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Planeación Estratégica Para La Formulación de un Proyecto

Fabian Pinilla
Norman Torres
Nicol Barbosa
Laura Orjuela
Maria Ilarraza

Fundación Universitaria del Areandina

Formulación y Evaluación de Proyectos
Edward Fabian Escovar Alvarez

Fecha
02/04/2022 Bogotá D.C
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Contenido
INTODUCCIÓN. .......................................................................................................... 2
Reseña De La Empresa .............................................................................................. 3
Misiòn .......................................................................................................................... 5
Visiòn ........................................................................................................................... 5
Valores ........................................................................................................................ 5
Documentos descripcion de los documentos .............................................................. 5
...................................................................................................................................... 10
Conclusiones ............................................................................................................. 24
Glosario ..................................................................................................................... 24
Referencias ............................................................................................................... 25

INTODUCCIÓN.

El Supermercado Andino S.A.S, es un establecimiento que permite a los consumidores

acceder a los productos de la canasta familiar, alimentos, y artículos de higiene y cuidado
personal ya que el mercado presta gran variedad de productos, de diversas marcas y
estilos. El fin del proyecto está basado en alcanzar los mejores estándares de calidad de
la pyme.
Nuestra compañía cuenta con un talento humano certificado que desempeñan los cargos
de: Coordinador (Administrativa) Comunicador (Recursos Humanos), jefe de compras
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(Compras, Almacén y Ventas), Dinamizador del proceso (Planeación estratégica y

financiera) Vigía de tiempo (Gestión logística)
.

Reseña De La Empresa

Fecha de elaboración - 06/06/2021. Bogotá D.C

Proyecto integrador - Información del conocimiento de la reseña de supermercado
andino.
Nombre coordinador
Maria Alejandra Ilarraza Vera
Nombre de la pyme - SUPERMERCADO ANDINO S.A.S.
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NIT – 900814685-3
Dirección - CR 2 No. 12 D 30
Municipio: Bogotá
Email: SUPERMERCADO@ANDINO.COM
Objetivo – Nuestro objetivo es dedicarnos a la comercialización de alimentos, productos
de canasta familiar, productos de higiene y cuidado personal y así lograr satisfacer las
necesidades de nuestros clientes.
Comprender como impactan los componentes básicos del estudio de mercados en la
formulación y evaluación de proyectos.

SUPERMERCADO ANDINO.
En el Supermercado Andino S.A.S. Se brinda un excelente servicio a todos los clientes
que se acercan al establecimiento (supermercado andino), el cual queda ubicado en el
centro de Bogotá. Coordinado por la señora Maria Ilarraza quien brinda atención al
cliente y cuentan con capacidad para manejar todo tipo de situación.
Contamos con nuestro jefe de compras el cual sus funciones son de ámbito interno y
externo como: cotización a proveedores, ordenes de compras, ingreso y control de
inventarios, revisión de productos del almacén y rotación de productos.
Dinamizador del proceso: Es la persona encarga de los compromisos y tareas
correspondientes de nuestra compañía para así obtener el éxito de los procesos.
Vigía de tiempos: Es quien controla el cronograma de los tiempos establecidos y es
responsable porque el equipo desarrolle las diferentes actividades dentro del tiempo
pactado.
Comunicador: Es quien realiza estrategias y políticas de comunicación, desarrollando
funciones que clasifican las transmisión, opinión u oficio dentro de la compañía.
Dentro de nuestro supermercado los productos, son de excelente calidad; y vienen
directamente de fábrica. En estas mismas circunstancias, se maneja gran variedad de
productos para que de este modo el cliente encuentre todo lo que precisa adquirir.
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Misiòn
Nos dedicamos a la comercialización de productos de alimentación, higiene y cuidado
personal. Este proceso se lleva a cabo con la coordinación de las dueñas del negocio;
nos diferenciamos por llevar productos de excelente calidad y a un precio justo.
Visiòn
Liderar el mercado local y ser reconocidos por un excelente servicio de calidad. Ser el
supermercado de mayor preferencia para nuestros clientes ofreciendon y estableciendo
una alta gama de ofertas de productos de diferentes marcas.

Valores

• Practicar el trato respetuoso.

