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Guía para elaborar un Manual de Procedimientos para los

Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las Adicciones


CENTRO NACIONAL PARA LA PREVENCIÓN Y EL CONTROL DE LAS ADICCIONES

GUÍA PARA ELABORAR UN MANUAL DE


PROCEDIMIENTOS PARA LOS ESTABLECIMIENTOS
ESPECIALIZADOS EN EL TRATAMIENTO DE LAS
ADICCIONES

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Guía para elaborar un Manual de Procedimientos para los
Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las Adicciones
CENTRO NACIONAL PARA LA PREVENCIÓN Y EL CONTROL DE LAS ADICCIONES

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVO DE LA GUÍA

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Definición
2. Objetivo
3. Ventajas
4. Quienes son responsables de elaborar el Manual de Procedimientos
5. Causas que originan su revisión y actualización

ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. DE IDENTIFICACIÓN

2. DE CONTENIDO

 Introducción
 Antecedentes Históricos
 Marco Jurídico-Administrativo
 Objetivo
 Funciones
 Organigramas
 Descripción del procedimiento
 Materiales
 Anexos

RECOMENDACIONES GENERALES

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INTRODUCCIÓN

El presente documento pretende servir de orientación y guía a quienes tienen bajo


su responsabilidad la elaboración del Manual de Procedimientos de los
Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las
Adicciones, que pretendan obtener el reconocimiento que otorga el Centro
Nacional para la Prevención y el control de las Adicciones (CENADIC) para su
buen funcionamiento dentro del territorio de los Estados Unidos Mexicanos; la
actualización de éstos deberá realizarse cada vez que se susciten cambios en la
estructura de los estatutos reglamentarios y/o funcionales de cada establecimiento
en particular, sea de asistencia pública o privada.

El Manual de Procedimientos tiene por objeto integrar en un solo documento, la


información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico- administrativo,
objetivo, funciones, estructura orgánica y descripción del procedimiento de los
Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las
Adicciones; contribuyendo a la orientación del personal de nuevo ingreso y
facilitando su incorporación a las funciones del establecimiento.

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OBJETIVO DE LA GUÍA

Proporcionar a los Establecimientos Residenciales Especializados en el


Tratamiento de las Adicciones, de las Entidades Federativas de la República
Mexicana, los elementos técnicos necesarios para la elaboración del Manual de
Procedimientos, así como unificar los criterios que permitan sistematizar la
información contenida en los mismos.

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EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Definición:

El Manual de Procedimientos es un documento que contiene, en forma ordenada y


sistemática, la información sobre la historia, marco jurídico-administrativo,
organización, objetivo, funciones, descripción del procedimiento y materiales de
los Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las
Adicciones.

2. Objetivo:

Proporcionar, en forma ordenada, la información básica del establecimiento y


funcionamiento del mismo, como una referencia para lograr el aprovechamiento de
los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

3. Ventajas:

 Presenta una visión unificada del establecimiento y de las áreas


administrativas y operativas.

 Precisa las funciones encomendadas al personal del establecimiento


para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

 Colabora en la ejecución correcta de las actividades asignadas al


personal y proporciona uniformidad en su desarrollo.

 Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en el desempeño de las


funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

 Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de


medidas de modernización en la administración y tratamiento contra las
adicciones.

 Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando


su entrada e introducción a las distintas áreas de trabajo.

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4. Quienes son Responsables de elaborar el Manual de Procedimientos

Los Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las


Adicciones, que requieran les sea otorgado el reconocimiento que avala el Centro
Nacional para la Prevención y el control de las Adicciones (CENADIC).

5. Causas que originan su revisión y actualización

La necesidad de actualizar el Manual de Procedimientos surge al modificarse la


estructura de los estatutos reglamentarios del establecimiento y/o al realizarse
cambios en las funciones de trabajo al interior del establecimiento.

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ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los elementos que integran el Manual de Procedimientos son de identificación y


de contenido.

1. DE IDENTIFICACIÓN

La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Procedimientos la


cual da a conocer los datos más elementales como son:

a) Nombre del establecimiento, entidad o unidad sucursal a que se refiere el


manual.
b) Logotipo del establecimiento o sucursales.
c) Fecha de elaboración o actualización del Manual de Procedimientos.

