Informe de Estructura de Control Interno

Municipalidad Provincial de Trujillo
Órgano de Control Institucional

Informe de la Actividad de Control N.° 2-0424-2013-006
Revisión de la Estructura del Control Interno
Diciembre - 2013
Revisión de la Estructura del Control Interno (artículo 9° de la Ley N° 28716)
Actividad de Control N.° 2-0424-2013-006
Revisión de la Estructura del Control Interno
INDICE
Pág.
I. ANTECEDENTES.......................................................................................................................................... 3
II. ALCANCE...................................................................................................................................................... 4
III. BASE LEGAL................................................................................................................................................ 4
IV. COMENTARIOS............................................................................................................................................. 4
V. LIMITACIONES............................................................................................................................................. 29
VI. CONCLUSIONES.......................................................................................................................................... 30
VII. RECOMENDACIONES................................................................................................................................. 32
Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

Plan Anual de Control 2013
Pág. 2
I. ANTECEDENTES
ORIGEN DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL

La Municipalidad Provincial de Trujillo - MPT, como Gobierno Local goza de autonomía política, económica y
administrativa en los asuntos de su competencia, autonomía que la Constitución Política del Perú establece
respectivamente, la cual radica en la facultad de ejercer actos de gobierno y de administración, con sujeción al
ordenamiento jurídico.
La MPT, como ente público se encuentra sujeta al Sistema Nacional de Control, conforme a lo establecido en la
Ley N° 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República”;
estando reservadas las atribuciones de Control a la Contraloría General de República a través del Órgano de
Control Institucional, en adelante “OCI”, dentro de su competencia funcional.
Es por ello que, en mérito de la presente Actividad de Control n.° 2-0424-2013-006 “Revisión de la Estructura del
Control Interno (Artículo 9° de la Ley N° 28716), programada en el Plan Anual de Control 2013 del OCI de la
MPT, aprobado con Resolución de Contraloría Nº 437-2012-CG de fecha 27 de diciembre de 2012, se formula el
primer informe de la citada actividad de Control programada, cuyo periodo evaluado comprende del 1° de enero
hasta el 30 de diciembre de 2013.
Con la mencionada actividad de control programada se da cumplimiento a la revisión de la estructura del control
interno (Artículo 9° de la Ley N° 28716), en lo referido al cumplimiento de las funciones del Comité de Control
Interno-MPT contemplada en la normativa interna, estado situacional de las recomendaciones emitidas en los
informes de actividades de control 2011-2012.
OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL

El objetivo de la actividad de control ha sido determinar el grado de confiabilidad de los procesos y
procedimientos establecidos a nivel de entidad y emitir recomendaciones tendentes a incrementar la eficacia y
efectividad de la gestión.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Determinar grado de avance y las acciones adoptadas para la implementación del sistema de control interno
por el Comité de Control Interno de la MPT, en cumplimiento de sus funciones.
2. Determinar el estado situacional de la implementación del sistema de control interno en tres (3) subgerencias
como mínimo.
3. Determinar el estado situacional del Libro de reclamaciones virtual y los riesgos detectados en otras áreas.

Pág. 3
RESUMEN DEL MARCO CONCEPTUAL DEL CONTROL INTERNO

El control interno es el instrumento de gestión, que se utiliza para proporcionar una garantía razonable del
cumplimiento de los objetivos establecidos por el titular o funcionario designado.
Su estructura es el conjunto de planes, métodos procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la
Dirección que posee una institución para ofrecer una garantía razonable de que se cumple con la utilización
eficiente y eficaz de los recursos económicos, humanos y materiales.
Asimismo, este instrumento de gestión, presenta los siguientes componentes:
a) Ambiente de control.
b) Evaluación de riesgos.
c) Actividad de control gerencial.
d) Información y comunicación.
e) Supervisión.
II. ALCANCE
- Se verificó la implementación de los componentes de control interno en las sub gerencias de Licencias y
Comercialización, Transporte y Transito y Edificaciones durante el periodo ccomprendido desde el 1° de enero
hasta el 15 de diciembre de 2013.
III. BASE LEGAL

- Ley n.° 27785 de 23 de julio de 2002, ley Orgánica del sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República y sus modificatorias.
- Ley n.° 28716 de 18 de abril de 2010, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
- Ley n.° 29743 de 9 de julio de 2011, Ley que modifica el artículo 10 de la Ley n.° 28716.
- Decreto de Urgencia n.° 67-2009 de 23 de junio de 2009, que modifica el artículo 10° de la Ley n.° 28716.
- Resolución de Contraloría n.° 320-2006-CG de fecha 3 de noviembre de 2006, Normas de Control
Interno.
- Resolución de Contraloría n.° 458-2008-CG de fecha 30 de octubre de 2008, Guía para la implementación
del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado.
IV. COMENTARIOS
Durante la ejecución de la presente actividad de control se verificó el cumplimiento de los siguientes aspectos:
1. Determinar grado de avance y las acciones adoptadas para la implementación del sistema de control interno
por el Comité de Control Interno de la MPT, en cumplimiento de sus funciones.
En relación a la Fase de Planificación, la cual tiene como objetivo la formulación de un “Programa de Trabajo”
que incluye los procedimientos orientados a implementar adecuadamente el Sistema de Control Interno en la
MPT, se ha verificado los siguientes avances:

Pág. 4
a) Compromiso de la Alta Dirección:

Mediante Resolución de Alcaldía N° 305-2010-MPT de fecha 30 de marzo de 2010 se resolvió aprobar el Acta
de Compromiso para la implementación del Control Interno mediante la cual el Titular de la MPT, el Gerente
Municipal y Secretario General se comprometen a implementar, mantener y perfeccionar el Sistema de
Control Interno de la Entidad de acuerdo a lo establecido en el artículo 6° de la Ley N° 28716.
b) Conformación del Comité de Control Interno:

Mediante Resolución de Alcaldía N° 305-2010-MPT de fecha 30 de marzo de 2010 se resolvió aprobar los
siguientes puntos:
- La conformación del Comité de Control Interno con cinco (5) integrantes (1 presidente, 1 secretario y 3
miembros).
- Las funciones del Comité de Control Interno de la MPT.
- Establecer plazo de cinco (5) días para la instalación del Comité de Control Interno.
- Establecer plazo de sesenta (60) días para la elaboración del Sistema de Control Interno.
De lo arribado, se puede advertir que hasta la fecha el Comité de Control Interno ha dejado de cumplir con el
plazo de sesenta (60) días para la elaboración del Sistema de Control Interno de la MPT.
Es de indicar que, mediante Resolución de Alcaldía N° 990-2013-MPT de fecha 13 de noviembre de 2013 se

resolvió recomponer el Comité de Control Interno de la MPT, instituido mediante Resolución de Alcaldía N°
305-2010-MPT, el mismo que cuenta con ocho (8) integrantes (1 presidente, 1 secretario y 2 miembros los
cuales cuentan con un suplente cada uno), de acuerdo al siguiente detalle:
Cuadro n.° 1
Miembros del Comité de Control Interno de la MPT – periodo 2013
Miembros Titulares Miembros Suplentes
Nombres y Nombres y
Cargo CCI Unidad Orgánica Unidad Orgánica
Apellidos Apellidos
Presidente Luis Alberto Valdez Gerencia Orlando Anazco Gerencia
Farias Municipal. Nunjar Municipal.
Secretario Pedro Enrique Gerencia de Víctor Humberto Gerencia de
Chalen Costa Planeamiento y Lizarzaburu Planeamiento y
Presupuesto. Solórzano. Presupuesto.
Miembro Nelson Lozano Gerencia de Gerencia de
Liz Castro Ascenjo.
Chávez. Asesoría Jurídica. Asesoría Jurídica.
Miembro Yuri Odvar Zamora Gerente de Flore Miñano Gerente de
Huamán. Personal. Horna. Personal.

