PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE No.02

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Administrativa.

 Código del Programa de Formación: 122115 Versión 1
 Nombre del Proyecto: Mejoramiento de la Gestión Administrativa de las empresas de la
Provincia del Gualivá
 Fase del Proyecto : Análisis.
 Actividad de Proyecto: Evaluar y ajustar la ejecución del plan de mejoramiento de la
organización
Competencia: Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional
que se deriven de la función administrativa.
 Resultados de Aprendizaje:
- Evaluar y ajustar la ejecución del plan de mejoramiento organizacional, de acuerdo con
las políticas de la organización.
- Proponer programas de mejoramiento en la unidad administrativa, que permitan el
desarrollo de las personas y la organización, teniendo en cuenta las
políticas y la Normatividad vigente.
 Duración de la Guía: 80 Horas

2. PRESENTACIÓN

PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

Respetados aprendices, con el desarrollo de la presente guía damos por terminada la

competencia intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional que
se deriven de la función administrativa.
Mejora continua es un enfoque para la mejorar los procesos operativos basados en la
necesidad de revisar continuamente las operaciones de los problemas, la reducción de costos-
oportunidad, la racionalización, y otros factores que en conjunto permiten la optimización. A
menudo asociada con metodologías de proceso, la actividad de mejora continua, proporciona
una visión continua, medición y retroalimentación sobre el rendimiento del proceso para
impulsar el progreso en la ejecución de los procesos.

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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Paraíso es la empresa número uno en la fabricación y distribución de

colchones en el Perú. Su objetivo es buscar la calidad y la satisfacción

plena de sus clientes. Si embargo, uno de los problemas que tiene a la

hora de ofrecer un servicio, es la necesidad de darle una hora exacta de

la llegada del producto al cliente, porque algunos se han quejado por esta

razón y se encuentran molestos porque ellos dicen no poder esperar un día completo ya que

tienen que salir a desarrollar sus actividades diarias.

Analice el caso y responda con argumentos:

1. ¿Usted como Gerente Comercial, de qué manera podría reducir la incertidumbre respecto a los
despachos?

2. ¿Qué estrategias implementará para cumplirle a todos sus clientes?

3. ¿Cómo logrará cumplir con el lema de la empresa Paraíso, “UN CLIENTE FELIZ”?. 

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

LA MATRIZ FODA

El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que en su
conjunto diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación externa; es
decir, las oportunidades y amenazas. También es una herramienta que puede considerarse
sencilla y permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización
determinada. Thompson (1998) establece que el análisis FODA estima el hecho que una
estrategia tiene que lograr un equilibrio o ajuste entre la capacidad interna de la organización y su
situación de carácter externo; es decir, las oportunidades y amenazas.

3.2.1. MATRIZ FODA- EMPRESA

Respetados aprendices, los invito a realizar una matriz FODA, para la empresa que losGFPI-F-135
apoya V01en
su Etapa Lectiva, tomando como base los archivos enviados por la Instructora.
 Es importante que en la matriz se vean reflejadas las Estrategias y Acciones
para cada etapa del proceso.

 Se finaliza esta actividad con la entrega y exposición de la matriz, de forma

grupal, el día sugerido por la Instructora.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

Sistemas de Gestión de calidad

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Los SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD permiten dirigir y controlar a las organizaciones
respecto a la calidad, ligando sus objetivos estratégicos
a la estabilización de sus procesos y posteriormente a
la mejora de los mismos, al contar con procesos
estables es posible identificar desperdicios en
cualquiera sentido, ya sean humanos, materiales o
tecnológicos que finalmente representan desperdicios
económicos que toda organización desea evitar; el
diseño de un sistema de gestión de la calidad a la
medida de las necesidades de una empresa representa
un área de oportunidad para el establecimiento de
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estrategias y lineamientos que le permitirán enfrentar de manera efectiva los cambios de su

entorno y al mismo tiempo contribuirá a la consolidación de una empresa cada vez más
competitiva.

Hacer un análisis estratégico implica considerar un cúmulo de factores tanto externos comoV01
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internos que influyen o pueden incidir sobre la estructura, el funcionamiento y la identidad de

una organización. Este análisis debe trascender la coyuntura y proyectarse a mediano y largo
plazo, dado que las condiciones del entorno suelen cambiar en el transcurso del tiempo. La
definición de una estrategia empresarial para una empresa ya sea grande o pequeña es de
gran importancia ya que, es la que define las diferentes líneas de acción que debe asumir
cada uno de los individuos que desempeñan las funciones dentro de la misma.