En los recuadros siguientes se incluyen, aparte de los datos de la portada, las


firmas de quien elabora, aprueba y valida el documento.

Ejemplo:

Logotipo

Manual de Procedimientos Manual de Procedimientos


Centro de Rehabilitación contra las Centro de Rehabilitación contra las
Adicciones El Universo A.C. Adicciones El Universo A.C.

Fecha de Elaboró (1) Aprobó (2)


elaboración

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(1) Enunciar el puesto, nombre y firma de quien elaboró el documento.


(2) Anotar el nombre y firma del encargado del Centro de Rehabilitación contra las
Adicciones.

2. DE CONTENIDO

En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que


constituyen el manual o los títulos que comprende. A efecto de uniformar la
presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se
describen a continuación.

 Introducción
 Antecedentes Históricos
 Marco Jurídico – Administrativo
 Objetivo
 Funciones
 Organigramas (estructural y por puestos plazas y unidades)
 Descripción del procedimiento
 Materiales
 Anexos

Ejemplo:

Contenido

1) Introducción
2) Antecedentes Históricos
3) Marco Jurídico-Administrativo
4) Objetivo
5) Funciones
6) Organigramas
7) Descripción del
procedimiento
8) Materiales
9) Anexos

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Introducción

Se refiere a la presentación que el titular del Establecimiento Residencial


Especializado en el Tratamiento de las Adicciones dirige al lector, sobre el
contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que
se pretenden cumplir a través de él. Además, incluye información sobre el ámbito
de competencia del establecimiento que se trata, cómo se usará, y cuando se
harán las actualizaciones.

La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible y habrá de elaborarse en


un máximo de tres cuartillas.

Ejemplo:

Introducción

El presente Manual de Procedimientos del


Establecimiento Residencial Especializado
en el Tratamiento de las Adicciones El
Universo A.C. es de observancia general,
como instrumento de información y de
consulta.

El manual es un medio de familiarizarse con


la estructura orgánica y con los diferentes
niveles jerárquicos que conforman este
establecimiento. Su consulta permite
identificar con claridad las funciones y
responsabilidades de cada una de las áreas
que lo integran y evitar la duplicidad de
funciones, además de esta forma garantizar
el buen funcionamiento del mismo.

Las actualizaciones se llevarán a cabo


cuando se modifique los estatutos del
reglamento interno y/o las funciones de los
puestos de trabajo del establecimiento.

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Antecedentes Históricos

Este apartado se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos


pasados sobresalientes acerca de la existencia del Establecimiento Residencial
Especializado en el Tratamiento de las Adicciones; se mencionan las necesidades
que lo crearon y las que han modificado los aspectos de este establecimiento en
general.

Ejemplo:

Antecedentes Históricos

El 12 de marzo de 1990, en la ciudad


de México, constituyéndonos como
Asociación Civil se indica la creación de
este Centro de Rehabilitación contra las
Adicciones El Universo.

Se conforma la idea de abrir este centro


de rehabilitación para cubrir las
necesidades que sufre nuestra
comunidad, tanto en delincuencia y
drogadicción para contrarrestar esta
problemática, ya que nos dimos cuenta
que en nuestra entidad la enfermedad
de la drogadicción y el alcoholismo
están en aumento.

Etc.

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Marco Jurídico – Administrativo

En este apartado se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes


que regulan la operación y funcionamiento del Establecimiento Residencial
Especializado en el Tratamiento de las Adicciones comprendidas en ella.
Formalmente, los ordenamientos jurídico – administrativos deberán presentarse en
forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales. Se deberán ordenar y
jerarquizar los documentos jurídicos – administrativos vigentes, en forma
descendente, según se muestra a continuación:

 Ley General de Salud


 Norma Oficial Mexicana NOM-028-SSA2-2009
 Actas Constitutivas
 Reglamento interno del establecimiento

Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos


jurídicos y administrativos, indicando fecha de publicación y número de Boletín
Oficial, en forma cronológica en cuanto a su aparición. Cualquier ordenamiento
que presente modificaciones posteriores se integrará cronológicamente según su
última fecha de reforma.