• Comunicación clara y honesta.
• Responsabilidad laboral.
• Competitividad e innovación.
• Evaluación autocrítica.
• Integridad laboral.
• Constancia y disciplina.
Documentos descripcion de los documentos
1. Facturas electronicas y fisicas con iva.
• Es igual que una factura física, ya que es un documento que se encarga de
soportar las transacciones de venta de bienes o servicios y para efectos legales,
es igual a una factura en papel. Tiene como característica especial, que se expide
y recibe de forma electrónica.
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• A nivel operativo, esta se genera a través de sistemas computacionales o

soluciones informáticas.
• Es muy importante destacar que el proceso de expedición de la factura
electrónica, incluye a quien está obligado a facturar y se encarga de su generación
y el adquiriente del bien o servicio que la recibe.

Características de la facturación electrónica.

Facturación electrónica: Obligados.
De acuerdo a lo establecido en la Resolución 000020 de 2019 la DIAN establece
que los obligados a facturar se denominarán facturadores electrónicos, es decir,
para aquellas personas que expiden facturas electrónicas de venta, así como
notas de débito y crédito.

Dentro de los sujetos obligados a facturar de acuerdo a la Resolución 000020 de

2019 se encuentran:

• Sujetos responsables del IVA.

• Sujetos responsables del Impuesto Nacional de Consumo.
• Personas o entidades con calidad de comerciante, que ejerzan liberales o presten
servicios inherente a estas, así como aquellas que enajenen bienes producto de
actividades relacionadas con agricultura o ganadería, independientemente de su
calidad como contribuyente o no contribuyente de los impuestos administrados
por la DIAN. De este grupo se exceptúan los no obligados a expedir factura
electrónica.
• Sujetos que optaron por expedir factura electrónica de manera voluntaria.
• Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de
tributación (SIMPLE)
De acuerdo a esta clasificación los plazos establecidos para los obligados a
expedir factura electrónica se clasifican según su actividad económica principal.
Los requisitos de una factura electrónica:
La DIAN estableció los siguientes requisitos para implementar el sistema de
facturación electrónica:
• Tramitar en la DIAN la habilitación como facturador electrónico.
• Tener un software para facturar electrónicamente, este puede ser propio o
contratando los servicios de un proveedor tecnológico.
• Una vez hayas elegido el software de facturación electrónica debes realizar una
fase de pruebas para constatar que el programa cumple con todos los requisitos
exigidos en la Resolución 000030 de 2019.
• Contar con un certificado de firma digital.
• También es importante tener una solicitud de autorización de numeración, ya que
cada factura electrónica debe contar con: número de autorización, rango
autorizado y vigencia de autorización.
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Beneficios de la factura electrónica:

Estos beneficios son:

• Permite eliminar el riesgo de que se pierdan documentos físicos.
• La gestión documental se realizará de forma eficiente.
• Es amigable con el medio ambiente.
• Se puede consultar en línea.
• Permite facilitar las transacciones y brindarle mayor trazabilidad y seguridad a las
operaciones que se realizan.
• Favorece la gestión de cobro.
• Permite ahorrar en los costos de impresión, despacho y almacenamiento.
• Hace posible desarrollar de forma más rápida y eficiente los procesos
administrativos, mediante la integración de procesos de carácter misional,
logístico, contable, financiero y administrativo.
• Fortalece la relación entre los clientes y los proveedores.
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2. CARTA DE COTIZACION

• La carta de cotización es el documento con el que una empresa o negocio le da a

conocer a un cliente los precios de los productos o servicios de los que
previamente solicitó información. En general la carta de cotización es la respuesta
a un formulario o a una solicitud de cotización
• Este tipo de cartas son comunes sobre todo para clientes frecuentes que
requieren una actualización de precios de los productos que compran
habitualmente o para clientes que desean darse una idea de los precios de estos.
• El contenido de una carta de cotización variará un poco dependiendo del negocio
o empresa que la emite, haciéndola de cotización de productos; de cotización de
servicios (en general incluyendo mano de obra y refacciones) o cotización mixta
(en la que puede especificar el costo de un producto solicitado, y al mismo tiempo
de la mano de obra necesaria para su instalación o configuración.

Jefe de Compras y Almacén:

Es el líder del área de compras el cual realiza prospección a los mercados, búsqueda,
negociación, prepara y emite, la oferta de compra a los proveedores.
En cuestión de víveres frescos y abarrotes el jefe de compras periódicamente analiza
los precios de sus artículos, Disponer de información de precios actualizados por
material y producto en referencia a cada proveedor puede suponer un ahorro de
tiempo y a la vez puede ayudar al área de ventas a calcular el precio final de un
producto que se quiera lanzar y por lo tanto, estudiar su viabilidad futura. da control
de calidad de estos mismos y está pendiente de una correcta trazabilidad y controla
toda la gestión documental que acompañan cada una de las compras, no solamente
implica llevar un perfecto control documental de cada compra sino también elaborar
protocolos que agilicen los procesos y con ello se reduzcan costes a futuro.