También le permite a toda organización generar una ventaja competitiva en el mercado en el

que desenvuelve sus actividades, generando mayores utilidades y permitiendo aprovechar
cada una de las oportunidades dándole un valor agregado. La creación de una estrategia
implica diversos procesos para los individuos que toman las decisiones ya que deben asumir
la responsabilidad de cada una de ellas, además de planificar paso a paso su implementación.

Después de esta introducción, realice las siguientes actividades:

3.3.1 Consulte la información contenida en el siguiente link y aplique los Principios del Sistema
de Gestión de Calidad y las Acciones para implementarlos, a la empresa ya elegida que lo
está apoyando en su Etapa Lectiva.
https://www.youtube.com/watch?v=mGX1jYNElHg

 Elija el organizador gráfico de su preferencia para presentar esta actividad.

 Realice un juego lúdico para que los demás integrantes de cada empresa participen y se
convalide el aprendizaje grupal, para ser evaluado por su Instructora.

3.3.2 Elija los aspectos a mejorar que usted considere pertinentes, para cada empresa elegida
y realice el ciclo PHVA, siguiendo los pasos del video aquí propuesto.

Ciclo PHVA
https://www.youtube.com/watch?v=iv91_2N6VDA&ab_channel=ProcemConsultores

CICLO PHVA

El ciclo PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) es de

gran utilidad para estructurar y ejecutar proyectos de
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mejora de la calidad y la productividad en cualquier
nivel jerárquico en una organización. La utilización del
 ciclo PHVA brinda una solución que permite:
 Mantener la competitividad de nuestros productos.
 Mejorar la calidad.
 Reducir los costos.
 Mejorar la productividad.

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 Reducir los precios.
 Aumentar la participación en el mercado.
 Supervivencia de la empresa.
 Provee nuevos puestos de trabajo.
 Aumenta la rentabilidad de la empresa.

PLANEAR: Fase preliminar en la que se identifica el problema y se definen sus

características con la ayuda de una información lo más completa posible. A partir de un
buen conocimiento del problema se elabora un plan de resolución, o diseño, guiado por
algunas hipótesis preliminares, pero suficientemente fundadas.

HACER: Ejecución de lo planificado. Hay que poner en marcha acciones que, basadas en
el diagnóstico preliminar, permitan resolver el problema o corregir las deficiencias.

VERIFICAR: Etapa de confrontación de los resultados de la acción con las hipótesis

recogidas en el diseño. Se trata de interpretar los resultados obtenidos que se han de
materializar en datos o en hechos- para comprobar en qué medida se ha acertado o no en
la búsqueda de la solución.

ACTUAR: El equipo trata de determinar la relación causa-efecto (relación matemática

entre las variables de entrada y la variable de respuesta) para predecir, mejorar y optimizar
el funcionamiento del proceso. Por último, se determina el rango operacional de los
parámetros o variables de entrada del proceso. - Controlar: Se deberán incorporar ahora
los posibles cambios surgidos de la etapa anterior de evaluación. Se inicia así un nuevo
ciclo teniendo en cuenta todo el conocimiento ya acumulado a lo largo de los ciclos
anteriores.

 Utilice los verbos adecuados para cada ciclo, de acuerdo con el documento enviado por su
Instructora
 Realice un juego lúdico para que los demás integrantes de cada empresa participen y se
convalide el aprendizaje grupal, para ser evaluado por su Instructora.

3.3.3 Ya con el conocimiento de la empresa, sobre el aspecto a mejorar, proponga un plan de

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mejora continua, para lo cual puede apoyarse en los siguientes videos:
https://www.youtube.com/watch?v=E1pfwFCZo-U&ab_channel=ProcemConsultores
https://www.youtube.com/watch?v=O_lY7yMuSqM&ab_channel=SolucionesEstrat
%C3%A9gicas

https://www.youtube.com/watch?v=ON2_v7GrDE0&ab_channel=ProcemConsultores

Elija el organizador gráfico de su preferencia para presentar esta actividad.

3.3.4 Consulte la información contenida en el siguiente link y proponga un Plan Estratégico

para cada empresa elegida.

https://www.youtube.com/watch?v=iPsA1kj9-OU

Elija el organizador gráfico de su preferencia para presentar esta actividad.

 Las actividades aquí planteadas serán entregadas y socializadas mediante participación de

todos los grupos, con el fin de verificar el nivel de aprendizaje de todos los aprendices.

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
 Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento
Respuestas sobre estrategias, de
acuerdo con la matriz DOFA.
Responde a preguntas sobre el
Sistema de Gestión de Calidad,
de cada empresa.
Describe el ciclo PHVA, aplicado
a cada empresa.
Identifica el plan de mejora a
seguir para cada empresa.
Evidencias de Desempeño
Aplica los conceptos del SGC al
interior de cada empresa.
Maneja el ciclo PHVA, de
acuerdo con los planes de
mejora.
Da a conocer el Plan estratégico
para cada empresa.
Evidencias de Producto:
Presentación sobre SGC de cada
empresa.
Ciclo PHVA, orientado a cada
empresa.
Presentación sobre Plan de
Mejora continua.
Presentación sobre Plan
Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Aplica la teoría y los Técnica: Formulación de
conceptos
administrativos en la preguntas
ejecución de programas
Instrumento: Cuestionario
de la unidad
Administrativa.
Aplica con responsabilidad
el proceso de planeación
estratégica, orientado a la
unidad Administrativa, en
las estrategias fa/do para
el desarrollo de los
programas de
Mejoramiento.
Emplea la planeación Técnica: observación directa
estratégica en los
programas de Instrumento: listas de
mejoramiento de la chequeo
organización.
Formula de manera
objetiva los proyectos y
programa las
actividades de acuerdo
al plan de
Mejoramiento de la
unidad administrativa.
Planea e implementa con Técnica: Valoración de
compromiso programas de producto
mejoramiento para la
unidad Administrativa. Instrumento: Lista de
Aplica con chequeo
responsabilidad el
manual de funciones y
procedimientos de la
organización para
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Identificar actividades.
Estratégico empresarial

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

 Organización: Las organizaciones son estructuras sociales creadas para

lograr metas o leyes por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento
humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas de interrelaciones que cumplen
funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún
propósito específico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la
Administración, a su vez de otras disciplinas tales como la Sociología, la Economía y la
Psicología.
 Administración: Es la ciencia social aplicada o tecnología social que tiene
por objeto de estudio las organizaciones, y la técnica encargada de la planificación,
organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el
máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo
de los fines perseguidos por dicha organización.

 Calidad: La calidad es una herramienta básica para una propiedad inherente

de cualquier cosa que permite que la misma sea comparada con cualquier otra de su
misma especie. La palabra calidad tiene múltiples significados. De forma básica, se
refiere al conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad
para satisfacer necesidades implícitas o explícitas. Por otro lado, la calidad de un
producto o servicio es la percepción que el cliente tiene del mismo, es una fijación
mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la
capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades. Por tanto, debe definirse en el
contexto que se esté considerando, por ejemplo, la calidad del servicio postal, del
servicio dental, del producto, de vida, etc. GFPI-F-135 V01

 Estrategia: La estrategia empresarial, uno de los mayores campos de

estudio que mayor interés ha despertado, tanto en el mundo académico como en el
mundo de los negocios. La importancia de la dirección estratégica radica en su
vinculación directa con los resultados empresariales.
 Administración por objetivos: Es un enfoque de la administración que se
propone el establecimiento de compromisos entre los supervisores y los
administradores para alcanzar metas específicas de producción, planeación y
evaluación, conjuntamente con el desarrollo de sus actividades, a través de un proceso
que comprende todos los niveles de la organización. Es un método de dirección,
mediante el cual el superior y el subordinado establecen de acuerdo a unos estándares
de dirección, resultados que sean deseables, realistas y específicos; y objetivos
concretos, dentro de las principales áreas de responsabilidad, objetivos que son
periódicamente comparados con los resultados obtenidos.
 Cambio Organizacional: Reajuste radical de factores organizativos debido a
cambios en el ambiente externo, condiciones económicas y financieras, disponibilidad
de materias primas, mercados, innovación tecnológica o en el ambiente interno
sistemas y procedimientos, recursos
humanos.
 Comportamiento Organizacional: Estudio interdisciplinario que analiza e
interpreta qué ocurre con las personas dentro de las empresas y busca las causas de
su comportamiento y su repercusión en las organizaciones para mejorar la eficacia de
la empresa.

5. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor
(es)

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor GLADYS YANET INSTRUCTOR SENA - 04 de Ajustes en las

(es) BELTRÁN PAIPA. CDAE junio 2022 actividades
para
actualización.

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