendedores se les garantiza el salario mínimo legal mensual vigente, reciben comisión sobre
el valor bruto de las ventas que realizan por muebles, equipos eléctricos y electrónicos para el
hogar y oficinas, así:
El vendedor externo el 1.5 % y el vendedor de mostrador el 0.5%.

En noviembre 6 de 2011 reciben factura de Cámara de Comercio de Cartagena por $150.000 más
iva por el arrendamiento del salón y ayudas audiovisuales.

En noviembre 6 de 2011 reciben factura del Abogado por $200.000 más iva por la asesoría jurídica
en la constitución de la empresa y la contratación del personal.

En noviembre 7 de 2011, el Gerente abre cuenta corriente No. NNN-NNN-NNN en el

banco ????????, depositando lo aportado en efectivo por los accionistas.

En noviembre 8 de 2011 se adquieren del proveedor EEEEEEEEE del régimen simplificado,

papelería y útiles de oficina por $600.000.

En noviembre 14 de 2011, el gerente firma contrato con la inmobiliaria por el arrendamiento del
local ubicado en centro comercial Los Ejecutivos, primer piso local 10, duración cinco (años) desde
noviembre 3 de 2011 y canon mensual $1.500.000 con pago anticipado de seis (6) meses, el
próximo pago se realizara en abril de 2012 por seis (6) meses anticipado.

En noviembre 14 de 2011, se solicita al proveedor XXXXXXXXX del régimen común y se reciben con
la factura, los siguientes muebles para la venta:

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Cantidad Descripción Precio Unitario
antes de IVA
20 Escritorio de madera secretarial 250.000
20 Silla giratoria sin brazos 120.000
30 Escritorio de madera ejecutivos 350.000
30 Silla giratoria con brazos 180.000
40 Archivador de madera vertical cuatro gavetas 280.000

En noviembre 15 de 2011, se solicita al proveedor YYYYYYYYYYYY del régimen común y se reciben

con la factura, los siguientes equipos para la venta:

Cantidad Descripción Precio Unitario

antes de IVA
10 Fax Omega 500.000
20 Teléfono Oxi digitales e inalámbricos 140.000
20 Escáner Fujiyo 450.000
30 Televisores Alfa pantalla plana de 32” 500.000
30 DVD Alfa 120.000

En noviembre 16 de 2011, se vende por mostrador en el local al cliente RRRRRRRR de contado con
un incremento del 60% sobre el valor de compra, los siguientes muebles para la venta:

Cantidad Descripción
6 Escritorio de madera secretarial
6 Silla giratoria sin brazos
9 Escritorio de madera ejecutivos
9 Silla giratoria con brazos
10 Archivador de madera vertical cuatro gavetas

En noviembre 19 de 2011, el vendedor externo vende al cliente JJJJJJJJJJ a crédito, con un

incremento del 70% sobre el valor de compra, los siguientes muebles para la venta:

Cantidad Descripción
12 Escritorio de madera secretarial
12 Silla giratoria sin brazos
16 Escritorio de madera ejecutivos
16 Silla giratoria con brazos
25 Archivador de madera vertical cuatro gavetas

En noviembre 22 de 2011, se vende por mostrador en el local al cliente LLLLLLLLLL de contado con
un incremento del 60% sobre el valor de compra, los siguientes muebles para la venta:

Cantidad Descripción Precio Unitario

7 Fax Omega 500.000

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 16 Teléfono Oxi digitales e inalámbricos 140.000
14 Escáner Fujiyo 450.000
23 Televisores Alfa pantalla plana de 32” 500.000
23 DVD Alfa 120.000

En noviembre 30 de 2011, se reciben las facturas de los siguientes servicios públicos, que se pagan
en el mes siguiente:

 $120.000 Energía Eléctrica.

 $ 70.000 Agua y alcantarillado.
 $ 50.000 Teléfono fijo.
 $ 70.000 Celular Gerente.
 $ 90.000 Celular vendedor externo.

En noviembre 30 de 2011, se recibe factura por $700.000 de la empresa de aseo Su Servicio Ltda
por el servicio de aseo al local durante el mes de noviembre 2011.

