Universidad Autónoma de Chiriquí

Facultad de Arquitectura

Escuela de Arquitectura

Gestión Integral de Proyectos

Charla

Título de investigación:

Software para la gestión de proyectos PMS

Presentado por:

Yorelis Arjona 4-810-2261

Carlos Cozzarelli 4-799-1361

Johan Sicilia 4-765-1792

Christopher Vásquez 4-810-1932

Kathleen Gonzalez 4-795-1496

Profesor:

José Adames

Arquitecto

Panamá
2022
 Introducción

Antes de entrar al tema en sí de Software debemos saber que es la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos no es más que la utilización de información, herramientas, habilidades,

técnicas de organización para proyectar las tareas con el fin de iniciar, planificar, ejecutar y

completar un proyecto. Una gestión de proyectos se realiza con el fin de conseguir los objetivos

preestablecidos.

Los Software para la gestión de proyectos nos permiten centralizarse en la organización,

planificación, control, comunicación presupuestación y colaboración de un proyecto en

específico.

Hoy, todas las empresas y compañías utilizan un software de gestión de proyectos y ellos

es para garantizar la organización en la ejecución de proyectos. Estos softwares son herramientas

que se han vuelto indispensables. también ayudan a la gestión de tareas y recursos, brindan una

visión más clara del panorama para así identificar los elementos que no están funcionando

adecuadamente.

Con el paso de los años la tecnología ha avanzado tanto que se han creado todo tipo de

software para cada actividad.

En este trabajo se podrá visualizar desde la línea de tiempo, la clasificación del software,

su aplicación tanto en el diseño como en la construcción, los softwares más populares creados en

la actualidad y una guía básica de implementación basado en un software específico.

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 Índice
Introducción ........................................................................................................................ 3

CONTENIDO ..................................................................................................................... 6

CAPITULO I. LÍNEA DE TIEMPO. ............................................................................. 6

CAPÍTULO II. Clasificación del software de gestión o tipos. ..................................... 10

• Individual ............................................................................................................ 10

• De escritorio ........................................................................................................ 10

• Basado en la web ................................................................................................. 11

• Personal ............................................................................................................... 11

• Móvil ................................................................................................................... 11

• Código abierto ..................................................................................................... 12

• Usuario único ...................................................................................................... 13

• Colaborativo ........................................................................................................ 13

• Visuales ............................................................................................................... 14

• Integral ................................................................................................................ 14

CAPÍTULO III. Softwares más populares de la actualidad .......................................... 14

CAPÍTULO IV. Aplicación en el diseño y construcción. ............................................. 28

• Planificación del proyecto ................................................................................... 28

• Programación del proyecto.................................................................................. 29

• Asignación de recursos y planificación de capacidad ......................................... 29

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 • Presupuestación y seguimiento de los costes del proyecto ................................. 30

• Gestión de la calidad ........................................................................................... 30

• Almacenamiento e intercambio de documentación y registros del proyecto ...... 30

• Elaboración y publicación de informes del proyecto .......................................... 31

• Seguimiento del tiempo real dedicado a tareas del proyecto en comparación con

la planificación ...................................................................................................................... 31

• Análisis de tendencias y pronósticos ................................................................... 32

CAPÍTULO V. Guía básica de implementación (Un solo software). ........................... 32

La herramienta Wrike : ............................................................................................. 32

Conclusiones ..................................................................................................................... 38

Recomendaciones .............................................................................................................. 39

Bibliografía ................................................................................................................... 40

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 CONTENIDO

CAPITULO I. LÍNEA DE TIEMPO.

En la actualidad, podemos encontrar numerosos softwares de gestión de proyectos, estos

tienen una evolución a lo largo de los años. El primer año que marcó el desarrollo de software

PMS fue en 1896, con la introducción del Harmonogram también llamado cronograma. La

economista polaca Karol Adamiecki intentó representar el desarrollo de tareas en un gráfico

flotante y así nacen las bases para los softwares que hoy conocemos de gestión de proyectos.

Imagen: Harmonogram.

En el año 1917 fue el año en Henry Gantt sustituyó el harmonogram por el diagram de

Gantt aún más avanzado, era un diagrama de programación que desglosaba las tareas de diseño

para el objetivo de la construcción de la presa Hoover a principios de 1931.Los diagramas de

Gantt en la actualidad son prácticamente iguales a sus inicios y estos son parte de muchos

sistemas de gestión de proyecto.

Imagen: Henry Gantt. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt

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 La palabra gestión de proyectos no se utilizó antes de 1954, cuando el general de la

Fuerza Aérea estadounidense Bernard Adolph Schriever lo introdujo con objetivos militares. En

los siguientes años, la gestión de proyectos fue ganando terreno en el ámbito empresarial, lo que

fue tendencia por la creación de la Asociación Estadounidense de Ingenieros AACE en 1956 y la

introducción del método de la ruta crítica de Rang y DuPont en 1957 que determina la duración

del proyecto. Otra tendencia también que estaba relacionada en el año 1958 fue la aparición de la

Técnica De Revisión De Evaluación De Programa (PERT) fue más allá que con el sistema de

monitoreo de proyectos y les permitió a los usuarios darles seguimientos a las tareas, así mismo

el tiempo de evaluar la calidad y evaluar el tiempo necesario para que se pueda cumplir el

objetivo de cada uno de ellos.