Ejemplo:

Marco Jurídico-Administrativo

 Ley General de Salud


 Norma Oficial Mexicana
NOM-028-SSA2-2009.
 Acta constitutiva con
núm……..
 Reglamento Interno

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Objetivo

Describe el propósito que pretende alcanzar el Establecimiento Residencial


Especializado en el Tratamiento de las Adicciones, para el cumplimiento de la
actividad que desempeña. La determinación del objetivo deberá ser lo más claro
posible, y su redacción sencilla y en párrafos breves; además la primera parte de
su contenido expresará QUE SE HACE; y la segunda, PARA QUE SE HACE. La
determinación del mismo se hará con apego a las atribuciones conferidas por Ley.

 Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo.


 Se describirá, en lo posible, en una extensión máxima de doce renglones.
 Se evitará el uso de adjetivos calificativos.
 Se evitará subrayar conceptos.
 El objetivo debe ser evaluado por el encargado del Establecimiento
Especializado en el Tratamiento de las Adicciones, a fin de que el
funcionamiento general del mismo se encamine a su consecución.

Ejemplo:

Establecimiento Especializado en el
Tratamiento de las Adicciones El
Universo A.C.

Objetivo:

Proporcionar un programa de
rehabilitación efectivo y de integración
a la sociedad de una manera funcional,
a todas las personas que padezcan la
enfermedad en adicciones por múltiples
sustancias, bajo las reglas que
establece la Secretaria de Salud.

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Funciones

Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará


el objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la
importancia y naturaleza del área de que se trate.

A continuación se enuncian los lineamientos que deberán observarse en la


formulación de funciones.

 Las funciones deberán de presentarse en forma de relación y jerarquizadas


conforme a su importancia iniciándose su descripción con un verbo en
infinitivo.
 Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo del
Establecimiento Especializado en el Tratamiento de las Adicciones.
 Las funciones asignadas a los puestos deberán ser afines, compatibles y/o
complementarias.
 Cuando una función se desprenda de otra, ésta deberá ir enseguida; por lo
tanto, las funciones se agruparan por afinidad y siguiendo un orden lógico.
 Se evitará el uso de adjetivos calificativos, así como subrayar conceptos.
 Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel.
 Las funciones descritas en el Manual de Procedimientos deberán ser
verificadas por el encargado del Establecimiento Especializado en el
Tratamiento de las Adicciones.

Ejemplo:
Dirección General
Dirigir, coordinar y administrar la ejecución de los
diversos programas que se tengan en el centro de
rehabilitación para su integro funcionamiento.
Proponer a todas las áreas de trabajo los programas
y líneas de acción que tiendan a eficientar los
recursos humanos, materiales y financieros.
Subdirección
Organizar, inspeccionar, comunicar los sistemas y
esquemas de trabajo que tenga cada área que
pertenece a esta institución.
Secretaria
Proporcionar, realizar, comunicar todo lo referente a
documentación que se requiera en el lugar de trabajo.
Responsable Médico
Evaluar y diagnosticar al paciente al momento de su
ingreso al centro de rehabilitación y atenderlo en caso
de emergencia.
Responsable de Psicología……………………..
Responsable de personal operativo…………..
Etc…………………………………………………….
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VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES

Los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar las funciones que
desarrollan los puestos administrativos y operativos de acuerdo con su nivel
jerárquico son:

Superior Mandos Medios Nivel Operativo

Administrar Administrar Evaluar Acumular Iniciar


Asegurar Aprobar Examinar Almacenar Instalar
Autorizar Asegurar Expedir Analizar Obtener
Coordinar Analizar Facilitar Calcular Operar
Controlar Asignar Firmar Calificar Participar
Definir Auditar Formular Compilar Presentar
Determinar Autorizar Inspeccionar Comprobar Presupuestar
Dirigir Comunicar Instalar Comunicar Producir
Establecer Consolidar Instrumentar Consolidar Programar
Evaluar Controlar Integrar Ejecutar Proponer
Firmar Coordinar Interpretar Entrevistar Proporcionar
Organizar Desarrollar Organizar Enviar Realizar
Planear Determinar Planear Especificar Recabar
Diseñar Presupuestar Estimar Recomendar
Distribuir Programar Estandarizar Registrar
Elaborar Recomendar Equipar Seguir
Entrevistar Representar Estudiar Sistematizar
Establecer Revisar Expedir
Estandarizar Supervisar Girar
Estudiar Verificar Informar

