ACTAS DE OBRA CIVIL

Definición de Acta:
Es un documento protocolario donde quedan registrados todos los compromisos,
acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes, relacionadas con la
ejecución del contrato.

Tipos de Actas:
 Acta de Inicio: Documento que se determina el primer día del contrato, Marca el
inicio del desarrollo físico del contrato y por tanto, el punto de partida para el
control del plazo y seguimiento.

 Acta de Vecindad: Documento donde se deja consignado el estado actual de las

edificaciones, vías y demás elementos existentes en la vecindad directa del
proyecto puede ir acompañada de fotografías y/o vídeos. La debe firmar el
contratista, los vecinos existentes y el interventor.

 Acta de obra, de bien o de servicio extra : Se elabora para registrar en ella la obra,
bien o servicio que no fue considerada en el contrato, pero que al final de cuentas
es necesario incluir para que el objeto contratado cumpla con la finalidad
pretendida. También se le conoce con el nombre de obra no pactada.

 Acta de obra, de bien o de servicio adicional: En ella se consigna la obra, bien

o servicio que se pactó en el contrato principal pero cuya cantidad excede las
consideradas en él.

 Acta de pago parcial: Corresponde al pago que se efectúa una vez ejecutado un
determinado porcentaje del objeto contratado o al cabo de un determinado
período.

 Acta de convenio de precios no previstos: Puede darse en aquellos contratos

pactados por precios unitarios y globalizados donde circunstancias externas
imprevistas alteran los precios del mercado. La ley permite reajustes con el objeto
de no romper el equilibrio de la ecuación contractual.

 Acta de suspensión: Bajo ciertas circunstancias, normalmente por fuerza mayor o

caso fortuito, la ejecución de un contrato debe suspenderse por un determinado
tiempo, situación ésta que debe registrarse en acta y someterse a aprobación del
ordenador del gasto y del respectivo comité de contratación, con el debido tiempo
de anticipación con la finalidad de motivar el auto de suspensión de términos.

 Acta de re-iniciación: Una vez superados los inconvenientes que hayan motivado la
suspensión del contrato, se elabora nueva acta que da continuidad al mismo.

 Acta de recibo definitivo: En ésta declaran conjuntamente Interventor y Contratista

que el contrato se ha cumplido de conformidad con lo pactado y se registran las
cantidades de bienes o servicios recibidos lo mismo que los desembolses hechos
por el contratante.

 Acta de liquidación final: En ésta el ordenador del gasto, el Interventor y el

Contratista declaran conjuntamente que se dio cumplimiento a todos los bienes y
servicios pactados originalmente, dentro del tiempo previsto y además declaran
 encontrarse a paz y salvo. Si bien en el contrato se contempla un lapso para su
liquidación, lo recomendable es proceder en el menor tiempo posible,
diligenciándose el “acta de liquidación definitiva”.

Contenido general de las actas de interventoría:

ACTA DE INICIACIÓN: ACTA DE AUTORIZAC IÓN DE

1. Número del contrato u orden.
2. Objeto del contrato.
3. Contratista / Contratante.
4. Valor y Plazo del contrato.
5. Pólizas: Conceptos, valores y
vigencias.
6. Relación del personal de
contratista para la ejecución del
contrato.
7. Iniciación.
8. Interventor.
9. Declaración completa
iniciación del contrato.
10. Firmas: Interventor y Contratista.
11. Acta de Vecindad.
12. Número de Contrato u orden.
13. Objeto del contrato.
14. Contratista/Contratante.
15. Enumerar los elementos vecinos.
16. Características de cada uno de
los elementos vecinos.
17. Fotografías y vídeos si
se consideran necesarios.
OBRA, BIEN O SERV ICIO
ADICIONAL:
1. Descripción de la obra adicional.
2. Valor unitario.
3. Cantidad.
4. Precio.
5. Justificación de la obra adicional.
6. Cita otrosí de obra adicional.
7. Firmas del interventor y del
contratista.
8. Acta de liquidación final.
de 9. Valor del
contrato. 10.Plazos.
11.Adiciones.
12.Tipo de contrato.
13.Obra extra.
14.Obra adicional.
15. Ampliaciones del plazo.
16. Descripción de la obra ejecutada y
alcance del contrato.
17. Fecha de inicio.
18.Fecha de recibo.
19.Pólizas vigentes.
Además en el acta de liquidación
final debe constar:

1. Declaración conjunta entre el

contratante y el contratista
señalando que se dio cumplimiento
de todos los trabajos del objeto
contratado y de las obligaciones
pactadas dentro del plazo
establecido.
2. Valor definitivo y total del contrato.
3. Firmas del contratante del
interventor y del contratista.
ACTA DE RECEPCION ACTA DE OBRA, BIEN O SERVICIO
PROVICIOSAL DE UNA OBRA : EXTRA:
1. Cantidad de obra ejecutada. 1. Descripción del contrato.
2. Fecha de corte. 2. Descripción de la obra, bien o
3. Precios Unitarios. servicio extra.
4. Unidad de Medida. 3. Cantidad.
5. Valor Total. 4. Valor unitario.
6. Cantidad Acumulada. 5. Valor total.
7. Cita cláusula de pago. 6. Cantidad.
8. Declaración conjunta de grado 7. Justificación obra extra y soporte
de avance de la ejecución física. administrativo.
9. Firmas: Interventor y Contratista. 8. Firmas del Interventor y Contratista.
10. Acta de cambio de obra, bien o
servicio que no se ejecuta,
cantidad y precio.
11. Descripción de la obra a ejecutar. ACTAS DE RECEPCION DEFINITIVO:
12. Valor Unitario. 1. Fecha.
13. Cantidades de obra. 2. Identificación del contrato principal.
14. Precio. 3. Cita de adiciones.
15. Justificación cambio de obra y 4. Objeto del Acta: Formalizar.
cantidades. 5. Entrega final por parte del
16. Firmas: Interventor y Contratista. contratista y recibo a satisfacción
por parte de la entidad
contratante.
6. Constancia de que el objeto
contractual se cumplió a
satisfacción dentro de los términos
contractuales previstos.
7. Firmas del Interventor y del
Contratista.
ELABORACION DE UN ACTA DE OBRA CIVIL

I.- ENCABEZADO

Este apartado debe de ser común para todas las actas, y la información que a
mi juicio debe contener es la siguiente: FECHA / HORA DE INICIO / Nº DE
REUNIÓN / PROYECTO / SITUACIÓN / CONCEPTO.

Adicionalmente se puede añadir el LUGAR DE LA REUNIÓN, porque aunque

generalmente suele ser la propia obra por circunstancias se puede celebrar en
otro emplazamiento.

II.- CUERPO DEL ACTA

Esta parte, el corazón del acta, y se suele dividir en los siguientes apartados:

1. ASISTENTES: relación de personas que asisten a la reunión, ordenadas

por función dentro de la obra y cargo en la empresa/entidad a la que
representan.

2. DISTRIBUCIÓN: por norma general se distribuye a todos los asistentes,

salvo excepciones, y puede darse el caso de que se envíe también a
alguna persona habitual de las reuniones que no haya podido asistir ese
día, o a otras personas a las que se quiera mantener informadas del
avance de las obras.

3. DOCUMENTACIÓN ADJUNTA: en el caso de que durante la reunión se

aporten planos, croquis, fichas técnicas, planning actualizado o cualquier
otro documento relevante que deba ser tenido en cuenta. (En ese caso
se indicarían dichos documentos y se informaría la forma en que se
aportan, si como Anexos a la propia Acta, por correo electrónico a
posteriori o en mano).

4. DESCRIPCIÓN DEL ESTADO DE OBRA: breve descripción del estado de la

obra, haciendo un histórico e indicando si dichos trabajos están por
iniciar, iniciados o terminados.

5. ACCIONES Y TEMAS TRATADOS: es la parte del acta donde se indican

las cuestiones importantes de la misma, en la que se reflejan los
acuerdos que
 se toman y las responsabilidades que asumen las partes intervinientes en
cada uno de ellos. Para facilitar el seguimiento de estas reuniones, este
apartado lo suelo subdividir en tres:

 Comunicaciones por correo electrónico.

 Asuntos pendientes de anteriores reuniones.
 Asuntos reunión actual.

De esta forma genero un pequeño guión del que partir y me aseguro de que no
me dejo nada por tratar o comentar.

III.- FECHA Y FIRMAS

Es la última parte del acta, en la que indico lo siguiente:

 Fecha y hora de la próxima reunión de obra.

 Fecha de firma.
 Firma del acta, generalmente en las figuras de DIRECCIÓN DE
OBRA / PROPIEDAD y CONTRATISTA.