Imagen: Red PERT. Recuperado de Sinnaps, blog gestión de proyecto

Todos estos diagramas como el de Gantt, PERT y CPM se idearon para fines militares, en

este caso para el programa de submarinos de misiles Polaris de la Marina de los EE. UU.En

1965, tuvo una novedosa mejora en cuanto a la tecnología de software de gestión de proyectos

por parte del departamento de defensa de EE. UU presentó una estructura de desglose del trabajo

(WBS) con el propósito de disolver los proyectos en unidades visuales aún más pequeñas,

organizándolos que forma una estructura de un árbol jerarquía. Entre los años 1965 y 1969 se

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formaron dos de las principales asociaciones de gestión de proyectos: la Asociación

Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA) en Europa, y el Project Management Institute

(PMI). Con el cambio hacia métodos basados en tecnología y sin papel.WBS fue una inspiración

para el método de cascada de Winston Royce del año 1970, en donde las fases de gestión se

organizan de una manera que no permite que una nueva tarea comience antes de que se

completen las anteriores.

Imagen: El "modelo cascada" sin modificar. El progreso fluye de arriba hacia abajo,

como una cascada.

Luego comenzaron a surgir los primeros Software de gestión de proyectos. Oracle y

Artemis lanzaron su software de proyectos en el año 1977, al igual que la compañía Scitor

Corporation hizo lo mismo en 1979. En las próximas décadas se implementaron muchas mejoras,

en 1986 el Instituto de Ingeniería de Software de la Universidad Carnegie Mellon introdujo los

niveles de madurez en software, es un método de gestión de proyectos de cinco niveles para

procesos de maduración rápida, luego que en 1988 se añadió el alcance y el costo de los procesos

al cronograma. La tendencia continuó con PRINCE2 en 1996 que aumentó el número de

procesos a siete, por lo que los desarrolladores consideraron diseñar software para la gestión de

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proyectos complejos. En 2001, adoptaron el concepto de gestión de proyectos ágil y se centraron

en la planificación adaptativa y la respuesta flexible a los cambios.

Imagen: PRINCE2 Logo.

Imagen: Oracle.

En 2006, los usuarios ya podían activar la administración de costos totales, de esta forma

que ayuda a controlar y disminuir los costos en la gestión de proyectos. La tendencia SAAS

(Software As A Service) se creó en el 2008 y fue calificado por los usuarios como el tipo de

software de gestión de proyectos más flexible para sus equipos. En 2009, US News clasificó la

gestión de proyectos como una de las habilidades más demandadas para obtener un trabajo bien

pagado.

A partir de 2010, las soluciones de gestión de proyectos más populares se basaron en la

nube, diseñadas para las necesidades de los equipos virtuales que buscan acceder a la

información desde cualquier ubicación o dispositivo. Como resultado, 2012 trajo las primeras

aplicaciones de gestión de proyectos móviles que los usuarios pueden aplicar.

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 Imagen: SaaS (Software as a Service).

CAPÍTULO II. Clasificación del software de gestión o tipos.

La clasificación o tipos de Software van dependiendo de su objetivo. En este caso los

softwares de gestión de proyectos se pueden organizar según la función que quieran cumplir.

Según la OGC (Office of Government Commerce) que en español es la oficina de comercio

gubernamental del Reino Unido, divide un software de gestión de proyectos según la utilidad del

usuario y la relación entre ellos, los cuales son:

• Individual

Cuando hablamos de un software de tipo individual nos referimos a aquellos que son

utilizados por un único project manager, este puede existir como una aplicación que contenga

todas las herramientas para el PM. Puede ser instalada por toda la organización, sin embargo, los

demás miembros no tendrán relación entre ellos con esta interfaz de usuario.

• De escritorio

Este tipo de software se ha implementado como un programa que se ejecuta en el

escritorio de cada usuario. Las herramientas que se implementan como este tipo suelen ser

aplicaciones en donde un solo usuario puede utilizarlas como administrador del proyecto. Un

ejemplo claro de este software es “Microsoft Project”, con él se puede administrar todo un
10
proyecto de manera fácil y efectiva; es preciso en el trabajo y menos agitado. Para que se

mantenga la velocidad del software requiere de actualizaciones constantes.

• Basado en la web

Como su nombre lo dice está basado en la web. Este software depende del internet y por

ende hay muchas actualizaciones en tiempo real al administrador. Los usuarios pueden acceder

mediante una aplicación web y leer, escribir, incluso el poder cambiar las actividades que están

relacionadas con la gestión del proyecto.

• Personal

Este software es una aplicación de gestión de proyectos utilizada desde casa,

normalmente para gestionar los proyectos de carácter domésticos o de estilo de vida. Este tipo de

software requiere de una interfaz más simple en comparación con los demás.