Pág. 5
Por otro lado, se aprecia que la MPT ha considerado publicar mediante el Portal Web Institucional,
información relacionada con la implementación del Sistema de Control Interno; sin embargo, dicha
información dejó de ser actualizada durante el periodo 2013, como se puede evidenciar en las siguientes
imágenes:

Pág. 6
c) Cumplimiento de las funciones del Comité de Control Interno:

Para la evaluación del cumplimiento de las funciones asignadas al Comité de Control Interno, este OCI
requirió información mediante el oficio n.° 785-2013-MPT/OCI de fecha 16 de diciembre de 2013, de lo cual
obtuvimos como respuesta el oficio n.° 1911-2013-MPT/GM de fecha 26 de diciembre de 2013, mediante el
cual Gerencia Municipal manifestó que, hasta el día 12 de noviembre del presente año, se ha realizado dos
(2) reuniones:
- En la primera se suscribió el Acta N° 01-2013-MPT/OCI de fecha 11 de enero de 2013, acordándose se
ratifique a los miembros del Comité de Control Interno; asimismo, se solicite capacitación a este OCI
sobre la implementación sistemática de control interno; sin presentarse ningún avance en relación a la
implementación del sistema de control interno MPT.
- En la segunda, se suscribió el Acta N° 02-2013-MPT/OCI de fecha 12 de diciembre de 2013, acordándose
aprobar el cronograma de actividades para el diagnóstico del sistema de control interno para el 2014;
asimismo, a partir del 16 de diciembre del presente año hasta 20 de enero de 2014 el Comité de Control
Interno realizara la aplicación de encuestas dirigidas al personal que ha sido capacitado en el Taller de
sensibilización desarrollado los días 18 y 20 de noviembre de los corrientes, adjuntándose también el Plan
de Trabajo a efectuarse el periodo 2014
En razón de lo expuesto, se puede evidenciar que, de acuerdo a las acciones adoptadas por el Comité, el
Sistema de Control Interno de la MPT aún se encuentra en la etapa de planificación del proceso de
implementación, ubicándose en el primer componente denominado “ambiente de control”.
d) Evaluación de control interno en cada acción de control

En el transcurso del presente año, este OCI ha evaluado, en su oportunidad, la estructura de control interno
de las áreas consideradas en los respectivos exámenes especiales y se han emitido los correspondientes
memorandos de control interno las mismas que han sido remitidos al Titular de la MPT.
2. Determinar el estado situacional de la implementación del Sistema De Control Interno en tres (3) subgerencias.
Para efectuar la revisión de la estructura de control interno se eligió las áreas que cuentan con mayor cantidad
de expedientes acumulados y en proceso de ser resueltos como son las subgerencias de Transporte y Tránsito,
Licencias y Comercialización, y Edificaciones, evidenciándose los siguientes aspectos:
2.1.Ambiente de control
2.1.1. Sub Gerencia de Transporte y Tránsito
De la evaluación efectuada a la implementación del control interno en la sub gerencia de Transporte y
Tránsito de la MPT, se evidenció que la estructura orgánica de dicha sub gerencia cuenta con líneas
de autoridad establecidas, las mismas que definen sus obligaciones y responsabilidades de manera
jerárquica.

Pág. 7
Asimismo, se ha evidenciado que la sub gerencia de Transporte y Tránsito realiza el desarrollo de sus
procesos y procedimientos de acuerdo a lo establecido en la Ordenanza Municipal n.º 013-2009-MPT
de 13 de enero de 2009, que aprobó las “Políticas y Objetivos Generales del Transporte Urbano e
Interurbano de Pasajeros de la Provincia de Trujillo”, y la Ordenanza Municipal n.º 021-2012-MPT de
18 de julio de 2012 que aprobó lo siguiente:
- El “Reglamento del Servicio de Transporte Público de personas de la provincia de Trujillo”.

- La modificación al “Cuadro de Infracciones y Sanciones al Transporte”, aprobado por Ordenanza
Municipal n.º 003-2008-MPT.
- La modificación al “Texto Único de Procedimientos Administrativos” – TUPA, aprobado por Ordenan-
za Municipal n.º 045-2011-MPT, y las modificatorias aprobadas mediante Ordenanza Municipal
n.º 0371-2012-MPT.
Del mismo modo, la sub gerencia de Transporte y Tránsito viene aplicando la Ley n.º 27181, Ley
General de Transporte y Tránsito Terrestre; Ley n.º 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y el
Decreto Supremo n.º 017-2009-MTC que aprobó el Reglamento Nacional de Administración de
Transporte, de acuerdo a los procedimientos establecidos en dicha sub gerencia.
Se efectúo la aplicación de un cuestionario para verificar la implementación de los controles internos

en la sub gerencia de Transporte y Tránsito, en función del componente de ambiente de control,
determinándose que el sub gerente conoce y aplica los valores establecidos en la Ley del código de
ética de la función pública, sin embargo no se cuenta con directivas internas, un plan o programa, que
coadyuven a lograr el fortalecimiento de los valores establecidos en el mencionado código de ética.
Gráfico n.° 1
Resultado del componente de “ambiente de control” del cuestionario
Sub Gerencia de Transporte y Tránsito

Pág. 8
2.1.2.Sub Gerencia de Licencias y Comercialización

La evaluación a la estructura de control interno de la sub gerencia de Licencias y Comercialización
efectuada a partir de la aplicación de un cuestionario de control interno, se obtuvo los siguientes
resultados; existe un 57.14 % de respuestas favorables a la presencia de un ambiente de control con
cumplimiento aceptable, señalándose que un 42.86% no cumple o cumple de manera insuficiente, de
lo que se puede determinar que el componente ambiente de control, presenta niveles de riesgo alto en
la mencionada sub gerencia.
Gráfico n.° 2
Sub Gerencia de Licencias y Comercialización
2.1.3. Sub Gerencia de Edificaciones:

Pág. 9
De la evaluación a la estructura de control interno de la sub gerencia de edificaciones, efectuada a

partir de la aplicación de un cuestionario de control interno, se obtuvo los siguientes resultados en la
aplicación de los elementos del ambiente de control:
- Existe un 57.14 % de cumplimiento de manera insuficiente.
- Existe un 17.85 % de cumplimiento de manera aceptable.
- Existe un 25 % de cumplimiento pleno.
Por lo que se puede determinar que el componente ambiente de control, presenta niveles de riesgo
alto en la citada sub gerencia.
Gráfico n.° 3
Sub Gerencia de Edificaciones
2.2. Evaluación de riesgos

2.2.1.Sub Gerencia de Transporte y Tránsito:
La evaluación de los riesgos, como componente del Sistema de Control Interno, consiste en la
identificación y el análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos establecidos, asimismo,
sirve de base para determinar las acciones a adoptar frente a los riesgos identificados; por lo tanto, la
sub gerencia de Transporte y Tránsito, debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta,
estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los posibles riesgos a presentarse, así
como, prever la probabilidad de ocurrencia y las posibles consecuencias.

Pág. 10
De la información recabada mediante el cuestionario aplicado para verificar la implementación de los

controles internos en la sub gerencia de Transporte y Tránsito, en función del componente evaluación
de riesgos, se determinó que la sub gerencia de Transporte y Tránsito, no realizó la identificación de
los riesgos acorde a sus objetivos, misión y visión, los cuales deben estar vinculados entre sí, como
condición previa a la evaluación de riesgos, asimismo se evidencio que se trata de dar solución a los
riesgos y/o problemas que se presentan durante el desarrollo de sus procedimientos.
Gráfico n.° 4
Resultado del componente de “evaluación de riesgos” del cuestionario
2.2.2. Sub Gerencia de Licencias y Comercialización:

De la información recabada mediante el cuestionario aplicado, se evidencia que el componente
“Evaluación de riesgos” se viene cumpliendo en forma aceptable en un 72.73 %. Por tanto, existe la
presencia de un 18.18% de respuestas con cumplimiento insuficiente que señalan la presencia de
limitaciones y debilidades de cumplimiento, a continuación el detalle:
Gráfico n.° 5
Pág. 11

aplicación del citado componente del sistema de control interno:
- Existe un 23.08 % de desconocimiento y/o incumplimiento.
- Existe un 53.84 % de cumplimiento de manera ineficiente.
- Existe un 23.07 % de cumplimiento pleno y aceptable.
Por lo que se puede determinar que no se aplican los elementos del componente evaluación de
riesgos, presentándose un alto nivel de riesgo en la citada sub gerencia.
Gráfico n.° 6

