AUDITORIA

En este artículo desarrollaremos los siguientes temas:

1. CONTROL INTERNO
2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
3. MEDIDAS QUE DEBE CONSIDERAR UN PLAN DE CONTROL INTERNO
4. AUDITORIA y CONTROL INTERNO – PRACTICAS RECOMENDABLES
5. RECURSOS HUMANOS
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1. CONTROL INTERNO

Hay muchas definiciones al respecto y nosotros solo mencionaremos la que consideramos más
completa. Elegimos la del Instituto Americano de Contadores Públicos Diplomados (IACPD) del
año 1948, que dice:

“ El Control Interno comprende el Plan de la Organización y todos los métodos coordinados y

medidas adoptadas dentro de una empresa, para:

- Salvaguardia de su patrimonio.
- Controlar la exactitud y confiabilidad de sus registros contables,
- Promover la eficiencia operativa y
- Alentar la adhesión a las políticas gerenciales establecidas.”

2. OBJETIVOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO

Tomando como base la definición del párrafo anterior podemos ahora mencionar los items más
comunes en que se desagregan las tres funciones básicas del Control Interno de acuerdo al
siguiente detalle:

2.1. Razonable Protección del Patrimonio

– Servicio de Vigilancia.
– Mantenimiento preventivo.
– Normas para prevenir accidentes del trabajo.
– Sistema de protección contra incendios.
– Seguros contratados.
– Sistema de formularios preimpresos (numerados) o electrónicos.
– Registro de firmas, niveles formales de autorización y firma cruzada de cheques.
– Archivos y Backups informáticos.

2.2. Obtención de información adecuada y confiable.

– Plan de Cuentas y nivel de autorización.

– Aplicación de criterios uniformes – Normas Contables.
– Chequeo cruzado de la información.
– Comparación de datos actuales con históricos.
– Comparación entre Presupuesto y Contabilidad.
- Comparar nuestro Balances con los de la competencia.
2.3. Búsqueda de la eficiencia operativa.

– Estructura organizativa.
– Manuales de Funciones o Procedimientos.
– Provisión de medios materiales y tecnológicos.
– Organigrama.

3. MEDIDAS QUE DEBE CONSIDERAR UN PLAN DE CONTROL INTERNO

3.1. Plan de Organización

Definición de Funciones, Autoridad y Responsabilidad.

Debe existir una clara definición de cada Función, acompañada de la respectiva autoridad y
responsabilidad delegada. Se recomienda la confección de Manuales que contengan
instrucciones, gráficos y las aclaraciones que la Gerencia considere oportuno.

Segregación de Tareas (control por oposición).

Las clásicas funciones de Operación – Registración y Control deben estar separadas, para que
ninguna persona ejerza autoridad en dos tareas al mismo tiempo.

Comprobaciones rutinarias.

Cada sector de la empresa debe saber que estará sujeto a controles rutinarios con el alcance y
la profundidad que determine la Gerencia.

Independencia intersectorial.

Debe existir independencia entre os distintos sectores que Autorizan – Ejecutan, Controlan y
Cuidan o custodian las distintas operaciones.

División del trabajo.

Debe realizarse en una forma racional con el objetivo de mejorar u optimizar la eficiencia
operativa.

Auditoría Interna.

Deberá tener un programa de actividades y depender del Gerente General.

3.2. Sistema de Autorizaciones

Una vez que la Alta Gerencia determine:

a) Los Objetivos que se quieren alcanzar

b) Un Plan de Organización

c) Delegación de Funciones – Responsabilidad y Autoridad

Deberá crear el Manual de Procedimientos y el Plan de Cuentas.

Manual de Procedimientos

Describirá en forma secuencial las distintas operaciones que realiza la empresa mediante:
Instrucciones escritas – Formularios y Registros con el objetivo de:

a) Registrar los procesos operativos.

b) Controlar la actuación de los distintos actores

c) Obtener información comparable

d) Fijar niveles de Crédito y Descuentos.

e) Fijar niveles de Compras.

f) Fijar política de Archivos.

g) Detalle de Formularios.

h) Firma de cheques. Etc.

Plan de Cuentas

Debe reflejar la estructura de la organización, previamente definida por la Alta Gerencia, y

ayudará a evitar errores, a mantener la homogeneidad, facilitando el flujo de la información
económica para la toma de decisiones.

En su implementación se deberá tener en cuenta:

– Cuentas control o de movimiento.

– Homogeneidad o Uniformidad de políticas

– Medios tecnológicos.

– Instrucciones formales.

– Niveles de autoridad para Altas, Bajas y Modificaciones. Etc.

4. AUDITORIA y CONTROL INTERNO - PRACTICAS RECOMENDABLES

Recomendamos prestar atención a los siguientes temas:

– Separación de funciones.

– Identificación de Proveedores.

– Cotizaciones varias para items claves.

– Control de ingresos y egresos de productos.

– Corte formal de documentación.

– Conciliación de cuentas mensuales.

– Toma de inventarios periódica.

– Arqueos de fondos sorpresivos o verificaciones no rutinarias.

- Definición clara sobre el flujo de fondos prestando atención a la forma de cobro y fijando
reglas para el pago.

– Contratación de seguros.
– Licencia por vacaciones.

– Rotación de funciones.

– Rotación de Auditores Externos.

– Recepción de Correspondencia.

– Quién cobra y que hago con dicha cobranza.

– Archivo general y de correspondencia saliente y por Gerencia.

– Política de archivo de mails por parte de la Gerencia de Sistemas.

– Back ups de archivos informáticos.

– Líneas de crédito bancaria y lista de bancos autorizados por gerencia.

– Planeamiento Impositivo - Tax Planning.

5. RECURSOS HUMANOS

En esta área, clave de la empresa se deberán tener en cuenta los siguientes temas:

– Selección.

– Entrenamiento y Capacitación.

– Evaluación del personal.

– Promociones. Reglas claras para evitar conflictos.

– Nivel de las Remuneraciones. Aquí el chequeo con el mercado es muy importante.

– Accesos formales. A las instalaciones y al Sistema informático.

– Se deberá definir el Acceso a la información Corporativa de acuerdo a nivel jerárquico.

– Rotación del personal en áreas claves. Compras siempre es un sector a mirar con atención.

– Clara enunciación de incompatibilidades.

– Política de despidos. Hay que definir un protocolo adecuado a los requisitos legales.

– Política ante juicios laborales.

– Políticas en la negociación con el Sindicato.

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