• Móvil

Se le llama móvil porque este tipo de software es utilizado en los dispositivos móviles.

Hace menos de diez años los dispositivos móviles entraron de lleno al mercado, lo que no ha

brindado un sin número de beneficios, y uno de ellos es que poder tener una fácil accesibilidad a

estos softwares desde cualquier lugar y con disponibilidad para todos. Ejemplo: Wrike,

Teamwork.

Imagen: Tipos de Software Móvil, Wrike. Recuperado de https://www.wrike.com/es/blog/reinventamos-

wrike/

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 Imagen: Tipos de Software Móvil, Teamwork. Recuperado de

https://www.teamwork.com/brand/

• Código abierto

Este tipo de software está puesto a disposición de todo el mundo de manera gratuita y

también brinda la oportunidad de obtener licencias que facilitan su reutilización en diferentes

contextos. Una de sus ventajas es que promueve el intercambio de ideas y valora la colaboración

para mejorar el código de otros, es decir, que, si en un lugar se presenta un desafío similar, este

software puede ser utilizado. También se puede decir que está en constante evolución. Ejemplo:

WordPress, el navegador de web Firefox y el sistema operativo Linux.

Imagen: Código Abierto, WordPress. Recuperado de

https://www.wppourlesnuls.com/por-que-es-wordpress-gratuito/

Imagen: Código Abierto, FireFox. Recuperado de

https://es.m.wikipedia.org/wiki/Archivo:Mozilla_Firefox_logo_2013.svg

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 • Usuario único

Como su nombre lo dice, es un sistema en donde un solo usuario tendrá acceso a editar el

plan del proyecto. Es muy utilizado en empresas pequeñas o en donde haya pocas personas.

Puede entrar en las aplicaciones de escritorio.

• Colaborativo

En este tipo de software se pueden conectar múltiples usuarios ya que para ello fue

diseñado. En él se pueden modificar diferentes secciones del plan en tiempo real. Se caracteriza

por tener una única fuente de información a la cual los usuarios pueden acceder, visualizar y

también trabajar en conjunto con su equipo. Su desventaja es que no se puede trabajar con más

de un proyecto. Ejemplo: Asana, Lifesize, Trello

Imagen: Tipos de Software, Asana. Recuperado de https://logos-marcas.com/asana-logo/

Imagen: Tipos de Software, Lifesize. Recuperado de

https://www.businesswire.com/news/home/20200610005265/es/

Imagen: Tipos de Software, Trello. Recuperado de https://logos-marcas.com/trello-logo/

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 • Visuales

Más que nada sirve para disminuir la dificultad que se tiene al momento de comprender

mejor las grandes cantidades de datos de un proyecto. Al utilizar la visualización de la

información, los usuarios pueden analizarla y realizar los respectivos cambios de manera más

sencilla y también ayuda a evitar la sobrecarga de información.

• Integral

Se puede decir que es el mejor tipo de software que puede tener una compañía que

ejecuta varios proyectos a la vez. Es un software en el cual la información sin importar si sea

reciente o antigua estará conectada a un solo sistema al cual los demás usuarios pueden acceder.

Para mayor seguridad estos accesos se pueden personalizar para cada proyecto o tarea.

Normalmente es utilizado cuando se tienen que asignar responsabilidades sobre tareas, el control

del tiempo, mensajes y la organización de agenda. Es fácil de usar y permite diferenciar varios

tipos de proyectos.

CAPÍTULO III. Softwares más populares de la actualidad

1. Wrike:

Es un software de gestión de proyectos galardonado usado por más de 20,000 empresas.

Crea un espacio digital optimizado con formularios personalizados, tablas Kanban, diagramas de

Gantt, control del tiempo, actualizaciones e informes de rendimiento para compartirlo en toda la

empresa. Wrike trabaja con más de 400 aplicaciones para automatizar los procesos. Personaliza

flujos de trabajo y reduce correos, reuniones y actualizaciones de estado.

Ideal para empresas medianas y corporaciones con equipos, que ejecutan proyectos y

tienen varios clientes. Puedes adaptar Wrike a tus necesidades con flujos, campos e informes

personalizados.

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 ¿Qué sistemas pueden usar este software? Cloud, SaaS, Web, Mac (desktop), Windows

(desktop), Android (móvil), iPhone (móvil), iPad (móvil).

El proveedor: Wrike, Ubicado en San José, EE. UU. Fundada en 2007

(Imagen: Precio y puntaje de Software Wrike capturado de capterra.com.pa)

Con respecto al precio, Wrike cuenta con un plan gratuito limitado en funcionalidades y

planes de pago desde 9,80$ por usuario y mes. Con cualquier plan de pago te ofrecen un periodo

de prueba gratuito de 14 días.

A pesar de ser un buen programa de gestión de proyectos no llega al nivel de otros más

completos como Trello o Asana, especialmente en lo relativo a la personalización y a las

herramientas de comunicación.