En noviembre 30 de 2011, se recibe factura por $600.000 de Sacarías Arenas del Rio, régimen
simplificado, correspondiente a los servicios técnicos en el montaje de la red de computadores y
regulación de la red eléctrica.

En noviembre 30 de 2011, se recibe factura por $2.500.000 de Tecnología Universal Ltda, régimen
común, correspondiente a la adquisición e instalación del software para la gestión de los procesos
de la empresa, debidamente licenciado.

INFORMACION DE DICIEMBRE 2011

En diciembre 1 de 2011, se hace un pedido de compra a Cold Machine Inc en USA por treinta (30)
neveras de 12 pies, marca Discovery No Frost a USD350 cada una, valor FOB puesta en el puerto
de Miami, Florida, para pagar a 45 días fecha de B/L.

La mercancía la embarcan y despachan en diciembre 4 de 2011 por la naviera Seaboar según B/L
802030SM & Invoice number 7320.

Los fletes marítimos son USD2.200 según factura No. 7645 de diciembre 4 de 2011, los cuales se
pagan en pesos el día del arribo del barco al puerto de Cartagena a la TCRM de ese día.

En la fecha del embarque se paga a la Cia. Seguros Mundial el 1% del valor FOB como prima de
seguro todo riesgo en el transporte de la mercancía importada. El pago se hace en pesos a la
TCRM de ese día.

La mercancía llega a Muelles El Bosque S.A. de Cartagena en diciembre 10 de 2011.

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A Muelles El Bosque S.A se le pagan gastos de bodegaje por $200.000 más IVA y movilización de
carga por $150.000 sin iva en diciembre 14/2011 fecha en la cual se nacionaliza la mercancía, se
pagan los tributos de la importación y se traslada la mercancía a las instalaciones de la empresa.

En diciembre 2 de 2011 se firma un contrato para el diseño y asesoría técnica para la decoración
de las instalaciones de la discoteca Indiana Club por $17.000.000 más iva, este mismo día se recibe
como anticipo el 60% en efectivo según lo pactado. En diciembre 10 de 2011 se firma acta de
finalización y entrega a satisfacción con el cliente y se le elabora factura más iva para pago a 30
días según lo pactado.

En la operación anterior se utilizaron los servicios profesionales de un arquitecto especialista en

diseños, quien presento cuenta de cobro sin número en diciembre 10 de 2011 por $6.000.000 sin
IVA.

En diciembre 20 de 2011, se vende de contado por mostrador en el local al cliente Albeiro Castro
Fernández, dos (2) neveras Discovery No Frost con un incremento del 60% sobre el valor total de la
importación.

En diciembre 22 de 2011, el vendedor externo vende al cliente Distribuciones Magangue Ltda,

veinticinco (25) neveras Discovery No Frost a crédito 30 días, con un incremento del 35% sobre el
valor total de la importación.

En diciembre 27 de 2011, se hace un pedido de compra a Cold Machine Inc en USA por cuarenta
(40) neveras de 12 pies, marca Discovery No Frost a USD350 cada una, valor FOB puesta en el
puerto de Miami, Florida, para pagar a 45 días fecha de B/L.

La mercancía la embarcan y despachan en diciembre 30 de 2011 por la naviera Seaboar según B/L
802045SM & Invoice number 7353.

Los fletes marítimos son USD2.700 según factura No. 7662 de diciembre 30 de 2011, los cuales se
pagan en pesos el día del arribo del barco al puerto de Cartagena a la TCRM de ese día.

En la fecha del embarque se paga a la Cia. Seguros Mundial el 1% del valor FOB como prima de
seguro todo riesgo en el transporte de la mercancía importada. El pago se hace en pesos a la
TCRM de ese día.

La mercancía llega a Muelles El Bosque S.A. de Cartagena en enero 6 de 2012.

En diciembre 30 de 2011, se reciben las facturas de los siguientes servicios públicos, que se pagan
en el mes siguiente:

 $200.000 Energía Eléctrica.

 $ 60.000 Agua y alcantarillado.
 $ 50.000 Teléfono fijo.
 $160.000 Celular Gerente.
 $200.000 Celular vendedor externo.

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En diciembre 30 de 2011, se recibe factura por $600.000 de la empresa de aseo Su Servicio Ltda
por el servicio de aseo al local durante el mes de diciembre 2011.

En diciembre 31 de 2011 el Gerente despide sin justa causa al Auxiliar de Contabilidad y le pagan
el mismo día toda su liquidación.

En diciembre 31 de 2011 el Contador y Auxiliar de Almacén hacen inventario físico de la mercancía

y se encuentran los siguientes faltantes:

 Una (1) Nevera de 12 pies, marca Discovery No Frost.

 Un (1) Teléfono Oxi digitales e inalámbricos.
 Un (1) Televisores Alfa pantalla plana de 32”.

Igualmente en esta misma fecha el Contador y Auxiliar de Almacén hicieron también inventario
fisco a la propiedad, planta y equipo, encontrando físicamente la totalidad y en buen estado.

En noviembre y diciembre 2011 se cumplen totalmente las políticas de recaudos (clientes) y pagos
(proveedores y nomina).

Nota: No olviden que deben realizar los trámites, operaciones, transacciones y/o registros
contables, así como los informes implícitos que tiene el ejercicio, para los meses de noviembre y
diciembre de 2011.

ROLES DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO:

1. SOCIOS: Elaborar el documento de constitución y las actas de asamblea de accionistas,

excepto la ultima que se celebre en el 2012, redactar las políticas enunciadas y elaborar los
contratos de trabajo y reglamento de trabajo.

2. ADMINISTRACION: Elaborar la documentación de registro o inscripción ante Cámara de

Comercio, Hacienda Distrital y Dian, así como las declaraciones de importación y las nominas
de empleados. Además revisan los documentos que elaboran los socios.

3. DOCUMENTACION: Elaborar toda la documentación necesaria para soportar los registros

contables, excepto los documentos que elaboran los socios y la administración.

4. CONTABILIDAD: Elaborar los registros contables, estados financieros a corte de noviembre

30/2011 y diciembre 31/2011 con sus revelaciones, las declaraciones de retención por renta,
IVA e ICA y la declaración de IVA.

5. AUDITORIA INTERNA: Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,

concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, cuya función es
ayudar en el fortalecimiento del sistema de control interno existente, de tal manera que
facilite la obtención de los objetivos de la organización, aportando un enfoque sistemático y
disciplinado, con la finalidad de evaluar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos,
controles y gobierno corporativo.

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6. REVISOR FISCAL: Ejercer la función de Revisoría Fiscal de acuerdo al decreto ley 410/1971 en
especial sus artículos 207, 208 y 209 y demás disposiciones legales relacionadas.

7. SUPERINTENDENCIA: Revisar la documentación de cada mes, una vez se tenga concluida

según cronograma, tomar nota de las situaciones que sean contrarias a las disposiciones
legales que regulan las operaciones de la sociedad y actuaciones de sus administradores para
enunciarlas en la asamblea a celebrarse en noviembre 2012. Igualmente observar el desarrollo
de esta asamblea y enunciarle las situaciones a mejorar para la próxima según las
disposiciones legales que regulan el desarrollo de estas reuniones.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

 Las operaciones de noviembre deben estar documentadas (soportes) y contabilizadas a

mas tardar en septiembre 23/2012.
 Revisor Fiscal efectuara su revisión entre septiembre 24/2012 y octubre 7/2012 y presenta
informe a la administración con su resultado.
 Las operaciones de diciembre deben estar documentadas (soportes) y contabilizadas a
mas tardar en octubre 28/2012.
 Revisor Fiscal efectuara su revisión entre octubre 29/2012 y noviembre 4/2012 y presenta
informe a la administración con su resultado.
 Entre noviembre 5 al 18/2012 se deben hacer las ultimas correcciones del caso.
 La Asamblea se hace entre noviembre 21 y 23/2012, antes deben tener preparada toda la
documentación e informes.
 La Auditoría Interna y la Superintendencia deben realizar sus funciones entre septiembre
1/2012 y noviembre 18/2012, de tal manera que no interfieran entre sí, ni con el Revisor
Fiscal.

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