Pág. 12
2.3. Actividades de control

2.3.1.Sub Gerencia de Transporte y Tránsito:
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven
a cabo las instrucciones de la sub gerencia de Transporte y Tránsito, las cuales ayudan a asegurar
que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con el logro de los
objetivos de la MPT.
La sub gerencia de Transporte y Tránsito no ha establecido políticas y/o procedimientos para afrontar
los riesgos; puesto que éstos no han sido identificados, estableciéndose actividades de control de
manera empírica e improvisada para dar solución a los problemas presentados.
Al realizar un análisis de los resultados obtenidos de la aplicación del cuestionario, en función a este
componente, se evidencia que estos se formularon en base a los controles establecidos tacita e
empíricamente para el desarrollo de sus procedimientos; sin embargo, la gerencia de Transporte y
Tránsito carece de controles internos para afrontar los riesgos que existen respecto al logro de sus
objetivos.
Respecto a los planes estratégicos, mediante el cuestionario antes mencionado, también se evidencio
que la citada sub gerencia cuenta con el Plan Operativo Institucional-POI en base a sus objetivos e
informa su avance trimestralmente; sin embargo, no cuenta con un programa de rotación de puestos
de acuerdo al nivel ocupacional, ni un plan de capacitación; la misma que se otorga de acuerdo a las
necesidades o cuando es difundida por la MPT.
Las metas y actividades establecidas para el periodo 2013 son las que se encuentran en el POI,
habiéndose logrado al mes de noviembre un avance de 80%; sin embargo la sub gerencia de
Transporte y Tránsito desconoce el porcentaje de presupuesto asignado, asimismo, en cuanto a
directivas internas relacionadas con la rendición por caja chica, y rendición de cuentas (Directivas N°
007-2012-MPT/GAF y Directiva N° 04-2009-MPT/GAF).

Pág. 13
Gráfico n.° 7
Resultado del componente de “actividades de control” del cuestionario
2.3.2.Sub Gerencia de Licencias y Comercialización:

De la evaluación efectuada a la información recabada mediante el cuestionario aplicado a la sub
gerencia de Licencias y Comercialización se concluyó que se ha cumplido en forma aceptable en un
74.42 % con la ejecución de las actividades de control gerencial. En este componente se mantiene un
25.58% de respuestas que manifiestan la existencia de niveles de cumplimiento insuficiente,
concluyéndose la existencia de actividades de control por mejorar.
Gráfico n.° 8

Pág. 14

aplicación del citado componente del sistema de control interno:
- Existe un 48.83 % de cumplimiento de manera insuficiente.
- Existe un 25.58 % de cumplimiento de manera aceptable.
- Existe un 25.58 % de cumplimiento pleno.
Por lo que se puede determinar que el componente actividades de control, presenta un nivel de riesgo
moderado en la citada sub gerencia.
Gráfico n.° 9
2.4. Información y comunicación

2.4.1.Sub Gerencia de Transporte y Tránsito

Pág. 15
Mediante el cuestionario aplicado a la sub gerencia de Transporte y Tránsito se evidenció que cumple de
manera deficiente en cuanto a la forma y plazo para la identificación, recopilación y comunicación de la
información que permita cumplir a cada servidor con sus funciones y responsabilidades.
Asimismo se ha evidenciado, que los servidores que cuentan con cargo de confianza vienen cumpliendo
funciones operativas de mayor envergadura y al mismo tiempo interactúan directamente con el público,
siendo los más indicados para reconocer y comunicar los problemas a medida que surgen con la
finalidad de encontrar la solución adecuada.
La Sub Gerencia de Transporte y Transito viene fomentando un ambiente adecuado para promover una
comunicación abierta y efectiva, lo cual viene contribuyendo a que los servidores comprendan lo que
ocurre dentro de la organización y se mantengan bien informados, asimismo, dichos servidores vienen
informando de las dificultades que se les presenta en el desarrollo de sus actividades, para que la sub
gerencia adopte las medidas necesarias y tome las decisiones que correspondan.
Por lo que se estima que la información y comunicación en esta sub gerencia se viene cumpliendo de
manera aceptable.
Gráfico n.° 10
Resultado del componente de “información y comunicación” del cuestionario

Pág. 16
De la valuación efectuada a la información recabada mediante la aplicación del cuestionario de control

interno se evidenció que la sub gerencia de Licencias y Comercialización cumple con la ejecución del
componente “información y comunicación” en un 90.91%, lo cual revela un nivel de gestión aceptable;
asimismo, la diferencia del 9.09% se estima en un nivel de pleno cumplimiento del citado componente.
Gráfico n.° 11
2.4.3.Sub Gerencia de Edificaciones:

aplicación de los elementos del citado componente del sistema de control interno:
- Existe un 18.18 % de incumplimiento.
Por lo que se puede determinar que el componente información y comunicación, presenta niveles de
riesgo alto en la citada sub gerencia.
Gráfico n.° 12
Pág. 17

2.5.Supervisión y monitoreo
2.5.1.Sub Gerencia de Transporte y Tránsito
Los sistemas de control interno requieren de supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se
mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante
actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas.
La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones, incluye tanto las actividades
normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la
realización de sus funciones.
Las actividades de supervisión continua, destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos,
incluyen las actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones, conciliaciones, y otras
acciones de rutina.
De la información recabada mediante el cuestionario aplicado, se ha determinado que en la sub
gerencia de Transporte y Tránsito no se realiza actividades de supervisión correspondiente a los
controles internos con la finalidad de asegurarse que los procesos funcionen de manera óptima.
Gráfico n.° 13
Pág. 18
Resultado del componente de “supervisión y monitoreo” del cuestionario


De la evaluación efectuada a la citada sub gerencia mediante la aplicación del cuestionario de control
interno, se evidencio que se cumple en un 55.56 % en forma aceptable; sin embargo, existe un
44.44% en este componente que indicarían la presencia de debilidades así como limitaciones para
lograr mejorar las actividades de supervisión o monitoreo.
Gráfico n.° 14
2.5.3.Sub Gerencia de Edificaciones:

Pág. 19

aplicación de los elementos del citado componente del sistema de control interno:
- Existe un 22.22 % de incumplimiento.
Por lo que se puede determinar que el componente supervisión y monitoreo, presenta niveles de
riesgo moderado en la citada sub gerencia.
Gráfico n.° 15
Gráfico n.° 16

Pág. 20
Cuadro resumen de los cinco componentes del Sistema de Control Interno por cada sub gerencia
NIVEL DE CONTROL ALCANZADO

Componentes del Sistema Establecido / Total
Inicial En proceso de
de Control Interno Implementado Preguntas
(1) Implementación (2)
(3)
1. Ambiente de Control - ✓ - 28
2. Evaluación de Riesgos ✓ - - 13
3. Actividades de Control - ✓ - 43
4. Sistemas de
Información y ✓ - 11
Comunicación -
5. Seguimiento y
✓ 9
Monitoreo - -
Total componentes 2 3 0
Ambiente de Control - 28
- ✓
Evaluación de Riesgos - ✓ - 13
Actividades de Control
✓ 43
Gerencial - -
Sistemas de Información y
✓ - 11
Comunicación -
Seguimiento y Monitoreo - ✓ - 9