Cabe aclarar que la lista no es limitante ni exhaustiva, es solamente una referencia


de uso. Sin embargo, estos verbos, se pueden utilizar combinados, de acuerdo
con la naturaleza de la institución; por ejemplo:

 Organizar, evaluar y controlar


 Organizar y dirigir
 Integrar y supervisar
 Integrar y dirigir

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Organigramas

Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma


esquemática la posición de los puestos que la conforman, niveles jerárquicos,
canales formales de comunicación y líneas de autoridad y sus respectivas
relaciones.

Ejemplo: Centro de Rehabilitación contra las Adicciones El Universo A.C.

Secretaria
Guadalupe Ramos

Responsable de Responsable de Responsable de


Enfermería Capacitación Seguridad
Rosa Jiménez Alejandro Vargas Porfirio Sánchez

Responsable Responsable de Responsable de


Sección masculina Talleres Cocina
Rodolfo Millán Juan Castro Aurora Valle

Responsable Responsable de
Sección femenina Mantenimiento
Amanda Gascón 15 Jorge Fernández
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Descripción del procedimiento

Se refiere a la descripción de las secuencias de etapas y actividades por las que


pasa el enfermo dentro del Establecimiento Residencial Especializado en el
Tratamiento de las Adicciones, desde su ingreso hasta su egreso o derivación.

Ejemplo: Proceso de Rehabilitación de un enfermo de adicciones.

Secuencia de Etapas Actividad Responsable


1.0 Recepción del 1.1 Se le entrega una solicitud al Director o
paciente y llenado de paciente, donde escribirá sus datos encargado del
solicitud de ingreso. personales; se describirá el tipo de establecimiento.
internamiento y el tiempo mínimo del
mismo y se anotarán los datos de
quien lo interna.
2.0 Entrevista inicial. 2.1 Se le aplica la entrevista inicial al Director o
paciente con la finalidad de conocer encargado del
datos del usuario e información establecimiento.
relacionada con su adicción y estado
de salud.

2.1.1 Se vacía la información en el


formato de entrevista inicial.

2.2 Se le explica al usuario y a sus


familiares en qué consiste el
programa de tratamiento, así como
las actividades de las que se
compone.

2.3 Si el paciente está de acuerdo


con el programa de tratamiento
ofrecido por el establecimiento se
elaborará la ficha de ingreso.
3.0 Firma de 3.1 En esta parte se firma por parte Director o
documentos. del usuario y del familiar o encargado del
representante legal, el establecimiento.
consentimiento informado para recibir
el tratamiento.

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3.2 Se le informa al familiar o
representante legal los costos del
tratamiento.

3.3 En caso de ser necesario, se


llenará el formato de referencia de
usuarios.
4.0 Ingreso al área 4.1 Se empieza a elaborar el Responsable
de revisión médica. expediente clínico, con una sanitario.
exploración física completa, practicar
exámenes de laboratorio en caso de
ser necesario y presentar el
diagnóstico final por parte del
médico.

4.1.1 Aquí se utilizarán los formatos


de Historia Clínica, Notas e
indicaciones médicas y la petición de
análisis de laboratorio si así se
requiere.
5.0 Entrada a la fase 5.1 El paciente es cuidado durante Responsable
de desintoxicación las 24 horas para observar su sanitario y
del paciente. evolución durante el síndrome de encargados del
abstinencia; tiene una duración área.
aproximada de 2 semanas.

5.1.1 Se utilizará en esta parte el


formato de Notas e indicaciones
médicas, para realizar el tratamiento
médico y apuntar la evolución del
paciente.

5.2 También se maneja su estado de


salud en general, su alimentación y
se le da soporte emocional

5.3 Una vez superado el síndrome de


abstinencia, se le hace una nueva
valoración por parte del médico y
encargados del área y juntos avalan
si se les traslada al área de
rehabilitación.
6.0 Entrada a la fase 6.1 El paciente es recibido por el Encargado del
de rehabilitación. encargado del establecimiento, él le establecimiento y

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asignará un lugar en una de las ayudantes del
habitaciones. área.