Esta área maneja unos stocks los cuales deben estar actualizados en tiempo real
porque de esta información la organización sabe con qué se cuenta que hay en
inventarios y que mercancía se puede pedir, para que un proceso de venta no se ha
parado por agotar existencias.
Esta área es muy importante en la organización porque de ella depende en gran
parte el éxito por la cálida, cantidad, variedad en los productos, su cumplimiento y
orden en la logística.
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JEFE DE
COMPRAS

CONTROL ASEGURAMIEN MAQUINARIA Y

DE TO DE EQUIPOS
INVENTARIO CALIDAD
S (STOCKS)

ALMACEN Y
BODEGAS
SUPERVISION E MERCANCIA CANASTA
INVESTIGACION FAMILIAR, PRODUCTOS
DE MERCADOS Y DE HIEGENE,ABARROTES
CUENTAS PROVEEDORES ,VIVERES
POR PAGAR FRESCOS,HORTALIZAS Y
VERDURAS.

Estrategia de precios:
Nosotros como organización decidimos cuál es la mejor estrategia de precios de venta
de nuestros productos para poder manejar un equilibrio y sobre todo ser el supermercado
mas preferido por las familias de la localidad.

Por ese motivo estudiamos el mercado, la información suministrada por el departamento

de compras de acuerdo a los costos y fijamos unos precios no muy bajos, pero si muy
asequibles al bolsillo de los hogares. Ya que no podemos dejar los precios muy bajos
porque es posible que tengamos un flujo de ventas continuo, pero no llegaremos a
obtener ganancias, Por el contrario, si ponemos los precios excesivamente altos, es
probable que consigamos ventas «rentables», aunque los clientes más preocupados por
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el presupuesto se quedarán sin obtener los productos, además de considerar el impacto

psicológico en la mente de tus clientes.

En nuestra organización se manejan dos porcentajes de ganancia (25% y 30%)que no

son altos y se ajusta al bolsillo de los de los clientes. Estos porcentajes cubren salarios
de empleados, fletes de transporte, productos refrigerados y otros gastos indirectos pero
que tiene impacto al momento de vender.

Por eso diseñamos y examinamos estrategias matemáticas las cuales nos arrojan
resultados con un margen de ganancia y de sostenibilidad que no perjudica a la
organización y cumple los deseos y satisfacciones tanto de usuarios como de
colaboradores de la organización.

A diferencia de las estrategias matemáticas hay otras estrategias que implementamos

de acuerdo a nuestros compradores y volúmenes y cantidades.

Estrategias de precios diferenciales con esta estrategia ofrecemos un rango de precios

dinámicos, lo cual quiere decir que el precio de un determinado producto se ajusta y varia
de acuerdo al cliente

Esto quiere decir que el precio de un determinado producto se ajusta y varía en función
de las distintas características de cada comprador, esta estrategia se adapta para los
clientes a distancia que solicitan envíos y domicilios.

Otra estrategia que manejamos es la fijación de precios psicológicos con el cual

ayudamos a nuestros clientes a minimizar el dolor de la compra y buscar que la compra
aumente y sea más satisfactoria, esta forma de fijación de pecios es interesante por que
utilizamos los precios que terminan en número impar y lo fijamos en un $ 6.999.

Otra estrategia que se maneja con base a los diferentes mercados y competidores es ,
La estrategia de precios en función de la competencia

Con esta estrategia buscamos usara la competencia como referencia para fijar precios.

Algunos productos los fijamos con un precio primario el cual vendemos unos productos
a un precio superior que el de la competencia para trasmitir una sensación de calidad y
de mejor servicio, pero no siempre se puede hacer por que es algo arriesgado alguno de
nuestros clientes podrá irse a tiendas más baratas.

También manejamos precios descontados los cuales vendemos mas barato que otros
competidores y así nos volemos atractivos para nuestros clientes. Como hay ocasiones
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y productos que los precios los volvemos medios, no arriesgamos y elegimos un precio
similar al de nuestros competidores e implementamos también un plan de marketing.