Ambiente de Control ✓ - - 28
Evaluación de Riesgos ✓ - - 13
Actividades de Control
✓ - - 43
Gerencial
Sistemas de Información y
- ✓ - 11
Comunicación
Seguimiento y Monitoreo ✓ - - 9
En la sub gerencia de Transporte y Tránsito, se aplicó el cuestionario de control interno con los cinco
componentes los mismos que establece la Resolución de Contraloría nº 320-2006, con la finalidad de
determinar el nivel alcanzado se evidencia que tiene tres componentes en el nivel de proceso de
Pág. 21
implementación, esta situación se hace presente debido a que los trabajadores y funcionarios conocen el
ejercicio de las buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para el desarrollo de sus
actividades, así como el conocimiento de las políticas y normas establecidas para el desarrollo de sus
procesos, sin embargo, dichos funcionarios y servidores no han logrado identificar y determinar los
riesgos internos y externos, que puedan afectar el cumplimiento de sus metas y objetivos, asimismo no
han desarrollado el proceso de administración, instaurando cuáles deben de ser las acciones adoptadas
por la gestión en la administración y evaluación de dichos riesgos. Finalmente podemos afirmar que no
es posible realizar un seguimiento y monitoreo de los resultados de los riesgos, cuando no han sido
identificados ni valorados sus resultados que pueden tener un impacto positivo o negativo.
En la Sub Gerencia de Licencias y Comercialización, se establece como resultado de la aplicación del

cuestionario que su nivel alcanzado se encuentra en proceso de implementación, es como consecuencia
de tener el desarrollo de sus procedimientos y procesos actuales establecidos en normas, directivas,
políticas, las mismas que son de conocimiento de los servidores y funcionarios de esta sub gerencia, sin
embargo, no se ha llegado a identificar y determinar los riesgos internos y externos, que puedan afectar el
cumplimiento de sus metas y objetivos, no habiéndose establecido las acciones a tener en cuenta para la
administración y evaluación de dichos riesgos y en consecuencia el cumplir con los componentes de
actividades de control gerencial, sistemas de información y comunicación y seguimiento y monitoreo.
Como resultado obtenido de la aplicación del cuestionario para la revisión de la estructura de control
interno en la sub gerencia de Edificaciones, se ha determinado que de los cinco componentes de control
solamente en uno de ellos se encuentra en el nivel de, “ en proceso de implementación”, esto se debe a
que la mayor parte de la información que se recepciona y desarrolla en esta sub gerencia se registra en el
SISTRAM, sin embargo, este resultado se presenta debido a que los funcionarios y servidores de esta
sub gerencia no conocen el ejercicio de las buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para
el desarrollo de sus actividades, asimismo, no han logrado identificar y determinar los riesgos internos y
externos, que puedan afectar el cumplimiento de sus metas y objetivos.
3. Determinar el estado situacional del Libro de reclamaciones virtual y los riesgos detectados en otras áreas.
3.1. Libro de Reclamaciones Virtual
De la evaluación efectuada a la información recabada por la oficina de Registro, Trámite Documentario y

Archivo General, se puede advertir lo siguiente:
- Con oficio n.° 4799-2013-MPT/SG/RTD de fecha 19 de diciembre de 2013, la oficina de Registro, Trámi -
te Documentario y Archivo General remitió el informe n.° 009-2013-MPT-GMR del encargado del libro de
reclamaciones de la MPT el ingeniero Genrrie Mayer Rodríguez Lujan mediante el cual remitió el reporte
total reclamos virtuales consignados en el libro de reclamaciones de la MPT, donde se puede evidenciar
lo más resaltante desde el 1° de enero al 18 de diciembre de 2013, de acuerdo al siguiente detalle:
Pág. 22
Cuadro n.° 2: Total de Reclamos-periodo 2013

Reclamos presentados
1° de enero 2013 – 18 de diciembre
Respondidos No Respondidos Total
55 4 59
Cuadro n.° 3: Retraso en la atención de reclamo

Plazo de
Fecha de Fecha de
N° Áreas N° Reclamo Atención
Registro Atención
en días
Sub Gerencia de
1 20130000848 66 05/07/2013 09/09/2013
Edificaciones
Cuadro n.° 4: Unidades Orgánicas con mayor incidencia en reclamos

N° Área Reclamos
1 Gerencia Municipal 11
2 Gerencia de Obras Públicas 8
3 Gerencia de Desarrollo Urbano 6
De la revisión efectuada al estado situacional del libro de reclamaciones publicado en el portal web de la
MPT al 26 de diciembre de 2013 se aprecia en el cuadro n.° 4 que además de haberse incrementado los
reclamos efectuados por los administrados a las diferentes unidades orgánicas, también se evidencia la
recepción de sugerencias y consultas provenientes de los ciudadanos, para una mejor gestión de la
MPT.
Cuadro n.° 5
Resumen del Libro de Reclamaciones
Año Reclamos Sugerencias Consultas Total
2013 62 13 44 119
Cuadro n.° 6
Resumen del Libro de Reclamaciones
Respondidas 100
No Respondidas 19
Asimismo, se encontró datos estadísticos con respecto a las sugerencias y consultas, como se detalla a
continuación:
Cuadro n.° 7: Unidades Orgánicas con mayor incidencia en sugerencias
Área Reclamos
Gerencia de Obras Públicas 4
Gerencia de Desarrollo Urbano 2
Cuadro n.° 8: Unidades Orgánicas con mayor incidencia en consultas

Área Reclamos
Gerencia de Obras Públicas 4
Oficina de Registros Civiles 7
3.2. Entrega de seis (6) mesas rodantes a la División de Biblioteca Municipal-DBM:
De la evaluación efectuada a la información alcanzada se puede advertir lo siguiente:
La sub gerencia de Abastecimiento generó la Orden de compra N° 00549-2012, en razón del pedido “on
line” del Cuadro de Necesidades N.° 2-2012-DBM de la jefa de la DBM para la adquisición de seis (6) me-

Pág. 23
sas de madera rodante a un costo de S/. 1 060.00 firmadas por la Sub Gerencia de Abastecimiento, Uni-
dad de Compras y Almacén General.
Mediante oficio n.° 284-2012-GECJD/MPT/DBM de 3 de setiembre de 2012 la jefa de la DBM otorgó la

conformidad de compra tomando como referencia la Factura N° 002-0092, sin fecha ni firma de cancela-
ción, por la Orden de compra N° 00549-2012; sin embargo, se evidenció que dicho comprobante de pago
consignó la compra de seis (6) mesas redondas en acabado al duco.
Mediante PECOSA N° 03710-2012 se evidencia que el día 5 de diciembre de 2012, Almacén General en-
tregó seis (6) mesas de madera rodante y no redondas como se menciona en la Factura N° 002-0092, di-
cho documento fue firmado por la sub Gerencia de Abastecimiento, Almacén General y la jefa de la DBM
como usuario conforme con la entrega; sin embargo, la jefa de la DBM manifestó haber recibido mesas re -
dondas.
Mediante Informe N° 31-2013-RJGU-MPT/UOCP de fecha 27 de mayo de 2013, un verificador de bienes

muebles informó a la Unidad de Control Patrimonial que habiéndose apersonado a la Biblioteca Municipal
para solicitar información sobre la ubicación de las seis (6) mesas circulares, solamente se encontraron
tres (3) mesas en la Biblioteca Municipal “Mis Angelitos”, sugiriéndose finalmente que las otras tres (3) me-
sas faltantes sean afectados bajo responsabilidad a la encargada de la Biblioteca Municipal, salvo mejor
parecer; por lo tanto, con oficio n.° 883-2013-MPT-GAF-UCP de 31 de octubre de 2013, la Unidad de Con-
trol Patrimonial remitió copias de los documentos antes descritos a la Gerencia de Administración y Finan-
zas, para la determinación de la responsabilidad administrativa que corresponda por tres (3) las mesas cir -
culares de madera no ubicadas.
Con oficio n.° 2020-2013-MPT/GAF de 6 de noviembre de 2013, el jefe de Gerencia de Administración y

Finanzas, exhorto a la jefa de la DBM, Licenciada Elva Rosales Mesías, a fin de cumplir con la reposición
de las tres (3) mesas circulares o cubrir el costo de las mismas, caso contrario se emitirá los actos resoluti-
vos para la recuperación por la vía administrativa; sin embargo, mediante oficio n.° 348-2013-MPT/GEC -
JD/DBM de 12 de noviembre de 2013, la jefa de la DBM, comunico que las tres (3) mesas circulares mate-
ria de ubicación, se encuentran en la DBM.
Por lo expuesto en el párrafo anterior, la Unidad de Control Patrimonial concluyó mediante informe n.°
057-2013-RJGU-MPT/UOCP de 26 de noviembre de 2013, emitido por un verificador de bienes muebles,
que habiéndose realizado el día 22 de noviembre de 2013 la visita a la Biblioteca Municipal, se encontró
que no coinciden en calidad de material, acabados y medidas entre lo físicamente hallado y la documenta -
ción sustentatoria; es decir, con las características de las mesas ubicadas que corresponden al requeri-
miento inicial y que se encuentran en el Jardín Municipal “Mis Angelitos”; resultando dichos bienes como
faltantes en la servidora afectada para su regularización inmediata.
Mediante Acta de Manifestación se evidenció que la Jefa de la DBM realizó el traslado interno de tres (3)
mesas redondas a la encargada de la Biblioteca Infantil “Mis Angelitos”, sin documento que acredite su
responsabilidad; sin embargo, sustento su traslado utilizando un cuaderno denominado “Cuaderno de con-
Pág. 24
trol de carnets”, el cual se utiliza para el control de entrega de carnets de biblioteca. Además de ello, se
puede advertir que se viene utilizando el “Cuaderno de cargo de bibliotecas comunales” con el cual se rea -
liza la entrega de bienes menores y el mismo que se encuentra deteriorado y desglosado, corriendo el
riesgo de sufrir la pérdida de la información consignada en dicho cuaderno.
3.3. La sub gerencia de Seguridad Ciudadana recepcionó 1000 celulares ZTE-NEON- MOVISTAR
De la verificación efectuada por este OCI, se ha evidenciado los siguientes acontecimientos:
Con Oficio Nº 0223-2013-MPT/GSCyDC de fecha 21 de marzo de 2013 la gerencia de Seguridad Ciudadana