(Imagen: Precio y puntaje de Software Wrike capturado de capterra.com.pa)

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 (Imágenes: interfaz de usuario de Wrike tomadas de

https://www.capterra.com.pa/software/76113/wrike#images)

2. Jira:

Jira se ha programado para optimizar el desarrollo de todo tipo de proyectos en una

organización. Su fortaleza es su adaptación al sistema de trabajo de cualquier área. Además de

gestionar proyectos genéricos tiene soluciones exclusivas para departamentos de IT y de atención

al cliente.

Dispone de plantillas de trabajo predeterminadas, que pueden personalizarse para

adaptarlas al flujo del trabajo de un equipo.

Las funcionalidades de este programa de gestión permiten controlar la progresión de un

proyecto. Cada tarea se visualiza vinculada al responsable, a los plazos, a los archivos adjuntos y

a los comentarios que ha realizado el equipo. Al mismo tiempo, cada tarea se enlaza con la

totalidad del proyecto.

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 Este software para gestionar proyectos usa un modelo de precios por usuario. Parte de

una tarifa plana para 10 usuarios que cuesta 10 USD.

(Imagen: Costos de uso del programa Jira tomada de

https://www.atlassian.com/es/software/jira)

3. Trello:

En los últimos años, Trello se ha convertido en una de las herramientas de gestión de

proyectos más populares. Te permite organizar todos los proyectos personales y de trabajo a

través de un ordenador, una tablet o un smartphone.

(Imagen: Marcas colaboradoras del software Trello obtenida de https://trello.com/)

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 Puedes configurar tableros para organizar el trabajo que estás realizando, invitar a

compañeros a cooperar en el proyecto, obtener flujos de trabajo personalizados, añadir listas de

tareas dentro de las fichas, adjuntar archivos y comentar elementos. La idea es que administres

todos los aspectos de un proyecto dentro de la aplicación, independientemente de si está basado

en un equipo o es individual.

¿Qué sistemas pueden usar este software?

Tanto Windows como Mac son compatibles, con aplicaciones móviles disponibles en

dispositivos Android y iOS; incluso hay una versión que ha sido optimizada específicamente

para el iPad Pro.

(Imagen: Costos de uso del programa Trello obtenida de https://trello.com/)

Tiene un plan gratuito, con un límite de 10MB en el tamaño de los archivos adjuntos. El

siguiente nivel es el plan Business Class que permite archivos adjuntos de hasta 250 MB, y

ofrece características adicionales por $9.99 al mes, incluyendo soporte por correo electrónico con

respuesta en 24 horas, e integración con otros servicios como Google Hangouts y Slack.

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 4. Asana:

Asana, como Trello, es otro software de gestión de proyectos del que seguramente hayas

oído hablar. Aunque ofrece un montón de funciones útiles para aumentar la productividad, se

hace más hincapié en el seguimiento de proyectos.

La aplicación te permite crear listas de tareas pendientes y recordatorios para que siempre

cumplas con los plazos de entrega, además de poder agregar fechas de vencimiento, compañeros,

instrucciones para las tareas y comentarios. Incluso puedes compartir imágenes de otras

aplicaciones (como Google Drive) directamente en Asana. Y lo que es más importante, puedes

hacer un seguimiento de todo el proyecto para asegurarte que se desarrolla sin problemas y según

lo programado.

Asana no escatima en características. Al crear una tarea, puedes asignarla a un miembro

del equipo, programar una fecha de vencimiento, cargar o enlazar a documentos asociados,

escribir comentarios, añadir etiquetas e incluso suscribirte o darte de baja de las notificaciones

cuando se produzcan cambios en la tarea. Las etiquetas ayudan a que las tareas sean más fáciles

de buscar, y la función de búsqueda avanzada es bastante buena. Al realizar una búsqueda, Asana

puede incluir tanto proyectos terminados como activos.

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¿Qué sistemas pueden usar este software?

Asana se puede descargar gratuitamente en dispositivos Android y iOS.

El servicio ofrece un plan gratuito limitado a proyectos con hasta 15 miembros y cuadros de

mando básicos. Con el plan Premium, por €9,25 por persona y mes, no existe limitación de

miembros y obtienes muchas más funcionalidades incluyendo un cronograma.

5. Podio.

Podio ha sido diseñado para profesionales que trabajan en múltiples proyectos y generan

continuamente nuevas ideas. Más de 400.000 empresas y equipos de todo el mundo lo están

utilizando, incluyendo a Sony, Volvo y la NFL.

Con la herramienta de gestión de proyectos Podio, puedes crear tareas y personalizarlas

en función de su flujo de trabajo, teniendo en cuenta los plazos y las responsabilidades, y dispone

de una función de mensajería instantánea incorporada que puedes utilizar para compartir ideas y

ver cómo otros están llevando a cabo las tareas delegadas. También es útil para obtener un

feedback rápido sin tener que enviar varios correos electrónicos.

Hay integraciones con Dropbox y Google Drive, lo que significa que puedes compartir

contenido de forma rápida y sencilla.