Estrategia precios psicológicos:

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Competidor
La competencia hace referencia a aquella situación en la que, dentro de un mercado
están presentes ciertos compradores que buscan satisfacer su necesidades y
vendedores que ofertan productos y servicios, en esta situación, los vendedores ofertan
productos y servicios a los compradores, y esta relación entre oferta y demanda
determina el precio de estos productos y/o servicios.
Nuestro supermercado Andino en la actualidad se encuentra en un mercado muy
competido, como lo son los almacenes de cadena que se encuentran ubicados en todo
el país, que tienen establecidos sus compradores que los prefieren por diferentes
aspectos como lo son; calidad, precios y el buen nombre de la compañía, quienes a lo
largo de los años han invertido recursos de todo tipo para alcanzar el posicionamiento
que tienen hoy en día, almacenes de cadena que más venden en nuestro país que son
nuestros más importantes competencias están en la siguiente información:

1. Almacenes Éxito: 55 billones (63,3 %).

2. Olímpica: 6,1 billones (7,4 %).

3. Alkosto: 5,7 billones (6,9 %).

4. D1: 3,79 billones (4,5 %).

5. Cencosud: 3,77 billones (4,5 %).

6. Ara: 2,2 billones (2,7 %).

7. Justo y Bueno: 1,6 billones (1,9 %).

8. Makro: 1,3 billones (1,5 %).

9. Price Smart: 1,19 billones (1,4 %).

10. La 14: 1,12 billones (1,3 %).

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Tiendas de barrio
Se define como un establecimiento atendido por una o más personas detrás de un
mostrador en donde el consumidor no tiene al alcance los productos y más del 50% de
las ventas son para consumir fuera del establecimiento. Su objetivo principal es
comercializar de forma regular productos de consumo masivo.
Otros grandes competidores para nuestro supermercado andino, estos establecimientos
son mercados pequeños icónicos que ofrecen gran variedad de servicios y productos
buscando la comodidad del vecindario o localidad ya que son de fácil acceso a los
consumidores, De acuerdo con cifras de Fenalco, existen más de 500 mil tiendas de
barrio en Colombia. De ese total, la mitad son operadas por mujeres. Negocios que
mantienen la economía activa y forman parte de nuestra cultura, este pequeño mercado
representa 52% del mercado de consumo masivo durante la pandemia de 2020, fueron
a un más fuerte el 79% de los consumidores realizó más compras en comercios de barrio
durante la etapa más crítica de confinamiento.

En nuestro supermercado Andino, identificamos estos grandes competidores como los

son los almacenes de cadena y tiendas de barrio que manejan gran parte de nuestros
consumidores, trabajamos en mejorar nuestros precios que se han del alcance de
nuestros consumidores, productos de buena calidad y una buena imagen corporativa y
una excelente atención al cliente.

Canales de Distribución

Los canales de distribución son vitales para cualquier empresa y en nuestra empresa
buscamos contar con más agentes distribuidores de nuestro producto o servicio y así
ampliamos nuestra capacidad de alcance a otros mercados o, en otras palabras,
estaremos aumentando el número de clientes potenciales de los productos o servicios
que ofrece nuestra empresa.
Los canales de distribución se pueden dividir en el canal directo y los canales indirectos
. Los canales indirectos se pueden dividir además en canales de un nivel, dos niveles y
tres niveles según el número de intermediarios entre fabricantes y clientes.
En este caso los caneles de distribución son múltiples y variables de acuerdo con la
necesidad de cada negocio u empresa y de acuerdo con nuestra investigación el canal
de distribución para un supermercado o canales más importantes son:
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Distribuidor Industrial o Canal 2 (del Productor o Fabricante a Distribuidores

Industriales y de éste al Usuario Industrial): Con un nivel de intermediarios (los
distribuidores industriales), este tipo de canal es utilizado con frecuencia por productores
o fabricantes que venden artículos estandarizados o de poco o mediano valor [2].
También, es empleado por pequeños fabricantes que no tienen la capacidad de contratar
su propio personal de ventas.