y Defensa Civil solicitó a la Gerencia Municipal la adquisición de 400 equipos celulares con línea Red
Privada Movistar ilimitada – RPM, con la finalidad de ser entregados a los 1 000 líderes vecinales que serían
presentados el mes de abril 2013.
Asimismo, mediante informe nº 039-2013-MPT/SGSC/JRSZ de fecha 17 de junio de 2013, la encargada de

Comunicaciones & Ingeniería dio a conocer a la encargada del área de Logística - Almacén de la sub
gerencia de Seguridad Ciudadana, el ingreso de mil (1 000) equipos celulares entregados por la Gerencia de
Sistemas, los mismos que fueron donados por Telefónica del Perú a la MPT; asimismo se adjuntó un listado
de características y números telefónicos entregado por la Gerencia de Sistemas. El informe mencionado
inicialmente fue elevado por la encargada de Logística – Almacén a la gerencia de Seguridad Ciudadana y
Defensa Civil; en razón de ello, este OCI requirió información a la Gerencia de Sistemas obteniéndose como
respuesta el oficio N° 01022-2013-GS/MPT de fecha 23 de diciembre de 2013, mediante el cual dio a
conocer que las gestiones para la donación de mil (1 000) equipos celulares fueron coordinadas entre la
empresa Telefónica Móviles S.A y la Gerencia Municipal; sin embargo, el oficio n.° 840-2013-MPT/OCI de
fecha 27 de diciembre de 2013 mediante el cual se requirió dicha información a Gerencia Municipal, se
encuentra pendiente de respuesta hasta la fecha.
Posteriormente, mediante informe N° 069-2013-MPT/SGSC/SMMC de fecha 2 de diciembre de 2013, la

servidora encargada de Comunicaciones & Ingeniería de la sub gerencia de Seguridad Ciudadana informó
que se ha terminado con el consolidado de mil (1 000) equipos celulares entregados por la gerencia de
Sistemas para proceder a ser ingresados al Almacén de la gerencia de Seguridad Ciudadana y Defensa
Civil, habiéndose entregado 858 equipos a personal de la citada sub gerencia para efectuar su entrega a los
diferentes líderes vecinales; hecho que se evidencia en las actas de entrega de equipos celulares RPM en
algunos casos en “calidad de préstamo”; y en otros bajo la modalidad de “cesión en uso” señalándose que
“…el equipo celular es asignado al receptor por su condición de Líder Vecinal en el marco del Proyecto
Trujillo, te quiero seguro y organizado”, a excepción de dos (2) de las actas las cuales no cuentan con actas
firmadas y por otro lado, los 142 equipos restantes se encuentran en almacén. Es de advertir que, en la
distribución de los equipos celulares en la gerencia de Seguridad Ciudadana y Defensa Civil se entregó más
de un equipo celular por persona en el cargo de agente de seguridad ciudadana, de acuerdo al siguiente
detalle:
Cuadro n.° 9

Pág. 25
Agentes de seguridad ciudadana a cargo de equipos móviles

Cantidad de
Nº Nombres y Apellidos DNI Condición Laboral equipos
entregados
1 Rafael Ríos Cárdenas 43129973 Servicios No Personales 64
2 Javier Urbano Ascencio 17808052 Servicio Especifico 78
3 Nilsa Gonzales Rodríguez 18213173 Servicio Especifico 38
4 Milagritos Marchena Rosales 18199464 Servicio Especifico 74
5 Joselin Escobedo Luperdi. 70259954 Servicio Especifico 98
6 Isabel Barreto Rosales 18856681 Servicio Especifico 3
7 Ana Teresa Vásquez Valdivieso 18065454 Servicio Especifico 60
8 Edward Haro Ponce 41081184 Servicio Especifico 95
9 Daniel Cruz Trujillo 40133170 Servicio Especifico 31
10 Erika Mirna Periche Eche 40770183 Servicio Especifico 96
11 Sandra Cerna Flores 44973583 Servicio Especifico 23
12 Erick Alvarado Carrión 44796822 Servicio Especifico 50
13 Guisella Castañeda Gonzales 42977565 Servicio Especifico 50
Mediante oficio n.º 982-2013-MPT/GAF-UOCP de fecha 6 de diciembre de 2013, la Unidad de Control

Patrimonial remitió el informe n.° 069-2013-MPT/SGSC/SMMC de fecha 2 de diciembre de 2013 y las actas
de entrega de los equipos celulares; asimismo, informo a la Comisión Permanente de Procesos
Administrativos Disciplinarios que los equipos celulares entregados a la sub gerencia de Seguridad
Ciudadana serían ingresados a los registros patrimoniales de acuerdo a las actas antes mencionadas, es
decir serían asignados a los líderes vecinales de Trujillo, quienes son los usuarios finales.
El día 19 de diciembre de 2013, personal de este OCI llevó a cabo una visita a la encargada de Logística y
Almacén de la gerencia de Seguridad Ciudadana y Defensa Civil, evidenciándose mediante una acta de
manifestación lo siguiente:
- No existe procedimiento normado para la recepción y entrega de equipos móviles para líderes vecinales.
- No existe un ambiente adecuado para el almacén de bienes, en correspondencia con la cantidad de
bienes y personal, los cuales se han ido incrementando.
- Existe de ciento cuarenta y dos (142) equipos celulares en almacén bajo custodia de la encargada de
Logística – Almacén.
De acuerdo a lo expuesto, se puede evidenciar la inobservancia de lo establecido en la Ley N° 29951, Ley

de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2013, en la cual se señaló lo siguiente:
“Artículo 10°:
(…)
10.4. (…). La diferencia de consumo en la facturación es abonada por el funcionario o servidor que tenga
asignado el equipo conforme al procedimiento que se establezca en la mencionada directiva. No
puede asignarse más de un equipo por persona.”

Pág. 26
Es de indicar, que los actos que realizan los gobiernos locales, respecto de los bienes de su propiedad, así
como los de dominio público que se encuentran bajo su administración, como es el caso de los equipos
celulares “cedidos en uso” o “calidad de préstamo” se ejecutan conforme a la Ley Nº 27972, Ley Orgánica
de Municipalidades, la cual estableció lo siguiente:
“Artículo 09º.- ATRIBUCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL

Corresponde al concejo municipal:
(…)
Inciso 25. Aprobar la donación o la cesión en uso de bienes muebles e inmuebles de la municipalidad a favor
de entidades públicas o privadas sin fines de lucro y la venta de sus bienes en subasta pública.
(…)
ARTÍCULO 59°.- DISPOSICIÓN DE BIENES MUNICIPALES

Los bienes municipales pueden ser transferidos, concesionados en uso o explotación, arrendados o
modificado su estado de posesión o propiedad mediante cualquier otra modalidad, por acuerdo del concejo
municipal. (…)
ARTÍCULO 64°.- DONACIÓN DE BIENES MUNICIPALES

Las municipalidades, por excepción, pueden donar, o permutar, bienes de su propiedad a los Poderes del
Estado o a otros organismos del Sector Publico. (…)
Las donaciones de bienes a favor de una municipalidad están exoneradas de todo impuesto, conforme a la
ley de la materia, así como del pago de los derechos regístrales y derechos arancelarios cuando los bienes
provienen del extranjero. (…)
ARTÍCULO 66°.- APROBACIÓN DEL CONCEJO MUNICIPAL
La donación, cesión o concesión de bienes de las municipalidades se aprueba con el voto conforme de los
dos tercios del número legal de regidores que integran el concejo municipal.(…)
ARTÍCULO 68°.- DESTINO DE LOS BIENES DONADOS