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 ¿Qué sistemas pueden usar este software? Web, Android, iOS

La descarga de la aplicación es gratuita, con la opción de acceder a compras desde la

aplicación. En la web, hay un plan gratuito con un límite de hasta cinco miembros por equipo. La

siguiente opción sería un plan básico a partir de $9 por mes y usuario, que en nuestra opinión se

queda algo corto con respecto a otras soluciones de las que estamos hablando. Un paquete más

completo en funcionalidades entraría dentro de su plan Plus por $14.

(Imágenes: Costos mensuales y anuales del software Podio, extraídas de Podio.com)

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 6. Basecamp:

Basecamp es uno de los softwares de gestión de proyectos más antiguos. Con más de diez

años de existencia, se ha forjado una reputación que le convierte en una herramienta de gran

credibilidad para las empresas que trabajan en grandes proyectos. A pesar de esa popularidad y

antigüedad aún no tiene una interfaz en español.

La última versión de la aplicación ofrece una variedad de características útiles. Incluye la

capacidad de enviar mensajes directos para mantener conversaciones rápidas, establecer un

horario para que sólo se reciban notificaciones dentro de la jornada laboral, y mostrar tu

agradecimiento a los compañeros haciendo clic en un botón de aplausos. Basecamp evita un flujo

de trabajo fragmentado. Como dice la empresa, mantiene “conversaciones, tareas, archivos,

horarios y chat en un sólo lugar”.

¿Qué sistemas pueden usar este software? Web, Android, iOS

La herramienta de gestión de proyectos Basecamp ofrece un periodo de prueba gratuito

de 30 días. Hay un plan de pago por $99 mensuales, independiente del número de usuarios, y da

acceso a todas las funcionalidades.

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 (Imágenes: Costo mensual y opción gratuita de Basecamp, tomadas de Basecamp.com)

7. Evernote business.

Evernote es una de las aplicaciones de mayor reputación para aumentar la productividad,

tanto a nivel personal como profesional. Todos conocemos la versión gratuita o premium para

usuarios particulares. Pero es que además Evernote tiene una versión Business orientada a la

gestión de proyectos.

La aplicación te ofrece todas las herramientas que puedas necesitar para organizarte y

estar al día con tus proyectos. Puedes crear espacios de trabajo para tu equipo con listas de

verificación de objetivos y archivos compartidos. A esto se le añaden las características que ya

conocemos: escribir y guardar ideas de proyectos en cuadernos, notas de búsqueda, añadir

imágenes, vídeo, audio y archivos PDF, etc.

Todo se sincroniza a través de la nube, y puedes utilizar la cámara del smartphone para

escanear elementos como tarjetas de visita y notas escritas a mano. La premisa aquí es que

Evernote actúa casi como un asistente para el equipo. El plan business tiene un precio de €13,99

por mes y usuario. Hay un periodo de prueba de 30 días que te da acceso completo a todas las

funciones sin límites.

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 (Imágen: Costo de Evernote extraída de Evernote.com)

8. Holded

Holded, es un eficaz software de gestión de proyectos que reúne en una sola aplicación las tareas

del equipo y las finanzas, una centralización que optimiza la rentabilidad.

Simple e intuitivo, Holded dispone de todas las funcionalidades propias de las herramientas de

gestión de proyectos. Organiza listas y tareas, permite el seguimiento de cada paso de los

proyectos, facilita el trabajo en equipo a través de la integración con plataformas de trabajo

colaborativo.

El control de la rentabilidad en tiempo real es una de las fortalezas de Holded. Presenta en todo

momento la información del presupuesto inicial, de la facturación, de los costes y gastos

asociados. Permite realizar ajustes al proyecto antes de que la rentabilidad se vea afectada.

¿Qué sistemas pueden usar este software? Web, Android, iOS.

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Holded se presenta en cuatro versiones que difieren en las funcionalidades y número de usuarios

habilitados. Ofrece una versión Free para iniciados.

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 Imágenes: Costos de planes de uso de Holded extraídas de Holded.com)

9. Microsoft Project

Un rasgo destacado del sistema de Microsoft es su adaptación a empresas con diferentes

volúmenes de trabajo. Si eres un autónomo o si gestionas una gran empresa, Microsoft Project te

mantiene organizado y eficiente. Hasta los proyectos más complejos se administran fácilmente

con este software.

Microsoft Project dispone de un sistema de planificación dinámica que vincula las tareas,

las personas asignadas y los tiempos. Permite la visualización del estado general y de los detalles

de los proyectos, anticipando resultados y favoreciendo los ajustes.

¿Qué sistemas pueden usar este software? Web, Android, iOS.

Es una de las herramientas de gestión de proyectos integrada en Azure, la nube

empresarial líder en el mundo. Confiable, segura y potente, la nube habilita la gestión móvil,

desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y si prefieres el trabajo en la oficina, Microsoft

Project dispone también de experiencias con instalación local. Los precios difieren según se

trate de una u otra opción.

(Imagen: Planes de compra del software Microsoft Project, extraída de Microsoft.com)

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 10. Monday.

Monday es un software de gestión de proyectos utilizado por empresas de vanguardia

focalizado en el cumplimiento de metas y en la coordinación de equipos. Los proyectos se

visualizan organizados por tareas, personas responsables y plazos para su cumplimiento. Dispone

de plantillas personalizables para cada caso, que permiten trabajar organizadamente en los

distintos procesos. De este modo, el seguimiento es muy práctico.

Se pueden compartir archivos, reportes, listas y otros documentos en un solo lugar, sin

necesidad de cadenas de mails o de reuniones presenciales. La comunicación interempresarial es

una de sus fortalezas.

¿Qué sistemas pueden usar este software?

Web, Android, iOS. Monday tiene tres planes de precio diferentes. El básica cuesta 39€ al mes,

Estándar 49€ y Pro 79€. Las diferencias radican en el espacio disponible, número de invitados

que pueden

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 (Imágenes: Costes del software Monday anual y mensual capturadas de Monday.com)

CAPÍTULO IV. Aplicación en el diseño y construcción.

El software de gestión de proyectos permite la visibilidad del equipo y la colaboración

que de otro modo sería difícil de lograr.

El software de gestión de proyectos se puede utilizar para lo siguiente:

• Planificación del proyecto

Consiste en elaborar una especie de estrategia general para la realización del proyecto. Se

construye con base en actividades generales de la obra, con la finalidad de estimar los tiempos de

realización de cada una, así como las posibles limitaciones o imprevistos que pudieran surgir.

Este plan servirá de guía para el desarrollo general del proyecto. En ciertas circunstancias se

recomienda planear lo planeado. Existen tres tipos de planeación en función de sus objetivos: a

largo, mediano y corto plazo.

La planificación de la construcción identifica todas las actividades requeridas en un

proyecto de construcción, las divide en actividades más pequeñas y las organiza de forma lógica,

28
identificando la maquinaria, mano de obra y materiales necesarios. Un plan de construcción es

un conjunto de documentos preparados durante la planificación de la construcción. Estos son los

recursos, las actividades, el cronograma y el presupuesto.

Quienes están fuera de la industria de la construcción pueden subestimar la necesidad de

planes de construcción, pero esta es la forma más rentable de completar con éxito el proyecto

final. El plan de construcción debe ser lo más detallado posible, ya que es el punto de referencia

para obtener estimaciones de costos y cronogramas del proyecto.

La planificación es importante porque es el proceso que guía al proyecto desde la idea

hasta su finalización, garantiza que el proyecto se desarrolle a tiempo y dentro del presupuesto,

maximiza la productividad y la eficiencia, distribuye mejor el tiempo, y mejora la seguridad y la

contratación en el proyecto.

En esta fase participan el arquitecto, proveedores, consultores, el contratista y el

financiador o cliente.

• Programación del proyecto

Es la elaboración de un plan más detallado, en el que se integran las diferentes

actividades específicas del proyecto. Estas actividades se ordenan de manera sistemática, y se le

asigna una duración y una fecha de inicio y terminación. También se establecen relaciones entre

las diferentes actividades, y las posibles restricciones existentes entre unas y otras.

• Asignación de recursos y planificación de capacidad

Basado en la programación, se trata de organizar todos los recursos requeridos para cada

proceso o actividad. Estos recursos pueden ser materiales, herramientas, mano de obra o equipo.

Consiste también en la selección de personal adecuado para la realización de trabajos

29
específicos, así como la asignación de labores a los diferentes trabajadores, de acuerdo a los

requerimientos de la programación de obra

• Presupuestación y seguimiento de los costes del proyecto

Es una de las etapas más difíciles de la administración de proyectos. Consiste en elaborar

un sistema de control que le permita al administrador medir, reportar, y prevenir posibles

variaciones en el tiempo o costo de la obra.

• Gestión de la calidad

Incluye los procesos y actividades de la organización ejecutora, que establecen las

políticas de calidad, los objetivos y las responsabilidades de calidad para que el proyecto

satisfaga todas las expectativas, busca definir los estándares relevantes, el cómo cumplirlos y

satisfacerlos. Los procesos a saber son:

o Planificar la gestión de la calidad.

o Realizar el aseguramiento de calidad.

o Controlar la calidad.

• Almacenamiento e intercambio de documentación y registros del proyecto

Este almacenamiento de documentación se refiere tanto a los físicos como a los digitales,

sin embargo, la mayoría de las empresas están migrando a la información digital, por su rapidez

y facilidad a la hora de manejar.

El software permite un gran espacio de almacenamiento para controlar y archivar los

datos de documentación, también la accesibilidad desde cualquier dispositivo.

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 • Elaboración y publicación de informes del proyecto

La elaboración de informes de construcción consiste en la preparación de documentos

formales que informan sobre los acontecimientos críticos, las fases del proyecto y los procesos a

las partes interesadas. Estos informes suelen ser documentos escritos con datos. También pueden

describir el estado de los distintos componentes de un proyecto o el estado del presupuesto.

A través de estos informes de proyecto, se puede mantener el proyecto dentro del alcance

y el presupuesto estimado. Además, estos informes son compartidos por medio de papel o correo

electrónico con las otras partes interesadas del proyecto, todos compartiendo al mismo tiempo,

con la finalidad de obtener la información más reciente y pertinente.

• Seguimiento del tiempo real dedicado a tareas del proyecto en comparación

con la planificación

El seguimiento del tiempo es un aspecto de la gestión de proyectos que se ocupa de la

planificación, es importante tener claras dos medidas:

o -El tiempo o asignación de tiempo planificada

o -El tiempo real invertido

Para el seguimiento del tiempo se debe definir las fases del proyecto, identificar las tareas

de cada etapa, calcular cuánto demora cada tarea, controlar las tareas asignadas y tener la opción

de cancelarlas.

Es importante el seguimiento del tiempo ya que de esto depende el control del diseño y

construcción de la obra. Debido a la naturaleza finita de los proyectos, es importante asegurarse

de que los proyectos se completen en la fecha de finalización prevista o antes de ella.

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 • Análisis de tendencias y pronósticos

Las tendencias

Las empresas más punteras están apostando por el análisis de tendencias para tomar

decisiones acertadas. Es un método que permite analizar datos estadísticos y saber la respuesta

del mercado según unas variables definidas. Esto permitirá a los responsables conocer cuáles son

los rasgos dominantes y cómo se comportan los consumidores con los mismos. De esta manera

se obtiene una información más que valiosa para poder realizar estrategias y planes de futuro que

van a tener un mayor coeficiente de éxito.

Los pronósticos son los elementos que sucederán dentro del marco de un conjunto dado

de condiciones. Su objetivo consiste en reducir el rango de incertidumbre dentro del cual se

tomarán las decisiones que afectan en el diseño y en la obra.

CAPÍTULO V. Guía básica de implementación (Un solo software).

Las aplicaciones web y las Apps se han venido utilizando en los últimos años en apoyo

del proceso de aprendizaje en el ámbito educativo y en la construcción.

Tenemos que saber diferenciar entre una aplicación Web y un Apps.

Una aplicación web es un software que funciona sobre internet o una red de área local, y

una Apps viene siendo una aplicación software que funciona sobre dispositivos móviles.

La herramienta Wrike :

Imagen: Logo del software Wrike tomada de ( https://www.ecured.cu/Wrike )

32
 Es un software que cuenta con su versión para la web y también cuenta con su App, para

la gestión de proyectos, Este software que nos permite manejar equipos colaborativos, el manejo

del tiempo, la gestión de recursos, así como los recursos humanos, quiere decir todos los

elementos que implican la administración de proyectos. Consiste básicamente en gestionar los

proyectos de la mejor forma posible utilizando los calendarios, tiene muchas formas de poder

organizar tareas, de una forma fácil y sencilla.

A continuación, te muestro una guía básica de implementación

Como primer paso tenemos que dirigirnos al sitio web www.wrike.com o descargar la

app en su dispositivo móvil.

Imagen: Interfaz de página web de Wrike sacada de ( www.wrike.com )

En la parte superior derecha, vamos a encontrar el botón en color verde que dice,

Empieza gratis, el cual nos dará una versión Demo por 14 días, también podemos elegir la

versión profesional para que nos de todos los componentes que ofrece la herramienta. Podemos

registrarnos con nuestros correos electrónicos y una contraseña, e ingresamos de una forma

gratuita.

Características:

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 Este software nos permite por ejemplo en el ámbito laboral y académico lo que se busca

es ser productivo, a veces tenemos diferente proyectos participamos en ellos y para poder

gestionar las actividades, los recursos humanos y el tiempo se puede complicar, este tipo de

herramientas nos permite aumentar la productividad al tener todo organizado nos permiten tener

el flujo de actividades en tiempo real, y así mismo manejan analíticas para lo que es reporte de

resultados, todo esto como herramienta colaborativa, es decir que los equipos pueden estar

remotos, no tienen que estar físicamente, en un mismo lugar, así como con este tipo de

herramientas nos permite a nosotros poder llevar a cabo con mayor probabilidad de éxitos

nuestros proyectos, sobre todo por la parte de gestión.

La utilización de la herramienta de una forma muy básica:

Podemos observar que en la parte superior izquierda vamos a encontrar un menú donde

nos indica los proyectos que tenemos activos, en la parte central de nuestras pantallas, tenemos

establecidas las que son las tareas.

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 Imagen: Menú y herramientas de software Wrike sacada de ( www.wrike.com )

Para empezar un proyector tenemos que dirigirnos a la parte superior izquierda y le

damos en el símbolo de MAS (+) a continuación, saldrá una ventana en la cual deberás colocar el

nombre del proyecto.

Imagen: Ventana de inicio de proyecto de Wrike sacada de ( www.wrike.com )

Elegimos que sea de tipo proyecto porque también tenemos opción de crear un folder, el

cual es un contenedor para organizar y categorizar el trabajo.