6.2 Se le proporcionará al paciente


información general acerca del
programa de rehabilitación del
establecimiento.

6.3 Se le dará a conocer al paciente,


el reglamento interno, las actividades
que se hacen durante el día y sus
derechos dentro del establecimiento.

6.3.1 Se utilizarán los formatos de


Evaluación cualitativa y Hoja de
control de actividades diarias.
7.0 Finalización del 7.1 Cuando el paciente haya Encargado del
programa de cumplido su tiempo de estancia, establecimiento.
rehabilitación. porque se cumplieron las metas del
programa o porque él desea
abandonar el tratamiento, se le
realiza la baja.

7.2 Se llena el formato de solicitud de


egreso, para dar constancia de la
salida del paciente.

7.2.1 En caso de ser necesario se


utilizará el formato de contra
referencia.
8.0 Seguimiento del 8.1 Se motiva a los pacientes que Encargados y
programa a través de han concluido o no con el programa auxiliares de área.
grupos externos. de rehabilitación, se mantengan en
contacto con el establecimiento, para
fomentar los objetivos del tratamiento
y alentar que no caigan en la adicción
activa.

8.2 En esta parte se puede elaborar


un directorio de pacientes que
cubrieron el total del programa de
rehabilitación y otro directorio de
pacientes que no cubrieron con la
totalidad del programa.

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8.2.1 Se llenarán los formatos de


directorio de pacientes que
terminaron el programa de
rehabilitación y de los pacientes que
no lo concluyeron.

8.3 Se iniciará un programa de


llamadas telefónicas a familiares y
pacientes.

8.3.1 Se llenará el formato de


llamadas telefónicas para familiares y
pacientes con la información que nos
proporcionarán.

8.4 Diseñar un programa de visitas a


domicilio.

8.4.1 Se vaciará la información


obtenida en las visitas a los
domicilios en la hoja de información
diseñada para esta tarea.

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MATERIALES

En esta sección se deberán de enunciar los materiales y/o instrumentos que se


aplican o emplean con el paciente durante el programa de tratamiento; algunos
ejemplos de materiales son los que se nombran a continuación:

 Solicitud de ingreso
 Formato de entrevista inicial
 Ficha de ingreso
 Consentimiento informado
 Formato de referencia de usuarios
 Historia clínica
 Notas e indicaciones médicas
 Formato para el estudio de exámenes de laboratorio
 Hoja de evaluación cualitativa
 Hoja de control de actividades diarias
 Formato de contra referencia de usuarios
 Ficha de egreso
 Formato de directorio de pacientes que terminaron el programa de
rehabilitación
 Formato de directorio de pacientes que no concluyeron con el programa
 Formato de llamadas telefónicas para familiares y pacientes
 Hoja de información para visitas a domicilio

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ANEXOS

Esta área es para adjuntar los formatos que se han mencionado en la sección de
materiales.

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RECOMENDACIONES GENERALES

 Es conveniente que los Manuales de Procedimientos sean


elaborados con la participación de las personas que tienen
responsabilidad de realizar las funciones en el establecimiento
residencial.
 Terminado el Manual de Procedimientos, deberá contarse el número
de páginas que lo integran, y numerar cada una.
 Una vez que cuente con el proyecto de Manual, se requiere
someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información
contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y
corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no
tenga contradicciones y deficiencias.
 La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión
que se haga del Manual de Procedimientos, dependerá de la
determinación del número de empleados que deben de contar con
este instrumento.
 Una vez que el Manual de Procedimientos ha sido elaborado,
autorizado e impreso, debe ser difundido entre los encargados y
empleados responsables de su aplicación.
 La utilidad del Manual de Procedimientos radica en la veracidad de la
información que contiene, por lo que es necesario mantenerlo
permanentemente actualizado, a través de revisiones periódicas.
 El Manual de Procedimientos deberá actualizarse cuando se
presenten modificaciones en los estatutos reglamentarios, estructura
orgánica, funciones o simplemente en la revisión que se haga del
mismo.

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