El acuerdo municipal de donación, cesión o concesión debe fijar de manera inequívoca el destino que tendrá
el bien donado y su modalidad.
El incumplimiento parcial o total de la finalidad que motivó la donación, cesión o concesión, ocasiona la
reversión del bien inmueble a la municipalidad, la cual incorpora a su patrimonio las mejoras, a título
gratuito”.
3.4. Cheques que no cuentan con rendición y que se encuentran pendientes de conciliación en los estados
financieros de la MPT
Mediante oficio nº. 748-2013-MPT/OCI del día 6 de diciembre del presente año, este OCI requirió a la Sub
gerencia de Tesorería de la MPT información relacionada con cheques que no han sido rendidos y se
encuentran pendientes de conciliar en las cuentas de los estados financieros de la MPT; sin embargo, no

Pág. 27
se ha obtenido información alguna en respuesta hasta la fecha, hecho que limita la revisión de la estructura
de control interno por parte del OCI.
3.5. Control de unidades vehiculares de la MPT
Para la revisión a la estructura de control interno relacionada con la utilización de las unidades vehiculares
de la MPT, este OCI aplicó una encuesta, evidenciándose los siguientes aspectos:
- Las unidades vehiculares cuentan con un sistema de control interno utilizando como herramienta una
libreta de control o bitácora, la cual contiene el itinerario diario.
- Los procedimientos se encuentran normados de acuerdo a lo establecido mediante la Directiva Nº 003-
2012-MPT denominada “Directiva para el uso y custodia de las Unidades Vehiculares de propiedad de la
Municipalidad Provincial de Trujillo”.
Adicionalmente a ello, mediante oficio n. 767-2013-MPT/OCI de fecha 13 de diciembre de 2013 este OCI
requirió a la sub gerencia de Servicios Generales y Equipo Mecánico información relacionada con las
unidades vehiculares asignadas a Secretaría General y a la Banda de Músicos de la MPT, obteniéndose
respuesta a través del Oficio Nº 02105-2013-MPT-GAF-SGSGEM de fecha 18 de diciembre de 2013,
respecto del cual se puede advertir lo siguiente:
 Camioneta NISSAN FRONTIER PD 9447 asignada a Secretaría General :

La libreta de control de itinerario diario remitida a este OCI no se ajusta al formato oficial de la MPT;
sin embargo, existen resúmenes que cuentan con el visto bueno del Secretario General de la MPT.
Asimismo, mediante oficio n.º 767-2013-MPT/OCI de fecha 13 de diciembre de 2013, este OCI requirió
a la sub gerencia de Servicios Generales y Equipo Mecánico la libreta de control oficial, la misma que
fue entregada al chofer designado mediante Memorando Nº 0192-2012-MPT-GAF-SGSGEM de 4 de
abril de 2012; sin embargo, hasta el cierre del presente informe no se ha obtenido la libreta antes
mencionada.
 Microbús MITSUBISHI EGE – 997 asignada a la banda de músicos de la MPT :

De la revisión efectuada la libreta de control, se ha podido evidenciar que existen días registrados en
los cuales no se especifica el recorrido realizado, así mismo, también se evidenció que los días 21 de
octubre de 2013 existe una diferencia considerable en el kilometraje de salida con el de entrada del día
anterior; en razón de ello, mediante oficio n.º 767-2013-MPT/OCI de fecha 13 de diciembre de 2013,
este OCI requirió a la sub gerencia de Servicios Generales y Equipo Mecánico se remita copia de las
autorizaciones emitidas por la Gerencia Municipal para que la citada unidad vehicular realice salidas
fuera de la ciudad de Trujillo, obteniéndose como respuesta el oficio N° 02105-2013-MPT-GAF-
SGSGEM de 18 de diciembre de 2013, a través del cual la sub gerencia de Servicios Generales y
Equipo Mecánico dio a conocer a este OCI que, mediante Oficio N° 889-2013-MPT/GDS-SGDH de
fecha 11 de octubre de 2013 la Sub Gerencia de Derechos Humanos solicito autorización a la gerencia

Pág. 28
de Desarrollo Social para realizar una visita turística a Magdalena de Cao en beneficio del “Programa
Adulto Mayor”, elevándose dicho requerimiento mediante oficio N° 1621-2012-MPT/GDS de 16 de
octubre de 2013 a la Gerencia Municipal; sin embargo no se llegó a concluir el trámite puesto que el
requerimiento ingreso a la sub gerencia de Servicios Generales el mismo día 21 de octubre de 2013,
siendo derivado el día 22 de octubre de 2013 para su atención, fecha posterior a la visita programada.
A pesar de lo comentado en el párrafo anterior, el día 21 de octubre de 2013 el microbús EGE – 997
fue utilizado por la sub gerencia de Derechos Humanos realizar una visita de acuerdo a lo
programado, sin contar con la autorización de Gerencia Municipal.
Es de indicar que, de acuerdo a lo contemplado en la Directiva Nº. 003-2012-MPT7GAF aprobada con

Decreto de Alcaldía N° 016-2012-MPT de 20 de abril de 2012 se estableció lo siguiente:
“ VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
7.1. En materia de asignación de unidades vehiculares:
(…)
7.1.5. Las unidades vehiculares podrán salir fuera de la ciudad sólo cuando la naturaleza de la
función así lo requiera, previa solicitud escrita del funcionario responsable de la unidad y
autorización expresa de la Gerencia Municipal.
Es responsabilidad del chofer que se porte en el vehículo la respectiva autorización.”
3.6. Asignación de los códigos patrimoniales a los bienes de la MPT
Mediante oficio n.º 749-2013-MPT/OCI de 6 de diciembre de 2013, este OCI requirió a la Unidad de
Control Patrimonial-UCP, información relacionada con el procedimiento establecido para la asignación de
los códigos patrimoniales a los bienes muebles de la MPT, así mismo para su incorporación a los
registros patrimoniales, obteniéndose el informe nº. 20-2013-UOCP-SAL de fecha 10 de diciembre de
2013 mediante el cual da a conocer los procedimientos respectivos; sin embargo, dichos procedimientos
no se encuentran establecidos en la Directiva N° 012-2012-MPT/GAF “Directiva que regula el
procedimiento para el oportuno registro patrimonial de los bienes muebles adquiridos por la MPT”
aprobada mediante Decreto de Alcaldía N° 038-2013-MPT de fecha 19 de diciembre de 2012; por lo tanto,
no se encuentran normados por la MPT.
De la revisión efectuada al listado de bienes muebles adquiridos durante el periodo 2013, remitido por la
UCP, se puede advertir que existen bienes que no cuentan con documento de asignación al usuario como
responsable, de acuerdo al siguiente detalle:
Cuadro n.° 10
Bienes Muebles que no cuentan con designación de usuario responsable

Pág. 29
N° Descripción del Bien Código Patrimonial Ubicación

95.22.3186/0008 la 65.22.3186/0011
(Robados en SG. Serv. Grles) según
Equipo Localizador de Vehículos - GPS
Denuncia Policial y of. 1379-2013) se ha Sub Gerencia de
Tracker Mod: TK-103 Series:
1 actualizado con los códigos del SIMI v3.5, Servicios Generales y
01249700014147,012497000870257,0
y con el Equipo Mecánico
12497000876577,0863070013913800
of/1635-2013-gaf-sgsgem-reg/1849-13)
Faltan 02 codf.

Sub Gerencia de
Tracker Mod: TK-103 Series: 95.22.3186/0031-95.22.3186/0081-
2 Servicios Generales y
353451047872175,353451047051261, 95.22.3186/0053
Equipo Mecánico
8630700013973945
95.22.3186/0012 al 95.22.3186/0030 y
95.22.3186/0032 al 95.22.3186/0052 y
95.22.3186/0054 al 95.223186/0080 y Sub Gerencia de
3 95.22.3186/0082 al 95.22.3186/0094 (se Servicios Generales y
Tracker Mod: TK-103 Series:
ha actualizado con los códigos del SIMI Equipo Mecánico
v3.5, y con el of/1635-2013-gaf-sgsgem-
reg/1849-13)
Sub Gerencia de
4 Gabinete Universal con llave 74.64.4482/0001 al 74.64.4482/0004
Abastecimiento
5 Conversor celular 95.22.2071/0001-9522.2071/0002 Gerencia de Sistemas
6 Servidor 74.08.9200/0007-74.08.9200/0008 Gerencia de Sistemas
7 Switch de 24 puertos 95.22.8117/002-95.22.8117/0023 Gerencia de Sistemas

Pág. 30
V. LIMITACIONES
Para la revisión de la estructura de control interno de la MPT, este OCI solicitó información que en algunos
casos ha dejado de ser atendida y en otros se atendió fuera de los plazos otorgados; suceso que pone en riesgo
el cumplimiento de la presentación del presente informe de acuerdo a lo programado en el Plan Anual de Control
2013.
VI. CONCLUSIONES
VII.1. De acuerdo a lo establecido en la Resolución de Alcaldía N° 305-2010-MPT se aprobó establecer el plazo

de sesenta (60) días para la elaboración del Sistema de Control Interno; sin embargo, el Comité encargado de
su implementación se encuentra en la etapa de planificación; puesto que solamente llevó a cabo dos
reuniones durante el periodo 2013, la primera en enero y la segunda en diciembre, suceso que se evidencia
en las actas de reunión suscritas por los miembros.
VII.2. La MPT ha considerado publicar en el portal web institucional, información relacionada con la gestión del
sistema de control interno; sin embargo, se ha evidenciado que no se encuentra actualizada al periodo 2013.
VII.3. De la aplicación del cuestionario de Control Interno, las sub gerencias de: Transporte y Tránsito, Licencias
y Comercialización y Edificaciones se aplicó el cuestionario de control interno con los cinco componentes
mediante el cual se concluye que los funcionarios y servidores de estas tres sub gerencias, no han logrado
identificar y determinar los riesgos internos y externos, que puedan afectar el cumplimiento de sus metas y
objetivos.
VII.4. Durante el periodo 2013 se ha registrado en el Libro de Reclamaciones virtual, un total de 59 reclamos
evidenciándose que las unidades orgánicas que más reclamos registró son: la gerencia Municipal (11), la
gerencia de Obras Públicas (8) y la gerencia de Desarrollo Urbano (6).

Pág. 31
VII.5. En el portal web institucional se evidenció, que en el Libro de reclamaciones virtual se viene registrando
tanto reclamos como sugerencias y consultas sumando un total de 119, concluyéndose que existen 100
respondidas y 19 sin responder.
VII.6. La sub gerencia de Edificaciones registró un atraso de 66 días para la atención del reclamo n.°
20130000848 de fecha 5 de julio de 2013, habiéndose atendido el día 9 de setiembre de 2013; sin embargo,
se dejó de aplicar lo establecido en el artículo 9° Sanciones del Reglamento del Libro de Reclamaciones de la
MPT aprobado con Decreto de Alcaldía N° 023-2011-MPT.
VII.7. De la visita efectuada por el OCI al responsable del Libro de reclamaciones virtual, se advierte que el
ciudadano no realiza una discriminación entre un reclamo, una sugerencia y una consulta, al momento de
efectuar un registro; asimismo, no se actualiza de forma instantánea los datos estadísticos que se ingresan al
Libro de reclamaciones virtual.
VII.8. Con Pedido N° 2-2012-DBM, la jefa de la DBM requirió seis (6) mesas de madera rodantes; sin embargo,
la sub gerencia de Abastecimiento obtuvo cotizaciones en las cuales se detalla el bien como mesas redondas;
efectuándose la entrega de las seis (6) mesas de madera redondas mediante PECOSA N° 03710-2012
suscrita por la jefa de la DBM otorgando conformidad a la entrega.
VII.9. Con oficio N° 284-2012-GECJD/MPT/DBM la jefa de la División de la Biblioteca Municipal remitió el al sub
gerente de Abastecimiento, la conformidad de los bienes entregados de acuerdo a la Factura N° 002-0092, en
la cual se consigna la compra de seis (6) mesas redondas; sin embargo, en el requerimiento inicial se
consideró la adquisición de seis (6) mesas rodantes.
VII.10. El proveedor emitió la Factura N° 002-0092 por la adquisición de las seis (6) mesas redondas no cuenta
con fecha ni firma de cancelación.
VII.11. Con informe n.° 057-2013-RJGU-MPT/UOCP la Unidad de Control Patrimonial determinó la existencia de
tres (3) mesas de madera redondas; las mismas que cuentan con código patrimonial (64.001052/00123,
64.001052/00124 y 64.001052/00125); asimismo, declaró como faltantes las tres (3) mesas de madera
redondas restantes sin codificar.
VII.12. Mediante acta de manifestación se evidenció que la Jefa de la DBM realizó el traslado de tres (3) mesas
de madera redondas a la Biblioteca Infantil “Mis Angelitos” utilizando un cuaderno denominado “Cuaderno de
control de carnets.
VII.13. La Jefa de la DBM viene utilizando un “Cuaderno de cargo de bibliotecas comunales” para efectuar la
entrega de bienes menores; sin embargo, éste se encuentra deteriorado, poniendo en riesgo la información
consignada en el mismo.
VII.14. La gerencia de Seguridad Ciudadana y Defensa Civil solicitó a la Gerencia Municipal la adquisición de 400
equipos celulares a fin de ser entregados a los 1 000 líderes vecinales; sin embargo, mediante informe n.°

Pág. 32
039-2013-MPT/SGSC/JRSZ la encargada de Comunicaciones & Ingeniería de la sub gerencia de Seguridad

Ciudadana dio a conocer que se le entregaron 1 000 equipos celulares los cuales fueron donados por la
empresa Telefónica del Perú a la MPT.
VII.15. Con informe n.° 069-2013-MPT/SGSC/SMMC la encargada de Comunicaciones & Ingeniería de la sub
gerencia de Seguridad Ciudadana se evidenció que existen 142 equipos celulares que se encuentran en
almacén y 858 se entregaron a agentes de seguridad ciudadana a fin de que éstos realicen la entrega a los
diferentes líderes vecinales, suceso que se evidencia en las actas de entrega suscritas; sin embargo, de
acuerdo a lo establecido en el numeral 25 del artículo 9° de la Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades
señalo que es atribución del Concejo Municipal aprobar la donación o la cesión en uso de bienes muebles e
inmuebles de la municipalidad a favor de entidades públicas o privadas sin fines de lucro.
VII.16. La gerencia de Seguridad Ciudadana y Defensa Civil entregó a 13 agentes de seguridad ciudadana más
de un equipo celular; sin embargo, en el numeral 10.4 del artículo 10° de la Ley N° 29951, Ley de
Presupuesto de Sector Público para el año fiscal 2013, se establece que no puede asignarse más de un
equipo celular por persona.
VII.17. Mediante la libreta de control diario del microbús Mitsubishi EGE 997 asignada a la banda de músicos, se
evidenció que existen días registrados en los cuales no se especifica el recorrido realizado.
VII.18. El día lunes 21 de octubre el microbús Mitsubishi EGE 997 estuvo a disposición de la sub gerencia de
Derechos Humanos y salió de la ciudad de Trujillo; sin embargo, el trámite de autorización por Gerencia
Municipal no se llegó a concluir; puesto que se derivó en fecha posterior a la visita programada contraviniendo
lo dispuesto en el numeral 7.1.5. de la parte VII de la Directiva N° 003-2012-MPT/GAF denominada Directiva
para el uso y custodia de la unidades vehiculares de propiedad de la MPT.
VII.19. Existen siete (7) bienes muebles correspondientes a la sub gerencia| de Servicios Generales y Equipo
Mecánico, sub gerencia de Abastecimiento y Gerencia de Sistemas, que no cuentan con documento de
asignación de usuario responsable, suceso que se evidencia en el listado de bienes muebles remitido por la
Unidad de Control Patrimonial.
VII. RECOMENDACIONES.
Al titular de la entidad, para que disponga:
7.1. Que los miembros del comité de control interno elaboren un plan de trabajo y programa a fin de
diagnosticar el actual sistema de control de la MPT e identificar los posibles riesgos de cada unidad
orgánica.
7.2. Que los miembros del comité de control interno elaboren una guía que permita identificar y recopilar los
procesos y procedimientos internos de cada una de las unidades, jefaturas, sub gerencias y gerencias
de la entidad, para lograr establecer los riesgos internos y externos en el logro de sus objetivos y metas.

