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Cmo crear
un ambiente de control en las organizaciones
Rubi Consuelo Meja Quijano
RESUMEN
Implantar una cultura de Autocontrol en las organizaciones requiere del conocimiento del
tema y de entender cmo eliminar las barreras que impiden su establecimiento. En este
artculo se presentan algunas directrices que permiten crear un clima organizacional y unas
condiciones ideales para el autocontrol, tanto en el mbito organizacional como en el grupal
y personal.
ABSTRACT
Knowing the subject and understanding how to eliminate the barriers impeding its implantation,
are requirements for the implantation of a self-controlled culture in organizations. Some
guidelines that allow to create an organizational environment and some ideal conditions for
Fecha de recepcin: 4 de diciembre de 2001
self - control, not only at an organizational level but also at a group and personal level, are
presented in this article.
RUBI CONSUELO
MEJA QUIJANO
(Colombiana) Contadora
PALABRAS CLAVES
Pblica, especialista en
Auditora de Sistemas y en
Control / Autocontrol/ Motivacin/ Confianza/ Empoderamiento / Trabajo en equipo Gerencia de Proyectos.
Profesora del
Departamento de
KEY WORDS Contadura Pblica de la
Universidad EAFIT.
Control / Self-control / Motivation / Trust / Empowerment / Team work rmejia@eafit.edu.co
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El poder exterior, donde se encuentra la asertividad, el cual comienza a tener un rol dentro de todo el
el dominio o la influencia hacia los dems. proceso, es decir, tener una gran responsabilidad
dentro de la toma de decisiones.
El poder interior, donde se encuentra el equilibrio
a situaciones adversas y el Autocontrol. Mientras que el cargo es claramente delimitado y
rgido, el rol es flexible y permite hacer las cosas de
Por esto con el Autocontrol se satisfacen las nece-
acuerdo con las capacidades de cada persona, por lo
sidades de las personas y al mismo tiempo se les
tanto el lmite es la persona y no el cargo o las
motiva y se contribuye a crear una disciplina en
funciones. En este enfoque de roles se dan relaciones
ellas.
interfuncionales ms que de autoridad; se pueden
La cultura del Autocontrol tiene una gran relacin con asumir diferentes roles y se puede aportar a diferentes
varias teoras administrativas que se aplican, es ms, procesos y no a una sola funcin como en el enfoque
muchas veces al existir otras teoras o metodologas tradicional de cargos.
implantadas en la organizacin se hace ms fcil la
introduccin y la aplicacin del Autocontrol. Implantar el Autocontrol no slo permite
Un caso es el del paso de la Administracin Funcional el logro de los objetivos organizacionales
a la Administracin por Procesos, el cual es un y el desarrollo general de la empresa, sino
enfoque ms ntegro, que permite a los empleados tambin el crecimiento personal de los
hacer parte ms directa del proceso organizacional y trabajadores, lo cual crea un mejor clima
donde pueden aplicar ms ampliamente el Auto- organizacional y un sentido de perte-
control debido a la autonoma que se les da. No
premisas que contribuyen a que el cambio se realice se le da al empleado, sta debe ser total para que l
y se disminuya en alto grado la resistencia hacia l, pueda encargarse de verificar si las metas que tena
estas premisas son: su actividad dentro del proceso organizacional se
cumplen a cabalidad y si no es as, l deber aplicar
Tener la necesidad de cambio y creer en l.
los correctivos necesarios para lograr alcanzar dicha
Tener una visin de futuro que sea comprendida meta.
por toda la organizacin.
Es importante resaltar que al darle confianza a los
Eliminar los obstculos y brindar los recursos empleados, se est creando un cambio de actitud en
necesarios. ellos, se crean lazos ms directos entre los intereses
de la organizacin y los intereses de los empleados,
Trabajar arduamente para lograr la visin. es decir, aumenta el sentido de pertenencia de los
Liderar con el ejemplo. empleados dentro de la organizacin, porque se
sienten parte del proceso y tienen el control total
Entrenar al personal en la nueva disciplina. sobre l.
Monitorear su desarrollo. La confianza en el empleado debe comenzar desde
Evaluar los resultados. el momento de su seleccin, por tanto, este proceso
juega un papel fundamental en la implantacin de esta
Lo ms importante de la cultura de cultura. La seleccin debe basarse en las competencias
Autocontrol es que debe ser aplicada y y valores de las personas, los cuales no pueden ir en
contrava con los valores organizacionales.
visible tanto en la organizacin, como en
los grupos de trabajo y en las personas La materializacin de la confianza se logra con el
para que su funcionamiento sea efectivo. Empoderamiento, esta disciplina se caracteriza por el
grado de autonoma y confianza que se le entrega al
2. APLICACIN DEL AUTOCONTROL EN empleado, en esta prctica se le da a la persona una
mayor informacin y confianza para la realizacin de
LA ORGANIZACIN
cada una de sus actividades y se responsabiliza de los
Segn el artculo de Mauricio Archila Galvis, resultados, este proceso de facultar a los empleados
Control o Autocontrol? (Archila, 1987, 27) existen lleva consigo un sentido bsico de ser dueos; lo cual
4 pasos para poder crear una cultura de Autocontrol permite la prctica del Autocontrol por parte del
dentro de las organizaciones, los cuales se analizarn empleado.
en detalle: Lo anterior se resume en la expresin de Ken
2.1 Confiar en la gente Blanchard y otros en el libro Empowerment Estar
facultado significa que uno tiene libertad de actuar;
La confianza se refiere a aquella esperanza firme tambin significa que uno es responsable por los
que se tiene de una persona y a la vez la que toda resultados (Blanchard, 1996, p. 94).
persona espera que le tengan, por ello su importancia,
ya que cuando las personas piensan que no confan Segn Charles Handy, existen siete reglas de la
en ellas, no se preocupan por trabajar en los intereses confianza (Handy,1995, pp.84-86):
comunes de la organizacin, sino que slo trabajan
por sus propios intereses. La confianza no es ciega: no es prudente confiar
en personas que no conocemos y en quienes no
La principal diferencia entre un sistema de supervisin estn comprometidas con las mismas metas de la
tradicional y el Autocontrol, radica en la confianza que organizacin.
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mejorando cada vez ms su qu hacer y est rendimiento y estarn velando por cumplir con las
logrando un mayor crecimiento personal y por ende metas pactadas al planear las actividades y ellos
le est proporcionando un mayor crecimiento a la mismos sern quienes ejercern el control.
organizacin.
Segn Peter R. Scholtes consultor senior de Joiner
2.4 Permitir practicar el Autocontrol Associates Inc., en su libro El Manual del Equipo,
los grupos de trabajo deben ser autodirigidos y
Para que los empleados poco a poco adquieran
autocontrolados para que su funcionamiento sea lo
la responsabilidad total sobre sus actividades se les
ms efectivamente posible, es por esto, que se deben
debe permitir que tengan autonoma en su gestin,
tener en cuenta varias acciones:
poder de toma de decisiones y libertad para actuar,
manejar su tiempo y sus recursos. En esta etapa es "Establecer el grupo de trabajo: seleccionar
donde el empleado descubre su capacidad para adecuadamente las personas que van a ser parte
realizar las cosas y donde identifica lo importante de activa del grupo, los miembros del equipo deben
autocontrolarse. representar cada rea afectada.
Tomar las acciones apropiadas: se debe observar los Identificar la disponibilidad de recursos: determinar
procesos, tomar correctivos necesarios, redefinir si se cuenta con los recursos y las herramientas
procedimientos, corregir los problemas, etc. necesarias para realizar la actividad, tanto en calidad
como en cantidad.
Evaluacin: se debe evaluar los resultados y la
efectividad del equipo, recomendar acciones a seguir Definir los riesgos presentes en la actividad (realizar
y realizar una autocrtica y una crtica constructiva el anlisis de los riesgos que pueden impedir el
(retroalimentacin)" (Scholtes, 1991, pp.537-567). xito en la realizacin de la actividad).
Para que sea efectivo el trabajo en equipo debe existir Definir cmo se va a evaluar el desempeo.
un adecuado control por parte de cada una de las
Ejecutar la actividad
personas que forman parte de l, es decir, deben ser
personas totalmente autocontroladas ya que sus Monitorear constantemente el proceso de ejecu-
actividades y tareas estn entrelazadas con las de otras cin de la actividad: si los resultados obtenidos
personas para alcanzar unos objetivos o unas metas estn de acuerdo con lo planeado.
preestablecidas en los grupos de trabajo.
Implementar correctivos a posibles errores o
Como en los grupos de trabajo existe una divisin desviaciones.
de funciones/actividades, las personas deben estar
Los grupos de trabajo y las personas se controlan a
conscientes de la fecha en que se espera que estn
s mismas mediante la aplicacin del PHVA (Planear,
ejecutadas sus actividades para no retrasar todo el
Hacer, Verificar y Actuar), el cual permite estar
proceso y servir as como insumo para la ejecucin
revisando constantemente todo el ciclo del proceso