A esta acta, además de lo comentado en el apartado 3 “Documentación

adjunta”, es conveniente complementarla con un buen DOSSIER FOTOGRÁFICO
que por un lado apoye en su caso las decisiones que se han tomado y, por otro
nos de una buena perspectiva del estado de la obra en el momento de la
reunión.

Hay muchas opciones a la hora de elaborar las actas y proceder a su

distribución. En cuanto a la elaboración, se puede usar un bloc autocopiativo en
el que se vayan anotando, a modo de borrador, los temas tratados en la
reunión para posteriormente pasarlo a limpio en formato acta. Otra opción es ir
anotando en una carpeta o libreta las cuestiones que vayan surgiendo mientras
se visita la obra, para después tratarlas en la reunión propiamente dicha, y
posteriormente pasarlo a limpio. Yo personalmente prefiero esta última. Lo que
no aconsejo en ningún caso es “tirar de memoria”.

Respecto a la distribución, se suele hacer por correo electrónico, a poder ser el

mismo día de la reunión después de pasar a limpio las anotaciones, y dando un
plazo de entre 48 y 72 horas para hacer comentarios y/o modificaciones a la
misma. Una vez pasado ese plazo, se da por aprobada y se procede a la firma
en la siguiente reunión de obra programada. Este punto seguro que tiene
muchas posibilidades de mejora, como por ejemplo poderla firmarla
digitalmente en el momento de su aprobación
 ACTA DE INICIO DE OBRAS

EN EL DIA DE HOY, REUNIDOS POR UNA PARTE LA

REPRESENTACION DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA. Y POR
LA OTRA LA CONTRATISTA, SE DA COMIENZO A LA EJECUCION DE LOS
TRABAJOS A REALIZAR POR ESTA FIRMA

NOMBRE DEL CONTRATISTA CONTRATO CARTA CONVENIO

ORDEN DE PEDIDO
NUMERO FECHA

CARACTERISTICAS DE LA OBRA
NOMBRE

UBICACION CIUDAD ESTADO

Y PARA DAR FE, SE FIRMA LA PRESENTE ACTA EN A

LOS ( ) DIAS DEL MES DE
DE

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

DEPENDENCIA: DEPENDENCIA:

NOMBRE: NOMBRE:

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA CONTRATISTA

DEPENDENCIA:

NOMBRE: NOMBRE: (PERSONA QUE LA OBLIGA)

 ACTA DE PARALIZACION DE OBRAS

EN EL DIA DE HOY, REUNIDOS POR UNA PARTE LA

REPRESENTACION DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA. Y POR
LA OTRA LA CONTRATISTA, SE ACORDO PARALIZAR LA EJECUCION DE LOS
TRABAJOS QUE REALIZA ESTA FIRMA

CAUSAS DE LA PARALIZACION
 FUERON CONCLUIDAS LAS ACTIVIDADES CORRESPONDIENTES A LAS OFICINAS
RECTORALES Y SON NECESARIAS OBRAS CIVILES EN EL AREA DE SECRETARIA Y
SALON DE SESIONES DEL CONSEJO UNIVERSITARIO PARA PODER CONTINUAR LOS
TRABAJOS.
NOTA: ESTA PARALIZACIÓN NO EXIME AL CONTRATISTA DE CONTINUAR Y
CULMINAR ACTIVADES REFERIDAS A CALIBRACIÓN Y PUESTA A PUNTO DE LAS
MAQUINAS DE LAS OFICINAS RECTORALES
NOMBRE DEL CONTRATISTA CONTRATO CARTA CONVENIO
ORDEN DE PEDIDO
THERCLIMA C.A. NUMERO FECHA
30/5/01
CARACTERISTICAS DE LA OBRA
NOMBRE: SUMINISTRO, TRANSPORTE E INSTALACIÓN DE SISTEMAS DE AIRE ACONDICIONADO PARA EL
AREA DE OFICINAS DEL RECTORADO, DESPACHO DEL RECTOR, SECRETARIA Y SALON DE SESIONES DEL
CONSEJO UNIVERSITARIO
UBICACIÓN: PISO 1 DEL EDIFICIO DEL RECTORADO CIUDAD ESTADO
DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA CARACAS DISTRITO CAPITAL

Y PARA DAR FE, SE FIRMA LA PRESENTE ACTA EN CARACAS A LOS SIETE (7)
DIAS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2001

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

DEPENDENCIA: COPRED DEPENDENCIA: COPRED

NOMBRE: ARQ. JESÚS HUMANES (COORDINADOR) NOMBRE: ARQ. PEDRO ITRIAGO (SUPERVISOR)

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA CONTRATISTA

DEPENDENCIA: THERCLIMA C.A.

