4.

Sistemas de registros de mercancías

4.1. Clasificación de los sistemas de registros

Conjunto de procedimientos de registro que privilegian el uso de determinadas cuentas

contables que permiten identificar la existencia y cantidad vendida de mercancía que es
objeto constante del binomio compra-venta con el fin de satisfacer una necesidad para el
comprador y para el vendedor la producción de una utilidad económica y, que aplicadas
junto con otras cuentas produce información cuantitativa, expresada en unidades
monetarias, de las transacciones que realiza una entidad económica y los eventos
económicos identificables y cuantificables que la afectan.
En todo negocio, el registro de operaciones de mercancías es uno de los más
importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas.
Para el registro de las operaciones de mercancías, existen varios procedimientos, los
cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
 Capacidad económica del negocio.
 Volumen de operaciones.
 Claridad en el registro.
 Información deseada.
Las finalidades de llevar un control adecuado de las mercancías son los siguientes:
1. Observar constantemente la productividad de la empresa. Sirviéndonos para ello
de la información que nos ofrece la cuenta de costos de ventas.
2. Tener en cualquier momento un conocimiento de las existencias de que se
dispone en nuestros almacenes.
3. Procurar evitar las inversiones excesivas en inventarios.
4. Evitar pérdidas por malos manejos y la obsolescencia.
Para llevar a cabo lo anterior, es necesario obtener una información que nos muestre las
situaciones antes expresadas para lo cual es indispensable que exista un sistema de
registro de las operaciones efectuadas por la empresa, y que dicho sistema de registro
nos confiere una información con la frecuencia necesario y que nos presente la situación
del negocio para poder así tomar las decisiones tendientes a lograr  lo indicado en los
cuatros incisos precedentes. Un sistema de registro puede llevarse a cabo por medio de
una cuenta única para todas las transiciones o por medio de una serie de cuentas en las
cuales se haga una pormenorización relativa a todas aquellas operaciones efectuadas
que tengan alguna relación a las mercancías.
Existen tres sistemas tradicionales de registro que a continuación se mencionan:
1. Sistema global
2. Sistema pormenorizado
3. Sistema de inventarios perpetuos

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SISTEMA GLOBAL.- También es llamado “sistema de mercancías generales”, reside en
establecer una única cuenta para realizar el registro de estas operaciones. La cuenta
constituye por sí misma el sistema global se denomina “Mercancías” o “Mercancías
generales”.
SISTEMA ANALÍTICO.-  Con el fin de superar las inconveniencias observadas en el
sistema global o de mercancías generales, se diseñó el sistema analítico o
pormenorizado, que como su nombre lo dice, se basa en el análisis de las operaciones
realizadas con mercancías.
 El análisis consiste, en general, en la identificación y separación de los elementos
que integran un todo así.
 El sistema analítico o pormenorizado consiste en la identificación y separación de
los conceptos afectados por las operaciones realizadas con mercancías.
SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS.- el sistema de inventarios constantes o
perpetuos, es el más completo de los sistemas para el control de las operaciones con
mercancías, y presenta como ventaja el control “constante” de los costos de adquisición
de mercancía entregada en venta y de las correlativas salidas de almacén.
IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS
Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su posición
financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda
empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercancía nos requiere el saldo de su
cuenta, normalmente se le entrega un estado de cuenta, el cual detalla los movimientos
que tuvo para un periodo determinado, el saldo final de la misma. La contabilidad y sus
registros muestran todo lo que sucedió en la empresa durante un periodo.Se puede
afirmar que todas las decisiones empresariales giran, de alguna manera, alrededor de
la información financiera que se desprende de los registros contables. Los registros de
contabilidad son importantes por las siguientes razones:
 Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupo de operaciones o algunas
operación especifica.
 Son la base para la elaboración de los estados financieros.
 Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.
TIPOS DE CUENTAS
Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan
y clasifican las operaciones. Las cuentas son los registros detallados que reflejan los
cambios en los activos, pasivos y el patrimonio de una empresa. Las cuentas podemos
clasificarlas en tres tipos dentro de un sistema contable.
 Cuentas reales
 Cuentas nominales
Cuentas de orden

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4.2. Procedimiento de inventarios perpetuos

El sistema de inventarios perpetuos es un método de contabilización del inventario que

registra de forma inmediata la venta o compra de inventario mediante el uso de sistemas
computarizados y software de administración de activos empresariales.
Muestra una vista bastante detallada de los cambios en el inventario con informes
inmediatos sobre la cantidad de inventario en stock, y refleja con precisión el nivel de las
mercancías disponibles.
El inventario perpetuo es el método preferido para darle seguimiento al inventario, ya que
puede generar continuamente resultados razonablemente precisos, si se maneja
adecuadamente.
Como empresa, tener más inventario de lo que se necesita es costoso y puede generar
desperdicio. Por otro lado, tener muy poco significa que se corre el riesgo de decepcionar
a los clientes y perder ingresos de ventas con sus competidores.
Como el software de inventario perpetuo siempre está actualizado, tiene una visibilidad
instantánea de los niveles de stock, lo que le permite responder más rápidamente a los
cambios en la demanda.

Con el sistema de inventario perpetuo, una empresa actualiza continuamente los registros
de inventario, contabilizando sus adiciones y sustracciones por actividades como:

– Artículos de inventario comprados.

– Mercancía vendida del stock.

– Materiales tomados del inventario para ser utilizados en la producción.

– Artículos desechados.

El sistema funciona perfectamente cuando se acopla con una base de datos informática,

actualizada en tiempo real por el personal del almacén mediante escáneres de códigos de

barras o por los vendedores usando terminales de punto de venta.

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4.2.1. Ventajas

Permite una reposición precisa

Los cambios en el inventario se registran en tiempo real, al comprar y al vender el

inventario. Esto lo capacita a producir informes que identifican inmediatamente los

artículos de inventario que se están agotando.

Descubre la mengua y el robo

En un sistema de inventario periódico, al final del período se ajusta el inventario,

validando el conteo del inventario físico. Esto oculta cualquier robo, mengua o incluso

errores en el conteo, cuando se transfiere este ajuste a la cuenta de costo de mercancía

vendida.

Un sistema perpetuo comparará el valor del inventario en el sistema con el conteo de final
de período y le permitirá indagar cualquier discrepancia.

Produce estados financieros intermedios más exactos

Debido a que en el sistema de inventario periódico los valores de inventario no son

cambiados durante el período, tanto la cuenta de inventario en el balance general como la

cuenta de costo de mercancía vendida en el estado de ganancias y pérdidas son

incorrectas a lo largo del período.

Un sistema perpetuo mantiene esos montos correctos y brinda un conjunto más preciso
de estados financieros durante todo el período.

Gestión más cercana de los niveles de inventario

Los niveles de inventario siempre están correctos y se acceden en línea en cualquier

momento. Se puede calcular correctamente su tasa de rotación para saber si las ventas

se están desacelerando o si los productos ya no se venden rápidamente.

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Integración con otros sistemas comerciales

La información de inventario en tiempo real es vital para los equipos financieros y

contables. La integración del sistema de inventarios con los sistemas financieros ayuda a

garantizar informes tributarios y normativos precisos.

Los vendedores pueden brindar una mejor experiencia al cliente, impactando

directamente en su reputación. Su integración con los sistemas de comercialización le
brinda a ese equipo una instantánea actual de lo que se vende y lo que no.

4.2.2. Cuentas que se emplean

Bajo este sistema, no hace falta mantener una cuenta de compras porque la cuenta de
inventario se carga directamente con cada compra de mercancía.

Las cuentas a contabilizar en este sistema son:

– Cuando se compra la mercancía para almacenarla en el inventario:

– Cuando se incurre en gastos como fletes, seguros, etc., agregados al costo de la

mercancía:




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 

– Si la mercancía es devuelta al proveedor:





– Cuando la mercancía es vendida:





– Si la mercancía es devuelta por los clientes:





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– Cuando se encuentra una diferencia entre el monto de la cuenta de inventario y el
conteo físico:

xhz4.2.

4.2.3. Pasos prácticos

Registra información contable de diversas entidades económicas.

Caso Práctico de Inventarios Perpetuos (sin tarjetas de almacén)
Nombre del Alumno:______________________________________Grupo:_________
1. Se inicia la Cía. Delisle con $930,000 en bancos y 150 Artículos “X” con un costo de
$8,000 cada uno. Durante el mes de marzo del 20___realizó las siguientes operaciones.
2. Vendió 85 artículos “X” a un  precio de $18,000 cada uno que nos pagaron con cheque
3. De la venta anterior le devolvieron 3 artículos cuyo importe devolvió en efectivo.
4. La empresa compró a crédito 90 Artículos “X” con un costo de $8,000 cada uno.
5. De la compra anterior devolvió 3 artículos.
6. Pagamos con cheque el adeudo al proveedor y por pronto pago nos concede una
rebaja de 10%
7. Vendió 20 artículos “X” a un  precio de $18,000 a crédito
8. La empresa compró 80 Artículos “X” con un costo de $8,200 c/u  cada uno que
pagamos con cheque.
9. La compra anterior ocasionó gastos de fletes por $2,000 que quedamos a deber.
10. Pagamos la renta del local por $12,000 con cheque.
 
Se pide:
1. Asientos de Diario con concepto
2. Cuentas T de Mayor siguiendo estrictamente el siguiente orden: Bancos, Clientes,
Almacén, Proveedores, Acreedores Diversos, Capital, Ventas, Costo de Ventas, Gastos

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de Operación, Pérdidas y Ganancias. Todos los cargos y abonos deben llevar número y
debe anotar el saldo de todas las cuentas que tengan más de un movimiento.
3. Balanza de Comprobación (15) minutos
4. Ajustes de Pérdidas y ganancias en Diario y mayor.
5. Engrapar la balanza de comprobación al frente, luego el mayor y por último el diario. No
entregue esta hoja y no utilice tinta roja para encabezados.

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