Elementos De Administración

LECCIÓN No. 3

Conocer el concepto de la planeación como etapa del proceso

administrativo e identificar sus principales componentes.

¿Sabes cuál es el significado y las diferencias entre planes,

programas, proyectos y actividades?

"Porque ¿quién de vosotros, queriendo edificar

una torre, no se sienta primero y calcula los
gastos, a ver si tiene lo que necesita para

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acabarla? No sea que después que haya puesto el cimiento, y no

pueda acabarla, todos los que lo vean comiencen a hacer burla de
él, diciendo: Este hombre comenzó a edificar, y no pudo acabar"
Lucas 14:28-30.

La naturaleza del proceso administrativo requiere que el primer

paso sea el de reflexión, el ejercicio mental, intelectual. Si
administrar consiste en lograr que las cosas sean hechas mediante
otros, entonces el líder o administrador debe saber ciertamente qué
es lo que quiere que las demás personas hagan.

Usted que anhela servir, deberá dedicar largas horas y aun días,
pensando en las acciones que va a desarrollar. Deberá leer,
documentarse.

En este momento es necesario que quienes estén estudiando

también se actualicen, estudien, se documenten para así, poder
realizar un mejor trabajo.

Entonces la planificación, es el proceso de predeterminar el curso

de una acción, dentro de un tiempo específico.

En esta parte se hace necesario la estructuración de un

cronograma o bosquejo en el cual estén plasmadas las actividades
a realizarse dentro de un plan o proyecto de trabajo.

A continuación tendremos un bosquejo sobre cómo planear.

Siga el principio de dedicar tanto tiempo como sea posible a la

planificación, pero no más de lo que en realidad es necesario.

La planificación está diseñada para producir acciones futuras con el

máximo grado de eficiencia; así que cada hora que usted dedique
a la planificación deberá salvarle a alguien por lo menos una hora,
más adelante.

Por lo tanto, se recomienda si es necesario tener por escrito el

plan para visualizar. Así pues, este bosquejo o ejemplo deberá
hacerse en las hojas de trabajo.

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Al planear no pretenda poner todos los detalles menores, sino

simplemente ponga sus primeros pensamientos, tal como surjan en
su mente, y continúe adelante.

• Ore, detecte las necesidades y encomiende sus planes a Dios.

• Establezca claramente sus objetivos.
• Elabore el programa o procedimiento a seguir.
• Elabore el calendario.
• Elabore el presupuesto.

Medite en esas cinco etapas sobre "cómo planear un bosquejo

general".

En esta etapa usted se asegura de apropiarse la sabiduría de

Dios para la realización del plan (1ª. Corintios. 2: 16).

Pídale a Dios que le muestre las necesidades reales que existen,

para que su plan apunte directamente a ellas.

Si el plan no es lo que Dios quiere que usted haga, usted estará

perdiendo su tiempo y el tiempo de quienes trabajan con usted.

Pídale a Dios sabiduría específica para las necesidades

particulares (Santiago 1:5).

Quizás Dios le dirija a usted en algunas ocasiones a realizaciones

verdaderamente poco convencionales. Imagínese el pensamiento
de Josué cuando el Señor le propuso el plan para tomar la ciudad
de Jericó. (Josué 6:2-5).

Encomiende a Dios la totalidad de su plan. (Proverbios 16:3).

Ponga por escrito cualquier pensamiento extraído de la Biblia y que

Dios esté enfatizando en su mente al respecto de sus planes.

Determine aquello qué deberá ser logrado.

Se establece un "blanco" hacia el cual usted y toda su gente

deberán dedicar todo su esfuerzo, en forma dirigida.

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Usted nunca podrá determinar cuánto dinero necesita poner en tal

proyecto, o cuándo las diferentes necesidades irán apareciendo,
sino hasta que haya determinado qué es lo que quiere hacer. Sin
embargo, es impresionante ver el número de personas para
quienes el planear no es más que llenar un presupuesto año tras
año.

Es importante también tener presente que cuando los objetivos son

producto de una oración intensa, de la dirección del Espíritu Santo,
y de una participación franca de la mayoría de los miembros del
equipo con que se piensa trabajar, habrá cooperación humana y
bendición divina.

Al planificar tenga en cuenta:

Brevemente enumerar los aspectos claves de su plan tales como:

normas, guías y políticas de su organización, fechas tope, recursos
actuales, manuales de estrategias, necesidades que urgen de
satisfacer, problemas que requieren solución y cualquier otra
información.

Determine el campo de acción. Designe o establezca qué o quién

será afectado por el plan (ejemplo: estudiantes, iglesias,
departamentos, actividades, etc.).

Especifique lo que usted busca. Ponga por escrito lo que deberá

ocurrir o lo que deberá verse, cuando el objetivo sea alcanzado.

Algún acontecimiento en particular deberá realizarse; alguna

conducta deberá ser cambiada; alguna decisión deberá ser hecha.

Quizás algunos de sus objetivos consistan en una secuencia

progresiva que necesita ser establecida en cierto nivel de
operaciones; de todas formas, siempre y cuando sea posible, trate
de expresar lo que usted desea ver en forma cuantitativa, por
ejemplo, en números, en dinero, en recursos humanos, etc.

Establezca una "fecha tope". Esta deberá ser una fecha en

particular, o un periodo de tiempo en el cual sus objetivos deberán
verse totalmente realizado.

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Enumere sus objetivos en forma concisa. Combine los elementos

anteriormente mencionados, exprese en una declaración más
concisa lo que deberá ser realizado. Recuerde:

¿Están sus objetivos más allá de lo que usted puede hacer por
usted mismo, al punto que usted deba expandir su capacidad para
lograrlos y confiar en Dios para ver su total realización?

Determine cómo los objetivos deberán ser realizados.

En forma natural, conteste las siguientes preguntas respecto de

cada objetivo.

¿Qué deberá existir en la "fecha tope" para cuando su objetivo sea

realizado"?

Escriba un resumen de su objetivo.

Bajo este resumen, describa exactamente qué es lo que deberá

estar ocurriendo y qué deberá estar completado para cuando el
objetivo sea alcanzado. Sea específico.

¿Con qué frecuencia o intensidad deberán estar ocurriendo estas

cosas?

¿Qué tan lejos se encuentra usted de lo que deberá existir en la

fecha establecida?

¿Está usted continuando algo que fue iniciada por alguna otra
persona?

¿Usted mismo ha iniciado un proyecto nuevo dentro del plan

establecido?

¿Qué actividades específicas le conducirán a usted del punto en

que se encuentra ahora, hacia su próximo objetivo?

Muy a menudo es beneficioso empezar tomando como punto de

partida lo que deberá existir en la "fecha tope" y de allí, en orden
regresivo, ir revisando cada nivel, hasta lo que existe ahora.

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Determine cuándo deberá realizarse cada una de las actividades

del plan.
Escoja una hoja de trabajo para calendario o agenda, de medida
apropiada para su plan (sea este de corto o de largo alcance en
ambos casos puede hallarlos en la sección de hojas de trabajo).

Apunte en dicho calendario o agenda, las actividades en las cuales

se encuentra usted comprometido en el presente o que son
pertinentes a su plan.

Colóquelas en las dos o tres líneas de la parte superior de su

calendario de actividades.

Para cada actividad registre la "fecha tope" de realización y

cualquiera otra información relativa al tiempo en la línea
correspondiente.

Generalmente es recomendable establecer la "fecha tope final"

primero, y luego en forma regresiva se pueden ir anotando las
otras fechas significativas de dicha actividad, hasta llegar al tiempo
presente.

Marque o subraye, cuándo deberá comenzar o la fecha de inicio

de cada actividad importante.

Si es pertinente escriba números o cifras que puedan evaluar el

progreso esperado en la actividad.

Determine cuántos recursos humanos, financieros y de otro tipo,

serán necesarios y cómo deberán ser obtenidos.

Relacione en la hoja de trabajo correspondiente a "presupuesto" los

recursos específicos que serán necesarios para realizar el plan.

Trabaje cuidadosamente y repase la hoja de calendario o agenda y

pregúntese, respecto de cada una de las actividades, las siguientes
cosas:

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• Recursos humanos

¿Cuántas personas y en qué capacidad serán necesarias?

¿Cómo puede usted reclutar y adiestrar al personal que hace falta?

¿A tiempo completo? o ¿A tiempo parcial? Etc.

• Dinero

¿Cómo puede usted obtener estos fondos? ¿Prestándolos? ¿A

través de contribuciones? Asegúrese de hacer esto de una manera
consistente, realista y acorde a la filosofía y normas de su

Organización.

¿Cuánto dinero se necesita para realizar esta actividad?

Debe emplearse hojas adicionales para presupuestar lo
concerniente a dinero.

• Otros recursos

Equipos, materiales, asistencia técnica, etc.

¿Dónde puedo alquilar o comprarlos, alquilarlos o adquirirlos?;

¿debo reproducir o crear nuevos materiales?, etc.

Quizás al llegar a este punto usted recuerde que algún trabajo se

ha hecho ya respecto de reclutar y/o adiestrar personal, obtener
fondos, etc. Si es así, incluya estos esfuerzos ya realzados, o
puntos importantes que puede encontrar de gran utilidad para su
trabajo

Asegúrese de que su plan sea realizado en tal forma, que al

momento de su cumplimiento toda la Gloria sea atribuida al Señor.
Los cristianos debemos glorificar a Dios (1ª. Corintios 10:31). Dios
puede ser glorificado en su plan únicamente si dicho plan hace
necesario que Dios intervenga para lograr su realización.

Debemos planear con todas las anteriores especificaciones, sin

embargo es necesario tener claro que en ocasiones Dios interviene

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modificando y re direccionando nuestros planes, haciendo que

parezcan destinados al fracaso, con el único propósito de mostrar
su Gloria y Poder.

En la Biblia, en Jueces 7, hallamos que este dirigente militar,

Gedeón, tenía 32.000 hombres listos para pelear contra los
madianitas, y que en dos ocasiones diferentes Dios redujo su
ejército hasta el punto de dejarlo con 300 hombres. ¿Por qué?
(Jueces 7:2). Así, siendo los madianitas una fuerza superior, sería
difícil atribuir la victoria a las fuerzas israelíes.

Nehemías es otro ejemplo de alguien que llevó a cabo una tarea

formidable debido a su dependencia de Dios. En su libro,
Nehemías termina su relato sobre la reconstrucción de los muros
de Jerusalén, diciendo: "Y cuando lo oyeron todos nuestros
enemigos, temieron todas las naciones que estaban alrededor de
nosotros y se sintieron humillados, y conocieron que por nuestro
Dios había sido hecha esta obra" (Nehemías 6:16).

Para asegurar que sus planes glorifiquen a Dios, pregúntese usted

mismo lo siguiente, después de haber completado su plan:
¿Está Dios confirmando este plan en mi mente?
¿Tengo que confiar en Dios para la realización de este plan?
¿Estoy dispuesto a confiar en Dios para realizar este plan?
Sus respuestas a cada una de estas preguntas deberán ser "sí". Si
son "no", ore al Señor para que su paz y tranquilidad le sean
dadas a usted sobre dicho plan, o la sabiduría para mejorarlo.

Espere que su plan pueda sufrir alteraciones. Si usted comprende

este punto, hallará su planificación mucho más fácil de hacer que si
usted tratara de elaborar el plan como "esculpido en roca sólida" tal
cual el caso de "los diez mandamientos". No es necesario "esculpir
su plan" de manera inflexible. Deje lugar para ajustes y
modificaciones.

Cada vez que planee para una actividad, debe tener en cuenta que
usted está pensando por anticipado, de tal manera que usted
mismo pueda ser eficiente en lo que planee para la próxima
actividad.

Por supuesto que usted deseará planificar y saber qué es lo que

debe hacerse entre ahora mismo y la realización de su objetivo;
pero debe dedicar su tiempo en forma proporcional a detectar la

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manera en que dicho plan le ayuda a trabajar en los planes más

inmediatos.

Es muy fácil desperdiciar el tiempo si uno dedica demasiadas horas

a un plan que se encuentra demasiado distante. Por vía de
ilustración: el planificar para los próximos 6 años sería una pérdida
de tiempo si usted dedica demasiadas horas a dicho plan, ya que
usted podrá encontrar el tiempo necesario para ello cuando se
encuentra más cerca de dichos años. Sin embargo,
definitivamente deberá usted pensar cuidadosamente qué es lo que
deberá existir en la "fecha tope" de la realización del plan.

Simplemente lo que usted deberá hacer es dedicar menos tiempo a

las fechas que se encuentran más lejanas, y a la inversa, dedicar
más pensamiento y planificación.

Si usted dedica un determinado número de horas para elaborar un

plan de largo alcanza para los próximos 6 años, usted deberá
dedicar el mismo número de horas para elaborar el plan de acción
para el próximo año, equilibrando así su estrategia.

Para un plan que está diseñado para cubrir varios años,

generalmente es bueno prever una revisión cada seis meses o
cada año. Cuando usted repasa o revisa su plan, simplemente
siga el bosquejo de los "cinco pasos", o las "cinco etapas básicas",
y lea a través de cada uno de los puntos del plan, incluyendo la
nueva información que tiene disponible, registrándola en su plan
general de largo alcance.

Aprenda cómo utilizar a otras personas en el proceso de

planificación. Si el planear no es una de sus habilidades naturales
en particular, existe la posibilidad de que alguien a quien usted
conoce se le pueda delegar esta responsabilidad.

Dicha persona deberá estar interesada y capacitada para planear.

De a esta persona sus opiniones e ideas sobre el tema y pídale
que le prepare un anteproyecto para ser aprobado por usted.
Quizás el caso es que tenga varias personas trabajando con usted.
Que parece que tienen muy buenas ideas sobre planificación.

Todo lo anterior nos enseña que si un líder y un grupo de personas

se ponen de acuerdo sobre lo que desean alcanzar (Mateo 18:19)

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en los próximos meses y años les será más fácil orientar sus
energías, recursos y oraciones.

En síntesis la planificación es, el proceso de predeterminar el

curso de una acción, dentro de un tiempo específico; es pensar por
anticipado la manera más efectiva de alcanzar los objetivos.

Dentro de esta etapa se puede considerar la siguiente secuencia

de pasos:

• Ore, detecte las necesidades y encomiende sus planes a Dios.

• Establezca claramente sus objetivos.

• Elabore el programa o procedimiento a seguir.

• Elabore el calendario.

• Elabore el presupuesto.

Recuerde que la planificación está diseñada para producir acciones

futuras con el máximo grado de eficiencia; así que cada hora que
usted dedique a la planificación deberá salvarle a alguien por lo
menos una hora, más adelante.

Realizar la programación de una campaña evangelística, que

durará 1 semana. No olvide los conceptos anteriormente dichos.

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