Los distribuidores industriales realizan las mismas funciones de los mayoristas. Compran
y obtienen el derecho a los productos y en algunas ocasiones realizan las funciones de
fuerzas de ventas de los fabricantes

Canal Mayorista o Canal 3 (del Productor o Fabricante a los Mayoristas, de éstos a

los Detallistas y de éstos a los Consumidores):
Los mayoristas (intermediarios que realizan habitualmente actividades de venta al por
mayor, de bienes y/o servicios, a otras empresas como los detallistas que los adquieren
para revenderlos) y 2) los detallistas (intermediarios cuya actividad consiste en la venta
de bienes y/o servicios al detalle al consumidor final).
Este canal se utiliza para distribuir productos como medicinas, ferretería y alimentos de
gran demanda, ya que los fabricantes no tienen la capacidad de hacer llegar sus
productos a todo el mercado consumidor ni a todos los mercaderistas.

- DISTRIBUCIÓN SELECTIVA. Se busca distribuir el producto a través de un número

pequeño de intermediarios. Suele usarse para productos de compra menos frecuente y
de un precio más elevado. Por ejemplo, si queremos comprar una prenda de marca algo
más cara como Ralph Lauren, podemos ir al corte inglés y algunas otras tiendas, pero
como vemos las opciones se reducen.
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1. CANAL DIRECTO. No existen intermediarios, sino que el propio fabricante es el que

distribuye el producto al consumidor final. El gran auge de internet ha permitido que cada
vez más empresas elijan este canal. Este fue el inicio de las gafas de sol Hawkers.

2. CANAL CORTO. Sólo existe un intermediario minorista, de manera que el fabricante

vende al minorista y este al consumidor final. El pescado de las lonjas es un ejemplo ya
que va al mercado de abastos (minorista) y de ahí al consumidor final.

3. CANAL LARGO. Existen dos o más intermediarios (al menos un mayorista y un

minorista). A veces puede ocurrir que vaya dos o más mayoristas por lo que el canal se
va haciendo más largo. El aceite es un ejemplo canal largo donde entre el agricultor y el
consumidor se encuentra un mayorista (cooperativa) y alguna tienda (minorista).

Distribución de Cosméticos en Colombia:

1. Supermercados y tiendas tradicionales 4.2%

2. Venta directa (Catalogo) 16.4%
3. Farmacias 15.6%
4. Almacenes por departamento 11.8%
5. Tiendas Especializadas 10.3%
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6. Otros 3.7%

De igual forma, en Colombia el agente local comisionista es una figura bastante común,
así como el importador-distribuidor que compra directamente. Otras alternativas para
ingresar al mercado colombiano son la creación de una filial de venta o producción o la
delegación de la marca en una empresa colombiana.
Cuando contamos con canales de distribución estratégicos y que brindan el mejor
servicio para mantener los productos frescos y de alta calidad con servicios al día
brindamos la satisfacción de ofrecer los servicios que necesita nuestra comunidad y los
nuevos clientes.
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La oferta y demanda del mercado de los productos / servicios que propone la

empresa

La oferta es la cantidad total de bienes y servicios disponibles en el mercado libre.

La demanda, en cambio, es la cantidad total de bienes y servicios disponibles necesarios
para cubrir la necesidad real en el mercado libre.

Servicios que ofrece una empresa

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Las empresas de servicios ofrecen elementos intangibles a sus clientes para que
satisfagan una necesidad puntual. con el objetivo de satisfacer las necesidades de los
clientes, sin necesidad de tener por qué ofrecerle un producto tangible para ello.
La clasificación que podemos usar para categorizar los servicios la podemos dividir
en dos grupos: la tipología por el ámbito de actuación y el carácter público o privado que
tenga.
Por otro lado, también son importantes aquellos más dirigidos al sector público como lo
son la educación o la sanidad.

Los servicios también se pueden clasificar en función de su carácter:

• Público para servicios que el gobierno o Estado realiza
• Mientras que privado son aquellos que los servicios son realizados por empresas
que no son públicas ni del Estado
• No obstante, en la práctica también encontramos iniciativas público-privadas en la
sociedad.

ESTRATEGIAS DE PROMOCION

• PORCENTAJE DE DESCUENTO
Consiste en ofrecer un porcentaje de rebaja sobre el precio del producto. Este tipo de
promoción es uno de los más populares y efectivo. De hecho, según expertos minoristas,
los descuentos porcentuales producen una de las conversiones más altas para
promociones de descuento.
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REDUCCION DEL PRECIO

Consiste en aplicar un descuento a determinados artículos por una cantidad fija, Para
saber si esta técnica es más o menos efectiva que los descuentos porcentuales, deberás
tener en cuenta el precio del producto, el tipo de cliente y el valor percibido de la oferta.
Es decir, deberás mirar la promoción desde un punto de vista psicológico. La principal
ventaja de este tipo de descuento es que genera en el consumidor un sentimiento de
ahorro.