Pág. 33
7.3. Que el comité de control interno en coordinación con la gerencia de Sistemas actualice, de forma
periódica, la información publicada en el Portal Web Institucional en relación a la conformación del
Comité de Control Interno y a las actas suscritas durante el periodo 2013.
7.4. Que Gerencia Municipal en coordinación con gerencia de Seguridad Ciudadana y Defensa Civil
informen a este Órgano de Control Institucional sobre las medidas adoptadas para la adquisición de los
mil equipos celulares, asimismo disponga que la gerencia de Seguridad Ciudadana y Defensa Civil
sustente el procedimiento para determinar a los líderes vecinales como usuarios finales.
Al titular de la entidad, qué a través de la Gerencia Municipal disponga:
7.5. Que la Unidad de Registro, Tramite Documentario y Archivo General disponga que el responsable del
Libro de Reclamaciones Virtual instruya al ciudadano para el registro de información, de tal manera que
se pueda clasificar adecuadamente ya sea como queja, sugerencia o reclamo.
7.6. Que, la Unidad de Registro, Tramite Documentario y Archivo General disponga que el responsable del
Libro de Reclamaciones Virtual emita respuesta sobre las diecinueve (19) sugerencias y/o consultas sin
responder conforme se aprecia en el cuadro n.° 6 del presente informe.
Libro de Reclamaciones Virtual remita a la gerencia Municipal la información que corresponda con el
reclamo n.° 20130000848 derivado a la sub gerencia de Edificaciones, el mismo que registró un retraso
de 66 días para su atención, con la finalidad de deslindar responsabilidades de acuerdo al artículo 9°
del Reglamento del Libro de Reclamaciones de la MPT aprobado con Decreto de Alcaldía N° 023-2011-
MPT.
Libro de Reclamaciones Virtual realice verificaciones periódicas no mayores de 30 días, a fin de dar
cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 7° Respuestas al reclamo, correspondiente al Reglamento del
Libro de Reclamaciones aprobado con Decreto de Alcaldía N° 023-2011-MPT.
Libro de Reclamaciones informe al Órgano de Control Institucional el estado situacional del citado Libro
de forma trimestral en concordancia con lo establecido en el artículo 5° del Decreto Supremo N° 042-
2011-PCM denominado “Obligación de las Entidades del Sector Público de contar con un Libro de
Reclamaciones.
Libro de Reclamaciones Virtual en coordinación con la gerencia de Sistemas para que se actualice, de
forma permanente, la información publicada en el Portal Web Institucional.

Pág. 34
7.11. Que la sub gerencia de Abastecimiento disponga que el responsable de las compras directas de bienes
considere las características establecidas en los requerimientos del área usuaria en concordancia con el
cuadro de necesidades respectivo para el requerimiento de las cotizaciones a los proveedores.
7.12. Que la sub gerencia de Abastecimiento disponga que el personal de Almacén General realice la
verificación de la recepción de todos los bienes entregados por los proveedores a fin de cautelar el
cumplimiento de las características de acuerdo a los requerimientos presentados por las diferentes
unidades orgánicas.
7.13. Que, la sub gerencia de Abastecimiento disponga la verificación permanente de los comprobantes de
pago (Facturas, boletas de venta, recibos por honorarios y otros) a fin de que se consigne toda la
información necesaria para la continuación del trámite de cancelación de la adquisición de bienes o
contratación de servicios.
7.14. Que, la Unidad de Control Patrimonial realice la codificación correspondiente a las tres (3) mesas
redondas pintadas de color caoba a cargo de la Biblioteca Municipal.
7.15. Que la Biblioteca Municipal implemente un registro de control interno destinado a los bienes muebles,
con la finalidad de registrar la persona responsable por cada bien mueble asignado.
7.16. Que, la Gerencia de Seguridad Ciudadana y Defensa Civil elabore lineamientos y/o instruya al personal
a cargo de la entrega de equipos celulares considerando lo establecido en la Ley de Presupuesto del
Sector Público para cada año fiscal, respecto a las medidas de austeridad aplicables en el uso de líneas
telefónicas y equipos celulares.
7.17. Que la gerencia de Educación, Cultura, Juventud y Deportes realice la supervisión de la libreta de
control diario de la unidad vehicular asignada, con la finalidad de verificar que se consigne toda la
información necesaria a favor del cumplimiento de la Directiva N° 003-2012-MPT/GAF.
7.18. Que la Unidad de Control Patrimonial disponga la asignación de los bienes muebles consignados en el
cuadro n.° 10 correspondientes a la gerencia de Servicios Generales y Equipo Mecánico, sub gerencia
de Abastecimiento y gerencia de Sistemas con la finalidad de evitar pérdida de los mismos.

Pág. 35

Informe de Estructura de Control Interno

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Informe de Estructura de Control Interno

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Municipalidad Provincial de Trujillo

Órgano de Control Institucional

Revisión de la Estructura del Control Interno

Actividad de Control N.° 2-0424-2013-006

Revisión de la Estructura del Control Interno

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

ORIGEN DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL

OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

RESUMEN DEL MARCO CONCEPTUAL DEL CONTROL INTERNO

III. BASE LEGAL

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

a) Compromiso de la Alta Dirección:

b) Conformación del Comité de Control Interno:

Es de indicar que, mediante Resolución de Alcaldía N° 990-2013-MPT de fecha 13 de noviembre de 2013 se

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

c) Cumplimiento de las funciones del Comité de Control Interno:

d) Evaluación de control interno en cada acción de control

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

- El “Reglamento del Servicio de Transporte Público de personas de la provincia de Trujillo”.

Se efectúo la aplicación de un cuestionario para verificar la implementación de los controles internos

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

2.1.2.Sub Gerencia de Licencias y Comercialización

2.1.3. Sub Gerencia de Edificaciones:

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

De la evaluación a la estructura de control interno de la sub gerencia de edificaciones, efectuada a

2.2. Evaluación de riesgos

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

De la información recabada mediante el cuestionario aplicado para verificar la implementación de los

2.2.2. Sub Gerencia de Licencias y Comercialización:

2.2.3. Sub Gerencia de Edificaciones:

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

2.3. Actividades de control

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

2.3.2.Sub Gerencia de Licencias y Comercialización:

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

2.3.3. Sub Gerencia de Edificaciones:

2.4. Información y comunicación

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

2.4.2.Sub Gerencia de Licencias y Comercialización:

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

De la valuación efectuada a la información recabada mediante la aplicación del cuestionario de control

2.4.3.Sub Gerencia de Edificaciones:

Resultado del componente de “información y comunicación” del cuestionario

Resultado del componente de “supervisión y monitoreo” del cuestionario

2.5.2.Sub Gerencia de Licencias y Comercialización:

2.5.3.Sub Gerencia de Edificaciones:

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

De la evaluación a la estructura de control interno de la sub gerencia de edificaciones, efectuada a

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

NIVEL DE CONTROL ALCANZADO

Sub Gerencia de Edificaciones

En la Sub Gerencia de Licencias y Comercialización, se establece como resultado de la aplicación del

3.1. Libro de Reclamaciones Virtual

De la evaluación efectuada a la información recabada por la oficina de Registro, Trámite Documentario y

Cuadro n.° 2: Total de Reclamos-periodo 2013

Cuadro n.° 3: Retraso en la atención de reclamo

Cuadro n.° 4: Unidades Orgánicas con mayor incidencia en reclamos

Cuadro n.° 8: Unidades Orgánicas con mayor incidencia en consultas

Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo

Mediante oficio n.° 284-2012-GECJD/MPT/DBM de 3 de setiembre de 2012 la jefa de la DBM otorgó la

Mediante Informe N° 31-2013-RJGU-MPT/UOCP de fecha 27 de mayo de 2013, un verificador de bienes

Con oficio n.° 2020-2013-MPT/GAF de 6 de noviembre de 2013, el jefe de Gerencia de Administración y