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 Así mismo tenemos que asignar el propietario del proyecto o los propietarios, porque esta

herramienta permite agregar a más personas para que puedan utilizar esta herramienta en tiempo

real. Después asignamos una fecha de inicio del proyecto y una fecha de finalización del

proyecto. Posteriormente esta herramienta muestra la lista de actividades, y puedes elegir el

formato de vista que quieras manejar por ejemplo te da la opción de tener el proyecto en un

formato de lista, de tipo tablero (muy parecido a lo que es la herramienta CANVA), en tabla (lo

que sería una hoja parecida a Excel) y por último en diagrama de GANNT donde se muestran

precisamente las tareas y actividades del proyecto calendarizadas por fechas y también las

personas responsables de hacerlo. Por último, presionamos en el botón crear (créate).

El nombre del proyecto debe salir en la parte superior izquierda, en la parte central de

nuestra pantalla aparece un botón que dice Nueva tarea (New task) en inglés, y esto nos hará

definir las tareas, luego colocas el nombre de las tareas y le das en la tecla Enter de tu teclado

En la parte derecha podemos definir subtareas, hacemos el mismo proceso, le colocamos

nombre a la subtareas y presionamos la tecla Enter de su teclado.

Estas subtareas se le pueden asignar a otra persona, presionando el botón que dice agregar

un asignado (Add assignee) en inglés. Se agrega a la persona mediante correo electrónico. A la

persona le llegará un correo electrónico, diciendo que se le ha asignado esa tarea.

Estas tareas pueden asignarle una fecha de inicio, y una fecha de finalización, la cual la

misma herramienta te avisará cuantos días exactos tendrás para culminar la tarea.

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 Imagen sacada de ( www.wrike.com )

También podemos agregar algún archivo para la realización de la tarea en el símbolo de

adjuntar.

La forma en tabla te permite observar en qué estado está la tarea, si está en progreso o

está por empezar, a quien se le asignó esa tarea, la fecha en la cual debe culminar la tarea.

Por último, aparece una parte que dice analítica, donde podemos encontrar los reportes

que podemos tener de performance de productividad del proyecto, actividades realizadas, con

actividades planeadas y nos va dando información sobre el estado de nuestro proyecto.

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 Conclusiones

1. Para concluir percibimos que la herramienta Wrike permite a sus usuarios ajustar
sus planes de proyectos y colaborar de forma online con sus compañeros de
equipos. Wrike aumenta la productividad de todo el equipo, y ayuda al equipo a
cumplir los plazos de entrega mediante envío automático de recordatorios de
tareas y correos electrónicos con cosas que hacer.
2. Toda persona, natural o jurídica, que se proponga emprender un proyecto
actualmente, le es de gran utilidad e incluso, podría decirse, necesidad el
empaparse en el conocimiento de softwares que ayudan a organizar o gestionar
dicho proyecto, si lo que se desea es llevar un orden entendible del proceso de
desarrollo.
3. Luego de haber investigado los diferentes tipos de software para la gestión de
proyectos, logramos comprender su importancia y a la vez conocer cuál sería el
tipo de software que se necesitaría dependiendo al tipo de proyecto, su función o
utilidad basados también si va encaminado a uno o varios usuarios. Todo esto se
ha logrado en gran parte gracias a la tecnología que se mantiene en constante
evolución.
4. La evolución de los softwares de gestión PMS a lo largo del tiempo ha ido de la
mano con los surgimientos de nuevos métodos para una mejor gestión y así
ayudando al usuario a facilitar el trabajo mediante herramientas que cada vez irán
mejorando para un buen aprovechamiento del tiempo.
5. En los diseños y procesos constructivos no es suficiente la planeación del
proyecto procurándolo finalizar en el tiempo estimado. Es necesario también
hacer una programación a corto plazo para tener una buena administración de la
mano de obra y del equipo, y esto se puede realizar con la ayuda de los diferentes
softwares.

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 Recomendaciones

1. La gestión de riesgos en un proyecto de software se debe llevar a cabo desde las fases

tempranas del proyecto. y siempre tener en cuenta que la mayoría de las veces el

administrador del proyecto marca la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.

2. A la hora de elegir un software para el desarrollo de las actividades de gestión de un

proyecto, es muy recomendable que echemos un vistazo o hagamos un análisis de lo que

estos pueden ofrecernos, pues, si bien es cierto, pueden ser muy similares en varias

características, sin embargo, algunas pueden tener características más afines con nuestra

necesidad y forma de trabajo, además de otras cosas como el costo por el uso versus las

herramientas que ofrece.

3. Analizar el proyecto para así saber qué tipo de software me conviene más, ya sea que se

esté efectuando para uno o para múltiples usuarios.

4. Los softwares de gestión de proyecto van mejorando y debemos estar preparados para

cada modificación que se les dé a estos programas, mantenernos actualizados para así

sacarle el mayor provecho al software.

5. Todo profesional debe capacitarse en el manejo de software que ayudan a planificar,

programar y controlar los procesos.

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