NOMBRE: NOMBRE: ARQ. ADALBERTO CRUZ

 ACTA DE REINICIO DE OBRAS

EN EL DIA DE HOY, REUNIDOS POR UNA PARTE LA

REPRESENTACION DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA. Y POR
LA OTRA LA CONTRATISTA, SE ACORDO REINICIAR LA EJECUCION DE LOS
TRABAJOS QUE REALIZABA ESTA FIRMA

CAUSAS DEL REINICIO

 FUERON SOLVENTADAS LAS RAZONES QUE CAUSARON LA PARALIZACIÓN Y QUE
FUERON EXPUESTAS EN EL ACTA RESPECTIVA.

NOMBRE DEL CONTRATISTA CONTRATO CARTA CONVENIO

ORDEN DE PEDIDO
THERCLIMA C.A. NUMERO FECHA
30/5/01
CARACTERISTICAS DE LA OBRA
NOMBRE: SUMINISTRO, TRANSPORTE E INSTALACIÓN DE SISTEMAS DE AIRE ACONDICIONADO PARA EL
AREA DE OFICINAS DEL RECTORADO, DESPACHO DEL RECTOR, SECRETARIA Y SALON DE SESIONES DEL
CONSEJO UNIVERSITARIO
UBICACIÓN: PISO 1 DEL EDIFICIO DEL RECTORADO CIUDAD ESTADO
DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA CARACAS DISTRITO CAPITAL

Y PARA DAR FE, SE FIRMA LA PRESENTE ACTA EN CARACAS A LOS VEINTISEIS

(26) DIAS DEL MES DE SEPTIEMBRE DE 2001

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

DEPENDENCIA: COPRED DEPENDENCIA: COPRED

NOMBRE: ARQ. JESÚS HUMANES (COORDINADOR) NOMBRE: ARQ. PEDRO ITRIAGO (SUPERVISOR)

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA CONTRATISTA

DEPENDENCIA: THERCLIMA C.A.

NOMBRE: NOMBRE: ARQ. ADALBERTO CRUZ

 ACTA DE TERMINACION DE OBRAS

EN EL DIA DE HOY, REUNIDOS POR UNA PARTE LA

REPRESENTACION DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA Y POR
LA OTRA LA CONTRATISTA, SE ACORDO DAR POR CONCLUIDA LA
EJECUCION DE LOS TRABAJOS REALIZADOS POR ESTA FIRMA

NOMBRE DEL CONTRATISTA CONTRATO CARTA CONVENIO

ORDEN DE PEDIDO
NUMERO FECHA

CARACTERISTICAS DE LA OBRA
NOMBRE

UBICACION CIUDAD ESTADO

Y PARA DAR FE, SE FIRMA LA PRESENTE ACTA EN A

LOS ( ) DIAS DEL MES DE
DE

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

DEPENDENCIA: DEPENDENCIA:

NOMBRE: NOMBRE:

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA CONTRATISTA

DEPENDENCIA:

NOMBRE: NOMBRE: (PERSONA QUE LA OBLIGA)

 ACTA DE RECEPCION PROVISIONAL

EN EL DIA DE HOY REUNIDOS POR UNA PARTE LA REPRESENTACION DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL

DE VENEZUELA Y POR LA OTRA LA CONTRATISTA, SE PROCEDIO A LA INSPECCION DE LOS TRABAJOS
REALIZADOS POR ESTE Y SE DETERMINO QUE SU EJECUCION SE ADAPTA A LAS CONDICIONES
ESTIPULADAS EN LA CONTRATACION, POR LO CUAL SE ACORDO PROCEDER A LA RECEPCION
PROVISIONAL DE DICHAS OBRAS.