• DESCUENTOS DE CANTIDAD
Consiste en que, si compras cuatro, te llevas el quinto gratis. El objetivo de esta
promoción es aumentar el valor promedio de la venta, además de lo que también es
efectiva para reducir inventario. En este caso lo más complicado es acertar en el tipo de
producto. Es recomendable aplicar esta promoción a productos que se usen
normalmente como un conjunto o a productos básicos.

• SORTEOS
Consiste en que, por la compra de un producto, el cliente acumula participaciones para
un sorteo. El premio del sorteo puede variar, puede ser un producto concreto El objetivo
de esta promoción es incrementar el número de interacciones que los clientes tienen con
la empresa.

• CUPONES
Esta es una herramienta de marketing que ofrece un cupón simbólico al cliente para que
pueda canjearlo por un beneficio (descuentos o regalos). De nuevo, esta estrategia es
especialmente útil para conseguir nuevos leads (email, teléfono, redes sociales) para así
generar más canales de comunicación con el potencial clientes

• DESCUENTOS TEMATICOS
Consiste en ofrecer un descuento por motivo de una fecha o época concreta. En este
tipo de promociones se enmarcarían los descuentos por el día de la madre o el padre,
así como las temporadas de rebajas, entre otros. Se trata de una táctica bien valorada
por el consumidor ya que le hace entender el porqué de la promoción al enmarcarla en
un motivo concreto. Además, este tipo de promoción genera sentido de urgencia al ser
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efectiva solo dentro de un periodo muy concreto de tiempo, lo que hace que los clientes
tengan prisa por decidirse y compren más.

Tipo de Estrategias Utilizadas

Cuando hablamos de supermercado estamos hablando de una tienda que nos puede
brindar una alta variedad de productor el cual podemos ir y conseguir lo que estamos
buscando a buenos precios o simplemente el producto que se necesita por eso utilizamos
las mejores estrategias para que nuestros clientes se sientan satisfechos y sea grato el
periodo de tiempo que toman para salir a comprar sea solo como una actividad cotidiana
o una actividad familiar
En nuestro supermercado Andino buscamos vender los productos de mejor calidad y
variedad. Por eso, hacemos que la experiencia cuando visites nuestra instalación se de
grata estancia y ambiente.

Nuestras estrategias son:

- Estrategia de buenos precios y promociones

- Degustaciones gratuitas para nuestros nuevos productos
- Cambio de orden en los estantes
- La música en el ambiente para obtener un espacio placentero y armonioso de
visitar.
- La limpieza y el orden de los productos
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- Los carros de compra como útiles para la misma actividad de compra, que se
encuentren en excelente estado
- Colaboradores por pasillos o áreas calificadas
- Manejo de la tecnología y medios que sean para lograr una compra rápida y eficaz.
- Las bolsas de plásticos y el compromiso que tenemos con el medio ambiente
- La sección de frutas verduras que sea un área amplia y muy llamativa donde
mostramos lo víveres más ricos y saludables para la familia y de alta calidad

- Le área de farmacia y productos de cuidado personal

- El área de Vinos y licores
- Mantenemos que cada área este bien estructurada y surtida de acuerdo con la
necesidad de nuestros clientes y visitantes.
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https://numdea.com/servicios.html
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Conclusiones
A partir de métodos de investigación y practica es importante dar a conocer que para el
Mercado La Concordia es importante contar con la supervivencia, el desarrollo y
crecimiento. Y de esta manera generar procesos que revitalicen la producción la cual
permitirá promover la relación de actividades administrativas y también, promover una
sociedad progresiva que valore y vivencie el entorno de la empresa y el trámite y la
elaboración correcta de documentos.
Glosario
• Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en
una reunión o situación específica.
• Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación.
• Cargo. Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de
expedir el documento.3.9
• Carta. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre
organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre
las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina
oficio.
• Certificado. Documento de carácter probatorio, público o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. 3.11
Circular. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido
o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como
externamente.
• Código. Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la
sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste
responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y
otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie
documental, en caso de que exista.
• Constancia. Documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad.
• Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el
estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso
concreto para conocer resultados de procesos administrativos.
• Saludo. Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
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Referencias
GTC 185.2009/09/30 Guía técnica colombiana