INSTITUTO DE SALU PUBLICA

INSTRUCTIVO REGISTRO PRODUCTO COSMETICO

INFORMACION GENERAL

El propósito de este instructivo es detallar los pasos a seguir para registrar por vía
electrónica un producto cosmético importado o fabricado en el país, para efectos
de su comercialización o distribución.

Al comenzar el ingreso de datos tenga presente que el formulario permanece

activo en la pantalla 30 minutos.

1. Seleccione desde el menú base, “ Solicitud de Registro “

2. Seleccione el código Arancel de la prestación para iniciar su TRÁMITE

3. - Revisión de antecedentes del trámite

En las tres primeras páginas del formulario, el usuario encontrará los antecedentes
de:

- La empresa:RUT, razón social, tipo de establecimiento, dirección, comuna región.

- Identificación de la persona encargada del trámite
- Responsable de la información técnica del o de los productos.
- Propietario o representante legal

Estos datos deben ser chequeados por el usuario. Si requiere actualizar los
antecedentes registrados en esta página, debe enviar una carta formal dirigida al
Director del Instituto de Salud Pública conteniendo las modificaciones de la
información existente y respaldarla con la documentación legal correspondiente.

Estas pantallas despliegan información no editable ( es decir no se puede modificar

por el usuario, sólo es para verificación por parte del usuario)

Todos los datos del formulario marcados con un * de color rojo son obligatorios de
llenar si no lo hace el formulario no lo dejara continuar hasta que esta información
sea ingresada.

Es importante que identifique el número de referencia electrónicamente que el

sistema le asigna a su prestación ya que con ella podrá saber el estado de solicitud
de su trámite directamente desde el menú base GICONA. ( ESTADO DE SOLICITUD
DEL TRAMITE). El número de la referencia del trámite está ubicado en la parte
superior central de cada página del formulario y está identificada con las letras RC
seguidas por un numero de cuatro dígitos. Ej: RC17488

PANTALLA CON DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

PANTALLA CON DATOS DE ENCARGADO DEL TRAMITE

El ENCARGADO DEL TRÁMITE, es quien digita la información ingresada en la solicitud,

deberá individualizarse, ingresando los datos que pide el formulario. Si no
corresponde a los desplegados por el sistema, estos datos son editables, por lo tanto
pueden ser modificados cada vez que se realice un nuevo tramite.

Si la información esta conforme debe hacer clic en el botón “siguiente” ubicado en

el extremo inferior izquierdo de cada pantalla.
IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA

Si la información esta conforme debe hacer clic en el botón “siguiente” ubicado

en el extremo inferior izquierdo de cada pantalla.

IDENTIFICACIÓN PROPIETARIO O REPRESENTANTE LEGAL

Si la información está conforme debe hacer clic en el botón “siguiente” ubicado

en el extremo inferior izquierdo de cada pantalla.

Identificación del producto

El Número de inscripción del establecimiento aparecerá automáticamente.

Luego debe ingresar el Nº correlativo interno propuesto, correspondiente a su propio
orden secuencial de productos.
En nombre debe indicar la denominación del producto incluyendo la finalidad cosmética
del mismo.

A continuación debe señalar si el producto tiene o no variedades. Luego indicar si el

producto, corresponde o no a un cosmético infantil.

En finalidad cosmética, se desplegaran varias opciones, debe elegir una de ellas,

entendiéndose que es la que mejor define el uso principal del producto. Si ninguna se
acomoda a la definición de producto, debe elegir otra finalidad, lo que le permitirá
digitar la finalidad de su producto, si selecciona ésta opción deberá adjuntar el rótulo
del producto.

Luego seleccione el régimen del producto. Si el producto es de fabricación nacional

deberá señalar si es fabricación propia o por terceros. Marcar si es a granel, semi-
elaborado o terminado.

Si el producto es importado a granel, semi-elaborado o terminado, debe indicar si es

una actividad propia o a través de terceros . Luego seleccionar si la importación se
realiza a través de Certificado de libre venta o por convenio.

En distribución seleccionar:propia o por terceros.

Interpretación de la clave
Cada partida, serie o lote de un producto cosmético se identifica mediante un código o
clave que permite individualizarlo en cualquiera de las etapas de producción ,
almacenamiento, distribución y comercialización.
En el espacio destinado a la clave debe ejemplarizar, ya sea con un código numérico,
alfa numérico o cualquier otro que haya sido adoptado por el fabricante.

En el siguiente espacio debe describir como interpretar la clave, debiendo reproducir a

lo menos el mes y el año de fabricación y el número de serie correspondiente a la
partida, en orden correlativo y cronológico.

(Para avanzar haga clic en Grabar y Continuar)

La siguiente pantalla muestra el nombre del producto que ha sido declarado por
usted.

Luego seleccione la expresión cuantitativa en que será expresada la fórmula haciendo

clic en ▼.

En ingredientes de la fórmula, podrá realizar la búsqueda de cada uno de los

componentes de la fórmula introduciendo parte del nombre del ingrediente,
señalando si corresponde al inicio del nombre o se encuentra en el medio, y haciendo
clic en buscar. Inmediatamente en el espacio de Nombre, despliegue las opciones que
le entrega el buscador haciendo clic en ▼, y seleccione el ingrediente buscado.

Si el ingrediente seleccionado tiene alguna restricción en el uso y/o concentración,

aparecerá un campo señalando la restricción, lo que indica que se debe ingresar la
concentración de dicho ingrediente en el espacio correspondiente.
Luego de asegurarse que el ingrediente corresponde al buscado, haga clic en
agregar/actualizar ingrediente.

Cabe destacar que con estos antecedentes se construirá la resolución, de modo que si
advierte algún error u omisión, tiene la posibilidad de ELIMINAR o MODIFICAR los
ingredientes de la fórmula ingresada.
Si ha declarado que el producto tiene variedades, a continuación podrá señalar las
denominaciones de cada una de ellas.

Si usted necesita declarar detalladamente la fórmula cualitativa y cuantitativa de cada

una de las variedades, deberá hacerlo a través de un archivo adjunto, el que podrá
subir al final de la solicitud.

Una vez verificado y finalizado el ingreso de ingredientes pase a la siguiente pantalla

donde podrá declarar el licenciante.
 - Si no declara licenciante escoja la opción no se declara licenciante. Continuar
- Si declara licenciante luego de ingresar los datos seleccione grabar licenciante y
continuar.

Continúe con la declaración de Empresas que participan en el proceso de

FABRICACIÓN, IMPORTACIÓN Y DISTRIBUCIÓN según corresponda, una vez
seleccionado el Tipo de operación y la Empresa que participa en el proceso haga clic en
▼, y agregue la Empresa seleccionada a la lista.

En la pantalla siguiente debe describir el envase y el periodo de vigencia. En primer

lugar debe seleccionar el tipo de presentación y luego describir el material de envase
seleccionando el periodo de vigencia y señalar el método por el cual fue determinado.
Terminada la descripción de envase debe hacer clic en Agregar envase.

La condición de almacenamiento y contenido son opcionales.

(Para avanzar haga clic en continuar)

Envío de archivos adjuntos

Los archivos adjuntos deben tener formato pdf, word o excel.

Para anexar primero debe examinar en su PC y seleccionar el archivo

correspondiente. Existen campos obligatorios identificados con asterisco (* ), tales
como especificación de producto terminado y certificación de seguridad de uso.

Además encontrará el último campo de observaciones para realizar sus

comentarios, estén estos relacionados o no con los archivos anexados, u otros que
estime necesario señalar.

Una vez finalizado el proceso de adjuntar archivos haga clic en subir archivos,
inmediatamente se desplegará una pantalla señalando los archivos seleccionados,
identificados por su nombre. Esta pantalla le permite confirmar en forma inmediata si
sus archivos fueron o no aceptados.
 (Para avanzar haga clic en siguiente)

- Resumen de la solicitud

Recoge la información aceptada, ingresada y enviada por el usuario, así como sus
comentarios, para ser considerada en la emisión de la Resolución, se puede imprimir
para revisar con detalle.

Si no hay reparos, haga clic en confirma la solicitud Registro Cosmético e inicie

proceso de pago.
Si se hace necesario corregir, vuelva ATRAS a los pasos precedentes a esta pantalla
para hacer las correcciones que estime necesarias.

Recibida la confirmación del proceso de pago, no olvide imprimir su comprobante.

IMPORTANTE:
1. Cualquier omisión sobre los datos se verá reflejada en el
documento final, siendo esto de exclusiva responsabilidad del
solicitante.

2. El plazo para efectuar el pago de esta prestación es de cinco días,

transcurrido este plazo el formulario se elimina del sistema.

4. En el proceso de evaluación de la solicitud se podrá solicitar nuevos

antecedentes o completar los recibidos mediante correo electrónico
del sistema Gicona, por lo tanto deberá responder en el mismo
sistema; de esta manera la información solicitada queda en la
carpeta como otra versión.

5. El plazo de entrega de esta resolución electrónica es de cinco días

(¿)

VER INSTRUCTIVO DE PAGO EN PAGINA DE ACCESO A GICONA