1. A PARTIR DE LA PRESENTE FECHA COMENZARA A REGIR EL LAPSO DE GARANTIA DE LA OBRA

DE ACUERDO A LO ESTIPULADO EN EL CONTRATO

2. LA CONTRALORIA INTERNA DE LA UNIVERSIDAD, SE RESERVA EL DERECHO DE PRACTICAR

CUALQUIER COMPROBACION POSTERIOR A FIN DE SALVAGUARDAR LOS INTERESES DE LA
MISMA

NOMBRE DEL CONTRATISTA CONTRATO CARTA CONVENIO

ORDEN DE PEDIDO
NUMERO FECHA

CARACTERISTICAS DE LA OBRA
NOMBRE

UBICACION CIUDAD ESTADO

Y PARA DAR FE, SE FIRMA LA PRESENTE ACTA EN A

LOS ( ) DIAS DEL MES DE
DE

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

DEPENDENCIA: DEPENDENCIA:

NOMBRE: NOMBRE:

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA CONTRATISTA

DEPENDENCIA:

NOMBRE: NOMBRE: (PERSONA QUE LA OBLIGA)

 ACTA DE RECEPCION DEFINITIVA

EN EL DIA DE HOY REUNIDOS POR UNA PARTE LA REPRESENTACION DE HOECHST DE VENEZUELA

S.A. Y POR LA OTRA LA CONTRATISTA, SE PROCEDIO A LA INSPECCION DE LOS TRABAJOS
REALIZADOS POR ESTE Y SE DETERMINO QUE SU EJECUCION SE ADAPTA A LAS CONDICIONES
ESTIPULADAS EN LA CONTRATACION, POR LO CUAL SE ACORDO PROCEDER A LA RECEPCION
DEFINITIVA DE DICHAS OBRAS.

1. NI LA ACEPTACION DEFINITIVA DE LA OBRA, NI EL PAGO FINAL, EXIMEN AL CONTRATISTA DE

LAS RESPONSABILIDADES QUE LE FIJA EL CODIGO CIVIL, NI DE CUALQUIER OTRA U OTRAS
OBLIGACIONES DERIVADAS DEL CONTRATO O DE LA LEY

2. LA CONTRALORIA INTERNA DE LA EMPRESA, SE RESERVA EL DERECHO DE PRACTICAR

CUALQUIER COMPROBACION POSTERIOR A FIN DE SALVAGUARDAR LOS INTERESES DE LA MISMA

NOMBRE DEL CONTRATISTA CONTRATO CARTA CONVENIO

ORDEN DE PEDIDO
NUMERO FECHA

CARACTERISTICAS DE LA OBRA
NOMBRE

UBICACION CIUDAD ESTADO

Y PARA DAR FE, SE FIRMA LA PRESENTE ACTA EN A

LOS ( ) DIAS DEL MES DE
DE

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

DEPENDENCIA: DEPENDENCIA:

NOMBRE: NOMBRE:

POR LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA CONTRATISTA

DEPENDENCIA:

NOMBRE: NOMBRE: (PERSONA QUE LA OBLIGA)

 Liquidación Nº
ACTA DE OBRA
Fecha: Hoja:
COP R E D
EN EL DIA DE HOY, REUNIDOS POR UNA PARTE LA REPRESENTACION DEL CONSEJO DE PRESERVACIÓN Y DESARROLLO DE LA
UCV (COPRED), Y POR LA OTRA LA DEL CONSTRATISTA, SE PROCEDIO A LEVANTAR LA PRESENTE ACTA DE:

1 INICIO 2 TERMINACION 3 RECEPCION

PROVISIONAL

4 RECEPCION 5 PARALIZACION 6 REINICIO

DEFINITIVA
COMENTARIOS:

DA TOS DE LA OBRA
NOMBRE DE LA EMPRESA CONTRATISTA: Nº DE CONTRATO: MONTO DEL CONTRATO:
Bs.
FECHA DEL CONTRATO: OBJETO DEL CONTRATO:

UBICACION DE LA OBRA: ENTIDAD FEDERAL: CIUDAD:

Ciudad Universitaria de Caracas Distrito Libertador, DC Caracas

DATOS DEL ACTA

INICIO TERMINACION REC. PROVISIONAL REC. DEFINITIVA PARALIZACION REINICIO
FECHA ACTA FECHA ACTA FECHA ACTA FECHA ACTA FECHA ACTA FECHA ACTA

FIRMAS
POR UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA POR LA EMPRESA CONTRATISTA
DECANO ó DIRECTOR: FIRMA: INGENIERO RESIDENTE: FIRMA:
NOMBRE: NOMBRE:
SELLO:
CIV.
INSPECTOR DE LA OBRA: FIRMA: FECHA:

NOMBRE: 00/01/1900
SELLO: CONTRATISTA-NOMBRE: FIRMA:
CIV.
CONTRALORIA DELEGADA: FIRMA: CI. FECHA:
NOMBRE: 00/01/1900
SELLO: SELLO: